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GT013 Rev octobre 2002

Dmarche qualit

et fonction administrative,

comptable et financire

de la PME

Contribuer la performance de lentreprise

GT013 Dmarche qualit et fonction administrative, 2.

comptable et financire de la PME

SOMMAIRE

PREFACE : LOBSERVATOIRE DE LA QUALITE COMPTABLE....................................................................... 3

PREAMBULE................................................................................................................................................................... 4

COMPOSITION DU COMITE TECHNIQUE PME ................................................................................................... 5

LA FONCTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE DE LA PME ........................................ 6

LES CONCEPTS................................................................................................................................................................. 6 LE PERIMETRE DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE - 17 PROCESSUS.................................... 8

D E F I N I T I O N D E S 1 7 P R O C E S S U S D E L A F O N C T I O N A D M I N I S T R A T I V E , C O M P T A B L E E T F I N A N C I E R E .................................................................................................................... 10

1. GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE VENTES ............................................................ 12 2. GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DACHATS ............................................................. 14 3. GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES RESSOURCES HUMAINES ............................................................. 16 4. GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE PRODUCTION..................................................... 18 5. GESTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE DES OPERATIONS DINVESTISSEMENTS.......................... 19 6. GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT ...................... 21 7. ORGANISATION / METHODES / SYSTEME DINFORMATION DE GESTION ................................................................ 22 8. GESTION DES REFERENTIELS COMPTABLES ET REGLES DE CONTROLE INTERNE.................................................... 24 9. GESTION DES RELATIONS AVEC LEXPERT-COMPTABLE........................................................................................ 26 10. GESTION DES RELATIONS AVEC LES CONSEILS ET PRESTATAIRES EXTERNES......................................................... 28 11. COMPTABILITE GENERALE ET GESTION DES ARRETES PERIODIQUES...................................................................... 29 12. GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES OPERATIONS DE TRESORERIE ...................................................... 30 13. CONSERVATION ET PROTECTION DES INFORMATIONS ET DOCUMENTS .................................................................. 31 14. PRODUCTION DES BUDGETS ET CONTROLES BUDGETAIRES ................................................................................... 32 15. PRODUCTION DES TABLEAUX DE BORD................................................................................................................. 33 16. PRODUCTION DES ETATS FINANCIERS ................................................................................................................... 34 17 PRODUCTION DES DOCUMENTS FISCAUX .............................................................................................................. 35

QUESTIONNAIRE DAIDE AU DIAGNOSTIC QUALITE DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE................................................................................................................................ 36

GUIDE METHODOLOGIE DE DEMARCHE QUALITE ...................................................................................... 44

PREALABLES A LA DEMARCHE QUALITE ........................................................................................................................ 45 GUIDE METHODOLOGIQUE............................................................................................................................................. 48

PUBLICATIONS DE LOQC ....................................................................................................................................... 50



Prface : LObservatoire de la Qualit Comptable

Cr fin 1998 linitiative du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, sous lgide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, lObservatoire de la Qualit Comptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable vritablement adapte aux besoins des dcideurs internes et externes lentreprise.

Pour atteindre cet objectif, lObservatoire sest entour dune quipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but dvaluer et de faire connatre limpact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes conomiques, tels que la globalisation et lmergence des entreprises en rseau, sur les mtiers comptables.

Par ses actions, lambition de lObservatoire est damliorer et faire voluer les comptences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la rflexion en quipe, la formation, la production darticles, douvrages et doutils interactifs, et leur apporter un socle, un systme de valeurs et des rfrences en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de lentreprise, qui donnent un sens leur action.

Cet observatoire sadresse tous les professionnels des fonctions financires, comptables et de gestion qui peuvent en devenir Membre Associ .



Prambule

La recherche de lamlioration de la qualit des produits et des services est au cur des proccupations des entreprises. Dans ce vaste mouvement qualit qui peu peu couvre l'ensemble des fonctions, fonctions tournes vers l'extrieur comme fonction de support interne, l'Observatoire de la Qualit comptable, a entrepris de travailler sur la dfinition du concept de la qualit appliqu au domaine administratif, comptable et financier de la PME.

Ce document a t tabli par le comit technique PME cre au sein de lObservatoire de la Qualit Comptable. Son ambition est daider les professionnels comptables et financiers, libraux et dentreprise, dvelopper des actions damlioration de la qualit des prestations ralises par la fonction administrative, comptable et financire.

