15 Exemple de Manuel Qualite
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8/12/2019 15 Exemple de Manuel Qualite
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Guide de bonnes pratiques en matire de simulation en sant
Exemple de manuel qualit16
MANUEL QUALIT
STRUCTURES DE FORMATION ET/OU DVALUATION PAR LA SIMULATION
Prsentation
1. Finalit et gestion du manuel qualit (selon NF ISO 9001 version 2008)
2. Dclaration de la politique qualit
3. Organisation et responsabilits
3.1 Organigramme
3.2 Textes fondamentaux
4. Systme de management
4.1 La cellule qualit
4.2 L'approche par processus
4.3 La cartographie des processus
4.4 La documentation, les enregistrements et l'archivage
4.5 La mise disposition de ressources
4.6 La revue de direction
4.7 Les processus externaliss
16Daprs : Association hospitalire Sainte-Marie, Institut de formation en soins infirmiers CH Sainte-Marie Privas. Manuel qualit Insti-tution de formation en soins infirmiers. Privas: IFSI PRIVAS; 2010.
http://ifsiprivas.hautetfort.com/media/00/02/3823463439.pdf
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1. Finalit et gestion du manuel qualit
Le manuel qualit a pour objet de dcrire le management de la qualit afin d'assurer :
la conformit des dispositifs de formation en rfrence aux textes rglementaires ;
la satisfaction des parties par son fonctionnement et son amlioration continue.
Il est destin une communication auprs des formateurs, du personnel technique et administratif,des apprenants et des tutelles.
Le responsable s'engage en donner communication toute personne qui en fait la demande.
Les rgles de gestion du manuel qualit :
Rdaction et approbation : le manuel qualit est valid par le responsable aprs concertationavec la cellule qualit.
Diffusion : le responsable organise la diffusion du manuel qualit. Il est rendu public sur le sitedu centre de formation et sur la plate-forme d'e-formation.
Revue et mise jour : il est revu au minimum 1 fois par an.
2. Dclaration de la politique qualitLinfrastructure remplit ses missions dans le respect des textes fondateurs en accord avec les exi-gences des professionnels des secteurs sanitaires et mdico-sociaux.
Linfrastructure a pour mission
la formation initiale des professionnels de sant (tudiants en mdecine, lves infirmiers, ki-nsithrapeutes, etc.) ;
la formation continue des professionnels de sant.
Les principes fondamentaux : l'enseignement vise former des professionnels responsables,
autonomes, porteurs de valeurs humanistes dans le respect des personnes, aussi bien les appre-nants que les formateurs et plus gnralement les personnes.
Le rle des apprenants dans le management de la qualit est clairement dfini. Ils sont reprsen-ts au conseil pdagogique, donnent leurs avis sur le projet pdagogique, sur la planification desvaluations, sur les difficults des apprenants.
Les professionnels qui participent l'enseignement sont reprsents de la mme faon au conseilpdagogique.
Le projet de service prend en compte les besoins et les attentes des apprenants, les comptencesdu personnel, intgre les contraintes rglementaires, techniques et organisationnelles.
Linfrastructure s'engage : mettre en uvre un systme de management de la qualit fond sur l'approche par proces-
sus ;
anticiper les moyens ncessaires l'volution des processus de formation et/ou danalyse depratique ;
valuer les processus et revoir ses objectifs en matire de qualit ;
amliorer de faon continue l'efficacit de ses procdures.
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3. Organisation et responsabilits
3.1 Organigramme
Insrer un schma de lorganigramme.
3.2 Textes fondamentaux
Citer la rglementation qui s'applique aux diffrents professionnels engags.
4. Systme de management de la qualit de linfrastructure de formation et/ou danalyse depratique par simulation
4.1 La cellule qualit
Le suivi et l'amlioration du systme qualit sont effectus par une cellule qualit. Elle est compo-se minima du responsable et des pilotes de programmes de simulation. Son activit est coor-donne par le responsable. Elle est charge de l'laboration de documents qualit et de la coordi-nation avec le personnel.
