Paris 9 octobre 2018

Le cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et

l’échantillonnagel’échantillonnage

Antoine Meissonnier

Chef du département des archives, de la documentation et du patrimoine

Ministère de la justice

1. Un cadre méthodologique pour quoi faire et dans quel pour quoi faire et dans quel contexte ?

Des attentes contradictoires

Les attentes des services producteurs

Demande d'accompagnement plus que de contrôle,

Besoin de traçabilité de l'information face à une perte de mémoire dans les services (contexte de réformes de mémoire dans les services (contexte de réformes administratives très fréquentes),

Besoin de libérer des espaces face à la pression immobilière : moins d'espaces de stockage,

Besoin de sécurité juridique.

Besoin juridique : prouver un droit, accéder à une prestation.

Besoin de transparence administrative (art. 15 de la DDHC, mouvement de l'open data).

Curiosité intellectuelle Recherches personnelles : histoire familiale, période de guerre, accès aux

Les attentes de la société civile

Recherches personnelles : histoire familiale, période de guerre, accès aux origines...

Recherches historiques : universitaires, étudiants, historiens locaux...

L'attente d'une réponse immédiate et forcément complète.

Mais aussi : respect de la vie privée, droit à l'oubli et protection des données à caractère personnel.

L’évaluation doit satisfaire les besoins des publics actuels et futurs, les documents doivent donc être exploitables.

Des constats sur les pratiques actuelles de sélection des archives contemporaines

Des pratiques actuelles loin d’être idéalesUne littérature relativement abondante en matière de sélection, mais un peu datée,

Pas de circulaire méthodologique,

L’évaluation, un parent pauvre de la collecte,L’évaluation, un parent pauvre de la collecte,

– Plus de temps passé pour déterminer la DUA que le sort final.

Manque d'une véritable réflexion :

– Des typologies “sacralisées” : arrêté inintéressant…

– Typologies systématiquement vouées à l’élimination : factures.

Or il n’y existe pas de règle par typologie et rien de systématique : seule compte l’information contenue

Peu documentées : manque d'information sur la justification des choix de sélection et de tri.

Des méthodes antérieures remises en question

Mauvaise traçabilité de la gestion (et des éliminations) effectuées par le service producteur.

Remise en question de la validité des critères d'appréciation choisis à l'époque : non-pertinence d'un certain nombre de critères de tri, notamment d’échantillonnage.

Les chantiers du SIAF pour améliorer la collecte

INP, 17 avril 2015

Le référentiel général Le référentiel général de gestion des archives de gestion des archives de gestion des archives de gestion des archives

(R2GA)(R2GA)

Un document synthétique : Outil stratégique

Publié sous l'égide du DIAFUne méthode pour mettre en place une politique de gestion des archives dans une organisation

Référentiel général de gestion des Archives

dans une organisationUn volet complet (plaquette de présentation + document complet) mis à disposition en ligne sur le site du Premier ministre : http://www.gouvernement.fr/referentiel-general-de-gestion-des-archives.

2 objectifs principaux :

– fournir une synthèse claire et abordable de la législation touchant à la gestion des archives dans les administrations.

– donner des outils pour favoriser la gouvernance de l'information.

Rationalisation des circulaires de tri

Rédaction d’un vade-mecum pour la rédaction des circulaires

Uniformisation de leur forme par un modèle

Amélioration des introductions : rappel des obligations Amélioration des introductions : rappel des obligations réglementaires, description normalisée des fonctions et des producteurs concernés suivant les normes ISAAR-CPF et ISDF.

État de l’existant (plus de 500 circulaires) et préparation d’une liste de circulaires à abroger.

