3 Ju in 2013 Guide d’utilisation...

Guide

d’utilisation

3 Juin 2013

CODA Présentation et explication du processus d’import Compiere d’extrait

bancaire semi-automatique à partir d’un fichier CODA.

Import CODA

Nom document Révision

Date 03/06/2013

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Procédure de paramétrage et d’utilisation

I. Table des matières

I. Table des matières...................................................................................................................... 0

II. Introduction ................................................................................................................................ 2

II.1. Structure du fichier CODA ................................................................................................... 3

II.2. Lecture du fichier CODA ...................................................................................................... 3

II.3. Analyse des données ........................................................................................................... 3

II.1. Création de l’extrait ............................................................................................................. 4

III. Interface ..................................................................................................................................... 4

IV. Paramétrage ............................................................................................................................... 5

IV.1. Introduction ......................................................................................................................... 5

• La famille ...........................................................................................................................5

• L’opération ........................................................................................................................6

IV.2. Paramétrage ........................................................................................................................ 6

IV.3. Astuce .................................................................................................................................. 8

V. Procédure d’import .................................................................................................................... 9

V.1. Lecture du fichier ................................................................................................................. 9

• Lecture du fichier ..............................................................................................................9

• Astuce ............................................................................................................................. 10

V.2. Analyse des données ......................................................................................................... 11

• Introduction ................................................................................................................... 11

• Assignation des données ................................................................................................ 17

• Astuce ............................................................................................................................. 19

V.3. Création de l’extrait bancaire ............................................................................................ 21

• Introduction ................................................................................................................... 21

• Test de conformité ......................................................................................................... 22

• Création de l’extrait bancaire ......................................................................................... 22

• Astuce ............................................................................................................................. 23

VI. Annexes .................................................................................................................................... 26

VI.1. Communication structurées .............................................................................................. 26

• BBA ................................................................................................................................. 26

• ISO .................................................................................................................................. 26

VI.2. ISABEL 6 ............................................................................................................................. 26

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II. Introduction

CODA (extrait de compte codifié) est un fichier contenant, sous forme codée, tous les mouvements intervenus sur vos

comptes à vue, comptes épargne ou comptes à terme au cours d’une journée comptable. Il reflète l'extrait de compte

papier ou l'extrait de compte électronique qui vous est délivré quotidiennement.

Le développement qui a été effectué a pour but de pouvoir lire, analyser et encoder vos extraits bancaires fournis sous la

norme CODA. Cette procédure se subdivise en 3 étapes :

- La lecture du fichier CODA et la retranscription de ces données dans une table temporaire

- L’identification semi-automatique des différents documents à associer aux lignes d’extraits à importer

- La création de l’extrait bancaire dans le système

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II.1. Structure du fichier CODA Un fichier CODA est un fichier plat structuré que l’on peut récupérer via une interface bancaire (ISABEL ou toute autre

interface propre aux banques ou non). Celui-ci se représente comme suit :

0000001021220005..................SA.AUDAXIS....... .........GEBABEBB...00473965556.00000.............. .........................2 12020BE66210026790543..................EUR000000015 9413200310112SA.AUDAXIS............................ .......................004 21000100000001200000149........00000000060500000102 12001500000VTE2968................................. .............01021202001.0 2300010000375010212361.EUR.....................YR.C ECOR.YVES.ROCHER.CECOR............................. .......................0.1 31000100010001200000149........001500001001YR.CECOR .YVES.ROCHER.CECOR................................. .......................1.0 3200010001RUE.DU.FOLLET,.2...................7540.T OURNAI............................................. .......................0.0 21000200000001200000150........00000000030855000102 12001500000VTE2971................................. .............01021202001.0 2300020000310111251006.EUR.....................PANA SONIC.ENERGY.EUROPE.NV............................. .......................0.1 31000200010001200000150........001500001001PANASONI C.ENERGY.EUROPE.NV................................. .......................1.0 3200020001BRUSSELSESTEENWEG.502..............1731.Z ELLIK.............................................. .......................0.0 21000300000001200000151........00000000000572200102 12001500000REMBOURSEMENT000099111948............... .............01021202001.0 2200030000......................................... ............07507397...........................GEBA BEBB...................1.0 2300030000BE13210000076339..................EURAG.I NSURANCE.SA........................................ .......................0.1 31000300010001200000151........001500001001AG.INSUR ANCE.SA............................................ .......................1.0 3200030001BD.EMILE.JACQMAIN.53...............1000.B RUXELLES........................................... .......................0.0 8020BE66210026790543..................EUR0000000168 605920010212....................................... .........................0 9...............00001500000000000000000000000919272 0.................................................. .........................1

Ce type de fichier peut reprendre plusieurs extraits bancaires, tout dépend du type d’export que vous avez effectué sur

votre interface bancaire. Toutefois, les données présentes sont regroupées par extrait, et ordonné par numéro de ligne

d’extrait. Il est dès lors possible de s’y retrouver dans cette structure particulière après quelques explications et un petit

temps d’adaptation. Voici donc certaines informations de bases qui peuvent vous être utiles :

- Le premier caractère de chaque ligne identifie le rôle de la ligne. Ainsi :

o Les lignes 0 et 1 correspondent à l’entête d’un extrait. Vous pouvez y retrouver le titulaire du compte, le

numéro du compte bancaire, le BIC de la banque et le montant initial à une certaine date

o Les lignes 2 et 3 correspondent aux lignes d’extrait. Chaque ligne est ensuite identifier par un numéro

spécifique.

o Les lignes 8 et 9 correspondent au résumé de l’extrait, reprenant le total mouvementé et le montant

final du compte bancaire à date.