Le pralable une dmarche qualit est la connaissance de lexistant. Cest pourquoi, ce document se veut un outil mthodologique danalyse des activits couvertes par une fonction administrative , comptable et financire. Il propose une prsentation du primtre de la fonction et son dcoupage en processus, un questionnaire Diagnostic Qualit ainsi quun document daide mthodologique la dmarche qualit.

Sur la base de lanalyse propose, les responsables dentreprises, peuvent seuls ou avec laide de leur expert-comptable, engager une dmarche visant la mise en place dun dispositif dAssurance Qualit, le complter par une dmarche de Certification ISO et pour les plus ambitieux, viser le Management par la qualit totale.

En retour, un systme de management de la qualit au sein de la Fonction administrative, comptable et financire amne un certain nombre de retombes positives. Ainsi, sen trouvent renforcs :

la valeur ajoute apporte aux autres fonctions de lentreprise par la qualit, la rapidit et la pertinence des restitutions, la qualit des analyses, lefficacit du support administratif,

la traabilit des informations par sa prise en compte lors de la conception et la mise en place des processus, des procdures et des outils informatiques,

le professionnalisme des collaborateurs de la fonction par lattention porte au service des clients utilisateurs et la recherche de lexcellence,

la productivit de la fonction par les actions damlioration continue, la rationalisation des organisations et des processus, la formalisation des procdures

lintgration de la fonction administrative, comptable et financire au sein de lentreprise, par lamlioration de la perception quen ont les autres fonctions de lentreprise.



Composition du Comit Technique PME

Ont particip llaboration ce document

Michel BESSON Pluriconseils PME

Jean-Claude CHAPELLE Mazars et Gurard

Jean-Paul CHARTON Groupe CHD

Jacques CHEVALIER Secrtaire gnral de lOQC

Pierre-Yves CHOPIN KPMG Fiduciaire de France

Laurent DELABARRE Arthur Andersen Barbier Frinault

William DI CICCO Deloitte Touche Tohmatsu

Bernard DUC Fiducial Expertise

Grard DUPUIS Colas Huber Dupuis - JGB

Grard EMARD HLB Groupe France Audit Emard

Jean-Pierre GRAMET Gramet, Nahum & Associs

Gilbert LE PIRONNEC Amyot Exco

Jean-Louis MULLENBACH Prsident Dlgu de lObservatoire de la Qualit Comptable

William NAHUM Prsident du Conseil Rgional de lOrdre dIle de France

Bernard PAULET Salustro Reydel

Maurice PEREZ Mazard et Gurard

Jean-Luc RANDON PricewaterhouseCoopers



La Fonction Administrative, Comptable et Financire de la PME

Les concepts Les tendances actuelles des nouvelles organisations des entreprises consistent de plus en plus observer et stucturer lentreprise autour de ses processus cls. Laboutissement de cette nouvelle organisation ncessite la mise en place de nouvelles procdures de travail, une nouvelle circulation des informations dans et l'extrieur de l'organisation. Au del de l'efficacit des diffrentes directions de l'entreprise, c'est la coordination transversale des actions au sein de processus qui apparat comme la condition de la matrise des flux. Cette faon de concevoir l'efficacit de l'organisation est acclre par les politique de gestion de la qualit qui privilgient la matrise des processus. La dmarche d'assurance qualit vise, en effet, a mettre en place un dispositif permanent et efficace de la conception et du fonctionnement de ces processus.

Afin d'intgrer la Fonction administrative, comptable et financire dans cette vision de l'entreprise dcloisonne et structure par ses processus, la rflexion du groupe de travail s'est appuye sur les deux concepts cls : d'une part la notion de "fonction" et d'autre part le concept de "processus".

La Fonction administrative, comptable et financire (FACF) Intuitivement, tout responsable administratif, comptable et financier pressent que le bon accomplissement de sa ou ses missions ne repose pas uniquement sur le seul travail ralis par les collaborateurs placs sous sa responsabilit hirarchique mais sur la qualit dun dispositif plus large, transversal lentreprise, correspondant des activits exerces en partie par des acteurs situs hors de son champ de responsabilit hirarchique.



