59801161 4 Support de Cours Access 2007

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DE

PRISE EN MAIN ACCESS 2007

Support Prpar par M. Rahmouni Oussama http://www.rahmouni.ma

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Contenu du support


Concepts de base sur la conception d'une base de donnes ....................................... 6Terminologie relative aux bases de donnes Critres d'une base de donnes bien conue Le processus de conception Dterminer les objectifs d'utilisation de la base de donnes Rechercher et organiser les informations requises Rpartir des informations dans des tables Convertir des lments d'information en colonnes Dfinir des cls primaires Crer les relations entre tables Affiner la structure Appliquer les rgles de normalisation Informations complmentaires

Guide pour l'interface utilisateur Access 2007..................................................................23Vue d'ensemble Prise en main de Microsoft Office Access Ruban Volet de navigation Documents onglets Barre d'tat Minibarre d'outils Aide

Afficher et grer des objets l'aide du volet de navigation ........................................36Vue d'ensemble du volet de navigation Slectionner un affichage des catgories Afficher et trier des objets Rechercher des objets dans une base de donnes Crer et modifier des catgories et groupes personnaliss Ajouter des objets un groupe personnalis Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnaliss Masquer des objets et des groupes Afficher des objets et des groupes

Crer une base de donnes.....................................................................................................45Prsentation de la page Prise en main de Microsoft Office Access Crer une base de donnes l'aide d'un modle Crer une base de donnes de toutes pices Copier des donnes d'une source externe dans une table Access Importer, ajouter ou lier des donnes issues d'une source externe Ouvrir une base de donnes Access Crer un modle vide personnalis


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Crer des tables dans une base de donnes.....................................................................56Dfinition d'une table Cration d'une table Cration d'une table partir d'un modle Importation ou cration d'un lien pour crer une table Cration d'une table partir d'une liste SharePoint Ajout de champs une table en mode Feuille de donnes Ajout de champs en utilisant des modles de champ Ajout du champ d'une table existante Dfinition du type de donnes d'un champ en mode Feuille de donnes Enregistrement d'une table Dfinition de la cl primaire Dfinition des proprits de champ Dfinition des proprits de table

Guide pour les relations entre tables ...................................................................................79Introduction Types de relations entre les tables Pourquoi crer des relations entre les tables ? Comprendre l'intgrit rfrentielle Afficher les relations entre les tables Crer une relation entre les tables Supprimer une relation entre les tables Modifier une relation entre les tables Appliquer l'intgrit rfrentielle

Crer une requte Slection simple......................................................................................98Introduction Crer une requte Ajouter des critres la requte Ajouter des calculs la requte Synthtiser les valeurs de la requte

Crer une requte base sur plusieurs tables ................................................................ 105Utiliser les donnes d'une table lie pour complter les informations dans une requte Connecter les donnes dans deux tables en utilisant leurs relations avec une troisime table Afficher tous les enregistrements de deux tables similaires

Crer un formulaire.................................................................................................................. 112Crer un formulaire l'aide de l'outil Formulaire Crer un formulaire double affichage l'aide de l'outil Formulaire double affichage


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http://www.rahmouni.ma Crer un formulaire affichant plusieurs enregistrements l'aide de l'outil Plusieurs lments Crer un formulaire l'aide de l'Assistant Formulaire Crer un formulaire l'aide de l'outil Vide Prsentation des contrles Prsentation des dispositions de contrle Prsentation des modes Page et Cration Ajuster votre formulaire en mode Page Ajuster votre formulaire en mode Cration Ajouter des contrles votre formulaire Enregistrer votre travail

Crer un formulaire contenant un sous-formulaire ..................................................... 126Prsentation des sous-formulaires Crer un formulaire contenant un sous-formulaire en utilisant l'Assistant Formulaire Crer un sous-formulaire en faisant glisser un formulaire sur un autre Crer un formulaire contenant deux sous-formulaires Crer un formulaire contenant des sous-formulaires imbriqus

Crer un tat simple ................................................................................................................ 133Choisir une source d'enregistrements Crer un tat l'aide de l'Assistant tat Crer un tat l'aide de l'Assistant tat Crer un tat en utilisant l'outil tat vide Prsentation des sections d'un tat Prsentation des contrles Affiner la prsentation de votre tat en mode Page Affiner la prsentation de votre tat en mode Cration Ajouter des contrles l'tat Enregistrer votre travail Afficher, ou envoyer votre tat sous forme de message lectronique

Crer et utiliser des sous-tats ............................................................................................ 145Comprendre les sous-tats Crer un sous-tat Modifier la conception d'un sous-tat

Crer un tat group ou de synthse Masquer tout .................................................156Principes de fonctionnement du regroupement, des sections d'un tat et des contrles Crer un tat group l'aide de l'Assistant tat Ajuster un tat Ajouter des champs ou d'autres contrles un tat existant Spcifier ou modifier un regroupement et un tri dans un tat existant Enregistrer, imprimer ou envoyer un tat Notes


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Crer une macro ....................................................................................................................... 180Qu'est-ce qu'une macro ? Comprendre les macros Nouvelles fonctionnalits de macro dans Office Access 2007 Crer une macro Excuter une macro

Utilisation du Gnrateur dexpressions .......................................................................... 189Prsentation du Gnrateur dexpressions Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune table Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dun formulaire ou dun tat Dmarrage du Gnrateur dexpressions partir dune requte


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Concepts de base sur la conception d'une base de donnes


Une base de donnes conue avec prcision permet d'accder des informations jour et exactes. Parce qu'une conception correcte est essentielle la ralisation de vos objectifs et l'utilisation de la base de donnes, l'investissement en temps ncessaire l'apprentissage des concepts de cration est trs important. Vous aurez ainsi la garantie que la base de donnes conue rpond vos besoins et peut voluer. Cet article prsente des conseils pour la planification d'une base de donnes. Vous apprendrez faire le tri parmi les informations qui vous sont ncessaires, rpartir les informations entres les tables et les colonnes et tablir un lien entre les tables. Il est conseill de lire cet article avant de commencer crer votre premire base de donnes.

Terminologie relative aux bases de donnes Critres d'une base de donnes bien conue Le processus de conception Dterminer les objectifs d'utilisation de la base de donnes Rechercher et organiser les informations requises Rpartir des informations dans des tables Convertir des lments d'information en colonnes Dfinir des cls primaires Crer les relations entre tables Affiner la structure Appliquer les rgles de normalisation Informations complmentaires


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Terminologie relative aux bases de donnes


Microsoft Office Access 2007 organise les informations en tables : listes de lignes et de colonnes, rappelant les livres de comptabilit ou les feuilles de calcul Microsoft Office Excel 2007. Dans une base de donnes simple, vous pouvez avoir une seule table. Pour la plupart des bases de donnes, vous aurez besoin d'utiliser plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une table qui stocke des informations sur des produits et une autre table qui stocke des informations sur des commandes et une autre encore contenant des informations sur les clients.

Chaque ligne est galement appele enregistrement et chaque colonne est galement appele champ . Un enregistrement est un moyen cohrent de combiner des informations portant sur un lment prcis. Un champ est un lment d'information unique qui figure dans chaque enregistrement. Dans la table des produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des informations sur un produit en particulier. Chaque colonne ou champ contient un certain type d'information sur ce produit, comme son nom ou son prix.

Critres d'une base de donnes bien conue Certains principes guident le processus de cration d'une base de donnes. Le premier principe est celui relatif aux donnes dupliques galement appeles donnes redondantes et qui doivent tre vites car cela consomme de l'espace et augmente la probabilit de l'apparition d'erreurs et d'incohrences. Le deuxime principe concerne l'exactitude des informations. Si votre base de donnes contient des informations incorrectes, les tats qui utilisent ces informations contiendront galement des informations incorrectes. Par consquent, toutes les dcisions que vous prendrez aprs avoir consult ces tats seront tablies sur la base d'informations errones. Une base de donnes bien conue est une base de donnes qui : Rpartit les informations dans des tables ddies des sujets prcis afin d'viter la redondance des donnes. Fournit Access les informations ncessaires pour lier les informations dans les tables.


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Garantit l'exactitude et l'intgrit des informations. Rpond vos besoins en termes de traitement des donnes et de cration d'tats.


Le processus de conception Le processus de conception se compose des tapes suivantes : Dterminer les objectifs de la base de donnes Cette tape vous aide vous prparer pour les tapes restantes. Rechercher et organiser les informations requises Rassembler tous les types d'informations que vous souhaitez stocker dans la base de donnes, tels que les noms de produit et les numros de commande. Rpartir les informations dans des tables Rpartissez vos lments d'information en entits ou sujets principaux, tels que Produits ou Commandes. Chaque sujet devient ensuite une table. Convertir des lments d'information en colonnes Choisissez les informations que vous souhaitez stocker dans chaque table. Chaque lment d'information devient un champ et est affich sous la forme d'une colonne dans la table. Par exemple, une table Employs peut contenir des champs du type Nom et Date d'embauche. Dfinir des cls primaires Choisissez la cl primaire de chaque table. La cl primaire est une colonne qui sert identifier de faon unique chaque ligne par exemple, une colonne Numro de produit ou Numro de commande. Dfinir les relations entre tables tudiez chaque table et dterminez de quelle faon les donnes d'une table sont lies aux donnes des autres tables. Ajoutez des champs aux tables ou crez de nouvelles tables pour clarifier les relations, le cas chant. Affiner la structure Analysez votre conception et recherchez les erreurs qu'elle peut contenir. Crez les tables et ajoutes des enregistrements contenant des donnes exemple. Vrifiez si vous obtenez les rsultats attendus des tables cres. Apportez des modifications en consquence. Appliquer les rgles de normalisation Appliquez les rgles de normalisation des donnes pour vrifier si vos tables sont structures correctement. Si ncessaire, apportez des modifications.


