5 étapes pour optimiser la gestion de la paie dans votre entreprise

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Introduction

Les ressources humaines sont essentielles au succès de toute entreprise. En tant que dirigeant d’une PME, vous savez mieux que quiconque que le capital humain constitue votre plus grand atout. Cependant, contrairement aux grandes entreprises, vous ne pouvez pas recourir à un département RH pour gérer tout cela. Selon l’enquête Insight Performance1 sur les PME et les ressources humaines, 79 % des PME ont recruté de nouveaux employés en 2015 (une augmentation de 17 % par rapport à l’année précédente), 65 % prévoient des augmentations salariales au mérite pour l’année prochaine et 63 % prévoient de mettre en œuvre un programme de primes et de rémunérations à la performance. Les exigences en matière de gestion de la paie ne cessent de se durcir, ce qui entraîne une hausse des risques et des coûts. Voici donc un guide pratique qui vous permettra d’optimiser progressivement votre gestion de la paie.

Comment Accroître la rentabilité

Comment Réduire les risques

Comment Favoriser la croissance

Comment Satisfaire vos collaborateurs

Comment Gagner en compétitivité

1. The Small Business and Human Resources Outlook Survey (2015), Insight Performance

Petites et moyennes entreprises

ont recruté de nouvelles personnes

79 %

prévoient de mettre

en place des augmentations

salariales au mérite

65 %

ont mis en place un programme

de primes ou de rémunérations

incitatives.

63 %

Les exigences en matière de gestion de la paie ne cessent de se durcir, ce qui entraîne une hausse des risques et des coûts.

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Comment faire gagner votre entreprise en productivité et comment tirer un meilleur parti du temps et de l’argent que vous investissez dans votre entreprise ? Pour les PME, c’est une préoccupation permanente. Et les coûts de ressources humaines, notamment les coûts administratifs et de recrutement, sont une part importante de ces investissements.

Ces coûts sont multiples et plus ou moins imprévisibles. Exemple en France, où d’après une étude du ministère de la Justice, les salariés auxquels un tribunal donne raison en cas de licenciement reçoivent l’équivalent de 10 mois de salaire en moyenne, ce qui représente 24 000 €.2

Parmi les autres coûts liés à la gestion de la paie et aux RH on peut citer :

Comment accroître la rentabilité

2. Étude du ministère de la Justice, France3. Enquête ADP

le suivi du personnel en déplacement ou travaillant à distance ;

les frais récurrents de maintenance informatique ;

les coûts de personnel dédié au bon fonctionnement du système de gestion de la paie.

les échanges commerciaux internationaux en ligne, nécessitant une mise en conformité avec la législation sociale et fiscale internationale ;

ADP a constaté que les entreprises s’appuyant sur des systèmes internes pour assurer la gestion de la paie pensent que le coût d’un bulletin de paie s’élève à environ 17 € par mois. En réalité, ce coût se rapproche de 37 € par bulletin de paie et par mois3. Cela représente une moyenne de 300 € de dépenses imprévues par salarié et par an. C’est un véritable casse-tête auquel il est pourtant possible d’échapper. De nombreuses PME se sont rendu compte que le fait de confier cette responsabilité à des prestataires externes, s’avère non seulement plus profitable mais également plus efficace et fiable. Votre paie est gérée par des experts à un coût maîtrisé.

COMMENTACCROÎTRE LA RENTABILITÉ

Coûts imprévus par salarié et par an

Coût par bulletin de paie et par mois

17 €

37 €

Coût estimé par les

entreprises Coût réel

300 €

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4. Étude ADP Global HCM, janvier 20145. Enquête ACCOSS (2014)

Votre réputation représente pour vous un enjeu vital. Il vous faut protéger au mieux votre marque employeur et votre entreprise en cas d’erreurs ou de départ de salariés.

Mais la gestion d’une petite entreprise se heurte à des pressions et à la réalité qui montrent parfois que les meilleures intentions ne sont pas toujours faciles à mettre en application. Les recherches menées par ADP ont révélé que 37 % des données des entreprises étaient conservées dans des fichiers Excel ou des bases de données similaires. C’est ce qui s’appelle « jouer avec le feu ». Un simple dysfonctionnement de votre logiciel informatique et vous ne rémunérez pas vos salariés du bon montant à la bonne date. De la même manière, si la personne en charge de la gestion de la paie tombe malade, et qu’aucun autre employé ne peut accéder à son fichier, cette gestion pourrait être retardée, créer des mécontentements et se transformer en cauchemar.