INP, 17 avril 2015

La mise en ligne des circulaires

Faciliter la recherche au sein des circulaires publiées sur le site des Archives de France Plus de dynamisme Un système d'indexation conforme au thésaurus pour la

description et l'indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines

Mettre à jour la validité des circulaires

Mettre en relation les textes applicables aux mêmes domaines

Créer une base de connaissance sur l'histoire de la réglementation : utile pour les classements et rédaction d'inventaires

BAJUCA - BAse JUridique pour la Collecte des Archives

Appuyée sur la plate-forme de références bibliographiques Zotero et utilisée comme base de référence juridique

Rassemble tous les textes impliquant des changements majeurs sur les DUA qui font déjà l'objet d'une chronique bihebdomadaire diffusée sur la liste archives de France.

Des textes plus anciens jugés importants, notamment la Des textes plus anciens jugés importants, notamment la jurisprudence

Consultable directement en ligne à partie de l'URL : https://www.zotero.org/groups/archives_de_france_-_base_juridique_pour_la_collecte_des_archives/items/.

Renseignements et modes d'emploi sont disponibles sur le blog : http://siaf.hypotheses.org/227

2. Le cadre méthodologiqueméthodologique

La conception

Caractéristiques du groupe de travail

Un groupe de travail interministériel réuni à l'initiative du SIAF :

– directeurs d’archives départementales, archivistes des Archives – directeurs d’archives départementales, archivistes des Archives nationales, responsables de missions, archivistes des ministères de la Défense et des Affaires étrangères, membres de l’inspection des patrimoines, statisticiens.

Des séances de travail mensuelles de septembre 2011 à octobre 2012.

Les méthodes du groupe de travailBilan et historique des choix faits dans les circulaires de tri existantes (sorts finaux)

Réflexions et échanges sur nos pratiques professionnelles

Recherches et synthèse bibliographiques : un bilan des Recherches et synthèse bibliographiques : un bilan des pratiques et des réflexions sur la sélection en France et à l’étranger.

Expérimentations de nouvelles méthodes d’échantillonnage sur la base de chiffres délivrés par les services

Initier une réflexion renouvelée sur certaines typologies documentaires (à suivre…)

Organisation d’un appel à commentaires dans le réseau des Archives de France : Archives départementales, missions, gros services d’archives municipales, entreprises publiques.

La validation

Présentations aux : Comité Interministériel aux Archives de France, Conseil Supérieur des Archives

Communications professionnelles sur le sujet : séminaire des DAD, RASAD, journées d'études…

Validation interministérielle par le délégué interministériel aux Archives de France.

Le contenu : quelques précisions

1. Généraliser des pratiques de réévaluation des fonds avec une périodicité régulière.

2. Documenter les opérations d’évaluation et de sélection

Trois principes importants

2. Documenter les opérations d’évaluation et de sélection afin de Faciliter la cohérence de l’action des archivistes sur la

longue durée. Rassembler suffisamment d'informations pour le futur

lecteur.3. Prendre en compte l’homogénéité de l’information.

• Évaluation (opération intellectuelle)

Opération archivistique fondamentale préalable à la sélection et visant à déterminer l'intérêt administratif, juridique et historique.

• Sélection (opération intellectuelle)

Une terminologie claire décrivant les champs de la sélection, de l'évaluation

• Sélection (opération intellectuelle)

Opération archivistique fondamentale visant à identifier les documents à conserver et ceux dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, pouvant être éliminés. = sort final

• Tri (opération matérielle)

Opération matérielle par laquelle on sépare, au terme du processus d'évaluation et de sélection, les dossiers ou documents qui doivent être conservés de ceux qui peuvent être éliminés.

La Grille méthodologiqueUn outil d'aide à l’évaluation

Mieux documenter la collecte en conservant une trace de la réflexion menée.

Établir une check-list afin de faciliter la démarche d’évaluation et de sélection.

S'éloigner de la seule démarche d'analyse par documents et

La grille d’évaluation

S'éloigner de la seule démarche d'analyse par documents et privilégier des approches « macro-archivistiques » (approche par fonctions).

Anticiper sur le traitement en conservant des informations utiles à la description.

