150130 IDEM - ComCom Bocage Coutançais - Projet IDEM 2014

Carrefour IDEMCaen, le 30 janvier 2015

SEQUENCE PROJET « IDEM initiatives numériques

des collectivités 2014 »

Portail familles « scolaire, petite-enfance et périscolaire »Février 2014-Juillet 2015

Un outil de gestion pour les structures, un service rendu aux familles, un outil de gestion des affectations scolaires

Communauté du bocage coutançais

Carrefour du 30 janvier 2015

Obj : Un outil « full-web » unique, pour lagestion de toutes les structures de la collectivité,un outil unique pour les familles pour la gestiondu parcours des enfants, de la crèche à l’entréeau lycée

Les livrables :

• Un audit fonctionnel

• Une créa et paramétrage de BDD

• Des formations

• Portail full-web pour les familles, accès back-office pour les structures et chefs de service



Communauté du bocage coutançaisLes grandes phases

Début février 2014 : Demande formulée par les élus suite à constatMars 2014 : Réunions de services et états de lieux des équipements, pratiqueset besoins + Tests de solutions sur le marchéAvril : rédaction du CCTP + rencontre avec la CAF (partenariat ?)Mi-avril/Mi-mai : Dépôt du marché publicJuin : Démo en ligne des propositions des candidats avec les chefs de serviceset dir ALSH… + attribution des marchésJuillet à septembre : Recueil des exports des structures (retard important,reporté de 3 semaines -> congés d’été)Octobre à décembre : Nettoyage, lissage, croisement des données exportéesDécembre-janvier (2015) : injection dans la BDD (AGORA+)Janvier 2015 : 1ère phase de formation des structures + Création de la BDD despérimètres sco de la ville de Coutances (aucune reprise de données possible)Mars/Avril : Lancement des briques « RAM et crèche » et « sco »Avril/mai : 2ème phase de formationJuillet : Lancement de la brique « Péri »

Personnes mobilisées :Jacky Bidot – 1er VP en charge du numériqueAurélie Challes – Chargée de projetSandrine Robin : Directrice de l’éducation, de l’enfance et de la jeunesseHervé Le Chanu : Coordonnateur de service « enfance, loisirs et périsco »Les dir des structuresPauline Di Marco : Audit fonctionnel (AGORA+)Siririth Norodom : Audit fonctionnel péri, traitement des BDD et formations



• Aurélie Challes : Coordination du projet, interfacetechnique, accompagnement/conseils aux élus etstructures

• Dir de service : interface « élus-structures »,réflexions en lien avec l’harmonisation despratiques pro et tarifaires

• Pauline Di Marco : Etablir un état des lieux précisde l’ensemble des structures impactées pour leparamétrage fin du portail et du back-office

• Siririth Norodom : Accompagnement technique,conseil/accompagnement au changement etformateur


Quelle est l’organisation du projet ?



Réunion avec DGS Recueil des besoins/demandes auprès des structures

Par Aurélie Challes Par Hervé Le Chanu & Sandrine Robin

Bilan et écriture de la demande

Par Aurélie Challes

AGORA +

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

CR et prévisions de

travail aux élus

Phase 1 Création de la BDD et audit


Recueil des exports (2500 entrées familles et 3000

enfants)-

Nettoyage/lissage (1300 familles et 1700

enfants)-

Croisement des données

Par Pauline Di Marco (Agora+)

-

Audit des structures (réunion sur 3 jours à la CBC)

-

Création de la BDD et paramétrage de notre back-office

Phase 2 Validation/test et formation 1


Vérification/validation dans le portail, desdonnées des familles, sur la base des exports(passage du sas de travail vers le BDD finale)

Phase 2.1

Par Aurélie Challes, Sandrine Robin et Hervé Le Chanu

Organisation des formations en lien avec lesétapes d’AGORA + (qui dans quelle structure?) Phase 2.2


Coordination des journées de formation

& par Siririth Norodom

Animation des journées de formation 1

Phase 2.3Démo faite

aux élus

Phase 3 Affinage de la BDD formation 2

Suite aux rencontres de la formation 1 des adaptations ont du être faites côté brique« péri » --- harmonisation des pratiques et tarifs. Ajustement du temps + 2 mois. Laformation se fait en 2 temps pour permettre aux agents formés sur le terrain de sefamiliariser avec leurs problématiques avant de poursuivre avec le formateur.

Phase 4 Livraison et communication

Brique « petite-enfance »

Livraison prévue en Mars

Brique « péri et sco » Livraison prévue Juin/juillet

Tuto papierVidéo tuto

Articles de presseCourrier d’info familles

Site web/facebook

Méthode de communication

Sur quelles technologies ou quels outils numériques ce projet s’appuie-t-il ?



Aucune ! Full-web ------------ Besoin d’un navigateur

Tablettes tactiles pour les « pointeurs » des TAP, desaccueils de loisirs…Ecrans tactiles pour les crèches

Selon vous, quels écueils aurez-vous à éviter ?

La facilité à joindre AGORA, la flexibilité et adaptabilité de leurs outils etaussi de leurs collaborateurs !

Le travail en partenariat avec les dir de services – la confiance mutuelle(respect des compétences de chacun)



Paramètres favorisant la réussite ?

Les freins au changement : pratiques pro, techniques…Les freins d’ordre politique. Le « faire à la place de »

Il faut préparer au changement, accompagner les réflexions, lesdémarches coopératives

Merci de votre attention,

Aurélie CHALLESService communication et

missions numériques à la CBC

02 72 88 22 61 ou

[email protected]



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