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http://www.rahmouni.maDterminer les objectifs d'utilisation de la base de donnes Il est conseill de noter par crit l'objectif de la base de donnes : quoi va-t-elle servir, comment souhaitez-vous l'utiliser et qui l'utilisera. Dans le cas d'une base de donnes de petite taille conue pour une utilisation domestique, vous pouvez noter quelque chose du type : la base de donnes contient des informations relatives aux clients, lesquelles permettront de raliser des publipostages et de crer des tats. Si la base de donnes est plus complexe et si elle est utilise par plusieurs personnes, ce qui est souvent le cas dans les entreprises, l'objectif peut facilement tre exprim dans un ou plusieurs paragraphes et il doit prciser quel moment la base de donnes sera utilise et comment chaque personne devra l'utiliser. Le but tant de fournir un expos le plus prcis possible auquel il pourra tre fait rfrence tout au long du processus de conception. Une fois cet expos tabli, il vous est ensuite possible de vous concentrer sur les objectifs atteindre lorsque vous devez prendre des dcisions.

Rechercher et organiser les informations requises Pour rechercher et organiser les informations ncessaires, commencez par les informations existantes. Par exemple, si vous conservez vos bons de commande dans un registre ou si vous conservez les informations client sur des formulaires papier classs dans une armoire, rassemblez ces documents et tablissez la liste de chaque type d'information (par exemple, de chaque zone complter dans les formulaires). Si vous ne possdez aucun formulaire, imaginez alors que vous devez en concevoir un pour enregistrer les informations client. Quelles informations envisageriez-vous de noter sur ce formulaire ? Quelles cases souhaiterez-vous crer ? Identifiez chacun de ces lments et tablissez-en la liste. Supposez par exemple que la liste de vos clients se prsente actuellement sous la forme de fichez. Si vous tudiez ces fiches, vous constaterez qu'elles mentionnent toutes un nom, une adresse, une ville, un code postal et un numro de tlphone. Chacun de ces lments peut constituer une colonne potentielle dans une table. Lorsque vous prparez cette liste, ne vous proccupez pas encore de sa perfection. Proccupez-vous plutt d'tablir la liste de chaque lment qui vous vient l'esprit. Si d'autres personnes doivent utiliser la base de donnes, suggrez-leur de vous donner des ides. Vous pourrez affiner cette liste ultrieurement. Penchez-vous ensuite sur le type d'tats ou de publipostages que vous souhaitez crer partir de la base de donnes. Par exemple, vous pouvez envisager de crer un tat des ventes montrant les ventes par rgion ou un tat du stock qui montre les niveaux du stock par produit. Vous pouvez galement souhaiter gnrer des lettres envoyer aux clients pour leur annoncer un vnement commercial ou une promotion. Imaginez quoi pourrait ressembler cet tat. Quelles informations doivent y figurer ? tablissez une liste contenant chaque lment. Procdez de la mme faon pour les lettres et pour tout autre tat que vous envisagez de crer.


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Le fait de rflchir aux tats et aux publipostages que vous souhaitez crer, vous permet d'identifier les lments dont vous aurez besoin dans votre base de donnes. Supposez par exemple, que vous offrez aux clients la possibilit de recevoir ou non des mises jour priodiques par courrier lectronique et que vous souhaitez le listing des clients qui ont opt pour la rception de cette mise jour. Pour enregistrer cette information, vous ajoutez une colonne Envoyer courrier lectronique dans la table des clients. Pour chaque client, vous pouvez affecter la valeur Oui ou Non. La ncessit d'envoyer des messages lectroniques aux clients implique d'enregistrer un autre lment d'information. Une fois que vous avez enregistr le fait qu'un client souhaite tre averti par message lectronique, vous devez vous procurer son adresse de messagerie. Par consquent, vous devez enregistrer une adresse de messagerie pour chaque client. Il convient de crer un prototype pour chaque tat ou listing et de se pencher sur les lments d'information ncessaires pour les produire. Par exemple, lorsque vous rflchissez la lettre type, plusieurs choses vont vous venir l'esprit. Vous souhaiterez certainement y faire figurer une salutation et par exemple, une chane du type M. , Mme ou Melle . Vous devrez donc crer un lment de salutation. Par ailleurs, vous souhaiterez galement commencer la lettre par Cher M. Dupont et non par Cher M. Jean Dupont . Cela signifie donc que vous devrez stocker le nom de famille sparment du prnom. Il est important de noter que les informations doivent tre scindes en plusieurs parties utiles. Dans le cas d'un nom, pour faire en sorte de pouvoir utiliser uniquement le nom, vous diviserez le nom en deux parties le prnom et le nom. Afin de trier un tat par nom par exemple, il est utile de stocker le nom des clients sparment. En rgle gnrale, si vous souhaitez trier, rechercher, calculer ou crer des tats bass sur un lment d'information seulement, vous devez stocker cet lment dans un champ qui lui est propre. tablissez la liste des questions auxquelles vous souhaitez rpondre en vous aidant de la base de donnes. Par exemple, quel montant s'lvent les ventes de votre produit vedette en clture le mois dernier ? Quel est le lieu d'habitation de vos meilleurs clients ? Qui est le fournisseur du produit qui enregistre les meilleures ventes ? En anticipant ainsi, vous pourrez rduire le nombre d'lments ajouter dans la base de donnes. Une fois ces informations collectes, vous tes prt passer l'tape suivante.


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Rpartir des informations dans des tables


Pour rpartir les informations dans des tables, vous devez dcider quels sont les entits et les sujets principaux. Par exemple, aprs avoir collect et organis les informations pour une base de donnes dans laquelle sont enregistres les ventes de produits, la liste de dpart pourrait ressembler ce qui suit :

Les entits principales notes ici sont : les produits, les fournisseurs, les clients et les commandes. Il est par consquent logique de commencer avec quatre tables pour stocker les faits concernant les produits, les fournisseurs, les clients et les commandes. Bien que cela ne suffise pas crer une liste complte, c'est un point de dpart. Vous pouvez continuer affiner cette liste jusqu' ce que vous soyez satisfait du modle obtenu. Lorsque vous consultez cette premire liste, vous pouvez tre tent de placer tous les lments d'informations dans une seule et mme table au lieu de les stocker dans quatre tables comme le montre l'illustration prcdente. Vous allez apprendre ici pourquoi cette ide est mauvaise. Penchezvous un moment sur la table reprsente ici :

Dans le cas prsent ici, chaque ligne contient des informations relatives la fois un produit et ses fournisseurs. tant donn que vous pouvez avoir plusieurs produits pour un mme fournisseur, le nom et l'adresse de ce fournisseur devront tre rpts plusieurs fois, ce qui utilise de l'espace disque inutilement. En enregistrant les informations du fournisseur une seule fois dans une table distincte appele Fournisseurs et en liant cette table la table Produits, vous adoptez une bien meilleure solution. Le deuxime problme que pose votre conception est li la modification des informations des fournisseurs. Supposez par exemple, que vous deviez modifier l'adresse d'un fournisseur. Cette adresse


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tant rpte en plusieurs endroits, vous risquez de la modifier dans une table et d'oublier de la modifier dans les autres. Ce problme est limin si vous enregistrez l'adresse dans une seule table. Lorsque vous concevez votre base de donnes, essayez toujours d'enregistrer chaque fait une seule fois. Si vous constatez que vous rptez une mme information dans plusieurs endroits, telle que l'adresse d'un fournisseur, placez cette information dans une table distincte.


Enfin, supposez qu'un seul produit soit fourni par Le Cru Coho et que vous souhaitiez supprimer le produit tout en conservant le nom et l'adresse du fournisseur. Comment pourrez-vous supprimer le produit sans perdre galement les informations relatives au fournisseur ? Vous ne pourrez pas. tant donn que chaque enregistrement contient des faits sur un produit et des faits sur un fournisseur, vous ne pouvez pas en supprimer un sans supprimer l'autre. Pour que ces faits soient spars, vous devez diviser la table en deux : une table pour les informations produit et une table pour les informations fournisseur. La suppression d'un produit entranera uniquement la suppression des faits concernant ce produit et non les faits concernant le fournisseur. Une fois que vous avez choisi le sujet qu'une table doit reprsenter, les colonnes de cette table doivent alors stocker des faits concernant uniquement ce sujet. Par exemple, la table des produits doit stocker des faits sur des produits. tant donn que l'adresse d'un fournisseur est un fait concernant un fournisseur et non un fait concernant un produit, elle doit tre stocke dans la table des fournisseurs.

Convertir des lments d'information en colonnes Afin de dterminer quelles colonnes doivent constituer une table, vous devez choisir les informations que vous souhaitez suivre concernant le sujet enregistr dans la table. Par exemple, la table Clients peut tre constitue, pour commencer, des colonnes Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier lectronique, Salutation et Adresse de messagerie. Chaque enregistrement de la table contient le mme jeu de colonnes et vous pouvez donc stocker les informations Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier lectronique, Salutation et Adresse de messagerie pour chaque enregistrement. Par exemple, la colonne Adresse contient les adresses du client. Chaque enregistrement contient des donnes sur un seul client et le champ d'adresse contient l'adresse de ce client. Une fois que vous avez dtermin le premier jeu de colonnes pour chaque table, vous pouvez affiner davantage les colonnes. Par exemple, cela a plus de sens de stocker le nom du client dans deux colonnes distinctes : Nom et Prnom, ce qui permet d'appliquer un tri, d'effectuer des recherches ou d'indexer une colonne seulement. De la mme faon, comme l'adresse se compose de quatre lments spars (l'adresse, la ville, le code postal et le pays), il est logique de stocker ces lments dans des colonnes distinctes. Si vous souhaitez effectuer une recherche, appliquer un filtre ou un tri par ville par exemple, vous devrez ncessairement stocker cet lment d'information dans une colonne spare. Vous devez galement vous demander si les informations stockes dans la base de donnes seront uniquement locales ou galement internationales. Par exemple, si vous envisagez de stocker des adresses internationales, il est prfrable de crer une colonne Zone gographique plutt qu'une colonne Dpartement car il vous sera ainsi possible de stocker la fois des informations concernant les dpartements et les rgions d'autres pays. La liste suivante prsente des conseils pour vous aider dterminer les colonnes qui constitueront votre base de donnes.