- Sur chaque ligne d’extrait, nous pouvons identifier :

o Le numéro de la ligne, comme expliqué ci-dessus

o Une description plus ou moins conséquente qui sera utilisé pour identifier une série de documents

associés à la transaction

o Le montant de l’opération

o Le code opération de la ligne. Nous verrons plus loin que cette donnée sera importante dans l’analyse

des lignes d’extrait.

II.2. Lecture du fichier CODA La lecture d’un fichier CODA va créer autant d’entrées dans la table temporaire qu’il n’y a de ligne d’extrait. Sur chaque

entré, nous pourrons visualiser les informations de l’extrait lui-même auquel elle appartient (date d’extrait, compte

bancaire, montant initial, total mouvement, montant final, etc.) ainsi que les données nécessaires à l’identification de cette

ligne d’extrait (communication libre ou structurée, référence spécifique, compte bancaire d’origine ou de destination, etc.).

Une fois ces données récoltées, nous pouvons travailler librement dans l’analyse de ces données sans

II.3. Analyse des données Cette seconde partie a pour but d’identifier les différents documents (tiers, factures, paiements, etc.) qui correspondent à

chaque ligne d’extrait importées dans la première partie. En fonction des informations ainsi récoltées, un type de

transaction est associé à chaque ligne, permettant de piloter le système dans la dernière partie.

Cette analyse et cette identification sont semi-automatiques. Cela signifie que le système va faire un premier passage pour

tenter d’identifier lui-même des données. Dans le cas où il ne trouve pas assez d’information ou qu’il se trouve sur plusieurs

possibilités, il donne la main à l’utilisateur, lui demandant de vérifier ce qui a été assigné et d’identifier le type de

transaction correspondante.

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II.1. Création de l’extrait Cette dernière étape commence par une vérification des assignations effectuées au point précédent. Cette vérification est

primordiale pour éviter tout problème technique lors de la création des extraits (données manquantes, etc.), et cela assure

la cohérence entre le type de transaction (qui pilote les actions u système sur la ligne d’extrait en question) et les données

présentes. Si une erreur est identifiée, le système arrête le processus, avertissant l’utilisateur de l’erreur identifié.

Par exemple, si une ligne d’extrait est définie comme un paiement client libre et que le tiers sélectionné est un fournisseur,

le système en avertira l’utilisateur et arrêtera la procédure de création d’extrait.

Une fois que les lignes d’extraits à importer ont passé ce dernier test de conformité, le système va pouvoir créer le(s)

extrait(s) bancaire(s) conformément aux types de transactions identifiés.

III. Interface

Pour pouvoir gérer cet import, vous devrez pouvoir accéder à différents écrans :

- Type charge : son implication sera expliquée ci-dessous.

- Sous méthode de paiement : son implication sera expliquée ci-dessous.

- Import Fichier CODA : il s’agit du processus vous permettant de lire le fichier CODA à importer

- Import CODA : il s’agit de la table temporaire vous permettant d’analyser les données importées

- Extrait bancaire : fenêtre reprenant tous les extraits de banques encodés dans le système.

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IV.Paramétrage

Le paramétrage de l’import CODA consiste à créer un lien entre un code opération (décrit dans l’introduction) et un code

charge ou une sous-méthode de paiement.

IV.1. Introduction Comme expliqué un peu plus haut, chaque transaction est identifiée par un code opération. Ce code se subdivise en 4

parties :

… 00150000 …

Groupement Position Signification

Le type � 1er

caractère � Défini si c’est un montant simple ou global

La famille � 2ème

et 3ème

caractères � Défini le mode de paiement

L’opération � 4ème

et 5ème

caractères � Défini l’opération elle-même

La rubrique � 6ème

à 8ème

caractères � Détail de l’opération

Pour l’import de l’extrait bancaire, seules « la famille » et « l’opération » nous seront nécessaires, les autres données étant

trop abstraites ou spécifiques pour être prises en compte dans le système actuel.

• La famille

La famille nous permet d’identifier le mode de paiement qui a été utilisé. Cette valeur, contrairement au type, nous sera

très utile pour l’identification des documents lors du rapprochement des lignes d’extrait avec les factures clients ouvertes

et les facture fournisseurs. Ci-dessous, nous allons reprendre les différentes valeurs possibles et leur signification :

Codification Signification

01 � Virement / Direct Deposite

41 � Virement / Direct Deposite

03 � Chèque / Check

43 � Chèque / Check

04 � Carte de crédit / Credit Card

05 � Domiciliation / Direct Debit

13 � A crédit / On Credit

O7* � Effet de commerce

47* � Effet de commerce étranger

09* � Opération de guichet

11* � Titres, coupons

30 � Opération diverse

35 � Clôture d’intérêts, frais, etc.

80 � Frais et commissions isolés

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• L’opération

En complément au code famille, nous avons un code opération qui précise le type de transaction qui a été effectué. Il en

existe plusieurs mais ceux-ci diffèrent d’une famille à une autre. Pour plus de détails sur les associations existantes, je vous

renvoie sur le document annexe « CODA – codes opération » ci-joint.

Petite information supplémentaire, l’opération correspond à un code de 2 chiffre, pouvant donc varier de 00 à 99, et nous

pouvons déjà savoir si il s’agit d’une entré ou une sortie d’argent. En effet, le code opération équivaut TOUJOURS à une

sortie d’argent lorsque la valeur est comprise entre 00 et 49, compris, et à une entré d’argent lorsque la valeur est comprise

entre 50 et 99 compris.