Introduire de nouveaux critères dans l’évaluation : intérêt public, coût…

L’ancienneté d’un document n’est pas a priori le critère principal

Approche par fonctions

Voir le rapport technique ISO 26 122.

Adopter une vision par processus, sans se focaliser sur l'organigramme.

Étudier les missions assumées au sein de la structure.Étudier les missions assumées au sein de la structure.

Évaluer les documents primordiaux à conserver, en fonction des analyses précédentes.

L’approche par fonction permet d'éviter plus facilement la conservation de documents redondants par différentes organisation en ne se limitant pas aux archives d’une seule administration.

Approche par producteur

• Analyse sur un mode plus organisationnel qui « colle » à la réalité institutionnelle.

• Étude détaillée du producteur afin de mieux • Étude détaillée du producteur afin de mieux comprendre son positionnement dans la structure, son « poids ».

Approche documentaire

• Évaluation de l'ensemble de documents

• Méthode de travail la plus traditionnelle

• Élaboration de tableau de gestion / tableau de tri

• Enquête minutieuse et description de l’ensemble des documents produits par une entité

Un exemple de réévaluation : le casier judiciaire nationalcasier judiciaire national

Conservation partielle (1)

Sélection qualitative et spécimen

SpécimensExemplaire extrait d'un ensemble de documents sériels dont le sort final est l'élimination,

Conservé à titre de témoin comme illustrant sa catégorie.

Le spécimen n'est pas un formulaire vierge.

Documenter la procédure administrative, lors d’un Documenter la procédure administrative, lors d’un changement réglementaire induisant un changement de procédure.

prélever 4 ou 5 dossiers au hasard au sein d'un ensemble

renouvelé à chaque période de 10 ans ou suite à une réforme de l'action administrative.

Considéré comme un versement à part entière.

La sélection qualitativePeut s'appliquer à tous types de dossiers, qu'ils soient sériels ou non.

Ne peut se faire qu'en collaboration avec le service producteur,maîtrise parfaitement le contenu et garde souvent mémoire des dossiers remarquables.remarquables.

Différentes méthodesla notoriété : présomption que les dossiers concernant des personnes célèbres ou des affaires connues seraient particulièrement intéressants pour la recherche.

l’importance matérielle des dossiers : présomption que les affaires ayant entraîné la création d’un grand nombre de documents seraient intéressantes pour la recherche

Une sélection qualitative géographique ou chronologique

Conservation partielle (2)

L’échantillonnage

DéfinitionÉchantillonnage : « modalité de sélection partielle appliquée à des dossiers ou documents sériels, issus d'une même action administrative, visant à obtenir, par prélèvement d'un nombrede dossiers ou de documents défini rigoureusement, une image représentative de l'effectif de départ ».image représentative de l'effectif de départ ».

Améliorer les pratiques existante en matièreLe but de la circulaire n'est pas d'augmenter l’usage des échantillons mais d'en améliorer la qualité.

Produire des échantillons utiles et utilisables (et non un pis-aller pour avoir bonne conscience).

Ouvrir de plus larges possibilités d'études à partir des ensembles échantillonnés

3. La nouvelle méthode d’échantillonnage : théorie et d’échantillonnage : théorie et pratique

Définition

Échantillonnage : « modalité de sélection partielle appliquée à des dossiers ou documents sériels, issus d'une même action administrative, visant à obtenir, par prélèvement d'un nombrede dossiers ou de documents défini rigoureusement, une image représentative de l'effectif de départ ».image représentative de l'effectif de départ ».

Améliorer les pratiques existante en matièreLe but de la circulaire n'est pas d'augmenter l’usage des échantillons mais d'en améliorer la qualité.

Produire des échantillons utiles et utilisables (et non un pis-aller pour avoir bonne conscience).

Ouvrir de plus larges possibilités d'études à partir des ensembles échantillonnés.

• L’échantillonnage perçu comme un pis-aller.