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Ne pas inclure de donnes calcules


Dans la majorit des cas, il est conseill de ne pas stocker le rsultat de calculs dans les tables. Vous devez au contraire laisser Access effectuer ces calculs. Supposez par exemple, qu'un tat Produits en commande affiche le sous-total des units en commande pour chaque catgorie de produit stocke dans la base de donnes et qu'il n'existe cependant aucune colonne Sous-total des units en commande dans aucune des tables, mais qu'il existe par contre dans la table Produits, une colonne Units en commande qui stocke les units en commande pour chaque produit. Access utilise ces donnes pour calculer le sous-total demand chaque fois que vous imprimez cet tat. Le sous-total lui-mme ne doit pas tre stock dans une table. Stocker la plus petite partie logique d'information Vous pouvez tre tent de stocker dans un seul et mme champ des noms complets de personnes ou des noms de produits et leurs descriptions. Si vous combinez plusieurs types d'informations dans un mme champ, il sera difficile par la suite d'extraire des faits individuellement. Essayez donc de dcomposer les informations en parties logiques et crez par exemple des champs spars pour le nom et le prnom ou pour le nom du produit, sa catgorie et sa description.

Une fois que vous avez atteint un degr de prcision suffisant pour les colonnes de donnes des tables, vous tes prt choisir la cl primaire de chaque table.

Dfinir des cls primaires Chaque table contient une colonne ou un jeu de colonnes qui identifie de faon unique chaque ligne stocke dans la table. Il s'agit souvent d'un numro d'identification unique tel qu'un numro d'employ ou un numro de srie. Dans la terminologie des bases de donnes, cette information est appele cl primaire de la table. Access utilise des champs de cls primaires pour associer rapidement des donnes issues de plusieurs tables et pour les rassembler pour votre usage.


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Si vous utilisez dj un identificateur unique pour une table, tel qu'un numro de produit qui identifie de faon unique chaque produit d'un catalogue, vous pouvez l'utiliser comme cl primaire de la table mais uniquement si les valeurs de cette colonne seront toujours diffrentes pour chaque enregistrement. Une cl primaire ne peut pas contenir de valeurs en double. Par exemple, n'utilisez pas des noms de personnes comme cl primaire car les noms ne sont pas uniques. Il est courant de compter dans la mme table deux personnes portant le mme nom. Une cl primaire doit toujours contenir une valeur. Si la valeur d'une colonne risque un moment donn de ne plus tre attribue ou d'tre inconnue (valeur manquante), elle ne pourra pas tre utilise en tant que composant dans une cl primaire. Il est conseill de toujours choisir une cl primaire dont la valeur ne sera pas amene changer. Dans une base de donnes contenant plusieurs tables, la cl primaire d'une table peut tre utilise comme rfrence dans les autres tables. Si la cl primaire est modifie, la modification doit tre apporte dans l'ensemble des tables dans lesquelles elle est rfrence. Le fait d'utiliser une cl primaire qui ne doit pas changer, rduit le risque que cette cl primaire ne soit plus synchronise avec les autres tables dans lesquelles elle est rfrence. Les numros uniques arbitraires sont souvent utiliss comme cl primaire. Vous pouvez par exemple, attribuer chaque commande un numro de commande unique, l'objectif unique de ce numro de commande tant d'identifier une commande. Une fois attribu, ce numro ne change jamais. Si vous ne pensez aucune colonne ou ensemble de colonnes en particulier pouvant tre utilis comme cl primaire, envisagez d'utiliser une colonne dont les donnes sont du type NumroAuto. Lorsque vous utilisez le type de donnes NumroAuto, Access attribue automatiquement une valeur votre place. Un identificateur de ce type n'est li aucun fait ; il ne contient aucune information factuelle dcrivant la ligne qu'il reprsente. Ces identificateurs conviennent parfaitement comme cl primaire car ils ne changent pas. Une cl primaire qui contient des faits relatifs une ligne un numro de tlphone ou un nom de client par exemple est plus susceptible de changer, car les informations factuelles peuvent changer.


Une colonne dont le type de donnes est NumroAuto peut souvent servir de cl primaire. Aucun numro de produit n'est identique.

Dans certains cas, vous pourrez souhaiter utiliser plusieurs champs pour constituer la cl primaire d'une table. Par exemple, une table Dtails des commandes qui stocke des articles pour des commandes pourra utiliser deux colonnes dans sa cl primaire : la colonne Numro de commande et la colonne Numro de produit. Lorsqu'une cl primaire se compose de plusieurs colonnes, on parle de cl composite.


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Pour la base de donnes dans laquelle sont enregistres les ventes de produits, vous pouvez crer une colonne NumroAuto pour chaque table devant tre utilise comme cl primaire : Numro de produit pour la table Produit, Numro de commande pour la table Commande, Numro de client pour la table Clients et Numro de fournisseur pour la table Fournisseurs.


Crer les relations entre tables Maintenant que vous avez rparti vos informations dans des tables, vous devez trouver le moyen de les rassembler de faon cohrente. Le formulaire suivant inclut par exemple des informations issues de plusieurs tables.


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http://www.rahmouni.maLes informations de ce formulaire proviennent de la table Clients... ...de la table Employs... ...de la table Commandes... ...de la table Produits... ...et de la table Dtails des commandes.

Access est un systme de gestion de base de donnes relationnelles. Dans une base de donnes relationnelles, les informations sont rparties dans des tables spares, bases sur des sujets. Les relations entre les tables servent ensuite rassembler les informations, selon les besoins.

Cration d'une relation un--plusieurs Penchez-vous sur cet exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la base de donnes des commandes de produits. Un fournisseur peut fournir n'importe quel nombre de produits. Par consquent, pour tout fournisseur reprsent dans la table Fournisseurs, il peut exister plusieurs produits reprsents dans la table Produits. La relation entre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une relation un--plusieurs.

Pour reprsenter une relation un--plusieurs dans votre base de donnes, prenez la cl primaire du ct un de la relation et ajoutez-la comme colonne supplmentaire dans la table du ct plusieurs de la relation. Dans ce cas par exemple, vous ajouteriez la colonne Numro de fournisseur de la table Fournisseurs dans la table Produits. Access peut ensuite utiliser le numro d'identification de la table Produits pour trouver le fournisseur correspondant chaque produit. La colonne Numro de fournisseur dans la table Produits est appele une cl trangre. Une cl trangre est la cl primaire d'une autre table. La colonne Numro de fournisseur de la table Produits est dite cl trangre car elle est galement la cl primaire dans la table Fournisseurs.


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Pour joindre des tables lies, vous devez tablir des paires de cls primaires et de cls trangres. Si vous ne savez pas exactement quelles tables doivent partager une colonne commune, identifiez une relation un--plusieurs pour vous assurer que les deux tables concernes ncessitent en effet une colonne partage.

Cration d'une relation plusieurs--plusieurs Prenez l'exemple d'une relation entre une table Produits et une table Commandes. Une commande peut porter sur plusieurs produits et un mme produit peut figurer dans plusieurs commandes. Par consquent, pour un enregistrement dans la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits et pour un enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieurs dans la table Commandes. Ce type de relation est appele une relation plusieurs--plusieurs car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes et une commande, peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pour dterminer la prsence de relations plusieurs--plusieurs entre des tables, il est important d'tudier les deux cts de la relation. Les sujets des deux tables commandes et produits sont lies par une relation plusieurs-plusieurs. Cela pose un problme. Pour comprendre ce problme, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de crer une relation entre ces deux tables en ajoutant le champ Numro de produit dans la table Commandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vous faudra alors rpter les informations de la commande pour chaque ligne des commandes, ce qui aboutira des tables inefficaces et risquera de poser des problmes d'inexactitude des donnes. Le mme problme se posera si vous placez le champ Numro de commande dans la table Produits vous aurez plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit. Comment pourrez-vous contourner ce problme ? La solution consiste crer une troisime table, souvent appele une table de jointure, qui scinde la relation plusieurs--plusieurs en deux relations un--plusieurs. Vous devez ajouter la cl primaire de


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chacune des deux tables dans la troisime table. La troisime table stocke ainsi chaque occurrence ou instance de la relation.


