2388285 Cours Access

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 BASE DE DONNEES ACCESS Intervenant : Soad LHARAOUI SOAD LHARAOUI/CPCF : ACCESS 1

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BASE DE DONNEESACCESS

Intervenant Soad LHARAOUI

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 1

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OBJECTIFS - Creacuteer la structure drsquoune table- Deacutefinir les proprieacuteteacutes des champs

Formats de champs Reacutegles de validation et messages drsquoerreur

- Modifier la structure drsquoune table- Saisir les Enregistrements de la table- Creacuteer un formulaire simple avec lrsquoassistant- Saisir des donneacutees dans un formulaire- Manipuler un formulaire de saisie

CAS PAPETIERE PREMIERE PARTIE I CREER UNE TABLE AVEC ACCESS Pour creacuteer une table trois questions sont agrave se poser A Quels sont les renseignements dont jrsquoaurai besoin La reacuteponse agrave cette question va deacuteterminer les

champs agrave deacutefinir pour la table B Quelle sera la structure de ma table

Pour chaque champ de la table on doit deacutefinir le type de donneacutees et la taille du champ (nombre

de caractegraveres maximal que peut contenir le champ) C Quel sera le champ qui servira de cleacute primaire de la table Toute table doit en effet comporter une cleacute primaire crsquoest agrave dire un champ ayant une valeur unique

pour chaque enregistrement Il faut donc preacutevoir un champ contenant un numeacutero ou un code ACCESS gegravere les types de donneacutees et les tailles de champ suivants

Types dedonneacutees

Deacutefinition Taille du champ

TEXTE Contient tout type de caractegraveres (chiffreslettressymbole)

Deacutefini par lutilisateur de 1 octet jusquagrave255 maxi

MEMO Contient des informations de longueurvariable ex Ce client est agrave contacter le

lundi agrave partir de 14 h

Taille variable non parameacutetrable de 1 agrave32000 caractegraveres

NUMEROAUTO Attribue agrave chaque enregistrement unnumeacutero increacutementeacute

Taille non parameacutetrable (eacutequivaut agrave lataille entier long)

OUINON Ce type nadmet que deux valeurs soit ouinonsoit vraifauxsoit activeacutedeacutesactiveacute

Taille non parameacutetrable

NUMERIQUE Ce type correspond agrave des nombres(donneacutees qui pourront servir agrave descalculs)

Choisissez la taille - Octet nbre compris entre 0 et 255- Entier (nombre compris entre -32767 et+ 32767

- Entier long (entre -2 milliard et +2milliards)- reacuteeacutel simple (entre -340 1038et +3401038)- Reacuteeacutel double (entre -179 10107 et +17910107)

MONETAIRE Ce type de donneacutees conserve enmeacutemoire tous les chiffres apregraves la virgulece qui peut srsquoaveacuterer utile pour lesproblegravemes drsquoarrondi

8 octets (taille non parameacutetrable)

OLE Conserve des donneacutees lieacutees agrave une autreapplication telle qursquoEXCEL

Jusqursquoagrave un gigaoctet

LIEN

HYPERTEXTE

Meacutemorise des adresses URL de sites Web Jusqursquoagrave 64000 octets

ASSISTANT LISTEDE CHOIX

Permet de rechercher une valeur parmiune liste de valeur provenant drsquoune autretable Geacuteneacuteralement les listes de choixsont utiliseacutees pour les cleacutes eacutetrangegraveres

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DATEHEURE Permet dentrer des dates ou des heures Taille non parameacutetrableRemarque pour les champs de type numeacuterique il faut choisir la taille la plus petite possible

correspondant au besoin par exemple pour un champ Nombre denfants le type octet suffit pour desmontants avec virgule la taille reacuteeacutel simple suffit largement) Le champ de type compteur eacutequivaut en taille agrave Entier long LE THEME

La socieacuteteacute laquo La papetiegravere raquo assure la distribution de fournitures de bureau et accessoires informatiquesaupregraves dutilisateurs professionnels Cette socieacuteteacute envisage dutiliser le SGBD relationnel ACCESS2000 pour assurer le suivi des commandes clients

Votre mission (si vous lacceptez) va consister agrave creacuteer la table CLIENT appartenant agrave la base dedonneacutees PAPETIEREMDB 5) Creacuteez la structure de la table CLIENTS

selon les indications ci-apregraves Nomp du champ Type de champ Taille du champCODECLI ENTIER LONG Entier longNOMCLI TEXTE 40

ADRCLI TEXTE 40VILLECLI TEXTE 25CODEREG NUMERIQUE ENTIERPAIEMENT TEXTE 21ENCOURSCLI NUMERIQUE Reacuteeacutel simplePLAFONDCLI NUMERIQUE Reacuteeacutel simpleCPCLI NUMERIQUE Entier long

6) Creacuteez la cleacute primaire de la table Seacutelectionnez le champ CODECLI en cliquant sur le seacutelecteur de champ (bouton situeacute dans la

marge gauche )

Cliquez sur le bouton cleacute primaire

7) Vous disposez ci-dessous des cinq premiers enregistrements de la table CLIENT de la socieacuteteacutePAPETIERE Votre travail consiste agrave saisir ces enregistrements en mode laquo feuille de donneacutees raquo

Enregistrements agrave saisir

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1) Saisissez les noms de champs tels

qursquoils sont deacutefinis dans le tableau ci-

dessus

2) Seacutelectionnez le type de

donneacutees en cliquant sur le

bouton laquo liste deacuteroulante raquo

3) Seacutelectionnez la taille du champ

en cliquant sur le bouton laquo listedeacuteroulante raquo pour les champs de

type numeacuteriqueOU Saisissez le nombre de

caractegraveres pour les champs de

type texte

Enregistrez ensuite la table Menu Fichier - EnregistrerNom de la table CLIENT

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Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI VILLECLI PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

CPCLI

00001

Vent duSud

10 rueMontaigne

LILLE Chegraveque agravereacuteception

112 00000F

50000 59000

00002

Crion 15 rue JBLebas

LILLE Chegraveque agravereacuteception

29 20000F

50000 59000

0000

3

Edition du

ChercheMidi

221

Boulevard dela reacutepublique

LILLE Chegraveque agrave

reacuteception

47 20000

F

90000 59000

00004

Pic Puce 171 route deValenciennes

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

37 00000F

130000 59450

00005

Assurance Azur

12 rue delEglise

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

147 00000F

100000 59450

MODES OPERATOIRES

1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de donneacutees (remarque la petite flegraveche permet deseacutelectionner les 2 modes drsquoaffichage drsquoune table feuille de donneacutees ou creacuteation) 2) Reacuteduisez ou augmentez la taille des colonnes

II MODIFIER LA STRUCTURE DrsquoUNE TABLE

On va modifier la structure de la table des clients en inseacuterant un champ CODEREGen supprimant le champ PAIEMENTen deacuteplaccedilant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique)

1) Ouvrez la fenecirctre laquo Creacuteation de table raquo

si la table client est encore ouverte en mode feuille de donneacutees cliquez sur le bouton

Affichage - laquo Mode creacuteation raquo Si la table client est fermeacutee seacutelectionnez celle-ci dans la fenecirctre laquo Base de donneacutees raquo et

cliquez sur le bouton laquo modifier raquo

2) Le mode de paiement eacutetant une donneacutee reacutepeacutetitive vous allez codifier ce champ (il est plus rapide desaisir un code plutocirct qursquoune expression du type laquo CHEQUE A RECEPTION raquo) on va donc inseacuterer unnouveau champ CODEREG juste avant le champ PAIEMENT

Pour inseacuterer un champ on seacutelectionne la ligne avant laquelle on veut inseacuterer le champ (ici on

seacutelectionne la ligne PAIEMENT)

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pour reacuteduire la colonne CODE CLI faire glisser la marque de

seacuteparation de champ sur la gauche

1) Seacutelectionner la table

2) Cliquer ici pour modifier la

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Puis on clique sur le menu Edition - inseacuterer une ligneVous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de donneacutees est numeacuterique -

Taille du champ OCTETLes valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement

CODE REG PAIEMENT1 Chegraveque agrave reacuteception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 Chegraveque agrave 60 jours

3) Mettez agrave jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis preacuteceacutedemment Basculez en mode feuille de donneacutees et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champCODEREG4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu aussi vous allez le supprimer

Seacutelectionnez le champ PAIEMENTCliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5) Deacuteplacement du champ CPCLI

Basculez en mode creacuteation de table (cliquer sur le bouton laquo Creacuteation de table raquoSeacutelectionnez la ligne contentant le champ CPCLI

III PARAMETRER LES PROPRIETES DrsquoAFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIEOn va ameacuteliorer la table CLIENT en

deacutefinissant une leacutegende de certains champ (le champ CPCLI par exemple estincompreacutehensible sa leacutegende sera Code postal)

deacutefinissant une description qui apparaicirctra dans la barre drsquoeacutetat (par exemple la leacutegende duchamp CPCLI sera laquo Entrez le code postal du client raquo)

deacutefinissant un format personnaliseacute pour certains champs par exemple le champ VILLECLI seraau format majucule le champ code client sera au format 00000 )

deacutefinissant des regravegles de validation exemple le champ CPCLI doit eumltre compris entre 01000et 95000deacutefinissant des messages drsquoerreur si les reacutegles de validation ne sont pas respecteacutees

Informations

LE FORMAT DrsquoAFFICHAGE

Le format dun champ deacutefinit la maniegravere dont doivent ecirctre preacutesenteacutees les donneacutees On peut utiliserdans certains cas des formats preacutedeacutefinis ou alors personnaliser son format (pour les formatspreacutedeacutefinis faites donc des essais)

Exemples de formats personnaliseacutes (agrave deacutefinir dans la proprieacuteteacute FORMAT de la table en modecreacuteation DONNEacuteES DE TYPE TEXTE (ET MEacuteMO) UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

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1) On seacutelectionne cette ligne dans la marge

2) On fait glisser le champ CPCLI sur

le champ VILLECLI

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Code deformat

Description - Exemples

gt Tous les caractegraveres du champ seront en majusculeslt Tous les caractegraveres du champ seront en minuscules (ltAltGrgt0)

permet de personnaliser lrsquoaffichage des caractegraveres Exemple pour personnaliser un ndeg deteacuteleacutephone on peut deacutefinir le format suivant ----Si on saisit la valeur 0127988862 laffichage sera le suivant 01-27-98-88-62

DONNEacuteES DE TYPE NUMERIQUES UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

Code deformat

Description - Exemples

(ltAltGrgt3)

Deacutesigne un chiffre Exemple soit le format Ndeg de code En entrant lavaleur 411214 ACCESS affichera Ndeg de code 411 214

0 Exemple 000 la valeur 7 sera afficheacutee 007 Format pourcentage Ex 012 entraine laffichage de la valeur 12F ou euro Affiche le symbole F(ranc) ou euro(uro) utiliser plutocirct le format Moneacutetaire

LES REgraveGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES DrsquoERREUR LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc uncontrocircle de saisie LES MESSAGES DrsquoERREUR lorsqursquoune regravegle de validation a eacuteteacute deacutefinie on peut provoquerlrsquoaffichage drsquoun message en cas drsquoerreurACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en FranccedilaisPar exemple dans la proprieacuteteacute VALIDE SI on peut utiliser les expressions suivantes EXPRESSIONS DE VALIDATION LES DONNEacuteES DOIVENT MESSAGE SI ERREUR

=FRANCE Etre eacutegales agrave FRANCE laquo Le pays saisi doit ecirctre la France raquoENTRE 01000 ET 95000 Comprises entre 01000 et

95000

laquo Le code postal nrsquoest pas valide raquo

DANS(PARISLYONLILLE) Etre PARISLYON ou LILLE laquo La ville doit ecirctre PARIS LYON ouLILLE raquo

COMME(P[A-F]) avoir la 1egravere lettre commenccedilantpar Pet la deuxiegraveme compriseentre A et F

ACTIVITEParameacutetrez les proprieacuteteacutes de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du

champ

Description Leacutegende Format Regravegle de validationmessage

drsquoerreurCODECLI Codeclient

00000

VILLECLI En majusculeCPCLI Entrez le code postal Code

Postal Valide si

Entre laquo 01000 raquo Et laquo 95999 raquoMessage si erreur Le code postal doit ecirctre comprisentre 01000 et 95999

PLAFONDCLI Saisissez la ligne decreacutedit maximal autoriseacute

Moneacutetaire eneuro

ENCOURSCLI Saisissez lrsquoencours decreacutedit utiliseacute

Moneacutetaire eneuro

CODEREG Valide si Entre 1 Et 5Message si erreur Le code de regraveglement doit ecirctrecompris entre 1 et 5

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

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1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

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1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

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Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

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Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

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Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

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Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 43

Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 48

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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OBJECTIFS - Creacuteer la structure drsquoune table- Deacutefinir les proprieacuteteacutes des champs

Formats de champs Reacutegles de validation et messages drsquoerreur

- Modifier la structure drsquoune table- Saisir les Enregistrements de la table- Creacuteer un formulaire simple avec lrsquoassistant- Saisir des donneacutees dans un formulaire- Manipuler un formulaire de saisie

CAS PAPETIERE PREMIERE PARTIE I CREER UNE TABLE AVEC ACCESS Pour creacuteer une table trois questions sont agrave se poser A Quels sont les renseignements dont jrsquoaurai besoin La reacuteponse agrave cette question va deacuteterminer les

champs agrave deacutefinir pour la table B Quelle sera la structure de ma table

Pour chaque champ de la table on doit deacutefinir le type de donneacutees et la taille du champ (nombre

de caractegraveres maximal que peut contenir le champ) C Quel sera le champ qui servira de cleacute primaire de la table Toute table doit en effet comporter une cleacute primaire crsquoest agrave dire un champ ayant une valeur unique

pour chaque enregistrement Il faut donc preacutevoir un champ contenant un numeacutero ou un code ACCESS gegravere les types de donneacutees et les tailles de champ suivants

Types dedonneacutees

Deacutefinition Taille du champ

TEXTE Contient tout type de caractegraveres (chiffreslettressymbole)

Deacutefini par lutilisateur de 1 octet jusquagrave255 maxi

MEMO Contient des informations de longueurvariable ex Ce client est agrave contacter le

lundi agrave partir de 14 h

Taille variable non parameacutetrable de 1 agrave32000 caractegraveres

NUMEROAUTO Attribue agrave chaque enregistrement unnumeacutero increacutementeacute

Taille non parameacutetrable (eacutequivaut agrave lataille entier long)

OUINON Ce type nadmet que deux valeurs soit ouinonsoit vraifauxsoit activeacutedeacutesactiveacute

Taille non parameacutetrable

NUMERIQUE Ce type correspond agrave des nombres(donneacutees qui pourront servir agrave descalculs)

Choisissez la taille - Octet nbre compris entre 0 et 255- Entier (nombre compris entre -32767 et+ 32767

- Entier long (entre -2 milliard et +2milliards)- reacuteeacutel simple (entre -340 1038et +3401038)- Reacuteeacutel double (entre -179 10107 et +17910107)

MONETAIRE Ce type de donneacutees conserve enmeacutemoire tous les chiffres apregraves la virgulece qui peut srsquoaveacuterer utile pour lesproblegravemes drsquoarrondi

8 octets (taille non parameacutetrable)

OLE Conserve des donneacutees lieacutees agrave une autreapplication telle qursquoEXCEL

Jusqursquoagrave un gigaoctet

LIEN

HYPERTEXTE

Meacutemorise des adresses URL de sites Web Jusqursquoagrave 64000 octets

ASSISTANT LISTEDE CHOIX

Permet de rechercher une valeur parmiune liste de valeur provenant drsquoune autretable Geacuteneacuteralement les listes de choixsont utiliseacutees pour les cleacutes eacutetrangegraveres

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 2

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DATEHEURE Permet dentrer des dates ou des heures Taille non parameacutetrableRemarque pour les champs de type numeacuterique il faut choisir la taille la plus petite possible

correspondant au besoin par exemple pour un champ Nombre denfants le type octet suffit pour desmontants avec virgule la taille reacuteeacutel simple suffit largement) Le champ de type compteur eacutequivaut en taille agrave Entier long LE THEME

La socieacuteteacute laquo La papetiegravere raquo assure la distribution de fournitures de bureau et accessoires informatiquesaupregraves dutilisateurs professionnels Cette socieacuteteacute envisage dutiliser le SGBD relationnel ACCESS2000 pour assurer le suivi des commandes clients

Votre mission (si vous lacceptez) va consister agrave creacuteer la table CLIENT appartenant agrave la base dedonneacutees PAPETIEREMDB 5) Creacuteez la structure de la table CLIENTS

selon les indications ci-apregraves Nomp du champ Type de champ Taille du champCODECLI ENTIER LONG Entier longNOMCLI TEXTE 40

ADRCLI TEXTE 40VILLECLI TEXTE 25CODEREG NUMERIQUE ENTIERPAIEMENT TEXTE 21ENCOURSCLI NUMERIQUE Reacuteeacutel simplePLAFONDCLI NUMERIQUE Reacuteeacutel simpleCPCLI NUMERIQUE Entier long

6) Creacuteez la cleacute primaire de la table Seacutelectionnez le champ CODECLI en cliquant sur le seacutelecteur de champ (bouton situeacute dans la

marge gauche )

Cliquez sur le bouton cleacute primaire

7) Vous disposez ci-dessous des cinq premiers enregistrements de la table CLIENT de la socieacuteteacutePAPETIERE Votre travail consiste agrave saisir ces enregistrements en mode laquo feuille de donneacutees raquo

Enregistrements agrave saisir

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 3

1) Saisissez les noms de champs tels

qursquoils sont deacutefinis dans le tableau ci-

dessus

2) Seacutelectionnez le type de

donneacutees en cliquant sur le

bouton laquo liste deacuteroulante raquo

3) Seacutelectionnez la taille du champ

en cliquant sur le bouton laquo listedeacuteroulante raquo pour les champs de

type numeacuteriqueOU Saisissez le nombre de

caractegraveres pour les champs de

type texte

Enregistrez ensuite la table Menu Fichier - EnregistrerNom de la table CLIENT

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Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI VILLECLI PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

CPCLI

00001

Vent duSud

10 rueMontaigne

LILLE Chegraveque agravereacuteception

112 00000F

50000 59000

00002

Crion 15 rue JBLebas

LILLE Chegraveque agravereacuteception

29 20000F

50000 59000

0000

3

Edition du

ChercheMidi

221

Boulevard dela reacutepublique

LILLE Chegraveque agrave

reacuteception

47 20000

F

90000 59000

00004

Pic Puce 171 route deValenciennes

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

37 00000F

130000 59450

00005

Assurance Azur

12 rue delEglise

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

147 00000F

100000 59450

MODES OPERATOIRES

1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de donneacutees (remarque la petite flegraveche permet deseacutelectionner les 2 modes drsquoaffichage drsquoune table feuille de donneacutees ou creacuteation) 2) Reacuteduisez ou augmentez la taille des colonnes

II MODIFIER LA STRUCTURE DrsquoUNE TABLE

On va modifier la structure de la table des clients en inseacuterant un champ CODEREGen supprimant le champ PAIEMENTen deacuteplaccedilant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique)

1) Ouvrez la fenecirctre laquo Creacuteation de table raquo

si la table client est encore ouverte en mode feuille de donneacutees cliquez sur le bouton

Affichage - laquo Mode creacuteation raquo Si la table client est fermeacutee seacutelectionnez celle-ci dans la fenecirctre laquo Base de donneacutees raquo et

cliquez sur le bouton laquo modifier raquo

2) Le mode de paiement eacutetant une donneacutee reacutepeacutetitive vous allez codifier ce champ (il est plus rapide desaisir un code plutocirct qursquoune expression du type laquo CHEQUE A RECEPTION raquo) on va donc inseacuterer unnouveau champ CODEREG juste avant le champ PAIEMENT