Valeur Signification

[00 49] � Sortie d’argent

[50 99] � Entré d’argent

IV.2. Paramétrage Maintenant qu’on connait les différentes associations « famille-opération », il serait intéressant de les associer à des

éléments du système comme des codes charges ou des sous-méthodes de paiement. Ainsi, lors de l’analyse des données à

importer, le système pourra déjà définir l’une de ces deux informations directement grâce au code opération de 8

caractères. Ceci est particulièrement intéressant pour l’identification automatique de codes charges spécifiques comme des

frais bancaires, par exemple.

Nous devons donc paramétrer ces différentes associations, dans le système. Pour se faire, nous avons plusieurs points

d’entrés à notre disposition :

- Via la fenêtre « Type charge » qui énumère toutes les charges définies dans votre environnement. Pour chaque

charge, un onglet « Transaction CODA » existe, vous permettant d’y lier une ou plusieurs associations « famille-

opération ».

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- Via la fenêtre « sous méthode de paiement » qui énumère toutes les sous-méthodes de paiements définies dans

votre environnement, toutes banques confondues. Pour chaque sous-méthode, un onglet « transaction CODA

existe, vous permettant d’y lier une ou plusieurs associations « famille-opération ».

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- Via la fenêtre « Transaction CODA ». Dans cette fenêtre, vous pouvez lier une association « famille-opération » à

un code charge ou à une sous-méthode de paiement.

Peu importe la fenêtre où vous désirez encoder vos associations, ils seront visibles par les autres fenêtres. De plus, une

association « famille-opération » ne peut être associé qu’un un seul élément, qu’il s’agisse d’un code charge ou d’une sous-

méthode de paiement. Si l’association que vous tentez d’encoder existe déjà, le système vous en fera part via un message

d’erreur lorsque vous désirerez sauver votre enregistrement :

Ceci afin qu’il n’y ait pas d’équivoque lors de l’identification de l’association du code opération lors de l’analyse des

données reprises du fichier CODA.

IV.3. Astuce Il est préférable de paramétrer cela lors de l’import du premier fichier CODA (plus précisément, durant l’étape d’analyse

des données décrite brièvement ci-dessus). Cela vous permettra d’identifier les différentes associations « famille-

opération » présentes dans vos fichiers CODA, minimisant ainsi le nombre d’associations à définir dans votre

environnement (en regardant le document annexe, vous comprendrez qu’il peut y avoir beaucoup d’association, mieux

veut se limiter à ceux que l’on rencontre). Au file tu temps, vous serez peut être amené à devoir en créer de nouveaux étant

confronté à un code opération qui n’a pas encore été rencontré.

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V. Procédure d’import

Comme énoncé précédemment, l’import d’un fichier CODA se fait en 3 parties. Nous allons donc parcourir en détail ces 3

étapes ensemble. Il s’agit des points suivants :

1. Lecture du fichier CODA

2. Analyse et identification semi-automatique des données

3. Import de l’extrait

V.1. Lecture du fichier La première étape de tout traitement d’un fichier CODA consiste à lire le fichier que vous avez récupéré de votre interface

bancaire. Si vous utilisez ISABEL, je vous invite à visualiser comment procéder pour acquérir ce fichier via les informations

en annexe, dans le présent document. Pour toute autre interface, nous vous encourageons à prendre contact avec votre

fournisseur ou votre banque pour plus d’informations.

• Lecture du fichier

Une fois le fichier récupéré (et enregistré sur votre espace de travail), il vous faut l’introduire dans votre environnement,

afin de l’analyser et de l’importer, via la fenêtre « Import Fichier CODA ».

Une fois arrivé dans ce processus, il vous sera demandé de définir différents éléments :

- La société sur laquelle devra se créer votre/vos extrait(s) bancaire(s)

- L’organisation sur laquelle sera créé votre/vos extrait(s) bancaire(s).

- Le fichier CODA lui-même (à identifier via le bouton « Parcourir… »

- Une case à cocher permettant de supprimer les anciennes lignes d’extrait appartenant encore présents dans la

table temporaire.

Une fois ces éléments sélectionné, il vous sera demandé de cliquer sur le bouton « Envoyer » qui vous indiquera si votre

fichier est conforme ou non. En effet, le système n’autorise d’importer que des fichiers de taille raisonnable. Ainsi, si le

fichier n’est pas conforme, un message d’erreur apparaitra vous indiquant le problème rencontré :

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Si, par contre, le fichier est conforme, le système vous en averti également :

Une fois le fichier valide, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ok ». Ceci lancera le processus de lecture du fichier et créera

un enregistrement dans une table temporaire par ligne d’extrait identifiée dans le fichier. Il sera ensuite possible de

visualiser ces différents enregistrements et d’interagir avec eux avant création définitive de l’extrait bancaire (cf. point

suivant).

Une fois effectué, le système affiche le résultat obtenu qui se subdivise en :

- Un nombre d’anciennes lignes d’extraits supprimées (en fonction de la case à cocher énoncée ci-dessus)

- Un nombre de lignes d’extrait encodées à partir du fichier renseigné

• Astuce

Lorsque votre fichier est refusé car n’étant pas conforme, il est possible de procéder de 2 façon :

- Soit on doit augmenter la taille maximale autorisée pour l’upload de fichiers dans le système

- Soit on subdivise le fichier CODA en plusieurs fichiers différents.

