2018/2019 - Accueil — Jeux du Québec€¦ · Produits dérivés – Boutique des ... Sphère à...
59
CODE DE CANDIDATURE 2018/2019
Transcript of 2018/2019 - Accueil — Jeux du Québec€¦ · Produits dérivés – Boutique des ... Sphère à...
CODE DE CANDIDATURE 2018/2019
Informations générales ...................................................................................................................... 4Le programme des Jeux du Québec ................................................................................................. 6
Historique ...................................................................................................................................... 6Définition du programme des Jeux du Québec ............................................................................. 6Éthique sportive ............................................................................................................................. 9
Les rôles et responsabilités des intervenants .................................................................................. 10La Corporation SPORTSQUÉBEC .............................................................................................. 10Gouvernement du Québec .......................................................................................................... 11Les partenaires régionaux ........................................................................................................... 11Les fédérations sportives............................................................................................................. 11Les milieux organisateurs des Finales des Jeux du Quénec ...................................................... 11
Les retombées de la Finale ............................................................................................................ 11Impact économique ..................................................................................................................... 12Développement du sport ............................................................................................................. 12Retombées sociales .................................................................................................................... 13Retombées touristiques ............................................................................................................... 13
Le cadre général de la Finale des Jeux du Québec ....................................................................... 15Dates de tenue de la Finale des Jeux du Québec et calendrier .................................................. 15Les installations et équipements requis ....................................................................................... 16
Les normes de référence et les politiques en matière d’accueil et d’opérations ............................. 22Hébergement ............................................................................................................................... 22Services d’alimentation................................................................................................................ 23Transport ..................................................................................................................................... 24Centrale administrative ................................................................................................................ 25Programmation sportive .............................................................................................................. 25Soins médicaux ........................................................................................................................... 27Cérémonies, protocole et accueil ................................................................................................ 27Autres services ............................................................................................................................ 28
Le cadre financier ............................................................................................................................ 31Politique et directives des commandites des Jeux du Québec ................................................... 31Contributions gouvernementales ................................................................................................. 31Revenus de commandites ........................................................................................................... 32Activités de financement.............................................................................................................. 33
Table des maTières
1
Produits dérivés – Boutique des Jeux du Québec - Achats du Comité organisateur .................. 33Campagne média provinciale, télédiffusion et webdiffusion ........................................................ 34Liberté d’action ............................................................................................................................ 37
Le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec (COFJQ) .............................................. 38Objectifs....................................................................................................................................... 38Structure d’organisation............................................................................................................... 38Principaux mandats du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec ......................... 39
Le processus de sélection du milieu organisateur ........................................................................... 44Principes ...................................................................................................................................... 44Échéancier de candidature .......................................................................................................... 44
L’étape de candidature préliminaire ................................................................................................. 45Candidature préliminaire ............................................................................................................. 45
Milieu candidat officiel .................................................................................................................... 46Le dossier de candidature final ........................................................................................................ 47
But ............................................................................................................................................... 47Normes spécifiques à la conception du dossier de candidature ................................................. 47Gabarit du cahier de candidature ................................................................................................ 48Normes spécifiques au dépôt du dossier de candidature ............................................................ 51Confidentialité des cahiers........................................................................................................... 51Sensibilisation, appuis et engagements du milieu............. .......................................................... 51
Les critères de sélection .................................................................................................................. 51Le comité de sélection ..................................................................................................................... 54
Composition du comité ................................................................................................................ 54Code d’éthique des membres du comité de sélection ................................................................. 54
La présentation au comité de sélection ........................................................................................... 55Règles de présentation................................................................................................................ 55Facteurs critiques de succès ....................................................................................................... 55
La sélection du milieu hôte .............................................................................................................. 56L’entente entre SPORTSQUÉBEC et le milieu organisateur ........................................................... 56Conclusion ....................................................................................................................................... 57REMERCIEMENTS ......................................................................................................................... 58
2
Mot du président
En route pour les 53e et 54e Finales des Jeux du Québec Cher(ère)s ami(e)s,
Il me fait plaisir, au nom du conseil d’administration et du personnel de SPORTSQUÉBEC, de lancer l’appel de candidature pour les 53e Finale des Jeux du Québec été 2018 et 54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019.
Ce Code de candidature décrit les exigences de la candidature et les normes requises pour l’organisation de la Finale des Jeux du Québec. Ce document indispensable vous aidera à analyser la capacité de votre milieu à présenter cet événement sportif d’envergure provinciale. Des renseignements, des données, des exemples et des modèles d’organisation vous sont suggérés afin de faciliter votre prise de décision.
Si votre milieu répond aux exigences de base, j’espère que cette lecture vous incitera à déposer votre candidature pour la présentation de la Finale des Jeux du Québec. Car c’est notamment grâce à l’intervention de milieux comme le vôtre que les Jeux du Québec demeurent une composante importante et unique du système sportif québécois.
Je vous remercie de l’intérêt que vous portez à un tel événement et vous assure la collaboration de SPORTSQUÉBEC dans votre démarche.
Le président,
Denis Servais
3
informaTions générales
SPORTSQUÉBEC offre aux M.R.C. et aux municipalités qui disposent des infrastructures et ressources requises, la possibilité d’organiser la Finale des Jeux du Québec, soit de façon autonome, soit en présentant un dossier conjoint avec une ou plusieurs municipalités environnantes.
Les renseignements inclus dans ce document se veulent les plus précis possible. Toutefois, en vertu d’une évolution continuelle inhérente à la nature même du programme, ces informations ne sont pas immuables et sont soumises à des révisions régulières. Les informations fournies proviennent de projections les plus réalistes possibles, selon les données connues au moment de la production et établies en fonction du nombre de régions reconnues aux Jeux du Québec. Il est également possible que les informations contenues dans les Codes de candidature subissent des modifications pendant la période qui sépare le choix du milieu organisateur et la tenue de la Finale.
Certains aspects d’une Finale sont prédéterminés par SPORTSQUÉBEC et ses partenaires. D’autres aspects seront déterminés par les milieux organisateurs en fonction des ressources disponibles sur leur territoire.
Pour des raisons d’organisation, lors du choix des sports, SPORTSQUÉBEC inscrit entre 16 et 18 sports obligatoires à la programmation et permet au milieu d’accueillir de 4 à 6 sports optionnels, pour un total maximum de 22 sports. Aussi, en termes de nombre d’athlètes, la participation maximale pour les 18 sports obligatoires est de 3 000 athlètes aux éditions hivernales et de 3 700 aux éditions estivales. Cependant, la participation réelle est conditionnelle aux activités réalisées dans chaque région pour permettre aux athlètes de se qualifier pour la Finale. Le nombre réel d’athlètes peut donc légèrement varier à la hausse ou à la baisse selon le développement de chaque discipline. Le Comité organisateur devra également offrir des services aux 1 200 officiels, accompagnateurs et membres de mission.
L’objectif de ce document est de permettre aux milieux candidats de démontrer à SPORTSQUÉBEC qu’ils disposent des capacités pour rassembler les facteurs critiques de succès nécessaires à la réalisation d’une Finale des Jeux du Québec. À partir de ces informations, le milieu intéressé a suffisamment d›éléments pour analyser ses possibilités financières, physiques et humaines pour répondre aux exigences et ainsi être en mesure de poser ou non sa candidature.
Le code de candidature est divisé en trois sections et présente les informations spécifiques aux éditions été 2018 et hiver 2019. La section 1 décrit le programme des Jeux du Québec, tandis que la section 2 contient de l’information sur les normes et exigences en termes d’infrastructures et d’accueil. La section 3 décrit en détail le processus de sélection. Finalement, les annexes viennent compléter la documentation.
Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. Il est à noter que le site Internet : www.jeuxduquebec.com est aussi une source d’information importante. Sur demande à SPORTSQUÉBEC, il est finalement possible de consulter les anciens cahiers de candidatures des municipalités qui ont été sélectionnées, les rapports finaux des Comités organisateurs antérieurs, ainsi que les normes d’opération et politiques des Jeux du Québec (http://www.jeuxduquebec.com/Normes_doperation-fr-29.php).
4
SECTION 1Le programme des Jeux du Québec
le programme des Jeux du Québec
HistoriqueC’est à la fin des années ‘60 que prenait forme, dans l’esprit des principaux responsables du sport, la possibilité d’instaurer au Québec un événement de même nature que les Jeux du Canada et qui prendrait le nom de Jeux du Québec. Le succès remporté par la première édition en août 1970, dépasse les plus optimistes prévisions: plus de 100 000 participants partout au Québec ont vécu des compétitions qui leur auront indéniablement donné le goût du sport. C’est de cet engouement que naît l’idée de réaliser également un événement provincial, réunissant toutes les régions dans une ville hôtesse. Au mois d’août 1971, cette idée se concrétise alors que Rivière-du-Loup accueille la première Finale des Jeux du Québec. Aujourd’hui, les Jeux du Québec ont une notoriété indéniable; la Finale des Jeux du Québec est le plus grand rassemblement multisports au Québec et parmi les plus grands événements de sport au Canada. Afin de bien saisir l’ampleur de l’événement, le tableau ci-dessous compare la Finale des Jeux du Québec aux Jeux Olympiques d’hiver de Sotchi 2014.
Hiver – Sotchi 2014
Jours de compétition 17 jours 10 jours
Athlètes 2800 3000 (hiver) et 3700 (été)
Membres de mission 680 800 + 350 officiels
Sports 15 Entre 18 et 22
Nombre de compétitions 98 100
définition du prograMMe des Jeux du québecLes Jeux du Québec sont basés sur un cycle de deux ans.
Mission des Jeux du QuébecOffrir un programme de manifestations sportives en continuum permettant le développement de l’athlète et du sport, de l’initiation à la compétition.
6
VisionLe programme des Jeux du Québec devra :
• Être un programme important pour les athlètes qui désirent poursuivre leur développement vers l’excellence;• Faire vivre une expérience exceptionnelle à travers le sport et ce, sur l’ensemble du territoire québécois;• Enrichir la qualité des ressources humaines de la communauté sportive et des milieux;• Être l’élément déclencheur afin de léguer un héritage sportif pour les différents milieux impliqués; • Développer des athlètes, des officiels, des entraîneurs et des bénévoles de qualité ayant vécu des événements multisports
hors du commun.
FondementsLe programme des Jeux du Québec :
• vise les jeunes athlètes québécois de 17 ans et moins. Plus spécifiquement pour la composante compétition, il privilégie une catégorie d’âge ou de performance définie par le modèle de développement des athlètes (MDA) de chacune des fédérations sportives;
• souscrit à trois des quatre sphères de la pratique sportive : initiation, récréation et compétition dans un continuum vers l’excellence;
• repose sur des partenariats locaux, régionaux et provinciaux et comporte des activités dans ces trois niveaux;• rallie les fédérations sportives et les intervenants régionaux concernés dans un contexte de manifestations sportives.
ImpactsLe programme des Jeux du Québec favorise :
• la création d’opportunités de développement pour les athlètes, entraîneurs, officiels, professionnels, bénévoles et la communauté;
• le développement du sentiment d’appartenance régionale et la fierté de représentation;• l’apprentissage du sport et la promotion d’un mode de vie physiquement actif;• la détection et l’encadrement du talent;• le développement des compétences des différents acteurs et plus particulièrement les organisateurs et le personnel
d’encadrement du milieu sportif;• l’amélioration et le rayonnement de l’ensemble du système sportif québécois;• le développement et la mise à niveau d’infrastructures et l’acquisition de matériel spécialisé légué à la communauté.
Composantes
Le programme des Jeux du Québec est formé de trois composantes, s’inscrivant dans un continuum du cheminement sportif. Il contribue à trois des quatre sphères de la pratique sportive : initiation, récréation, compétition.
Les 3 composantes se traduisent comme suit :• La Finale des Jeux du Québec est un événement qui réunit annuellement les meilleurs athlètes québécois 17 ans
7
et moins pour une compétition relevée. Les Finales ont lieu l’hiver aux années impaires et l’été aux années paires. L’organisation des Finales est confiée chaque année à un nouveau milieu hôte.
• Les Jeux du Québec régionaux permettent à la fois au plus grand nombre possible de jeunes athlètes de vivre des compétitions de qualité, et de donner aux meilleurs d’entre eux l’opportunité de poursuivre leur cheminement sportif sur la scène québécoise. Ils se déroulent chaque année, l’hiver et l’été dans chacune des 19 régions du Québec. Ils sont une étape de qualification essentielle à la participation des régions et des athlètes à la Finale des Jeux du Québec.
• Mes Premiers Jeux ont été créés pour initier les jeunes aux plaisirs de la pratique sportive et les mettre en contact avec les clubs sportifs de leur environnement immédiat. Ces événements offrent une occasion d’initier de nouveaux adeptes à une compétition à l’intérieur d’un cadre sécuritaire en y incluant l’apprentissage d’une technique de base et de la réglementation.
Sphères de la pratique sportive / Démarche de l’excellence
• InitiationSphère à l’intérieur de laquelle le participant acquiert les connaissances et développe les habiletés et les aptitudes nécessaires à la pratique d’un sport, l’initiation est fondamentalement une démarche pédagogique qui doit favoriser l’expression du jeu inhérente au sport. Le volet « Mes premiers Jeux » correspond à cette sphère.
• RécréationCette sphère s’adresse à des pratiquants qui s’adonnent au sport dans un contexte de détente ou de récréation. Dans le cadre de « Mes premiers Jeux », des jeunes pratiquant un sport de façon récréative pourraient être initiés à la compétition pour éventuellement intégrer les réseaux de compétition de la fédération. Axée sur le jeu et sur le plaisir de pratiquer un sport, la récréation répond davantage à l’univers du jeu qu’à celui de la performance. Les règles et l’encadrement soutiennent de façon harmonieuse le déroulement du jeu, tout en permettant le divertissement et le délassement des participants à l’intérieur des caractéristiques essentielles du sport.
• CompétitionRegroupant des athlètes qui pratiquent un sport en aspirant à la victoire au titre de champions de leur activité, cette sphère implique l’existence d’un réseau de compétitions et d’un ensemble de modalités d’organisation et de fonctionnement régies par une fédération sportive. La compétition tend davantage à la performance qu’au jeu et, parce qu’elle exige de la part du participant des habiletés techniques de même qu’un effort soutenu par l’entraînement et un sens de la confrontation plus développé que dans les sphères précédentes, cette sphère nécessite un encadrement soutenu et étoffé.
• Excellence / Haut niveauLe terme excellence est porteur d’une finalité très élevée de perfection. C’est la sphère de la pratique sportive où se retrouvent les athlètes engagés dans une recherche de très haute performance. Les paramètres de pratique liés à cette sphère doivent être de nature à soutenir cet engagement chez l’athlète. Les Jeux du Québec constituent une étape dans la démarche vers le haut niveau d’un athlète dont le talent a été confirmé et dont le volume et l’intensité de l’entraînement et de compétitions sont cohérents avec son stade de développement.
8
RécréationInitiation
Compétition
Excellence
ValeursLes valeurs de base du programme des Jeux du Québec sont :
étHique sportive
IntégritéLe programme des Jeux du Québec vise le développement de la pratique sportive dans un cadre sécuritaire en respectant l’intégrité des personnes ainsi que la réglementation en place. Plusieurs mesures sont appliquées, telles que la vérification des antécédents judiciaires du personnel d’encadrement, afin d’améliorer la gestion des risques liés aux abus et aux fraudes.
Dopage L’utilisation de produits stimulants est strictement interdite pour toute compétition dans le cadre des Jeux du Québec. À ces niveaux de pratique sportive, SPORTSQUÉBEC juge qu’il n’est pas nécessaire de procéder au contrôle antidopage. SPORTSQUÉBEC réagira dans la mesure de ses moyens pour les cas portés à son attention.
Esprit sportifLa Finale des Jeux du Québec est un événement de sports de compétition où les valeurs de l’esprit sportif sont véhiculées et reconnues notamment par la remise d’une bannière d’esprit sportif dans chaque sport à une délégation qui s’est démarquée à cet égard.
Aux Jeux du Québec, l’esprit sportif se manifeste par :1. l’observation des règlements;2. le respect de l’officiel et l’acceptation de ses décisions;3. le respect de l’adversaire;4. le souci de l’équité;5. le maintien de sa dignité.
9
Communauté legs
Famille des JeuxEsprit d’équipe
Fierté Plaisir
ExpertisePartenariat
ConnaissancesCollaboration
IntégritéRespectSécuritéRigueur
DéveloppementInnovaion
Engagement Passion
Sentiment d’appartenance
Partage Responsabilisation
Dépassement
les rôles eT responsabiliTés des inTervenanTs
1
La corporation SPORTSquébecPropriétaire de la marque Jeux du Québec et reconnu comme gestionnaire du programme par le gouvernement du Québec, SPORTSQUÉBEC est une corporation sans but lucratif et un organisme privé et incorporé selon la troisième partie de la Loi des compagnies. La corporation a notamment pour mission d’assurer la réalisation des Jeux du Québec avec la collaboration des organismes partenaires. Son financement provient du Gouvernement du Québec, de l’entreprise privée et de diverses sources d’autofinancement.