Pour inseacuterer un champ on seacutelectionne la ligne avant laquelle on veut inseacuterer le champ (ici on

seacutelectionne la ligne PAIEMENT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 4

pour reacuteduire la colonne CODE CLI faire glisser la marque de

seacuteparation de champ sur la gauche

1) Seacutelectionner la table

2) Cliquer ici pour modifier la

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Puis on clique sur le menu Edition - inseacuterer une ligneVous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de donneacutees est numeacuterique -

Taille du champ OCTETLes valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement

CODE REG PAIEMENT1 Chegraveque agrave reacuteception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 Chegraveque agrave 60 jours

3) Mettez agrave jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis preacuteceacutedemment Basculez en mode feuille de donneacutees et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champCODEREG4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu aussi vous allez le supprimer

Seacutelectionnez le champ PAIEMENTCliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5) Deacuteplacement du champ CPCLI

Basculez en mode creacuteation de table (cliquer sur le bouton laquo Creacuteation de table raquoSeacutelectionnez la ligne contentant le champ CPCLI

III PARAMETRER LES PROPRIETES DrsquoAFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIEOn va ameacuteliorer la table CLIENT en

deacutefinissant une leacutegende de certains champ (le champ CPCLI par exemple estincompreacutehensible sa leacutegende sera Code postal)

deacutefinissant une description qui apparaicirctra dans la barre drsquoeacutetat (par exemple la leacutegende duchamp CPCLI sera laquo Entrez le code postal du client raquo)

deacutefinissant un format personnaliseacute pour certains champs par exemple le champ VILLECLI seraau format majucule le champ code client sera au format 00000 )

deacutefinissant des regravegles de validation exemple le champ CPCLI doit eumltre compris entre 01000et 95000deacutefinissant des messages drsquoerreur si les reacutegles de validation ne sont pas respecteacutees

Informations

LE FORMAT DrsquoAFFICHAGE

Le format dun champ deacutefinit la maniegravere dont doivent ecirctre preacutesenteacutees les donneacutees On peut utiliserdans certains cas des formats preacutedeacutefinis ou alors personnaliser son format (pour les formatspreacutedeacutefinis faites donc des essais)

Exemples de formats personnaliseacutes (agrave deacutefinir dans la proprieacuteteacute FORMAT de la table en modecreacuteation DONNEacuteES DE TYPE TEXTE (ET MEacuteMO) UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 5

1) On seacutelectionne cette ligne dans la marge

2) On fait glisser le champ CPCLI sur

le champ VILLECLI

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Code deformat

Description - Exemples

gt Tous les caractegraveres du champ seront en majusculeslt Tous les caractegraveres du champ seront en minuscules (ltAltGrgt0)

permet de personnaliser lrsquoaffichage des caractegraveres Exemple pour personnaliser un ndeg deteacuteleacutephone on peut deacutefinir le format suivant ----Si on saisit la valeur 0127988862 laffichage sera le suivant 01-27-98-88-62

DONNEacuteES DE TYPE NUMERIQUES UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

Code deformat

Description - Exemples

(ltAltGrgt3)

Deacutesigne un chiffre Exemple soit le format Ndeg de code En entrant lavaleur 411214 ACCESS affichera Ndeg de code 411 214

0 Exemple 000 la valeur 7 sera afficheacutee 007 Format pourcentage Ex 012 entraine laffichage de la valeur 12F ou euro Affiche le symbole F(ranc) ou euro(uro) utiliser plutocirct le format Moneacutetaire

LES REgraveGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES DrsquoERREUR LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc uncontrocircle de saisie LES MESSAGES DrsquoERREUR lorsqursquoune regravegle de validation a eacuteteacute deacutefinie on peut provoquerlrsquoaffichage drsquoun message en cas drsquoerreurACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en FranccedilaisPar exemple dans la proprieacuteteacute VALIDE SI on peut utiliser les expressions suivantes EXPRESSIONS DE VALIDATION LES DONNEacuteES DOIVENT MESSAGE SI ERREUR

=FRANCE Etre eacutegales agrave FRANCE laquo Le pays saisi doit ecirctre la France raquoENTRE 01000 ET 95000 Comprises entre 01000 et

95000

laquo Le code postal nrsquoest pas valide raquo

DANS(PARISLYONLILLE) Etre PARISLYON ou LILLE laquo La ville doit ecirctre PARIS LYON ouLILLE raquo

COMME(P[A-F]) avoir la 1egravere lettre commenccedilantpar Pet la deuxiegraveme compriseentre A et F

ACTIVITEParameacutetrez les proprieacuteteacutes de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du

champ

Description Leacutegende Format Regravegle de validationmessage

drsquoerreurCODECLI Codeclient

00000

VILLECLI En majusculeCPCLI Entrez le code postal Code

Postal Valide si

Entre laquo 01000 raquo Et laquo 95999 raquoMessage si erreur Le code postal doit ecirctre comprisentre 01000 et 95999

PLAFONDCLI Saisissez la ligne decreacutedit maximal autoriseacute

Moneacutetaire eneuro

ENCOURSCLI Saisissez lrsquoencours decreacutedit utiliseacute

Moneacutetaire eneuro

CODEREG Valide si Entre 1 Et 5Message si erreur Le code de regraveglement doit ecirctrecompris entre 1 et 5

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

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1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 8

1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 9

Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 10

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 36

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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DATEHEURE Permet dentrer des dates ou des heures Taille non parameacutetrableRemarque pour les champs de type numeacuterique il faut choisir la taille la plus petite possible

correspondant au besoin par exemple pour un champ Nombre denfants le type octet suffit pour desmontants avec virgule la taille reacuteeacutel simple suffit largement) Le champ de type compteur eacutequivaut en taille agrave Entier long LE THEME

La socieacuteteacute laquo La papetiegravere raquo assure la distribution de fournitures de bureau et accessoires informatiquesaupregraves dutilisateurs professionnels Cette socieacuteteacute envisage dutiliser le SGBD relationnel ACCESS2000 pour assurer le suivi des commandes clients

Votre mission (si vous lacceptez) va consister agrave creacuteer la table CLIENT appartenant agrave la base dedonneacutees PAPETIEREMDB 5) Creacuteez la structure de la table CLIENTS

selon les indications ci-apregraves Nomp du champ Type de champ Taille du champCODECLI ENTIER LONG Entier longNOMCLI TEXTE 40

ADRCLI TEXTE 40VILLECLI TEXTE 25CODEREG NUMERIQUE ENTIERPAIEMENT TEXTE 21ENCOURSCLI NUMERIQUE Reacuteeacutel simplePLAFONDCLI NUMERIQUE Reacuteeacutel simpleCPCLI NUMERIQUE Entier long

6) Creacuteez la cleacute primaire de la table Seacutelectionnez le champ CODECLI en cliquant sur le seacutelecteur de champ (bouton situeacute dans la

marge gauche )

Cliquez sur le bouton cleacute primaire

7) Vous disposez ci-dessous des cinq premiers enregistrements de la table CLIENT de la socieacuteteacutePAPETIERE Votre travail consiste agrave saisir ces enregistrements en mode laquo feuille de donneacutees raquo

Enregistrements agrave saisir

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 3

1) Saisissez les noms de champs tels

qursquoils sont deacutefinis dans le tableau ci-

dessus

2) Seacutelectionnez le type de

donneacutees en cliquant sur le

bouton laquo liste deacuteroulante raquo

3) Seacutelectionnez la taille du champ

en cliquant sur le bouton laquo listedeacuteroulante raquo pour les champs de

type numeacuteriqueOU Saisissez le nombre de

caractegraveres pour les champs de

type texte

Enregistrez ensuite la table Menu Fichier - EnregistrerNom de la table CLIENT

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Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI VILLECLI PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

CPCLI

00001

Vent duSud

10 rueMontaigne

LILLE Chegraveque agravereacuteception

112 00000F

50000 59000

00002

Crion 15 rue JBLebas

LILLE Chegraveque agravereacuteception

29 20000F

50000 59000

0000

3

Edition du

ChercheMidi

221

Boulevard dela reacutepublique

LILLE Chegraveque agrave

reacuteception

47 20000

F

90000 59000

00004

Pic Puce 171 route deValenciennes

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

37 00000F

130000 59450

00005

Assurance Azur

12 rue delEglise

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

147 00000F

100000 59450

MODES OPERATOIRES

1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de donneacutees (remarque la petite flegraveche permet deseacutelectionner les 2 modes drsquoaffichage drsquoune table feuille de donneacutees ou creacuteation) 2) Reacuteduisez ou augmentez la taille des colonnes

II MODIFIER LA STRUCTURE DrsquoUNE TABLE

On va modifier la structure de la table des clients en inseacuterant un champ CODEREGen supprimant le champ PAIEMENTen deacuteplaccedilant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique)

1) Ouvrez la fenecirctre laquo Creacuteation de table raquo

si la table client est encore ouverte en mode feuille de donneacutees cliquez sur le bouton

Affichage - laquo Mode creacuteation raquo Si la table client est fermeacutee seacutelectionnez celle-ci dans la fenecirctre laquo Base de donneacutees raquo et

cliquez sur le bouton laquo modifier raquo

2) Le mode de paiement eacutetant une donneacutee reacutepeacutetitive vous allez codifier ce champ (il est plus rapide desaisir un code plutocirct qursquoune expression du type laquo CHEQUE A RECEPTION raquo) on va donc inseacuterer unnouveau champ CODEREG juste avant le champ PAIEMENT

Pour inseacuterer un champ on seacutelectionne la ligne avant laquelle on veut inseacuterer le champ (ici on

seacutelectionne la ligne PAIEMENT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 4

pour reacuteduire la colonne CODE CLI faire glisser la marque de

seacuteparation de champ sur la gauche

1) Seacutelectionner la table

2) Cliquer ici pour modifier la

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Puis on clique sur le menu Edition - inseacuterer une ligneVous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de donneacutees est numeacuterique -

Taille du champ OCTETLes valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement

CODE REG PAIEMENT1 Chegraveque agrave reacuteception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 Chegraveque agrave 60 jours

3) Mettez agrave jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis preacuteceacutedemment Basculez en mode feuille de donneacutees et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champCODEREG4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu aussi vous allez le supprimer

Seacutelectionnez le champ PAIEMENTCliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5) Deacuteplacement du champ CPCLI

Basculez en mode creacuteation de table (cliquer sur le bouton laquo Creacuteation de table raquoSeacutelectionnez la ligne contentant le champ CPCLI

III PARAMETRER LES PROPRIETES DrsquoAFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIEOn va ameacuteliorer la table CLIENT en

deacutefinissant une leacutegende de certains champ (le champ CPCLI par exemple estincompreacutehensible sa leacutegende sera Code postal)

deacutefinissant une description qui apparaicirctra dans la barre drsquoeacutetat (par exemple la leacutegende duchamp CPCLI sera laquo Entrez le code postal du client raquo)

deacutefinissant un format personnaliseacute pour certains champs par exemple le champ VILLECLI seraau format majucule le champ code client sera au format 00000 )

deacutefinissant des regravegles de validation exemple le champ CPCLI doit eumltre compris entre 01000et 95000deacutefinissant des messages drsquoerreur si les reacutegles de validation ne sont pas respecteacutees

Informations

LE FORMAT DrsquoAFFICHAGE

Le format dun champ deacutefinit la maniegravere dont doivent ecirctre preacutesenteacutees les donneacutees On peut utiliserdans certains cas des formats preacutedeacutefinis ou alors personnaliser son format (pour les formatspreacutedeacutefinis faites donc des essais)

Exemples de formats personnaliseacutes (agrave deacutefinir dans la proprieacuteteacute FORMAT de la table en modecreacuteation DONNEacuteES DE TYPE TEXTE (ET MEacuteMO) UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 5

1) On seacutelectionne cette ligne dans la marge

2) On fait glisser le champ CPCLI sur

le champ VILLECLI

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Code deformat

Description - Exemples

gt Tous les caractegraveres du champ seront en majusculeslt Tous les caractegraveres du champ seront en minuscules (ltAltGrgt0)

permet de personnaliser lrsquoaffichage des caractegraveres Exemple pour personnaliser un ndeg deteacuteleacutephone on peut deacutefinir le format suivant ----Si on saisit la valeur 0127988862 laffichage sera le suivant 01-27-98-88-62

DONNEacuteES DE TYPE NUMERIQUES UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

Code deformat

Description - Exemples

(ltAltGrgt3)

Deacutesigne un chiffre Exemple soit le format Ndeg de code En entrant lavaleur 411214 ACCESS affichera Ndeg de code 411 214

0 Exemple 000 la valeur 7 sera afficheacutee 007 Format pourcentage Ex 012 entraine laffichage de la valeur 12F ou euro Affiche le symbole F(ranc) ou euro(uro) utiliser plutocirct le format Moneacutetaire

LES REgraveGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES DrsquoERREUR LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc uncontrocircle de saisie LES MESSAGES DrsquoERREUR lorsqursquoune regravegle de validation a eacuteteacute deacutefinie on peut provoquerlrsquoaffichage drsquoun message en cas drsquoerreurACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en FranccedilaisPar exemple dans la proprieacuteteacute VALIDE SI on peut utiliser les expressions suivantes EXPRESSIONS DE VALIDATION LES DONNEacuteES DOIVENT MESSAGE SI ERREUR

=FRANCE Etre eacutegales agrave FRANCE laquo Le pays saisi doit ecirctre la France raquoENTRE 01000 ET 95000 Comprises entre 01000 et

95000

laquo Le code postal nrsquoest pas valide raquo

DANS(PARISLYONLILLE) Etre PARISLYON ou LILLE laquo La ville doit ecirctre PARIS LYON ouLILLE raquo

COMME(P[A-F]) avoir la 1egravere lettre commenccedilantpar Pet la deuxiegraveme compriseentre A et F

ACTIVITEParameacutetrez les proprieacuteteacutes de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du

champ

Description Leacutegende Format Regravegle de validationmessage

drsquoerreurCODECLI Codeclient

00000

VILLECLI En majusculeCPCLI Entrez le code postal Code

Postal Valide si

Entre laquo 01000 raquo Et laquo 95999 raquoMessage si erreur Le code postal doit ecirctre comprisentre 01000 et 95999

PLAFONDCLI Saisissez la ligne decreacutedit maximal autoriseacute

Moneacutetaire eneuro

ENCOURSCLI Saisissez lrsquoencours decreacutedit utiliseacute

Moneacutetaire eneuro

CODEREG Valide si Entre 1 Et 5Message si erreur Le code de regraveglement doit ecirctrecompris entre 1 et 5

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 6

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 7

1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 8

1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 9

Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 10

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 18

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

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Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 46

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI VILLECLI PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

CPCLI

00001

Vent duSud

10 rueMontaigne

LILLE Chegraveque agravereacuteception

112 00000F

50000 59000

00002

Crion 15 rue JBLebas

LILLE Chegraveque agravereacuteception

29 20000F

50000 59000

0000

3

Edition du

ChercheMidi

221

Boulevard dela reacutepublique

LILLE Chegraveque agrave

reacuteception

47 20000

F

90000 59000

00004

Pic Puce 171 route deValenciennes

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

37 00000F

130000 59450

00005

Assurance Azur

12 rue delEglise

SIN LENOBLE

30 jours fin demois

147 00000F

100000 59450

MODES OPERATOIRES

1) Cliquez sur le bouton Affichage feuille de donneacutees (remarque la petite flegraveche permet deseacutelectionner les 2 modes drsquoaffichage drsquoune table feuille de donneacutees ou creacuteation) 2) Reacuteduisez ou augmentez la taille des colonnes

II MODIFIER LA STRUCTURE DrsquoUNE TABLE

On va modifier la structure de la table des clients en inseacuterant un champ CODEREGen supprimant le champ PAIEMENTen deacuteplaccedilant le champ CPCLI pour le positionner avant VILLECLI (ce qui est plus logique)

1) Ouvrez la fenecirctre laquo Creacuteation de table raquo

si la table client est encore ouverte en mode feuille de donneacutees cliquez sur le bouton

Affichage - laquo Mode creacuteation raquo Si la table client est fermeacutee seacutelectionnez celle-ci dans la fenecirctre laquo Base de donneacutees raquo et

cliquez sur le bouton laquo modifier raquo

2) Le mode de paiement eacutetant une donneacutee reacutepeacutetitive vous allez codifier ce champ (il est plus rapide desaisir un code plutocirct qursquoune expression du type laquo CHEQUE A RECEPTION raquo) on va donc inseacuterer unnouveau champ CODEREG juste avant le champ PAIEMENT

Pour inseacuterer un champ on seacutelectionne la ligne avant laquelle on veut inseacuterer le champ (ici on

seacutelectionne la ligne PAIEMENT)

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pour reacuteduire la colonne CODE CLI faire glisser la marque de

seacuteparation de champ sur la gauche

1) Seacutelectionner la table

2) Cliquer ici pour modifier la

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Puis on clique sur le menu Edition - inseacuterer une ligneVous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de donneacutees est numeacuterique -

Taille du champ OCTETLes valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement

CODE REG PAIEMENT1 Chegraveque agrave reacuteception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 Chegraveque agrave 60 jours

3) Mettez agrave jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis preacuteceacutedemment Basculez en mode feuille de donneacutees et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champCODEREG4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu aussi vous allez le supprimer

Seacutelectionnez le champ PAIEMENTCliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5) Deacuteplacement du champ CPCLI

Basculez en mode creacuteation de table (cliquer sur le bouton laquo Creacuteation de table raquoSeacutelectionnez la ligne contentant le champ CPCLI

III PARAMETRER LES PROPRIETES DrsquoAFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIEOn va ameacuteliorer la table CLIENT en

deacutefinissant une leacutegende de certains champ (le champ CPCLI par exemple estincompreacutehensible sa leacutegende sera Code postal)

deacutefinissant une description qui apparaicirctra dans la barre drsquoeacutetat (par exemple la leacutegende duchamp CPCLI sera laquo Entrez le code postal du client raquo)

deacutefinissant un format personnaliseacute pour certains champs par exemple le champ VILLECLI seraau format majucule le champ code client sera au format 00000 )

deacutefinissant des regravegles de validation exemple le champ CPCLI doit eumltre compris entre 01000et 95000deacutefinissant des messages drsquoerreur si les reacutegles de validation ne sont pas respecteacutees

Informations

LE FORMAT DrsquoAFFICHAGE

Le format dun champ deacutefinit la maniegravere dont doivent ecirctre preacutesenteacutees les donneacutees On peut utiliserdans certains cas des formats preacutedeacutefinis ou alors personnaliser son format (pour les formatspreacutedeacutefinis faites donc des essais)

Exemples de formats personnaliseacutes (agrave deacutefinir dans la proprieacuteteacute FORMAT de la table en modecreacuteation DONNEacuteES DE TYPE TEXTE (ET MEacuteMO) UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 5

1) On seacutelectionne cette ligne dans la marge

2) On fait glisser le champ CPCLI sur

le champ VILLECLI

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Code deformat

Description - Exemples

gt Tous les caractegraveres du champ seront en majusculeslt Tous les caractegraveres du champ seront en minuscules (ltAltGrgt0)

permet de personnaliser lrsquoaffichage des caractegraveres Exemple pour personnaliser un ndeg deteacuteleacutephone on peut deacutefinir le format suivant ----Si on saisit la valeur 0127988862 laffichage sera le suivant 01-27-98-88-62

DONNEacuteES DE TYPE NUMERIQUES UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

Code deformat

Description - Exemples

(ltAltGrgt3)