Cette seconde solution nécessite qu’on ouvre le fichier avec un éditeur de texte (Notepad++, par exemple), d’isoler et

d’extraire différents extraits bancaires grâces à l’introduction qui vous a été faite précédemment dans le présent document,

et de créer de nouveau fichier texte avec ceux-ci.

Toutefois, il se peut qu’avec un seul extrait bancaire, le fichier soit trop conséquent. Dans ce cas, cette seconde solution

n’est pas suffisante, il faut alors modifier la taille maximale autorisée.

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V.2. Analyse des données Similairement à tout processus d’import standard de Compiere, la lecture du fichier CODA engendre la création

d’enregistrements temporaires visibles, ici, dans la fenêtre « Import CODA ». Chaque enregistrement contient non

seulement les informations de la transaction la caractérisant (étant donné qu’il s’agit d’une ligne d’extrait), mais aussi de

l’entête de l’extrait bancaire, à savoir le compte bancaire, la date de l’extrait, le montant initial, etc.

Dans la suite, on va voir comment interagir avec ces différents éléments et comment caractériser automatiquement ou

manuellement chaque ligne d’extrait. Etant donné qu’on se trouve sur une table temporaire, soyez libre d’interagir avec les

données autant que vous le voulez.

Attention tout de même à ne supprimer aucun enregistrement de cette fenêtre. En effet, le système se rendra compte qu’il

manque une ou plusieurs lignes d’extrait à importer et empêchera de créer votre extrait bancaire, vous demandant de

recommencer votre importation à partir du début, après suppression de tous les enregistrements non-importés.

• Introduction

Avant de rentrer en détail sur le fonctionnement de l’analyse des données, attardons-nous un peu sur la structure de cette

fenêtre. Chaque enregistrement (ligne d’extrait) contient les informations de l’extrait auquel il appartient ainsi que celles de

la transaction qui la caractérise. Pour mieux visualiser toutes ces données, le fichier est subdivisé en différents

regroupements. Ci-dessous, nous allons parcourir ces différentes subdivisions afin de comprendre ce qu’elles contiennent

et leur raison d’être.

Pour la plupart des groupements, il y a un champ grisé qui reprend certains messages d’erreur (leur intitulé contient

d’ailleurs le mot « Erreur » ou correspond à « Message d’erreur », cf. ci-dessous). Ces champs sont maintenus par le

système et se réfère au groupement dans lequel ils se trouvent. Vous y verrez donc une explication si le système a

rencontré un problème (incohérence, plusieurs possibilités, etc.)

Vous verrez également qu’une série de champs sont grisés, et donc non-modifiable manuellement. Ceux-ci correspondent

aux données provenant du fichier CODA et ne peuvent donc en aucun cas être modifié. L’utilisateur peut, par contre,

modifier tous les autres champs à sa guise, s’agissant essentiellement de leur correspondance avec des documents ou des

informations présentes dans votre environnement (tiers, factures, paiements, etc.).

L’analyse des données est un processus semi-automatique. C'est-à-dire que le système tentera, par lui-même, de remplir un

maximum correspondance (champs non-grisés) et d’identifier le type de transaction dont il s’agit. Il se peut, toutefois, qu’il

y ait trop peu d’information, le système vous demandera donc d’intervenir pour identifier manuellement les données

manquantes, via des informations laissées dans les champs d’erreur cités ci-dessus.

Avant de rentrer en détail dans le processus dit d’assignation, nous allons regarder ce que contient un enregistrement

CODA ainsi que sa structure. Comme expliqué ci-dessus, une ligne d’extrait à importer se subdivise en différents

groupements qui seront expliqués en détails ci-après :

- Le statut de la ligne

- La banque

- Le solde

- La transaction

- La correspondance

- Le code opération

- La communication

- Le traitement des données

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Le statut de la ligne

Le premier regroupement reprend les informations utiles sur la ligne d’extrait en question :

- Savoir si elle a déjà été importée, et si oui dans quel extrait est-elle encodée via les champs

o Importé

o Extrait bancaire

o Ligne de relevé bancaire

- Savoir l’état de l’analyse de la ligne d’extrait via les champs :

o Type d’import

o Ligne assignée (non-modifiable par l’utilisateur)

o Validez manuellement

o Assignation conforme (maintenue par le système)

- Les informations de la société et de l’extrait

o La société définie lors de l’upload du fichier CODA

o L’organisation définie lors de l’upload du fichier CODA

o Le titulaire du compte

o Le numéro d’entreprise

o Le numéro d’extrait

C’est également dans ce regroupement que nous pouvons visualiser les principaux messages d’erreurs survenus lors de

l’analyse automatique via le champ « Message d’erreur lié à l’import ».

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La banque

Comme expliqué ci-dessus, chaque ligne d’extrait possède les informations de l’extrait bancaire à laquelle elle est liée. Ainsi,

une des informations principales est le compte bancaire sur lequel se réfère l’extrait en question. Ce second regroupement

reprend donc les différentes informations bancaires récupérées à partir du fichier CODA. Il s’agit :

- Du BIC de la banque en question

- Du numéro IBAN ou du numéro du compte bancaire en question

- De la devise du compte

Le groupement qui le succède s’intitule « Compte bancaire correspondant » et permet d’identifier la devise et le compte

bancaire encodés dans votre système et correspondants aux données du groupement précédent. Les données qui s’y

retrouvent sont les suivantes :

- Le compte bancaire

- La devise

- Le solde actuel (information récupérée dans votre système en fonction du compte bancaire identifié)

- Message d’erreur : information renvoyé par le système si celui-ci n’a pas été capable d’identifier le compte

bancaire en question avec les données présentent dans le groupement précédent.