Chaque enregistrement dans la table Dtails de la commande reprsente un article d'une commande. La cl primaire de la table Dtails de la commande compte deux champs les cls trangres des tables Commandes et Produits. L'utilisation du champ Numro de commande seul, ne convient pas comme cl primaire pour cette table, car une mme commande peut compter plusieurs articles. Le numro de commande est rpt pour chaque article d'une commande et le champ ne contient donc pas de valeurs uniques. L'utilisation du champ Numro de produit seul ne convient pas non plus car un produit peut figurer dans plusieurs commandes diffrentes. Ensemble cependant, ces deux champs produisent toujours une valeur unique pour chaque enregistrement. Dans la base de donnes dans laquelle sont enregistres les ventes de produits, la table Commandes et la table Produits ne sont pas lies l'une l'autre directement. Elles sont au contraire lies indirectement par l'intermdiaire de la table Dtails de la commande. La relation plusieurs--plusieurs entre les commandes et les produits est reprsente dans la base de donnes en utilisant deux relations un--plusieurs : La table Commandes et la table Dtails de la commande sont lies par une relation un--plusieurs. Chaque commande peut porter sur plusieurs articles, mais chaque article est li une seule commande. La table Produits et la table Dtails de la commande sont lies par une relation un--plusieurs. Chaque produit peut tre associ plusieurs articles, mais chaque article correspondant un seul produit. partir de la table Dtails de la commande, vous pouvez dterminer tous les produits qui doivent figurer sur une commande en particulier. Vous pouvez galement dterminer toutes les commandes ralises pour un produit en particulier. Lorsque la table est intgre la table Dtails de la commande, la liste des tables et des champs peut ressembler ce qui suit :


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Cration d'une relation un--un Il existe un autre type de relation, la relation un--un. Supposez par exemple, que vous deviez enregistrer d'autres informations complmentaires trs spcifiques pour un produit et que vous utiliserez rarement ces informations ou qu'elles ne concerneront que quelques produits. tant donn que vous n'aurez pas souvent besoin de ces informations et que leur enregistrement dans la table Produits impliquerait la prsence d'espaces vides pour les produits auxquels elles ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans une table distincte. Tout comme pour la table Produits, vous utilisez la colonne Numro de produit comme cl primaire. La relation entre cette table supplmentaire et la table Produits est une relation un--un. Pour chaque enregistrement dans la table Produits, il existe un seul enregistrement dans la table supplmentaire. Lorsque vous identifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager un champ commun. Lorsque vous dterminez le besoin d'tablir une relation un--un dans votre base de donnes, demandez-vous si vous pouvez placer dans une mme table les informations des deux tables. Vous pouvez ne pas souhaiter procder ainsi pour une raison quelconque par exemple, parce que cela crerait trop d'espaces vides. Voici comment vous pouvez reprsenter cette relation : Si les deux tables possdent le mme sujet, vous pouvez probablement tablir la relation en utilisant la mme cl primaire dans les deux tables. Si les deux tables possdent des sujets diffrents avec des cls primaires diffrentes, choisissez l'une des tables et ajoutez sa cl primaire dans l'autre table en tant que cl trangre. En dterminant les relations qui existent entre des tables, vous vous assurez par l-mme que vous disposez des tables et des colonnes appropries. Lorsqu'une relation un--un ou un--plusieurs existe, les tables impliques doivent partager une ou plusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relation plusieurs--plusieurs existe, une troisime table est ncessaire pour reprsenter la relation.


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http://www.rahmouni.maAffiner la structure Une fois que vous avez cr les tables, les champs et les relations ncessaires, vous devez remplir vos tables de donnes exemple pour tester leur fonctionnement : crer des requtes, ajouter des enregistrements, etc. Ces tests permettent de mettre en vidence les ventuels problmes vous pourrez par exemple dcouvrir cette occasion que vous devez ajouter une colonne que vous avez oublie d'ajouter au moment de la conception ou bien que vous devez scinder une table en deux pour supprimer des doublons. Utilisez la base de donnes pour vrifier si vous obtenez les rponses attendues. Crez des formulaires et des tats brouillons et vrifiez s'ils contiennent les donnes attendues. Recherchez les doublons inutiles et si vous en trouvez, modifiez la conception de votre base de donnes pour les liminer. Lors des essais de votre premire base de donnes, vous dcouvrirez certainement des occasions pour apporter des amliorations. Voici quelques lments vrifier : N'avez-vous oubli aucune colonne ? Si oui, demandez-vous si les informations appartiennent aux tables existantes ? Si ces informations concernent d'autres sujets, vous devrez peut-tre crer une autre table. Crez une colonne pour chaque lment d'information ncessaire. Si les donnes ne peuvent pas tre calcules partir d'autres colonnes, vous aurez trs probablement besoin d'une nouvelle colonne. Certaines colonnes ne sont-elles pas inutiles puisqu'elles peuvent tre calcules partir de champs existants ? Si un lment d'information peut tre calcul partir d'autres colonnes existantes une remise calcule partir d'un prix au dtail par exemple il est gnralement prfrable de le calculer au lieu de crer une nouvelle colonne. Rptez-vous la saisie de donnes dans l'une de vos tables ? Si oui, vous avez probablement besoin de scinder votre table en deux tables lies par une relation un--plusieurs. Possdez-vous des tables contenant plusieurs champs, un nombre limit d'enregistrements et beaucoup de champs vides dans certains enregistrements ? Si oui, envisagez de reconcevoir la table de faon ce qu'elle contienne moins de champs et plus d'enregistrements. Les lments d'information ont-ils t diviss en petites parties logiques ? Si vous devez crer des tats, effectuer des tris, des recherches ou des calculs sur un lment d'information en particulier, placez-le dans une colonne qui lui est propre. Chaque colonne contient-elle un fait sur le sujet de la table ? Si une colonne ne contient pas d'informations sur le sujet de la table, cela signifie qu'elle doit appartenir une autre table. Les relations entre les tables sont-elles bien toutes reprsentes soit par des champs en commun, soit par une troisime table ? Les relations un--un et un--plusieurs impliquent l'existence de colonnes communes. Les relations plusieurs--plusieurs ncessitent une troisime table. Affinement de la table Produits Supposez les produits de la base de donnes enregistrant les ventes de produits appartiennent tous une catgorie gnrale du type Boissons, Condiments ou Fruits de mer. La table Produits peut inclure un champ qui indique la catgorie de chaque produit. Supposez qu'aprs avoir tudi puis affin la conception de la base de donnes, vous dcidez de stocker une description de la catgorie en plus de son nom. Si vous ajoutez un champ Description de la catgorie dans la table Produits, vous devrez rpter la description de la catgorie pour tous les produits qui appartiennent cette catgorie et cette solution n'est pas idale.


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La meilleure solution consiste dfinir la catgorie comme sujet de la base de donnes et de lui ddier sa propre table avec sa propre cl primaire. Vous pouvez ensuite ajouter la cl primaire de la table Catgories dans la table Produits, en tant que cl trangre. Les tables Catgories et Produits sont lies par une relation un--plusieurs : une catgorie peut inclure plusieurs produits, mais un produit peut appartenir une seule catgorie. Lorsque vous passez en revue la structure de vos tables, recherchez les groupes qui se rptent. Prenez l'exemple d'une table qui contient les colonnes suivantes : Numro de produit Nom Numro de produit 1 Nom 1 Numro de produit 2 Nom 2 Numro de produit 3 Nom 3 Ici, chaque produit correspond un groupe de colonnes qui diffre des autres uniquement par le numro ajout la fin du nom de colonne. Si vous trouvez des colonnes numrotes de cette faon, vous devez modifier la conception de votre base de donnes. Une conception de ce type prsente plusieurs imperfections. Tout d'abord, elle oblige dfinir une limite suprieure dans le nombre de produits. Ds que cette limite est dpasse, vous devez ajouter un nouveau groupe de colonnes la structure de tables, ce qui reprsente une tche administrative lourde. Cette conception pose un autre problme car il y aura une perte d'espace pour les fournisseurs pour lesquels existe un nombre de produits maximal infrieur, puisque les colonnes supplmentaires seront vides. Le problme le plus important que pose cette conception est qu'il est difficile d'effectuer un grand nombre de tches telles que le tri ou l'indexation de la table par numro ou non de produit. Ds que vous constatez que des groupes sont rpts, repassez attentivement la conception en revue et envisagez de scinder la table en deux. Dans l'exemple ci-dessus, il est prfrable d'utiliser deux tables, une pour les fournisseurs et une pour les produits, lies par numro de fournisseur.


Appliquer les rgles de normalisation Vous pouvez ensuite appliquer des rgles de normalisation des donnes (parfois appeles simplement rgles de normalisation ). Ces rgles permettent de s'assurer que la structure des tables est correcte. Le processus qui consiste appliquer des rgles la conception de la base de donnes est appel normalisation de la base de donnes ou simplement normalisation . Il est particulirement utile d'appliquer une normalisation aprs avoir reprsent tous les lments d'informations et aprs avoir atteint une conception prliminaire. L'ide tant de s'assurer que vous avez rparti les lments d'informations dans les tables appropries. Ce que ne permet pas la normalisation, c'est de s'assurer que vous disposez de tous les lments d'information ncessaires.


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Les rgles s'appliquent successivement, chaque tape pour s'assurer que votre conception a bien atteint les formes connues sous le nom de formes normales . On reconnat cinq formes normales. Cet article dcrit les trois premires car il s'agit de celles qui sont ncessaires pour la majorit des bases de donnes. Premire forme normale


La premire forme normale tablit qu' l'intersection entre chaque ligne et chaque colonne de la table, il existe une valeur unique et jamais une liste de valeurs. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir un champ appel Tarif si vous y placez plusieurs prix. Reprsentez-vous chaque intersection de lignes et de colonnes comme une cellule ne pouvant contenir qu'une seule valeur. Deuxime forme normale La deuxime forme normale est atteinte si chaque colonne non cl est entirement dpendante de toute la cl primaire et pas uniquement d'une partie de la cl. Cette rgle s'applique lorsque la cl primaire est compose de plusieurs colonnes. Par exemple, supposez que vous disposez d'une table contenant les colonnes suivantes et o les colonnes Numro de commande et Numro de produit forment la cl primaire : Numro de commande (cl primaire) Numro de produit (cl primaire) Nom de produit Cette conception viole la deuxime forme normale car la colonne Nom de produit est dpendante de la colonne Numro de produit mais non de la colonne Numro de commande et elle n'est donc pas dpendante de toute la cl primaire. Vous devez supprimer la colonne Nom de produit de la table. Elle appartient une autre table (Produits). Troisime forme normale La troisime forme normale ncessite non seulement que les colonnes non cl soient dpendantes de toute la cl primaire, mais aussi qu'elles soient indpendantes les unes des autres. Pour le formuler autrement, chaque colonne non cl doit tre dpendante de la cl primaire et de rien d'autre que la cl primaire. Supposez par exemple, que vous disposiez d'une table contenant les colonnes suivantes : Numro de produit (cl primaire) Nom Prix de vente conseill Remise Considrez que la colonne Remise dpend de la colonne Prix de vente conseill. Cette table ne respecte pas la troisime forme normale car une colonne non cl, Remise, est dpendante d'une autre colonne non cl, la colonne Prix de vente conseill. L'indpendance des colonnes implique que vous devez pouvoir modifier une colonne non cl sans incidence sur les autres colonnes. Si vous modifiez une valeur dans la colonne Prix de vente conseill, la colonne Remise se modifie en consquence et viole ainsi cette rgle. Dans ce cas, la colonne Remise doit tre dplace dans une autre table qui est indexe la colonne Prix de vente conseill.