Saviez-vous que 90 % des entreprises contrôlées par l’Urssaf sont des PME, et que dans 60 % des cas le contrôle se solde par une amende dont le montant s’élève en moyenne à 11 000 € et les redressements de cotisations représentent quant à eux 401 millions d’euros.5 Pour réduire tout risque, la solution est d’anticiper en s’entourant d’experts. Ainsi, en externalisant votre gestion du capital humain et vos systèmes de gestion de la paie, vous réduisez les risques grâce à :

COMMENTRÉDUIRE LES RISQUES

37 % des données des entreprises sont conservées sur Excel4

Les erreurs découlant de méthodes manuelles coûtent aux entreprises

jusqu’à 8 % du montant total des paies

Comment réduire les risques

des experts locaux et internationaux qui apportent un soutien essentiel à votre entreprise ;

une mise en conformité immédiate suite à de nouvelles réglementations en matière d’emploi ;

une mise à disposition des solutions les plus récentes en matière de sécurité informatique ;

une mise à jour instantanée des logiciels ;

une technologie standardisée dont le fonctionnement ne peut être entravé, même dans le cas où toute votre équipe tomberait malade !

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88 % desutilisateurs duCloud ont réalisédes économies6

Vous travaillez dans un environnement extrêmement concurrentiel et vous êtes continuellement à la recherche de nouveaux clients et de nouvelles sources de revenus pour financer votre croissance. Établir un partenariat avec un prestataire reconnu sur la scène internationale vous permettra de disposer d’un système de gestion de paie consolidé et ainsi de dégager du temps pour vous concentrer sur l’essentiel.

L’externalisation de la gestion de la paie favorise la croissance des PME, quelle que soit leur taille, en mettant à leur disposition :

un service de gestion des RH et de la paie sur le Cloud, accessible à tout moment et n’importe où – que vous soyez en déplacement ou même pendant l’ouverture d’un nouveau site ;

des connaissances locales en matière de paie – plus besoin de faire vous-même vos recherches lorsque vous envisagez de conquérir de nouveaux marchés et territoires ; une équipe dédiée s’en charge pour vous ;

une vision claire de l’adéquation entre les investissements numériques et leurs objectifs commerciaux ;

les innovations logicielles les plus récentes, qui améliorent l’expérience utilisateur des salariés et de leurs managers, ce qui a un impact sur la satisfaction de vos clients.

Une enquête sur les PME menée par l’école de commerce Manchester Business School6 a révélé que 88 % des utilisateurs du Cloud ont réalisé des économies et 56 % estiment que les services Cloud leur ont permis d’augmenter leurs bénéfices. Voilà la recette de la croissance.

6. Enquête Rackspace menée en partenariat avec la Manchester Business School et Vanson Bourne (2013)

COMMENTFAVORISER LA CROISSANCE

56 % estiment que les services Cloud leur ont permis d’augmenter leurs bénéfices6

Comment favoriser la croissance

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Avoir les bons collaborateurs est essentiel au succès de votre entreprise, il est donc nécessaire d’attirer les bons profils, de les garder et de leur permettre d’évoluer au sein de votre organisation. Les coûts de personnel qu’implique la gestion de la paie en interne sont élevés et ne représentent qu’une infime partie du travail que vous ou votre service financier êtes amenés à effectuer.

Les grandes organisations parviennent à maintenir des coûts de personnel faibles en recrutant des profils juniors pour effectuer les tâches administratives et en investissant dans l’automatisation des processus.

En général, les PME se tournent moins vers l’automatisation des processus et recrutent des profils plus expérimentés pour assurer les fonctions administratives. Ces personnes assument souvent un nombre considérable de tâches et ne parviennent pas toujours à gérer la paie et les missions RH. En leur confiant un nombre de missions trop important, vous exposez votre entreprise au risque de produire des fiches de paie non conformes en raison d’erreurs humaines ou tout simplement d’une méconnaissance de la législation en vigueur – par exemple une nouvelle loi sur les salaires minimums ou relative aux charges salariales.

COMMENTSATISFAIRE VOS COLLABORATEURS

Les grandes organisations parviennent à maintenir des coûts de personnel direct faibles en recrutant des profils juniors pour gérer les tâches administratives et en investissant dans l’automatisation des processus.