Deacutesigne un chiffre Exemple soit le format Ndeg de code En entrant lavaleur 411214 ACCESS affichera Ndeg de code 411 214

0 Exemple 000 la valeur 7 sera afficheacutee 007 Format pourcentage Ex 012 entraine laffichage de la valeur 12F ou euro Affiche le symbole F(ranc) ou euro(uro) utiliser plutocirct le format Moneacutetaire

LES REgraveGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES DrsquoERREUR LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc uncontrocircle de saisie LES MESSAGES DrsquoERREUR lorsqursquoune regravegle de validation a eacuteteacute deacutefinie on peut provoquerlrsquoaffichage drsquoun message en cas drsquoerreurACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en FranccedilaisPar exemple dans la proprieacuteteacute VALIDE SI on peut utiliser les expressions suivantes EXPRESSIONS DE VALIDATION LES DONNEacuteES DOIVENT MESSAGE SI ERREUR

=FRANCE Etre eacutegales agrave FRANCE laquo Le pays saisi doit ecirctre la France raquoENTRE 01000 ET 95000 Comprises entre 01000 et

95000

laquo Le code postal nrsquoest pas valide raquo

DANS(PARISLYONLILLE) Etre PARISLYON ou LILLE laquo La ville doit ecirctre PARIS LYON ouLILLE raquo

COMME(P[A-F]) avoir la 1egravere lettre commenccedilantpar Pet la deuxiegraveme compriseentre A et F

ACTIVITEParameacutetrez les proprieacuteteacutes de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du

champ

Description Leacutegende Format Regravegle de validationmessage

drsquoerreurCODECLI Codeclient

00000

VILLECLI En majusculeCPCLI Entrez le code postal Code

Postal Valide si

Entre laquo 01000 raquo Et laquo 95999 raquoMessage si erreur Le code postal doit ecirctre comprisentre 01000 et 95999

PLAFONDCLI Saisissez la ligne decreacutedit maximal autoriseacute

Moneacutetaire eneuro

ENCOURSCLI Saisissez lrsquoencours decreacutedit utiliseacute

Moneacutetaire eneuro

CODEREG Valide si Entre 1 Et 5Message si erreur Le code de regraveglement doit ecirctrecompris entre 1 et 5

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

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1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

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1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

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Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 18

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 27

Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 44

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Puis on clique sur le menu Edition - inseacuterer une ligneVous pouvez maintenant ajouter le champ CODEREG dont le type de donneacutees est numeacuterique -

Taille du champ OCTETLes valeurs prises par le champ CODEREG sont les suivantes en fonction du mode de paiement

CODE REG PAIEMENT1 Chegraveque agrave reacuteception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 Chegraveque agrave 60 jours

3) Mettez agrave jour le contenu du champ CODEREG pour les cinq enregistrements saisis preacuteceacutedemment Basculez en mode feuille de donneacutees et saisissez une valeur comprise entre 1 et 5 dans le champCODEREG4) Le champ PAIEMENT est maintenant devenu superflu aussi vous allez le supprimer

Seacutelectionnez le champ PAIEMENTCliquez sur le menu Edition - supprimer ligne

5) Deacuteplacement du champ CPCLI

Basculez en mode creacuteation de table (cliquer sur le bouton laquo Creacuteation de table raquoSeacutelectionnez la ligne contentant le champ CPCLI

III PARAMETRER LES PROPRIETES DrsquoAFFICHAGE ET DEFINIR DES CONTROLES DE SAISIEOn va ameacuteliorer la table CLIENT en

deacutefinissant une leacutegende de certains champ (le champ CPCLI par exemple estincompreacutehensible sa leacutegende sera Code postal)

deacutefinissant une description qui apparaicirctra dans la barre drsquoeacutetat (par exemple la leacutegende duchamp CPCLI sera laquo Entrez le code postal du client raquo)

deacutefinissant un format personnaliseacute pour certains champs par exemple le champ VILLECLI seraau format majucule le champ code client sera au format 00000 )

deacutefinissant des regravegles de validation exemple le champ CPCLI doit eumltre compris entre 01000et 95000deacutefinissant des messages drsquoerreur si les reacutegles de validation ne sont pas respecteacutees

Informations

LE FORMAT DrsquoAFFICHAGE

Le format dun champ deacutefinit la maniegravere dont doivent ecirctre preacutesenteacutees les donneacutees On peut utiliserdans certains cas des formats preacutedeacutefinis ou alors personnaliser son format (pour les formatspreacutedeacutefinis faites donc des essais)

Exemples de formats personnaliseacutes (agrave deacutefinir dans la proprieacuteteacute FORMAT de la table en modecreacuteation DONNEacuteES DE TYPE TEXTE (ET MEacuteMO) UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 5

1) On seacutelectionne cette ligne dans la marge

2) On fait glisser le champ CPCLI sur

le champ VILLECLI

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Code deformat

Description - Exemples

gt Tous les caractegraveres du champ seront en majusculeslt Tous les caractegraveres du champ seront en minuscules (ltAltGrgt0)

permet de personnaliser lrsquoaffichage des caractegraveres Exemple pour personnaliser un ndeg deteacuteleacutephone on peut deacutefinir le format suivant ----Si on saisit la valeur 0127988862 laffichage sera le suivant 01-27-98-88-62

DONNEacuteES DE TYPE NUMERIQUES UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

Code deformat

Description - Exemples

(ltAltGrgt3)

Deacutesigne un chiffre Exemple soit le format Ndeg de code En entrant lavaleur 411214 ACCESS affichera Ndeg de code 411 214

0 Exemple 000 la valeur 7 sera afficheacutee 007 Format pourcentage Ex 012 entraine laffichage de la valeur 12F ou euro Affiche le symbole F(ranc) ou euro(uro) utiliser plutocirct le format Moneacutetaire

LES REgraveGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES DrsquoERREUR LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc uncontrocircle de saisie LES MESSAGES DrsquoERREUR lorsqursquoune regravegle de validation a eacuteteacute deacutefinie on peut provoquerlrsquoaffichage drsquoun message en cas drsquoerreurACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en FranccedilaisPar exemple dans la proprieacuteteacute VALIDE SI on peut utiliser les expressions suivantes EXPRESSIONS DE VALIDATION LES DONNEacuteES DOIVENT MESSAGE SI ERREUR

=FRANCE Etre eacutegales agrave FRANCE laquo Le pays saisi doit ecirctre la France raquoENTRE 01000 ET 95000 Comprises entre 01000 et

95000

laquo Le code postal nrsquoest pas valide raquo

DANS(PARISLYONLILLE) Etre PARISLYON ou LILLE laquo La ville doit ecirctre PARIS LYON ouLILLE raquo

COMME(P[A-F]) avoir la 1egravere lettre commenccedilantpar Pet la deuxiegraveme compriseentre A et F

ACTIVITEParameacutetrez les proprieacuteteacutes de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du

champ

Description Leacutegende Format Regravegle de validationmessage

drsquoerreurCODECLI Codeclient

00000

VILLECLI En majusculeCPCLI Entrez le code postal Code

Postal Valide si

Entre laquo 01000 raquo Et laquo 95999 raquoMessage si erreur Le code postal doit ecirctre comprisentre 01000 et 95999

PLAFONDCLI Saisissez la ligne decreacutedit maximal autoriseacute

Moneacutetaire eneuro

ENCOURSCLI Saisissez lrsquoencours decreacutedit utiliseacute

Moneacutetaire eneuro

CODEREG Valide si Entre 1 Et 5Message si erreur Le code de regraveglement doit ecirctrecompris entre 1 et 5

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

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1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 8

1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 9

Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 18

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 27

Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 44

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Code deformat

Description - Exemples

gt Tous les caractegraveres du champ seront en majusculeslt Tous les caractegraveres du champ seront en minuscules (ltAltGrgt0)

permet de personnaliser lrsquoaffichage des caractegraveres Exemple pour personnaliser un ndeg deteacuteleacutephone on peut deacutefinir le format suivant ----Si on saisit la valeur 0127988862 laffichage sera le suivant 01-27-98-88-62

DONNEacuteES DE TYPE NUMERIQUES UTILISEZ LES CARACTEgraveRESSUIVANTS

Code deformat

Description - Exemples

(ltAltGrgt3)

Deacutesigne un chiffre Exemple soit le format Ndeg de code En entrant lavaleur 411214 ACCESS affichera Ndeg de code 411 214

0 Exemple 000 la valeur 7 sera afficheacutee 007 Format pourcentage Ex 012 entraine laffichage de la valeur 12F ou euro Affiche le symbole F(ranc) ou euro(uro) utiliser plutocirct le format Moneacutetaire

LES REgraveGLES DE VALIDATION ET LES MESSAGES DrsquoERREUR LES REGLES DE VALIDATION limitent les valeurs que doit prendre le champ et permettent donc uncontrocircle de saisie LES MESSAGES DrsquoERREUR lorsqursquoune regravegle de validation a eacuteteacute deacutefinie on peut provoquerlrsquoaffichage drsquoun message en cas drsquoerreurACCESS utilise des EXPRESSIONS DE VALIDATION en FranccedilaisPar exemple dans la proprieacuteteacute VALIDE SI on peut utiliser les expressions suivantes EXPRESSIONS DE VALIDATION LES DONNEacuteES DOIVENT MESSAGE SI ERREUR

=FRANCE Etre eacutegales agrave FRANCE laquo Le pays saisi doit ecirctre la France raquoENTRE 01000 ET 95000 Comprises entre 01000 et

95000

laquo Le code postal nrsquoest pas valide raquo

DANS(PARISLYONLILLE) Etre PARISLYON ou LILLE laquo La ville doit ecirctre PARIS LYON ouLILLE raquo

COMME(P[A-F]) avoir la 1egravere lettre commenccedilantpar Pet la deuxiegraveme compriseentre A et F

ACTIVITEParameacutetrez les proprieacuteteacutes de certains champs de la table CLIENT en tenant compte des indications ci-dessous

Nom du

champ

Description Leacutegende Format Regravegle de validationmessage

drsquoerreurCODECLI Codeclient

00000

VILLECLI En majusculeCPCLI Entrez le code postal Code

Postal Valide si

Entre laquo 01000 raquo Et laquo 95999 raquoMessage si erreur Le code postal doit ecirctre comprisentre 01000 et 95999

PLAFONDCLI Saisissez la ligne decreacutedit maximal autoriseacute

Moneacutetaire eneuro

ENCOURSCLI Saisissez lrsquoencours decreacutedit utiliseacute

Moneacutetaire eneuro

CODEREG Valide si Entre 1 Et 5Message si erreur Le code de regraveglement doit ecirctrecompris entre 1 et 5

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 6

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 7

1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 8

1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 9

Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 10

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 11

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

Seacutelectionnez le champ dont les proprieacuteteacutes sont agrave modifierParameacutetrez la ou les proprieacuteteacutes concerneacutees

Astuces pour la proprieacuteteacute Valide si Access convertit la premiegravere lettre de chaque mot cleacute enmajuscule Srsquoil ne le fait pas cela traduit une erreur 4) Vous allez veacuterifier les formats et les regravegles de validation en saisissant les cinq enregistrements

suivants de la table CLIENT Codeclient

NOMCLI ADRCLI codepostal

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

00006

Meacutecanord ZAC lesEpis

59450 SIN LENOBLE

3 60 jours fin demois

269 00000F

280000

00007

Le soleil de Tunis

125place duBarlet

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

29 60000F

50000

00008

Joue Club 356 ruede Bellain

59500 DOUAI 4 90 jours fin demois

176 20000F

190000

00009

Micropuce 147 ruede Paris

59500 DOUAI 3 60 jours fin demois

72 35000F

95000

00010

Centrefranccedilais derestauration

15 rue deSaintSulpice

59187 DECHY 3 60 jours fin demois

294 15000F

310000

Basculez en mode Feuille de donneacutees et effectuez la saisie

IV CREER UN FORMULAIRE DE SAISIE 1) La saisie directe dans la table client nrsquoest pas agreacuteable aussi vous allez creacuteer un formulaire de saisieque vous appellerez Saisie modification des clients

Mode opeacuteratoire

- Fermez la table CLIENTS- Dans la fenecirctre base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet- Cliquez sur le bouton Nouveau

- Seacutelectionnez ensuite tous les champs agrave faire figurer dans le formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 7

1) Seacutelectionnez lrsquoassistant formulaire

2) Seacutelectionnez la table client

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 8

1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 9

Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 10

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 18

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 19

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 35

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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- Seacutelectionnez ensuite le modegravele Colonne simple- Choisissez un style de preacutesentation (crsquoest une affaire de goucirct)

- Saisissez le titre au formulaire SaisieModification des clients

Le reacutesultat agrave obtenir est le suivant

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 8

1) seacutelectionnez chaque champ devant figurer dans le

formulaire

2) Cliquez sur ce bouton pour faire passer un champ agrave

la fois dans la zone de droite

2)Ou cliquez sur ce bouton pour faire tous les champs

en une fois dans la zone de droite

3) cliquez ici pour

passer agrave la suite

Pour changer la preacutesentation duformulaire cocher cette case

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 9

Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 10

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 11

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

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Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

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Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 27

Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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2) Vous allez saisir les sept derniers enregistrements de la table CLIENT en utilisant le formulairepreacuteceacutedent

Codeclien

t

NOMCLI ADRCLI codepost

al

VILLECLI CODEREG

PAIEMENT ENCOURSCLI

PLAFONDCLI

0001

1

Lyceacutee

Rambaux

105 rue

PaulFoucaut

5945

0

SIN LE

NOBLE

1 Chegraveque agrave

reacuteception

503 20000

F

500000

00012

BrikoBoutik

124 Bd Jeanne deFlandres

59265

AUBENCHEUL AU BAC

5 Chegraveque agrave 60 jours

24 35000 F 80000

00013

CarboneCopy

07 placeSaint Ameacute

59500

DOUAI 3 60 jours finde mois

116 00000F

180000

00014

SeacuteriTech 12 rue deMaupassant

59650

VILLENEUVEDASCQ

3 60 jours finde mois

263 00000F

310000

00015

Berteman Inc

rue desCytises

62221

NOYELLESSOUS LENS

3 60 jours finde mois

128 00000F

97000

00016

BilsDeroo Transport

14 ruedes preacutes

59119

WAZIERS 4 90 jours finde mois

178 00000F

195000

00017

Ets MarioLand

147 rueBollaert

62300

LENS 2 30 jours finde mois

60 00000 F 60000

CAS PAPETIERE DEUXIEME PARTIE AUTO-EVALUATION CREATION DE TABLES DE FORMULAIRES SIMPLES ET SAISIE

LE THEME Vous devez compleacuteter la base de donneacutees de la socieacuteteacute PAPETIERE en creacuteant les tables

- REGLEMENT- CATEGORIE de produits- PRODUIT Vous devrez creacuteer les formulaires de saisie correspondants afin de saisir les donneacuteesLe contenu des tables agrave creacuteer est le suivant REGLEMENT CODEREG MODEREG

1 cheque a reception2 30 jours fin de mois3 60 jours fin de mois4 90 jours fin de mois5 cheque a 60 jours

CATEGORIECODECAT LIBELLECAT

ACC Accessoiresfournitures

MOB Mobilier petitmateacuteriel

OUV OuvragesPAP Papeterie

PRODUIT

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT

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Ces boutons permettent de se deacuteplacer dans les

enregistrements - 1er enregistrement

- enregistrement preacuteceacutedent

- enregistrement suivant- dernier enregistrement

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

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Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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1 Transparents photocopieurs10 1960 3000 F ACC2 Transparents manuels10 1960 1350 F ACC3 Stylo agrave transparents effaccedilables 1960 750 F ACC4 Stylo agrave transparents permanents 1960 750 F ACC5 Boicirctes de disquettes 3510 1960 3500 F MOB6 Boicircte de CD-R 74 mn10 1960 9900 F MOB7 Boicircte de CD-RW 10 1960 15200

FMOB

8 Calulatrice scientifique Cazio 1960 22500F MOB

9 Calculette Euro 1960 2700 F MOB10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP11 Papier qualiteacute photo 20 1960 5800 F PAP12 Support mural pour moniteur 1960 35200

FMOB

13 Filtre anti-reflet pour moniteur 1960 15900F

MOB

14 Creacuteer un site avec Front Page 550 12500F

OUV

15 Programmation en javascript 550 25000F

OUV

16 Les grandes courants du management 550 7500 F OUV17 Le meacutemento du comptable deacutebutant 550 22600

FOUV

18 WebCam Sauni 1960 46700F

MOB

19 Kit de reconnaissance vocale pour PC 1960 45000F

MOB

ACTIVITE 1) Lancez ACCESS et ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2) table CATEGORIE a) Creacuteez la structure de la table CATEGORIE

Le champ CODECAT est de type texte - taille 3 - format majuscule (gt)Le champ LIBELLECAT est de type texte - Taille 25

b) Creacuteez un formulaire de saisie des cateacutegories de produits le nom du formulaire est laquo Saisie descateacutegories de produits raquo c) Saisissez les enregistrements de la table CATEGORIE avec le formulaire creacuteeacute

3) Table REGLEMENT

a) Creacuteez la structure de la table REGLEMENT - Le champ CODEREG est de type numeacuterique - taille octet - format 000- Le champ MODEREG est de type texte - Taille 25 - format majuscule (gt)

b) Saisissez les enregistrements de la table REGLEMENT directement en mode feuille de donneacutees

3) Table PRODUIT

a) Creacuteez la structure de la table PRODUITS compte-tenu des contraintes ci-apregravesle champ CODEART est numeacuterique - entier long - format 00000le champ DESIGNART a une taille de 50

le champ TVAART est du type numeacuterique-reacuteeacutel simple-format pourcentage avec 2 deacutecimales etne peut prendre que deux valeurs 0055 ou 0196 Preacutevoir le message drsquoerreur suivant Erreurde taux de TVA le taux de TVA doit ecirctre 0055 ou 0196

le champ CODECAT a les mecircmes proprieacuteteacutes que le champ CODECAT dans la table CATEGORIE(veacuterifiez donc le type la taille et les proprieacuteteacutes du champ CODECAT dans la table CATEGORIE)

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

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Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

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Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

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Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

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Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

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Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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b) Creacuteez le formulaire de saisie des produits (nom du formulaire Saisie des produits)

c) Saisissez les enregistrements de la table Produit en utilisant le formulaire creacuteeacute

LES REQUETES MONO-TABLEAUTOEVALUATION

Le responsable commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE souhaiterait pouvoir lancer un certain nombredinterrogations relatives agrave la table PRODUIT Vous vous deacutevouez alors pour creacuteer les requecirctesapproprieacutees

Ndeg Objectif de la requecircte Nom de la requecircte (nom desauvegarde)

1 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom(incluant tous les champs)

P1 - Produits trieacutes par nom

2 On veut afficher la liste des produits limiteacutee au nom et auprix classeacute par ordre deacutecroissant du prix

P2 - Produits Classeacutes par ordredeacutecroissant de prix

3 on veut afficher la liste des produits (nom et prix) soumis agrave

1960

P3 - Produits soumis agrave la TVA de

19604 On veut afficher le nom des produits dont le prix unitaireest compris entre 100 F et 200 F

P4 - Produits dont le prix estcompris entre 100 et 200 F

5 On veut afficher la liste des produits trieacutee sur le nom (tousles champs) en faisant apparaicirctre le prix de vente TTC enfrancs et en EurosRappel 1euro = 655957

P5 - Liste des produits avec prixde vente TTC en F et en Euro)