• Des échantillons de peu de valeur statistique et scientifique :

–pas de précisions sur le volume initial des dossiers

–Pas de rapport entre l’échantillon et cet ensemble de départ.

Les méthodes actuelles

Échantillonnage chronologique

• Sans représentativité à long terme• aucune documentation sur de longues périodes (5 ou 10 ans)• aucune documentation sur de longues périodes (5 ou 10 ans)

• perte d'années potentiellement intéressantes : la sécheresse de 1976, la tempête de 1999 ou la canicule de 2003.

• Déjà critiqué par Yves Pérotin dans le manuel d’archivistique de 1970

• Institué en lien avec l'enquête de l’INED menée par Jacques Dûpaquier sur les 3000 familles : Conservation des dossiers des patronymes commençant par Tra.

• Réflexion de la DAF : ajout des patronymes commençant par BER.

• Utile pour le suivi de cohortes et des comparaisons à une échelle

Échantillonnage alphabétique

• Utile pour le suivi de cohortes et des comparaisons à une échelle nationale (s’il existe une continuité des échantillons dans le temps).

• Mais déviance de cette méthode• devient B et T.• Adaptation des critères définis par la réglementation archivistique au

contexte local.• Pas actualisée alors que la composition de la population française change

• Sélectionner et conserver une zone géographique représentative : rue, ville, département, région..., zone urbaine, rurale, maritime...

Déterminer l'échantillon géographique permanent (EGP) : pour chaque département, une " typologie " des communes rurales et quartiers de communes urbaines représentatives des petites régions agricoles, des " pays " et des bassins locaux d'emploi, susceptible d'étayer les études à moyen et

Échantillonnage géographique

" et des bassins locaux d'emploi, susceptible d'étayer les études à moyen et long terme d’économie et de démographie locale.

L'échantillon est de l'ordre du 1/40 de la population totale du département.

• Utilisé dans le cadre de l'échantillon géographique permanent (EGP) défini par l'INSEE.

• Système qui a un sens pour des études démographiques, mais peu pertinent hors de ce contexte.

Une nouvelle méthode dite « systématique »

Mise en pratique : une typologie intéressante…

Les origines mathématiques du prélèvement

Méthode fondée sur le principe de la loi des Grands nombres : ce qui compte est la taille de l'échantillon final (N = 30, 300, 1000, etc.) et pas le taux de sondage final (N = 30, 300, 1000, etc.) et pas le taux de sondage (1 sur 10 ou autre).

Il s'agit d'avoir assez de cas, avec des configurations assez diverses, pour statuer sur des corrélations.

Une confirmation pratiqueL’étude de Matthias BUCHHOLZ

Réf. : BUCHHOLZ (Matthias), « Stichprobenverfahren bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten. Eine Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten », Historical Social Research, Vol. 27, n° 2/3, 2002, p. 100-223 [en ligne : http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0168-ssoar-31255].223 [en ligne : http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0168-ssoar-31255].

Matthias Buchholz est archiviste et historien, actuellement directeur des archives et de la bibliothèque de la Fondation fédérale pour la mémoire de la dictature de la DDR

Étude des différentes possibilités d’échantillonnage à partir d’un fonds de 1662 dossiers d’aide sociale du Centre d’archives du Rineland, pour la petite ville de Lindlar.

BUCHHOLZ (Matthias) : Enquête

Analyse, dépouille précisément le contenu et la forme de ces dossiers, et cerne leurs champs de recherches : l’histoire des femmes, la gérontologie, le chômage, la sociologie de la famille.

