Gestion de projets informatiquesprojets informatiques

Mesure de l’avancementMesure de l’avancement

2

SommaireSommaire

l Survoll Étape du contrôle de l’avancement : mesure,

analyse prévisionnelle et proposition d’actions correctives

l Principales causes d ’écart entre la situation prévue et la situation réelle

l Analyse et utilisation de la valeur acquisel Mise en œuvre des actions proposées

3

SurvolSurvolAvantProjet

Structurelle

Budgétaire

Opérationnelle

Contrôle

• Mesure de l’avancement • Organisation• Coordination

SuivonsSuivons--nous le plan ?nous le plan ?

PrésentationPrésentation

4

PrincipePrincipe

l Cette fonction consiste à évaluer la situation réelle du projet, à la comparer à la situation prévue au plan d’exécution et à prendre les décisions nécessaires pour corriger la situation, si des écarts sont observés ou prévus.

Genest et Nguyen

PrésentationPrésentation

5

Maîtrise des ressources Maîtrise des ressources et gestion de la qualité et gestion de la qualité

l La maîtrise des ressources et la gestion de la qualité du produit :§ sont des fonctions en cours de réalisation du

projet quelle que soit la phase atteinte dans la progression du projet;§ impliquent une base de comparaison que

constitue le plan de réalisation, produit de la planification du projet et de l’utilisation des ressources.

ÉtapesÉtapes

6

Maîtrise des ressources Maîtrise des ressources l La maîtrise des ressources implique:§ capacité d’expliquer les difficultés rencontrées au plan

technique§ capacité d’expliquer les retards et les dépassements de

coût§ capacité de proposer des mesures correctives, d’en

évaluer les répercussions et de les mettre rapidement en œuvre§ capacité à répondre à des conditions changeantes du

milieu (le projet, son environnement)

l Cette capacité demande d’avoir des points de repère § C’est la planification du projet

ÉtapesÉtapes

7

ContrôleContrôlel Activité d’acquisition des informations sur la

progression du projet§ Ce qui est complété § Les ressources effectivement utilisées§ La date de début et de fin

l Ce qui en en cours: % d ’avancement § La date de début, ressources utilisées : matériaux,

équipement, main d ’œuvre

l Questions à résoudre: § Quoi documenter? À quelle fréquence?§ Avec quelle résolution? Problèmes rencontrés?

ÉtapesÉtapes

8

AnalyseAnalysel But : vérifier si la situation actuelle est telle que

prévue§ Compilation des informations recueillies

o Calcul des coûts effectivement engagés et débourséso Validation de l ’estimé du % d ’avancemento Nature exacte des problèmes rencontrés (recherche des causes

§ Analyse prévisionnelle - valeur acquiseo Comparaison avec la situation prévue

§ Sélection de mesures correctiveso Proposition et analyse de l ’effet de mesures correctiveso Recommandations

ÉtapesÉtapes

9

Performance techniquePerformance techniquel Occurrence d ’un problème technique

imprévu l Difficultés techniques majeures dont la mise

en relation de diverses composantes l Problème de fiabilité dans les matériaux, les

équipements achetésl Changement imposé par le clientl Apparition d ’un nouveau produit sur le

marchél Révision des spécifications techniques

Causes d’écartCauses d’écart

10

CoûtsCoûtsl Difficulté de financement l Difficultés techniques imposant l ’utilisation

de plus de ressources humaines ou d ’équipement

l Majoration des coûts des matériaux, de la main-d’œuvre, de l’énergie, etc.

l Monitoring erronél Délai dans la mise en œuvre des mesures

correctivesl Estimation initiale incorrecte

Causes d’écartCauses d’écart

11

ÉchéanciersÉchéanciersl Durée plus longue que prévue pour compléter une

activité, pour résoudre un problème techniquel Durée requise pour résoudre un problème nouveaul Mauvaise estimation de la durée des activités à

réaliserl Pénurie de ressources humaines, matérielles et

d’équipementl Répercussions des retards de réalisation des activités

qui précèdent sur la durée des activités à venir, sur leur programmation, etc. (Boucle de rétroaction positive)

Causes d’écartCauses d’écart

12

Mise en œuvreMise en œuvre

l Approbation des mesures retenuesl Communication aux personnes concernéesl Mise en application

Causes d’écartCauses d’écart

13

CBTP et CRTR CBTP et CRTR l CBTP : Coût budgétée du travail planifiél CRTR : Coût réel du travail réalisé§ Donnée fournie à partir du système comptable:

feuilles de temps

MesureMesure

Mois Phase Durant le mois À la fin du mois1 Définition 15 000,00 $ 15 000,00 $ 2 Élaboration 16 000,00 $ 31 000,00 $ 3 Élaboration 16 000,00 $ 47 000,00 $ 4 Construction 17 500,00 $ 64 500,00 $ 5 Construction 17 500,00 $ 82 000,00 $ 6 Transition 13 000,00 $ 95 000,00 $

CBTP3

CRTR3 = 28 000 $ Économie de 19 000 $ ?Économie de 19 000 $ ?