Considérant l’envergure du programme,SPORTSQUÉBEC doit, pour réaliser son mandat, s’assurer de la collaboration de plusieurs intervenants. Ainsi, sa structure reflète cet esprit d’engagement et de coopération. Le conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC est composé de personnes en provenance des fédérations sportives, des Unités régionales de loisir et de sport (URLS) et de partenaires influents.
De plus, pour associer le plus grand nombre possible d’intervenants à la prise de décision et permettre à la structure d’opération d’émettre des avis éclairés, SPORTSQUÉBEC est dotée d’une structure consultative permanente, dont les membres sont nommés par le conseil d’administration selon leur expertise. Pour le programme des Jeux du Québec, ces comités sont les suivants :
Commission des Jeux du QuébecCette commission voit aux orientations générales et à l’atteinte des objectifs du programme des Jeux du Québec. Elle a un pouvoir de recommandation au conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC et supervise les travaux des comités sous-jacents.
Table de développement sportifIl s’agit d’une occasion annuelle où les différents partenaires (ex : partenaires régionaux, fédérations sportives et Comités organisateurs des Finales) sont invités à échanger sur le développement sportif où le programme des Jeux du Québec occupe une place prépondérante.
Comité du choix des sportsIl a le mandat d’analyser les dossiers soumis par les fédérations sportives intéressées à inscrire des sports au volet compétition de la Finale des Jeux du Québec. L’analyse est faite à partir d’un ensemble de critères bien définis et les fédérations doivent soumettre leur candidature pour chaque édition.
Comité de sélection des milieux organisateursCe comité a le mandat d’évaluer les milieux candidats pour l’organisation des Finales des Jeux du Québec et de recommander au conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC un milieu organisateur.
Comité consultatif des chefs de missionsComposé de trois chefs de délégation, le comité consultatif a pour but de travailler avec SPORTSQUÉBEC afin d’améliorer les services offerts aux délégations dans le cadre d’une Finale. Il doit adresser ses demandes à SPORTSQUÉBEC qui fera le suivi auprès des Comités organisateurs des Finales des Jeux du Québec (COFJQ). Le comité consultatif pourra participer à tous les « lac-à-l’épaule » ainsi qu’à deux rencontres planifiées avec le COFJQ et SPORTSQUÉBEC.
1 Les rôles et responsabilités de chacun des partenaires dans le cadre du programme des Jeux du Québec sont précisés en annexe. 10
SPORTSQUÉBEC ne pourrait atteindre les objectifs du programme des Jeux du Québec sans la collaboration et l’intervention de divers partenaires. Ainsi, SPORTSQUÉBEC s’associe par protocole d’entente avec les partenaires suivants :
• le gouvernement du Québec; • les partenaires régionaux;• les fédérations sportives;• les milieux organisateurs des Finales des Jeux du Québec;• les commanditaires.
gouverneMent du québec
Le gouvernement du Québec reconnaît SPORTSQUÉBEC comme gestionnaire du programme des Jeux du Québec et y contribue financièrement. Il collabore aux orientations du programme et détermine les ressources qu’il affecte à la réalisation du programme d’infrastructures.
Les partenaires régionaux
Le partenaire régional est reconnu par SPORTSQUÉBEC à titre de mandataire régional du programme des Jeux du Québec sur son territoire. Les partenaires régionaux participent activement au programme en réalisant l’ensemble des activités Jeux du Québec sur leur territoire respectif, soit Mes Premiers Jeux, les Jeux régionaux et la préparation et l’encadrement de la délégation à la Finale des Jeux du Québec. Les partenaires régionaux sont des Unités régionales de loisir et de sport (URLS), des commissions sportives ou tout autre organisme reconnu.
Les fédérations sportives
Chaque fédération sportive est reconnue par le Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport comme étant l’organisme de régie de sa ou ses disciplines sportives et est membre de SPORTSQUÉBEC. Elle inscrit le programme des Jeux du Québec dans son modèle de développement des athlètes.
Le MiLieu organisateur de La finaLe des Jeux du québec
Le milieu organisateur accepte toutes les implications financières et civiles de la tenue d’une Finale des Jeux du Québec résultant des engagements assumés directement par le milieu organisateur. Lors de l’attribution de la Finale à un milieu organisateur, ce dernier doit procéder à la formation d’un « Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec ».
les reTombées de la finale
Le programme des Jeux du Québec profite d’une important notoriété sur la scène québécoise. En effet, 8 québécois sur 10 connaissent ou ont déjà entendu parler du programme des Jeux du Québec. C’est près de 40 % des Québécois qui ont déjà été impliqués ou connaissent une personne de leur entourage qui a participé aux Jeux du Québec en tant que parents spectateurs, bénévoles ou athlètes.
11
iMpact éconoMique
La Finale des Jeux du Québec a un impact économique pour le milieu organisateur. Chaque Finale cumule approximativement 125 000 admissions sur les différents sites de l’événement. Chaque Finale génère autour de 10 000 000 $ en termes de retombées économiques. Afin d’évaluer cet impact, chaque Comité organisateur d’une Finale des Jeux du Québec doit de fournir les données permettant de mesurer globalement l’impact économique de la Finale. SPORTSQUÉBEC est membre de l’Alliance canadienne du tourisme sportif et pourra ainsi offrir un accès au logiciel MEETS pour faire l’évaluation.
iMpact Médiatique
Chaque Finale des Jeux du Québec jouit d’une importante couverture médiatique, par la nature provinciale de l’événement, sa très forte notoriété et ses partenaires médias. Depuis la Finale des Jeux de 2012, la Finale se classe dans le Top 5 des sujets les plus couverts par les médias du Québec, toutes catégories de nouvelles confondues. La Finale est donc très bénéfique pour le rayonnement d’un milieu hôte. Il est impératif pour un Comité organisateur de mettre en place un service des communications efficace afin de continuer à faire rayonner la Finale aux quatre coins du Québec, en plus d’assurer une excellence collaboration avec les médias locaux et provinciaux.
déveLoppeMent du sport
Le développement du sport dans le milieu organisateur constitue l’un des objectifs premiers des Finales des Jeux du Québec. On peut affirmer que les principales retombées sportives de la Finale des Jeux du Québec sont :
• l’acquisition d’équipements spécialisés;• l’essor de la pratique sportive dans le milieu en termes de pratiquants;• le développement de compétences organisationnelles; • la mise à niveau des infrastructures;• l’émergence de nouveaux clubs sportifs.
12
retoMbées sociaLes
retoMbées touristiques
Tribune de visibilité exceptionnelle auprès des visiteurs, la Finale des Jeux du Québec constitue un événement important pour promouvoir le milieu organisateur. En sus des retombées économiques, des impacts touristiques sont mesurables par :
• la promotion médiatique du milieu;• la mise en évidence auprès des visiteurs (athlètes et leur entourage) du patrimoine local et régional.
écHéancier
Le continuum de la Finale des Jeux du Québec s’étale sur une période de 5 ans, soit un peu plus d’un an pour le processus de candidature et de 45 mois (été) à 51 mois (hiver) ans pour la mise en place de la Finale. Cet étalement permet au milieu hôte de planifier ses investissements en termes d’infrastructures. L’échéancier détaillé du processus de candidature est disponible dans la section 3.
Puissante source d’inspiration et de mobilisation, l’organisation de la Finale des Jeux du Québec rassemble, dans un projet commun axé sur la jeunesse, les forces vives du milieu organisateur. Les principales retombées sociales sont assurément :
• la mobilisation des forces vives du milieu;• la réalisation collective fondée sur la concertation des
partenaires;• l’engagement des bénévoles dans une cause axée sur
l’épanouissement de la jeunesse.
SECTION 2Les exigences en termes d’infrastructures et d’accueil
le cadre général de la finale des Jeux du Québec
2
La Finale des Jeux du Québec est sans contredit un événement sportif d’envergure qui offre la possibilité à des milliers de Québécois et Québécoises de vivre une expérience unique. Les Jeux du Québec constituent un outil de développement de la pratique sportive intégré aux modèles de développement des athlètes des fédérations sportives du Québec. Il s’agit dans plusieurs cas d’un tremplin pour les athlètes, les entraîneurs et les officiels afin d’accéder à un niveau supérieur de compétition. Plusieurs olympiens québécois ont débuté leurs carrières d’athlète en participant à leur premier événement d’envergure aux Jeux du Québec.
dates de tenue de La finaLe des Jeux du québec et caLendrier
La Finale des Jeux du Québec se déroule tous les ans en alternant les éditions d’hiver aux années impaires et celles d’été aux années paires. La période privilégiée pour la Finale des Jeux du Québec doit tenir compte de la tenue des Jeux du Québec régionaux ainsi que des congés scolaires (vacances estivales ou relâche scolaire) habituels du milieu de l’éducation facilitant la disponibilité des locaux.
Programme des Jeux du Québec Estivale (année paire) Hivernale (année impaire)
Jeux du Québec régionaux entre le 1er juin et le 2e dimanche de juillet
entre le 1er novembre et le 2e dimanche de février
Finale premières semaines du mois d’août premières semaines du mois de mars
Dans le cas de la Finale, les compétitions sont habituellement réparties également sur une période de 9 jours. À moins de circonstances exceptionnelles, la cérémonie d’ouverture doit avoir lieu le vendredi et la clôture le samedi de la semaine suivante. En général, les athlètes du premier bloc arrivent le vendredi de l’ouverture de la Finale des Jeux. Le changement de bloc s’effectue habituellement le mardi suivant, alors que les autobus transportant les athlètes du deuxième bloc repartent avec ceux du premier bloc. Les athlètes du deuxième bloc participent aux compétitions du mercredi au samedi et repartent immédiatement après la cérémonie de clôture, à moins d’exception. Le transport provincial est assumé et coordonné par SPORTSQUÉBEC.
Le comité de candidature doit proposer et justifier les dates de la tenue de la Finale des Jeux et faire une première ébauche de la répartition des sports au programme dans chaque bloc. Le programme doit tendre vers un équilibre dans le nombre d’athlètes par bloc de compétition et dans l’utilisation des installations, afin de générer l’intérêt soutenu des spectateurs et d’équilibrer la capacité d’accueil du milieu. SPORTSQUÉBEC travaillera de concert avec les fédérations sportives pour bien guider le Comité organisateur. La programmation finale sera déterminée par le COFJQ et approuvée par SPORTSQUÉBEC.
Le comité de candidature doit obtenir l’accord et l’engagement des institutions d’enseignement afin de s’assurer que les installations qui seront utilisées pendant la Finale des Jeux du Québec ne seront pas accessibles aux étudiants ou au grand public. Dans certaines Finales antérieures, les écoles de secteurs entiers ont été fermées pendant toute la durée de l’événement. Cette concertation avec le milieu de l’éducation est particulièrement importante pour faire en sorte que les dates de la Finale des Jeux du Québec coïncident avec les congés scolaires. Des lettres d’engagements sont nécessaires lors du dépôt de la candidature.
15
Les instaLLations et équipeMents requis Il est évident que ce ne sont pas tous les milieux qui ont sur leur territoire les équipements nécessaires à la tenue d’une Finale des Jeux du Québec. Cependant, le Comité organisateur peut faire appel à des milieux avoisinants pour tenir certaines compétitions requérant des installations spécialisées. En ce sens, même si la concentration des sites de compétitions est toujours prioritaire, cela ne signifie pas qu’un milieu sera éliminé s’il ne possède pas tous les équipements requis, spécialement dans le cas des installations plus spécialisées ou naturelles (plan d’eau, montagne, etc.).
Vous retrouverez en annexe des fiches techniques par sport. Ces fiches ont été validées par les fédérations sportives et vous indiquent les besoins en matière d’installations et de matériel.
Plateaux requis pour la tenue des compétitions sportives 3
En fonction de la liste officielle des sports du volet compétition de la Finale des Jeux du Québec, les plateaux suivants sont requis pour la tenue de l’événement, étant entendu que les sports sont répartis sur 2 blocs de compétition:
53e Finale des Jeux du Québec, été 2018 – Sports obligatoiresSport Site naturel Normes minimales Normes idéalesSoccer masculin
Terrains de soccer 4 terrains 60m par 100 m8 terrains pour la dernière journéeSoccer féminin
Tennis Terrains de tennis 10 terrains extérieurs 10.97 x 23.77 m
12 terrains extérieurs 10.97 x 23.77 m
Natation en piscineNatation en eau libre
Piscine Lac ou Rivière
Piscine 25 m, profondeur 1.2 mProfondeur 1.4 m minimum
8 à 10 couloirs
Volleyball féminin et masculin Gymnases 7 terrains de 18 x 9 m – hauteur libre
7 m 8 terrains de 18 x 9 m – hauteur libre 9 m
Golf Terrain de golf Club de golf reconnu et accrédité par Golf Canada et Golf Québec - 18 trous
Baseball Terrains de baseball 3 terrains de baseball
Volleyball plage féminin et masculin Sable (extérieur) 8 terrains de 16 m x 8 m 8 terrains avec orientation Nord-
SudCyclisme sur route Voie publique Boucle de 5 à 10 km, Parcours aller-retour de 10 km, circuit de 1 à 2 kmBasketball Gymnases 6 terrains de 28m de long sur 15 m de largeAthlétisme Piste d’athlétisme Piste de 400 m avec 8 couloirs
Tir à l’arc Terrain platParcours boisé
85 m x 70 m – plat et gazonnéDistance minimale de 200 m
115 m x 90 mDistance entre 275 et 350 m
Vélo de montagne Centre de ski Sentier de 2.5 km Sentier entre 4 et 6 km
Triathlon Lac et voie publique
Lac : parcours rectangulaire de 500 mVélo : parcours de 10 km ou boucle de 2.5 kmCourse : Boucle ou aller-retour pour 4 kmZone de transition à moins de 100 m de la sortie de l’eau
Voile Plan d’eau Pas de courant – vent constant de 3 à 5 nœuds – Profondeur de 8 pieds
Vent constant de 5 à 12 nœuds Visible à partir du lieu terrestre
53e Finale des Jeux du Québec, été 2018 – Sports optionnelsSport Site naturel Normes minimales Normes idéales
Sports équestres Centre équestre2 aires de compétitions : 20 m x 40 m et 50 m x 75 m2 aires de pratique : 20 m x 40 m et 30 m x 50 mSol de terre battue ou gazonné
BMX Piste de BMX Piste de niveau régional Piste de niveau provincial
3 Les sports inscrits au volet de compétition et les plateaux requis peuvent être sujets à des changements avant et après le dépôt des candidatures. Pour plus d’information technique, vous référer aux fiches techniques en annexe.
17
54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 – Sports obligatoiresSport Site naturel Normes minimales Normes idéales
Gymnastique 2 salles de 60m x 30 m avec hauteur de 8 m
1 salle de 60 000 pieds 2 (75 m x 75 m) avec hauteur de 8 m
Hockey sur glace mascu-lin Aréna 2 patinoires de 26 m x 61 m
Hockey sur glace féminin Aréna 2 patinoires de 26 m x 61 mPatinage de vitesse Aréna 1 patinoire de 26 m x 61 m 1 patinoire de 30 m x 61 mBadminton Gymnase 8 terrains 13,4 m x 8,10 m 10 terrains 13,4 m x 8,10 m
Nage synchronisée Piscine25 m – 6 couloirsProfond : 2,75 m Peu profond : 1 m
25 m – 8 couloirsProfond : 3 m Peu profond : 1,22 m
Patinage artistique Aréna 1 patinoire 26 m x 56 m 1 patinoire 26 m x 61 m ou 30 m x 61 m
Trampoline Salle de 50 m x 30 m avec hau-teur de 8 m
Salle de 60 m x 30 m avec hauteur de 9 m
Tennis de table Gymnase Gymnase triple : 61m x 30m x 5m24 aires de jeu : 9 m x 5,5 m
Gymnase quadruple : 80m x 40 m x 6 m24 aires de jeu : 13,7 m x 6,7 m
Judo Gymnase Gymnase de 30m x 40 m avec 2 surfaces de combat + aire d’échauffementCurling masculin et fémi-nin
Centre de curling et aréna
Centre de curling : min 2 pistesPatinoire de 26 m par 56 m
Centre de curling : plus de 2 pistesPatinoire de 26 m par 61 m
Taekwondo wtf Gymnase Gymnase de 23 m x 29 m, avec 2 surfaces de combat + aire d’échauffement 18 m x 27 m
Ski de fond Centre de ski de fond ou golf
Pistes : 1 km à 1.5 km ; 2.5 kmLargeur : 6 m Départ : 10 m de large sur 50 mArrivée : 9 m de large sur 75 mBoîte d’échange : 12 m x 45 m
Pistes : 1 km à 1.5 km ; 2.5 kmLargeur :9 m Départ : 12 m de large sur 75 mArrivée :12 m de large sur 100 mBoîte d’échange : 15 m x 45 m
Boxe Gymnase Auditorium Gymnase de 20 m x 25 mEscrime Gymnase Gymnase doubleRinguette Aréna 1 patinoire de 26 m x 57.91 1 patinoire 26 m x 61 mPlongeon Piscine Tremplins : 1 x 1m et 1 x 3m Tremplins : 2 x 1m et 2 x 33
54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 – Sports optionnelsSport Site naturel Normes minimales Normes idéalesHaltérophilie Gymnase double Gymnase 24 m x 27 m + aire d’échauffement adjacent
Ski alpin Centre de ski alpin
Entre 110 m et 225 m dénivelé – 30 m de largeur
Entre 140 m et 350 dénivelé – 40 m de largeur
Biathlon
Aire de départ et d’arrivée : 40 m de large par 80m longueur; Piste de ski de fond de 1 km, 1.5 km et 2 km;Largeur des pistes de ski de fond 6m; Plateau de tir 45m de largeur par 22 m longueur;Loupe de pénalité de 100 m;
Karaté2 surfaces de combat 10x10 mètres 2 shiais
18
Répartition par blocVoici un exemple de répartition par bloc. Il est important de trouver un équilibre entre le nombre de sports, les plateaux requis, le nombre d’athlètes et les sports d’équipe par rapport aux sports individuels.