Identifie certains critères : Identifie certains critères :

sexe du chef du foyer

nombre de bénéficiaires dans le foyer

mois et année de naissance du chef du foyer

Année de la demande et année de clôture du dossier

Nationalité du chef du foyer

BUCHHOLZ (Matthias) : test intellectuel des différentes méthodes d’échantillonnage

Systématique, 1 dossier sur 10

Systématique, en choisissant une base et en fixant ensuite un intervalle

régulier

Alphabétique en choisissant les lettres initiales A et B ou H

Chronologique : les années de naissance se terminant par 5 ou les naissances

en janvier

Géographique en choisissant une partie de la ville de Lindlar : quartier de

Frielingsdorf

Tri croisé : année sélectionnées et lettres initiales D, O, T

Tri statistique, aléatoire : utilisation d’une table de nombre aléatoire et un

programme statistique

BUCHHOLZ (Matthias) : conclusions de l’étude

Seul l’échantillonnage aléatoire garantit un résultat représentatif, conforme à la réalité archivistique.

Aboutit à la sélection d’un échantillon de 18 % auxquels Aboutit à la sélection d’un échantillon de 18 % auxquels s’ajoutent les « cas extraordinaires » constitués par quelques dossiers

Objectifs et principes de la nouvelle méthode

Appliquer une méthode plus fiable scientifiquement et conforme aux impératifs de conservation (gain d’espace, coût…)

Fondée sur les lois de la statistique afin de mieux représenter Fondée sur les lois de la statistique afin de mieux représenter l'ensemble documentaire de départ.

adapter le taux de prélèvement au volume de l'ensemble de départ,

augmenter le taux de prélèvement en cas d'ensemble peu homogène.

Parvenir à prélever la quantité voulue : arrêt du prélèvement à un seuil (au-delà duquel augmenter le nombre de dossiers n'est plus nécessaire)

Permettre un usage le plus vaste et le plus fiable possible : quel que soit le type de recherche (excepté généalogique).

Les courbes de prélèvement

Méthode fondée sur le principe de la loi des Grands nombres et sur les pratiques de la statistique

PrérequisL'ensemble de documents est volumineux

– Ce qui rend son exploitation difficile pour les chercheurs.

Le nombre de documents est suffisant pour justifier un échantillonnage fiable et représentatif de l'ensemble

– Seuil minimal.

Forte densité de l'information

– La valeur primaire des documents est suffisamment riche pour pouvoir permettre plusieurs utilisations.

L'ensemble comporte des documents récapitulatifs, des documents d'enregistrement

Le fonds est complet : il n'y a eu aucune destruction « sauvage »

Méthodologie

Étape 1 : Définir l’effectif de départidentifier l'échelon de production de la série de dossiers à échantillonner

calculer le nombre de dossiers par an constituant l'effectif de départ.

Étape 2 : Définir le degré d’homogénéité des documentsÉtape 2 : Définir le degré d’homogénéité des documentscontenu informationnel semblable pour un ensemble de dossiers.

Étape 3 : Définir la taille le taux de prélèvementSe référer au tableau de détermination de la taille des échantillons (en fonction de l’effectif de départ donné et le niveau d’homogénéité)

Étape 4 : Définir la méthode de prélèvement

Précautions préalables

Étudier et décrire l'ensemble de départ : définir la « strate » d'échantillonnage.

Vérifier qu'il n'y ait pas de biais, de logique particulière dans l’ordonnancement des dossiers :dans l’ordonnancement des dossiers :

Le classement des dossiers doit être non-signifiant, par exemple par ordre d'arrivée ou par ordre alphabétique. Attention par exemple à un traitement particulier par le gestionnaire qui rendrait le classement signifiant.

Si certains dossiers sont conservés à part, reconstituer le fonds avant sélection ou réaliser deux échantillons.

Complémentarité des méthodes statistique et qualitative

Garder l'exceptionnel et le banal : garder un pourcentage de dossiers (tri mécanique) mais aussi les cas particuliers,

La circulaire encourage également la sélection qualitativeLa circulaire encourage également la sélection qualitativeCombinée à un échantillonnage statistique elle permet de mieux représenter les cas « rares », les moins représentés, les plus célèbres...

ATTENTION : bien sûr, dans ce cas, il faudra documenter rigoureusement l'ajout pour les chercheurs futurs.