Le solde

Il s’agit d’un regroupement purement informatif, vous permettant de visualiser l’état de votre compte bancaire avant cet

extrait ainsi que le résumé de l’extrait en question. Vous trouverez donc :

- Le numéro de l’extrait papier correspondant

- La date de l’extrait

- La date de l’ancien solde

- Le solde initial : solde que vous pouvez comparer avec le « solde actuel » identifié dans le groupement précédent

- Somme débit : illustrant le montant total sortant de votre compte bancaire pour l’extrait en question (attention,

il ne s’agit pas d’un débit comptable, mais bien financier)

- Somme crédit : illustrant le montant total entrant sur votre compte bancaire pour l’extrait en question (attention,

il ne s’agit pas d’un crédit comptable, mais bien financier)

- Total mouvement : résumant le mouvement total observé pour l’extrait en question

- Le solde final de cet extrait

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La transaction

A partir de ce regroupement, on retrouve les informations propres à la ligne d’extrait en question. On y retrouve donc :

- Séquence : correspondant au numéro de séquence de la transaction pour l’extrait bancaire en question. Cette

information est très utile pour identifier une ligne d’extrait non-importée et d’identifier si toutes les lignes

d’extraits ont bien été importées dans le système. Si ce n’est pas le cas, on peut le voir par une discontinuité des

séquences.

- Montant : correspondant au montant de l’opération

- Date valeur

- Date comptable

- Tiers : nom du tiers pour la banque

- Référence Tiers : il peut s’agir de la référence du tiers pour la banque ou bien d’une référence toute autre

transmise par vos soins, par exemple ou fournie par la banque elle-même. Elle peut donc être utile, dans certains

cas, pour identifier un document en question (une sélection de paiement que vous auriez envoyée à la banque

sous un format SEPA par exemple)

- BIC : correspondant au BIC de la banque du tiers (donnée facultative)

- N° de compte : correspondant au numéro de compte ou à l’IBAN du tiers (donné facultative)

- Devise : la devise de la transaction (donnée facultative)

La correspondance

C’est au sein de ce regroupement que nous interagirons principalement. En effet, ce regroupement reprend la grande

partie des correspondances à identifier, une transaction (une ligne d’extrait bancaire) pouvant être liée à :

- Un tiers

- Une facture

- Un paiement

- Un code charge

- Une sélection de paiement

- Une remise en banque

Leur utilisation sera expliquée plus loin dans le présent document, lorsque nous parlerons du fonctionnement.

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Le code opération

Comme expliqué précédemment, chaque transaction (ligne d’extrait) comprend un code opération (suite de 8 entiers).

Cette information est reprise dans le groupement correspondant et le propose dans son ensemble, ainsi que subdivisé

suivant ses différentes parties :

- Type

- Famille

- Opération

- Rubrique

Nous nous baserons ensuite sur l’association « famille-opération » pour identifier le code charge ou la sous-méthode de

paiement correspondante.

La communication

Généralement, chaque transaction est accompagnée d’une communication. Suivant le type, plusieurs cas de figures

peuvent se présenter :

- Il s’agit d’une communication libre : dans ce cas la case à cocher « Structuré » reste décochée et l’ensemble de la

communication s’affiche dans les champs « Communication 1 », « Communication 2 », « Communication 3 » et

« Détails »

- Il s’agit d’une communication structurée : dans ce cas la case à cocher « Structuré » est bel et bien cochée et la

suite du traitement se fait dans le regroupement suivant, à savoir « Analyse Communication structurée ».

Toutefois, il peut s’agit :

o D’une communication structurée liée à une facture (de type +++123/1234/12345+++, par exemple).

Dans ce cas, le système vérifie que la communication est bien valide, via la case à cocher « Valid ». Cela

permettra d’identifier aisément la facture correspondante (voir exemple ci-dessous).

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o D’une communication structurée liée à une domiciliation (DOM80 ou SEPA). Dans ce cas, les

informations de domiciliation du client seront isolées afin de pouvoir l’identifier aisément (voir exemple

ci-dessous).

o D’une communication structurée liée à un paiement effectué via une interface de paiement (Ogone,

par exemple). Dans ce cas, une référence de l’opération sera récupérée, permettant au système

d’identifier le paiement correspondant (voir exemple ci-dessous).

Traitement des données

Enfin, le dernier regroupement nous donne accès aux 2 processus de traitement de l’information CODA, à savoir :

- L’assignation des lignes : ce qui correspond à l’analyse des données

- L’import de l’extrait : ce qui correspond à sa création dans le système

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• Assignation des données

Introduction

L’assignation des lignes d’extrait à importer se déroule en plusieurs étapes. La première consiste à analyser les données se

trouvant dans la table temporaire (fenêtre « Import CODA ») et d’identifier un maximum d’information présente dans le

système. En d’autres termes, le système va tenter de remplir les champs se trouvant dans les regroupements « Compte

bancaire correspondant » et « Correspondance ».

Il n’est toutefois pas nécessaire de remplir tous les champs proposés dans ces subdivisions. En effet, suivant les différents

éléments sélectionnés, le système va pouvoir procéder à la seconde étape qui consiste à définir le type de transaction

correspondant. Comme expliqué auparavant, cette information influencera le comportement du système lors de la création

de la ligne d’extrait.

