Retour d’expérience sur le déploiement

de la Messagerie Sécurisée de Santé

en Midi-Pyrénées

Pr L. LARENG - Dr M. SAVOLDELLI - L. DUGUE

11 Juin 2015

Rencontres Inter-Régionales

ASIP Santé

Retour d’expérience sur le déploiement

de la Messagerie Sécurisée de Santé

en Midi-Pyrénées

Contexte / Objectifs

Stratégie de déploiement

Messagerie Sécurisée de SantéContexte et Objectifs

Contexte / Une forte expression de besoin des acteurs de santé de la région et une priorité ARS– Le déploiement d’une solution de Messagerie Sécurisée de Santé est une priorité définie par l’ARS Midi-

Pyrénées pour le GCS Télésanté Midi-Pyrénées aux fins de répondre notamment aux besoins d’échange d’informations de santé entre acteurs des bassins de santé et contribuer à l’optimisation du parcours de soins des patients dans une démarche de coordination et de continuité des soins

Objectifs– Permettre à l'ensemble des structures et professionnels, membres du GCS, de disposer d'un service de

messagerie sécurisée aux fins de soutenir notamment le développement des échanges d’information de santé sécurisés « ville-hôpital », entre acteurs des bassins de santé et au sens large entre la médecine libérale et l’ensemble des acteurs des secteurs sanitaire et médico-social

La Messagerie sécurisée de santé régionale déployée s’appuie sur la solution Medimail développée et mise en œuvre initialement en Région à l’initiative de l’URPS Médecins.

Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées assure la maîtrise d’ouvrage pour le déploiement de ce projet sur la base d’un financement octroyé par l’ARS Midi-Pyrénées / soutien fort ARS pour la mise en œuvre opérationnelle du projet en région.

Le GCS assure au bénéfice de ses membres les missions de pilotage, contractualisation avec le prestataire technique MIPIH, accompagnement des acteurs (phase de cadrage, lancement et suivi du projet ), suivi du déploiement et du développement des usages.

Messagerie Sécurisée de SantéStratégie de déploiement

Les ES fournisseurs de contenu / initier la dynamique H-V cible V-H-V :– Levier confirmé par la stratégie nationale – Informations pertinentes envoyées automatiquement aux correspondants libéraux– Envois dématérialisés Réception plus rapide / Un attendu fort des Médecins de Ville

Des Bassins de santé moteurs / dynamique « V-H-V »– Un accompagnement au développement des usages ciblé sur les expérimentations en

bassin de santé • Incitation au démarrage et suivi priorisé des ES des bassins expérimentateurs • Accompagnement individuel des professionnels de santé libéraux participants (Support

téléphonique, Mise à disposition de documents de formation / plaquettes de type « prise en main »…)

Un enjeu majeur : rejoindre l’Espace de Confiance MSSanté porté par l’ASIP Santé

Echanger de façon sécurisée sur tout le territoire national

Instruction DGOS :« Tous les établissements doivent rendre la messagerie électronique qu'ils utilisent compatible avec le système des messageries sécurisées MSSanté, avant la fin 2015. »

• Communication vers les ES de la région pour répondre à l’instruction :• 1) Medimail a rejoint l’espace de confiance MSSanté depuis le 31/10/2014, information

en ligne esante.gouv.fr/services/mssante/editeurs-operateurs/operateurs-mssante

• 2) Démarche juridique : la CNIL a adopté le 12 juin 2014 l’autorisation unique n°37 définissant les conditions de mise en œuvre d’une messagerie sécurisée de santé. Une déclaration simplifiée est à remplir en ligne par l’ES.

• 3) Référencement auprès de la DGOS: inscription par l’ES sur le portail etablissement.mssante.fr ; cette inscription confirme que l’ES est dans la démarche vis-à-vis de la directive de la DGOS. L’ASIP Santé réoriente ensuite vers le GCS pour l’accompagnement

• 4) Raccordement et envoi/réception de messages MSSanté

Messagerie Sécurisée de SantéMedimail et l’espace de confiance commun MSSanté

Messagerie Sécurisée de SantéMedimail et l’espace de confiance commun MSSanté

• Raccordement des établissements (mai à septembre) Création des domaines MSSanté pour chaque ES (fait)

• 75 noms de domaines publiés dans la liste blanche MSSanté

Intégration de MSSanté (en cours) • Préparation de l’annuaire MSSanté : génération des alias pour chaque adresse

Medimail éligible et création de l’adresse MSSanté correspondante • Test d’envoi/réception de message via l’espace de confiance MSSanté (entre une

adresse MSSanté de l’ES et une adresse MSSanté de l’opérateur ASIP Santé).