14

CBTR CBTR lCBTR : Coût budgété du travail réalisé§Combien aurait dû coûter le travail exécuté ?

oLa phase de définition s’est effectuée dans les temps et budgets.

oLa phase d’élaboration a été problématique:§Le développeur a été affecté à un autre projet§Après 4 semaines, le programmeur est libéré: manque de travail (11 000 $)§Le chef de projet a réduit son imputation de 50% à 30% (4 000 $)§Le travail s’est fait moins rapidement: 30 % du travail prévu. (4 000 $)

CBTR3= 15 000 $ + 30% (16 000 $ + 16 000 $)24 600 $ vs 28 000 $

MesureMesure

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VC et VEVC et VE

lVC : Variance par rapport aux coûtslÉconomie réalisée ou dépassement par rapport au budget

§VC = CBTR – CRTR§VC3 = 24 600 $ - 28 000 $

= (3 400 $)

lVC : Variance par rapport aux coûtslÉconomie réalisée ou dépassement par rapport au budget

§VC = CBTR – CRTR§VC3 = 24 600 $ - 28 000 $

= (3 400 $)

MesureMesure

lVE : Variance par rapport à l’échéancierlAvance ou retard par rapport à l’échéancier

§VE = CBTR - CBTP

§VE3 = 24 600$ - 47 000 $= (22 400 $)

lVE : Variance par rapport à l’échéancierlAvance ou retard par rapport à l’échéancier

§VE = CBTR - CBTP

§VE3 = 24 600$ - 47 000 $= (22 400 $)

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IC et ITIC et IT

lIC : Indicateur d ’écart sur les coûts

§IC = CRTR / CBTR§IC3 = 28 000 $ / 24 600 $

= 1,14

lIC : Indicateur d ’écart sur les coûts

§IC = CRTR / CBTR§IC3 = 28 000 $ / 24 600 $

= 1,14

MesureMesure

lIT : Indicateur d’écart temporel

§IT = CBTP / CBTR §IT3 = 47 000 $ / 24 600 $

= 1,91

lIT : Indicateur d’écart temporel

§IT = CBTP / CBTR §IT3 = 47 000 $ / 24 600 $

= 1,91

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ERCP et ERDPERCP et ERDPMesureMesure

lERCP: Estimation révisée du coût du projet

§ERCP = (Budget original) * IC§ERCP3= 95 000 $ * 1,14

= 108 300 $

lERCP: Estimation révisée du coût du projet

§ERCP = (Budget original) * IC§ERCP3= 95 000 $ * 1,14

= 108 300 $

lERDP : Estimation révisée de la durée du projet

§ERDP = (Budget original) * IT§ERDP3 = 6 * 1,91

= 11,46 mois

lERDP : Estimation révisée de la durée du projet

§ERDP = (Budget original) * IT§ERDP3 = 6 * 1,91

= 11,46 mois

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Représentation graphiqueReprésentation graphique MesureMesure

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Tâche 4

Tâche 5

Tâche 6

Tâche 7Tâche 8

$ 100 K

$ 140 K

$ 100 K

$ 50 K

$ 90 K

$ 80 K

$ 75 K

$ 50 K CBTP

CBTP

Travail effectué

(mois)

100

200

300

400

500

600700

CRTR

CBTR

Variance de coûts

Variance d’échéancierC

oû

t cu

mm

ula

tif

Valeur acquise

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Exemple (1)Exemple (1)l Planification budgétaire du projet

MesureMesure

Tâche Analyste Concepteur Programmeur1 Programmeur2 TotalDescription des exigences du système 4 4 4 442 $

Analyse des interfaces 12 4 8 970 $ Analyse des services du système 16 8 1 172 $ Analyse de la base de données 8 8 723 $ Implantation des interfaces 16 549 $ Implantation des services 24 20 136 3 432 $ Conception de la base de données 24 1 346 $ Intégration des modules 40 20 1 773 $ Tests unitaires de la base de données 16 898 $ Intégration du système et tests 24 24 2 170 $ Rédaction du manuel utilisateur 8 449 $ Tests d'acceptation 40 30 2 843 $