Il existe 9 types différents, et chacun nécessite certaines informations spécifiques. Pour l’assignation automatique, il ne

peut y avoir aucun équivoque quant à l’identification du type de transaction. Les conditions sont donc strictes, c’est-à-dire

que pour chaque type certaines informations doivent être présentes (représentés en vert ci-dessous) et d’autres doivent

être absentes (représentés en rouge ci-dessous).

Parcourons ensemble les différentes possibilités et leurs conditions :

1. Encaissement : Virement client : ce qui correspond au paiement d’un client associé à une facture encore impayée

jusqu’à ce jour. Cela signifie, techniquement, que la facture a un montant ouvert supérieur ou égale au montant

de la transaction.

2. Encaissement : client (libre) : ce qui correspond à un paiement libre d’un client, lié à aucune facture.

3. Encaissement : client (dom, traite, etc.) : ce qui correspond au paiement d’un client qui est déjà référencé dans le

système (domiciliation, par exemple) et affecté à une facture. Il s’agit donc de réconcilier un paiement à un

compte bancaire

4. Encaissement : Remboursement client : cela correspond au paiement négatif (remboursement) d’un client déjà

référencé dans le système mais non-affecté à une facture. Il s’agit également de réconcilier ce paiement au

compte bancaire.

5. Décaissement : virement fournisseur : cela correspond à la réconciliation d’un paiement d’un fournisseur déjà

référencé dans le système et affecté à une facture d’achat.

6. Décaissement : fournisseur (libre) : cela correspond au remboursement d’un fournisseur, ce qui va créer un

nouveau paiement dans le système.

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7. Autre transaction : cela correspond à une transaction liée à un code imputation (code charge). Cela ne génèrera

aucun paiement, juste une ligne d’extrait pointant sur le code charge indiqué.

8. Sélection de paiement : cela signifie que la transaction correspond à une sélection de paiement encodée dans

notre système, reprenant un certain nombre de paiements générés automatiquement et généralement envoyés

dans votre interface bancaire via l’export SEPA ou toute autre procédure d’export.

9. Remise en banque : cela signifie que la transaction correspond à une remise en banque (chèque, traite, etc.). La

logique est la même que pour la sélection de paiement.

Processus d’assignation

Lorsque vous désirez lancer le processus d’assignation automatique, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Assignation des

lignes » se trouvant dans le groupement « Traitement des données ».

Une fenêtre pop-up apparaît ensuite, vous demandant de confirmer votre choix et, une fois accepté, le système

commencera le travail.

Avant toute chose, nous verrons plus loin qu’il est possible de définir manuellement un type de transaction sur une ligne

d’extrait à importer, un cas à cocher « Validez manuellement » existe donc (cf. plus haut) et devra être cochée

manuellement dans ce cas. Cela signifie que le système est capable d’identifier les lignes d’extrait assignée

automatiquement et celle assignées manuellement.

Une fois le processus d’assignation lancé, le système va donc traiter toutes les lignes non-assignées manuellement (case

« Validez manuellement » décochée), une à une en analysant leurs données et en leur identifiant un type de transaction

bien précis, suivant les conditions définies ci-dessus. Les lignes assignées manuellement ne sont donc pas impactées,

laissant à l’utilisateur la possibilité de définir lui-même le type nécessaire.

Pour chaque ligne d’extrait à importer, plusieurs cas de figure peuvent apparaître :

- Le système a désigné un type de transaction car les conditions étaient remplie, elle est donc définie comme étant

assignée (case « Ligne assignée » cochée).

- Le système n’a pas su définir un type de transaction. Dans ce cas, un message d’erreur apparaît dans le

groupement « Statut », expliquant pourquoi le système a échoué.

o Soit le système a trouvé trop d’informations, ne sachant donc pas quel type de transaction utilisé, vous

cédant donc la main afin que vous l’identifiiez vous-même grâce aux explications ci-dessus. Ce cas de

figure peut se présenter lorsqu’un tiers est client et fournisseur en même temps, par exemple.

o Soit le système n’a pas trouvé assez d’informations, vous demandant donc d’intervenir manuellement

pour identifier les données manquantes et, par la même occasion, le type de transaction

correspondant.

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Résultat

Au finale, vous aurez une série de ligne d’extraits qui seront correctement assignées par le système et prêtes à être

définitivement importée, et certaines pour lesquelles le système a eu quelques difficultés, vous donnant ensuite la main

pour traiter ces lignes manuellement.

Le compte rendu du travail qui vient d’être effectué est repris dans une dernière fenêtre

pop-up qui énumère :

- Les lignes déjà importées (si elles n’ont pas été supprimées au point « III.

Lecture du fichier)

- Les lignes assignées par le système

- Les lignes assignées manuellement par l’utilisateur

- Les lignes en erreur (manque d’information ou incohérence)

Le système ne vous permettra de créer un extrait que si toutes les lignes sont assignées. Le but est donc de parcourir les

lignes litigeuses (celle n’étant ni assignée automatiquement, ni manuellement, c’est-à-dire où les cases « Ligne assignée »

et « Validez manuellement » sont décochées).

Vous devrez donc parcourir les lignes litigeuse, y identifier les données manquantes ainsi que le type de transaction

correspondant, tout en respectant les conditions cités plus haut, et les définir comme étant assignées manuellement (case

« Validez manuellement » cochée).

Une fois toutes les lignes assignées (c’est-à-dire qu’il ne reste plus aucune ligne en erreur dans le compte rendu), il vous est

possible de passer à l’étape suivante qui consiste à créer un(des) extrait(s) bancaire(s).

