Inspections de véhicules importés Inspections des véhicules de clients pour leur permettre

d’importer le véhicule au Canada. Chaque inspection effectuée est consignée sur un

formulaire d’inspection (parfois appelé un bon de travail). Chaque formulaire a un numéro de référence unique.

Un rapport de rapprochement énumérant les numéros de référence est inclus à la trousse FLEX.

Liez les inspections payées aux formulaires dans votre dossier en attente dans le classeur FLEX.

Signalez toutes les inspections impayées depuis plus de 3 mois.

Consignez toute inspection qui vous a été payée, mais qui ne vous appartient pas (indiquez le numéro d’inspection et la semaine de facturation FLEX dans laquelle le paiement a été effectué) – une fois le magasin correspondant déterminé, des frais vous seront facturés sur la facture FLEX, avec le numéro de demande en référence.

Factures IBMFrais de location mensuels du matériel IBM du magasinLes factures IBM ne sont pas transmises à FLEX –

seulement une feuille de calcul des données.Vous devrez créer un compte en ligne avec IBM pour

consulter vos factures.Créez et conservez une liste de l’ensemble du matériel

IBM du magasin. Indiquez le type (imprimante, routeur, etc.), le nom et le numéro du modèle, le numéro de série et l’emplacement dans le magasin.

Consultez cette liste pour vous assurer que IBM facture uniquement le matériel dont vous disposez en magasin.

Certains des renseignements de référence de la facture pourraient être imprécis ou ne pas correspondre à votre liste de numéros de série – communiquez avec IBM pour clarifier les frais qui vous sont facturés.

Frais – traitement de l’information (circuit IP)Frais relatifs au réseau de communications du

magasin Moyen de communication entre la plupart des

applications exécutées dans le magasin et le centre de données de la Société Canadian Tire.

Exemples de systèmes couverts : Équité, Débit et crédit, Connexion centrale, Fichier de pièces, portail MonCT

Les frais pour le magasin sont calculés à l’aide d’une formule mixte.    Total des frais de tous les magasins /  nombre total de magasins / 2.     La moitié des frais est facturée aux magasins; l’autre est payée par la Société Canadian Tire.

Entretien des aires communesFrais pour l’entretien et le nettoyage des

aires de propriété partagée.Plus de détails disponibles dans le Rental

Policy BookFrais de 0,20 $ par pied carré fonctionnel,

par mois

Cars sur demandeProgramme/ressource de formation pour

les réparations d’automobilesFrais facturés à taux fixe, comme indiqué

dans la lettre initiale envoyée aux marchands au début du programme.

Aucun document mensuel n’accompagne les frais FLEX.

Catégorie de facturation 03Publicité

Voici les instructions tirées du portail MonCT :

1. Ouvrir le lien Demande en ligne de remise pour frais publicitaires du marchand. 2. Nommer le formulaire et Enregistrer sous sur votre disque dur.3. Remplir, Enregistrer et fermer le formulaire.4. Composer un message courriel en incluant le numéro de magasin et le nom du fichier dans l’objet, joindre le formulaire rempli et l’envoyer à localadvertising@cantire.com

Pour consulter les instructions, cliquer sur le lien Processus de demande en ligne de remise pour frais publicitaires du marchand.

Pour toutes questions relatives à ce processus, communiquer avec le Planificateur, publicité pour les magasins de votre région :

Ontario et provinces de l’Atlantique  416 480-3636Québec et provinces de l’Ouest  416 480-3407

Demandes de remise pour frais publicitaires

Entrées diverses relatives à la publicitéTout comme les autres sections de la facturation

FLEX, le traitement d’entrées diverses (remises ou frais) est possible.

Si des documents à l’appui sont fournis, ils seront inclus à la trousse FLEX.

Dans certains cas, comme l’illustre cet exemple, il n’y a rien à envoyer, de sorte que l’adresse courriel de la personne-ressource est indiquée en cas de besoin.

Dans certains cas, les entrées seront basées sur l’information à laquelle vous avez accès dans votre système – dans cet exemple, la remise se rapporte au nombre de coupons 198-0732 numérisés à votre magasin.