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Guide pour l'interface utilisateur Access 2007

Vue d'ensemble Prise en main de Microsoft Office Access Ruban Volet de navigation Documents onglets Barre d'tat Minibarre d'outils Aide


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Vue d'ensemble


La nouvelle interface utilisateur de Office Access 2007 comprend divers lments rgissant l'interaction entre l'utilisateur et le produit. Ces nouveaux lments ont t choisis pour faciliter l'apprentissage et l'utilisation d'Access, ainsi que l'accs aux commandes souhaites. Grce cette conception revisite, vous dcouvrirez peut-tre des fonctionnalits qui, sans cela, auraient pu vous chapper, dissimules sous plusieurs niveaux de barres d'outils et de menus. En outre, vous serez oprationnel plus vite grce la nouvelle page intitule Prise en main de Microsoft Office Access, qui vous donne un accs instantan la nouvelle prise en main, avec notamment sa suite de modles professionnels. L'lment le plus important de la nouvelle interface s'appelle le ruban qui fait partie de l'Interface utilisateur Microsoft Office Fluent. Le ruban est la bande horizontale situe tout en haut de la fentre du programme et qui contient des groupes de commandes. Le ruban Office Fluent remplace essentiellement les menus et les barres d'outils, et constitue l'emplacement central o sont regroupes toutes les commandes. Sur le ruban se trouvent les onglets dans lesquels les commandes sont organises de faon trs logique. Dans Office Access 2007, les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes, qui comportent une partie des nouveaux lments de l'interface utilisateur, comme la galerie (nouveau type de contrle qui offre une reprsentation visuelle de la slection effectue). Les principaux lments de la nouvelle interface utilisateur dans Office Access 2007 sont les suivants : Prise en main de Microsoft Office Access Cette page s'affiche lorsque vous dmarrez Access depuis le menu Dmarrer dans Windows ou depuis un raccourci sur le Bureau. Le ruban Office Fluent Zone horizontale situe en haut de la fentre du programme et qui permet de choisir les commandes. Onglet de commandes Regroupe les commandes de faon logique. Onglet de commandes contextuel Onglet de commandes affich en fonction du contexte, savoir de l'objet que vous utilisez ou de la tche que vous effectuez. Galerie Contrle qui offre une reprsentation visuelle d'une slection, afin que vous puissiez juger du rsultat. Barre d'outils Accs rapide Barre d'outils standard unique, situe dans le ruban, qui permet d'accder l'aide d'un seul clic la plupart des commandes requises, par exemple Enregistrer et Annuler. Volet de navigation Zone gauche de la fentre qui comprend les objets de base de donnes. Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes des versions antrieures d'Access. Documents onglets Les tables, requtes, formulaires, tats, pages et macros sont affiches sous la forme de documents onglets. Barre d'tat Barre situe en bas de la fentre du programme et comportant des informations d'tat ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage. Minibarre d'outils lment qui s'affiche en transparence au-dessus du texte slectionn pour faciliter la mise en forme du texte.

Prise en main de Microsoft Office Access La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche lorsque vous dmarrez Office Access 2007 partir du menu Dmarrer de Windows ou d'un raccourci sur le Bureau (mais pas si vous cliquez directement sur une base de donnes). Cette page vous indique la marche suivre pour la prise en main de Office Access 2007.


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Par exemple, vous pouvez crer une base de donnes vide, crer une base de donnes partir d'un modle ou ouvrir une base de donnes rcente (si vous avez dj ouvert des bases de donnes). Vous pouvez galement accder directement au site de Microsoft Office Online pour en savoir plus sur Microsoft Office System 2007 et Office Access 2007. Vous pouvez en outre cliquer sur le bouton Microsoft Office et utiliser le menu pour ouvrir une base de donnes existante.

Ouvrir une nouvelle base de donnes vide 1. Dmarrez Access partir du menu Dmarrer ou d'un raccourci. La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche. 2. 3. 4. Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access, sous Nouvelle base de donnes vide, cliquez sur Base de donnes vide. Dans le volet Base de donnes vide, dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier ou utilisez le nom par dfaut. Cliquez sur le bouton Crer. La nouvelle base de donnes est cre et une nouvelle table est ouverte en mode Feuille de donnes. Office Access 2007 fournit plusieurs modles intgrs. Vous pouvez en tlcharger d'autres sur le site Web de Microsoft Office Online. Qu'est-ce qu'un modle ? Dans Office Access 2007, il s'agit d'une base de donnes prdfinie comprenant des tables, des formulaires et des tats d'aspect professionnel. Les modles constituent un excellent point de dpart pour crer une base de donnes. Crer une nouvelle base de donnes partir d'un modle propos 1. Dmarrez Access partir du menu Dmarrer ou d'un raccourci.


25

La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche. 2. 3. 4.


5.

Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access, sous Modles en ligne, cliquez sur un modle. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier ou utilisez le nom prdfini. Vous pouvez ventuellement activer la case cocher Cre et lie votre base de donnes un site Windows SharePoint Services si vous souhaitez vous connecter un site Windows SharePoint Services. Cliquez sur le bouton Crer -ouCliquez sur le bouton Tlcharger Access cre la nouvelle base de donnes partir du modle avant de l'ouvrir. Vous pouvez tlcharger d'autres modles directement sur le site Internet de Microsoft Office Online, partir de l'interface utilisateur de Office Access 2007. Crer une nouvelle base de donnes partir d'un modle Microsoft Office Online

1.

Dmarrez Access partir du menu Dmarrer ou d'un raccourci. La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche.

2.

3. 4.

Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access, dans le volet Catgories de modles, cliquez sur une catgorie, puis lorsque les modles de cette catgorie apparaissent, cliquez sur un modle. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier ou utilisez le nom prdfini. Cliquez sur le bouton Tlcharger. Access tlcharge le modle automatiquement, cre une nouvelle base de donnes en fonction de ce modle, le stocke dans votre dossier de documents (par exemple dans Mes documents) et ouvre la base de donnes. Lorsque vous ouvrez (ou que vous crez et ouvrez) une base de donnes, Access ajoute le nom de fichier et l'emplacement de la base de donnes une liste interne des derniers documents utiliss. Cette liste s'affiche dans la page Prise en main de Microsoft Office Access pour faciliter l'ouverture des dernires bases de donnes utilises. Ouvrir une base de donnes rcente

1. 2.

Dmarrez Access. Dans la page Prise en main de Microsoft Office Access, sous Ouvrir une base de donnes rcente, cliquez sur la base de donnes que vous souhaitez ouvrir. Access ouvre la base de donnes. Ouvrir une base de donnes l'aide du bouton Microsoft Office Access

1. 2.

Dmarrez Access. Cliquez sur le bouton Microsoft Office s'affiche dans le volet de droite du menu. , puis cliquez sur la base de donnes ouvrir, si elle


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-ou-


Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Ouvrir. Lorsque la bote de dialogue Ouvrir s'affiche, entrez un nom de fichier et cliquez sur Ouvrir. La base de donnes s'ouvre.

Ruban Le ruban Office Fluent est le principal outil remplaant les menus et les barres d'outils ; il fournit l'interface de commande principale d'Office Access 2007. Un de ses avantages principaux est qu'il offre un emplacement o sont centraliss les tches et les points d'entre utiliss pour commander l'affichage des menus, des barres d'outils, des volets Office et de tous les autres composants de l'interface utilisateur. Cet espace unique donne ainsi accs toutes les commandes. Lorsque vous ouvrez une base de donnes, le ruban apparat en haut de la fentre principale d'Office Access 2007, et les commandes y sont affiches dans l'onglet de commandes actif.

Le ruban comporte une srie d'onglets contenant des commandes. Dans Office Access 2007 , les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes, qui comportent une partie des nouveaux lments de l'interface utilisateur, comme la galerie (nouveau type de contrle qui offre une reprsentation visuelle de la slection). Les commandes du ruban dpendent de l'objet actif. Par exemple, si une table est ouverte en mode Feuille de donnes et si vous cliquez sur Formulaire dans l'onglet Crer sous le groupe Formulaires, Office Access 2007 cre le formulaire en fonction de la table active. En d'autres termes, le nom de la table active est entr dans la proprit Source du formulaire. Vous pouvez utiliser des raccourcis clavier avec le ruban. Tous les raccourcis clavier provenant des versions antrieures d'Access fonctionnent avec cette nouvelle version. Le systme d'accs au clavier remplace les touches d'accs rapide aux menus des versions antrieures d'Access. Ce systme utilise des petits indicateurs constitus d'une ou de plusieurs lettres qui apparaissent dans le ruban et indiquent quel raccourci clavier active le contrle associ. Lorsque vous avez slectionn un onglet de commandes, vous pouvez parcourir les commandes auxquelles il donne accs. Slectionner un onglet de commandes 1. Dmarrez Access.