Mise en place des indicateurs MSSanté : • mesure d’activité entre domaines MSSanté de la région et hors région de façon à

différentier les échanges MSSanté ( @ch-auch.mssante.fr <-> @ch-albi.mssante.fr )

• Ajout des adresses des libéraux (à partir de septembre)• 7 domaines MSSanté ont été déclarés pour la ville (medecin.mp.mssante.fr, etc.) • L’alias MSSanté est créé lors de l’authentification du PSL par CPS, la correspondance

est établie entre l’adresse Medimail et l’adresse MSSanté• Le PSL peut alors accéder à l’annuaire MSSanté, en plus de l’annuaire régional.

Retour d’expérience sur le déploiement

de la Messagerie Sécurisée de Santé

en Midi-Pyrénées

Déploiement

et Développement des Usages

Cadrage : Analyse besoin / Contexte régional / Solutions techniques

Gestion du projet en phase pilote 4ES pilotes (DSI) et

correspondant technique URPS

Et le prestataire technique MOE

Nécessité de faire évoluer la solution technique (Webmail) : Intégration aux outils bureautiques et intégration forte au DPI

Convention GCS MOA avec la MOE sur la base de l’octroi d’un financement régional ARS MP

2012 2013 2014 2015

Développement de la Messagerie Sécurisée de Santé en Midi-Pyrénées / Trajectoire

174 Membres GCS Télésanté Midi-Pyrénées 2015• 123 ES (48 ES publics, 75 ES privés) / 86% Total ES Région• 35 personnes morales gestionnaires ESMS (+ de 300 structures)• Fédération des réseaux de santé• 9 URPS• Organismes agréés (Orumip…)

Plan de DéploiementQuestionnaire structures Cibler le périmètre

technique et fonctionnel Etablir le plan

d’accompagnement

31/10/2014Opérateur technique MSS Régionale devient opérateur MSSanté

Enrichissement annuaire Phoning / 4000 ML

Phase de cadrage et assistance au pilotage (Plan projet, Equipe, aspects SI, plan com. …)Suivi du déploiement technique / Aspects réglementaires / Aspects organisationnels Communication interne ES et externe (PSL correspondants)

Accompagnement Acteurs

23/12/2014Instruction DGOS /ESUsage MSSanté

Développement des UsagesEvolution mensuelle des Messages envoyés

2014

2015

25 659 Messages

18303 398

2014

2015

25 659 Messages 195 762 Messages

160 404 Messages

Développement des UsagesEvolution mensuelle des Messages envoyés

381 825 Messages cumulés

1830 4 700

15 537

30 348

49 993

Développement des UsagesEvolution des Messages envoyés / Quadrimestre

335 496 Messages envoyés sur 12 mois 88% du volume cumulé sur 28 mois

2013

45 structures opérationnellesdont 38 ES (23 Publics/ 15 Privés)

1 intégration DPI10 passerelles bureautiques

2 385 Comptes Annuaire validés

94 structures opérationnellesdont 57 ES (33 Publics/ 24 Privés)

16 Réseaux de Santé et 21 autres structures (EHPAD, MSP…)

3 intégrations DPI22 passerelles bureautiques

6 758 Comptes Annuaire validés

109 structures opérationnellesdont 63 ES (36 Publics/ 27 Privés)

16 Réseaux de Santé et 30 structures (EHPAD, MSP…)

9 intégrations DPI 84 % messages envoyés30 passerelles bureautiques

7 935 Comptes Annuaire validés

2015

Messages en émission

Structures

opérationnelles Annuaire

Comptes 2014 = 3*n-1

Messages 2014 = 8*n-1

Structures 2014 = 2*n-1

Messagerie Sécurisée de SantéEvolution des Indicateurs d’activité

10%

90%Messages en réception

81%

19%15%

85%87%

13%

Dép

loie

men

t MSS

en

Mid

i-Pyr

énée

s Activité des Bassins de santé Décembre 2014

Messages émis par

bassin

Messages reçus

par bassin

Avril 2015Messages émis par

bassin

Messages reçus

par bassin

Retour d’expérience sur le déploiement

de la Messagerie Sécurisée de Santé

en Midi-Pyrénées

Les Travaux d’Accompagnement

Messagerie Sécurisée de Santé2 niveaux d’intégration

Passerelle bureautiqueÉchange point à point

Intégration DPIEnvoi en masse

Crossway, Dopasys,Medical Objects,Orbis,…

Établissement

Usage bureautique de la Messagerie sécuriséeVia Outlook ou portail Web -> échanges point à point