La notion de Fonction utilise ici rentre dans le cadre de cette vision transversale de l'entreprise travers l'approche par les processus. La FACF peut se dfinir comme une fonction cl de lentreprise ayant en charge le bon fonctionnement dun certain nombre de processus, chacun correspondant une finalit dtermine et devant satisfaire des clients internes et externes et tant en relation avec des fournisseurs galement interne ou externe lentreprise. La FACF dpasse de ce fait la notion strictement organisationnelle de la direction administrative et financire. Elle porte sur l'ensemble des activits de conception et des activits oprationnelles qui contribuent la satisfaction de sa mission. Ces activits se situent, bien souvent en priorit au sein des services de la FACF mais aussi au sein des autres directions oprationnelles de l'entreprise et enfin chez les prestataires de services et conseils que sont par exemple les experts-comptables et sur lesquels l'entreprise s'appuie.

L'identification des processus apparat ainsi de plus en plus comme le point de dpart de la reprsentation des organisations

Les processus Le concept de processus utilis dans ce document correspond un enchanement d'activits dclenches par une mme cause et dlivrant une produit, un service ou une information ayant de la valeur pour un client interne ou externe.

Le processus se dfinit par : sa "finalit" (quelle est sa valeur ajoute ?) - ses "activits" (comment le processus se dcompose-t-il en activits lmentaires ?) - son "dbut" (comment s'enchane-t-il un processus amont fournisseur ?) - sa "fin" ( quel moment se termine t'il par la production dune prestation destination d'un processus aval client ?) - ses "fournisseurs" et surtout - ses "clients" et - les "services" qu'il produit leur intention.

Dans ce contexte, lapproche par les processus permet de cerner lamplitude du primtre de la fonction administrative, comptable et financire puis danalyser lensemble des activits couvert par chaque processus et rentrant dans son domaine de responsabilit.

Les membres du comit technique PME ont considr que le primtre de la FACF pouvait tre dcompos en 17 processus lmentaires.



Le primtre de la fonction administrative, comptable et financire - 17 processus

Processus de gestion administrative et financire des processus oprationnels

1. Gestion administrative et comptable des oprations de ventes 2. Gestion administrative et comptable des oprations dachats 3. Gestion administrative et comptable des ressources humaines 4. Gestion administrative et comptable des oprations de production 5. Gestion administrative et comptable des oprations dinvestissements 6. Gestion administrative et comptable des oprations de recherche et dveloppement

Processus de pilotage

7. Organisation / mthodes / systme dinformation de gestion 8. Gestion des rfrentiels comptables et rgles de contrle interne 9. Gestion des relations avec lexpert-comptable 10. Gestion des relations avec les conseils et prestataires externes

Les processus de la Fonction Administrative, Comptable et Financire

processus Admin - Comptable - Financier

processusFournisseurs

- achats- production- ventes- R & D- personnel- tiers

processusClients

- DG-management- tiers- autres

procesus gestion admin &

comptable des

oprations

processus production

des informations

processus comptables

&financiers

processus de pilotage

ENTREPRISE



Processus comptables et financiers

11. Comptabilit gnrale et gestion des arrts priodiques 12. Gestion administrative et comptable des oprations de trsorerie 13. Conservation et protection des informations et documents

Processus de production des informations

14. Production des budgets et contrle budgtaire 15. Production des tableaux de bord 16. Production des tats financiers 17. Production des documents fiscaux



Dfinition des 17 Processus de la fonction administrative,


Comme nous lavons dj vu au dbut de ce document, la dmarche qualit repose sur une approche des processus. La fonction administrative, comptable et financire de ce fait, se dfinit comme un processus de production qui est en relation avec dautres processus en amont (fournisseurs) et en aval (clients), eux mmes acteurs dautres processus.

Analyser la fonction comme un tout homogne serait un exercice trop complexe et qui surtout dboucherait sur un rsultat trop superficiel. Aussi, pour les besoins de lanalyse et ensuite les exigences des exercices de reconception (rengineering) ou de la recherche damliorations, il convient de dcomposer lensemble en sous processus. Chaque entreprise, compte tenu de sa taille, de son organisation et de son type dactivit, peut tablir son propre dcoupage en sous processus de la fonction administrative, comptable et financire. La liste ci-aprs, est une proposition de rfrence, tablit par des professionnels. Elle comporte une large part de convention.