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2.

Cliquez sur l'onglet souhait. ou


1. 2.

Dmarrez Access. Appuyez sur la touche ALT, puis relchez-la. Les touches acclratrices apparaissent.

3.

Appuyez sur la ou les touches acclratrices affiches dans ou en regard de l'onglet de commandes souhait. Vous pouvez excuter une commande de plusieurs faons. La mthode la plus rapide et la plus directe consiste utiliser le raccourci clavier associ la commande. Si vous connaissez le raccourci clavier utilis dans une version antrieure d'Access, sachez qu'il reste oprationnel dans Office Access 2007. Pour plus d'informations sur des raccourcis clavier, voir Raccourcis clavier pour Access. Excuter une commande

1. 2.

Dmarrez Access. Cliquez sur l'onglet contenant la commande souhaite. Le tableau suivant illustre des exemples reprsentatifs d'onglets et de commandes disponibles dans chaque onglet. Ces onglets et ces commandes varient en fonction de vos tches. Onglet de commandes Accueil Actions courantes

Slectionner un autre affichage. Copier et coller des donnes depuis le Presse-papiers. Dfinir les caractristiques de police actuelles. Dfinir l'alignement des polices actuel. Appliquer une mise en forme de texte enrichi un champ Mmo Utiliser des enregistrements (Actualiser, Nouveau, Enregistrer, Supprimer, Totaux, Orthographe, Autres). Trier et filtrer les enregistrements. Trouver des enregistrements.

Crer

Crer une table vide. Crer une table l'aide du modle de table. Crer une liste sur un site SharePoint et une table dans la base de donnes active qui tablit une liaison vers la liste nouvellement cre.


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Crer une table vide en mode Cration.


Crer un nouveau formulaire d'aprs la table ou la requte active. Crer un nouveau tableau ou graphique crois dynamique. Crer un tat d'aprs la table ou la requte active. Crer une nouvelle requte ou macro, un nouveau module ou module de classe. Donnes externes Importer ou lier aux donnes externes. Exporter des donnes. Rassembler et mettre jour les donnes par l'intermdiaire du courrier lectronique. Utiliser des listes SharePoint hors ligne. Crer des importations et des exportations enregistres. Dplacer certaines ou toutes les sections d'une base de donnes vers un site SharePoint nouveau ou existant. Outils de base de donnes Lancer Visual Basic Editor ou excuter une macro.

Crer et afficher des relations de table. Afficher/masquer les dpendances d'objet ou la feuille des proprits Excuter la documentation de base de donnes ou analyser les performances. Dplacer les donnes vers Microsoft SQL Server ou vers une base de donnes Access (tables uniquement). Excuter le Gestionnaire d'attaches. Grer les complments Access. Crer ou modifier un module Visual Basic pour Applications (VBA).

3.

Cliquez sur le contrle reprsentant la commande. Sinon, si vous connaissez le raccourci clavier correspondant la commande dans une version antrieure d'Access, entrez-le en utilisant le clavier. ou Appuyez sur la touche ALT, puis relchez-la. Les touches d'accs rapide apparaissent. Appuyez sur la ou les touches acclratrices associs la commande souhaite.


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Onglets de commandes contextuels


Outre les onglets de commande standard, Office Access 2007 utilise un nouvel lment de l'interface utilisateur dans Office Professionnel 2007 appel onglet de commandes contextuel. En fonction du contexte, c'est--dire de l'objet utilis et de l'action en cours, un ou plusieurs de ces onglets peuvent s'afficher en regard des onglets de commande standard.

Activer un onglet de commandes contextuel Cliquez sur l'onglet de commandes contextuel. ou 1. Appuyez sur la touche ALT, puis relchez-la. Les touches d'accs rapide apparaissent. 2. Appuyez sur la ou les touches d'accs rapide affiches dans ou en regard de l'onglet de commandes contextuel. Les onglets de commandes contextuels contiennent des commandes et des fonctionnalits utiliser dans un contexte spcifique. Lorsque vous ouvrez une table en mode Cration, les onglets contextuels contiennent les commandes qui s'appliquent uniquement lors de l'utilisation d'une table dans ce mode. De mme, lorsque vous ouvrez une table en mode Cration, un onglet de commandes contextuel appel Crer s'affiche en regard de l'onglet Outils avancs. Lorsque vous cliquez sur l'onglet Crer, le ruban affiche les commandes disponibles uniquement avec l'objet en mode Cration. Galeries La nouvelle interface utilisateur de Office Access 2007 comprend une autre nouvelle fonctionnalit, savoir un nouveau contrle appel galerie. Ce contrle a t conu pour fonctionner avec le ruban et pour mettre l'accent sur l'obtention des rsultats souhaits. Plutt que de se limiter l'affichage de commandes, la galerie affiche le rsultat de ces commandes. Elle offre une reprsentation visuelle des possibilits offertes par Office Access 2007 et des rsultats qu'il est possible d'obtenir, mettant l'accent sur ces rsultats plutt que sur les commandes elles-mmes.


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Les galeries se prsentent dans des formes et des tailles varies : une disposition en grille, une reprsentation droulante semblable un menu et mme une disposition intgre au ruban qui insre le contenu de la galerie du ruban. Masquer le ruban Vous aurez parfois besoin d'agrandir l'espace rserv la zone de travail. Pour cela, vous pouvez rduire le ruban afin de garder uniquement visible la barre, avec les onglets de commandes. Pour fermer le ruban, double-cliquez sur l'onglet de commandes actif. Pour le rouvrir, double-cliquez sur l'onglet de commandes actif. Masquer et restaurer le ruban 1. Double-cliquez sur l'onglet de commandes actif (l'onglet actif est celui qui est en surbrillance).


2.

Double-cliquez sur l'onglet de commandes actif pour restaurer le ruban. Barre d'outils Accs rapide La barre d'outils Accs rapide est par dfaut une petite zone en regard du ruban vous permettant d'accder aux commandes d'un seul clic. Le jeu de commandes par dfaut est constitu des commandes les plus frquemment utilises, notamment Enregistrer, Annuler et Rtablir. Cependant, vous pouvez personnaliser la barre d'outils Accs rapide pour y inclure vos commandes favorites, modifier son emplacement et la remplacer par la grande barre d'outils (par dfaut, c'est la petite barre d'outils qui s'affiche). La petite barre d'outils apparat en regard des onglets de commandes sur le ruban. Si vous choisissez la grande barre d'outils, celle-ci apparat sous le ruban et s'tend sur toute sa largeur.

Personnaliser la barre d'outils Accs rapide 1. 2. 3. 4. 5. Cliquez sur la flche droulante l'extrme droite de la barre d'outils. Cliquez sur le bouton Personnaliser la barre d'outils Accs rapide puis sur Autres commandes. Dans la bote de dialogue Options Access, slectionnez la ou les commandes que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ajouter. Pour supprimer une commande, mettez-la en surbrillance dans la liste de droite puis cliquez sur Supprimer. Vous pouvez galement double-cliquer sur la commande dans la liste. Cliquez sur OK lorsque vous avez termin. Volet de navigation Lorsque vous ouvrez une base de donnes ou en crez une nouvelle, les noms des objets qu'elle comprend s'affichent dans le volet de navigation. Parmi les objets de base de donnes, il faut citer les tables, les formulaires, les tats, les pages, les macros et les modules. Le volet de navigation remplace


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la fentre Base de donnes utilise dans les versions antrieures d'Access ; si vous effectuiez une tche l'aide de la fentre Base de donnes dans une prcdente version, vous pouvez prsent recourir au volet de navigation dans Office Access 2007. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une ligne une table en mode Feuille de donnes, ouvrez cette table dans le volet de navigation.


Pour ouvrir un objet de base de donnes ou appliquer une commande l'un d'eux, cliquez avec le bouton droit sur cet objet et slectionnez une option de menu dans le menu contextuel. Les commandes du menu contextuel varient en fonction du type d'objet actif. Ouvrir un objet de base de donnes, tel qu'une table, un formulaire ou un tat Dans le volet de navigation, double-cliquez sur l'objet. ou Dans le volet de navigation, slectionnez l'objet puis appuyez sur la touche ENTRE. ou 1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur un objet.


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2.

Dans le menu contextuel, cliquez sur une option de menu.


Vous pouvez dfinir une option de manire ouvrir des objets l'aide d'un simple clic dans la bote de dialogue Options de navigation. Le volet de navigation classe les objets de base de donnes en catgories, constitues de groupes. Certaines catgories sont prdfinies, mais vous pouvez aussi crer vos propres groupes personnaliss. Le volet de navigation apparat par dfaut lorsque vous ouvrez une base de donnes dans Office Access 2007, y compris les bases de donnes cres dans des versions antrieures d'Access. Vous pouvez empcher l'affichage par dfaut du volet de navigation en dfinissant une option de programme. Les tapes suivantes expliquent comment procder. Pour afficher ou masquer le volet de navigation Cliquez sur le bouton dans l'angle suprieur droit du volet de navigation ( touche F11. Empcher l'affichage par dfaut du volet de navigation 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access. ), ou appuyez sur la

La bote de dialogue Options Access s'affiche. 2. 3. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active. Dans la section Navigation, dsactivez la case cocher Afficher le volet de navigation, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations sur le volet de navigation, voir l'article Guide pour le volet de navigation.

