LES 90 PREMIERS JOURS D’UN

PROJET FINANCE PAR LE

GOUVERNEMENT AMERICAIN

(USG) : DES IDEES POUR UN BON

DEMARRAGE

Dr Tanoh Anthony, Directeur de la

Fondation Ariel Glaser

Kacou bi Franck, Auditeur interne

Administration Identification, prise de contact avec les personnes clé au sein de l’agence de financement (GMO,GMS, PO) Directeur/Chef de projet S1

Elaboration politiques et procédures

administratives et financières DAAF/RAF J60

Validation des politiques et procédures

administratives et financières Directeur du projet/Comité de

pilotage J60

Partenaires locaux/sous subventions Publication dans les journaux (appel à

manisfestation d'intérêt) DAAF/RAF J30

Sélection des partenaires et sous

récipiendaires DAAF/RAF J90

Evaluation des partenaires et sous

récipiendaires DAAF/RAF; structure externe J75

Plan de travail Accords et subvention DAAF/Responsable subvention

Kick off meeting

DAAF/responsable

subvention/Chargé de programme J90

Ouverture du bureau

Manuel de procédures Logisticien J15

Amenagement des nouveaux locaux Logisticien J60

Evaluation des besoins et plan d'achat Logisticien J45

Plan d'action

Elaboration du Plan d’action annuel Directeur/chargé de

programme J15

Réunion d'orientation programmatique Directeur/Chargé de

programme J35

Déclinaison Plan de travail annuel par service Directeur/chef de projet J 40

Rapport programmatique Premier Trimestre Responsable de SE J90

Plan de Suivi-Evaluation (SE)

Elaboration du plan de SE Chargé de SE J15

Mapping des indicateurs Chargé de M&E J30

Orientation staff sur le plan de SE Chargé de SE J30

Budget

Réalignement/négociation définitive DAAF/RAF J15

Elaboration Budget/département DAAF/RAF J30

Mise en place d'un système comptable DAAF/RAF J90

Rapport financier T1 DAAF/RAF J90

Communication avec l’agence de financement (CDC,USAID, DoD,DoC…)

Confirmation de la réception de Financement (Notice Of Award) Directeur/Chef de

projet J10

Réponse aux questions de l’agence qui finance

(CDC,USAID,DoD…) Directeur/chef de

projet J30

Mise en place de plan de levée des restrictions

Directeur/chef de

projet J30

Réunion d'orientation avec l’agence qui finance (CDC,USAID,

DoD, DoC…)

Directeur/chef de

projet J10

Ressources humaines

Recrutement du personnel clé par embauche des TOP 5 inscrits

dans le projet ou appel à Candidature

Directeur/chef de

projet J15

Recrutement des autres personnels DAAF/RAF J60

Appel à candidature pour les nouveaux postes à pourvoir DAAF/RAF J30

Elaborer les descriptions de poste RH/DAAF/RAF J60

Définition des objectifs de travail des agents RH/DAAF/RAF J75

Mise en place politique de conflits d'intérêts RH/DAAF/RAF J15

Signature formulaires de conflits d'intérêts RH/DAAF/RAF J60-J75

Organiser une réunion d'orientation du personnel

Directeur/chef de

projet J60-J75

Lancement/ Document coordination

Elaboration des procédures d'archivage DAAF/RAF/IT J50

Lancement du Projet DP J60

Formation

Formation aux procédures du staff DE J60

Elaboration du plan de formation Chargé de Programme J90

Elaboration du plan de formation staff RH J90

Relation avec les partenaires techniques et IT

Séance de travail avec la structure ministériel

de tutelle Directeur/chef de

projet J15

Elaboration du document cadre de collaboration

avec la tutelle

Directeur/chef de

projet J60

Rencontre avec les autres partenaires

intervenants dans la même zone pour une

recherche de synergie

Directeur/chef de

projet J60

Informatique et nouvelles technologies (IT)

Mise en place d'un système informatique fiable

et sécurisé) IT J90

Recrutement d’un responsable IT RH/DAAF J60