53e Finale des Jeux du Québec, été 2018Bloc 1 Nb Bloc 2 Nb Site de compétition communAthlétisme 558 Voile 80Volleyball féminin 228 Basketball féminin 228 GymnasesVolleyball masculin 180 Basketball masculin 228 GymnasesTriathlon 114 Natation 390 Plan d’eau Golf 114 Cyclisme sur route 140 Parcours sur route avec triathlonTir à l’arc 160 Volleyball de plage fém 38Vélo de montagne 125 Volleyball de plage ma 20Baseball 285 Soccer féminin 342Tennis 114 Soccer masculin 342Prévision athlètes 1878 Prévision athlètes 1808
54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019Bloc 1 Nb Bloc 2 Nb Site de compétition communHockey féminin 324 Hockey masculin 324 ArénaPatinage artistique 180 Curling féminin 75 Aréna Curling + Patinage artRinguette 256 Curling masculin 75 ArénaTrampoline 76 Patinage de vitesse 144 Aréna Ringuette + Patinage vitNage synchronisée 200 Plongeon 200 PiscineTaekwondo 117 Judo 185 Gymnase double Boxe 50 Escrime 150 GymnaseBadminton 114 Tennis de table 172 GymnaseGymnastique 185 Ski de fond 160Prévision athlètes 1502 Prévision athlètes 1485
Prévision de participation Pour respecter la capacité d’accueil des milieux organisateurs, la participation maximale à l’hiver est de 3 000 athlètes et de 3 700 à l’édition d’été. Voici les facteurs qui peuvent influencer la participation :
• le nombre de sports au programme (minimum 18 – maximum 22);• le nombre de régions qualifiées par des Jeux du Québec régionaux dans chaque sport;• le nombre d’athlètes qualifiés aux Jeux du Québec régionaux de leur région.
19
Mission – personnel d’encadrement
Personnel d’encadrement 19 régionsMissionnaires 285
Sports obligatoires4
ÉTÉ 2018 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc OfficielsSoccer masculin 18 18 342 342 76 38Soccer féminin 18 18 342 342 76 38Tennis 3 3 6 114 114 38 3Natation 12 12 24 456 390 75 30Volleyball féminin 12 12 228 228 36 13Golf 4 2 6 114 114 38 6Baseball 15 15 285 285 76 24Volleyball plage féminin 2 2 38 38 19 6Cyclisme sur route 6 4 10 190 140 50 7Basketball masculin 12 12 228 228 57 10Volleyball masculin 12 12 228 180 36 13Basketball féminin 12 12 228 228 57 10Athlétisme 30 30 570 558 90 Tir à l’arc 5 5 10 190 160 38 10Vélo de montagne 6 4 10 190 125 40 4Volleyball plage masc. 2 2 38 20 10 6Triathlon 3 3 6 114 114 40 4Voile 6 6 114 80 30 10Total 4009 3686 882 232Grand total 4800
MAR : maximum d’athlètes par région MAS : maximum d’athlètes par sport
Sports optionnels5
ÉTÉ 2018 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc OfficielsSports équestres 4 4 76 52 36 4 BMX 2 2 4 76 50 28 5
4 Les sports obligatoires peuvent être sujets à des changements avant et après le dépôt des candidatures. La prévision de participation par sport est basée sur la moyenne de participation des deux dernières Finales.5 Le milieu organisateur doit choisir des sports optionnels afin d’inscrire à sa programmation un minimum de 18 sports et un maximum de 22 sports.
20
Sports obligatoires6
HIVER 2019 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc OfficielsGymnastique 6 6 12 228 185 57 25Hockey sur glace mas 18 18 342 324 72 20Hockey sur glace fém 18 18 342 324 72 18Patinage de vitesse 8 8 16 304 144 36 26Badminton 3 3 6 114 114 38 1Nage synchronisée 14 14 266 200 38 22Patinage artistique 5 5 10 190 180 57 30Trampoline 6 6 12 228 76 36 10Tennis de table 6 4 10 190 172 38 15Judo 8 6 14 266 185 38 15Curling masculin 5 5 95 75 15 5Taekwondo wtf 5 5 10 190 117 30 23Ski de fond 6 6 12 228 160 57 5Curling féminin 5 5 95 75 15 5Boxe 2 1 3 57 50 30 8Escrime 6 2 8 152 150 30 12Ringuette 16 16 304 256 64 18Plongeon 6 6 12 228 200 45 10Total 3819 2987 768 268Grand total 4023
MAR : maximum d’athlètes par région MAS : maximum d’athlètes par sport
Sports optionnels7
HIVER 2019 Contingent Prévision de participation Disciplines H F Mix MAR MAS Athlètes Ent - Acc OfficielsHaltérophilie 8 8 152 110 30 13Ski alpin 7 7 14 266 150 60 5Biathlon 4 4 8 152 80 20 10Karaté 3 3 6 114 75 30 15
6 Les sports obligatoires peuvent être sujets à des changements avant et après le dépôt des candidatures. La prévision de participation par sport est basée sur la moyenne de participation des deux dernières Finales.7 Le milieu organisateur doit choisir des sports optionnels afin d’inscrire à sa programmation un minimum de 18 sports et un maximum de 22 sports.
21
les normes de référence eT les poliTiQues en maTière
d’accueil eT d’opéraTions
Il est important de lire les politiques et normes d’opération de SPORTSQUÉBEC : http://www.jeuxduquebec.com/Normes_doperation-fr-29.php et de s’y référer.
HébergeMentAthlètes et accompagnateursL’hébergement des athlètes peut faciliter leur performance ou y nuire et peut leur laisser un bon ou un mauvais souvenir de la Finale des Jeux et du milieu organisateur. Un lieu bien structuré, confortable et amical permet aux athlètes de bien se reposer avant leur compétition et leur laisse des souvenirs positifs. La qualité de l’hébergement des athlètes doit figurer parmi les priorités du milieu organisateur.
Le nombre d’athlètes et d’accompagnateurs est approximativement de 2 000 par bloc de compétition, la moyenne d’âge étant de 14 ans. Les locaux doivent être groupés par délégation. Certaines normes devront être respectées dans les locaux aménagés en dortoirs :
• il doit y avoir un minimum de 3,7 m2 par personne;• on doit pouvoir fermer le local à clé pour éviter le vol;• il doit y avoir un minimum de 12 et un maximum de 15 classes par délégation;• une délégation peut être séparée sur un maximum deux étages.
Les autorités locales en matière de santé et d’incendie devront être consultées tôt dans le processus d’organisation de la Finale. Les athlètes sont responsables de fournir leur matelas et leur literie. Le Comité organisateur doit prévoir un local par délégation alloué aux missionnaires; dans ce local, le Comité organisateur doit fournir des lits en nombre suffisant.
Les locaux prévus doivent obligatoirement inclure des toilettes et des douches en nombre suffisant. Si les résidences n’ont pas d’installations de douches ou de toilettes adéquates, des unités additionnelles devront être fournies, dans la proportion spécifiée. Ces unités additionnelles ne doivent pas être fournies dans des tentes. Les toilettes portables ne sont pas acceptées. Des roulottes sanitaires peuvent être utilisées si les installations de douches sont insuffisantes sur certains sites.
Voici les normes de référence à observer en services d’hygiène :• 1 évier par groupe de 10 personnes ;• 1 toilette pour 10 à 12 personnes ;• 1 douche pour 10 personnes ;• Accessibles pour les personnes en fauteuil roulant.
Les salles de toilettes et les douches doivent être nettoyées tous les jours. Les dortoirs et les aires communes doivent être nettoyés régulièrement. Des salles de jeu, des salons de repos, des téléphones, ordinateurs publics, wifi et des consignes pour les articles personnels sont très appréciés par les athlètes. Les lieux d’hébergement devront être surveillés pendant toutes les heures d’occupation, sans interruption et ce, de l’arrivée au départ des participants.
22
Officiels majeursL’hébergement des officiels doit pouvoir loger jusqu’à 150 personnes par bloc. L’hébergement des officiels majeurs doit être complètement séparé de celui des athlètes. Les officiels bénévoles sont tous des adultes et doivent être logés dans des chambres privées pour deux ou quatre personnes. Le Comité organisateur devra utiliser des lits. Les résidences des officiels doivent être approuvées par SPORTSQUÉBEC.
Missionnaires cadresUn maximum de 5 missionnaires par délégation (nombre total maximum de 95 missionnaires pour 19 régions) devra être logé dans un endroit séparé de celui des athlètes. Les missionnaires cadres sont tous des adultes et doivent avoir un minimum de deux chambres par région. Le Comité organisateur devra fournir des lits. La résidence des missionnaires doit être approuvée par SPORTSQUÉBEC.
Diffuseur national et médiasLe diffuseur national pourrait avoir besoin d’approximativement 30 chambres. De plus, la Finale des Jeux peut attirer environ 20 représentants de médias de l’extérieur du milieu organisateur. Tous les représentants des médias sont entièrement responsables de leur hébergement et de leur alimentation; le Comité organisateur devra cependant identifier les ressources hôtelières disponibles
SPORTSQUÉBECSPORTSQUÉBEC réservera à ses frais environ 20 chambres à l’hôtel recommandé par le Comité organisateur pour une durée approximative de 15 jours pendant la Finale. SPORTSQUÉBEC réservera également le nombre requis de chambres pour les diffuseurs nationaux.
VisiteursLes spectateurs peuvent loger dans différents types d’hébergement : hôtels, motels, auberges, pensions familiales, etc. Le Comité organisateur devra faire l’inventaire des ressources disponibles et assurer un service à jour d’information aux visiteurs sur ces ressources; il n’est cependant pas responsable des réservations et des coûts d’hébergement.
services d’aLiMentationEn respectant les horaires prévus pour l’alimentation, le Comité organisateur doit disposer de cafétérias pour nourrir quotidiennement approximativement 2 400 athlètes, accompagnateurs, missionnaires et officiels majeurs, pendant la Finale. De plus, le Comité organisateur s’engage à nourrir ces clientèles advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure.
Il est fortement recommandé de ne pas multiplier indûment le nombre de cafétérias affectées à la Finale; selon leur capacité, un nombre de 3 à 5 cafétérias est considéré convenable. Chaque cafétéria doit disposer d’une cuisine assez grande pour le chef et son personnel et de locaux pour l’entreposage et la réfrigération des denrées alimentaires. Dans certains cas, il peut être nécessaire de prévoir des semi-remorques réfrigérées pour la conservation des aliments achetés ou reçus des fournisseurs.
Procédures
Les lieux et les modes de distribution des repas seront déterminés par le Comité organisateur en conformité avec politique alimentaire de SPORTSQUÉBEC. Les menus doivent être approuvés par SPORTSQUÉBEC. Pendant la Finale, chaque repas comprend cinq (5)
23
items, en plus du pain et du beurre. Tous les condiments sont fournis gratuitement. Le Comité organisateur devra développer sa propre politique en ce qui a trait à l’alimentation de ses bénévoles.
Les catégories d’intervenants qui ont droit à un service d’alimentation gratuit sont:o athlètes
o accompagnateurs
o membres des missions
o responsables techniques des fédérations
o responsables techniques locaux
o officiels majeurs
Outre les repas principaux, les athlètes doivent avoir une collation telle que muffins, breuvages, fruits, accessible une fois par jour à l’îlot énergie. Les menus quotidiens doivent être bien planifiés par un diététicien et la nourriture doit être nourrissante et abondante. L’expérience qu’un athlète retient de la Finale des Jeux dépend aussi de la qualité des repas. Il est important de respecter la politique alimentaire8.
Des mesures devront également être mises de l’avant pour les athlètes ayant des allergies alimentaires ciblées.
transport
Le système de transport est déterminé en fonction de la situation géographique des lieux d’hébergement, de compétitions, d’alimentation,de la centrale administrative et autres lieux prévus par le Comité organisateur. Le Comité organisateur établit les horaires des circuits de transport en fonction des horaires des compétitions et des activités sociales et culturelles prévues. Le Comité organisateur établit, en collaboration avec SPORTSQUÉBEC, le plan définitif d’opération et contracte les ententes avec les différents transporteurs.
Un service de courtoisie (parc de 20 à 25 voitures, fourgonnettes et camions) doit être disponible pour le transport des invités et pour répondre aux besoins logistiques (ex. livraison d’équipements, soutien technique, remises de médailles, etc.). Un certain nombre de véhicules peut être obtenu sous forme de commandites.
Stationnement Le Comité organisateur est responsable de la gestion des aires de stationnement disponibles sur chacun des lieux; il devra assurer la disponibilité d’espaces de stationnement pour permettre aux dignitaires, aux missions et aux fédérations, un accès rapide et efficace à la salle des missions. Il faut également tenir compte du stationnement pour les bénévoles, les spectateurs, les autobus, la sécurité, la santé, la collecte des ordures et autres.
8 Politique alimentaire
SPORTSQUÉBEC assume le transport des athlètes d’un point de rassemblement de leur région au milieu organisateur de la Finale des Jeux. Ce transport est habituellement fait en autocars. Le coût d’inscription des athlètes à la Finale est directement appliqué au transport provincial.
Le transport local mis en place par le Comité organisateur devra assurer des déplacements sécuritaires et efficaces pour l’ensemble des délégations et des officiels majeurs entre la centrale administrative et les lieux d’hébergement, de compétitions, d’alimentation et autres lieux prévus par le Comité organisateur.
24
centraLe adMinistrative
La centrale administrative est le lieu d’opération et le centre nerveux de l’organisation pendant la Finale. Elle est habituellement logée dans une institution d’enseignement de niveau secondaire ou supérieur. En plus de prévoir un local pour chaque service (30) du Comité organisateur, cet endroit devra accueillir entre autres la salle des missions et les médias.
La salle des missions doit contenir 24 espaces de bureau meublés ayant une dimension approximative de 9 m2 chacun. En plus des 19 régions, des espaces devront être prévus pour SPORTSQUÉBEC, le Comité organisateur, les Comités organisateurs des prochaines Finales et un secrétariat. Ces espaces de bureau devront être munis d’un ordinateur relié au réseau Internet, d’une prise Internet pour un portable et d’un téléphone.
prograMMations
Deux types de programmations sont offertes dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec : la programmation sportive compétitive obligatoire et une programmation complémentaire à caractère sportif, social et culturel.
prograMMation sportive
Sports obligatoires et sports optionnelsSPORTSQUÉBEC fait la sélection des sports obligatoires et des sports optionnels. Ainsi, chaque milieu organisateur sera évalué sur sa capacité à tenir les sports obligatoires. L’évaluation du milieu candidat se fait uniquement avec les sports obligatoires. Cependant, si un milieu désire présenter des sports optionnels, ce dernier devra démontrer sa capacité à les accueillir selon les normes de la fiche technique. Finalement, le milieu doit présenter, le cas échéant, les sports optionnels retenus dans le cahier de candidature.
Chaque fédération doit convenir avec SPORTSQUÉBEC d’une réglementation par sport. Ceci permet d’établir et de communiquer aux différents intervenants concernés les règles entourant la compétition à la Finale des Jeux du Québec.
Plateaux sportifs et équipements Sur les sites des compétitions, des installations et équipements de base sont requis :
• Salle de secrétariat (incluant la compilation) avec lien internet, photocopieur, téléphone, papeterie et fournitures générales de secrétariat;
• Vestiaire des officiels;• Salle de repos des athlètes à proximité du lieu de compétition;• Poste de premiers soins avec trousse et présence d’un responsable (secteur santé);• Vestiaires et douches (cases individuelles) pour athlètes (garçons et filles séparément);• Mobilier de base (tables et chaises) selon les besoins exprimés par les responsables des fédérations (planifications techniques);• Système d’amplification (avec micros et haut-parleurs) selon les spécificités de chaque lieu;• Système de télécommunications (émetteurs-récepteurs) selon les besoins exprimés par les responsables des fédérations
25
(planifications techniques);• Gradins pour le public ou espace pour permettre la présence des spectateurs;• Podium (individuel et par équipe) pour les remises de médailles après les compétitions.
Fiches techniques par sport9
Les fiches techniques précisent les normes minimales et idéales pour la réalisation des compétitions. Le comité de candidature doit clairement indiquer dans son dossier l’état réel des installations et équipements dont il dispose, incluant les modifications ou ajustements prévus s’il y a lieu.
Il est par ailleurs évident que tous les plateaux n’atteindront pas les conditions idéales; le cas échéant, certaines carences peuvent être tolérées et d’autres peuvent être palliées par des mesures temporaires; dans tous les cas, le tout devra être convenu avec SPORTSQUÉBEC et les fédérations sportives concernées.