2807 2734 26802539

1001833 808 807

241 236 228 216 165 161 104 101

Classement des établissements de santé par cumul des envois en avril ( >100)

Messagerie Sécurisée de SantéActivité des structures

Messagerie sécurisée intégrée au DPI -> envoi en masse : 84% des envois en région

dont 55% pour le CHU de Toulouse

CHU de Toulouse

27637

Messagerie Sécurisée de SantéAccompagnement Projet en ES

Accompagnement réalisé par le GCS Télésanté Midi-Pyrénées pour la mise en œuvre du projet de messagerie sécurisée en structure de santé :

• Cadrage, assistance au pilotage– Élaboration et mise au point du plan projet pour organiser la mise en place et le suivi

(constitution d’équipe, communication, étude SI, accompagnement, …)

– Suivi du processus de mise en œuvre technique (déroulement des actions , qualité des livrables échangés entre l’établissement, le GCS et le Mipih)

– Présentation de la Messagerie Sécurisée en phase de cadrage, CME, réunion décisionnelle, …

– Assistance au choix technique et mise au point de solution sur mesure (concertation éditeur, intégrateur, équipe projet, …)

• Aspects juridiques et règlementaires– Conseils pour la mise en conformité de l’établissement vis-à-vis de la CNIL– Aide à la rédaction des informations au patient,– Démarche de conformité d’utilisation de l’annuaire régional

• Plan de communication– Élaboration/adaptation des éléments de langage pour la promotion interne de l’usage de

la messagerie sécurisée– Mise au point et suivi du plan de communication externe pour enrichissement de

l’annuaire des destinataires de l’établissement (Détails diapositive suivante)

Messagerie Sécurisée de SantéCommunication Hôpital -> Ville

Principales étapes de communication externe pour l’ES :• Inventaire des destinataires

- Inventaire, sur les 12 derniers mois, des médecins ayant reçu un CR et disposant d’un RPPS dans le DPI, les envois automatisés utilisant cette clé d’identification

- Pour les médecins n’ayant pas de RPPS renseigné dans le DPI :- Enrichissement/vérification de la base des médecins destinataires- Mise en place du processus d’alimentation/validation du RPPS pour les nouveaux

destinataires- Recoupement avec l’annuaire régional -> liste des médecins non référencés

• Courrier de la direction de l’ES aux médecins correspondants– Sur la base de la liste des médecins non référencés, un courrier, signé par la direction et

par le président de la CME, annonce la mise en œuvre de l’envoi par MSS des CR -> incitation à l’inscription avec l’adresse du portail Medimail (annonce éventuelle d’une opération de phoning)

• Campagne de phoning suite à l’envoi du courrier de la direction (détail diapo suivante)

• Promotion en appui sur les outils utilisés :– Ajout en pied de page des CR, de l’incitation à s’inscrire à la MSS– Modification des signatures Mail pour promotion des usages :

Pour recevoir un courrier plus rapidement et l ’archiver dans votre dossier patient, utilisez la Messagerie Sécurisée de Santé : medimail.mipih.fr/gcsmp

Messagerie Sécurisée de SantéEnrichissement de l’annuaire régional

Opération d’enrichissement de l’annuaire régional sur la base de 3 800 médecins libéraux de Midi-Pyrénées menée le premier semestre 2014.

Le prestataire a été doté d’une application développée sur mesure pour inscrire en direct le médecin dans le système de messagerie. Les éléments de discours ont été adaptés tout au long de la campagne d’appel.

Analyse quantitative et qualitative :• Le taux de contacts argumentés est de 81% (3 078 destinataires joints au téléphone et

échange). Ce taux très élevé s’explique en partie par un fichier de base ciblant les destinataires courants du CHU et par un nombre d’appels plus importants que prévus (9 appels en moyenne au lieu des 5 initialement prévus)

• Suite à échange et argumentaire (sécurité, organisation en cabinet, projet régional/national, …), 63% des médecins ont accepté et fourni leur adresse mail (1 924)

• Concernant la demande de ne plus recevoir de courrier papier, 27% ont donné leur accord, la majorité souhaitant continuer à recevoir en double le courrier papier. Les médecins ont été informés du fait qu’ils peuvent à tout moment faire leur choix dans leur profil utilisateur. Des campagnes d’incitation au zéro papier seront menées régulièrement pour améliorer ce taux.