La sélection qualitative doit être appliquée après l’échantillonnage pour ne pas en biaiser le prélèvement

Exercices :

Calcul de la taille d’échantillons et du taux de prélèvement

Un service métier du conseil général veut vous verser 629 dossiers de subventions couvrant la période 1995-2001.

On considère qu’on se trouve dans un cas de forte

Cas n°1

On considère qu’on se trouve dans un cas de forte homogénéité de l’information.

Calculer la taille de l’échantillon à prélever et le taux de prélèvement.

Cas n°1 : solution n°1• Solution 1 : le nombre de dossiers traités par an connaît des variations notables sur la

période de 7 ans considérée.

• On estime le nombre moyen de dossiers par an :

• Nombre total de dossiers / Nombre d’années considérées

• Soit : 629 / 7 = 90 dossiers par an. • Soit : 629 / 7 = 90 dossiers par an.

• On détermine avec le tableau le nombre annuel de dossiers à prélever : 30.

• On détermine le nombre total de dossiers à prélever :

• On multiplie le nombre de dossiers annuels par le nombre d’années : 30 x 7 : 210.

• On peut calculer un taux de prélèvement en divisant le nombre total de dossier par le nombre de dossiers à prélever :

• 629/210 = 3.

• Il s’agira donc de prélever un dossier sur 3.

Cas n°1 : solution n° 2

Le nombre de dossiers traités par an reste relativement stable sur la période de 7 ans considérée.

On décide alors de pratiquer un échantillonnage sur l’ensemble On décide alors de pratiquer un échantillonnage sur l’ensemble documentaire considéré

On peut déterminer l’effectif à prélever directement avec le tableau.

On peut calculer un taux de prélèvement en divisant le nombre total de dossier par le nombre de dossiers à prélever

Il s’agira donc de prélever un dossier sur 8.

On aura au total 79 dossiers.

• Le service des subventions du conseil général veut vous verser 629 dossiers de subventions couvrant la période 1995-2001.

• On pourrait éventuellement se trouver dans un cas de faible

Cas n°2, problématique

• On pourrait éventuellement se trouver dans un cas de faible homogénéité de l’information mais il se trouve que le service a pris l’habitude de classer les dossiers par thématique pour faciliter les relations avec les services métier du CG durant l’instruction.

• Quelles sont les différentes solutions de conservation partielle que l’on peut mettre en œuvre ?

Cas n°2 : solution• Sélection qualitative : on conserve les typologies de dossier de

subvention jugées intéressantes.Variante : on ne conserve que les dossiers des associations jugées intéressantes.

• Échantillonnage de l’ensemble. On revient au cas 1 (mais faible homogénéité). Variante : échantillonnage et sélection qualitative.Variante : échantillonnage et sélection qualitative.

• Échantillonnage par strates : considérons qu’on a trois types de dossiers de subvention avec la répartition suivante sur la période considérée :

• Type 1 : 213 dossiers• Type 2 : 178 dossiers • Type 3 : 238 dossiers

• On aura alors trois ensembles de forte homogénéité qu’on considèrera séparément pour déterminer la taille de l’échantillon.

• On reprend le même raisonnement que dans le cas n°1 pour chacun de ces ensembles.

Le cas concret de la HALDEClaire Cotard,

archiviste du Défenseur des Droits

Le contexte, 2012Fusion de quatre autorités administratives indépendantes au sein du Défenseur des droits, instituée par la loi organique et la loi ordinaire du 29 mars 2011 :

– Médiateur de la République,

– Haute autorité de lutte contre les discriminations et pour – Haute autorité de lutte contre les discriminations et pour l’égalité (HALDE),

– Défenseur des enfants,

– Commission nationale de déontologie de la sécurité (CNDS)

La HALDE : Présentation• Autorité administrative indépendante, instituée par la loi du 30

décembre 2004.

• Ses missions : Lutter contre les discriminations par le traitement de réclamations

individuelles ;individuelles ; Assurer la promotion de l’égalité et à agir de façon préventive contre les

discriminations et pour une égalité concrète en menant des actions de sensibilisation, de formation et de communication.