InstallationsToutes les installations proposées doivent être indiquées dans le dossier de candidature. Il est très important que tous les événements se déroulent à proximité les uns des autres. Étant donné que certains milieux ne sont pas en mesure d’offrir une topographie qui satisfera à tous les sports (ex. plans d’eau, montagne), certains lieux de compétition pourront être situés jusqu’à une heure du point central. L’étalement des lieux de compétition et d’hébergement sur le territoire sera évalué par le « Formulaire de candidature préliminaire : Facteurs de proximité » (distance entre tous les lieux).
Pour favoriser l’engagement de l’ensemble du milieu, le comité de candidature pourrait vouloir tenir des compétitions dans une communauté à proximité qui a un intérêt pour la Finale. Bien que cet objectif soit louable, il ne faut pas que cette décision engendre des inconvénients démesurés pour les participants en augmentant le temps de transport.
Règle générale, les lieux de compétition devraient être situés aussi près que possible des hébergements des athlètes. Les normes des installations peuvent toucher divers domaines. Il peut s’agir des spécifications des aires de compétition, comme la longueur maximale ou minimale d’un terrain de soccer, ou les lignes d’un terrain de volleyball. Il peut s’agir d’installations connexes, telles que le nombre de vestiaires ou la disponibilité d’une aire de stationnement, ou encore le nombre de terrains requis pour un sport.
Le comité de candidature et les concepteurs d›installations doivent considérer l’ensemble des installations et les prévisions budgétaires totales avant de décider quelles normes devront être appliquées à telle ou telle installation. Étant donné que les athlètes ayant un handicap sont des membres à part entière des délégations régionales, les installations doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite.
Bien que toutes les installations doivent satisfaire aux exigences minimales en matière des aires de compétition des fédérations sportives, il n’est pas nécessaire qu’elles soient permanentes. Le comité de candidature, et par conséquent le Comité organisateur, peut opter pour des installations temporaires. Une analyse complète des coûts-avantages de ces options doit également tenir compte des aspects à long terme, notamment pour le développement du sport et l’utilisation par la collectivité après la Finale.
Approbation des fédérations sportivesLe comité de candidature n’a pas à obtenir l’approbation écrite des fédérations sportives précisant que les installations suggérées pour la Finale des Jeux du Québec satisfont aux exigences. Il est cependant obligatoire de consulter les fédérations pour de nouvelles constructions ou des rénovations d’envergure, permettant ainsi de s’assurer que les nouveaux aménagements soient conformes.
Il n’est pas nécessaire d’obtenir l’approbation des représentants techniques relativement aux installations ou autres constructions, comme les gradins, les aires de stationnement, ou les vestiaires, qui n’appartiennent pas aux aires de compétition, mais ils pourront offrir des commentaires sur ces aménagements et leur effet sur la présentation de la Finale des Jeux du Québec ou d’autres événements.
9 Les fiches techniques par sport et par édition sont disponibles en annexe
26
soins Médicaux
Le Comité organisateur devra définir des ententes de collaboration avec le CSSS, les divers services de la santé et les hôpitaux locaux. Même si le nombre d’athlètes admis dans les hôpitaux pendant la Finale des Jeux est bas, les hôpitaux peuvent souvent les accueillir en priorité selon le cas. Ils peuvent également jouer un rôle dans la conservation des dossiers médicaux à la suite de la Finale.
Les Comités organisateurs peuvent compter sur le soutien du Conseil de la médecine du sport du Québec pour établir les besoins en soins médicaux spécialisés à la pratique sportive. SPORTSQUÉBEC fournit au Comité organisateur le Guide médical produit par le Conseil de la médecine du sport du Québec et le Comité organisateur doit se conformer aux exigences qui y sont définies en matière de santé par sport.
céréMonies, protocoLe et accueiLOuverture et clôtureL’importance de la cérémonie d’ouverture ne peut être sous-estimée. Elle donne le ton pour toute la durée de la Finale des Jeux et doit donc être inspirante, bien préparée et adéquate pour une diffusion à l’échelle provinciale. La cérémonie de clôture doit être aussi bien exécutée et devrait consister en une agréable célébration des athlètes et des réalisations des bénévoles.
Le comité de candidature doit identifier l’emplacement des cérémonies. Pour les Finales des Jeux du Québec estivales, les cérémonies d’ouverture et de clôture peuvent se tenir à l’extérieur, mais en cas de conditions climatiques défavorables, un lieu intérieur doit obligatoirement être identifié, permettant la présence des délégations régionales (approximativement 2 000 personnes par cérémonie) dans le respect des normes établies par le service de prévention des incendies de la localité. Le Comité organisateur aura par la suite le mandat de réaliser les cérémonies.
Pour les Finales des Jeux du Québec hivernales, les cérémonies d’ouverture et de clôture doivent obligatoirement se tenir à l’intérieur, dans un lieu permettant la présence des délégations régionales (un minimum de 2 000 personnes par cérémonie) dans le respect des normes établies par le service de prévention des incendies de la localité.
Si le document « Directives en matière de cérémonies d’ouverture et de clôture »10 produit par SPORTSQUÉBEC détermine le contenu obligatoire des cérémonies, il laisse place à une grande créativité artistique pour le milieu organisateur. Ce dernier devra choisir un thème novateur, élaborer une stratégie pour la planification des deux spectacles, convenir de la direction artistique et associer les ressources culturelles de son milieu. Le diffuseur et SPORTSQUÉBEC doivent participer activement à la planification des cérémonies et le scénario final doit être approuvé par SPORTSQUÉBEC.
10 Les « Directives en matière de cérémonies d’ouverture et de clôture » sont disponibles en annexe.
Les services assurés par le comité médical au cours de la Finale des Jeux sont extrêmement importants. Il faut pouvoir compter sur la disponibilité des médecins, des infirmières, des physiothérapeutes, des thérapeutes en sport et du personnel formé à l’administration des premiers soins.
Une clinique doit être aménagée afin d’assurer un service adéquat aux participants. Elle devrait être d’une dimension d’environ 232 m2 et comprendre des salles pour la réception, l’administration et la tenue des dossiers, les examens en privé, la physiothérapie, l’entreposage et la pharmacie. Par ailleurs, une infirmerie de 6 lits est requise pour les patients en observation et ceux devant passer la nuit à la clinique, même si les patients dont l’état le justifie sont conduits à l’hôpital local.
Chaque site doit contenir une salle ou un espace médical adéquat, selon le nombre de participants et le type de blessures habituellement subies par les athlètes.
Un service de transport médical devra être offert, de concert avec le service du transport du Comité organisateur; il n’est pas obligatoire que l’ensemble du transport médical soit ambulancier, mais il est souhaitable de conclure des ententes avec les services ambulanciers du milieu.
27
MédaillesLes médailles d’or, d’argent et de bronze remises aux athlètes sont produites et fournies par SPORTSQUÉBEC. Un côté de la médaille comporte l’emblème des Jeux du Québec avec le nom du milieu organisateur de la Finale et l’autre côté le logo du Comité organisateur.
autres servicesService aux médiasIl est important d’installer le service aux médias à la centrale administrative. Il faut prévoir un lien entre ce service et celui de la compilation des résultats, des services de reprographie, des télécopieurs, des ordinateurs, un téléviseur, des téléphones, des lignes de transmission de données pour les journalistes munis d’ordinateurs portables, des bureaux et une surface de travail suffisante pour installer l’équipement, ainsi qu’un salon. Le service des médias doit être ouvert aux médias de la journée précédant la cérémonie d’ouverture jusqu’à la fin de la cérémonie de clôture.
TélécommunicationsLe Comité organisateur doit démontrer qu’il pourra offrir un réseau efficace de communication pour lier tous les secteurs de la Finale des Jeux. Ce réseau de communication centralisé doit inclure les hébergements, la centrale administrative, les lieux de compétition. Les besoins en télécommunications doivent tenir compte des besoins de la Maison des Jeux avant la Finale pour les principaux bénévoles et le personnel.
Il est important de noter que toutes les exclusivités de commanditaires de la Finale doivent être respectées. De plus, le COFJQ devra organiser une réception avant les cérémonies pour les dignitaires de la Finale.
En outre, SPORTSQUÉBEC se préoccupe particulièrement de l’encadrement offert aux athlètes pendant les cérémonies. Le temps réservé au rassemblement avant le défilé des athlètes doit être limité au strict minimum. L’aire de rassemblement doit comporter des toilettes, de l’eau et un abri en cas d’intempéries. La durée totale de chaque cérémonie ne doit en aucun temps excéder 90 minutes.
28
SécuritéLe Comité organisateur doit assurer la sécurité du matériel et des occupants de tous les édifices utilisés pour la Finale des Jeux. Le service de la sécurité devra empêcher que des intrus pénètrent dans les résidences, contrôler l’accès aux lieux et locaux, protéger la propriété des athlètes et du Comité organisateur et minimiser les risques auxquels pourraient être exposés les athlètes et les spectateurs.
La sécurité doit être discrète et non menaçante. Le Comité organisateur fera appel aux services d’agents de sécurité rémunérés et de bénévoles. Il s’agit ici d’une question de grande priorité qui est indispensable pour assurer la sécurité des participants. Les lieux d’hébergement devront être surveillés 24 h sur 24 h, sans interruption et ce, de l’arrivée au départ des participants.
Service de soutienOn oublie parfois que la présentation de la Finale des Jeux exige une très grande aire d’entreposage et de fabrication. Le Comité organisateur aura à s’occuper de milliers d’articles, de l’équipement sportif aux souvenirs vendus aux touristes, ce qui exigera une vaste aire d’entreposage d’environ 2 300 m2. L’endroit doit comprendre des aires de chargement, des chariots, un bureau, un système de sécurité, etc. Antérieurement, plusieurs Comités organisateurs ont réussi à trouver un tel endroit gratuitement ou à prix très modique. Une aire d’environ 182 m2 sera probablement suffisamment grande pour la première année, mais les besoins en espace augmenteront au fur et à mesure des travaux préparatoires.
Pour répondre aux multiples besoins de fabrication (affichage, bannières, échafauds, etc.), le Comité organisateur devra disposer d’un atelier de fabrication. Cet atelier sera chargé de construire les scènes des cérémonies, les plateformes pour les caméras du diffuseur, des portemanteaux, des guichets pour la vente de billets, des porte-équipements ou râteliers, l’affichage des commanditaires et la signalisation, etc. L’atelier devra idéalement être équipé d’outils électriques de toutes sortes. L’entrepôt et l’atelier de fabrication se trouvent normalement au même endroit.
Besoins informatiquesCompte tenu de l’évolution rapide du domaine de l’informatique, il est difficile de préciser les exigences techniques spécifiques du parc informatique requis pour la prochaine Finale des Jeux du Québec. Il faut cependant noter que le logiciel de gestion des Jeux du Québec a été développé par SPORTSQUÉBEC et comprend des modules pour la compilation des résultats, l’inscription des athlètes, l’accréditation et la gestion des bénévoles. C’est donc SPORTSQUÉBEC qui est responsable de tout développement technique additionnel de cette application.
Compilation C’est à la salle de compilation que sont traités tous les résultats de toutes les compétitions tenues dans les divers lieux. Il faut donc y prévoir des photocopieurs, des télécopieurs et 6 ordinateurs liés à Internet.
Les responsables de la compilation appuient et complètent la production des résultats provenant des différents lieux de compétition, production de résultats gérée par les fédérations sportives. Tous les sports doivent produire leurs résultats de la façon habituelle, la plupart du temps avec des logiciels spécialisés, et les transmettre à la salle de compilation par courriel. La salle de compilation publie les résultats. Tous les résultats officiels sont diffusés sur www.jeuxduquebec.com .
Même si le Comité organisateur collabore en fournissant des bénévoles et l’aide nécessaire au bon déroulement de l’opération organisationnelle, la compilation des résultats est entièrement sous la responsabilité de SPORTSQUÉBEC.
Gestion des bénévolesDestiné aux divers utilisateurs du Comité organisateur, le système d’inscription et d’accréditation des bénévoles consiste en une base de données comportant des renseignements sur les bénévoles affectés ou ceux en attente d’une affectation.
Au même titre que le système centralisé des résultats, SPORTSQUÉBEC fournit au Comité organisateur un système « clé en main ». Le Comité organisateur sera responsable de faire l’entrée des données qu’il veut traiter. L’application des Jeux comprend des renseignements sur les athlètes, les entraîneurs et permet la production des cartes d’accréditation, de listes et de rapports de toutes sortes.
Vérif ication des antécédents judiciairesPour des raisons de sécurité, toute personne de 18 ans et + en contact avec la clientèle devra franchir l’étape de vérification des antécédents judiciaires. À cet égard, la candidature devra comporter un engagement ferme d’un corps policier local ou régional qui procéderait, sans frais, à la vérification des antécédents judiciaires des membres du Comité organisateur.
La responsabilité du filtrage des intervenants est répartie comme suit:
Type d’intervenant Organisme responsable du filtrage
Missionnaires, entraîneurs et accompagnateurs Unités régionales de loisir et de sport
Officiels majeurs (arbitres et juges) Fédérations sportives
Permanents, bénévoles, officiels mineurs (juges de ligne et marqueurs) Comité organisateur
le cadre financierLes prochaines sections vous présenteront le modèle de partenariat utilisé dans le cadre du financement des Finales. Certaines modalités de fonctionnement pourraient être modifiées à la suite de l’analyse des résultats.
poLitique et directives des partenariats des Jeux du québec
Après désignation du milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec,SPORTSQUÉBEC s’assure avec le Comité organisateur de l’application de la politique qui se résume ainsi :
• établir un plan d’action concerté basé sur la transparence et la collaboration entre les partenaires;• maximiser les moyens de sollicitation des entreprises susceptibles d’être partenaires;• valoriser les partenaires et leur assurer une juste et équitable reconnaissance;• assurer le rayonnement et la livraison des bénéfices des commanditaires selon la nature de leur investissement et des ententes
convenues.
Cette politique repose sur une coopération étroite entre les parties et s’avère essentielle à la réalisation d’un plan global de recherche de partenaires. Elle favorise un échange continuel sur les opportunités de sollicitation et maximise ainsi les chances d’obtenir une commandite ou un don majeur et ce, à la satisfaction du donateur ou de l’entreprise partenaire.
contributions gouverneMentaLes
Le Gouvernement du Québec verse directement au milieu organisateur des contributions financières dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec. Il s’agit d’une enveloppe pour le fonctionnement des Comités organisateurs. Le financement pour le programme 2013-2016 était de :
• Édition d’été : 835 000 $ + 1 $ par personne pour les municipalités hôtesses ayant moins de 50 000 de population;
• Édition hiver : 735 000 $ + 1 $ par personne pour les municipalités hôtesses ayant moins de 50 000 de population.
Le budget disponible pourrait être utilisé pour l’achat de matériel spécialisé pour 100 % du coût d’achat. Le Comité organisateur pourra également attribuer un maximum de 300 000 $ pour soutenir des projets d’immobilisation auprès du milieu hôte. Le financement des immobilisations sera limité à 40 % du coût total des travaux.
La corporation municipale organisatrice est responsable de tout dépassement du budget d›immobilisation ou d›opération. Le soutien financier octroyé par le Ministère aux Comités organisateurs est conditionnel à l’adoption annuelle des crédits par le Conseil du trésor.
Financement de la FinaleLe Comité organisateur est responsable de financer la Finale et peut, s’il le juge opportun, faire appel à une firme spécialisée en matière de commandites pour le démarchage régional. Si tel est le cas, la firme doit suivre, au même titre que le COFJQ, les procédures du Guide de gestion des commandites et de l’affichage11 applicable à toutes les actions de financement. SPORTSQUÉBEC appuie les démarches du Comité organisateur. Outre la subvention allouée par le Gouvernement du Québec et la (les) contribution(s) municipale(s), plusieurs sources favorisent le financement de la Finale des Jeux du Québec telles que les commandites en argent, en biens et en services, les activités de financement, la vente d’articles promotionnels ou même des dons.
11 Le guide de gestion des commandites et de l’affichage est disponible en annexe.
31
revenus de partenariats12
Pour atteindre ses objectifs de financement, chaque Comité organisateur met en place un département de développement des affaires qui planifie, organise et coordonne toutes les activités de recherche de commandites, de réalisation d’activités bénéfices et de vente. SPORTSQUÉBEC supervise, appuie et conseille le COFJQ dans le démarchage des commanditaires régionaux/locaux et toutes autres activités de financement.
La structure de commandites se définit en détail dans le document GUIDE DE GESTION DES COMMANDITE ET DE L’AFFICHAGE13 remis au milieu candidat par SPORTSQUÉBEC. Celui-ci détermine le rayonnement et les bénéfices associés à chaque niveau d’investissement consenti à un commanditaire. Cette structure fait notamment la distinction entre deux catégories de commanditaires : les Grands Partenaires des Jeux du Québec et les Commanditaires d’édition.
Les Grands PartenairesLes Grands Partenaires des Jeux sont caractérisés par un partenariat pluriannuel avec SPORTSQUÉBEC visant l’obtention de visibilité nationale. SPORTSQUÉBEC s’occupe du démarchage et assure la gestion des commandites des Grands partenaires, qui doivent nécessairement être des entreprises nationales/provinciales, c’est-à-dire des entreprises faisant affaires à l’échelle québécoise ou canadienne.