Les pilotes de programme de simulation assurent la transmission des informations.
La cellule qualit assure la revue des processus.
Les pilotes de processus sont responsables des lments de preuve.
4.2 L'approche par processus
Le systme de management de la qualit mis en uvre est fond sur l'approche par processus.
4.3 La cartographie des processus
Modle adapter en fonction de l'activit de linfrastructure
Schma 10. Exemple de cartographie des processus
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Processus de management
Les processus de management se rpartissent entre les processus de dcision et d'amlioration
continue de la qualit.
- Prises de dcision: gestion des ressources humaines, planification, management de la politique
qualit, relations avec les tutelles, communication, partenariat.
- Amlioration continue de la qualit : audits internes, enqutes, fiches d'amlioration du
systme qualit, runion de coordination avec les apprenants.
a) Gestion des ressources humaines
Un entretien annuel de l'ensemble des membres de l'quipe est ralis.
Le plan de formation est labor en prenant en compte les besoins structurels et les demandesindividuelles. Les demandes sont transmises au service formation dont dpend le professionnelaprs validation par la direction. Le budget de linfrastructure prend en compte les besoins en for-mation.
b) Planification
Les revues de conception et les revues d'valuation sont planifies en dbut d'anne.
Les runions pdagogiques, de secrtariat et des responsables de programmes de simulation sontplanifies, aprs concertation en quipe, en dbut d'anne et portes la connaissance de tous.
La planification des programmes de simulation est labore avec le responsable des programmes.Elle est porte la connaissance des partenaires.
c) Management de la politique qualit
Le rglement intrieur est propos pour avis au conseil pdagogique. Le responsable le porte laconnaissance des reprsentants des apprenants qui en acceptent le contenu.
La charte informatique, la fiche conduite tenir en cas d'accident du travail , la fiche d'amliora-tion du systme qualit sont annexes au rglement intrieur.
d) Relation avec les tutelles
Le conseil pdagogique associant les apprenants se runit deux fois par an.
e) Communication
Le site intranet sert de support la communication des informations relatives aux inscriptions auxformations.
La plate-forme d'apprentissage en ligne sert de support la communication des informations etdes cours des apprenants inscrits en formation.
f) Partenariat (s'ils existent)
Une convention de partenariat et d'objectifs fixe les rgles de partenariat.
g) Audits internes
L'ensemble des processus est audit sur 3 ans par des auditeurs internes.
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h) Enqutes/fiche d'amlioration du systme qualit/runion de coordination avec les
apprenants
Les apprenants participent au processus en renseignant des enqutes :
le vcu pdagogique : enqute relative aux enseignements ;
le bilan de fin de formation.Une fiche de dclaration des non conformit permet toutes les parties de signaler les dysfonc-tionnements.
Une rencontre responsable/formateurs/apprenant a lieu une fois par an.
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Processus de formation
Le processus de formation se rpartit entre les processus slection , pdagogie ,
programme .
Slection: information et diffusion des programmes auprs des cibles, gestion des apprenants,
suivi des candidats retenus.
Pdagogie: conception des programmes, valuation des apprenants, traabilit.
Programmes : enseignements des sances de simulation, accompagnement personnalis des
apprenants.
a) Slection
Publicit et gestion des candidats
Linformation et la diffusion des programmes de simulation sont assures viaun site inter-net, viaune brochure, un catalogue de formation et dautres moyens prciser.
Suivi des slections
Les inscriptions sont enregistres au fur et mesure de leur arrive. Les convocations auxdates de formation sont envoyes aux candidats.
Un courrier est adress aux candidats aprs validation par le comit pdagogique.
b) Pdagogie
Conception du produit pdagogique : le projet pdagogique est actualis tous les ans par l'en-
semble de l'quipe. La conception des units d'enseignement est labore par le pilote du pro-gramme et soumise validation en revue de conception.