Documents onglets Office Access 2007 vous permet d'afficher des objets de base de donnes dans des documents onglets plutt que dans des fentres superposes. Dans le cadre d'une utilisation interactive quotidienne, vous prfrerez peut-tre l'interface de type documents onglets. Vous pouvez activer ou dsactiver les documents onglets en dfinissant les options Access (voir Afficher ou masquer les onglets des documents, plus loin ). Cependant, si vous modifiez les paramtres des documents onglets, vous devez fermer et rouvrir votre base de donnes pour garantir l'activation de ces nouveaux paramtres.

Afficher ou masquer les onglets des documents


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http://www.rahmouni.ma1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access.

La bote de dialogue Options Access s'affiche. 2. 3. 4. 5. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active. Dans la section Options de l'application, sous Options de la fentre Document, slectionnez Documents onglets. Activez ou dsactivez la case cocher Afficher les onglets des documents. Si vous la dsactivez, les onglets des documents sont dsactivs. Cliquez sur OK. REMARQUES Le paramtre Afficher les onglets des documents est propre chaque base de donnes. Vous devez le dfinir indpendamment pour chaque base de donnes. Aprs avoir modifi le paramtre Afficher les onglets des documents, vous devez fermer et rouvrir votre base de donnes pour que les modifications prennent effet. Dans les nouvelles bases de donnes cres avec Office Access 2007, les onglets des documents sont visibles par dfaut. Les bases de donnes cres dans une version antrieure d'Access utilisent les fentres superposes par dfaut.

Barre d'tat Dans les versions antrieures d'Access comme dans Office Access 2007, vous pouvez afficher une barre d'tat au bas de la fentre. C'est dans cet lment standard de l'interface utilisateur que s'affichent les messages d'tat, les indicateurs de proprit et de progression, et d'autres informations. Dans Office Access 2007, la barre d'tat propose galement deux fonctions standard prsentant dans la barre d'tat d'autres programmes Office Professionnel 2007 : le changement d'affichage et de fentre ainsi que le zoom. Vous pouvez rapidement basculer de la fentre active l'un des affichages disponibles l'aide des contrles de la barre d'tat. Si vous consultez un objet qui prend en charge un zoom variable, vous pouvez ajuster le niveau de zoom avant ou arrire l'aide du curseur de la barre d'tat. Vous pouvez activer ou dsactiver la barre d'tat dans la bote de dialogue Options Access. Afficher ou masquer la barre d'tat 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access.

La bote de dialogue Options Access s'affiche. 2. 3. 4. Dans le volet gauche, cliquez sur Base de donnes active. Dans la section Options de l'application, activez ou dsactivez la case cocher Afficher la barre d'tat. Si vous la dsactivez, la barre d'tat ne sera plus visible. Cliquez sur OK.


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http://www.rahmouni.maMinibarre d'outils La mise en forme du texte est l'une des oprations les plus courantes dans un programme Office Professionnel 2007. Dans les versions antrieures d'Access, elle exigeait le recours un menu ou l'affichage de la barre d'outils Mise en forme. Dans Office Access 2007, la procdure est simplifie grce la minibarre d'outils. Lorsque vous slectionnez du texte pour le mettre en forme, la minibarre s'affiche automatiquement au-dessus de ce texte. Si vous rapprochez le pointeur de la souris de la minibarre, cette dernire s'accentue et vous pouvez l'utiliser pour mettre le texte en gras ou en italique, pour appliquer une taille ou une couleur de police, et ainsi de suite. Lorsque vous loignez le pointeur de la minibarre, cette dernire s'estompe. Si vous ne souhaitez pas utiliser la minibarre pour mettre en forme le texte slectionn, il vous suffit de la faire disparatre en loignant le pointeur de celle-ci de quelques pixels.

Mettre en forme du texte l'aide de la minibarre d'outils 1. Slectionnez le texte mettre en forme. La minibarre apparat au-dessus du texte ; elle est transparente. 2. Appliquez la mise en forme souhaite l'aide des commandes de la minibarre.

Obtenir de l'aide Vous pouvez obtenir de l'aide concernant l'interface utilisateur en appuyant sur la touche F1 ou en cliquant sur l'icne reprsentant un point d'interrogation droite du ruban.


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Afficher et grer des objets l'aide du volet de navigation

Vue d'ensemble du volet de navigation Slectionner un affichage des catgories Afficher et trier des objets Rechercher des objets dans une base de donnes Crer et modifier des catgories et groupes personnaliss Ajouter des objets un groupe personnalis Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnaliss Masquer des objets et des groupes Afficher des objets et des groupes


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Vue d'ensemble du volet de navigation


Le volet de navigation, une nouveaut dans Microsoft Office Access 2007, est un emplacement central partir duquel vous pouvez, en toute facilit, afficher tous vos objets de base de donnes et y accder, excuter des tats ou entrer directement des donnes dans des tables. Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes qui tait utilise dans les versions prcdentes dAccess. Lorsque vous ouvrez une base de donnes dans Office Access 2007, le volet de navigation saffiche gauche des objets de base de donnes ouverts ou de lespace de travail. Vous pouvez personnaliser l'affichage du volet de navigation de l'une des manires suivantes : Pour Procdez comme suit

Modifier la largeur du Placez le pointeur au-dessus du bord droit du volet de navigation, puis, lorsqu'il volet de navigation se transforme en flche bidirectionnelle, faites glisser le bord afin d'augmenter ou de rduire la largeur. Dvelopper ou rduire le volet de navigation Cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement ou appuyez sur la touche F11 pour faire basculer le volet entre les modes ouvert et ferm.


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Dans le volet de navigation, tous les objets dfinis dans la base de donnes apparaissent en tant que catgories. Sur l'illustration prcdente, la catgorie est Tous les objets Access et Tables, Requtes, Formulaires et tats correspondent aux groupes. Chaque catgorie s'organise en groupes qui sont reprsents sous la forme de barres. Les noms de groupe changent selon l'affichage des catgories qui est slectionn et un groupe peut contenir un ou plusieurs objets de base de donnes.


Slectionner un affichage des catgories Lorsque vous crez une nouvelle base de donnes dans Office Access 2007, le nom de la catgorie qui s'affiche dans le volet de navigation est Toutes les tables. Access 2007 cre galement une catgorie nomme Personnalis que vous pouvez utiliser pour crer un affichage personnalis de vos objets. En outre, Access 2007 propose trois autres affichages des catgories prdfinis que vous pouvez slectionner, selon la manire dont vous souhaitez afficher les objets : Catgorie Tables et affichages connexes Type d'objet Description Affichez la manire dont les tables sont associes aux autres objets dans la base de donnes.

Affichez tous les objets contenus dans la base de donnes, tris selon leur type.

Date de cration Identifiez les objets crs ou modifis une date spcifique ou dans une plage de dates. Vous pouvez appliquer les filtres Aujourd'hui ou Toutes les dates. Ces catgories affichent les objets dans l'ordre dcroissant de leur date de cration ou et de dernire modification. Date de modification Dans l'exemple de base de donnes Northwind 2007 install avec Office Access 2007, si vous affichez la catgorie Toutes les tables, vous pouvez voir comment divers objets sont lis une table. Dans cet affichage, au sein de chaque groupe, la table est toujours rpertorie en premier, puis suivie de tous les objets qui dpendant des donnes qu'elle contient. Dans l'illustration suivante, le groupe Employs affiche la table Employs, puis les objets lis cette table Employs et il en va de mme pour les groupes Expditeurs et Clients.


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Chaque fois que vous slectionnez une catgorie prdfinie, Access inclut un groupe global qui contient tous les objets contenus dans la base de donnes. Vous pouvez facilement localiser le groupe global d'une catgorie en recherchant le mot Tous ou Toutes devant son nom. Par exemple, si vous slectionnez la catgorie Tables et affichages connexes, le groupe global s'appelle Toutes les tables.

Afficher et trier des objets Vous pouvez slectionner la manire dont les objets contenus dans la base de donnes s'affichent dans le volet de navigation. Par exemple, vous pouvez inclure les dates de cration ou de modification, ou afficher les objets sous la forme d'icnes ou de listes. Par dfaut, Access trie les objets figurant dans le volet de navigation par type dans l'ordre alphabtique, mais vous pouvez galement modifier ce tri selon vos besoins. Pour spcifier le mode d'affichage et de tri des objets, procdez comme suit : Cliquez avec le bouton droit dans la partie suprieure du volet de navigation pour afficher un menu contextuel, puis procdez de l'une des manires suivantes : Pour modifier la manire d'afficher les objets, pointez sur Afficher par, puis cliquez sur Dtails, Icne ou Liste. Pour afficher tous les groupes de la base de donnes, cliquez sur Afficher tous les groupes. Pour modifier l'ordre de tri des objets, pointez sur Ordre de tri, puis slectionnez une option de tri. Pour effectuer un tri manuel et personnaliser l'ordre de l'affichage, cliquez sur Ordre de tri, puis sur Supprimer les tris automatiques. Rechercher des objets dans une base de donnes Lorsque vous tapez du texte dans la zone Rechercher, Office Access 2007 recherche, au sein de la catgorie, tous les groupes qui contiennent un objet ou raccourci d'objet qui correspond aux mots recherchs. Tous les groupes qui ne correspondent pas sont rduits.


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REMARQUE Access recherche des objets uniquement dans les catgories et les groupes actuellement affichs dans le volet de navigation.


CONSEIL Pour rechercher un objet spcifique dans toute la base de donnes, slectionnez l'une des catgories prdfinies dans le volet de navigation, par exemple Tables et affichages connexes ou Type d'objet. Vous veillez ainsi ce que tous les groupes soient visibles dans le volet de navigation. Utiliser la zone Rechercher pour rechercher des objets ou des raccourcis de la base de donnes 1. 2. Si la zone Rechercher n'est pas dj visible en haut du volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la barre de menu situe en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Volet de recherche. Tapez soit une partie, soit la totalit du nom de l'objet ou du raccourci dans la zone Volet de recherche.

