150130 IDEM - Manche Numérique - Projet IDEM 2014

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Carrefour IDEM Caen, le 30 janvier 2015 SÉQUENCE PROJETS « IDEM iniCaCves numériques des collecCvités 2014 »

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Carrefour  IDEM  Caen,  le  30  janvier  2015  

SÉQUENCE  PROJETS    «  IDEM  iniCaCves  numériques    

des  collecCvités  2014  »  

Spécificités  et  foncConnalités  aOendues  d’ouCls  de  GesCon  Electronique  de  Documents  (GED)  &  réflexion  autour  de  l’archivage  électronique  Durée  1  an    

Une  aOente  forte  des  collecCvités  en  maCère  de  GED  et  d’archivage,  accrue  par  la  mulCplicaCon  des  processus  de  dématérialisaCon,  en  parCculier  la  dématérialisaCon  de  la  chaîne  comptable.    Que  faire  de  tous  ces  document  numériques  ?  

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 OBJECTIFS  :  •  animer  une  réflexion  autour  des  besoins  en  maCère  de  

GED  et  d’archivage  électronique  des  collecCvités  manchoises,  adhérentes  à  Manche  Numérique.  

•  définir  ceOe  offre  dans  une  logique  de  co-­‐construcCon,  avec  les  représentants  des  collecCvités  suscepCbles  ensuite  de  l’uCliser    

LIVRABLES  :  •  recueil  des  besoins  sur  ces  2  thèmes  et  sur  la  mutualisaCon  souhaitée  autour  de  ces  services  :  synthèse  des  besoins  

•  présentaCon  de  scénarios  éligibles  et  de  soluCons  associées  

A  l’issu  de  ceOe  phase  d’étude,  lancement  d’un  appel  d’offres  pour  choisir  un  ou  des  ouCls,  et  des  prestaCons  d’AMO  pour  la  mise  en  place  en  collecCvité.  

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QUELLES  PERSONNES  LE  PROJET  VA-­‐T-­‐IL  MOBILISER  ?    •  2  groupes  de  collecCvités  :  grandes  collecCvités  (CA,  EPCI  ,  disposants  

de  ressources),  collecCvités  moins  importantes  (ne  disposant  pas  de  DSI)  

•  Agents  et  élus  •  Un  chef  de  projet  •  Un  consultant    3  réunions  d’une  demi-­‐journée  

CONTENU  DES  ATELIERS  DE  TRAVAIL  :  MODE  PARTICIPATIF      •  Les  grands  principes  et  concepts-­‐clé  •  Recueil  des  besoins  des  collecCvités  

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QUELLE  EST  L’ORGANISATION  DU  PROJET  ?  •  Des  groupes  de  travail    •  Un  comité  de  pilotage      •  Un  élu  référent  

QUEL  MANAGEMENT  PROJET  ?  •  2  ateliers  pour  chaque  groupe    •  1  session  de  resCtuCon  commune  •  Le  Chef  de  projet  coordonne  et  reste  l’interlocuteur  privilégié  

Pour   Manche   Numérique,   c’est   la   première   fois   qu’un   travail  collaboraCf  avec  autant  d’acteurs  est  organisé,  qui  plus  est  sur  un  projet   complexe   mais   il   en   ressort   une   richesse   de   contenus   et  d’informaCons   issus   des   échanges,   débats,   points   de   vue   ou  expériences  des  collecCvités.  

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Sur  quelles  technologies  ou  quels  ouCls  numériques  ce  projet  s’appuie-­‐t-­‐il  ?      Nous  en  sommes  à  établir  des  scénarii  et  des  hypothèses  de  travail  avec  des  ouCls  connus  sur  le  marché  :  

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Selon  vous,  quels  écueils  aurez-­‐vous  à  éviter  ?  •  Ne  pas  tomber  dans  la  recherche  de  l’ouCl  «  moutons  à  5  paOes  »    •  Mesurer  la  perCnence  GED  transversale  ou  GED  méCer  ?  •  Prévoir,  en  complément  des  ouCls,  un  vrai  travail  d’accompagnement  

dans  les  collecCvités  

Selon  vous,  qu’est-­‐ce  qui  va  être  facilitant  et  favoriser  la  réussite  du  projet  ?    •  La   réflexion   commune   et   les   échanges   qui   conduiront   à   une   vision  

commune  de  l’ouCllage  •  Les  collecCvités  s’approprieront  plus   facilement  un  ouCl  pour   lequel  

elles  auront  parCciper  au  choix  •  Les  ressources  infrastructures  de  Manche  Numérique  

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 MERCI  de  votre  aOenCon,    

ChrisCne  SAINT-­‐LAURENT  Chef  de  projets  AdministraCon  Electronique  

Manche  Numérique  chrisCne.saint-­‐[email protected]  

www.manchenumerique.fr    

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