6 Creacuteation dune requecircte opeacuteration On veut connaicirctre lesdiffeacuterents taux de TVA

P6 - Liste des taux de TVA

7 Creacuteation dune requecircte Opeacuteration on veut connaicirctre pourchaque taux de TVA le nombre de produits

P7 - Nombre de produits par tauxde TVA

8 Creacuteation dune requecircte parameacutetreacutee on veut quelaffichage dun code produit provoque laffichage delenregistrement complet relatif agrave ce produit(voir ci dessous)

P8 - Recherche drsquoun produit

Une requecircte parameacutetreacutee est une requecircte neacutecessitant lrsquoentreacutee drsquoune valeur (drsquoun paramegravetre) parlrsquoutilisateur au moment de lrsquoeacutexeacutecution de la requecircte Dans lrsquoexemple du 8 ACCESS demandera agrave lrsquoutilisateur drsquoentreacutee la valeur du paramegravetre CODE PRODUITRECHERCHE pour afficher le reacutesultat de la requecircteMode opeacuteratoire

bull Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table PRODUIT

bull Cliquez dans le menu Requecircte - Parameacutetre

bull

Saisissez le nom du paramegravetre CODE PRODUIT RECHERCHE et le type de donneacutees Entier long

bull Faites glisser tous les champs dans la grille drsquointerrogation

bull Saisissez le critegravere [CODE PRODUIT RECHERCHE] dans le champ CODEPROD

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 12

Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 13

Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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bull Visualisez le reacutesultat de la requecircte vous devez entrer un ndeg de produit (entre 1 et 19) par exemple10

Le reacutesultat est alors le suivant

CODEART DESIGNART TVAART PUHT CODECAT10 Ramette papier multi usages 1960 4500 F PAP

Cas Papetiegravere 3egraveme partie Utiliser Access avec plusieurs tables

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESPREMIERE SOUS-PARTIE Deacutefinir des relations simples (page 11)

I CONNAISSANCES PREALABLES

Au cours des eacutetapes preacuteceacutedentes vous avez creacuteeacute la table PRODUIT et CATEGORIE Ces deux tablespeuvent ecirctre mises en relation car une cateacutegorie de produits comprend plusieurs produits ou encoreun produit appartient agrave une seule cateacutegorie de produits Pour qursquoil y ait relation entre deux tables il faut que les deux tables comportent un champ commun Par exemple les relations entre les 2 tables apparaissent comme suit dans ACCESS et ont pour champcommun CODECAT

La table CATEGORIE comporte comme champ CODECAT qui constitue la cleacute primaireLa table produit comporte eacutegalement le champ CODE CAT car chaque produit appartient agrave unecateacutegorie On dit que ce champ constitue la cleacute eacutetrangegravere de la table PRODUIT La relation est du type UN - PLUSIEURS Une cateacutegorie comporte plusieurs produits QUEL EST LrsquoINTERET DES RELATIONS La mise en relation de tables eacutevite la redondance drsquoinformations par exemple le champ LIBELLECATnrsquoa pas agrave figurer dans la table PRODUIT car agrave partir drsquoun numeacutero de produit donneacute on connait lecodecat qui lui-mecircme nous permettra de connaicirctre gracircce agrave la relation le libelleacute de la cateacutegorie

COMMENT DETERMINE-TrsquoON LES RELATIONS A DEFINIR En respectant trois regravegles

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Relation

Cleacute primaire

Cleacute eacutetrangegravere

ATTENTION AUX ABUS DE LANGAGE Dans la theacuteorie des bases de donneacutees relationnelles le terme

relation nrsquoa pas le mecircme sens Dans La terminologie Access unerelation repreacutesente une JOINTURE Srsquoagissant drsquoune jointure

entre une cleacute primaire et une cleacute eacutetrangegravere on parle de jointurenaturelle

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

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Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

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Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

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Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 19

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 36

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 48

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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bull Le bon sens et la logique preacutedominent en la matiegravere par exemple entre la table PRODUIT et la tableREGLEMENT il nrsquoy aucune relation logique

bull les relations doivent ecirctre de type UN ndash PLUSIEURS ou UN ndash UN contre exemple Il nrsquoy a pas derelation directe possible entre la table PRODUIT et la table CLIENT car plusieurs produits peuventecirctre acheteacutes par plusieurs clients

bull la table cocircteacute UN comporte une cleacute primaire et la table cocircteacute PLUSIEURS comporte une cleacute eacutetrangegraveredu mecircme nom

II Application

Vous allez mettre en relation la table produit et la table cateacutegorie

A Creacuteation des relations entre la table Produit et Cateacutegorie

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB2 Activez le menu Outils - relations

3 La boicircte de dialogue laquo Ajouter une table raquo est afficheacutee agrave lrsquoeacutecran Vous devezseacutelectionner les tables devant ecirctre mises en relation (soit PRODUIT etCATEGORIE) Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la table seacutelectionneacutee etsur le bouton Fermer pour fermer la boicircte de dialogue Vous devez obtenirlrsquoeacutecran suivant

Remarque pour deacuteplacer les tables agrave lrsquoeacutecran pointez le titre de la table et faites glisser

4 Creacuteez la relation en faisant glisser le champ CODECAT de la table CATEGORIE(cocircteacute UN) vers le champ CODECAT de la table PRODUITS (cocircteacute PLUSIEURS) (Cf scheacutema ci-dessus) La boicircte de dialogue suivante apparaicirct

Remarques a) Lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle signifie qursquoun code cateacutegorie saisi dans la table PRODUIT doit avoir eacuteteacute aupreacutealable saisi dans la table CATEGORIE Inversement si on essaie de supprimer une cateacutegoriedonneacutee de produits (dans la table cateacutegorie) alors qursquoil existe des produits appartenant agrave cette

cateacutegorie ACCESS refusera de supprimer la cateacutegorie concerneacuteePour creacuteer des relations UN agrave PLUSIEURS on doit obligatoirement cocher la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielleb) La case laquo Mettre agrave jour en cascade les champs correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permet dechangerautomatiquement les valeurs du champ cleacute eacutetrangegravere de la table cocircteacute plusieurs lorsqursquoon modifie lavaleur correspondante dela cleacute primaire cocircteacute un Pour cela la case laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle doit ecirctre cocheacutee raquoc) La case laquo Effacer en cascade les enregistrements correspondants raquo lorsqursquoelle est cocheacutee permetde supprimer les enregistrements de la table cocircteacute Plusieurs dont la cleacute eacutetrangegravere fait reacutefeacuterence agrave unevaleur de cleacute primaire dans la table cocircteacute Un que lrsquoon a effaceacute En drsquoautres termes si on supprime uneCateacutegorie de produit donneacutee dans la table cateacutegorie tous les produits de la cateacutegorie donneacutee seronteffaceacutees en cascade Pour utiliser cette option il faut laquo appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle raquo

5 Pour avoir une repreacutesentation concregravete de la relation eacutetablie entre les tables CATEGORIE et PRODUITouvrez la table CATEGORIE (cocircteacute 1) en mode feuille de donneacutees

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Cochez la case Appliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle puis veacuterifiez que

soit cocheacutee la case Une agrave plusieurs cliquez sur Creacuteer pour terminer

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

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Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 16

Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 18

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 24

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 27

Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 44

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 53

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 54

Page 14: 2388285 Cours Access

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ACCESS a ajouteacute agrave gauche une colonne suppleacutementaire contenant des symboles + Ce symbole indiquela preacutesence drsquoenregistrements lieacutes Un clic sur lrsquoun de ces symboles ouvre les enregistrements lieacutes celadonne pour la cateacutegorie OUV

APPLICATION NON GUIDEE Creacuteez la relation existante entre la table CLIENT et la table REGLEMENT

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESDeuxiegraveme sous-partie Creacuteer une requecircte et un formulaire multi-tables

I Creacuteer une requecircte multi-tables et un formulaire fondeacutee sur une requecircte

A Creacuteation de la requecircte1 Une requecircte multi-tables est une requecircte fondeacutee sur 2 ou plusieurs tables Vous allez creacuteer unerequecircte permettant drsquoafficher tous les champs de la table Produit et le libelleacute de la cateacutegorie deproduit Cette requecircte servira de base agrave un nouveau formulaire de saisie des produits

2 Dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau etRequecircte vierge

3 Seacutelectionnez les tables PRODUITS et CATEGORIE4 Dans la fenecirctre Creacuteation de requecircte faites glisser tous les champs de la table PRODUIT dans la

grille drsquointerrogation (ou mieux faites glisser lrsquo vers la grille drsquointerrogation ce qui produit le mecircmereacutesultat)

5 Faites ensuite glisser le champ LIBELLE CAT Vous devez obtenir lrsquoeacutecran suivant

6 Visualisez le reacutesultat de la requecircte en mode feuilles de donneacuteesLa feuille de donneacutees comporte une ligne vide qui indique qursquoon peut ajouter des enregistrements7 Si les produits ne sont plus classeacutes par ordre croissant du CODEART

Revenez en mode creacuteation de requecircteFaites glisser le champ CODEART dans la grille drsquointerrogationSeacutelectionnez lrsquooption de tri croissant Deacutesactivez lrsquooption afficher pour eacuteviter le double affichage du code produit

Veacuterifiez le reacutesultat en mode feuilles de donneacutees

8 Enregistrez la requecircte sous le nom laquo Requecircte formulaire produits raquo

B Creacuteation du formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 14

Avec une requecircte Multi-tables il est conseilleacute

drsquoafficher le nom des tables (menu AffichageNom des tables)

ACCESS applique la relation UN-PLUSIEURS deacutefinie preacuteceacutedemment ( la relation

srsquoappelle ici une jointure) Lrsquoinconveacutenient est qursquoon ne peut pas ajouterdrsquoenregistrements Pour ce faire deacutesactivez la relation un-plusieurs

- Seacutelectionnez la jointure en cliquant dessus- Appuyez sur la touche Suppr (les symboles 1-plusieurs ont disparu mais la jointure

reste)

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Creacuteez le formulaire laquo 2 Saisiemodification des produits raquo ce formulaire est fondeacute sur la requecirctenommeacutee laquo Requecircte formulaire produits raquo et doit ecirctre reacutealiseacutee avec lrsquoassistant A un moment donneacutelrsquoassistant propose de choisir entre un affichage par CATEGORIE ou un affichage par PRODUIT

bull Choisissez par PRODUIT de maniegravere agrave avoir un tri des donneacutees par produit plutocirct que parcateacutegorie Choisissez une preacutesentation permettant un affichage par produit (par exemple lapreacutesentation laquo Justifieacute raquo) et un style (selon votre goucirct)

bull Saisissez le titre du formulaire laquo 2 SaisieModification du formulaire raquo

bull Pour terminer ouvrez le formulaire en mode formulaire (choix par deacutefaut proposeacute dans ledernier assistant)

Vous devez obtenir ceci

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES 3egraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiables

C Modification du formulaireVous allez effectuer des modifications dans la preacutesentation du formulaire laquo 2 ndash SaisieModification des produits raquo en particulier en remplaccedilant le controcircle CODECAT par un bouton liste modifiable Reacutesultat agrave obtenir au final

QUELQUES PRECISIONS Le formulaire laquo 2 Saisie Modificationdes produits raquo se preacutesente comme suit en mode creacuteation

Pour seacutelectionner un controcircle on clique sur sa bordure

ici la zone de texte PUHT et son eacutetiquette ont eacuteteacute seacutelectionneacutees

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 15

Les diffeacuterents eacuteleacutements apparaissant dans ce formulaire sont

appeleacutes des controcircles Il existe diffeacuterents types de controcircle bull Zones de texte ils correspondent agrave des champs de tables ou

de requecirctes

bull Etiquettes contiennent la leacutegende des champs ou un texte

Zone de texte

Etiquettes

La grille permet drsquoajuster la position deseacuteleacutements agrave lrsquoeacutecran Cette grille nrsquoapparait

pas en mode formulaire

Ce bouton permet de choisir les codes cateacutegories hellip

hellip A partir des libelleacutes de la cateacutegorie Donc inutile drsquoapprendre

les codes par cœur J

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

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Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 41

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Pour deacuteplacer une zone de texte et lrsquoeacutetiquette associeacutee on pointe la bordure et on fait glisser

(le pointeur prend la forme drsquoune main ) Pour deacuteplacer un des deux eacuteleacutements on pointe le coin supeacuterieur gauche du controcircle (Le curseur

prend la forme drsquoun doigt ) Pour supprimer un controcircle on le seacutelectionne et on appuie sur la touche Suppr Remarque la suppression drsquoune zone de texte nrsquoentraine aucunement la suppression du champ

de la table ou requecircte source

ACTIVITE

bull Seacutelectionnez les eacutetiquette et zone de texte CODECAT et supprimez les

bull Creacuteez un bouton liste deacuteroulante en cliquant sur le bouton laquo Liste modifiable raquo de la barredrsquooutils laquo Boicircte agrave outils raquo (si celle-ci nrsquoest pas afficheacutee seacutelectionnez le menu Affichage ndash Barresdrsquooutils hellip - Boicircte agrave outils) Le pointeur prend la forme drsquoune croix avec un petit rectangle

bull Ajoutez et alignez le champ CODECAT agrave la place du controcircle CODECAT que vous venez desupprimer

bull Compleacutetez les boicirctes de dialogue successives de lrsquoAssistant zone de liste

rArr la recherche des eacuteleacutements provient drsquoune tablerArr Seacutelectionnez la table CATEGORIE dans la liste

rArr Les colonnes agrave inclure dans la zone de liste sont CODECAT et LIBELLECAT

rArrReacuteduisez la largeur de la colonne contenant le code cat et eacutelargissez celle du libelleacute cat

Remarque Comme le champ LIBELLECAT est deacutejagrave afficheacute dans le formulaire on doit ici afficher lechamp CODECAT crsquoest pourquoi il faut deacutecocher la case agrave laquo Colonne cleacute cacheacutee raquo Si lrsquoaffichage de la

cleacute nrsquoeacutetait pas important pour lrsquoutilisateur on aurait pu simplement afficher le LIBELLECAT (et laisserla case cocheacutee)rArr La valeur utilisable est CODECAT

rArr La valeur choisie est agrave stocker dans le champ CODECAT (de la table PRODUIT)

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Deacutecochez cette case (voir remarque ci-apregraves)

Pour modifier la taille faites glisser agrave droite ou agrave gauche la colonne

Ici on vous demande en fait quelle valeur vous souhaitez afficher

Comme on souhaite afficher la valeur du CODECAT on seacutelectionnece champ

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

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Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

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Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 41

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 51

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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rArr Lrsquoeacutetiquette de la zone de liste (en quelque sorte sa leacutegende) est laquo CODECAT raquo

bull Il ne reste plus qursquoagrave positionner correctement les eacutetiquette et zone de liste modifiable CODECAT

correctement sur la grille

bull Testez le formulaire (cliquez sur le bouton Affichage - mode formulaire)

bull Saisissez lrsquoenregistrement suivant 20 Tout sur Merise 2 - 550 - 120 F - cateacutegorie ouvrage

REMARQUE La creacuteation drsquoune zone de liste modifiable peut se faire automatiquement si et seulement si lors de lacreacuteation du champ CODECAT dans la table PRODUIT on deacutefinit une laquo liste de choix raquo La table PRODUIT est ouverte en mode creacuteation et le champ CODECAT est seacutelectionneacute

bull Revenez en mode creacuteation de formulaire pour ameacuteliorer la preacutesentation

Utilisez les boutons suivants pour deacutefinir les couleurs

Couleur drsquoarriegravere-plan Couleur de police Couleur de bordure bull Visualisez le formulaire en cliquant sur le bouton Affichage Mode formulaire raquobull Le coin des experts Essayez de modifier la valeur contenue dans le champ LIBELLE CAT Que se

passe-t-il Comment reacutesoudre le problegraveme APPLICATION NON GUIDEE

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 17

Il faut indiquer agrave ACCESS que la valeur seacutelectionneacutee met agrave jour le champCODECAT de la requecircte source (qui srsquoappuie sur la table CATEGORIE)

Dans la fenecirctre des proprieacuteteacutes on seacutelectionne laquo Liste de choix raquo

On seacutelectionne le controcircle

On seacutelectionne la table source

On seacutelectionne la source des donneacutees

On seacutelectionne colonne contenant CODECAT dans la table CATEGORIE(soit la colonne 1)

On seacutelectionne Le nombre de colonnes agrave afficher lorsqursquoon clique sur lebouton Liste deacuteroulante

Cadre dessineacute avec lrsquooutil Rectangle

et le bouton laquo 3D Enfonceacute raquo et une taille de bordure de 4

Ce controcircle a eacuteteacute eacutelargi avec la souris

Ces controcircles ont eacuteteacute deacuteplaceacutes

Attention pour que les donneacutees agrave lrsquointeacuterieur du rectangle

orange soient accessibles le rectangle doit ecirctre enarriegravere-plan (apregraves avoir seacutelectionneacute le rectangle menu

Format ndash Arriegravere-plan )

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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bull Creacuteez une requecircte multi tables fondeacutee sur CLIENT et REGLEMENT permettant drsquoafficher lrsquoensembledes champs de la table CLIENT et le libelleacute du mode de regraveglement Attention agrave la position du champLibelleacute reacuteglement qui doit ecirctre placeacute apregraves CODE REG ENREGISTREZ LA REQUEcircTE SOUS LE NOM REQUETE FORMULAIRE CLIENTS

bull Creacuteez un formulaire de saisie de type laquo Colonne simple raquo fondeacutee sur la requecircte preacuteceacutedenteENREGISTREZ LE FORMULAIRE SOUS LE NOM 2 SaisieModification des clients

bull Personnalisez ce formulaire agrave votre goucirct mais en preacutevoyant un controcircle liste modifiable agrave laplace du champ CODEREG

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES Quatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat

Les Etats Alors qursquoun formulaire permet lrsquoaffichage agrave lrsquoeacutecran un eacutetat permet drsquoimprimer des donneacutees soit sousforme de fiches soit sous forme de tableau On veut imprimer le catalogue des produits classeacutes par code croissant et connaicirctre le nombre dereacutefeacuterences pour chaque cateacutegorie CONNAISSANCES PREALABLES Structure drsquoun ETAT

Un eacutetat comporte plusieurs sections

Entecircte drsquoETATCATALOGUE DES PRODUITS

Date 20112001Entecircte de page

LIBELLECAT CODEART DESIGNART TVAART PUHT

Entecircte de groupe (Libelle cat)Accessoires Fournitures

Deacutetail1 Transparentshellip 1960 3000 F2 Transparents

manuels1960 1350 F

Pied de groupe (Libelle cat)Nombre drsquoarticles de la cateacutegorie 4

Pied de pagePAGE 1x

PIED DrsquoETAT

COMMENTAIRE

les sections sont hieacuterarchiseacutees

bull La section Entecircte drsquoETAT apparaicirct une seule fois sur la 1egravere page de lrsquoeacutetat et la section Pied drsquoeacutetatapparaicirct agrave la fin de lrsquoeacutetat en derniegravere page

bull Les sections Entecircte et Pied de page apparaissent sur chaque page en entecircte on indiquegeacuteneacuteralement les eacutetiquettes de champs

bull Les sections entecirctes et pieds de groupe permettent de regrouper plusieurs enregistrements parcateacutegorie (dans lrsquoexemple le regroupement se fait par Libelleacute de cateacutegorie - La premiegravere cateacutegorieest laquo Accessoires Fournitures raquo qui regroupe 6 enregistrements

bull La section deacutetail est le niveau de base Dans lrsquoexemple la section Deacutetail contient lesenregistrements relatifs aux produits

ACTIVITES

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

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Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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1 Creacuteez agrave lrsquoaide de lrsquoassistant Etat lrsquoEtat laquo CATALOGUE DES PRODUITS raquo fondeacutee sur larequecircte laquo Requecircte formulaire produits raquo

bull Revenez dans la fenecirctre Base de donneacutees

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet Etat

bull Cliquez sur lrsquoonglet Nouveau

bull Etape 1 Dans la liste des tables et requecirctes seacutelectionnez la requecircte laquo Requecircte formulaire desproduits raquo