Catégorie de facturation 04Remises sur frais de transport

(transport)

Diverses transactions de transportConnaissements d’entrepôt/d’expédition directeFrais de transport – DépôtFactures de PurolatorFactures d’autres transporteursRetours de marchandise groupésRemise trimestrielle – quantités manquantes

ConnaissementsEntrepôt/expédition directeFrais de transport liés à la facturation à l’entrepôt ou à

l’expédition directe sur la factureLe numéro du connaissement inscrit sur la facture FLEX

correspond au numéro imprimé sur la page du résumé de la facture et le numéro de référence sur le document de connaissement.

Les frais sont basés sur la valeur-magasin de l’ensemble de la marchandise (sous la colonne Quantité) multipliée par le tarif-marchandises du magasin (sous « Taux d’actualisation » dans la description FLEX).

REMARQUE – Les frais de transport d’une facture dont la valeur-magasin est de 100 000 $ ou plus devront être fractionnés – la colonne Quantité ne contient que 5 chiffres, de sorte qu’un montant à 6 chiffres ne peut y être inscrit.

Frais de transport – DépôtFrais de transport pour les factures DépôtCalcul identique à celui des frais de

connaissement d’expédition à l’entrepôt ou directe.

Le rapport de rapprochement Frais de transport dépôt inclus à la trousse FLEX vous permet d’associer les frais FLEX à la facture de Dépôt (le No de document original fait le lien entre les deux rapports).

Factures de PurolatorLe format des factures ne nous permet pas

d’envoyer des copies à la trousse FLEX.Toutes les entrées FLEX comprendront le

numéro NIP de Purolator. Vous pouvez suivre la livraison sur www.Purolator.com pour établir la date de livraison et la signature du réceptionnaire.

Les expéditions de Purolator doivent être facturées directement à votre compte – pour y veiller, veuillez mentionner, au moment de passer la commande, que l’expédition doit être livrée par Purolator PORT DÛ.

Factures d’autres transporteursFacturation identique à celle des FNA, mais

sans majoration.Une copie du bordereau d’expédition laissé

au moment de la livraison devrait suffire pour la correspondance des frais FLEX.

Des copies de facture sont accessibles sur demande.

Retours de marchandise groupés – Crédit TransportFacturez les frais de transport pour retour de

marchandise au Service de règlement (crédit Transport signifie un crédit aux Transports).

Les frais s’appliquent au retour de pièces moulées, rappels pour remaniement de gamme et de certains retours autorisés (à déterminer par le représentant du Service de règlement).

Calcul identique aux frais de connaissement. La valeur-magasin totale est inscrite sur le

rapport Adjusta-Card (la même semaine que FLEX), dans la colonne de droite (colonne « DLR $ Charged »).

Remise trimestrielle – quantités manquantes  Si votre commande d’expédition directe ou d’entrepôt est livrée

incomplète et que vous remplissez une réclamation pour quantité manquante, vous recevrez un crédit pour les produits manquants apparaissant sur le rapport du Service du contrôle des marchandises.

Toutefois, si le transport a été facturé lors de l’expédition initiale, les frais ont été calculés selon la valeur-magasin des produits indiqués sur la facture, et non sur les quantités réellement envoyées.

Chaque trimestre, les Transports remettent un crédit pour les frais de transport facturés lors des livraisons de produits manquants.

Ce crédit est calculé de la même façon que les frais de transport initiaux : la valeur-magasin des produits multipliée par le tarif-marchandises de votre magasin.

Actuellement, aucun rapport de rapprochement n’est accessible, autre que le rapport du Service du contrôle des marchandises du trimestre. Des options sont à l’étude pour un meilleur suivi.

 

Catégorie de facturation 05Équipement et matériel de présentation du centre-auto

Facture de fournisseursMême calcul que les

factures de FNA, mais sans majoration.

Plutôt, des honoraires d’experts-conseils seront facturés (facturés à titre d’élément séparé) selon le tableau ci-contre.

Une copie du bon de commande est conservée par le magasin – liée à la facture et à la transaction FLEX.

Catégorie de facturation 06Équipement et matériel de présentation du magasin

BC de présentoirs du fournisseurD’après les reçus du magasin pour tous les

présentoirs et matériel de PLV actifs livrés en magasin.

Aucune copie de bon de commande ou de facture de fournisseur ne sera émise avec la facture Flex. Les copies peuvent être imprimées en magasin. Voir la feuille d’information ci-jointe.

Les frais FLEX seront représentés par un montant sommaire pour tous les produits actifs sur la facture.

