Messagerie sécurisée

21 mai 2015

HIT - ASIP SANTE

R.ALEXANDER - HIT 05/2015

Plan

Motivations

Présentation du SI et Architecture technique

Projet organisationnel

Communication

Perspectives

Opportunités et risques

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Motivations

• Intérêt de la communauté médicale CHCN

• Visibilité de l’établissement auprès des partenaires

• Sollicitations de praticiens libéraux (Intégration des CR à leur dossier patient informatisé)

• Intégrer l’espace de confiance, gage de respect du décret Confidentialité

• Améliorer et accélérer la coordination des soins via une transmission plus rapide des CR (délais liés à la mise sous pli)

• Décharger les secrétariats grâce à la dématérialisation (principe de convention de preuve)

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Le projet technique

• Choix d’un éditeur de proxy : ENOVACOM (CPSURE) avec l’objectif de mutualiser les flux internes et externes de comptes rendus et résultats

• Architecture redondée

• Proxy d’annuaire pour ne pas stocker les adresses de messagerie dans chaque application source (uniquement le code RPPS du correspondant)

• Une charge de mise en œuvre importante pour l’ingénieur référent de l’établissement (moitié des 67 jours déjà réalisés) avec une architecture complexe du point de vue des réseaux, de l’EAI et de la sécurité pour répondre aux exigences du DSFT.

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Architecture fonctionnelle

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Le socle du SI ►La chaine administrative, financière et RH : HEXAGONE, MAGH2, AGIRH

►Production des soins, Résultats de laboratoire, Imagerie : DXCARE, GLIMS, DXIMAGE

►EAI : ENOVACOM

►Infrastructure messagerie : EXCHANGE 2007

Phase 1 – juin 2014: Envoi des comptes rendus (CRH, CRO,

CRC,…) et résultats de biologie à partir d’une BAL applicative:

Workflow • CR dicté par le médecin

• CR frappé par la secrétaire

• Impression papier pour signature dans un parapheur

• Mise sous pli et envoi postal

• Passage au statut envoyé dans DXCARE

• Le CR est diffusé automatiquement vers le DMP et le compte messagerie du médecin destinataire à partir de la BAL applicative: compte_rendu_patient@ch-compiegnenoyon.mssante.fr ou compte_rendu_patient.ch-compiegnenoyon@apicrypt.fr

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Phase 2 – Septembre 2014: Echanges

interpersonnels

Création de BAL nominatives (150 médecins et pharmaciens)

Création de 50 BAL organisationnelles pour les secrétariats médicaux sous la responsabilité d’une secrétaire référente (50 BAL)

Système transparent pour l’utilisateur qui échange à partir de sa messagerie habituelle

Le cryptage du message se fait à partir du destinataire choisi dans son répertoire (adresses se terminant par @apicrypt.fr ou par @...mssante.fr)

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Adhésion à la politique de

sécurité Signature impérative de la politique de sécurité des SI et respect de la Charte d’accès au SI avec notamment les principes suivant:

• Se limiter à des communications professionnelles contenant des informations médicales

• Ne pas effectuer d’envois de masse de type « Mailing »

• Verser les informations médicales au dossier informatisé du patient

• Ne pas transférer de messages à caractère médical vers des boites à lettres non sécurisées en interne ou en externe à l’établissement

• Supprimer tous les messages sécurisés après en avoir pris connaissance

• Positionner un message d’absence de bureau, pour orienter les correspondants vers le secrétariat médical, pour toute communication médicale

• Avertir le service informatique dans les 24h, en cas de réception massive de messages sécurisés (Spam)

• Reconnaître la même valeur probante aux écrits électroniques transmis via la messagerie sécurisée qu'aux écrits sur support papier.