Seacutelectionnez tous les champs

bull Etape 2 Seacutelectionnez lrsquooption de regroupement par CATEGORIE

bull Etape 3 Il est possible deacuteterminer un sous-niveau de regroupement (on pourrait par exempledemander un regroupement par taux de TVA)

bull Etape 4 Deacutefinition des critegraveres de tri

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 19

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

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Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 54

Page 20: 2388285 Cours Access

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Les options de synthegravese permettent de calculer des sommes des moyenneshellip sur des champsnumeacuteriques Dans lrsquoapplication preacutesente elles ne preacutesentent aucun sens (on ne va pas additionner destaux de TVA ou des prix unitaires)

bull Etape 5 le choix drsquoune preacutesentation

UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLESQuatriegraveme sous-partie Creacuteer un eacutetat (page 22)

bull Etape 6 Choix drsquoun style

bull Etape 7 Saisissez le titre de lrsquoeacutetat CATALOGUE DES PRODUITS puis cliquez sur le boutonTerminer

bull Visualisez lrsquoeacutetat en mode aperccedilu

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 20

Seacutelectionnez la preacutesentation ici

Seacutelectionnez lrsquoorientation de lrsquoeacutetat

Evite que les champs ne soient coupeacutes

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 21

Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 48

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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1 Modification de lrsquoEtat

On aimerait avoir pour chaque groupe de produits le nombre de produits du groupe Pour cela il fautafficher la section laquo Pied de groupe raquo puis y inclure un controcircle zone de texte contenant une formule decalcul

a) Afficher un pied de groupe Basculer en mode creacuteationMenu Affichage ndash Trier et grouper

b) creacuteer une zone de texte

Dans la barre drsquooutils laquo Boicircte agrave outil seacutelectionnez lrsquooutil zone de texteDans le pied de groupe preacuteceacutedemment afficheacute dessinez la zone de texte (largeur 4cm) vous devezobtenir ceci

Deacuteplacez lrsquoensemble pour le positionner agrave gaucheChangez le texte de lrsquoeacutetiquette (Texte21 par exemple) pour indiquer Nbre de ProduitsDans la zone de texte remplacez la valeur Indeacutependant par la formule suivante

= Compte([CODEPROD])

Modifiez la largeur des controcircles et veacuterifiez en mode aperccedilu avant impression

Vous devez obtenir ceci (pour la cateacutegorie ouvrages par exemple)

bull Enregistrez lrsquoeacutetat sous le nom Catalogue des produits ndash puis imprimez

APPLICATION NON GUIDEE FACULTATIVE

On voudrait reacutealiser un Etat laquo Liste des clients raquo classeacute par code client Les champs agrave preacutevoir sont CODECLI NOMCLI RUECLI CPCLI VILLECLI CODEREG LIBELLEREG ENCOURSCLI PLAFONDCLICet eacutetat sera fondeacute sur la requecircte laquo Requecircte formulaire clients raquo creacuteeacutee dans lrsquoapplication non guideacuteefacultative

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Mettre cette valeur agrave Oui

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 22

COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 25

En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 28

Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES Les dirigeants de la socieacuteteacute Papetiegravere souhaiteraient maintenant geacuterer les commandes des clientsVous allez donc eacutelaborer la structure des tables neacutecessaires et reacutealiser un formulaire de saisie descommandes ANALYSE DU PROBLEME Examinez le bon de commande ci-dessous

ETSBUROMAT

COMMANDE Ndeg1 du 15032001Code client 00007

Codereacuteglement

4 90 jours fin de mois

Le Soleil de Tunis125 place du Barlet59500 DOUAI

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacutees PU HT TVA00006 Boicircte de CD-R 74 mn10 2000012 Support mural pour

moniteur4

00014 Creacuteer un site avec FrontPage

2

00001 Transparents

photocopieurs10

100

Entourez en vert les donneacutees agrave saisir - en rouge les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement et enbleu les donneacutees calculeacuteesDe quelles tables sont issues les donneacutees qui srsquoaffichent automatiquement CONCLUSION Pour enregistrer les commandes des clients on doit creacuteer deux tables

ACTIVITES PRATIQUES

I CREATION DES TABLES COMMANDE ET LIGNE COMMANDE

1 Ouvrez la base de donneacutees PAPETIEREMDB

2 Creacuteez la structure de la table COMMANDE (Objet Table - Bouton Nouveau)- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type NumeacuteroAuto - Format 00000 (Le ndeg de commande seraautomatique)

bull DATECOM Type Date et heure - Format Date abreacutegeacutee

bull

CODECLI Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Comme dans la tableclient) RESPECTEZ SCRUPULEUSEMENT LE NOM DES CHAMPS CLES PRIMAIRES ET CLESETRANGERES POUR ETABLIR ULTERIEUREMENT DES RELATIONS FACILEMENT

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COMMANDE

NOCOM

DATE COMCODECLI

LIGNECOMMANDE

NO COM+CODEPROD

DATECOMQTESCOM

Cleacute primaire de la table

COMMANDE

Cleacute eacutetrangegravere de la tableCOMMANDE Ce champ permettra

drsquoeacutetablir une relation avec la table

CLIENT

REMARQUE Il est inutile drsquoinclure le nom lrsquoadresse du client car ces

donneacutees sont contenues dans la table CLIENT

On eacutevite ainsi la REDONDANCE de donneacutees responsable drsquoune surchargeinutile du disque dur

UNE BASE DE DONNEES OPTIMISEE EST UNE BASE DE DONNEESSANS REDONDANCE

La cleacute primaire est composeacutee du numeacutero de comande ET drsquoun code produit Car la

quantiteacute commandeacutee deacutepend agrave la fois du Ndeg de commande et du code produit On pourraainsi eacutetablir une relation (jointure) entre

la table commande et la table LIGNE COMMANDEet

La table LIGNE COMMANDE et PRODUIT

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

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Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 43

Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 44

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Page 23: 2388285 Cours Access

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3 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM)

4 Enregistrez la table sous le nom COMMANDE

5 Creacuteez la structure de la table LIGNE COMMANDE- Indications relatives agrave la structure de la table commande

bull NOCOM Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000 (Remarque le type Entierlong est compatible avec un champ compteur)

bull CODEART Type Numeacuterique - Entier long - Format 00000

bull QTESCOM Type numeacuterique - Entier (On consideacutere que les quantiteacutes commandeacuteespour un article ne deacutepasseront pas 32767 uniteacutes - les quantiteacutes sont des nombresentiers sans deacutecimales)

6 Deacutefinissez la cleacute primaire (champ NOCOM et CODEART)

La cleacute primaire se compose de deux champs Par conseacutequent seacutelectionnez les deux champs enmecircme temps en utilisant le seacutelecteur de champ avant de cliquer sur le bouton Cleacute primaire

7 Enregistrez la table sous le nom LIGNE COMMANDE

II CREATION DES RELATIONS ENTRE LES TABLES1 Fermez la table LIGNE COMMANDE2 Seacutelectionnez le menu Outils - Relations3 Dans le menu Affichage seacutelectionnez lrsquooption Ajouter une table puis seacutelectionnez les tablesCOMMANDE et LIGNE COMMANDE

4 Creacuteez les relations entre les tables COMMANDES CLIENTS puis entre COMMANDE et ETLIGNE COMMANDE et PRODUIT ET LIGNE COMMANDE conformeacutement au scheacutema desrelations suivants

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRESIII SAISIE DIRECTE DrsquoUNE COMMANDE DANS LES TABLES

Vous allez maintenant saisir la commande ndeg 1 - voir page 1 -Vous allez devoir saisir un enregistrement dans la table COMMANDE et plusieurs enregistrements dansla table LIGNE COMMANDE heureusement ACCESS 2000 associe agrave chaque enregistrement de la tableCOMMANDE un ou plusieurs enregistrements de la table LIGNE COMMANDEDans la table commande saisissez lrsquoenregistrement suivant NOCO

MDATECOM CODECLI

00001 150301 7Apregraves validation de lrsquoenregistrement Un signe + dans la colonne de gauche indique qursquoil y a desdonneacutees lieacutees agrave lrsquoenregistrement

Un clic sur ce symbole et il est alors possible de visualiser les enregistrements de la table lieacutee LIGNECOMMANDE ou drsquoajouter comme vous allez le faire des enregistrements

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 23

Seacutelecteur de champ

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Saisissez maintenant Dans la table lieacutee LIGNE COMMANDE les enregistrements relatifs agrave la 1egraverecommande

NO COM CODEPROD QTES COM00001 00006 2000001 00012 400001 00014 200001 00001 100

Vous devez avoir ceci agrave lrsquoeacutecran

REMARQUE Dans la table lieacutee le chmp NOCOM qui sert de lien entre les deux tables nrsquoest pasafficheacute En fait ce champ se met agrave jour automatiquement

Pour le veacuterifier il suffit drsquoafficher la table LIGNE COMMANDE en mode table NOCO

MCODEART QTESCOM

00001 00001 10000001 00006 2000001 00012 400001 00014 2

Ce champ srsquoest rempli automatiquement

1 IV LE COIN DES AMATEURS CREATION DrsquoUN FORMULAIRE AVEC UN SOUS FORMULAIRE

Vous avez pu appreacutecier la faciliteacute avec laquelle on saisit une commande directement dans les tables(SIC) Vous allez creacuteer un formulaire de saisie des commandes Ce formulaire va comprendre leschamps de la table COMMANDE et un sous-formulaire incluant les champs de la table LIGNECOMMANDE

MODE OPERATOIRE

1 Fermez toutes les tables

2 Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez surlaquo Creacuteer un formulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

3 Seacutelectionnez la table COMMANDE et seacutelectionnez les champs figurant dans leformulaire

Seacutelectionnez ensuite la preacutesentation Colonne simple Saisissez un nom pour le formulaire et cochez la case Modifier la structure du formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 36

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 42

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 43

Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 44

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Vous devez obtenir agrave peu pregraves ceci

4 Agrandissez la taille du formulaireInsertion du sous-formulaire

Cliquez sur le bouton Sous formulairesous eacutetat Dessinez une zone rectangulaire de 10 cm de large sur 5 de hauteur Dans lrsquoassistant formulaire indiquez la source des donneacutees du sous formulaire

Le choix effectif des champs se fait dans la boicircte de dialogue suivante

Etape suivante rien agrave faire

Etape suivante Attribution drsquoun nom pour le sous-formulaire

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En faisant lisser le ied de formulaire vers le bas vous ouvez a randir le formulaire

1) Seacutelectionnez la table LIGNE COMMANDE

2) Seacutelectionnez Les champs agrave faire figurer dans

le sous-formulaire soit CODEART et QTESCOM

3) Cliquez sur ce bouton pour chaque champ seacutelectionneacute

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 26

Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 27

Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Le reacutesultat final est le suivant

en mode creacuteation En mode affichage formulaire

Pas tregraves eacuteleacutegant en mode creacuteation

bull augmentez la taille du sous-formulaire de maniegravere agrave ce que 10 enregistrements du sous-formulairepuissent ecirctre visibles

bull Augmentez la largeur des colonnes

bull Changez lrsquoeacutetiquette du sous-formulaire en indiquant laquo Articles en commande raquo

bull Changez le texte des eacutetiquettes NOCOM en Ndeg de commande DATECOM en Date de commande et

CODECLI en Code client 5 Enregistrez les changements effectueacutes dans le formulaire et le sous-formulaire6 Saisissez la commande ndeg 2 en mode formulaire figurant ci-dessous Vous devez aupreacutealable codifier le code client et les codes produits en consultant les tables clients etproduits

ETS Papetiegravere COMMANDE Ndeg 2 du 16032001Code client Micropuce

Code produit Deacutesignation Qteacutes commandeacuteesCreacuteer un site avec FrontPage 5Boicircte de CD-R 74 mn10 6Le meacutemento du comptable deacutebutant 10

Transparents photocopieurs10 30

7 Fermez le formulaire

LES FORMULAIRES ET LES SOUS FORMULAIRES

V LE COIN DES PROS CREATION DU FORMULAIRE COMMANDE FONDE SUR DESREQUETES

Lrsquoutilisation de sous-formulaires fondeacutes sur des tables preacutesente un inconveacutenient majeur il nrsquoexisteaucun moyen de controcircle lors de la saisie du code produit ou du code client Drsquoautre part les champscalculeacutes nrsquoeacutetant pas inteacutegreacutes aux tables il nrsquoapparaicirctront pas dans le sous formulaire

On va donc creacuteer deux requecirctes bull Lrsquoune permettant la saisie de la date de commande et lrsquoaffichage de lrsquoidentiteacute et lrsquoadresse du client

Cette requecircte servira pour le formulaire principal

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Vous pouvez laisser le nom proposeacute par Access

Donneacutees provenant de la TABLE COMMANDE

(formulaire principal)

Donneacutees provenant de la table LIGNE COMMANDE (sous-

formulaire)

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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bull Lrsquoautre qui permettra la saisie du Code produit des quantiteacutes commandeacutees et lrsquoaffichage du prixunitaire du taux de TVA On profitera eacutegalement de cette requecircte pour creacuteer des champs calculeacutes

A Creacuteation des requecirctes

A1 La requecircte permettant dobtenir lentecircte du bon de commande (formulaire principal)

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur ajouter (tables agrave seacutelectionner COMMANDECLIENT REGLEMENT)

bull Dans le menu affichage veacuterifiez que lrsquooption soit cocheacutee (cetteoption est tregraves importante lorsqursquoon creacuteeacutee des requecirctes multitables

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition dans le formulaire)La liste des champs et les tables sources sont indiqueacutees ci-apregraves

bull

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage - Feuille de donneacutees

bull Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom ENTETE BC (entecircte bon de commande) A2 La requecircte permettant drsquoobtenir le corps du bon de commande

bull Seacutelectionnez lrsquoobjet requecircte - cliquez sur Nouveau et Mode creacuteation

bull Seacutelectionnez chaque table et cliquez sur Ajouter (tables agrave seacutelectionner PRODUIT et LIGNECOMMANDE)

bull Faites glisser les champs utiles (dans lrsquoordre drsquoapparition du formulaire) Les champs agrave inclure sont indiqueacutes ci-apregraves

2 Creacuteation de champs calculeacutes

Pour chaque ligne du bon de commande on veut connaicirctre Le montant HT (=QTESCOMPRIX UNITAIRE)Le montant de la TVA (=HTtaux de TVA)

Avant de proceacuteder inseacuterer une colonne juste avant TVAART Seacutelectionnez la colonne TVAARTpuis cliquez sur Insertion - Colonnes

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Ces 3 champs seront mis agrave jour agrave chaque nouvelle commande Les autres champs ne sont afficheacutes qursquoagrave titre

drsquoinformation et de controcircle

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 29

Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 30

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 31

Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 32

A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Reacutesultat agrave obtenir

Formatez les deux champs calculeacutes en Moneacutetaire ndash 2 Deacutecimales (Seacutelection du champ puis clic sur lebouton Proprieacuteteacutes)

Visualisez le reacutesultat de la requecircte en cliquant sur le bouton Affichage ndash Mode Feuille de donneacutees Fermez la requecircte et enregistrez la sous le nom CORPS BC

B Creacuteation du formulaire de saisie des commandes (2egraveme version)

B1 Creacuteation du formulaire principal (saisie des commandes)

bull Fermez toutes les tables

bull Dans la fenecirctre Bases de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire puis cliquez sur laquo Creacuteer unformulaire en utilisant lrsquoassistant raquo

bull Seacutelectionnez la requecircte ENTETE BC puis seacutelectionnez tous les champs de la requecircte qui devrontfigurer dans le formulaire

bull Lrsquoaffichage des donneacutees se fait par commande

bull La preacutesentation du formulaire est en colonnes simples

bull Le titre du formulaire est Saisie des commandes

bull Afficher la structure du formulaire en mode creacuteation

Il ne reste plus qursquoagrave inclure le sous-formulaire contenant les lignes de chaque commande

bull En mode creacuteation de formulaire augmentez la taille du formulaire

B2 Creacuteation du sous-formulaire Articles en commande

bull Cliquez sur le bouton assistant sous-formulairesous-eacutetat

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Champs calculeacutes qui ne sont pas stockeacutes dans les tables Ces champs ont pour nom HT et MTVA Lrsquoexpression est agrave saisir Access ajoute les [ ] lorsqursquoon les omet agrave la saisie

Pour augmenter la hauteur du formulairefaites glisser cette barre

Pour augmenter la largeur du formulaire faites glisser cetrait agrave droite

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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bull Tracez agrave lrsquoeacutecran en dessous du champ MODEREG le sous-formulaire

bull Dans lrsquoassistant indiquez que la source des donneacutees provient drsquoune table ou drsquoune requecircte existante

bull Seacutelectionnez ensuite la requecircte source (soit CORPS BC) et seacutelectionnez tous les champs

bull Il faut ensuite indiquer agrave lrsquoassistant quel est le champ permettant de lier le formulaire principal(contenant en fait lrsquoentecircte du bon de commande) avec le sous-formulaire (en fait les lignes decommande)

REMARQUES

bull Lorsque le formulaire et le sous-formulaire sont fondeacutes sur des tables et que des relations ont eacuteteacuteeacutetablies entre les tables sur la base de cleacutes primaires et eacutetrangegraveres ACCESS saitautomatiquement deacuteterminer le champ qui sert de liaison entre le formulaire et le sous-formulaire En revanche lorsque le formulaire etou le sous-formulaire sont fondeacutes sur desrequecirctes il faut deacutefinir soi-mecircme le champ de liaison

bull Le champ NOCOM du formulaire principal est appeleacute champ Pegravere et le champ NOCOM du sous-

formulaire est appeleacute champ Fils bull

Un Pegravere a 1 ou plusieurs Fils mais un Fils nrsquoa qursquo1 seul Pegravere Dans lrsquoexemple en effet unecommande (identifieacute par un numeacutero de commande unique) comporte plusieurs lignes (chaqueligne est identifieacutee par un numeacutero de commande ET un numeacutero de produit)

bull Donnez un nom significatif au sous-formulaire avant de terminer la creacuteation du sous-formulaire

C Le fignolage

Le formulaire est maintenant creacuteeacute mais la mise en forme laisse certainement agrave deacutesirer Basculez enmode creacuteation et deacuteplacez les champs renommez certaines eacutetiquettes et augmentez la taille dusous-formulaire pour obtenir une preacutesentation ressemblant agrave cela

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Cochez cette case

Cliquez sur le bouton et seacutelectionnez le champ NOCOM

Proceacutedez de la mecircme maniegravere

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Eleacutements de modes opeacuteratoires

bull Les eacutetiquettes concernant lrsquoidentiteacute du client ont eacuteteacute supprimeacutees

bull Pour modifier le sous-formulaire il faut drsquoabord fermer le formulaire Saisie des commandes enprenant soin de sauvegarder les modifications

bull Puis dans la fenecirctre de base de donneacutees il faut ouvrir le sous-formulaire laquo Articles en

commande raquo et lrsquoaffichez en mode feuille dedonneacutees (Bouton Affichage ndash Feuille de donneacutees)

bull Seacutelectionnez toutes les colonnes et appliquez une taille de police de 8

bull Seacutelectionnez la colonne NOCOM et masquez la (menu Affichage ndash Masquer Colonnes) car cettecolonne se met agrave jour automatiquement et contient pour chaque commande la mecircme valeur quecelle figurant dans le formulaire principal

bull Ajustez ensuite la largeur de toutes les colonnes pour que le sous-formulaire srsquoaffiche

correctement dans le formulaire principalbull Enregistrez le sous-formulaire (en conservant le mecircme nom Articles en commande et fermez

le

bull Ouvrez le formulaire Saisie des commandes et veacuterifiez la preacutesentation (au besoin proceacutedez auxmodifications qui srsquoimposent)