Lorsque vous tapez des caractres, Access analyse et limine tous les titres de groupe qui ne correspondent pas. 3. Pour effectuer une autre recherche, cliquez sur Effacer la chane de recherche ou appuyez sur la touche RETOUR ARRIRE pour supprimer des caractres, puis tapez le nouveau texte rechercher. REMARQUE Lorsque vous effacez le contenu de la zone Volet de recherche, le volet de navigation affiche de nouveau tous les objets disponibles.

Crer et modifier des catgories et groupes personnaliss Lorsque vous crez une base de donnes sans utiliser de modle, Office Access 2007 cre automatiquement une catgorie Personnalis qui affiche un seul groupe contenant tous les objets dfinis dans la base de donnes. Vous pouvez renommer la catgorie Personnalis, y ajouter d'autres groupes personnaliss et attribuer des objets ces groupes. L'option de tri par dfaut des groupes est Toutes les tables. Lorsque vous affichez des catgories et des groupes personnaliss partir du volet de navigation, ce sont toujours les raccourcis vers les objets qui apparaissent. Vous pouvez identifier les raccourcis par la petite flche situe dans l'angle infrieur gauche de l'icne des objets.

Lorsque vous ouvrez un raccourci, vous ouvrez l'objet vers lequel il pointe. Cependant, si vous supprimez un raccourci, Office Access 2007 ne supprime pas l'objet vers lequel il pointe dans la base


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de donnes. Vous pouvez galement masquer et renommer des raccourcis sans modifier les donnes vers lesquelles il pointe dans la base de donnes.


Une manire de personnaliser les objets contenus dans une base de donnes consiste crer des catgories personnalises. Par exemple, vous pouvez crer une catgorie personnalise lorsque vous voulez crer un formulaire avec des types spcifiques de boutons ou des liens que vous utiliserez pour parcourir la base de donnes. Lorsque vous crez une catgorie personnalise, elle s'applique uniquement la base de donnes actuelle. Vous ne pouvez pas transfrer des catgories et des groupes personnaliss d'autres bases de donnes. Pour crer une catgorie personnalise, soit vous renommez la catgorie Personnalis par dfaut qu'Access fournit, soit vous crez une nouvelle catgorie personnalise. La limitation du nombre de catgories et de groupes personnaliss dans votre base de donnes permet de faciliter la localisation des donnes. REMARQUE Bien que vous puissiez supprimer des objets dans une catgorie personnalise ou un groupe personnalis, vous ne pouvez pas en supprimer d'une catgorie prdfinie ou d'un groupe prdfini. Utilisez la bote de dialogue Options de navigation pour crer et grer les catgories et groupes personnaliss. Celle-ci prsente la liste de toutes les catgories qui ont t dfinies dans la base de donnes ainsi que les groupes d'une catgorie slectionne. Crer une catgorie personnalise Lorsque vous crez une catgorie personnalise, des groupes nomms Objets non attribus et Groupe personnalis 1 sont crs pour cette catgorie. Par dfaut, Office Access 2007 ne place aucun objet dans le groupe Groupe personnalis 1. Tous les objets d'une catgorie qui ne sont attribus aucun groupe sont plutt affichs dans le groupe Objets non attribus dans le volet de navigation. 1. 2. Pour crer une catgorie, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Catgories, cliquez sur Ajouter un lment. Une nouvelle catgorie apparat sous Catgories dans la bote de dialogue Options de navigation. 3. Tapez un nom pour la nouvelle catgorie et appuyez ensuite sur ENTRE. Renommer une catgorie personnalise Si vous n'utilisez pas une catgorie personnalise dj disponible, vous pouvez la renommer, plutt que d'en ajouter une nouvelle. 1. 2. 3. Pour renommer une catgorie personnalise, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Catgories, cliquez sur Personnalis, puis sur Renommer l'lment. Tapez un nouveau nom pour la catgorie et appuyez ensuite sur ENTRE. Une fois que vous avez cr ou renomm une catgorie personnalise, vous devez y crer des groupes personnaliss.


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Access cre automatiquement un groupe Groupe personnalis 1 et un groupe Objets non attribus sous chaque nouvelle catgorie. Les objets qui ne sont pas attribus des groupes sont automatiquement placs dans le groupe Objets non attribus. Vous pouvez soit crer un groupe personnalis, soit renommer le groupe Groupe personnalis 1 selon vos besoins. Crer un groupe personnalis 1. 2. 3. Pour crer un groupe personnalis, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Groupes pour nom de la catgorie, cliquez sur Ajouter un groupe. Tapez un nom pour le nouveau groupe et appuyez ensuite sur ENTRE. Renommer un groupe personnalis 1. 2. 3. Pour renommer un groupe personnalis, cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Sous Groupes pour nom de la catgorie, cliquez sur le groupe personnalis, puis cliquez sur Renommer le groupe. Tapez un nouveau nom pour le groupe et appuyez ensuite sur ENTRE. Aprs avoir cr un groupe personnalis dans une catgorie personnalise, vous ajoutez ou dplacez des objets, tels que des tables, dans ce groupe.


Ajouter des objets un groupe personnalis Vous pouvez ajouter des objets un groupe personnalis de plusieurs manires diffrentes, notamment en faisant glisser un objet pour crer un raccourci, en effectuant un copier-coller et en important des objets partir de sources externes. Toutefois, si vous choisissez de couper un objet dans un groupe, sachez que cela risque de provoquer des problmes. Il n'est en effet pas recommand de couper un objet car une base de donnes est un ensemble de composants qui fonctionnent de manire interactive, et si vous supprimez un objet de cet ensemble de composants, vous risquez de compromettre une partie ou la totalit des fonctionnalits de la base de donnes. Pour ajouter ou dplacer des objets de la base de donnes dans un groupe personnalis, cliquez sur la flche vers le bas situe en haut du volet de navigation, puis cliquez sur le groupe personnalis que vous avez cr. Sous Objets non attribus, cliquez avec le bouton droit sur l'objet ajouter ou dplacer. Cliquez sur Ajouter un groupe dans le menu contextuel, puis cliquez sur le groupe personnalis auquel vous souhaitez ajouter l'objet. Copier et coller des objets Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet copier, puis cliquez sur Copier. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe situ dans le volet de navigation, dans lequel vous souhaitez coller l'objet, puis cliquez sur Coller. Vous pouvez galement coller l'objet dans le volet de navigation d'une autre base de donnes ouverte dans Office Access 2007. L'importation de tables provenant d'autres bases de donnes ou de donnes provenant d'autres programmes (tels que des fichiers texte et des classeurs Microsoft Office Excel) constitue un autre


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moyen d'ajouter des objets votre base de donnes. Pour plus d'informations sur la manire d'importer des donnes externes, consultez les liens dans la section Voir aussi de cet article.


Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnaliss Lorsque vous affichez des objets personnaliss dans le volet de navigation, il s'agit en fait de raccourcis vers ces objets. Une icne d'objet qui contient une petite flche dans son angle infrieur gauche reprsente un raccourci ou pointeur vers l'objet rel.

Si vous supprimez un raccourci du volet de navigation, vous ne supprimez que le pointeur vers cet objet et non l'objet en lui-mme de la base de donnes. Lorsque le raccourci d'un objet est supprim d'un groupe personnalis dans le volet de navigation, la rfrence l'objet est supprime du groupe personnalis et l'objet apparat dans le groupe Objets non attribus du volet de navigation. Pour supprimer un raccourci, cliquez avec le bouton droit sur l'objet dans le volet de navigation, puis cliquez sur Supprimer. Pour rtablir le raccourci de l'objet, faites glisser l'objet depuis le groupe Objets non attribus du volet de navigation vers le groupe personnalis. IMPORTANT Bien qu'il soit possible de supprimer (c'est--dire enlever dfinitivement) des groupes prdfinis et personnaliss, il n'est pas recommand de le faire car cela peut engendrer des problmes dans la base de donnes. Une base de donnes est un ensemble de composants qui fonctionnent de faon interactive, et si vous supprimez un objet dans cet ensemble de composants, vous risquez de compromettre une partie ou la totalit des fonctionnalits de la base de donnes.

Masquer des objets et des groupes Il peut s'avrer prfrable de masquer un objet ou un groupe, plutt que de le supprimer, lorsque vous ne l'utilisez pas ou lorsque vous souhaitez en restreindre l'accs. En effet, le fait de masquer un objet n'altre pas la base de donnes, tandis que la suppression d'un objet ou d'un groupe (mme s'il semble tre un double) peut compromettre une partie ou la totalit de la base de donnes. Pour masquer un objet ou un groupe dans le volet de navigation, procdez de l'une des manires suivantes : Pour masquer un objet, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe. Pour masquer un groupe entier, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Masquer.


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Pour masquer un objet ou un groupe gris dans le volet de navigation, procdez comme suit : 1. 2.


Cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Dans la bote de dialogue Options de navigation, dsactivez la case cocher Afficher les objets masqus, puis cliquez sur OK.

Afficher des objets et des groupes Pour afficher des objets ou groupes masqus sans permettre d'y accder, procdez comme suit : Cliquez avec le bouton droit sur le menu situ en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation. Dans la bote de dialogue Options de navigation, activez la case cocher Afficher les objets masqus, puis cliquez sur OK. Si les objets et groupes masqus sont griss dans le volet de navigation, ils ne sont pas activs. Pour rendre ces objets ou groupes griss disponibles partir du volet de navigation, procdez comme suit : Pour activer un objet, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Afficher dans ce groupe. Pour afficher un groupe, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Aff

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