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Le Dossier Médical Personnel est un service de l’ASIP Santé Nos partenaires :

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Le DMP au service de la prise en charge des personnes âgées. Présentations de : Emmanuel BLOT, directeur de projet, GCS Télésanté Centre et Claire LENAIN, responsable de mission, pôle territoires, ASIP Santé

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Le Dossier Médical Personnel est un service de l’ASIP Santé

Nos partenaires :

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Déploiement du DMP en région Centre

Décembre 2011 Octobre 2012 2013 2014

1-Décision ARS : priorité EHPAD

2- Grpe Travail Fédérations + Médecins coordonnateurs + Collège Médecine d’Urgence

3- Réunions sensibilisation ARS / GCS

Axe gérontologique / PRS

DMP / Télémédecine

4- Accompagnement 39 EHPAD du Berry

Expérimentation :

VSM : volet synthèse médicale

DLU : dossier de liaison d’urgence

= VSM + grille AGGIR + directives anticipées

Région

Retenue

Appel à

Projets ASIP

Bassin de

l’Indre

Bassin

d’Amboise

Extension

au Berry :

Indre +

Cher

Généralisation du

déploiement à

l’ensemble des

EHPAD de la région

60 EHPAD par

trimestre

Territoire PAERPA

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Déploiement du DMP en région Centre

Bassin

pilote de

déploiement Berry

Amboise

Bassin

expérimentation

Bourges Issoudun

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SAMU

DLU

L’usage du DMP en EHPAD

EHPAD

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Ce que les professionnels en disent…

• En EHPAD :

Amélioration de la tenue des dossiers des résidents

Soulagement des personnels de nuit en cas d’urgence

• Au SAMU :

Gain de temps

Accès au dossier patient du CH ou du CHU => DMP = ouverture

• Aux Urgences :

Accès rapide aux informations essentielles

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Planning

de déploiement

• Déploiement région Centre pour 2014

1- Envoi de courriers

- courrier DG ARS aux directeurs des EHPAD : contexte - objectifs

- courrier GCS : présentation démarche – formulaires CPx – Invitation

réunion « lancement »

2- Réunion lancement

- Public : EHPAD - SAMU – SAU – Organismes tutélaires – CG – CISS

3- Déploiement

Z1+Z2=Départements 41 et 45 (2 périodes)

nov-13 déc-13 janv-14 févr-14 mars-14 avr-14 mai-14 juin-14 juil-14 août-14 sept-14 oct-14 nov-14 déc-14

Courrier 37 28 Z1 Z2 (après 15/08)

Réunion 37 28 Z1 Z2 (après 15/09)

Déploiement 37 37 37 28 28 28 Z1 Z1 Z1 Z2 Z2 Z2

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a- Définir et identifier les EHPAD entrant dans la démarche b- Contacter puis présenter à la direction de l'EHPAD et au médecin coordinateur le DMP et l'usage DMP(DLU) / médecine d'urgence. Réunion de lancement dans chaque département avec mise à disposition d’un kit de démarrage à chaque EHPAD présent c- Contacter l’établissement et communiquer une fiche de prérequis basée sur la plaquette du DMP en EHPAD de L’ASIP santé d- Faire l’état des lieux conjointement avec le référent DMP de la structure, de l’éventuel delta entre les prérequis attendus et le niveau de l’établissement par rapport à ces prérequis lors d’un RDV téléphonique e- Informer en CME et/ou directoire et/ou autre si demandé f- Accompagner à l’installation technique et vérifier la fonctionnalité des postes (à distance) g- Faire un dernier point téléphonique avant la prise de RDV pour la formation du personnel h- Former au web DMP et à l’interface web DMP (si nécessaire). La formation est soldée par la création et l’alimentation d’au moins un DMP d’un résident (validation du process) i- Si demandé par l’EHPAD : Etendre l'information à l'ensemble du personnel (jour/nuit) dans le cadre de la procédure d’appel SAMU

Méthode de déploiement EHPAD

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a- Définir et identifier les SAMU + établissements avec SAU entrant dans la démarche b- Contacter puis présenter à la direction l’établissement et au médecin responsable du service / Pôle le DMP et l'usage DMP(DLU) / médecine d'urgence. Réunion de lancement dans chaque département avec mise à disposition d’un kit de démarrage à chaque structure présente c- Contacter l’établissement et communiquer une fiche de prérequis d- Faire l’état des lieux conjointement avec le référent DMP de la structure, de l’éventuel delta entre les prérequis attendus et le niveau de l’établissement par rapport à ces prérequis lors d’un RDV téléphonique : validation du processus organisationnel aux urgences notamment : implication des IAO e- Informer en CME et/ou directoire et/ou autre si demandé f- Accompagner à l’installation technique et vérifier la fonctionnalité des postes (à distance) g- Faire un dernier point téléphonique avant la prise de RDV pour la formation du personnel h- Former à l’interface web DMP. Formation des professionnels médicaux et paramédicaux.

Méthode de déploiement

SAMU / Urgences

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Les dates clés (jalons)

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J – 1.5 mois

Réunion Lancement

Avant

J – 10

Commande produits

authentification

+

Demande d’accompagnement

par Télésanté Centre

Avant

J + 1 mois

Rdv Prérequis DMP avec

Télésanté Centre

Avant

J + 2 mois

RDV atteinte des Prérequis DMP avec Télésanté

Centre

Avant

J + 2.5 mois

Formation DMP par Télésanté

Centre au sein de l’EHPAD avec

création et alimentation d’un

DMP

J + 3 mois

Fin de l’accompagnement Télésanté Centre

Accompagnement Par TéléSanté Centre

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Ressources mobilisées

• Déploiement par trimestre (environ 60 EHPAD) :

GCS

• Chef de projet

• Support technique

• Support médical

• Formateur / Accompagnateur

ARS

• Référent ARS

• Soutien des DT

=> environ 180 jours / homme

Soit 3 jours / homme par EHPAD en moyenne 10

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Outils mis en place

• Pré-remplissage des formulaires de demande de produits de certification

• Tableau de suivi des commandes de produits de certification par EHPAD

• Tableau de pré requis avec liens dynamiques :

Eléments conduite de projet

Aspects organisationnels : création – alimentation – consultation

Production du DLU : logiciel métier …

Aspects techniques

Produits d’authentification

Communication

Formation / démarrage

• Tableau de suivi d’avancée du déploiement

• Indicateurs

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Outils mis en place

• Indicateurs basés sur les 6 étapes du déploiement DMP

en EHPAD (plaquette ASIP Santé) :

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• Facteurs clés de succès :

Soutien politique ARS du Centre

Optimisation des circuits obtention produits de certification

Implication de la direction des ES

Implication des médecins coordonnateurs EHPAD

Projet avant tout organisationnel

Réunir les « producteurs » et les « consommateurs » de

l’information

• Ecueils à éviter :

Cibler uniquement les équipes informatiques

Aspects techniques exclusifs

Approche corporatiste

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Témoignages Disponibles sur www.dmp.gouv.fr & www.esante.gouv.fr

VMS et DLU dans le DMP : pour une meilleure prise en charge en situation d’urgence Dr Alban FOREL, Médecin urgentiste, SAMU 37 à Tours (Centre)

Les infirmiers au cœur de la coordination des soins Nicolas SCHINKEL, Infirmier libéral (Franche-Comté)

Le DMP dans la prise en charge des personnes âgées Dr AUZON, Médecin Gériatre au CH d’Orthez (Aquitaine)

Le DLU dans le DMP en EHPAD Dr Yannick Legeay, Médecin généraliste en EHPAD (Centre)

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Merci de votre attention

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