• Refus de la messagerie sécurisée : 815 médecins n’ont pas accepté de s’inscrire dont :• 244 cessations d’activité (8%), 190 non équipés (6%), 348 réfractaires (11%), 33 autres

(déménagement, remplaçant, partage d’adresse, …)

• 19% n’ont pu être joints soit par indisponibilité permanente (421 - 11% plus de 9 appels), soit avec un numéro erroné ou ayant changé (354 - 9%)

Messagerie Sécurisée de Santé Supports aux professionnels de santé libéraux

Gamme de supports à destination des PSL :• Plaquette « Comment devenir utilisateur »• Aide en ligne : chaque zone du portail comporte un appel d’aide contextuelle • FAQ : les questions les plus fréquentes sont documentées en ligne• Support utilisateur de premier niveau au 0810.61.50.50• Film de présentation• e-learning :

Support en ligne interactif multimédia

Messagerie Sécurisée de SantéActions générales de promotion

En complément des actions ciblées, en particulier au moment des mises en production dans les ES, une démarche de communication plus globale est nécessaire pour impulser et dynamiser le déploiement à l’échelle de la région.

• Information régulière des acteurs : - envoi de documentation, lettres d’information du GCS et de l’URPS ;- sites internet du GCS, des URPS, ASIP Santé, tv-esante, TICsante, Mipih, Vitalia ;- presse : Techniques Hospitalières, Hospimedia, DSIH, La Dépêche du Midi, l'Express…

• Présentations en réunions : - équipe expérimentation de bassins de santé, équipes projet ARS et PAERPA ;- Conseils départementaux de l’ordre des médecins, réunion URPS ; - collège des DSI, conseils d’administration, CME ;- réunions régionales des médecins des départements d’information médicale (DIM) ;- Faculté de médecine en master de coordonnateur de parcours de soins…

D’autres événements sont aussi l’occasion de présenter le projet et de sensibiliser au sujet des échanges sécurisés : e-nitiatives Santé Midi-Pyrénées organisées par le GCS, Journées nationales Athos, Université d’été de la e-santé, Village des GCS au HIT, RIR…

Retour d’expérience sur le déploiement

de la Messagerie Sécurisée de Santé

en Midi-Pyrénées

En synthèse

Echanges MSSanté / Pratiques e-santé Leviers des coopérations des Professionnels de Santé

Une gestation longue Construire dans la duréeAxe fort / Stratégie de déploiement : Initier et développer les flux ES Médecine de Ville

« Mettre à la disposition des professionnels de santé exerçant dans le secteur ambulatoire (médical et médico-social), dans des délais utiles et des formats adaptés, les documents de sortie de nature à favoriser une prise en charge à la fois efficiente et de qualité des patients ayant été hospitalisés » (Instruction DGOS 23.12.2014).- -> Initier le cercle vertueux des échanges entre les acteurs

Les conditions clés du succès et de la pérennité des projets Un soutien institutionnel fort / Stratégie Régionale SI de Santé portée par l’ARS Une attente forte des acteurs / Soutien essentiel URPS et Engagement Fédérations Hospitalières et Réseaux de Santé Une méthodologie d’accompagnement structurée Persévérer Adhésion des Communautés Hospitalières et des PS impliqués Sensibilisation / Information / Communication / Formation Des solutions techniques adaptées:

• Contractualisation GCS MOAR avec un opérateur technique / une solution régionale• Intégration de la solution technique dans l’environnement de travail des professionnels en ES ( Intégration au DPI / Outils

bureautiques ) Condition première au développement significatif des usages : Un investissement d’avenir• Un outil simple pour le déploiement en masse auprès des PS Libéraux

Définition et formalisation des Processus organisationnels / Protocoles opérationnels d’échange (Dématérialisation…) Accompagnement au Développement des Usages

Un travail conduit en concertation avec l’ASIP Santé Inscrire la démarche dans la stratégie nationale

Retour sur Expérience Midi-Pyrénées / 28 mois d’accompagnement

Le Déploiement MSSanté s’inscrit au service de la Médecine de Parcours en facilitant la coordination et la continuité des soins

L’ Accompagnement requis / au cœur des missions d’un GCS MOA régionale • Capitalisation en termes de méthodologie de déploiement• Indications / Bon usage des services supports à la coordination des soins

Merci pour votre attention