• Astuce

Il se peut que la fenêtre soit trop grande pour votre écran d’ordinateur. Cela peut vous empêcher de visualiser les fenêtres

pop-ups décrites ci-dessus. Pour y remédier, il vous suffit de réduire l’affichage de la fenêtre en regroupant tous les

groupements :

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Puis, en ouvrant uniquement le groupement « Traitement des données » :

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V.3. Création de l’extrait bancaire

• Introduction

Cette troisième et dernière étape est, quant à elle, entièrement automatisée et aura comme finalité la création de

votre(vos) extrait(s) bancaire(s) à partir des lignes temporaires assignées précédemment. Elle se subdivise en 2 parties :

- La première consiste à vérifier la conformité des assignations, afin de s’assurer une dernière fois que toutes les

données définies sont cohérentes et que rien ne manque.

- La seconde créera l’extrait bancaire ainsi que ses lignes conformément aux assignations qui ont été définies.

Avant de rentrer dans les détails, parcourons à nouveaux les différents types d’assignations possibles ainsi que l’action que

devra effectuer le système :

1. Encaissement : Virement client : il s’agit, ici, de constater le paiement d’une facture client. Le système traite donc

ce cas de figure en créant le paiement du client, en l’affectant à la facture et en le réconciliant au nouvel extrait

bancaire.

2. Encaissement : client (libre) : contrairement au premier cas, il s’agit de constater un paiement libre d’un client.

Le système créera donc un paiement non-affecté pour le client en question, et le réconciliera à l’extrait bancaire.

3. Encaissement : client (dom, traite, etc.) : dans ce cas de figure, la transaction observée est liée à un tiers, une

facture et un paiement déjà présents dans le système. On va donc simplement réconcilié ce dernier au nouvel

extrait bancaire.

4. Encaissement : Remboursement client : étant donné qu’un remboursement client est effectué par les soins de

l’utilisateur, ce type de transaction doit être lié à un paiement présent dans le système. Celui-ci ne fera donc que

réconcilier ce document avec le nouvel extrait bancaire.

5. Décaissement : virement fournisseur : Dans ce cas de figure, nous observons, dans l’extrait à créer, le paiement

que nous avons effectué précédemment suite à une sélection de paiement. Le système ne fera donc que

réconcilier le paiement identifié au nouvel extrait bancaire.

6. Décaissement : fournisseur (libre) : Conformément au deuxième cas de figure, il s’agit d’un paiement libre d’un

fournisseur. Le système créera donc un paiement non-affecté pour le client en question, et le réconciliera à

l’extrait bancaire.

7. Autre transaction : ce type de transaction correspond à lier une ligne d’extrait bancaire à un code imputation

(intitulé « code charge » dans le système). Le système créera donc une ligne à ce nouvel extrait avec le code

charge sélectionné.

8. Sélection de paiement : dans ce cas de figure, le système parcourra la sélection de paiement sélectionnée et

créera une ligne d’extrait par paiement identifié dans cette sélection.

9. Remise en banque : similairement à la sélection de paiement, le système créera une ligne d’extrait pour chaque

paiement identifié dans la remise en banque.

Etant donné que certaines lignes d’extrait ont été définies manuellement (choix du type de transaction), il se peut qu’il y ait

des incohérences entre les données présentes et celles nécessaires. Par exemple, un utilisateur a pu choisir le type d’import

« Encaissement : client (dom, traite, etc.) » alors qu’aucun paiement n’est identifié sur la ligne d’extrait, information

pourtant obligatoire (cf. plus haut).

Le système va donc effectuer un ultime test de conformité afin de vérifier si toutes les données sont cohérentes et que le

type de transaction est correct. Si toutes les lignes sont conformes, le système créera ensuite le(s) extrait(s)

correspondant(s), sinon, il renverra un message d’erreur signalant que plusieurs lignes ne sont pas conformes et vous

demandant d’y remédier.

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• Test de conformité

Cet ultime test est nécessaire pour vérifier la cohérence des informations renseignées sur chaque ligne d’extrait à créer. En

effet, plus haut, nous avons vu, par exemple, qu’il était possible de définir le type de transaction manuellement, by-passant

l’assignation automatique du système. En quelque sorte, celui-ci vous fait confiance et ne regarde donc pas ce que vous

avez défini.

Le test de conformité s’assure que ces assignations ainsi que les données présentes sont cohérentes et ne risquent pas de

poser de problèmes. Cette vérification s’effectue en 5 étapes :

1. Assignation : il vérifie si toutes les lignes sont assignées. Si ce n’est pas le cas, le système s’arrête en vous

demandant d’assigner les lignes en litige.

2. Type d’import : le système vérifie ensuite si les documents nécessaires pour le type d’import correspondant sont

bien présents. Ici, contrairement à la partie « assignation », on ne regarde que les documents devant être

présents (en vert ci-dessus), on est donc moins stricte étant donné que certains assignations ont été effectuées

manuellement

3. Documents cohérents : le système vérifie la cohérence entre les documents sélectionnés. Ainsi, par exemple, si

nous avons identifié un paiement et une facture pointant sur des tiers différents, leur association n’est pas

conforme.

4. Globalité : le système vérifie si toutes les lignes d’extrait sont présentes et que l’utilisateur n’en a pas supprimé

par mégarde.

5. Doublon : le système s’assure que l’on ne sélectionne pas un même document sur plusieurs lignes d’extrait. Ainsi,

une facture ne pourra se trouver qu’une seule fois dans la table temporaire, par exemple.