Selon leur niveau d’engagement, les partenaires des Jeux du Québec se voient accorder des droits d’exclusivité convenus par un protocole d’entente avec SPORTSQUÉBEC. Les Grands Partenaires détiennent un premier droit de refus pour le renouvellement de leur association ainsi que pour certains bénéfices additionnels.
Sur ce type de commandites, des frais de démarchage et de gestion sont retenus par SPORTSQUÉBEC. La répartition des sommes de commandites des Grands partenaires des Jeux démarchés et gérés par SPORTSQUÉBEC se fera entre le COFJQ et SPORTSQUÉBEC (SQ) selon les pourcentages suivants :
Sommes totales récoltées en commandites d’entreprises nationales0 $ à 750 001 $ à 1 000 001 $ à 1 250 001 $ à
750 000 $ 1 000 000 $ 1 250 000 $ 1 500 000 $COFJQ 80 % 75% 70% 55%SQ 20 % 25% 30% 45%
Les Commanditaires d’éditionLe Comité organisateur peut, de son côté, combler son financement en négociant des Commandites d’édition avec les entreprises de son milieu. Ces dernières peuvent être des entreprises locales ou régionales (entreprises ou organismes privés ou publics faisant des affaires principalement et majoritairement dans la région où se déroule la Finale). Par ailleurs, si le COFJQ a des contacts lui permettant une entrée auprès d’une entreprise nationale/provinciale, il doit préalablement avoir obtenu l’approbation de SPORTSQUÉBEC avant d’entreprendre le démarchage auprès de cette dernière. Dans le cas où une entente de Commandite d’édition avec une entreprise nationale/provinciale a été entièrement démarchée et conclue par le Comité organisateur, des frais de gestion de 7% seront appliqués par SPORTSQUÉBEC. Pour les commandites d’édition conclues avec des entreprises locales ou régionales, les sommes récoltées sont versées entièrement au Comité organisateur.
Les Commanditaires d’édition s’associent avec le Comité organisateur pour la tenue de la Finale des Jeux du Québec dans une région et pour une édition précise. Ce type de partenariat offre un rayonnement et des bénéfices plus régionaux et locaux et met en valeur les commanditaires dans leur communauté pour leur association à l’organisation de ce grand événement.
Les commandites d’édition sont négociées par les Comités organisateurs en concordance avec le document POLITIQUES ET DIRECTIVE DES COMMANDIITES DE SPORTSQUÉBEC. Toute commandite d’édition doit être convenue avec les protocoles officiels de SPORTSQUÉBEC.12 Un tableau des commandites actuelles est disponible en annexe13 Le « Guide de gestion des commandites et de l’affichage » est disponible en annexe
32
Pour cette catégorie, cinq niveaux sont proposés : Prestige, Majeur, Associé, Collaborateur et Partisan. Ces niveaux confèrent un ensemble de droits et bénéfices prédéterminés, qui dans certains cas, peuvent être bonifiés selon une échelle d’évolution d’investissement.
Les partenaires publics Outre les partenaires commerciaux, il y a les partenaires publics (principaux, officiels et institutionnels) qui ont aussi droit à une visibilité particulière dans les outils de communication de la Finale. Ces partenaires publics ainsi que leurs droits sont définis dans les documents POLITIQUES ET DIRECTIVES DE COMMANDITES.
activités de financeMent Les activités de financement relèvent entièrement de la responsabilité des Comités organisateurs qui bénéficient des retombées en totalité. Un calendrier des activités des Comités organisateurs doit être produit et soumis à SPORTSQUÉBEC pour approbation afin d’assurer la réalisation optimale de celles-ci.
Toutes les activités de financement organisées par le COFJQ (tels soupers, galas, spectacles, etc.) sont placées sous la responsabilité exclusive du Comité organisateur qui en fait la promotion. Ces activités doivent s’assurer d’honorer les clauses d’exclusivité des Grands Partenaires des Jeux ainsi que celles des commanditaires d’édition selon leur statut.
Conformément à la Politique d’utilisation du nom et de l’emblème des Jeux du Québec, tout article promotionnel comprenant le logo ou la combinaison des mots « Jeux du Québec » doit préalablement faire l’objet d’une autorisation de SPORTSQUÉBEC.
produits dérivés vendus
SPORTSQUÉBEC, avec sa filiale, GPS SPORTS EN LIGNE INC. est le fournisseur officiel et exclusif des produits dérivés vendus des Jeux du Québec. GPS SPORTS EN LIGNE INC., produira et vendra au milieu organisateur tous les produits dédiés à la vente. La vente en ligne de tous ces produits se fera exclusivement par la boutique en ligne de SPORTSQUÉBEC, GPS SPORTS EN LIGNE INC. identifiera les sites sur lesquels les produits pourront être vendus avant et pendant la Finale, sous le vocable Boutique officielle des Jeux du Québec. Les détails concernant l’activité de commercialisation des produits de la marque des Jeux du Québec sont spécifiés dans le document « Politiques et directives – Produits dérivés et Boutique des Jeux 2018 ».
Articles protocolaires et à clientèle dédiéesEn plus des items produits aux fins de la Boutique officielle, GPS SPORTS sera le fournisseur officiel et exclusif d’items non vendus véhiculant la marque des Jeux du Québec dédiés à des fins protocolaires ou à des clientèles spécifiques. Ces produits sont les suivants : Costumes des délégations, Sacs des athlètes, Bannières d’excellence et de l’esprit sportif, Drapeaux, Médailles, Lanières pour l’accréditation ainsi que les Chandails des bénévoles.
o Costume des délégations : approximativement 20 $ avant les taxes, par participant athlètes, accompagnateurs, officiels et missionnaires) Hiver : 4 500 costumes – Été : 5 500 costumes
o Sacs des athlètes : approximativement 12 $ avant les taxes, par participant (athlètes, accompagnateurs, officiels et missionnaires) Hiver : 5 000 sacs - Été : 5 500 sacs
o Bannières de l’esprit sportif : approximativement 1 300 $ plus taxes, généralement payés par le MELS
o Bannières d’excellence : approximativement 15 000 $ plus taxes
o Drapeaux : drapeaux officiels, payés par SPORTSQUÉBEC
33
o Médailles: médailles officielles, payées par SPORTSQUÉBEC
o Chandail des bénévoles : approximativement 4 $ avant les taxes, par bénévole (environ 4000 bénévoles)
o Lanières pour l’accréditation : approximativement 11 000 $ plus taxes, généralement payées par un commanditaire
caMpagne Média provinciaLe, téLédiffusion et webdiffusion
La campagne média provinciale peut contenir des avantages publicitaires à la télévision, dans les journaux, sur Internet, à la radio, en affichage extérieur et en marketing direct. Le contenu est déterminé selon les ententes négociées par SPORTSQUÉBEC avec les partenaires médias provinciaux au bénéfice des Grands Partenaires et de certains partenaires d’édition selon leur statut.
SPORTSQUÉBEC négocie et paie directement aux diffuseurs (toutes plateformes confondues) les sommes requises pour la diffusion de la Finale et assume les frais de diffusion conditionnellement à l’octroi d’une subvention du Gouvernement du Québec prévue à cette fin. SPORTSQUÉBEC facturera le milieu organisateur pour les frais de gestion, les frais de démarchage, les taxes et les coûts excédentaires, si applicables.
Prévisions budgétairesLa Finale des Jeux du Québec est soutenue financièrement par différents partenaires. Sont énumérées à ce chapitre les principales sources de revenus et de dépenses prévisibles pour l’organisation d’une Finale. La présentation des prévisions budgétaires doit respecter, dans la mesure du possible, les sources indiquées. Toutefois, le milieu candidat peut compléter, en accord avec SPORTSQUÉBEC, les prévisions budgétaires selon ses propres modalités, les ressources disponibles et le dynamisme du milieu. Les budgets doivent tenir compte de toutes les sources de revenus des gouvernements, du marketing, des commandites, de la vente de marchandises, de placements, de la liquidation des biens, des activités de financement, etc. Les dons prévus en biens essentiels et en services doivent être compris dans les revenus. Les frais d’admission pour assister aux compétitions dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec sont interdits.
Chaque comité de candidature doit établir un plan et un budget d’immobilisations pour la rénovation et la construction d’installations. Le dossier de candidature doit indiquer la part financière du milieu pour la construction ou la réfection d’installations. Si la candidature ne comporte pas cet engagement financier, elle pourrait être rejetée. Le budget d’immobilisations doit refléter les contributions gouvernementales et, si nécessaires celles de partenaires financiers.
Les prévisions du budget d’opération doivent être présentées dans le format proposé ci-dessous en distinguant les contributions en biens et services ainsi que leur contrepartie dans les dépenses. Les prévisions budgétaires évoluent d’une Finale à l’autre. Il est normal qu’il y ait des changements entre le dossier de candidature et la tenue de la Finale.
34
Gabarit de la prévision du budget d’opération du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec
PRODUITS* Présentement en révision. Données disponibles sous peu. Espèces Biens et services Total
Confirmé par lettre au dépôt de la candidature
Subventions - Gouvernement du QuébecSubvention d’opérations Programmes d’Emploi Québec (négociés localement)
Sous-total Autres entités publiques (négociées localement)
CLD CRÉ Députés locaux, provinciaux, fédéraux Forum jeunesse MRC et autres villes avoisinantes Municipalités Partenaires – prêts de services
Sous-total Développement des affaires - Financement et commandites
Activités de financement Articles promotionnels (partage - profits de la Co-entreprise)
Commandites nationales (négociées par SPORTSQUÉBEC)
Commandites d’édition (négociées localement) Sous-total Divers
Ventes d’actifs et Intérêts TOTAL PRODUITS
CHARGES Espèces Biens et services Total Confirmé au dépôt de la candidature
Administration et ressources humainesAssurances 30 000,00 $ - $ 30 000,00 $ Contingence 55 000,00 $ - $ 55 000,00 $ SPORTSQUÉBEC(protocole d’entente – Frais de services) 60 000,00 $ - $ 60 000,00 $
Ressources bénévoles 75 000,00 $ - $ 75 000,00 $ Salaires et avantages sociaux 1 250 000,00 $ 650 000,00 $ 1 900 000,00 $
Sous-total 1 470 000,00 $ 650 000,00 $ 2 120 000,00 $ Services aux participants
Accueil et accréditation 25 000,00 $ - $ 25 000,00 $ Alimentation 405 000,00 $ 100 000,00 $ 505 000,00 $ Centrale administrative 40 000,00 $ 10 000,00 $ 50 000,00 $ Cérémonies 150 000,00 $ 50 000,00 $ 200 000,00 $ Hébergement 65 000,00 $ 20 000,00 $ 85 000,00 $ Programmation complémentaire 95 000,00 $ 25 000,00 $ 120 000,00 $ Programmation sportive 195 000,00 $ 50 000,00 $ 245 000,00 $ Transport 250 000,00 $ 50 000,00 $ 300 000,00 $ Santé 20 000,00 $ 5 000,00 $ 25 000,00 $
Sous-total 1 245 000,00 $ 310 000,00 $ 1 555 000,00 $ Développement des affaires – Communications
Communications 175 000,00 $ 45 000,00 $ 220 000,00 $ Frais de diffusion (TV et Webdiffusion)/payés à SPORTSQUÉBEC 75 000,00 $ - $ 75 000,00 $
Activités de financement 100 000,00 $ 70 000,00 $ 170 000,00 $ Frais de démarchage de SPORTSQUÉBEC 140 000,00 $ - $ 140 000,00 $
Sous-total 490 000,00 $ 115 000,00 $ 605 000,00 $ Services du Comité organisateur
Centrale administrative 40 000,00 $ 10 000,00 $ 50 000,00 $ Gestion des Matières résiduelles - $ 150 000,00 $ 150 000,00 $ Écoresponsabilité 25 000,00 $ 5 000,00 $ 30 000,00 $ Informatique 95 000,00 $ 20 000,00 $ 115 000,00 $ Maison des Jeux 60 000,00 $ 40 000,00 $ 100 000,00 $ Protocole 130 000,00 $ 50 000,00 $ 180 000,00 $ Sécurité 450 000,00 $ 5 000,00 $ 455 000,00 $ Soutien 125 000,00 $ 75 000,00 $ 200 000,00 $ Télécommunications 130 000,00 $ 40 000,00 $ 170 000,00 $
Sous-total 1 055 000,00 $ 395 000,00 $ 1 450 000,00 $ Support aux participants
Bannières d’excellence 17 000,00 $ - $ 17 000,00 $ Sacs de l’athlète 60 000,00 $ - $ 60 000,00 $ Uniformes athlètes 90 000,00 $ - $ 90 000,00 $
Sous-total 167 000,00 $ - $ 167 000,00 $ TOTAL CHARGES 4 427 000,00 $ 1 470 000,00 $ 5 897 000,00 $
36
Liberté d’action
Afin d’offrir des avantages appropriés aux principaux partenaires et fournisseurs, le Comité organisateur doit être en mesure de contrôler l’affichage et l’exclusivité dans les lieux utilisés pour la Finale. Autrement dit, il doit libérer les sites de tout affichage de commanditaires ou d’annonceurs n’ayant pas signé d’entente de visibilité pour la Finale. La visibilité des partenaires des Jeux du Québec devra être équitable selon le statut de chacun; pendant l’événement, le Comité et SPORTSQUÉBEC ne doivent pas être limités et contraints par des contrats d’affichage ne permettant pas de retirer les affiches en place et de les remplacer par celles des partenaires de la Finale des Jeux. De même, des ententes de concession dans les lieux retenus doivent comporter des dispositions spéciales de sorte que, au moment de la Finale, les fournisseurs du Comité organisateur en matière de breuvages, de nourriture et de marchandises soient privilégiés et que les ententes d’exclusivité soient respectées.
Le Comité organisateur doit déterminer l’infrastructure de gestion et d’exploitation qu’il entend utiliser à chaque comptoir de vente d’aliments, notamment les possibilités commerciales pour les commanditaires ou les fournisseurs, en fonction de la circulation des spectateurs, du nombre de places assises, etc. Il doit identifier les droits d’affichage et de concession pour chaque lieu de même que la date d’échéance de ces droits. Les propriétaires des lieux doivent donner par écrit leur consentement précisant les dispositions et dérogations si requises permettant au Comité organisateur de respecter ses ententes de fournisseurs et de commandites. Les frais pour le masquage des sites sont assumés par le Comité organisateur.
le comiTé organisaTeur de la finale des Jeux du Québec (cofJQ)obJectifs
Le Comité organisateur est une corporation indépendante qui devra mobiliser les ressources locales afin d’offrir aux participants les meilleures conditions de pratique sportive tout en présentant un événement aux couleurs de la région. Il regroupe, dans la période la plus intense des opérations, approximativement 3 000 bénévoles et permanents.
structure d’organisation
Ces informations vous sont fournies dans le but de vous aider à bien évaluer les responsabilités d’un Comité organisateur et à établir la structure organisationnelle qui vous permettra de réaliser ce mandat.
Le Comité organisateur doit être représentatif de tous les secteurs de la collectivité. Il doit faire appel à la compétence et à l’influence d’hommes et de femmes choisis en fonction de leurs aptitudes à organiser et à gérer. Étant donné qu’une bonne partie du succès des Finales des Jeux du Québec dépend de l’enthousiasme et des efforts inlassables des bénévoles, il faut accorder beaucoup d’importance aux aptitudes en gestion des personnes affectées aux postes de direction.
Conseil d’administrationLe Conseil d’administration du Comité organisateur assume l’ultime responsabilité de toutes les décisions et mesures prises par l’organisme. Il doit veiller à ce que l’organisation remplisse son mandat et atteigne ses objectifs. Il doit inclure dès sa création un siège d’observateur à SPORTSQUÉBEC.
Le Conseil d’administration est par ailleurs souvent composé de représentants d’importants établissements ou organismes qui ont un intérêt pour la Finale des Jeux du Québec (ex : les autorités municipales, les collèges ou universités, les commissions scolaires, la chambre de commerce, etc.). Compte tenu des liens étroits entre les entités publiques et le Comité organisateur, il est notamment recommandé que le poste de président ne soit pas occupé par un élu d’un organisme public intervenant à la Finale des Jeux du Québec.
Dans les étapes de mise en place du Comité organisateur, SPORTSQUÉBEC devra faire partie du comité de sélection du directeur général. Le président et le directeur général du Comité organisateur devront rendre compte à SPORTSQUÉBEC régulièrement des progrès de l’organisation. SPORTSQUÉBEC pourra ainsi évaluer l’évolution générale du Comité organisateur et sera en mesure de prêter main-forte au moment opportun.
Peu après sa constitution légale, le Comité organisateur doit établir une administration centrale ou un bureau principal permanent, connu sous le vocable « Maison des Jeux » où seront situés les services officiels de la Finale.
Le Comité organisateur embauche du personnel à temps plein pour coordonner diverses activités, sous la direction du directeur général. Le nombre total d’années-personnes requises est d’environ 30, y compris les personnes référées par les programmes de développement d’emplois. Cette équipe appuie les quelques 3 000 bénévoles dont la présence est requise pour la planification et l’exécution des opérations de la Finale des Jeux.