REMARQUE La relation Pegravere-Fils est synonyme de relation UN-PLUSIEURS Un pegravere a plusieurs FilsCela signifie qursquoun NO COM de la table COMMANDE correspond agrave plusieurs lignes commandes

D Test du formulaire avec une commande

Saisissez la commande ndeg 3 codifiez au preacutealable le code client et les codes de produits

ETS

Papetiegravere

COMMANDE Ndeg3 du 16032001

Code client CRIONCode

produitDeacutesignation Qteacutes commandeacutees

Boicircte de CD-R 74 mn10 20Boicircte de CD-RW 10 20Filtre anti-reflet pour moniteur 8

Fermez le formulaire principal et enregistrez le sous le nom Saisie des commandes

V LE COIN DES EXPERTS INSERTION DE TOTAUX DANS UN FORMULAIRE - CREATION DE LISTES

MODIFIABLES ATTENTION Cette partie devient tregraves technique vous pouvez la contourner en saisissant les bons decommande de lrsquoannexe 1 en utilisant le formulaire laquo Saisie des commandes raquo Pour les futurs experts drsquoACCESS agrave vos claviers

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Commencez drsquoabord par enregistrer le Formulaire laquo Saisie des commandes raquo sous le nom laquo Saisie descommandes 2 raquo Enregistrez ensuite le sous-formulaire laquo Articles en commande raquo sous le nom laquo Articlesen commande 2 raquo

(Dans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez lrsquoobjet Formulaire et cliquez sur Modifier Puis Fichier enregistrer sous) Fermez ensuite tous les formulaires Pour mettre des sous-totaux dans le formulaire principal deux eacutetapes sont agrave suivre

- Mettre les sous totaux dans le pied de page du sous-Formulaire- Mettre une formule dans le pied de page du formulaire principal

1 Mettre des sous totaux dans le pied de page du sous formulaire

bull Ouvrez le sous-formulaire 2 Articles en commande 2 en mode Creacuteation

bull Affichez la boicircte agrave outils (Menu affichageBoicircte agrave outils)

bull Cliquez sur le bouton zone de texte figurant dans la boicircte agrave outils

bull Creacuteez le champ TOTAL HT dans le pied du formulaire laquo Articles en commande 2 raquo

bull Nommez lrsquoeacutetiquette TOT HT

bull Saisissez la formule suivante dans la zone de texte

=Somme([HT])Ce qui donne ceci

bull Il faut maintenant deacutefinir un format pour la zone de texte

rArr Seacutelectionnez la zone de texte

rArr Cliquez sur le bouton proprieacuteteacute

rArr Dans la boicircte de dialogue Proprieacuteteacutes cliquez sur lrsquoonglet Format

bull Seacutelectionnez le format Moneacutetaire et 2 deacutecimales

bull Donnez un nom significatif au controcircle (car ce nom sera utiliseacute ulteacuterieurement dans un autreformulaire)

bull Proceacutedez de mecircme pour les champs TOT TVA et TOT TTC (agrave parameacutetrer comme suit )

Le pied de formulaire en mode creacuteation doit ressembler agrave ceci

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Etiquette

Zone de texte correspond agrave un

champ (de table ou calculeacute)

Nom donneacute agrave la zone de texte etqui pourra servir dans un

indique lrsquoorigine des donneacutees peut ecirctre le nom drsquoun champ drsquoune

table ou comme ici une expression calculeacutee

Remplacez le texte inscrit ici par TOT HT

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 48

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Visualisez le formulaire Saisie des commandes 2 les totaux concernent toutes les lignes de toutes lescommandes

2 Inclure les champs preacuteceacutedemment calculeacutes dans le formulaire pricipal

bull Fermez drsquoabord le sous-formulaire laquo Articles en commandes 2 raquo

bull Ouvrez le formulaire laquo Saisie des commandes 2 raquo en mode creacuteation

bull Modifiez la liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire - Seacutelectionnez le sous-formulaire- Affichez les proprieacuteteacutes

- Cliquez sur lrsquoonglet toutes et modifiez la proprieacuteteacute Objet source et Nom en saisissant Articles en commande 2

bull Dans le pied du formulaire creacuteez maintenant 3 zones de textes

bull Parameacutetrez ces zones de texte pour obtenir ceci

Le deacutetail est donneacute ci-dessous pour chaque zone de texte

Plutocirct que de saisir les formules et risquer uneerreur de saisie Access met agrave votredisposition un geacuteneacuterateur drsquoexpression Voir

lrsquoexemple ci dessous pour la zone de texte TOT HT Le geacuteneacuterateur drsquoexpressions Au lieu de saisir la proprieacuteteacute Source controcircle soi-mecircme cliquez sur le bouton Geacuteneacuterateur drsquoexpressions

qui apparaicirct lorsqursquoon clique dans certaines proprieacuteteacutes

Ce geacuteneacuterateur se preacutesente comme suit

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A outez ici un es ace et un 2

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

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1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Apregraves avoir cliqueacute sur le bouton Coller on obtient

3 Des zones de liste modifiables

Le formulaire preacuteceacutedent preacutesente encore un deacutefaut lorsqursquoune commande est saisie par teacuteleacutephone sile client ne connaicirct pas les codes il va devoir chercher dans les tables le code du client le code desproduits commandeacuteshellipDans le formulaire on va donc transformer les zones de texte en zone de listes modifiables Exemple Code clientAvant

Apregraves

Mode opeacuteratoire

rArr En mode creacuteation seacutelectionnez le controcircle contenant le numeacutero de client

rArr Cliquez sur le menu Format ndash Remplacer par - Zone de liste modifiable

rArr Affichez ensuite les proprieacuteteacutes de la zone de liste et parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 33

1) Seacutelectionnez lrsquoobjet concerneacute par lrsquoexpression (ici le sous formulaire

laquo Articles en commande 2 raquo

2) Seacutelectionnez ensuite le controcircle concerneacute par lrsquoexpression(ici la zone de texte TOT HT)

3) Valeur est seacutelectionneacutee par deacutefaut

4) Cliquez ici pour geacuteneacuterer lrsquoexpression

5) Validez pour geacuteneacuterer lrsquoexpression dans la

fenecirctre de proprieacuteteacutes

Un clic sur le bouton et lesnoms des clients

apparaissent en clair

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 34

Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Affichez le Formulaire pour verifier lrsquoaffichage en mode creation vous pouvez eacutelargir la taille de lazone de liste pour ameacuteliorer lrsquoaffichage Proceacutedez de mecircme pour le code article dans le sous-formulaire Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiable

Parameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes Remplacez la zone de texte CODEART en zone de liste modifiableParameacutetrez les proprieacuteteacutes suivantes

La largeur de 6 cm donne un affichage en mode creacuteation affreux hellip

car le controcircle empiegravete sur les controcircles voisins hellipMais en mode Affichage ndash Formulaire la taille prend tout son sens

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Table contenant les donneacutees agrave afficher dans la zone

de liste

La colonne 1 contient le code et la colonne 2 contient

le nom des clients

La colonne 1 contient le code dont la valeur sera

conserveacutee dans le formulaire

La colonne 1 (codeart) a une largeur drsquo1 cm et la

colonne 2 (Designart) une largeur de 5cm de maniegravere

agrave visualiser entiegraverement le nom des articles lorsqursquoonclique sur le bouton de liste

Indique la taille maximum de la zone de la liste

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 51

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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La saisie dans le formulaire

Vous disposez des autres commandes du mois de mars ci-dessous agrave saisir dans le formulaire laquo Saisiedes commandes 2 raquo si vous lrsquoavez reacutealiseacute ou dans le sous-formulaire laquo Saisie des commandes raquo

ANNEXE 1

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 4 du 19032001code client Meacutecanord

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesRamette papier multi usages 5Stylo agrave transparents permanents 10Transparents photocopieurs10 7Programmation en javascript 2

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 5 du 22032001

code client Centre franccedilais derestauration

code produit Deacutesignation qtes commandeacuteesTransparents photocopieurs10 100Transparents manuels10 100Stylo agrave transparents effaccedilables 50Stylo agrave transparents permanents 50

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg6 du 23032001

code client Assurance Azurcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Support mural pour moniteur 4

Filtre anti-reflet pour moniteur 5Stylo agrave transparents permanents 20Stylo agrave transparents effaccedilables 10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 7 du 24032001

code client Briko Boutikcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Les grandes courants du management 5Calulatrice scientifique Cazio 2Boicircte de CD-RW 10 50

10

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 8 du 24032001code client Lyceacutee Rambauxcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 100Stylo agrave transparents permanents 100Boicircte de CD-R 74 mn10 20

ETS PAPETIEgraveRE COMMANDE Ndeg 9 du 26032001

code client SeacuteriTechcode produit Deacutesignation qtes commandeacutees

Stylo agrave transparents effaccedilables 10Stylo agrave transparents permanents 10

Boicircte de CD-R 74 mn10 2Calulatrice scientifique Cazio 1WebCam Sauni 2Boicirctes de disquettes 3510 2Ramette papier multi usages 10Filtre anti-reflet pour moniteur 1

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 42

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 43

Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 44

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Page 36: 2388285 Cours Access

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CAS PAPETIERE- 5egraveme partieLES REQUETES ACTIONS

CONNAISSANCES DE BASE Les requecirctes action permettent de modifier les donneacutees dans les tables alors que les requecirctesseacutelection et opeacuteration ne modifient en rien les donneacutees stockeacutees dans les tables

Elles sont de quatre types Creacuteation de table Permet de creacuteer une nouvelle table agrave partir des enregistrements reacutepondant agrave un

critegravere de seacutelectionAjout Ajoute le contenu des enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection agrave

une table existante (ou nouvelle)Mise agrave jour Permet de mettre agrave jour le contenu drsquoun ou plusieurs champs pour les

enregistrements seacutelectionneacutes correspondant au critegravere de seacutelectionSuppression Permet de supprimer les enregistrements correspondant au critegravere de seacutelection Pour creacuteer une requecircte action il faut

bull creacuteer une requecircte seacutelection (ou opeacuteration) pour seacutelectionner les enregistrements

bull Afficher le reacutesultat de la requecircte seacutelection (pour controcircle)

bull Transformer la requecircte seacutelection (ou opeacuteration) en requecircte action par le menu Requecircte oupar les boutons de la barre drsquooutils requecircte

bull Exeacutecuter la requecircte (menu Requecircte - Exeacutecuter ou bouton eacutexeacutecuter de la barre drsquooutils)

DANGER UNE REQUEcircTE ACTION MODIFIE LE CONTENU DES TABLES PAR CONSEQUENT IL FAUT EcircTRERIGOUREUX QUANT AU CRITERE DE SELECTION

I CREATION ET EXECUTION DrsquoUNE REQUEcircTE CREATION DE TABLE

le thegraveme

Dans la table CLIENT de la base de donneacutees PAPETIERMDB figure le champ ENCOURS (contenant lemontant du creacutedit accordeacute aux clients) Ce champ constitue une donneacutee de situation (au mecircme titreqursquoun solde de compte ou un stock) et doit ecirctre reacuteguliegraverement mis agrave jour Par conseacutequent vous allez - creacuteer AUTOMATIQUEMENT par requecircte une table laquo ENCOURS DE CREDIT raquo comprenant les champssuivants

- CODECLI- ENCOURS

- ensuite supprimer le champ ENCOURS de la tale CLIENT - ensuite eacutetablir une relation entre la table CLIENT et la table ENCOURS DE CREDIT

A CREATION DrsquoUNE REQUETE CREATION DE TABLE

Plutocirct que de creacuteer la structure de la table ENCOURS DE CREDIT vous allez creacuteer une requecircteCreacuteation de tables

1 Cliquez sur lrsquoonglet Requecircte puis sur le bouton Nouveau

2 Cliquez sur le bouton puis seacutelectionnez la table CLIENT

3 Faites glisser les champs CODECLI et ENCOURSCLI dans la grille drsquointerrogation

4 Visualisez le reacutesultat de la requecircte Seacutelection(bouton ) (vous devez avoir 17enregistrements et 2 champs)

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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5 En mode creacuteation de requecircte deacuteroulez le menu Requecircte - Creacuteation de table ou cliquez sur le

bouton Type de requecircte puis sur le bouton

6 Dans la boicircte de dialogue Requecircte creacuteation saisissez le nom de la nouvelle table ENCOURSDE CREDIT

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte - Exeacutecution ou bouton Exeacutecuter de la barre drsquooutilsRequecircte)Un message drsquoalerte vous informe que 17 enregistrements vont ecirctre colleacutes dans une nouvelletable

Confirmez alors en cliquant sur Oui

8 Enregistrez la requecircte sous le nom Creacuteation table Encours et fermez-la (la requecircteeacutevidemment )

Attention si vous tentez une deuxiegraveme exeacutecution de la requecircte Creacuteation Access affichera unmessage drsquoerreur car la table ENCOURS DE CREDIT a eacuteteacute creacuteeacute lors de la 1egravere exeacutecution Pour signaler le danger Le nom des requecirctes action (dans la liste des requecirctes) est preacuteceacutedeacute drsquoun point drsquoexclamation

9 Veacuterifiez lrsquoexistence de la table ENCOURS DE CREDIT dans la liste des tables10 Veacuterifiez la structure de la table ( affichez la table ENCOURS CREDIT en mode creacuteation les

proprieacuteteacutes des champs CODECLI et ENCOURS sont les mecircmes que dans la table CLIENT MaisACCESS nrsquoa pas deacutefini de cleacute primaire par conseacutequent deacutefinissez la cleacute primaire pour le champCODECLI

B SUPPRESSION DU CHAMP ENCOURS DANS LA TABLE CLIENT

Comme le champ ENCOURS fait partie drsquoune nouvelle table vous devez le supprimer de la table CLIENT 1 Ouvrez la table CLIENT en mode creacuteation

2 Seacutelectionnez la ligne de champ ENCOURS

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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3 Supprimez le champ

C ETABLIR UNE RELATION ENTRE LA TABLE CLIENT ET LA TABLE ENCOURS DECREDIT

Comme UN client nrsquoa qursquoUN seul encours de creacutedit et inversement la relation entre les tables CLIENT etENCOURS DE CREDIT sera du type UNE agrave UNE Le champ commun au deux tables est CODECLI travail a faire Creacuteez la relation entre les deux tables

Le coin desPros

La structure de la table CLIENT ayant eacuteteacute modifieacutee les requecirctes les formulaires ou les Etats fondeacutes surla table CLIENT ne se mettent pas automatiquement agrave jour Conseacutequence si une requecircte un eacutetat ou unformulaire utilise le champ ENCOURS il faudra faire des modifications

APPLICATION Au cours des TD preacuteceacutedents(CAS PAPETIERE 3egraveme partie - UTILISER ACCESS AVEC PLUSIEURS TABLES - Troisiegraveme sous-partie Creacuteer une zone de liste modifiable)vous avez creacuteeacute le formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo fondeacute sur la requecircte laquo REQUETE

FORMULAIRE CLIENT raquo Comme ces eacuteleacutements font reacutefeacuterence au champ ENCOURS vous allez les modifier laquo en cascade raquo

1 Modifier la requecircte laquo REQUETE FORMULAIRE CLIENT raquo

2 Dans la requecircte en mode creacuteation supprimez le champ ENCOURS qui nrsquoest plus valide

3 Ajouter la table ENCOURS DE CREDIT (menu Requecircte - Ajouter une table)

4 Faites glisser le champ ENCOURS (de la table ENCOURS DE CREDIT ) vers la grilledrsquointerrogation avant le champ PLAFOND

5 Veacuterifiez le reacutesultat de la requecircte

6 Enregistrez et fermez la requecircte

7 Modification du formulaire laquo 2 SaisieModification des clients raquo

bull Ouvrez ce formulaire en mode Modificationcreacuteation

bull Veacuterifiez la source du controcircle laquo ENCOURS raquo

J Seacutelectionnez le controcircle ENCOURSJ Affichez les proprieacuteteacutes du controcircle (Menu Affichage proprieacuteteacutes) En principe la source

correspond au champ ENCOURS de la requecircte donc il nrsquoy a rien agrave faire Passez agrave la rubrique laquo Le coin des experts raquo OU fermez le formulaire puis passez

directement au II II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION Le coin desexperts Profitons du formulaire laquo 2 Saisiemodification des clients raquo pour deacutecouvrir de nouveaux laquo trucs raquo

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

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Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Page 39: 2388285 Cours Access

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Le champ ENCOURS repreacutesente une Donneacutee de situation (comme cela a pu ecirctre dit preacuteceacutedemment)dont la valeur augmente agrave chaque nouvelle commande et diminue avec les regraveglements reccedilus desclients) Par conseacutequent ce champ doit ecirctre mis agrave jour avec une requecircte action

Pour eacuteviter que lrsquoutilisateur du formulaire ne saisisse une valeur dans le champ ENCOURS on vale proteacuteger en parameacutetrant certaines proprieacuteteacutes

1 Seacutelectionner le controcircle ENCOURS (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

2 Affichez la fenecirctre des proprieacuteteacutes (si ce nrsquoest pas deacutejagrave fait)

3 Parameacutetrez les proprieacuteteacutes indiqueacutees ci-dessous

Remarque

- La proprieacuteteacute Visible permet de cacher un controcircle ou de le rendre visible- La proprieacuteteacute Afficher a pour options

Toujours le controcircle est afficheacute tant agrave lrsquoeacutecran qursquoagrave lrsquoimprimante A lrsquoeacutecran le controcircle est afficheacute agrave lrsquoeacutecran mais nrsquoest pas imprimable A lrsquoimpression le controcircle est imprimable mais nrsquoest pas afficheacute agrave lrsquoeacutecran

4 Veacuterifiez les modifications en affichant le formulaire en mode Formulaire et essayez de

changer la valeur du champ ENCOURS

II CREATION DrsquoUNE REQUETE MISE A JOUR DrsquoUNE REQUETE SUPPRESSION

AU PREALABLE

Vous allez effectuez une copie de la base de donneacutees PAPETIEREMDB et travailler sur cette copiePlutocirct que drsquoutiliser lrsquoexplorateur de WINDOWS vous allez utiliser la commande COMPACTER drsquoACCESSCette commande permet de reacuteduire la taille drsquoune base de donneacutees Le compactage se fait dans un

nouveau fichier PROCEDURE

1 Fermez la base de donneacutees PAPETIEREMDB (indispensable)2 Activez le menu Fichier - Compacter une base de donneacutees ACCESS affiche une premiegravere

boicircte de dialogue dans laquelle vous seacutelectionnez le nom de la base agrave compacter soitPAPETIEREMDB sur le lecteur A

3 Dans la deuxiegraveme boicircte de dialogue Compacter sous saisissez le nom de la base compacteacutee

PAPETIERERACMDB

Une fois lrsquoopeacuteration acheveacutee ouvrez la base de donneacutees PAPETIERERACMDB crsquoest dans cette base dedonneacutees que vous allez effectuer diverses requecirctes action

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 39

Oui le controcircle apparaicirct normalement

Non le controcircle est griseacute (entiegraverement inaccessible)

Oui le controcircle ne peut pas ecirctre mis agrave jour (on empecircche la saisie

ou la modification)Non le controcircle peut ecirctre mis agrave jour

Oui Le curseur srsquo arrecirctera sur le controcircle

Non le curseur ne srsquoarrecirctera pas sur le controcircleDemander explication au GFI

5132018 2388285 Cours Access - slidepdfcom

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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A Creacuteation drsquoune requecircte Mise agrave jour