Les magasins doivent utiliser les rapports de réception pour rapprocher la facture Flex (lien no de réf. de facture avec produits précis).

BC de présentoirs du fournisseur Imprimer le rapport de réception AVANT l’inscription aux stocks

(PRÉFÉRABLE) : À partir du menu principal, sélectionnez 05/01, Gestion des factures. Dans le champ « Opt » (Option) à côté du numéro de facture approprié, entrez le

numéro 6 et appuyez sur la touche Retour. Le rapport sera imprimé sur l’imprimante principale du magasin.

Classez le rapport et faites le rapprochement avec la facture Flex à sa réception.

Imprimer le rapport de réception APRÈS l’inscription aux stocks :  À partir du menu principal, sélectionnez 05/05, Display Receipt History (Afficher

l’historique des reçus). Appuyez sur F9. À côté de « Show only invoice number » (Montrer uniquement le numéro de facture),

entrez le numéro de facture approprié, appuyez sur Field + (Champ +) et ensuite sur la touche Retour.

Appuyez sur la commande d’impression et ensuite sur la touche de Page avant. Le contenu de l’écran sera imprimé sur l’imprimante principale du magasin.

Répétez l’étape 4 pour chaque écran qui affiche ce numéro de facture. Classez les pages et faites le rapprochement avec la facture Flex à sa réception.

Présentoirs personnalisésUne copie du bon de commande doit être

conservée par le magasin au moment de passer la commande.

Une copie du bordereau d’expédition doit accompagner le bon de commande à la réception des marchandises.

Cela permet le rapprochement avec l’entrée FLEX.

Des documents à l’appui sont accessibles sur demande (pour l’instant, il n’est pas possible de l’imprimer en magasin).

Facture de fournisseursPeu d’activités de la sorte, mais possible.Même processus que le rapprochement de

la Catégorie 05 ci-dessus, mais sans honoraires d’experts-conseils ni majoration.

Catégorie de facturation 07Matériel d’affichage

Bon de travail en ligne FLEXIdentique à la Catégorie de facturation 02,

mais pour les éléments d’affichage uniquement.

BC de présentoirs du fournisseurIdentique au processus de la Catégorie de

facturation 06, mais pour des éléments précis d’affichage.

Transactions manuelles diversesLa Catégorie de facturation 07 regroupe le

traitement de tous les autres types de transactions de Matériel d’affichage non standard.

Comme c’est le cas des transactions manuelles, si les documents à l’appui ne sont pas inclus à la facturation FLEX, consultez le portail MonCT pour plus de renseignements, consultez la personne-ressource nommée dans l’entrée FLEX ou communiquez avec nous à FLEXINQUIRIES@cantire.com

Catégorie de facturation 08Assurance

Factures de Marsh CanadaAucun document à l’appui fourni au Service

de facturation FLEX, pour des raisons de confidentialité.

Les factures sont envoyées par courrier directement aux marchands à partir de Marsh Canada.

Copies ou information supplémentaire accessible chez Marsh Canada sur demande.

Tous les rajustements doivent être adressés directement à Marsh Canada également.

Catégorie de facturation 09Loyer

Location immobilièreLe total du relevé Monthly Rental Statement est inscrit

à la facture FLEX aux fins de collecte.Assurez-vous que le total du relevé Rental Statement

coïncide avec le montant sur la facture FLEX.Signalez tout problème à FLEXINQUIRIES@cantire.com

– les demandes seront acheminées à la personne-ressource appropriée au sein de la Division de l’immobilier pour résolution.

REMARQUE – Les frais de loyer sont souvent inscrits sur le relevé du marchand la même semaine que le solde des Services Financiers Canadian Tire Limitée. Par conséquent, le grand total perçu pour cette semaine sera plus élevé que la moyenne. Les magasins s’en inquiètent parfois, interprétant ces totaux élevés comme une erreur de facturation. Consultez le relevé Rental Statement et le relevé du marchand pour confirmer les totaux.

Catégorie de facturation 10Intérêts

Frais d’intérêts Une transaction apparaît seulement dans

cette catégorie si l’intérêt doit être facturé au magasin en raison d’une insuffisance de provision.

Un document à l’appui détaillé doit être remis au marchand bien à l’avance de tout traitement de transaction par l’entremise de cette catégorie.