38
OrganigrammeChaque Comité organisateur adopte un organigramme regroupant tous les services requis et permettant d’accomplir tous les mandats définis au point suivant. Ces organigrammes peuvent être consultés dans les rapports finaux produits par chaque Comité organisateur antérieur, rapports disponibles sur demande à SPORTSQUÉBEC.
principaux Mandats du coMité organisateur de La finaLe des Jeux du québecDirection généraleLe service de la direction générale dirige et coordonne toutes les activités du Comité organisateur. Pour ce faire, il doit recruter et sélectionner les directeurs des services et transmettre les informations nécessaires à l’élaboration des plans de chacun. De plus, il doit assurer la liaison entre la régie, le bureau de direction, le Conseil d’administration et coordonner les interventions des différents organismes impliqués dans l’organisation de la Finale.
Accueil et accréditationLe mandat confié au service accueil et accréditation consiste à assurer un accueil de qualité à tous les participants, invités, visiteurs et autres intervenants tout en leur permettant de découvrir et de connaître les particularités touristiques du milieu. Une attention particulière devra être apportée à l’accueil des délégations régionales et des commanditaires afin de faire en sorte que leur premier contact avec le milieu organisateur soit des plus agréables et intéressants. De plus, ce service est responsable de l’accréditation officielle.
AlimentationLe mandat confié au service alimentation consiste à nourrir les athlètes, officiels accrédités par les fédérations et acceptés par SPORTSQUÉBEC, accompagnateurs, chefs de délégation et missionnaires, selon la politique alimentaire et les prévisions fournies par SPORTSQUÉBEC. De plus, ce service devra prévoir les dispositions pour nourrir les participants advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure. Ces normes et prévisions sont sujettes à discussion entre le Comité organisateur et SPORTSQUÉBEC.
Centrale administrativeLe mandat confié au service de la centrale administrative consiste à installer et à assurer le bon fonctionnement de la centrale administrative qui se définit comme étant le centre opérationnel de la Finale des Jeux du Québec. La centrale administrative logera et desservira les services d’organisation qui composent le comité de Régie, le Conseil d’administration du Comité organisateur, les permanents de SPORTSQUÉBEC, les médias d’information et les missions régionales. De plus, ce service devra assurer des fonctions cléricales (téléphonie, photocopie) pour soutenir les différents services et organismes qui interviennent durant la Finale.
CommunicationsLe service des communications détient le mandat de sensibiliser, d’informer et de promouvoir la Finale des Jeux du Québec. Toutes les informations en provenance des services et la gestion de l’image du Comité organisateur passent par l’approbation du service des communications; ce service est également responsable de toutes les relations avec les médias d’information. Le service verra à planifier, concevoir, coordonner et exécuter toutes les interventions en matière de communication, que ce soit sur le plan de la promotion, de la publicité, de l’information, des relations publiques et de la gestion des médias sociaux.
En plus de l’importante couverture médiatique, un support publicitaire est également mis en place afin de faire rayonner la Finale des Jeux du Québec, ainsi que ses partenaires. Ce plan de communication vise à renforcer la notoriété de l’événement sur toutes les plateformes disponibles et pertinentes, en plus de permettre de générer le retour sur investissement entendu avec les partenaires. Il est donc important de bien collaborer avec SPORTSQUÉBEC afin de s’assurer que le plan de communication local (responsabilité du milieu hôte) soit bien arrimé avec le plan de communication provincial (responsabilité de SPORTSQUÉBEC).
Développement des affairesLe mandat confié au développement des affaires consiste à mettre en œuvre la stratégie de commandites adoptée au comité de financement. Cette stratégie aura pour but d’inviter les entreprises œuvrant dans toutes les sphères de l’économie locale et régionale à participer financièrement aux opérations du Comité organisateur, selon des avantages, des droits et des obligations qui sont spécifiés dans la structure de commandites fournie par SPORTSQUÉBEC.
39
Ce département pourra également organiser des activités de financement qui consistent à inciter la population à contribuer au financement de la Finale des Jeux du Québec, en réalisant une variété d’activités et de programmes de financement appropriés aux goûts et aux habitudes de la population du milieu. À cet effet, le service devra établir une programmation précise de ces activités et en assurer la réalisation et la rentabilité.
Ce département devra supporter les activités de commercialisation de la Boutique des Jeux du Québec sous la gouverne de GPS SPORTS EN LIGNE INC. telles que définies dans le document Politiques et directives – Produits dérivés et Boutique des Jeux.
ÉcoresponsabilitéLe mandat confié au service de l’écoresponsabilité est de minimiser les impacts environnementaux de la Finale des Jeux du Québec. Le comité doit se fixer des objectifs et élaborer un plan d’action qui permettra de contrôler et d’évaluer les impacts environnementaux.
FinancesLe mandat confié au service des Finances vise à assurer le contrôle du budget par la mise en place d’un système comptable adéquat et l’application des politiques d’achat et d’autorisation de dépenses. Le paiement des comptes, le contrôle des recettes et la présentation de rapports financiers périodiques sont des activités spécifiques à ce service. De plus, il incombe au service des Finances de gérer les excédents temporaires d’encaisse, d’effectuer les achats, de tenir les inventaires et d’assurer une liaison étroite avec les autres services.
Il est fortement suggéré de confier au service des Finances le mandat de réaliser une étude d’impact socio-économique; cette étude consiste à évaluer les retombées économiques dans le milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec, en réunissant les données nécessaires et en mettant sur pied des systèmes et des mécanismes appropriés au traitement de ces informations. Pour ce faire, SPORTSQUÉBEC peut mettre à la disposition du Comité d’organisateur le Modèle d’évaluation de l’impact économique du tourisme sportif développé par l’Alliance canadienne du Tourisme sportif.
HébergementLe mandat confié au service hébergement consiste à loger les athlètes, officiels accrédités par les fédérations et acceptés par SPORTSQUÉBEC, accompagnateurs, chefs de délégation et missionnaires, selon les normes habituelles et raisonnables et les prévisions fournies par SPORTSQUÉBEC. De plus, ce service devra prévoir les dispositions pour loger les participants advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure. Ces normes et prévisions sont sujettes à discussion entre le Comité organisateur et SPORTSQUÉBEC.
InformatiqueLe mandat du service de l’informatique consiste à mettre en place et à assurer le fonctionnement et le soutien technique relativement aux équipements et aux applications informatiques requis pour tous les services du Comité organisateur. Les besoins de la Maison des Jeux, de l’accréditation, de la compilation et des sites utilisés devront être pris en considération. De plus, le service devra assurer la formation du personnel en fonction des besoins des différents services.
Programmation complémentaireLe mandat confié au service de la programmation complémentaire consiste à animer les sites en vue d’obtenir une ambiance de fête et de faire découvrir la culture, l’histoire et le patrimoine du milieu. Pour ce faire, le service devra sensibiliser la population locale et les visiteurs aux arts pratiqués par les artistes et artisans du milieu en élaborant un programme d’activités à caractère culturel. La programmation complémentaire sera en charge de créer la Place des Jeux.
Place des JeuxLa Place des Jeux est un endroit festif et une célébration publique des Jeux du Québec où plusieurs acteurs des Jeux du Québec se rencontrent. La Place des Jeux devient le point de rassemblement principal de la population et le centre de toute l’activité populaire des Jeux du Québec.
Les objectifs de la Place des Jeux sont de :1. Créer un «happening» des Jeux du Québec pour le public et la communauté des Jeux du Québec.2. Faire vivre l’esprit des Jeux à la population locale.3. Créer une valeur additionnelle pour les partenaires et commanditaires.4. Mettre en valeur la programmation et les atouts de la Finale.
40
La Place des Jeux est située dans le périmètre immédiat du village des athlètes avec entre autres les éléments suivants :1. Studio du diffuseur officiel;2. Exploitation des commanditaires;3. Activités culturelles;4. Boutique.des Jeux du Québec;5. Vasque.
Village des athlètesLe village des athlètes est un endroit qui permet aux athlètes de se détendre, de s’amuser et de socialiser avec les athlètes des autres régions. Il est généralement divisé par zone (détente, jeux vidéos, jeux gonflables) et animé par différents ateliers ou activités (danse, groupe de musique, disco, etc.).
Soirées réservées à la Famille des Jeux • cocktail dinatoire aux cérémonies d’ouverture et clôture (100 pers / un par bloc) : réception des dignitaires de la tribune d’honneur
et des personnes les accompagnant, et des représentants des principaux partenaires officiels du Comité organisateur• souper des missions (env. 400 pers. / avec repas) : activité de reconnaissance de l’ensemble des missionnaires actifs à la Finale,
des représentants de SPORTSQUÉBEC, des futurs milieux hôtes et de représentants désignés par le Comité organisateur• un souper des médias (env. 100 pers. / avec repas) : activité de reconnaissance pour les représentants des médias actifs à la
Finale• deux soirées des entraîneurs, accompagnateurs et officiels (env. 350 pers. / une par bloc) : activité de reconnaissance pour
cette clientèle• salon du protocole et initiation : lieu accessible aux dignitaires, représentants des commanditaires et clientèle protocolaire, où
se déroule notamment une activité d’initiation de la Famille des Jeux. Il n’est pas nécessaire de les présenter dans le dossier de candidature mais les prévisions budgétaires devront en tenir compte.
Programmation sportiveCe volet permet aux athlètes sélectionnés dans les régions du Québec de participer à une Finale dans le milieu organisateur. Cette programmation est déterminée par SPORTSQUÉBEC et par le milieu organisateur : SPORTSQUÉBEC sélectionne les sports obligatoires (maximum 18) tandis que le milieu organisateur peut choisir de tenir ou non des sports optionnels pour un total maximal de 22 sports. Les clientèles sont les athlètes identifiés dans les modèles de développement des athlètes des fédérations sportives. Les objectifs sont de :
• réunir les meilleurs athlètes sélectionnés dans toutes les régions du Québec dans les sports selon les catégories retenues;• procurer l’occasion au participant d’affirmer et de mettre en valeur ses talents sportifs;• favoriser l’identification de la relève potentielle dans les sports retenus;• donner l’occasion d’évaluer les performances par un classement;• faire vivre aux athlètes en développement une première expérience de Grands Jeux.
Les horaires de compétition définitifs seront faits par les fédérations sportives de concert avec SPORTSQUÉBEC.
Volet sportif complémentaireAfin de bénéficier pleinement des retombées sportives du passage de la Finale des Jeux du Québec dans la communauté, SPORTSQUÉBEC demande aux milieux candidats de présenter un programme d’activités d’initiation à la pratique sportive qui auraient des retombées à moyen ou à long terme. Ces activités peuvent être en lien avec les écoles, les clubs sportifs ou les centres communautaires et peuvent se tenir avant, pendant et après la Finale.
ProtocoleLe mandat confié au service protocole consiste à planifier, organiser et réaliser les activités protocolaires officielles en assurant l’application des règles à observer en matière d’étiquette et de préséance. Le service sera appelé à collaborer à l’établissement de la liste des invités et pourra procéder aux envois des invitations selon les activités. De plus, le service devra constituer un groupe d’hôtes et d’hôtesses et leur dispenser une formation spécifique à leur rôle dans le cadre de la Finale. Les cérémonies officielles d’ouverture et de clôture ainsi que les remises de médailles sont sous la responsabilité du service du protocole.
41
Ressources humainesLe mandat confié au service ressources humaines consiste à établir le plan des effectifs bénévoles et permanents requis par l’organisation et le déroulement de la Finale des Jeux du Québec et à élaborer une stratégie de recrutement pour répondre aux besoins exprimés. Il doit aussi définir un programme de formation des ressources bénévoles et permanentes, en tenant compte de la nature diversifiée des tâches des différents groupes.
SantéLe mandat confié à ce service consiste à faire en sorte que les jeunes athlètes qui proviennent de tous les coins de la province aient accès rapidement à des services de santé compétents et professionnels en cas de maladie ou de blessure, en créant une centrale santé à même la centrale administrative et en offrant des services de premiers soins sur tous les sites. Les parents doivent savoir que leurs enfants seront en sécurité s’ils ont besoin de soins médicaux. Ces services de santé doivent également être accessibles aux autres membres de la famille des Jeux.
SécuritéLe mandat confié au service sécurité consiste à assurer la sécurité des participants et du public pour la période de la Finale des Jeux du Québec et à implanter un service d’ordre nécessaire au bon déroulement des activités de certains services. Ce service devra aussi prendre les dispositions nécessaires pour assurer un contrôle d’accès et de surveillance de nuit fiable et efficace. De plus, le service devra établir un plan de contrôle de la circulation et gérer l’utilisation des aires de stationnement disponibles.
SoutienLe mandat confié au service du soutien consiste à fabriquer, entreposer, livrer et installer le matériel nécessaire au fonctionnement des services du Comité organisateur. Ce service est responsable de la mise à jour régulière des inventaires. Ce service devra aussi produire et mettre en place les éléments de signalisation interne et externe et tout autre élément de pavoisement.
TélécommunicationsLe mandat confié au service télécommunications consiste à assurer la disponibilité, la mise en place et le bon fonctionnement des équipements de télécommunications requis pour le déroulement de la Finale des Jeux du Québec. Les télécommunications comprennent l’ensemble des procédés de transmission d’informations à distance comme le téléphone, la radio-mobile, la télévision, la vidéo, le téléavertisseur et autres.
TransportLe mandat confié au service transport consiste à prévoir toutes les dispositions pour assurer l’exécution fiable de tous les déplacements requis par les activités au programme de la Finale. À cet effet, le service transport devra établir un cadre horaire d’opération d’un réseau de transport par autobus et s’assurera de la disponibilité d’une flotte de véhicules requis par les besoins des services.
SECTION 3Le processus de sélection
le processus de sélecTion du milieu organisaTeur
principesLe choix du milieu organisateur de la Finale est une étape cruciale de cet événement. Un milieu dynamique est un gage de succès. Cette section présente les différentes étapes qui doivent être franchies afin de déposer une candidature pour recevoir la Finale des Jeux du Québec. Ce processus, qui débute environ trois ans avant la Finale, a été conçu afin de donner suffisamment de temps aux corporations municipales pour préparer leur candidature, mettre en place un Comité organisateur et permettre à ce dernier de rendre à terme l’événement. Afin d’assurer une transmission optimale de connaissances, le processus donne également la chance aux Comités organisateurs de faire une observation des Finales qui précèdent la leur. Afin de permettre aux milieux intéressés de déposer leur candidature au moment où les conditions de succès sont rassemblées, la sélection doit se faire sous forme de concours pour chacune des Finales. Le principe de concours crée une saine concurrence qui permet une plus grande mobilisation des milieux candidats. Afin de maintenir une équité régionale et l’accessibilité à toutes les régions du Québec, il est fondamental pour SPORTSQUÉBEC de ne pas lier le choix d’un milieu organisateur à sa situation géographique.
Il est possible qu’à la suite de l’appel de candidature, un seul milieu démontre son intérêt. Dans le cas d’une candidature unique, le même processus s’applique. Le comité de candidature devra démontrer que la candidature répond aux exigences déterminées par SPORTSQUÉBEC.
écHéancier de candidature
1. Rencontre d’information des milieux intéressés par la Finale des Jeux du Québec dans le cadre de la 50e Finale des Jeux du Québec, Drummondville, hiver 2015 5 mars 2015
2. Dépôt des candidatures préliminaires, de la résolution d’intention et des frais de candidature de 3 000 $ Avant le 10 avril 2015
3. Visites techniques obligatoires des milieux requérants par les représentants de SPORTSQUÉBEC. Avril 2015
4. Dépôt des rapports des visites techniques de SPORTSQUÉBEC aux milieux requérants Avril 2015
5. Présélection des milieux finalistes par le comité de sélection Au 30 avril 2015
6. 1ere rencontre d’information avec les milieux candidats (Processus de sélection, règles de conduite, etc.) Mai 2015
7. 2e rencontre d’information avec les milieux candidats (Normes techniques, cahier de candidature, etc.) Septembre 2015
8. Dépôt des cahiers de candidature 11 décembre 2015
9. Convocation des milieux candidats par le comité de sélection Semaine du 14 décembre 2015
10. Présentation des candidatures au comité de sélection Janvier 201611. Dévoilement du milieu hôte de la Finale des Jeux du Québec par le conseil d’administration
de SPORTSQUÉBEC. Février 2016
12. Rencontre de SPORTSQUÉBEC avec chaque milieu qui a présenté une candidature au comité de sélection Février - mars – avril 2016
44
l’éTape de candidaTure
préliminaire
candidature préLiMinaire
Pour lui permettre d’évaluer sa capacité à recevoir une Finale des Jeux, chaque milieu doit obligatoirement compléter le document « Candidature préliminaire » et acheminer à SPORTSQUÉBEC la version électronique et subséquemment le document imprimé accompagné d’une résolution municipale d’intention14 et d’un montant de 3 000 $ correspondant aux frais non remboursables exigés par SPORTSQUÉBEC. Cette étape servira à évaluer la capacité d’accueil et la conformité des plateaux sportifs selon les normes de référence établies par SPORTSQUÉBEC. Un milieu ayant déjà été visité pour une candidature précédente devra refaire cet exercice.