Le directeur commercial de la socieacuteteacute PAPETIERE a deacutecideacute de majorer de 10 le prix unitaire desarticles de papeterie Vous ecirctes chargeacute de modifier les prix unitaires Plutocirct que de calculer manuellement les prix unitaires pour les articles de papeterie et de les saisirvous allez gracircce agrave une requecircte Mise agrave jour faire la modification automatiquement

MODE OPERATOIRE 1 Creacuteer une nouvelle requecircte fondeacutee sur les tables PRODUITS et CATEGORIE

2 Faites glisser les champs CODEART DESIGNART LIBELLECAT et PUHT

3 Mettez le critegravere Papeterie pour le champ LIBELLE CATEGORIE

4 Visualisez la requecircte en mode Feuille de donneacutees pour veacuterifier que vous nrsquoavez que lesenregistrements relatifs aux articles de papeterie

5 En mode creacuteation seacutelectionnez le type de requecircte laquo Mise agrave jour raquo dans le menu requecircte (oucliquez sur le bouton

6 Dans la grille drsquointerrogation saisissez la formule suivante sur la ligne mise agrave jour et endessous du champ Prix unitaire

[PUHT]110

7 Exeacutecutez la requecircte (Menu Requecircte Exeacutecuter et visualisez le reacutesultat les prix ontaugmenteacutes de 10 (de 1260 F ils sont passeacutes agrave 1386 F)

Avant exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4500 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 5800 F Papeterie

Apregraves exeacutecution de la requecircte

Ramette papier multi usages 4950 F PapeteriePapier qualiteacute photo 20 6380 F Papeterie

8 Enregistrez la requecircte sous le nom REQ MISE A JOUR TARIF

9 Fermez la requecircte

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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10 Exeacutecutez de nouveau la requecircte Que se passe-t-il

B CREER UNE REQUETE SUPPRESSION

On veut supprimer la commande ndeg 4 (qui a eacuteteacute annuleacutee par le client)

1 Creacuteez une nouvelle requecircte fondeacutee sur la table commande2 Faites glisser tous les champs3 Saisissez le critegravere de seacutelection en dessous du champ NOCOM 44 Visualisez la requecircte

NOCOM

DATECOM CODECLI

00004 19032001

6

5 En mode creacuteation activez le menu Requecircte ndash Suppression ou cliquez sur le bouton6 Exeacutecutez la requecircte Un message vous informe que la suppression va ecirctre deacutefinitive

Confirmez la suppression en cliquant sur ouiMais un message drsquoerreur srsquoaffiche

Annulez lrsquoopeacuteration en cliquant sur le bouton Non

Remegravede Lors de la creacuteation des relations entre la table commande (cocircteacute UN de la relation) et la table LIGNECOMMANDE (Cocircteacute PLUSIEURS) Vous avez demandeacute agrave ACCESS drsquoappliquer lrsquointeacutegriteacute reacutefeacuterentielle Pourpouvoir supprimer une enregistrement de la table cocircteacute UN il faut drsquoabord supprimer lesenregistrements lieacutes de la table cocircteacute PLUSIEURS Dans lrsquoexemple il faudrait creacuteer deux requecirctes - la premiegravere pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4- la deuxiegraveme pour supprimer les enregistrements de la table LIGNE COMMANDE pour lesquels le champ

NO COM=4

CrsquoEST LOURD A FAIRE

Heureusement il existe une autre possibiliteacute Enregistrez la requecircte sous le nom REQ SUPPRESSION DrsquoUNE COMMANDEFermez la requecircte

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 43

Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Cliquez sur le menu Edition - RelationDouble cliquez sur la relation (sur le trait) entre COMMANDE et LIGNE COMMANDECochez la case Effacer en cascade (ainsi quand on supprimera une commande toutes les lignesde commandes seront automatiquement supprimeacutees)

Validez puis fermez la fenecirctre RelationDans la fenecirctre Base de donneacutees seacutelectionnez la requecircte REQ SUPPRESSION DrsquoUNECOMMANDEExeacutecutez la requecircte en cliquant sur le bouton Ouvrir (La suppression est effective)Ouvrez successivement les tables COMMANDE et LIGNE COMMANDE pour veacuterifier que lacommande ndeg 4 a bien eacuteteacute supprimeacutee

CAS PAPETIERE- 6egraveme partieLrsquoANALYSE CROISEE

CONNAISSANCES DE BASE Faire une analyse croiseacutee consiste agrave effectuer une synthegravese des donneacutees sur plusieurs niveaux DansAccess lrsquoanalyse croiseacutee constitue une forme particuliegravere de requecircte opeacuteration

Dans lrsquoexemple qui suit vous aurez agrave effectuer une analyse croiseacutee du chiffre drsquoaffaires consistant agravedeacuteterminer le montant du chiffre drsquoaffaires par client et pour chaque cateacutegorie drsquoarticle Voici ce que lrsquoon souhaite obtenir

NOMCLI Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 3430 F 33585 F

Briko Boutik 30032 F 5717 FCentre franccedilais derestauration

77749 F

Crion 95921 F Joue Club 4916 F 57367 F 1906 FLyceacutee Rambaux 22867 F 30185 FMeacutecanord 4345 F 7622 F 3430 FMicropuce 13720 F 9055 F 43982 FSeacuteriTech 2287 F 37899 F 6860 F Ici les noms des clients repreacutesentent des laquo entecirctes de ligne raquo et les libelleacutes de cateacutegorie repreacutesententdes laquo entecirctes de colonnes raquo Les sommes figurant dans le tableau correspondent aux laquo valeurs raquo etsont le fruit drsquoun calcul (opeacuterateur Somme)

Pour obtenir ce reacutesultat il faut drsquoabord reacutealiser une requecircte comprenant - Le nom des clients- Le libelleacute des cateacutegories drsquoarticles

- Le montant HT ([QTESCOM][PUHT]) cela correspond au deacutetail des lignes de commandes Application guideacutee

Creacuteez une nouvelle requecircte en mode creacuteationSeacutelectionnez les tables qui vous sont neacutecessaires

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 50

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 51

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Seacutelectionnez ensuite les champs NOMCLI LIBELLECAT et creacuteez un champ calculeacute que vousnommerez HT

Vous devez obtenir ceci

Maintenant il ne reste plus qursquoagrave transformer la requecircte seacutelection en requecircte analyse croiseacutee

Cliquez sur le menu Requecircte puis sur Dans la grille drsquointerrogation deux nouvelles lignes sont apparues

Il faut ici deacutefinir les champs de regroupement (ici NOMCLI et LIBELLECAT ) et lrsquoopeacuterateur de calcul (ici

lrsquoopeacuterateur SOMME appliqueacute au champ HTIl faut eacutegalement deacutefinir lrsquoentecircte de ligne(NOMCLI) lrsquoentecircte de colonne (LIBELLECAT ) Il faut noter aussi que les trois champs proviennent de trois tables diffeacuterentes Remarques - Il est tout agrave fait possible de trier les clients comme les libelleacutes de cateacutegorie- lrsquoanalyse srsquoest faite sur deux niveaux (dimensions) agrave savoir un premier niveau sur le nom des clientset un second niveau sur le libelleacute cateacutegorie On peut ajouter des niveaux suppleacutementaire drsquoanalyse enentecircte de ligne Par exemple si lrsquoon veut obtenir le cumul du chiffre drsquoaffaires par client par taux de TVA et par libelleacute cateacutegorie la requecircte analyse croiseacutee se preacutesente alors de la maniegravere suivante

Ce qui donne

NOMCLI TVAART Accessoiresfournitures

Mobilier petitmateacuteriel

Ouvrages

Papeterie

Assurance Azur 1960 3430 F 33585 FBriko Boutik 550 5717 FBriko Boutik 1960 30032 FCentre franccedilais derestauration

1960 77749 F

Crion 1960 95921 F

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Ce niveau a eacuteteacute ajouteacute

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

SOAD LHARAOUICPCF ACCESS 49

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Joue Club 550 1906 F Joue Club 1960 4916 F 57367 FLyceacutee Rambaux 1960 22867 F 30185 FMeacutecanord 550 7622 FMeacutecanord 1960 4345 F 3430 FMicropuce 550 43982 FMicropuce 1960 13720 F 9055 FSeacuteriTech 1960 2287 F 37899 F 6860 F

Le reacutesultat nrsquoest pas significatif car une cateacutegorie drsquoarticles ne semble comporter qursquoun seul taux de TVA

Application non guideacutee Les dirigeants de la papetiegravere souhaiterait connaicirctre la quantiteacute commandeacutee par article et par date decommande Activiteacute Reacutepondez agrave la demande des dirigeants agrave lrsquoaide drsquoAccess Pour vous aider voici un extrait du reacutesultat agrave obtenir

DESIGNART 190320

01

220320

01

230320

01

240320

01

260320

01Boicircte de CD-R 74 mn10 20 2Boicircte de CD-RW 10 10Boicirctes de disquettes3510

2

Calulatrice scientifiqueCazio

2 1

Creacuteer un site avec FrontPage

Les macros

DeacutefinitionUne macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opeacuteration particuliegravere

telle louverture dun formulaire ou limpression dun eacutetat Les macros permettent dautomatiser lestacircches habituelles Vous pouvez par exemple exeacutecuter une macro qui imprime un eacutetat lorsquunutilisateur clique sur un bouton de commande

Une macro peut se preacutesenter sous forme de macro unique composeacutee dune seacuterie dactions ousous forme de groupe de macros Vous pouvez eacutegalement utiliser une expression conditionnelle pourdeacuteterminer si dans certaines circonstances particuliegraveres une action est effectueacutee lorsquune macrosexeacutecute

Seacuterie dactions

Une macro peut ecirctre composer dune seacuterie dactions Microsoft Access effectue ces actions en

bloc chaque fois que la macro est exeacutecuteacutee

Groupe de macros

Si vous utilisez un grand nombre de macros regroupez les macros lieacutees dans des groupes demacros pour faciliter la gestion de votre base de donneacutees Pour afficher les noms des macros dungroupe de macros cliquez sur Nom de macro dans le menu Affichage de la fenecirctre Macro Pourexeacutecuter une macro contenue dans un groupe de macros vous devez indiquer le nom du groupe demacros suivi dun point puis le nom de la macro

Actions conditionnelles

Dans certaines situations il peut ecirctre neacutecessaire dexeacutecuter conditionnellement une ouplusieurs actions dans une macro Cest par exemple le cas lorsque vous deacutefinissez une macro qui

valide le contenu dun champPour ce faire affichez la colonne Condition en cliquant sur Conditions dans le menu

Affichage de la fenecirctre Macro tapez lexpression conditionnelle sur la ligne qui contient laction agraveexeacutecuter conditionnellement

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Creacuteation dune macro

Pour creacuteer une macro dans la fenecirctre Base de donneacutees cliquez sur lobjet Macros puiscliquez sur le bouton Nouveau La fenecirctre Macros apparaicirct

La partie supeacuterieure de la fenecirctre Macro est composeacutee de deux colonnes intituleacutees Actionet Commentaire La premiegravere donne accegraves agrave 53 actions preacutedeacutefinis Quant agrave la seconde elle apportedes preacutecisions sur les actions complexes

Dans la colonne Action cliquez dans la premiegravere cellule puis cliquez sur la flegraveche pourafficher la liste dactions agrave partir de laquelle vous allez seacutelectionner laction que vous voulez utiliser Parsuite vous pouvez si vous le deacutesirez saisir un commentaire En fait les commentaires sont facultatifsmais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus tard Dans la partie infeacuterieure de la fenecirctrespeacutecifiez les arguments de laction si ceux-ci sont obligatoires Cliquez ensuite sur le boutondenregistrement pour sauvegarder la macro le nom saisi apparaicirctra dans la fenecirctre Base dedonneacutees

les actions preacutedeacutefinies par Access

Action SignificationActualiser Mettre agrave jour les donneacutees du controcircle speacutecifieacuteAfficherBarreOutils Affiche ou masque une barre doutils

AfficherTousEnregistrement Supprime leffet du filtre sur la table la requecircte ou le formulairecourant en affichant tous les enregistrementsAgrandir Donne la taille maximale agrave la fenecirctre activeAjouterMenu Ajoute un menu dans la barre de menus personnaliseacutee dun

formulaire eacutetatAnnulerEveacutenement Annule un eacuteveacutenement qui a entraicircneacute lexeacutecution de la macroAppliquerFiltre Applique un filtre une requecircte agrave une table formulaire ou eacutetatArrecirctMacro Arrecircte la macro en cours dexeacutecutionArrecirctToutesMacros Arrecircte toutes les macros en cours dexeacutecutionAtteindreControcircle Active le champ ou le controcircle speacutecifieacute dans la feuille de donneacutees

ou le formulaire courantAtteindreEnregistrement

Active lenregistrement speacutecifieacute

AtteindrePage Active le premier controcircle de la page speacutecifieacuteeAvertissements Active ou deacutesactive les messages systegravemeBip Emet un signal sonoreBoiteMsg Affiche une boicircte de message davertissement ou dinformationCopierObjet Copie un objet dans une base de donneacutees Access

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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CopierVers Exporte un objet au format Excel Texte (RTF ou TXT) documentHTML

DeacutefiniEleacutementMenu Deacutefinit leacutetat des eacuteleacutements de menus personnaliseacutes (activedeacutesactivehellip)

DeacutefinirValeur Deacutefinit la valeur dun controcircle un champ ou une proprieacuteteacuteDeacuteplacerDimentionner Deacuteplace ou redimensionne la fenecirctre activeEcho Masque ou affiche les reacutesultats intermeacutediaires pendant

lexeacutecution de macro

Enregistrer Enregistre la fenecirctre active ou lobjet speacutecifieacuteAnvoiTouches Simule une frappe au clavierEnvoyerObjet Place lobjet dans un message eacutelectroniqueExeacutecuterApplication Lance lapplication speacutecifieacuteeExeacutecuterCode Lance une fonction Visual BasicExeacutecuterCommande Lance une commande du menu AccessExeacutecuterMacro Lance la macro speacutecifieacuteeFermer Ferme la fenecirctre speacutecifieacuteeImprimer Lance limpression de lobjet courantOuvrirEtat Ouvre leacutetat speacutecifieacuteOuvrirFormulaire Ouvre le formulaire speacutecifieacuteOuvrirModule Ouvre le module speacutecifieacuteOuvrirPageAccegravesDonneacutees

Ouvre la page daccegraves aux donneacutees speacutecifieacutee

OuvrirProceacutedureStockeacutee Ouvre la proceacutedure stockeacutee speacutecifieacuteeOuvrirRequecircte Ouvre la requecircte speacutecifieacuteeOuvrirScheacutema Ouvre le scheacutema speacutecifieacuteOuvrirTable Ouvre la table speacutecifieacuteeOuvrirVue Ouvre la vue speacutecifieacuteeQuitter Ferme lapplication Microsoft AccessReduire Reacuteduit la fenecirctreRenommer Deacutefinit un autre nom agrave lobjet speacutecifieacuteRestaurer Reacutetablit la taille initiale de la fenecirctreSablier Transforme le pointeur en un sablierSeacutelectionnerObjet Seacutelectionne lobjet speacutecifieacuteSupprimerObjet Supprime lobjet speacutecifieacute sans confirmationTransfeacutererBase Importe les donneacutees dune base agrave une autreTransfeacutererFeuilleCalcul Importe les donneacutees contenues dans une feuille de calculTransfeacutererTexte Importe les donneacutees contenues dans un fichier texteTrouverEnregistrement Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critegravere

speacutecifieacuteTrouverSuivant Recherche lenregistrement suivant celui qui satisfait le critegravere

speacutecifieacute dans laction TrouverSuivantExercice

1 Creacuteer une macro qui permet douvrir le formulaire client en mode formulaire Agrandir lafenecirctre

2 Creacuteer une macro qui permet douvrir un eacutetat en mode aperccedilu avant impression3 Creacuteer une macro qui permet douvrir et dimprimer un eacutetat

Exeacutecution dune macro

Pour exeacutecuter un macro il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fenecirctre Base dedonneacutees ou encore de la seacutelectionner et de cliquer sur le bouton Exeacutecuter Mais vous pouvezeacutegalement lassocier agrave un bouton de commande dans un formulaire elle sexeacutecutera automatiquementsi lon presse le bouton Vous pouvez aussi lassocier agrave un eacuteveacutenement reconnu par Access ou lexeacutecuterautomatiquement agrave louverture de la base de donneacutees

Associer une macro agrave un bouton de commande

Pour relier une macro agrave un bouton de commande dans un formulaire en mode creacuteation il suffit

dutiliser la proprieacuteteacute sur clic du bouton concerneacute Pour ce faire activez la boicircte de dialogueProprieacuteteacutes du bouton cherchez leacuteveacutenement sur clic et seacutelectionnez dans la liste deacuteroulante lenom de la macro agrave exeacutecuter

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Associer une macro agrave un eacuteveacutenement

Chaque controcircle ou objet de Microsoft Access possegravede plusieurs eacuteveacutenement A la production detel ou tel eacuteveacutenement vous souhaitez exeacutecuter une action Creacuteez une macro refleacutetant cette action Puisdans la proprieacuteteacute repreacutesentant cet eacuteveacutenement seacutelectionnez le nom de la macro

Exeacutecuter automatiquement une macro

Si elle existe la macro nommeacutee AUTOEXEC dexeacutecute automatiquement agrave chaque ouverturede la base de donneacutees

Exercice Associer les macros creacutees preacuteceacutedemment agrave des boutons de commandes

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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ANNEXE 2

Proprieacuteteacutes Explications Applicable aux champs Taille du champ Permet de limiter le champ pour quil nutilise pas trop

de meacutemoires inutilement Texte et numeacuterique

Format Deacutefinit le format selon lequel le champ est enregistreacuteou afficheacute

Tous sauf objet OLE

Deacutecimales Indique le nombre de chiffres apregraves la virgules Numeacuterique et moneacutetaireNouvelles valeurs Indique comment le champ NumeroAuto choisit le

nouveau numeacutero soit par increacutementation ou de faccedilonaleacuteatoire

NumeroAuto

Masque de saisie Facilite la saisie Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire et NumeroAuto

Leacutegendes Le texte des eacutetiquettes attacheacutees aux controcircles desformulaires

Tous

Valeur par deacutefaut valeur automatiquement entreacutee dans un champ lors dela creacuteation dun nouvel enregistrement

Dateheure ouinon texte meacutemonumeacuterique moneacutetaire lienhypertexte

Valide si Limite les entreacutees du champ Tous sauf NumeroAutoMessage si erreur Message afficheacutee si la donneacutee du champ nest pas

valide agrave utiliser avec la proprieacuteteacutes Valide siDateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Null interdit Si la valeur est Oui vous obligez la saisie de donneacuteesdans le champ

Dateheure ouinon texte meacutemoobjet OLE numeacuterique moneacutetaire

Chaicircne videautoriseacutee Si la valeur est Non vous obligez agrave saisir au minimumun caractegravere dans le champ texte meacutemo lien hypertexte

Indexeacute Acceacutelegravere la recherche Dateheure texte numeacuteriquemoneacutetaire NumeroAuto

Afficher lecontrocircle

Deacutefinit le type de controcircle agrave afficher dans un formulairepour le champ Se trouve sur longlet Liste de choix

texte moneacutetaire ouinon

I Les proprieacuteteacutes

I1 Taille du champ

Vous limitez ainsi la place meacutemoire mais eacutegalement des erreurs dutilisation Pour un champ texte vous limiter lenombre de caractegraveres la valeur par deacutefaut est 50 si vous indiquez 0 cest la valeur 255 qui sera retenue