Au del de lnonc de la liste des 17 processus et de faon disposer dun outil de travail opratoire, il est ncessaire dtablir une dfinition la plus prcise possible de chacun de ces processus.

Chaque processus est dfini par :

sa finalit la liste des activits principales le dbut du processus la fin du processus

La finalit

Cest la formulation en un court paragraphe de ce quoi sert le processus en question, de sa valeur ajoute la fonction administrative, comptable et financire et surtout l'entreprise dans son ensemble.

La liste des activits principales

Un processus peut se dfinir comme une somme dactivits exerces par des acteurs au sein de lentreprise ou dune fonction. Il est par consquent ncessaire de lister les activits essentielles ralises dans chaque processus. Lnonc de ces activits permet de prciser la ralit des oprations caches derrire le titre donn chaque processus. A linverse, toute activit ralise par les acteurs de lentreprise ou de la fonction doit pouvoir tre attache un processus et surtout la finalit dun processus sous peine dapparatre comme dnu dintrt et de valeur ajoute.



Le dbut du processus

Un processus dbute l o se termine un processus amont. Le dbut du processus est ainsi form par la premire activit exerce dans le processus et dclenche par la rception et le traitement du produit (ou de linformation) livrs par le processus amont.

La fin du processus

A linverse, la fin du processus se traduit par la production du ou des produits ou prestations objet de la finalit du dit processus et livr ou mis la disposition des acteurs dun processus aval au sein de lentreprise ou de clients externes lentreprise.



1. Gestion administrative et comptable des oprations de ventes

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les clients sous langle administratif et comptable.

Liste des principales activits

Gestion du risque client : acceptation, suivi de lengagement, renseignements commerciaux, assurance crdit

Collecte des bons de commande / contrats des clients Acceptation de la commande Demande dacompte et enregistrement comptable Collecte des bons de livraison Dclenchement de la facturation / enregistrement / contrle des conditions

commerciales

Emission de factures dintrts de retard et enregistrement comptable Emission davoirs sur litiges, annulations, retours et enregistrement comptable Gestion des comptes clients : enregistrement factures / rglements dans les livres,

ralisation de balances ges, relances clients, enregistrement des EAR, enregistrement des escomptes / Dailly, suivi des litiges clients, enregistrement des escomptes de rglement, rconciliation compte collectif, comptes de tiers, dtermination des provisions pour risque clients

Dtermination des pourcentages davancement sur contrats long terme En fin de priode comptable, dtermination des comptes de rgularisation :

produits constats davance, factures tablir, avoirs tablir

Dtermination des taxes assises sur les ventes (CA3, ORGANIC, taxe professionnelle)

Rconciliation des ventes avec dclaration de CA3 Rconciliation de la TVA encaisser avec les comptes clients pour les activits de

service

Analyse du dlai moyen de rglement clients Production de crances pour les clients faillis Analyse du chiffre daffaires (gographique, secteurs dactivit) Classement et archivage de la documentation



Dbut du processus

Le processus dbute la rception du bon de commande, mission et enregistrement de la facture.

Fin du processus

Le processus prend fin aprs le traitement du rglement du client.



2. Gestion administrative et comptable des oprations dachats

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les fournisseurs sous langle administratif et comptable.


Dtermination et suivi des fournisseurs rfrencs avec la Direction Traitement des demandes dachats, validation, signatures Emission de la commande au fournisseur et signature

envoi de la commande au fournisseur enregistrement de la commande, suivi, relances

Rception de la marchandise ou de la prestation de service traitement du rapprochement du bon de rception avec la commande mise jour du fichier commande traitement des litiges lis la rception, sur instructions des services

Rception des factures du fournisseur - rapprochement des factures avec les bons de commandes - enregistrement des factures et imputation en comptabilit - contrle de cohrence des factures, corrections anomalies

Traitement des litiges facturation, apurement, suivi des retours et des avoirs, comptabilisation

Suivi des remises particulires sur achats, des emballages consigns, comptabilisation

En fin de priode, dtermination des comptes achats frais et charges payer Rglement des factures fournisseurs

suivi des chances de rglement mise en paiement : tablissement des documents de paiement chques,

virements, traites envoi aux fournisseurs, enregistrement en comptabilit traitement des relances paiements fournisseurs

Suivi des comptes TVA rcuprer Gestion des comptes fournisseurs et suivi

dition des comptes et balances justification des soldes avec relevs fournisseurs suivi du fichier fournisseurs, mises jour



Classement et archivages des documents facturs Etablissement des statistiques fournisseurs Contrles a posteriori des achats sans commande Suivi des contrats particuliers

- Assurance : suivi chances, rglements, comptabilisation - contrats de location : suivi chances, rglements comptabilisation - autres :

Dbut du processus Le processus dbute lexpression dun besoin et rfrencement dun fournisseur.