A la fin de ce tests, certaines lignes peuvent donc être tout à fait cohérentes et d’autres peuvent être litigeuses. Pour faire

la distinction entre ces différents états, le système va mettre à jour la case « Assignation conforme » sur chaque ligne à

créer. Ainsi, toutes les lignes dont la case « Assignation conforme » est cochée sont cohérentes et peuvent générer des

lignes d’extrait bancaire. Les autres lignes, quant à elles, sont litigeuses et nécessitent une petite révision.

Dans le cas où au moins une incohérence a été décelée par le système, celui-ci vous en fait part via un message d’erreur (cf.

exemple ci-dessous), refusant, ainsi, de créer l’extrait bancaire en question.

Il vous sera, dès lors, demandé de passer sur les lignes non-conformes et de les rectifier afin que les données s’y trouvant

soit cohérentes. Pour se faire, il suffit de parcourir les lignes non-conformes, de lire les informations se trouvant dans les

champs dédiés aux erreurs (cf. plus haut) et de rectifier celles-ci jusqu’à ce qu’elles soient toutes conformes.

• Création de l’extrait bancaire

Une fois que toutes les lignes d’extraits ont passé le test de conformité avec succès, il est dès lors possible de créer vos

extraits bancaires. Le système s’en charge automatiquement et vous renvoi un compte rendu du résultat obtenu.

L’information que vous y retrouvez est :

- Le nom de chaque extrait nouvellement importés

- Le compte bancaire sur lequel chaque extrait se rapporte

- Une dernière vérification entre le total mouvementé décrit dans

le fichier CODA et celui calculé dans chaque nouvel extrait

Il ne vous reste plus qu’à aller sur vos nouveaux extraits, de vérifier

rapidement que tout est en ordre, puis de traiter vos documents

manuellement.

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• Astuce

Il se peut que le test de conformité refuse de créer vos extraits bancaires pour la raison suivante :

Cela signifie qu’une ligne d’extrait à créer serait manquante, suite à une erreur de manipulation ou tout autre problème

technique. Malheureusement, dans ce cas de figure, il vous sera demandé de supprimer toutes les lignes de l’extrait en

question et de recommencer le processus d’import avec le fichier CODA correspondant. Voici donc comment procéder.

Identification

La première chose à faire est d’identifier la ligne manquante et, plus précisément, l’extrait bancaire en question. Pour se

faire, il faut trier les lignes d’extrait bancaire par extrait (ou par compte bancaire) et par numéro de séquence.

Ensuite, parcourez les différentes lignes pour trouver la séquence manquante et, ainsi, identifier l’extrait correspondant.

Dans l’exemple ci-dessous, il manque la ligne 4 :

Il est dès lors important de garder en mémoire l’extrait concerné ou au moins le compte bancaire correspondant pour la

suite.

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Suppression

Maintenant que vous avez identifié l’extrait bancaire litigieux, il faut la supprimer afin de pouvoir créer les autres extraits

bancaires et revenir sur celui-ci par la suite.

Pour se faire, il vous faut tout d’abord sélectionner les lignes appartenant à l’extrait incomplet puis à les supprimer grâce à

l’action « Suppression des enregistrements ».

Dans votre table temporaire, il ne vous reste plus que les lignes des autres extraits bancaires à créés, il vous suffit

simplement de relancer le processus de création des extrait pour que ceux-ci soit générés dans le système.

Réimportation

Le travail n’est pas terminé. En effet, il vous reste encore à importer l’extrait manquant. Recommencez donc le processus

d’import CODA à partir du début en sélectionnant à nouveau votre fichier CODA, en supprimant les anciens

enregistrements. Une fois les données importées dans la table temporaire, supprimez toutes les lignes n’appartenant pas à

l’extrait qui était litigieux ci-dessus, via l’onglet « Recherche avancée ».

Votre recherche peut donc se faire sur le numéro de compte bancaire, le numéro d’extrait papier ou toute autre

information vous permettant d’identifier l’extrait bancaire en question.

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Sélectionnez ensuite toutes les lignes affichées et supprimez-les, comme expliqué ci-dessus.

Traitement des données

Maintenant, la table temporaire ne contient que les lignes de l’extrait qui était incomplet, il ne vous reste plus qu’à le

traiter comme expliqué dans le présent document, à partir de la partie 2 « Analyse des données ».

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VI.Annexes

VI.1. Communication structurées Il y a 2 types de communications structurées prises en charge par l’export SEPA :

- BBA : Belgian Banker’s and Stockbroking Firms’ Association

- ISO : Structured Communication Reference

Chaque type a sa propre règle, il est donc facile de les identifier.

• BBA

Il s’agit d’une communication structurée belge de 12 chiffres où les 2 derniers constituent un chiffre contrôle des 10

premiers. Cette valeur de contrôle est le modulo 97 du chiffre défini par les 10 premiers. Si ce modulo est nul, il doit valoir

97.

Cette structure n’est supportée que par des banques belges.

• ISO

Il s’agit de la communication structurée ISO11649 qui se présente comme suite (max 25 caractères au total) :

RF nn cc..cccc où RF identifiant de référence du créancier

nn 2 chiffres qui constituent un chiffre de contrôle

cc..cccc référence du créancier (maximum 21 caractères)

VI.2. ISABEL 6 Je vous invite à visionner la vidéo de présentation d’ISABEL à ce sujet :

https://www.isabel.eu/fr/forbusiness/solutions/isabel6/modules/coda.html

3 Ju in 2013 Guide d’utilisation...

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Transcript of 3 Ju in 2013 Guide d’utilisation...