Comment satisfaire vos collaborateurs

Retirez la gestion de la paie de la liste des tâches de vos équipes financières et administratives, et votre entreprise en sortira gagnante car cela permet de :

libérer du temps pour se concentrer sur les tâches essentielles de chaque poste ;

améliorer la performance et la satisfaction au travail ;

s’assurer que les bulletins de paie sont toujours justes ;

bénéficier, pour toutes questions de paie et de conformité, de réponses d’experts .

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Les PME qui externalisent la gestion de la paie à un partenaire spécialisé de confiance y trouvent souvent un intérêt qui peut aller bien au-delà de la simple réduction des coûts. Certes, elles réduisent en moyenne leurs dépenses de 30 %,7 mais surtout elles gagnent en compétitivité et flexibilité grâce à des conseils d’experts sur l’utilisation des solutions technologiques et sur le fonctionnement global de l’entreprise.

Le manque de flexibilité des systèmes et processus internes peut constituer un frein à l’évolution de l’entreprise et à sa compétitivité. Les équipes en interne considèrent, par exemple, qu’elles perdent beaucoup trop de temps à gérer les paies mensuelles au lieu de réaliser des tâches stratégiques pour soutenir la croissance de l’entreprise.

L’externalisation représente donc un enjeu clé. Se reposer sur une équipe d’experts qui maîtrisent la législation paie et RH locale réduirait la charge de travail de n’importe quelle organisation, quelle que soit sa taille.

Externaliser la gestion de la paie peut apporter une valeur stratégique à votre entreprise et vous permettre de gagner en compétitivité, grâce à :

des coûts prévisibles et évolutifs, avec une tarification et une facture uniques ;

une suppression des coûts de maintenance et d’infrastructure ;

une maintenance légale pour garantir la conformité de la paie ;

une transparence des coûts de gestion de la paie ;

une plateforme unique et facile d’utilisation hébergée dans le Cloud.

L’externalisation auprès d’un partenaire vous aide également à réduire les risques liés à un manque de compétences ou de visibilité dans un contexte de croissance et de développement à l’international de votre entreprise.

En résumé, cela revient à se concentrer sur le cœur de métier et à externaliser ce qui n’a pas de valeur ajoutée.

7. PwC (2013), ‘How much is your organization really spending on Payroll and HR Administration?’

COMMENTGAGNER EN COMPÉTITIVITÉ

Les organisationsqui externalisent lagestion de la paie réduisent en moyenne leurs dépenses de

30 %7

Comment gagner en compétitivité

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La gestion de la paie devient un atout pour les entreprises

L’externalisation de certaines tâches vous permet d’assurer très simplement le suivi de votre personnel, de vos investissements numériques et de vos objectifs commerciaux.

Susan Wilson Solovic, experte en PME et auteur à succès pour le New York Times, est convaincue que 2016 est l’année des changements majeurs dans la façon dont les PME utilisent la technologie pour accroître leurs bénéfices et pérenniser leur succès : « Les petits prestataires de services traditionnels seront remplacés par les services dans le cloud. Le comptable ou le consultant local en interne – ou encore le vieux service de gestion de la paie, par exemple – seront remplacés par des logiciels fournissant des services hébergés dans le cloud… [Et] le stockage informatique et des données se fera désormais dans le cloud. Les PME pourront optimiser leurs coûts de gestion de la paie en réduisant leurs investissements en matériel informatique grâce à l’externalisation des services informatiques et de la gestion des données. Elles bénéficieront d’un meilleur partage de ces données et pourront adapter l’espace de stockage de ces données en fonction de leurs besoins ».8

Pourquoi choisir d’externaliser la gestion de la paie ? Non seulement parce que les technologies proposées sont excellentes et s’améliorent au fil des années,. mais surtout parce que vous bénéficierez de l’expertise de votre partenaire externe. Vous aurez une visibilité globale de vos processus, des besoins de vos salariés, de votre marché, des évolutions légales nationales et internationales, de vos infrastructures informatiques. Tous ces aspects doivent être gérés par des équipes formées et compétentes. Un prestataire qui se verrait confier uniquement la gestion de la paie ne pourrait pas vous fournir un service véritablement profitable pour le développement de votre entreprise. Les meilleurs partenariats deviennent des relations durables, reposant sur la confiance et la compréhension et ils se renforcent tout au long de la collaboration. Les clients d’ADP ont constaté que cinq ans après avoir remplacé leurs systèmes internes par l’une de nos solutions, ils parviennent à réduire leurs coûts de fonctionnement d’environ 62 %.9

Étude de cas

Les meilleurs prestataires connaissent parfaitement votre entreprise, et vous offrent les solutions technologiques et l’expertise adaptés aux besoin de votre entreprise.