Pour un champ numeacuterique vous avez les tailles suivantes

Type Valeurs Taille enoctet

Octet valeur entiegravere de 0 agrave 255 1Entier valeur entiegravere de -32768 agrave 32767 2Entier long valeur entiegravere de -2147483648 agrave 2147483647 4Reacuteel simple valeur deacutecimale de -341018 agrave 341018 avec 7 deacutecimales 4Reacuteel double valeur deacutecimale de -19710308 agrave 179710308 avec 15 deacutecimales 8

I2 Format

Selon le type de champ vous avez des formats preacutedeacutefinis ou non mais vous pouvez eacutegalement concevoir votre

propre format en utilisant des symboles diffeacuterents selon le type de champ Certains symboles sont communs agravetous les types

Symbole Explications Tous les caractegraveres compris entre les 2 guillemets sont afficheacutes Le caractegravere qui suit saffiche utilisez plutocirct les guillemets Complegravete lespace vide du champ avec le caractegravere situeacute apregraves Espace Affiche un espace dans le champ Force lalignement agrave gauche[couleur] Affiche le champ dans la couleur speacutecifieacutee Les couleurs disponibles sont Noir Bleu Vert Cyan

Rouge Magenta Jaune Blanc

Texte vous navez aucun format preacutedeacutefini les formats personnaliseacutes utilisent les symboles suivants

Symbole Explications Caractegravere obligatoireamp Caractegravere non obligatoirelt Convertit les caractegraveres en minusculesgt Convertit les caractegraveres en majuscules

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Dateheure deacutetermine le mode daffichage de la date et de lheure Utilisez les formats de la liste

Format ExempleDate geacuteneacuteral 190694 173423Date complet dimanche 19 juin 1994Date reacuteduit 19-juin-94Date abreacutegeacute 190694Heure complet 173423Heure reacuteduit 0534

Heure abreacutegeacute 1734

Ou creacuteez votre propre format Ceux-ci utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications

seacuteparateur dheure seacuteparateur de date

J Jour - j affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 31) - jj affiche en 2 chiffres (01 agrave 31) jjj affiche les 3 premiegraveres lettres du jour (dim agrave sam) jjjj affiche le jour entier en lettres (dimanche agrave samedi) (Vous pouvez marier ces affichages j jjjj ou jj jjjetc)

E e affiche le jour dans la semaine (1 agrave 7) - ee affiche le jour de la semaine (1 agrave 53)

M Mois - m affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 12) - mm affiche en 2 chiffres (01 agrave 12)mmm affiche les 3 1er lettres du jour (jan agrave deacutec) - mmmm affiche le jour entier en lettres (janvier agravedeacutecembre)

T trimestre (1 agrave 4)A numeacutero du jour de lanneacuteeA lanneacutee - aa affiche en 2 chiffres - aaaa affiche en 4 chiffresH lheure - h affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 23) - hh affiche en 2 chiffres (01 agrave 23)N Minute - n affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - nn affiche en 2 chiffres (01 agrave 59)S Seconde - s affiche en 1 ou 2 chiffres (1 agrave 59) - ss affiche en 2 chiffres (01 agrave 59) Tout les caractegraveres compris entre 2 guillemets sont afficheacutes Exemple Le j jjjj mmmm aaaa affichera

Le 2 novembre 2000

Numeacuterique et Moneacutetaire vous avez le choix entre 6 formats pour les champs de type Numeacuterique NumeroAuto

Moneacutetaire

Format ExempleNombre geacuteneacuteral 3456789Moneacutetaire 345679 FFixe 345679Standard 3 45679Pourcentage (x10) 3456789Scientifique (puissance 10) 346E+03

Ou creacuteez votre propre format Il comportent entre une et quatre sections et utilise le point-virgule () commeseacuteparateur de section Chacune peut avoir un format diffeacuterent et corresponde agrave nombres positifsnombres neacutegatifszeacuterovaleur null

Exemple 0000zeroNul

Les diffeacuterents formats numeacuteriques utilisent les symboles suivants

Symbole

Explications Exemple

0 Affiche un chiffre ou un 0 00 affiche 01 pour la valeur 1 Affiche un chiffre ou rien 0 affiche 1 pour la valeur 1 et affiche 10 pour

la valeur 10 symbole deacutecimal

La proprieacuteteacute Deacutecimale permet dafficher un nombrede deacutecimales diffeacuterent de celui du format

00 affiche 10 pour la valeur 1si la proprieacuteteacutes Deacutecimale est fixeacutee agrave 4 il seraafficheacute 10000

Multiplie par 100 et ajoute le caractegravere la valeur 1 saffiche 100 et la valeur 01saffiche 10

F Affiche le caractegravere F la valeur 1 saffiche 1 FE- ou e- Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signe

moins les positifs ne sont accompagneacutes daucunsigne

0e-0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e3

E+ oue+

Les exposants neacutegatifs sont accompagneacutes du signemoins les positifs sont accompagneacutes du signe plus

0e+0 la valeur 0001 saffiche 1e-3la valeur 1000 saffiche 1e+3

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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Tous les caractegraveres compris entre 2 guillemets sontafficheacutes

000 Tonnes par wagon la valeur 1 saffiche100 Tonnes par wagon

OuiNon Vous pouvez choisir entre 3 formats preacutedeacutefinis OuiNon VraiFaux ActifInactif Par deacutefaut ces 3formulaires saffichent dans la feuille de donneacutees ou le formulaire sous forme de case agrave cocher si vous preacutefeacuterezvoir du texte modifiez la proprieacuteteacute Afficher le controcircle en zone de texte (vous devrez alors tapez oui ou non pourentrer la donneacutee) Vous pouvez eacutegalement creacuteer votre propre format pour afficher votre propre texte pour cela ilvous faut respecter ce format Texte pour les valeurs oui ou vrai ou actifTexte pour les valeurs non ou faux ou inactif

Il est indispensable de mettre le 1er

point virgule Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs oui texte Si vous ne voulez afficher du texte que pour les valeurs non texte

I3 Deacutecimales

La valeur par deacutefaut est Auto ainsi la proprieacuteteacute Format indique le nombre de deacutecimales Si vous indiqueacute unnombre celui-ci sera prioritaire au nombre de deacutecimale indiqueacute dans la proprieacuteteacute Format excepteacute le formatNombre geacuteneacuteral Exemple avec 3456789 avec le format Nombre geacuteneacuteral et Deacutecimales agrave 0 3456789 saffiche parcontre avec nimporte quel autre format 0000 par exemple le nombre saffiche 3457 car Deacutecimales est agrave 0

I4 Nouvelles valeurs

Sutilise exclusivement pour le type de champ NumeroAuto ce dernier champ se calcule automatiquement pour ne

jamais exister en double

bull Increacutement Access ajoute 1 agrave la valeur du dernier enregistrement si vous supprimez un enregistrement lavaleur qui lui avait eacuteteacute attribueacute ne sera jamais reacuteutiliseacute

bull Aleacuteatoire Access choisit une nouvelle valeur nexistant pas encore de faccedilon aleacuteatoire

I5 Masque de saisie

Un masque de saisie facilite lentreacutee de donneacutees et controcircle les valeurs tapeacutees par exemple un masque pour unchamp numeacutero de teacuteleacutephone qui vous montre comment le tapez Pour eacutetablir votre masque de saisie vous avez 2possibiliteacutes lAssistant Masque de saisie ou le taper directement dans la proprieacuteteacute Il est souvent plus faciledutiliser lAssistant Masque de saisie et de le personnaliser

bull Cliquez sur le bouton situeacute agrave coteacute de la zone de texte de la proprieacuteteacute

bull Plusieurs masques vous sont proposeacutes

Ndeg Siret Ndeg Seacutecuriteacute Sociale agrave cleacute ISBN

Code Postal (international) Ndeg Seacutecuriteacute Sociale Numeacutero de teacuteleacutephone

Code Postal (France) Mot de passe Heure abreacutegeacute

Heure reacuteduit Heure complet Date abreacutegeacute

Date reacuteduite

Seacutelectionnez un de ces masques si vous ne trouvez pas exactement celui que vous voulez choisissez le plusproche Cliquez sur Suivant Si vous navez pas besoin de modifier le masque sautez cette eacutetape Sinon modifiez lemasque de saisie en utilisant les symboles suivant

Caractegravere

Description

0 Chiffre (0 agrave 9 saisie obligatoire signes plus [+] et moins [-] non autoriseacutes)9 Chiffre ou espace (saisie facultative signes plus et moins non autoriseacutes) Chiffre ou espace (saisie facultative blancs convertis en espaces signes plus et moins autoriseacutes)L Lettre (A agrave Z saisie obligatoire) Lettre (A agrave Z saisie facultative)A Lettre ou chiffre (saisie obligatoire)a Lettre ou chiffre (saisie facultative)amp Tout caractegravere ou espace (saisie obligatoire)

C Tout caractegravere ou espace (saisie facultative) - Virgule deacutecimale et seacuteparateurs des milliers de date et dheure (En fonction des paramegravetres

reacutegionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows)lt Implique la conversion en minuscules de tous les caractegraveres qui suiventgt Implique la conversion en majuscules de tous les caractegraveres qui suivent Implique que le masque de saisie affichera de droite agrave gauche et non de gauche agrave droite Les

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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caractegraveres tapeacutes dans le masque le rempliront toujours de la gauche agrave la droite Vous pouvez mettrele point dexclamation nimporte ougrave dans le masque

Implique laffichage du caractegravere qui suit comme caractegravere daffichage litteacuteral Sert agrave afficher toutcaractegravere compris dans ce tableau comme caractegravere daffichage litteacuteral (par exemple A saffichesous la simple forme A)

bull Modifiez eacuteventuellement le caractegravere qui remplit le champ et indique le format de celui-ci tant quil estvide

bull Cliquez sur Suivant

bull Choisissez loption que vous deacutesirez pour stocker les donneacutees

bull Cliquez sur Terminer

I6 Leacutegende

Permet dindiquer agrave lavance le texte que les controcircles devront afficher en intituleacute Dans notre exemple debibliothegraveque dans la table Plages le champ de reacutefeacuterence aux auteurs est nommeacute No A ce nest pas tregraves expliciteindiquez alors Auteur dans la proprieacuteteacute Leacutegende

I7 Valeur par deacutefaut

Si un champ prend souvent la mecircme valeur vous pouvez eacuteviter une saisie en attribuant cette valeur agrave cette

proprieacuteteacute Elle peut ecirctre eacutegalement le reacutesultat dune expression comme Date() par exemple Pour entrez cetteexpression utilisez le geacuteneacuterateur dexpression en cliquant sur le bouton situeacute agrave droite de la zone de texte de laproprieacuteteacute

I8 Valide si

Permet de limiter la saisie des donneacutees selon une ou des conditions Il est alors fortement recommandeacute dindiquerla regravegle de validiteacute dans la proprieacuteteacute Message si erreur Cette regravegle utilise les opeacuterandes lt gt = ET OU ainsi quele mot Comme les symboles Le tableau suivant vous donne des expressions souvent utiliseacutees

Expression Descriptionltgt0 Toutes les valeurs diffeacuterentes de 0gt=500 ET lt=1000 Toutes les valeurs comprises entre 500 et 1000gtDate()+15 La date ne doit pas ecirctre anteacuterieure agrave aujourdhui + 15 joursMachin OUMachine

Le texte doit ecirctre Machin ou Machine

Comme A Tout texte commenccedilant par la lettre A et contenant 5 lettresComme A Tout texte commenccedilant par la lettre A dun nombre de caractegravere minimum de 5 lettres (A

et les 3 ) et finissant par un point et 3 lettres quelconques

I9 Message si erreur

Cette proprieacuteteacute est indispensable si vous avez attribueacute une regravegle de validiteacute au champ Tapez le texte dexplicationpour cette regravegle afin de lexpliquer agrave lutilisateur en cas derreur de saisie Ce message saffichera dans une petiteboicircte de dialogue

I10 Null interdit

Si vous voulez que lutilisateur soit obligeacute de donner une valeur agrave un champ attribuez OUI agrave cette proprieacuteteacute

I11 Chaicircne vide autoriseacutee

Si vous attribuez la valeur NON agrave cette proprieacuteteacute lutilisateur est obligeacute de tapez un texte dau minimum 1caractegravereLa proprieacuteteacute Null interdit et celle-ci vous paraissent similaires mais Access les diffeacuterencie Par exemple dans unerequecircte faisant appel agrave plusieurs tables les enregistrements dont le champ commun contient une valeur nulle nesont pas afficheacutes par contre ceux contenant une chaicircne vide sont afficheacutes

I12 Indexeacute

Un index permet agrave Access dacceacuteleacuterer les requecirctes sur les champs indexeacutes ainsi que les tris et regroupement Laproprieacuteteacute peut prendre les 3 valeurs suivantes

Non Oui - avec Oui - sans doublons

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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c123

2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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doublonsPas dindex Creacutee un index Creacutee un index mais chaque valeur entreacutee devra ecirctre unique sinon Access la

refuse

I13 Afficher le controcircle

Cette proprieacuteteacute se trouve sur longlet Liste de choix elle deacutefinit le controcircle agrave afficher lors de la creacuteation dunformulaire La valeur par deacutefaut est zone de texte selon le champ vous avez le choix entre Case agrave cocher Zone detexte et Zone de liste modifiable

LISTE DE CHOIX

Dans une table pour entrer des donneacutees dans un des champs vous pouvez utiliser une liste de choix baseacutee surune ou plusieurs autres tables Pour creacuteer cette liste vous utilisez lAssistant liste de choix Dans ce cas denouvelles proprieacuteteacutes sont disponibles pour ce champ

I Zone de liste et Zone de liste modifiable

I1 Origine source

Cette proprieacuteteacute utilise les paramegravetres suivants

Paramegravetres

Description

Tablerequecircte

Les donneacutees proviennent dune table ou sont le reacutesultat dune requecircte enregistreacutee ou dune requecirctedeacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu Cest la valeur par deacutefaut

Liste valeurs Les donneacutees constituent une liste deacuteleacutements deacutefinie dans la proprieacuteteacute ContenuListechamps

Les donneacutees constituent une liste de noms de champs provenant dune table dune requecircteenregistreacutee ou dune requecircte deacutefinie par la proprieacuteteacute Contenu

Elle est intimement lieacutee agrave la proprieacuteteacute Contenu

I2 Contenu

Cette proprieacuteteacute renseigne la proprieacuteteacute preacuteceacutedente selon le paramegravetre de cette derniegravere elle contient

OrigineSource Contenu Tablerequecircte Un nom de table de requecircte ou une instruction SQLListe valeurs Une liste deacuteleacutements seacutepareacutes par des points-virgules ()Liste champs Le nom dune table dune requecircte ou une instruction SQL

Pour indiquer le nom dune table ou dune requecircte seacutelectionnez- la dans la liste deacuteroulante de la proprieacuteteacute Pour laliste de valeurs tapez chacune des valeurs seacutepareacutes par des points-virgules dans la zone de texte de la proprieacuteteacute

Pour linstruction SQL cliquez sur le bouton situeacute agrave droite de la proprieacuteteacute une fenecirctre de creacuteation de requecirctesouvre proceacutedez comme pour la creacuteation dune requecircte Si vous voulez mieux deacutecrire la liste celle-ci peut secomposer de plusieurs colonnes le titre de chacune de ces colonnes est un champ reacutesultant de la requecircte creacuteeacuteedans cette fenecirctre

I3 Colonne lieacutee

Cette proprieacuteteacute indique agrave Access quelle colonne contient la valeur agrave enregistrer dans le champ La valeur pardeacutefaut est 1 Si vous indiquez la valeur 0 cest le numeacutero de la ligne qui est enregistreacute agrave savoir que la premiegravereligne a le numeacutero 0 Si vous indiquez une valeur supeacuterieure agrave 0 cest la valeur seacutelectionneacutee dans la colonnespeacutecifieacutee qui est enregistreacutee

I4 Nbre colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer le nombre de colonnes afficheacutees par la liste Elle est comprise entre 1 et lenombre de champs de la table ou de la requecircte La liste affiche alors les champs de la source de gauche agrave droite

jusquau nombre speacutecifieacute par la proprieacuteteacute Elle est automatiquement deacutefinie par lAssistant Liste de choix

Si vous lutilisez sur une liste de valeurs elle reacutepartira ces valeurs sur le nombre de colonnes speacutecifieacute Par exempledans la proprieacuteteacute Origine source vous tapez la liste abc123 si vous affectez

Nbre colonnes Liste1 a

b

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3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

bull Rectangle insegravere un rectangle dans votre formulaire

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2 a bc 12 3

3 a b d1 2 3

I5 En-tecirctes colonnes

Si la proprieacuteteacute est deacutefini agrave OUI la liste affiche une ligne den-tecircte dans le cas dune source Table ou Requecircte lestitres des champs sont afficheacutes dans le cas dune source de valeurs la premiegravere ligne des eacuteleacutements est afficheacuteecomme en-tecircte

I6 Largeurs colonnes

Cette proprieacuteteacute permet dindiquer la largeur de chacune des colonnes dune liste multi-colonnes La largeurspeacutecifieacutee de chacune des colonnes doit ecirctre seacutepareacute par un point virgule Pour ne pas afficher une colonne indiqueacutela valeur 0 Si nous reprenons lexemple de la proprieacuteteacute Nbre colonnes (avec la valeur 3) avec la proprieacuteteacute Largeur colonnes 15cm015cm La liste se preacutesente ainsi

II Zone de liste modifiable uniquement

II1 Lignes afficheacutees

Avec cette proprieacuteteacute vous indiquez le nombre de lignes afficheacutees lorsque vous deacuteroulez la liste La valeur par deacutefautest 8

II2 Largeur liste

Cette proprieacuteteacute vous permet dindiquer la largeur de la liste lorsquelle est deacuterouleacutee Elle peut ecirctre plus large que lalargeur du champ mais plus petite

II3 Limiter agrave liste

Cette proprieacuteteacute permet de geacuterer linsertion dune donneacutee non comprise dans la liste Si vous la deacutefinissez agrave OUIAccess refusera cette donneacutee et lutilisateur doit recommencer la saisie dans le cas contraire il accepte toutedonneacutee qui respecte la proprieacuteteacute Valide si

CONTROLE SUR FORMULAIRE

bull Seacutelection permet de seacutelectionner le contenu dune zone

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

bull Ligne inseacuterer une ligne dans le formulaire

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bull Assistant controcircle permet de travailler ou non avec des controcircles cest une aide preacutecieuse pour la creacuteationdun formulaire

bull Texte (eacutetiquette) permet de taper un texte (titre par exemple)

bull Champ permet dinseacuterer un champ provenant dune table ou dune requecircte

bull Bouton bascule bouton agrave cocher et Case agrave cocher ont la mecircme fonction seule la preacutesentationchange Ces boutons sont agrave utiliser dans des champs de type Ouinon

bull Zone de liste modifiable permet de seacutelectionner une reacuteponse dans une liste ou une autre reacuteponse

bull Zone de liste ne permet de choisir que les reacuteponses dans la liste

bull Bouton de commande permet de creacuteer des boutons de fonctions fermer la fenecirctre quitter lapplication Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de deacutemarrage de la base de donneacutee

bull Image permet dinseacuterer une image fixe un logo par exemple

bull Cadre dobjet indeacutependant permet dinseacuterer un objet venant dune autre application indeacutependammentdu contenu

bull Cadre dobjet deacutependant permet dinseacuterer un objet dune autre application mais deacutependant delenregistrement

bull Saut de page permet de couper le formulaire en pages

bull Controcircle donglet permet dinseacuterer des onglets pour afficher plus dinformations

bull Sous-Formulaire serons vus avec les bases de donneacutees relationnelles

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