Centre de responsabilité budgétaire Coût Centre de responsabilité budgétaire CoûtAnalyste 9 874 $ Chef de projet - 13 sem. - quart de temps 7 313 $ Concepteur 3 570 $ Ressources matérielles 2 000 $ Programmeur 1 1 638 $ Coût de revient estimé 26 081 $ Programmeur 2 1 686 $ Budget convenu avec le client 30 000 $ Coût des ressopurce humaines 16 768 $ Marge budgétaire 3 919 $

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Exemple (2)Exemple (2)l Tâches accomplies au temps t

l Tâches en cours au temps t

MesureMesure

Tâche CBTR CRTR VC ICA Description des exigences du système 442 $ 475 $ (33) $ 108%B Analyse des interfaces 970 $ 911 $ 59 $ 94%C Analyse des services du système 1 172 $ 2 007 $ (835) $ 171%D Analyse de la base de données 723 $ 835 $ (112) $ 115%E Implantation des interfaces 549 $ 465 $ 84 $ 85%F Implantation des services 3 432 $ 3 015 $ 417 $ 88%G Conception de la base de données 1 346 $ 1 346 $ - $ 100%

Coût total des tâches terminées 8 634 $ 9 054 $ (420) $ 105%

Coût budgétéCoût

budgété CRTR CBTREstimation

coût restantBudget révisé

H Intégration des modules 1 et 2 1 773 $ 709 $ 504 $ 1 269 $ 2 494 $ I Tests unitaires de la base de données 898 $ 500 $ 498 $ 400 $ 902 $

Coût total des tâches en cours 2 671 $ 1 209 $ 1 002 $ 1 669 $ 3 396 $

21

Exemple (3)Exemple (3)l Coût des tâches au temps t§ Coût des tâches = 12 413 $

o Tâches accomplies = 9 054 $o Tâches en cours = 3 394 $

§ Coût budgété des tâches = 11 306 $o Tâches accomplies = 8 635 $o Tâches en cours = 2 671 $

§ Différence = (1 107) $ ou 10 %

l Que peut faire le chef de projet ?

MesureMesure

22

Exemple (4)Exemple (4)

l Budget des tâches à accomplir au temps t

l Re planification des tâches§ J réduite de 25 % donc de 6 jours§Mais attention : augmentation des risques!

MesureMesure

Coût budgété

Coût encouru

Coût à encourir

Budget révisé

J Intégration du système et tests 2 170 $ 1 628 $ 1 628 $ K Rédaction du manuel utilisateur 449 $ 449 $ 449 $ L Tests d'acceptation 2 843 $ 2 843 $ 2 843 $

Coût total des tâches en cours 5 462 $ - $ 4 920 $ 4 920 $

23

Exemple (5)Exemple (5)

l Re planification des tâches§ Coût prévu de toutes les tâches 17 333 $§ Coût budgété initialement 16 768 $

§Marge budgétaire initiale 3 919 $§Marge actualisée 3 354 $

MesureMesure

565 $ ou 3 %}

24

ExerciceExercicel Une activité critique a une durée prévue de 12

semaines et un coût budgété de 8000 $. l À la fin de la semaine 7, les observations suivantes

ont été recueillies :§ 50 % du travail a été complété§ 4500 $ ont été dépensés sur l ’activité

l Quelles conclusions pouvons-nous tirer des ces informations en regard des durées de l ’activité et de son coût ?

l Y a-t-il dépassement de coût ? Y a-t-il un retard ? Quelles seraient les prévisions de la date de terminaison, du coût total de l ’activité ?

MesureMesure

25

AnalyseAnalyseMesureMesure

Cas CBTP CRTR CBTR1 800 $ 800 $ 800 $ 2 800 $ 600 $ 400 $ 3 800 $ 400 $ 600 $ 4 800 $ 600 $ 600 $ 5 800 $ 800 $ 600 $ 6 800 $ 800 $ 1 000 $ 7 800 $ 1 000 $ 1 000 $ 8 800 $ 600 $ 800 $ 9 800 $ 1 000 $ 800 $

10 800 $ 1 000 $ 600 $ 11 800 $ 600 $ 1 000 $ 12 800 $ 1 200 $ 1 000 $ 13 800 $ 1 000 $ 1 200 $

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RésuméRésumél Quelques règles élémentaires § Toujours donner l’heure juste§ S’assurer que le coût du contrôle, de l’analyse et

de la mise en œuvre demeure inférieur aux bénéfices espérés du suive et du contrôle des ressources§ Ne prendre que les informations pertinentes à la

maîtrise des ressources et de la qualité du produit§ Vérifier que le contrôle et l’analyse se font

rapidement pour que les mesures correctives demeurent d’actualité§ Organiser le contrôle autour des biens livrables

MesureMesure