62 % d’économies cinq ans après avoir remplacé les systèmes internes9

Conclusion

Lucane Pharma est un laboratoire pharmaceutique français spécialisé dans le développement, l’enregistrement, et la commercialisation de traitements dans le domaine des maladies rares dites « orphelines ». Son activité principale consiste à développer de nouveaux médicaments, susceptibles de répondre à des besoins thérapeutiques non satisfaits ou imparfaitement satisfaits. Parallèlement, la société saisit des opportunités de licences exclusives concernant la commercialisation de médicaments orphelins existants.

Leur siège social est basé en France et regroupe, à ce jour, une dizaine de personnes sur des fonctions clés médicales, réglementaires, pharmaceutiques, distribution. Le laboratoire travaille avec des consultants expérimentés dans les pays européens clés (Allemagne, Grande-Bretagne, Italie, Espagne, Portugal) pour développer ses activités commerciales. Il a ainsi signé des accords de licences exclusives, sur certains de ses produits, avec des partenaires spécialisés dans d’autres pays européens ou du monde. Lucane Pharma a également ouvert une filiale en Turquie, regroupant 2 personnes à ce jour. Des filiales et des bureaux seront ouverts à terme dans certains pays européens. Dans ce contexte de développement et de croissance, les tâches administratives telles que la gestion de la paie ne sont pas prioritaires pour les collaborateurs chargés des ressources humaines.

« Lucane Pharma n’est pas un laboratoire pharma-ceutique traditionnel, intégrant toutes les fonctions de recherche, de développement ou de production. Le business model retenu consiste à optimiser la chaîne de valeur entre chercheurs et patients, en combinant des services propres et externalisés. Seuls le PDG de l’entreprise et moi-même assurons la gestion des

ressources humaines Nos activités respectives ne nous permettent pas de consacrer le temps nécessaire à la production des bulletins de paie, d’autant plus que nous ne disposons pas des compétences adéquates », explique Franck Pigache, Directeur Général Délégué de Lucane Pharma.

« Nous nous sommes dirigés automatiquement vers ADP. La solution logicielle PEGASE Entreprises est une référence sur le marché, et a déjà fait ses preuves auprès de nombreuses structures de même taille que la nôtre. De plus, cet outil nous avait été recommandé par des experts du secteur tels que notre commissaire aux comptes ». L’objectif est de faciliter la gestion des bulletins de paie afin que cette activité importante, mais non stratégique, ne soit pas un frein au développement de projets à plus forte valeur ajoutée.

PEGASE Entreprises est une plateforme 100 % en ligne à laquelle il est possible d’accéder depuis n’importe quel support (smartphone, tablettes, etc.), quel que soit le lieu de connexion. « Ainsi, même en vacances ou lors de déplacements, nous avons facilement accès à toutes nos informations de paie. » L’ergonomie est un atout indispensable qui permet, en quelques clics, d’identifier les principales fonctionnalités. « Nous nous connectons qu’une fois par mois sur la plateforme ; son ergonomie nous facilite la prise en main et nous fait gagner un temps précieux. Il n’est pas exclu qu’à l’avenir un autre collaborateur se charge de la gestion de la paie. Avec PEGASE Entreprises, nous n’éprouverons aucune difficulté à le former. »

Propos recueillis auprès de Franck Pigache, Directeur Général Délégué.

8. Solovic, S (2016), Top 10 Trends for Small Businesses in 2016, The Huffington Post, 4 janvier9. Sourcing Analysis (2012)

Pour ce laboratoire spécialisé dans les maladies rares, externalisation de la paie doit rimer avec fiabilité, ergonomie et simplicité.

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De puissantes technologies avec une touche d’humanité. Les entreprises du monde entier, quel que soit leur

secteur ou leur taille, tirent parti des solutions basées sur le Cloud et des connaissances des experts d’ADP,

afin de les aider à libérer le potentiel de leurs collaborateurs. Ressources humaines, gestion des temps et des

activités, paie, conformité : travaillons ensemble pour construire une meilleure performance collective.

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