Les concepteurs et tous les responsables d'units d'enseignement participent cette revuepour faciliter les liens entre chacune des units d'enseignement. Les conceptions sont archi-ves.
valuation : toutes les valuations sont prsentes en revue d'valuation. Les membres de lacommission d'attribution des crdits ont connaissance des valuations et attribuent les crdits.Les valuations sont archives.
Traabilit des enseignements : les formateurs rguliers planifient les interventions avec lesintervenants occasionnels, les reportent sur le logiciel ad hoc. Ils s'assurent que l'intervention
correspond la commande viaun processus d'valuation. Accompagnement personnalis des apprenants : le suivi est assur par le pilote du pro-
gramme pdagogique. Les vnements importants sont nots.
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Processus support
Les processus support se rpartissent entre les processus gestion de la documentation ,
infrastructures et gestion des intervenants .
Gestion de la documentation: enregistrement des textes rglementaires et/ou ouvrages reus,
procdures, programmes pdagogiques, information l'quipe, classement, etc.
Infrastructures : suivi et vrification du matriel pdagogique, suivi des pannes techniques et
informatiques, gestion des photocopies, suivi des absences, conventions.
Gestion des intervenants: formulaire d'identification, CDD d'usage ou contrat de prestation de
service, programme d'intervention envoy, dclaration des heures rmunrer.
a) Gestion de la documentation
Les nouveaux textes rglementaires sont ports la connaissance de l'quipe et enregistrs.
Les ouvrages sont enregistrs et transmis l'quipe par mail avec un rsum succinct dusommaire. Ils sont ensuite confis aux formateurs responsables des diffrents programmes quiles tiennent disposition de l'ensemble de l'quipe.
La gestion des documents qualit est assure (cycle de vie des procdures, documents opra-toires et enregistrement).
La gestion des banques de donnes est organise et scurise.
b) Infrastructures
L'inventaire du matriel est ralis une fois par an.
Les pannes informatiques et techniques sont signales et rpertories sur les supports ad hoc.
Le suivi des tenues de travail du personnel est effectu chaque arrive et/ou dpart d'un for-mateur.
La maintenance prventive et curative des matriels et installation du centre de simulation estorganise
La gestion des stocks et approvisionnements est organise.
c) Gestion des intervenants
- Les pilotes de programmes de simulation contactent les intervenants potentiels, rdigent unefiche commande programme d'intervention , notent les plages horaires et le contenu.
- Le secrtariat confirme les interventions et fait signer les contrats de travail aux intervenants.
- Les fiches commande programme d'intervention retournes sont signes par le responsable.Les contrats de travail signs sont archivs.
4.4 La documentation, les enregistrements et l'archivage
La documentation est gre par les pilotes de processus et contrle par la cellule qualit.
Les enregistrements sont stocks et archivs de manires approprie de faon viter la perte oula dtrioration.
La version jour des documents oprationnels est disposition du personnel.
L'archivage de la totalit des donnes est effectu priodiquement.
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4.5 La mise disposition de ressources
La direction dfinit les ressources humaines et matrielles pour faire vivre le systme demanagement de la qualit.
4.6 La revue de direction
La politique et les objectifs qualit fixs par linfrastructure, les retours d'informationconcernant les apprenants, l'efficacit des processus, l'tat des actions correctives et pr-ventives, les rclamations et les plaintes, les changements pouvant affecter le SMQ ainsique les axes d'amlioration continue sont traits durant la revue de direction.
Un tableau de bord des indicateurs tenu jour est prsent en revue de direction et ap-puie le bilan de l'activit.
La revue se tient avant le dbut de l'anne. L'ensemble des membres de linfrastructure etles pilotes de processus participent cette revue.
Les actions d'amlioration continue sont dfinies en revue de direction et suivies par lacellule qualit.
4.4 Les processus externaliss s'ils existent sont dfinis (formation dlocalise par exempleousous-traite