La candidature préliminaire est une étape de présélection; elle a pour objet d’identifier les milieux ayant une capacité d’accueil offrant une chance équitable de remporter le concours. Le dossier de candidature préliminaire permet également d’évaluer l’ampleur des améliorations à apporter aux installations existantes et l’aménagement de nouvelles infrastructures. Ce formulaire doit être déposé à SPORTSQUÉBEC selon les délais prescrits. À la lumière des informations fournies, une visite technique15 obligatoire est effectuée par les représentants de SPORTSQUÉBEC et un rapport est déposé au milieu candidat ainsi qu’au comité de sélection. Dans son cahier final, le comité de candidature devra présenter un plan identifiant clairement, le cas échéant, les modifications et ajustements projetés.
En plaçant toujours les besoins des athlètes au centre des préoccupations, la capacité d’accueil est définie par les six éléments suivants :• les lieux d’alimentation• le lieu de la centrale administrative• les lieux des cérémonies• les lieux des compétitions• les lieux d’hébergement des athlètes, missionnaires et officiels• l’étalement de tous ces lieux sur le territoire
Formulaires de candidature préliminaire Tous les milieux intéressés par la candidature doivent compléter les « Formulaires de candidature préliminaire 16» fournis en version électronique à chaque milieu intéressé par la candidature. Les milieux qui entament la démarche de candidature doivent obligatoirement remplir le tout et le transmettre à SPORTSQUÉBEC selon les échéances prévues. Le document « Formulaires de candidature préliminaire » est constitué des formulaires suivants :
• Formulaire de candidature préliminaire / Lieu d’alimentation.• Formulaire de candidature préliminaire / Cérémonies d’ouverture et de clôture.• Formulaire de candidature préliminaire / Lieu de compétition.• Formulaire de candidature préliminaire / Centrale administrative.• Formulaire de candidature préliminaire / Lieux d’hébergement (athlètes, missionnaires, officiels).• Formulaire de candidature préliminaire / Facteurs de proximité.
Chaque lieu utilisé devra faire l’objet d’une fiche technique distincte.
14 Un exemple de résolution d’intention est disponible en annexe.15 SPORTSQUÉBEC est responsable de toutes ses dépenses liées à ces visites.16 Les formulaires de candidature préliminaire sont disponibles en annexes
45
Mise à niveau des installationsÀ la suite de la visite technique préliminaire de SPORTSQUÉBEC, un rapport faisant état des installations sera remis au milieu intéressé. Le comité de candidature devra en prendre connaissance et voir comment il peut mettre à niveau ses installations pour répondre aux normes. SPORTSQUÉBEC fera alors une présélection visant à conserver exclusivement les milieux qui ont la capacité de terminer en tête du concours. Si un milieu est retenu à l’étape préliminaire, il devra utiliser ce rapport afin de présenter un plan d’aménagement des sites de compétitions répondant aux besoins. Ce plan devra comprendre des engagements financiers de la part des propriétaires des installations identifiées.
Conclusion de la candidature préliminaireAu terme de la candidature préliminaire, chaque milieu est avisé par SPORTSQUÉBEC de sa capacité à poursuivre la démarche de candidature. SPORTSQUÉBEC se réserve le droit de recommander à un milieu de se retirer de la démarche s’il ne satisfait pas aux exigences minimales ou si la concurrence ne lui est pas favorable.
milieu candidaT officiel Afin de conserver un processus de candidature transparent et équitable, les milieux candidats, SPORTSQUÉBEC et ses partenaires doivent suivre certaines règles de conduite.
Les règles de conduite• Toutes demandes d’information concernant le dossier de candidature, les normes techniques et opérationnelles doivent être
adressées au répondant de la gestion de la démarche de candidature identifié par SPORTSQUÉBEC. Toutes réponses pourraient être diffusées à tous les milieux candidats.
• Tout milieu s’inscrivant dans la démarche de candidature est soumis aux Politiques en vigueur à SPORTSQUÉBEC notamment en matière d’utilisation de la marque, de réseaux sociaux et de relations publiques.17
• SPORTSQUÉBEC et les partenaires provinciaux observeront une règle de neutralité et en ce sens, ne contribueront pas à la promotion de l’un ou l’autre des milieux candidats.
L’encadrement de SPORTSQUÉBECAfin de soutenir les milieux dans leur processus de candidature, SPORTSQUÉBEC offrira trois rencontres d’information sur des thèmes précis. La première se déroulera peu après l’ouverture des candidatures et constituera une présentation générale du processus. La deuxième se déroulera après la désignation des milieux candidats officiels et portera, dans un cadre général, sur le code de candidature et sur l’ensemble du processus de sélection.
Une troisième rencontre avec les milieux candidats sera également offerte en septembre et portera davantage sur les normes techniques et opérationnelles et sur le cahier de candidature. Pour les deuxième et troisième rencontre , tous les milieux candidats seront invités. Il n’y aura pas de rencontres individuelles.
17 Politiques jointes en annexes46
le dossier de candidaTure final
butLe dossier doit démontrer que le comité de candidature maîtrise l’ampleur de la tâche et décrit bien pour chacun des secteurs ce qu’il doit faire, comment il le fera, avec quelles ressources et à quel coût. Il doit faire la démonstration au comité de sélection qu’il comprend ce que signifie organiser une Finale des Jeux du Québec et faire la preuve que son milieu peut accueillir cet événement de grande envergure. SPORTSQUÉBEC veut voir l’exercice d’une solide réflexion sur les stratégies et les ressources disponibles (humaines, financières, installations, etc.) pour organiser la Finale des Jeux du Québec. Les opérations du Comité organisateur ne doivent pas être présentées de façon détaillée, mais un plan général doit être déposé.
Le dossier de candidature final doit obligatoirement inclure une résolution d’engagement de la corporation municipale candidate à signer, si elle est retenue comme milieu organisateur, le protocole d’entente avec SPORTSQUÉBEC dans les 120 jours suivant l’annonce de sa sélection.
norMes spécifiques à La conception du dossier de candidatureLes objectifs visés par les normes relatives à la présentation du dossier de candidature sont de limiter les dépenses des milieux candidats et d’établir une uniformité dans les dossiers.
• Cartables anneaux, format 8 ½ po. x 11 po. en 10 copies.• Couverts des cartables identifiés au milieu candidat.• Séparateurs pour identifier chacune des sections selon l’ordre décrit ci-dessous.• Pagination en ordre continu à travers les sections.• Texte noir sur papier blanc conventionnel imprimé recto-verso.• Impression en couleur facultative pour les photos et le graphisme.• Dans le cas des listes d’appui ou d’engagement, les éléments de la liste doivent être numérotés et indiquer s’il y a un document
en annexe.• Dans tous les cas de référence à une annexe, celle-ci devra être clairement identifiée dans la référence.• Respect des gabarits.• En plus de la version imprimée, une version électronique du dossier complet incluant les annexes devra être fournie.• Aucune information complémentaire ne pourra être déposée après l’échéance sauf sur demande de SPORTSQUÉBEC. • Les annexes (lettres d’appui, lettres d’engagement et revue de presse) devront être imprimées en une copie seulement et
numérisées en format PDF pour être incluses dans la version électronique. Afin de faciliter le travail de recherche, le nom de l’entreprise ou de l’organisme signataire de lettre devra se retrouver dans le nom du fichier numérisé (une lettre par fichier). Il n’est pas nécessaire de numériser les pétitions ou appuis de particuliers.
Il est important de ne pas prendre pour acquis que le comité de sélection connaît votre milieu. Des plans, des images, des explications claires facilitent grandement la lecture du dossier de candidature. Le cahier devra obligatoirement présenter une table des matières ainsi que les annexes, avec énumération des chapitres dans l’ordre suivant :
gabarit du caHier de candidatureLes points de cette table des matières doivent être minimalement respectés, le comité de mise en candidature peut y ajouter des énumérations, listes, plans, photos et informations supplémentaires.
cHapitre Portrait du contenu de chaque section du chapitre1 Introduction 1.1 résoLutions des entités MunicipaLes (arrondis-
seMents, MunicipaLités ou Mrc) et des entités de L’éducation (coMMissions scoLaires, cégep, université) qui interviennent directeMent dans La candidature.
La (les) résolution(s) d’engagement du milieu organisateur à signer le protocole d’entente avec SPORTSQUÉBEC est (sont) une condition d’admissibilité et donc obligatoire(s). (voir modèle en annexe)
2 Description du milieu 2.1 Description des profils :
- géographique et météorologique- démographique et socio-économique- industriel et commercial- institutionnel- santé et éducation
Situation géographique dans le Québec Population – données démographiques Accès routiers Régions avoisinantes Climat Attraits naturels Profil socio-économique Nombre et nature des entreprises Nombre d’habitants et répartition sur le territoire Situation financière et investissement du milieu Part des investissements en sport et loisir par rapport au budget total du milieu candidat
2.2 situation éconoMique du MiLieu : coMMerces, ins-titutions d’enseigneMent, cLubs sociaux, orga-nisMes pubLics et parapubLics, organisMes privés
3 Objectifs du milieu 3.1 Le milieu a bien identifié les initiateurs de
cette démarche, les objectifs de son milieu à recevoir un tel événement ainsi que les objec-tifs propres à la Finale.
Par qui, pourquoi et comment la candidature a-t-elle été instiguée ? Qu’est-ce que vous apportera la Finale ? Quels sont les liens entre vos objectifs et ceux de la Finale ? Quels sont vos objectifs propres à la Finale ?
3.2 Le milieu a bien identifié les s et les impacts à la suite de l’accueil de la Finale.
Identifier les legs à la suite de l’accueil de la Finale. Déterminer les impacts et l’utilisation à long terme des installations mises à niveau.
3.3 Intégration de la Finale des Jeux du Québec aux stratégies de développement du milieu: économique, social et sportif.
Comment s’intègre la Finale dans les stratégies du milieu ?Faire des liens entre les objectifs locaux et ceux de la Finale.
4 Sensibilisation, appuis et engagements du milieu Note : Présenter la liste numérotée des appuis dans cette section du cahier. Identifier les lettres d’appui qui sont présentées en annexe. Les listes doivent être numérotées et associées aux annexes. Les tableaux doivent permettre de distinguer les différents paliers d’intervention : national, provin-cial, régional et local. Dans le cas où des sommes d’argent sont engagées, les montants devront figurer à la lettre d’appui. L’engagement se distingue de l’appui par l’affectation directe et concrète de ressources de la part du signataire.
cHapitre Portrait du contenu de chaque section du chapitre4.1 Consultation, mobilisation et sensibilisation Présenter les types d’activités de consultation, de mobilisation et de sensibilisation de la
population qui ont été mises de l’avant par le comité de candidature. Les activités de mobilisation s’adressant à des individus devront être classées par : signatures manuscrites, signatures électroniques (identifier les technologies), mobilisation par d’autres moyens (ex : liste permettant d’identifier l’ampleur de vos réalisations de sensibilisation et de consultation ainsi qu’une autre liste pour les activités de mobilisation du grand public.)
4.2 Engagements et appuis des organismes publics, parapublics
Les résolutions des commissions scolaires, cégep, universités ou collèges impliqués dans le dossier, du corps policier assurant gratuitement la vérification des antécédents judiciaires. Appuis des centres d’emploi, CRÉ, centres hospitaliers, etc. Listes regroupées par type d’intervenants par exemple : milieu de la santé, scolaire, politique, etc.
4.3 Engagements et appuis des principaux syndicats
Appuis des principaux syndicats.Identifier les dates de renouvellement des conventions collectives.
4.4 Engagements et appuis des milieux industriel et commercial.
Appuis des milieux industriel et commercial.
4.5 Engagements et appuis des milieux associatifs sportifs
Appuis des clubs sportifs et associations régionales et locales de sport, U.R.L.S. (classer par palier d’intervention)
4.6 Engagements des autres milieux associatifs Appuis des groupes de loisirs, communautaires et culturels4.7 Plan d’action de mobilisation du milieu à la
suite de l’obtention de la FinalePrésenter les moyens proposés par le comité de candidature pour mobiliser le milieu après l’obtention de la Finale.
5 Antécédents et perspectives en matière d’organisation 5.1 Énumération et description de manifestations
sportives antérieures d’importance qui permettent de démontrer que le milieu peut organiser une Finale des Jeux du Québec
Énumérer les manifestations sportives antérieures d’importance du milieu ayant eu lieu principalement au cours des dix dernières années, en mentionnant le nombre moyen de bénévoles, de participants ainsi que le budget d’opération par édition. Classer par palier d’intervention : national, provincial, régional et local et indiquer si cet événement est récurrent (dans ce cas, indiquer la fréquence : annuel, aux 2 ans, etc.)
5.2 Énumération et description de manifestations culturelles et sociales antérieures
Énumérer les manifestations culturelles et sociales antérieures d’importance du milieu ayant eu lieu principalement au cours des dix dernières années, en mentionnant le nombre de bénévoles, de participants ainsi que le budget d’opération par édition. Classer par palier d’intervention : national, provincial, régional et local et indiquer si cet événement est récurrent (dans ce cas, indiquer la fréquence : annuel, aux 2 ans, etc.)
5.3 Intervention antérieure dans le programme des Jeux du Québec
Quelles sont les manifestations réalisées par le milieu dans le cadre du programme des Jeux du Québec?
5.4 Concertation entre le milieu et les propriétaires locaux et régionaux d’équipements
Quels sont la nature des ententes et l’historique des relations entre les propriétaires d’équipements publics?
5.5 Événements majeurs projetés Dresser une liste des événements majeurs qui seront présentés à compter du dépôt de la candidature jusqu’à la tenue de la Finale. Comment s’intègre la Finale dans ce calendrier ?
6 Plan de financement et administration 6.1 Cadre financier et valeur ajoutée Le milieu a démontré sa compréhension du cadre financier pour la Finale et il est prêt à y
ajouter une valeur durable. Le cadre financier devra être présenté selon un gabarit prédéfini à la section 4 - Cadre financier au Tome 2.
6.2 Sources de revenus disponibles et confirmées• Gouvernement du Québec• Municipalités et MRC• Commandites nationales et
régionales• Activités de financement• Vente d’articles promotionnels• Autres revenus
La candidature présente des engagements financiers en provenance des différentes sources de revenus disponibles dans le milieu. Il est déconseillé de présenter des revenus excédentaires au budget type qui n’auraient pas d’effet direct sur les services aux athlètes ou qui gonfleraient inutilement le budget d’opération. Bien distinguer les commandites en argent de celles en services.
6.3 Prévisions budgétaires Présentation du budget d’opération selon les activités mises en place.
49
cHapitre Portrait du contenu de chaque section du chapitre6.4 Description de la structure d’opération
projetée La structure d’opération est présentée en modèle au Tome 2.
7Capacité d’accueil du milieu
Note : Les membres du comité de sélection doivent être en mesure de visualiser et comprendre la capacité d’accueil de votre milieu, et ce, sans l’avoir visité. 7.1 Hébergement Description détaillée des sites d’hébergement selon le nombre de participants par bloc de
compétition : Athlètes et accompagnateurs (2 000) Officiels (180) Missionnaires administratifs (95).
7.2 Alimentation Description détaillée des sites d’alimentation : nombre de places assises, nombre de lignes de service, nombre de personnes servies à l’heure (débit). Donner également des détails sur les services d’alimentation des sites plus éloignés.
7.3 Transport local Description détaillée des circuits de transport d’autobus prévus pour chaque bloc de compétition entre les différents sites utilisés pendant la Finale : nombre de circuits, nombre d’autobus, temps des boucles, temps de route entre les principaux sites, circuits dédiés. Description des autres moyens de transport utilisés durant la Finale. Présenter une carte montrant les circuits. Démontrer les déplacements qu’un athlète aura à faire au cours d’une journée.
7.4 Visiteurs Description détaillée de la capacité d’accueil des visiteurs : nombre d’unités et étalement sur le territoire.
7.5 Centrale administrative Description détaillée de la centrale administrative. Un plan à l’échelle des locaux et de la salle des missions doit être présenté.
7.6 Cérémonies d’ouverture et de clôture Description du site avec un plan du site. Minimum de 2 000 places assises pour un site intérieur.
8 Programmation de la Finale 8.1 Programmation sportive, volet compétition Identification le cas échéant des sports optionnels.
Répartition des sports par bloc équilibrée et justifiée selon les plateaux disponibles. Dates proposées pour la tenue de la Finale (9 jours).
8.2 Structure sportive régionale Description des clubs locaux et intervenants disponibles pour chaque sport présenté lors de la Finale.
8.3 Programmation sportive, volet complémentaire
Présentation d’activités d’initiation et de promotion en lien avec la Finale et ayant des retombées en développement de la pratique sportive dans la communauté.
8.4 Programmation, volets culturel, social et touristique
Grandes lignes de la programmation des activités sociales, touristiques et culturelles. Un « Village des athlètes » et la « Place des Jeux » doivent être présentés dans cette section.
9 Installations et équipements sportifs 9.1 Plateaux sportifs Description des plateaux utilisés (voir fiches techniques annexées). Un plan de chaque
plateau par sport identifiant les limites des terrains utilisés, les aspects techniques et les services offerts.
9.2 Amélioration des installations Plan d’amélioration des plateaux selon le rapport de candidature préliminaire. Les améliorations devront être accompagnées d’engagements financiers des propriétaires. Les plateaux sportifs doivent être tous construits au moins 2 mois avant la tenue de la Finale.