Catégorie de facturation 11Coupons

Commande de coupons Formulaire de réquisition des coupons en

magasin, avec numéro de référence.L’entrée FLEX indique le numéro de

référence.Assurez-vous que le total FLEX corresponde

au total du formulaire, signalez tout écart à FLEXINQUIRIES@cantire.com.

Frais de couponsFrais de 0,5 % sur la valeur des

commandes de coupons – frais de manutention

Confirmez le calcul d’après le total des coupons facturés sur la même facturation FLEX.

Retour de couponsCréditez les coupons retournés au siège

social.D’après le formulaire de retour, dont la

copie est conservée en magasin.Associez le montant de crédit FLEX au

montant indiqué sur votre formulaire.

CONSEILS

Derniers conseils :  Conseil 1 – Le processus de facturation Flex est simple! Même s’il est essentiel de comprendre et de surveiller les rapports de

facturation Flex, pas besoin d’être expert pour prendre le magasin en charge.

Si un des membres du personnel de votre magasin effectue le rapprochement Flex, fiez-vous à son expertise au cours des premières semaines.

Participez au processus et maintenez cette implication pour vous assurer que votre facturation Flex est contrôlée à votre satisfaction.

  Conseil 2 – Créez et maintenez un classeur pour la facturation Flex Conservez un dossier pour chaque type de transactions traitées dans le

cadre de la facturation Flex (factures de fournisseurs/bordereaux d’expédition, bons de travail, factures Dépôt auto, etc.).

Rédigez une note décrivant la transaction, indiquant le type de documents à l’appui attendu ainsi que tout autre commentaire nécessaire au rapprochement.

Dans chaque dossier, conservez les documents à l’appui reçus avant le rapport de facturation Flex; assurez la correspondance aux entrées Flex.

Ces dossiers doivent être votre première source.

Conseils... 

Conseil 3 – Liste de vérification annuelle Certains magasins estiment utile de créer et de maintenir une liste de

transactions apparaissant sur la facturation Flex mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Ceci vous permet de contrôler facilement les transactions, d’enregistrer à quoi réfère l’entrée et de planifier adéquatement les frais ou le crédit.

La remise trimestrielle pour produits manquants, les contrats de service annuels, les réductions de prix avec subvention mensuelles, etc., en sont des exemples.

Indiquez le nom de la transaction, la fréquence, le montant et le numéro de la semaine Flex au cours de laquelle la transaction apparaît. Ajoutez toute note requise pour expliquer la transaction ainsi que le type de document à l’appui attendu.

  Conseil 4 – Commandes spéciales Dans le cas d’une commande pour un client, assurez-vous d’avoir soumis le coût

en dollars canadiens et d’avoir inclus les frais d’expédition, le cas échéant. Assurez-vous d’inclure la majoration avant de calculer le coût pour le client. Vous risquez de recevoir la marchandise avant la facturation Flex alors, assurez-

vous de ne pas être perdant dans la transaction! 

 

 

 

 

 

Conseils... Conseils 5 – Écarts du rapport Adjusta-card Les totaux inscrits à la Catégorie de facturation 01 et 02 à la dernière page du

rapport Adjusta-Card ne coïncident pas toujours avec les totaux inscrits pour le rapport Adjusta-Card sur la facturation Flex.

Ce n’est pas un gros problème… C’est peut-être Adjusta-Cards type 51 (réparations) – les totaux sont inscrits sous

la Catégorie 01 du rapport Adjusta-Card, mais ils sont représentés comme faisant partie du montant de la Catégorie 02 sur la facture Flex. Si le total global des deux rapports coïncide, c’est ce qui c’est produit. Aucun rajustement requis.

Les crédits sont parfois rejetés sur la facture Flex en raison de problèmes de système. Si c’est le cas, le montant est automatiquement ajouté au crédit Adjusta-Card des semaines suivantes sur la facture Flex. Vérifiez les factures Flex des prochaines semaines pour s’assurer qu’elles reflètent le montant manquant.

  Conseil 6 – Chèques-cadeaux Demandez au marchand de départ de payer le total de tous les chèques-cadeaux

en circulation. De cette façon, lorsqu’un chèque-cadeau est encaissé et que vous recevez la

facture associée, vous avez déjà les fonds pour couvrir la transaction. Autrement, c’est à vous de communiquer avec le marchand de départ chaque

fois qu’un de ses chèques-cadeaux échangés vous est facturé. Le marchand de départ est tenu de vous les payer.