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Communication interne

• COPIL principe, orientations, nombre de BALs, valeur probante

• CME Harmonisation des BALs sur la base de .secretariat@ch-compiegnenoyon.fr, communication des BALs dans l’annuaire national,…

• Rencontre et Diffusion d’une procédure GED Validation des CR pour les secrétaires et médecins

• Diffusion d’un tutoriel règle de classement des messages sécurisés vers un sous dossier de la messagerie Outlook, utilisation de l’annuaire…

• Information obligatoire des patients affiche d’information au niveau des admissions, intégration des informations dans le livret d’accueil, page « droits » du site internet,…

• Article dans les journaux internes « Condensé de vitamines » « Vitamine CH »

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Communication externe

– Envoi courriel conjoint CHCN – URPS, Septembre, 655 médecins;

– Action de Phoning CHCN, Septembre, 330 médecins

– Envoi Mailing, Octobre, 330 médecins, 91 pharmaciens, 14 sages-femmes, 130 kinés, 211 infirmiers

– Sticker (post-it) joint à tous les CRs, Novembre, 330 médecins

– Communiqué de presse, Novembre

– Journée régionale MSSanté en lien avec le GCS e-Santé Picardie, octobre

– Stand MSS lors de la semaine sécurité 24 et 28 novembre (kakémonos, affiches, vidéo, goodies…)

– Envoi mailing personnalisé, Décembre, médecins : nombre de courriers dématérialisés s’ils disposaient d’une BAL MSSanté

– Carte de Vœux spécifique, Janvier, (cible à déterminer)

36 BALs crées, 156 avec potentiel et 123 refus (pas informatisés, Apicrypteur,…)

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Statistiques

Échanges interpersonnels peu développés

• 716 courriels reçus de 35 expéditeurs

Dont 633 CR d’imagerie reçus de la clinique voisine

• 27 courriels émis de 18 expéditeurs

- Réflexe peu présent de solliciter directement le médecin hospitalier malgré la présence dans les annuaires (utilisation des lignes médicales directes)

- Peu d’établissements équipés en région

CR sortants

• 22 800 CR transmis depuis le passage en production (14600 pour 2015)

• 258 résultats de biologie

• De nombreux CR non-transmis en raison d’un processus de validation non respecté

• Imagerie en phase de test

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Perspectives

• 38 000 CR non-transmis faute de destinataires équipés dont 7000 pour 30 médecins Absence de contrainte juridique pour les médecins de ville non-équipés

Nécessité de conserver un flux papier (63% de nos envois)

• 1/ Renfort régional pour convaincre les médecins non-équipés

• 2/ Création d’un centre éditique Massifier pour supprimer le papier dans les services,

Optimiser le temps de travail et réduire les délais d’envois

Réduire le coût global de production et d’affranchissement des courriers Consommables (cartouche, papier, agrafes,…), Affranchissement (tarif grand compte 0,475€ Vs 0,63€)

Contrôler, tracer et sécuriser les plis envoyés R.ALEXANDER - HIT 05/2015

Massification, Impression et mise sous pli à l’Editique

Coffre-fort électronique

Affranchissement industriel

A signer

Envoyé

NPAI

Accès en cas

de contentieux

- Contenu

- Date d’envoi

Messagerie sécurisée

Sur l’écran, le médecin change le statut du courrier

Si absence de BAL

+ ou refus

En synthèse

Les clés de la réussite du projet MSSanté :

– Bénéficier d’une dynamique territoriale avec ses partenaires (URPS médecins PICARDIE,

– Un projet sponsorisé par notre présidente de CME

– La motivation des médecins et l’implication des secrétariats médicaux

– Bien choisir la solution technique et l’éditeur, adaptée à ses besoins :

– Pour le CHCN, automatiser et mutualiser au maximum l’envoi des CR sortants

– Suivre les recommandations de l’ASIP en termes de pilotage (gestion des phases, des risques, de la communication)

Les risques : selon l’architecture choisie

– Ne pas maîtriser en interne la complexité technique

– Ne pas susciter l’adhésion de la médecine de ville

– Mal synchroniser la phase technique et la phase de communication

– Sécurisation des BAL Organisationnelles (traçabilité)

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