9.3 Facteurs de proximité des sites Carte précise indiquant les lieux retenus et les distances en km et en temps de route. (voir le formulaire de candidature préliminaire « facteurs de proximité »).
10 Présentation de la délégation 10.1 Présentation de la délégation au comité de
sélectionNom et provenance des membres du comité de mise en candidature. Présentation sommaire de chaque membre de la délégation.
10.2 Arrimage avec les objectifs du programme des Jeux du Québec
Démontrer la compréhension et par quels moyens les objectifs du programme des Jeux du Québec seront atteints.
50
norMes spécifiques au dépôt du dossier de candidatureLe dépôt officiel des dossiers de candidatures se fait au bureau de SPORTSQUÉBEC selon la date indiquée dans l’échéancier. SPORTSQUÉBEC ne peut pas être tenu responsable en aucun temps du dépôt de la candidature. Le dépôt officiel des dossiers peut être fait en se présentant en personne ou être envoyé par courrier recommandé au bureau de SPORTSQUÉBEC.
Lors de la journée du dépôt, SPORTSQUÉBEC procédera à un tirage au sort qui déterminera leur ordre de passage devant le comité de sélection.
confidentiaLité des caHiersÀ la suite du dépôt des cahiers de candidature, SPORTSQUÉBEC s’engage à n’en dévoiler le contenu qu’aux membres du comité de sélection et au personnel autorisé. Le contenu du cahier de la candidature retenue devient subséquemment propriété de SPORTSQUÉBEC; il pourra être présenté comme référence lors des rencontres d’information tenues dans les futurs processus de candidature. SPORTSQUÉBEC conserve une copie des cahiers de candidature non retenus et n’en fait pas la diffusion.
sensibiLisation, appuis et engageMents du MiLieuLe comité de candidature, avec la collaboration des médias locaux, devrait rendre publique sa candidature pour la tenue de la Finale des Jeux du Québec afin d’obtenir l’appui de la population. Les objets promotionnels sont déterminés par le comité de candidature; il est cependant important de démontrer dès le départ que la population accorde son appui moral à la tenue de la Finale des Jeux du Québec. SPORTSQUÉBEC doit être convaincue que la collectivité désire accueillir l’événement, qu’elle est prête à y consacrer temps, énergie et argent en y travaillant bénévolement, en assistant aux compétitions, etc.
Les autorités locales et régionales, les établissements d’enseignement, les entreprises, les chambres de commerce, les syndicats, les associations professionnelles, les groupes de services communautaires, les organismes de sport et tous les autres secteurs influents de la collectivité devraient démontrer d’une manière concrète leur appui et engagement pour la candidature.
La différence entre un appui et un engagement est majeure. Un appui est l’expression par un individu ou un organisme d’une opinion favorable à l’égard de la tenue de la Finale des Jeux. Un engagement précise et définit la collaboration offerte par un organisme si vous obtenez la Finale des Jeux du Québec. Par exemple, une association sportive peut vous appuyer et une autre peut s’engager à vous fournir 30 bénévoles; un commerce peut vous appuyer et un autre peut s’engager à vous donner sur trois ans 5 000 $ par année. Les engagements aident considérablement le Comité organisateur lorsque le milieu est sélectionné.
les criTères de sélecTion Les critères de sélection sont tirés des facteurs critiques de succès et ont pour objet de rendre l’évaluation des candidatures la plus objective possible. Cette grille sera complétée individuellement par les membres du comité de sélection.
Même si l’établissement de critères rend la sélection du milieu organisateur de la Finale des Jeux plus objective, il n’en demeure pas moins que chaque membre du comité portera un jugement selon sa perception quant au rassemblement des facteurs de succès par un milieu.
51
griLLe d’évaLuation des candidatures
Objectifs Pointage1. Dossier de candidature 201.1 Les informations contenues dans le dossier de candidature sont claires, précises et succinctes. 101.2 Le cahier de mise en candidature respecte les normes de présentation. 102. Description du milieu (obligatoire, mais sans pointage)
2.1
Description des profils : - géographique et météorologique - social et démographique - industriel et commercial - institutionnel, santé et éducation
2.2 Description de la situation économique du milieu et répartition du budget municipal.3. Objectifs du milieu 40
3.1 Le milieu a bien identifié les initiateurs de cette démarche, les objectifs de son milieu à recevoir un tel événement ainsi que les objectifs propres à la Finale. 10
3.2 Le milieu a bien identifié les legs suite à l’accueil de la Finale. 15
3.3 Intégration de la Finale des Jeux du Québec aux stratégies de développement du milieu: économique, social et sportif. 15
4. Sensibilisation, appuis et engagements du milieu 80
4.1 Description des stratégies d’information, de consultation et de sensibilisation de la population réalisées pendant la candidature et présentation des résultats obtenus. 16
4.2 Qualité et quantité des résolutions d’engagement et d’appui des organismes publics, parapublics et privés relativement à leur intervention dans la réalisation de la Finale. 20
4.3 Qualité et quantité des engagements et des appuis des principaux syndicats relativement à leur interven-tion dans la réalisation de la Finale. 6
4.4 Qualité et quantité des engagements et des appuis en provenance des milieux industriels, commerciaux. 10
4.5 Qualité et quantité des engagements et des appuis en provenance des milieux associatifs sportifs relati-vement à leur intervention dans la réalisation de la Finale. 12
4.6 Qualité et quantité des engagements en provenance des autres milieux associatifs relativement à leur intervention dans la réalisation de la Finale. 8
4.7 Le comité de candidature a présenté un plan d’action de mobilisation du milieu suite à l’obtention de la Finale. 8
5. Antécédents et perspectives en matière d’organisation 30
5.1 Énumération et description de manifestations sportives antérieures d’importance qui permettent de démontrer que le milieu peut organiser une Finale des Jeux du Québec. 9
5.2 Énumération et description de manifestations culturelles et sociales antérieures d’importance qui permettent de démontrer que le milieu peut organiser une Finale des Jeux du Québec. 3
5.3 Implications et interventions antérieures au programme des Jeux du Québec aux niveaux régional et provincial. 6
5.4Présentation de l’historique et d’exemples de la concertation entre le milieu et les propriétaires d’équi-pements et d’installations qui permettent d’en anticiper l’utilisation optimale durant et après la Finale des Jeux.
9
5.5 Identification claire des événements majeurs projetés pour les trois prochaines années, en intégrant la Finale des Jeux du Québec dans le calendrier d’activités, en fonction de la capacité du milieu. 3
6. Plan de financement de la Finale 60
52
Objectifs Pointage6.1 Le milieu a démontré sa compréhension du cadre financier pour la Finale. 10
6.2
La candidature présente des engagements financiers formels en provenance des différentes sources de revenus disponibles dans le milieu.
• Participation financière publique (Gouvernement, municipalité, MRC)• Participation financière privée nationale• Participation financière privée régionale• Activités de financement• Autres revenus
30
6.3 Le budget présenté est équilibré, reflète bien les dépenses reliées à une Finale et est réaliste par rapport aux revenus escomptés. 20
7. Capacité d’accueil du milieu 60
7.1 Capacité du milieu à héberger les athlètes, les accompagnateurs, les officiels et les missionnaires selon les normes de références. 14
7.2 Capacité du milieu à subvenir aux besoins des athlètes, des accompagnateurs, des officiels, des mission-naires et des bénévoles selon les normes de références. (santé, alimentation) 14
7.3 Capacité du milieu à implanter un système de transport local pour desservir les sites utilisés. 107.4 Capacité du milieu à accueillir les visiteurs de façon convenable. 4
7.5 Capacité du site de la centrale administrative à offrir tous les services nécessaires à la tenue d’une Finale des Jeux du Québec. 6
7.6 Capacité du milieu à accueillir les cérémonies d’ouverture et de clôture. 68. Programmation de la Finale 20
8.1 Description de la structure et des intervenants sportifs qui agissent aux niveaux local et régional pour chacun des sports au programme. 8
8.2 Identification des impacts anticipés du volet sportif complémentaire présentés dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec, sur le développement sportif à long terme dans la communauté. 6
8.3 Aspect novateur et représentatif du milieu de la programmation culturelle, sociale et touristique. 69. Installations et équipements sportifs 60
9.1 Le milieu dispose des plateaux et des services connexes nécessaires pour la réalisation des compétitions selon les recommandations des fédérations sportives. 18
9.2 Les améliorations à apporter aux plateaux existants ont été clairement identifiées, évaluées et financées. 18
9.3 Le milieu a inventorié le matériel spécialisé et a identifié ses besoins additionnels pour la réalisation de la Finale des Jeux. 6
9.4 Impact de la Finale des Jeux du Québec sur l’amélioration des infrastructures sportives par rapport à la visite technique préliminaire. 12
9.5 Facteur de proximité des sites (somme des temps de transport entre tous les sites utilisés) 610. Évaluation de la présentation au comité 30
10.1 La délégation est représentative du milieu et de ses principaux intervenants. 9
10.2 Le milieu a démontré sa compréhension et par quels moyens il atteindra les objectifs du programme des Jeux du Québec. 9
10.3 Le dossier de candidature a été défendu devant le comité de façon adéquate. (Qualité et pertinence des interventions, réponses claires et honnêtes aux interrogations, coordination à l’intérieur de la délégation). 12
NOTE FINALE 400
53
le comiTé de sélecTion
coMposition du coMitéLe comité de sélection est composé d’un administrateur de SPORTSQUÉBEC désigné à la Commission des Jeux du Québec et de personnes choisies et reconnues pour leur expertise et leur expérience dans le processus de candidature et d’organisation des Finales des Jeux du Québec. De plus, un membre du personnel de SPORTSQUÉBEC agit comme personne-ressource et scrutateur. Les membres du comité de sélection peuvent provenir notamment des entités suivantes :
• du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport; • de la structure politique et organisationnelle de Finales des Jeux du Québec précédentes;• du milieu des affaires;• d’organismes experts en organisation sportive;• de regroupements municipaux.
code d’étHique des MeMbres du coMité de séLection
Le code d’éthique et de conduite du comité de sélection vise à promouvoir le comportement éthique des employés et bénévoles du comité. Il sert de guide au comportement en milieu de travail et aux relations professionnelles et il indique aux membres, au gouvernement et au public les normes élevées que les employés et bénévoles du comité doivent respecter lorsqu’ils s’acquittent de leurs fonctions. L’objectif principal du code est de favoriser un milieu positif à SPORTSQUÉBEC et de s’assurer que les membres, le gouvernement et le public aient confiance en SPORTSQUÉBEC en tant qu’organisation.
Le code fait ressortir le fait que tous les membres du comité assument des responsabilités envers les membres liées au statut d’une corporation privée démocratique sans but lucratif. Le code n’est pas un ensemble de règles détaillées; il est plutôt un ensemble de principes généraux d’application étendue et soutenue qui peuvent faire l’objet d’une interprétation dans des situations particulières. Ainsi, il représente l’acceptation volontaire d’autodiscipline et de confidentialité par les employés et les bénévoles du comité.
54
la présenTaTion au comiTé de sélecTion règLes de présentation
• Seuls les milieux retenus à la sélection préliminaire auront à présenter leur candidature devant le comité de sélection.• Les documents visuels ou articles promotionnels sont interdits.• Il est déconseillé de tenir une manifestation spéciale ou quelconque réception autour d’une présentation de candidature dans
le cadre de la démarche.• Le milieu candidat enverra, sur convocation de SPORTSQUÉBEC, une délégation officielle comprenant un nombre maximal
total de 8 représentants.• Les détails entourant la présentation tels l’endroit, la durée et le mode de fonctionnement seront communiqués lors de la
convocation du comité de candidature. Le cas échéant, le milieu candidat devra être hébergé à un hôtel différent de celui du comité de sélection.
• Aucun document ne sera accepté après la date d’échéance de dépôt des candidatures.• Il est de votre responsabilité d’informer SPORTSQUÉBEC de toute modification entre le dossier préliminaire et le dossier de
candidature. SPORTSQUÉBEC se réserve le droit de demander des précisions et de visiter le milieu candidat avant le dépôt final du dossier de candidature.
facteurs critiques de succès
La liste suivante comprend les éléments les plus importants pour assurer le succès de la Finale des Jeux du Québec. Il a été démontré au cours des dernières éditions que ces éléments sont essentiels à la réussite de l’événement :
• confirmation écrite d’un maximum d’appuis et surtout d’engagements de toute la collectivité (milieu politique, communauté sportive, groupes de bénévoles, établissements d’enseignement, entreprises, etc.) ;
• travail axé sur les athlètes (soins, confort, compétition) ;• sensibilisation au fait que la tâche est énorme et complexe ;• infrastructure d’accueil déjà en place ou à venir (quantité et qualité des installations) ;• promotion financière dynamique ;• engagements financiers ;• antécédents événementiels et sportifs du milieu dans l’organisation;• gestion des bénévoles rigoureuse et assurée par un personnel compétent et dynamique ;• image positive, service à la clientèle ;• préparation du comité de présentation du comité de candidature ;• lien constant avec le langage et les objectifs de la Finale ;• bonne présentation visuelle du dossier de candidature avec l’aide de plans et de schémas qui aident à la compréhension ;• objectifs clairs du milieu et objectifs spécifiques pour la Finale;• interrelations (avec les milieux organisateurs des Finales des Jeux antérieures, avec SPORTSQUÉBEC, etc.).
Le comité de candidature devra démontrer au comité de sélection comment il entend atteindre ces facteurs de succès afin de faire de la Finale des Jeux du Québec une réussite.
55
la sélecTion du milieu hôTeL’annonce du milieu choisi est coordonnée par SPORTSQUÉBEC; tous les milieux candidats doivent y collaborer selon des modalités de promotion déterminées.
SPORTSQUÉBEC offre, sur demande, une rencontre de rétroaction sur la candidature déposée. Lors de cette visite dans votre milieu, le comité de candidature a l’occasion de connaître les forces et les défis de la candidature. Les huit personnes ayant défendu la candidature devant le comité de sélection seront invitées à cette rencontre; uniquement après en avoir convenu avec SPORTSQUÉBEC, d’autres personnes pourraient s’ajouter.
Voici les directives prescrites pour la diffusion des résultats après la sélection de la candidature gagnante :• le pointage accordé par chaque membre du comité restera confidentiel. Cette information sera connue uniquement des membres
du comité de sélection et du scrutateur qui n’a pas droit de vote.• Chaque milieu recevra de SPORTSQUÉBEC une évaluation écrite de la candidature, incluant le pointage final. • Le classement final des candidatures est confidentiel et ne sera pas diffusé. Chaque milieu pourra connaître son propre rang
parmi les candidatures.
l’enTenTe enTre sporTsQuébec eT le milieu organisaTeur La corporation municipale s’engage, par voie de résolution formelle jointe au cahier de candidature, à signer un protocole d’entente dans les cent vingt (120) jours suivant sa nomination, à défaut de quoi SPORTSQUÉBEC pourrait reconsidérer son choix. Ce protocole inclut également les items qui devront être convenus entre l’entité municipale et le Comité organisateur.
Ce protocole d’entente formalise les rapports entre SPORTSQUÉBEC, le nouveau milieu organisateur et le Comité organisateur que celui-ci constituera. Il engage les deux parties à négocier en toute bonne foi l’une avec l’autre ainsi qu’avec les autres partenaires associés à la Finale des Jeux du Québec et comporte certaines exigences particulières. Un modèle de protocole d’entente est disponible en annexe.
56
conclusionLe présent document donne un aperçu des nombreux domaines de planification nécessaires pour la préparation d’une candidature en vue d’organiser la Finale des Jeux du Québec et contient des normes techniques et administratives pour la Finale des Jeux du Québec, normes qui influencent directement la candidature.Les comités de candidature sont invités à formuler à SPORTSQUÉBEC leurs commentaires sur ces domaines et à en suggérer de nouveaux qu’ils jugeraient opportuns, le tout dans le but d’assurer l’amélioration constante du processus de candidature. Le programme des Jeux du Québec tire notamment sa force de la créativité et de l’ingéniosité de tous ceux et celles qui y sont associés, dont les milieux candidats pour les Finales des Jeux du Québec.
Si de plus amples informations vous étaient nécessaires, votre personne-ressource à SPORTSQUÉBEC est :
Madame Laura FortierCoordonnatrice des programmes
SPORTSQUÉBECTél: (514) 252-3114, poste 3424
Courriel: [email protected]
Le cahier de candidature devra être déposé le vendredi 11 décembre 2015 avant 12 h 00, en personne ou par courrier recommandé, aux coordonnées suivantes :
Jeux du Québec - Dossier de candidature – Été 2018 ou Hiver 2019a/s : Madame Laura Fortier
SPORTSQUÉBEC.4545, av. Pierre-De CoubertinMontréal (Québec) H1V 0B2
Aucun document ne pourra être déposé après cette échéance sauf sur demande de SPORTSQUÉBEC.
remerciemenTsSPORTSQUÉBEC remercie
• le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (Direction du loisir, du sport et de l’activité physique) du gouvernement du Québec pour son appui financier;
• les organismes provinciaux et régionaux pour leur contribution au développement du sport;
• le secteur privé pour sa contribution constante au programme des Jeux du Québec;
• les milieux organisateurs et les milliers de bénévoles de ces municipalités qui se sont dévoués jusqu’à présent;
• le Conseil des Jeux du Canada pour certaines références.