La Société Canadian Tire n’assure pas le suivi des modèles migratoires des marchands qui se sont retirés; assurez-vous d’avoir leurs coordonnées!

Conseils...  Conseil 7 – Transactions AMCT L’Association des marchands Canadian Tire utilise le processus de facturation Flex pour

acheminer les crédits et les frais aux marchands pour une variété de raisons Certains sont des cotisations à l’AMCT, d’autres sont liées aux ententes de location ou de

service, d’autres constituent des paiements aux fournisseurs de service. Toutes les transactions sont appuyées par des documents. Les documents sont envoyés

directement aux magasins à partir des bureaux de l’AMCT, parfois même avant la transaction Flex.

Vous devriez maintenir un dossier AMCT dans votre classeur de facturation Flex et le consulter pour y trouver les documents à l’appui ou les explications liées aux frais.

  Conseil 8 – Inspections de véhicules importés Faites le suivi des numéros de formulaires d’inspection et de la date à laquelle vous les

avez soumis. Cochez-les de la liste à mesure qu’ils sont traités sur la facture Flex. Si un formulaire reste impayé pendant 3 mois, communiquez avec nous. Si vous recevez

un paiement pour une réclamation qui ne vous appartient pas, communiquez également avec nous.

Les rajustements seront effectués dès que le magasin nous aura avisés. Remarque : Les formulaires de réclamation sont entrés manuellement, alors : ASSUREZ-

VOUS QUE LE NUMÉRO DE VOTRE MAGASIN EST LISIBLE – la principale cause de crédits manquants provient de numéros de magasin illisibles.

 

Conseils... Conseil 9 – IBM La location de votre matériel IBM vous sera facturée mensuellement. À la prise en charge du magasin, effectuez une vérification de tout le matériel IBM, en

indiquant le numéro de série, le numéro de marque et de modèle, une description du matériel (numériseur, imprimante, etc.) ainsi que l’emplacement du matériel dans le magasin.

Passez en revue les factures d’IBM (accessibles sur le site Web IBM) pour lesquelles vous avez reçu une facture FLEX, et assurez-vous de ne pas payer pour du matériel que vous n’avez pas.

Communiquez avec IBM en cas d’écart – le numéro à composer apparaît sur la facture.

  Conseil 10 – Purolator Les différentes livraisons Purolator vous seront facturées à votre propre compte Purolator

ainsi que par la facturation Flex. Il n’existe aucune façon de déterminer le contenu d’un colis de Purolator d’après les

dossiers accessibles à Purolator ou au siège social. Bon nombre de magasins conservent un registre des colis Purolator à venir, indiquant le

numéro de connaissement ou le NIP, la date et une description du contenu (après ouverture du colis.) Ce registre est accessible au personnel de bureau du magasin.

Purolator peut être avisé de livrer à un seul endroit précis dans le magasin (aire de réception des marchandises, comptoir de service à la clientèle) pour lui faciliter la tâche.

Conseils... Conseil 11 – Double facturation des connaissements d’entrepôt? Les frais de transport sont facturés aux magasins selon la valeur-magasin des

articles multipliée par le tarif-marchandises de votre magasin. Sur la facture Flex, la valeur-magasin est indiquée dans la colonne de quantités. La colonne ne peut accueillir que 5 chiffres. Si la valeur-magasin de la marchandise est supérieure à 100 000 $, les frais

auront été fractionnés. Le numéro de connaissement est inscrit deux fois, d’où l’impression d’une double

facturation.  Conseil 12 – Écarts de facture d’entrepôt (y compris les factures

d’expédition directe et dépôt auto) N’Y MÊLEZ PAS LE FOURNISSEUR! Si votre livraison est incomplète ou contient des articles en trop, remplissez la

réclamation appropriée par l’entremise du Service du contrôle des marchandises. Si vous devez retourner un produit inscrit sur l’une de ces factures, utilisez le

Adjusta-Card approprié. Toute autre intervention pour résoudre ce problème est inutile – vous ne

recevrez pas le plein crédit ou la prime à laquelle vous avez droit. Communiquez avec le Service des retours d’articles et garanties si vous n’êtes

pas certain du processus à suivre.

Faites parvenir vos questions par courriel à :

FLEXINQUIRIES@cantire.comVous pouvez également me joindre

directement à : Dave.Simpson@cantire.com

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