• Ses pouvoirs : Traitement des saisines des personnes s’estimant victime de discrimination +

possibilité d’auto-saisine.

Enquête pour établir la preuve de la discrimination

Auditions et vérifications sur place si nécessaire

Formulation de recommandations par le collège sous forme de délibérations.

Méthode d’évaluation

• Evaluation approfondie des archives de la HALDE, et surtout de ses dossiers d’instruction afin de déterminer : la DUA et des critères de tri.

• Utilisation des réflexions méthodologiques en cours, en appui de l’évaluation et la sélection de ces documents.l’évaluation et la sélection de ces documents.

• Prise en compte des particularités propres à l’institution et un certain nombre d’aspects pratiques et matériels.

• Volume important de dossiers d’instruction (multiplié par 8 en 5 ans) : 47 000 dossiers, impossibilité d'une conservation intégrale

• Différents types de dossiers : Dossiers d’incompétence Dossiers d’instruction

• Faible homogénéité des dossiers

Méthode de sélection

• Choix d’une conservation partielle des dossiers au terme de la DUA

• Objectif : rendre compte de l’activité de l’institution et éviter la trop grande représentativité d’un type de dossiers

• Nécessité de disposer des chiffres du nombre de réclamations • Nécessité de disposer des chiffres du nombre de réclamations par année

• Distinction des dossiers en 3 strates: Dossiers d’incompétences

Dossiers d’instruction « simples »

Dossiers d’instruction ayant donné lieu à une délibération

Les critères définis

• Combinaison de différents critères de sélection : échantillonnage systématique et sélection qualitative

• Définition des critères:

– Tous les dossiers d’instruction ayant donné lieu à une délibération– Tous les dossiers d’instruction ayant donné lieu à une délibération

– 1 dossier sur 10 pour les autres dossiers d’instruction

– 1 dossier sur 100 pour les dossiers d’incompétence

– Sélection qualitative de dossiers, dont la liste sera établie par les chefs de pôle et validée par la Mission des archives.

• Conservation de 47 % ml et destruction de 115 ml

• 6 mois de travail (principalement dû à l'état catastrophique du fonds)

Et maintenant ?

Les suites du Cadre

Un dossier dans la lettre d’information de l’AAF, Archivistes!

De nombreuses formations, nationales (AAF) et De nombreuses formations, nationales (AAF) et régionales, et interventions.

Des chantiers de réévaluation (copies de concours, dossiers d’agent…) lancés, mais en attente…

… suite au lancement d’une concertation de plus grande ampleur sur la collecte des archives en France (rapport Nougaret).

La consultation nationale

Le rapport Nougaret publié en 2017 fait référence aux questions qui se posent sur l’évaluation et la sélection.

Une consultation menée en 4 phases en 2018 : Une consultation menée en 4 phases en 2018 :

Phase 1 : État des lieux

Phase 2 : Génération d’idées

Phase 3 : Approfondissement

Phase 4 : 12 Propositions résumant les axes principaux de réflexion et proposées au vote

Le résultat du vote pour les propositions1. Publier le contenu des instructions de tri et de sélection sous la

forme de base de données.

2. Expérimenter la réalisation d’une instruction à partir d’une évaluation basée sur la fonction et non plus sur le producteur.

3. Partager la cartographie des SI dont l’archivage définitif est à 3. Partager la cartographie des SI dont l’archivage définitif est à réaliser en priorité et préciser à qui revient la responsabilité de leur archivage.

4. Faire un bilan de l’application des préconisations formulées en matière d’échantillonnage par le Cadre méthodologique

5. Élaborer un document de cadrage pour définir les objectifs assignés à la collecte réglementaire prescrite par le service interministériel des Archives de France à travers les instructions de tri et de sélection.

Merci de votre attention !

antoine.meissonnier@justice.gouv.fr