Fin du processus Le processus prend fin aprs apurement du compte fournisseurs



3. Gestion administrative et comptable des ressources humaines

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les salaris sous langle administratif et comptable.


Dans les entreprises nayant pas de service personnel distinct tablissement des contrats de travail suivi et respect de la lgislation sociale et de la convention collective diffusion de la lgislation auprs des services utilisateurs et gestionnaires de

personnel obtention des lments fiables pour ltablissement des bulletins de paie tablissement des bulletins de paie tablissement des dclarations sociales et fiscales (mensuelles, trimestrielles

ou annuelles)

Dans toutes les entreprises suivi des lments provenant de lexternalisation de la paie gestion des paramtres dimputation comptable et des informations

provenant de la paie analyse et justification des comptes de la comptabilit gnrale lis au

personnel et rconciliation avec la comptabilit gnrale de la comptabilit externe

suivi et gestion du plan de formation des salaris suivi des subventions, aides et crdit dimpt lis la formation chiffrage et anticipation des volutions de la lgislation et des choix de

lentreprise (35 heures, intrim, CDD, heures supplmentaires, etc.) production et distribution dtat danalyse de paie, de ventilation des charges

et dtat danalyse ou de synthse aux personnes ayant le droit daccder ces informations

gestion des dossiers de litiges avec les salaris calcul ou vrification, et traitement comptable des provissions lies la

gestion du personnel (congs pays, gratifications, engagements de retraite, provision pour risques et litiges, etc.)

formalisation de la politique des frais professionnels et gestion de leur suivi

Dbut du processus Le processus dbute la mise en place des contrats de travail et la prise en compte des lments ncessaires la paie



Fin du processus Le processus prend fin lors du rglement de la dette ou de la crance entre le salari et lentreprise, et de la dette entre lentreprise et les divers organismes sociaux.



4. Gestion administrative et comptable des oprations de production

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion administrative et comptable des activits de production.


Affectation des charges et des produits en comptabilit analytique Traitement des mouvements internes comprenant les rpartitions, imputations des

prestations internes, incorporations

Calcul des cots prtablis Calcul des cots, dtermination des units duvre Calcul des cots de revient de la main-duvre directe Calcul des cots de la maintenance Suivi des cots de la sous-traitance Calcul des carts Traitement des travaux en cours Gestion des stocks matires premires, produits semi-finis, produits finis

traitement des flux entres et sorties valorisation du stock final inventaires physiques

Gestion des projets, des activits Rconciliation comptabilit analytique comptabilit gnrale

Dbut du processus Le processus dbute la saisie des flux internes dinformation en provenance des oprateurs des processus de production de biens ou de services et des flux externes en provenance de la comptabilit gnrale

Fin du processus Le processus prend fin la mise disposition des information de comptabilit analytique et de prvision de cots aux fins de production des budgets et tableaux de bord en vue de lanalyse des carts et de dcisions de gestion



5. Gestion administrative, comptable et financire des oprations dinvestissements

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion sous langle financier, administratif et comptable des investissements depuis ltude dopportunit jusqu la fin de vie de lacquisition.

Liste des principales activits Ce processus ne traitant que des activits spcifiques aux investissements, les activits administratives et comptables lies aux acquisitions ou la mise disposition de ceux-ci sont traites dans le processus oprationnel Achats.

Prise en compte des aspects rglementaires lis la dcision dinvestissement (scurit du travail, nuisances, environnement)

Etude de rentabilit de linvestissement (notion de retour dinvestissement) Aide au choix du fournisseur Recherche du mode de financement adapt Rfrencement (numrotation par exemple) de linvestissement pour le fichier

immobilisation

Participation la dfinition de la politique damortissement (dure de vie, date de mise en service)

Mise en uvre du mode damortissement retenu (linaire, dgressif) et calcul de lamortissement

Suivi physique du bien concern et gestion des inventaires physiques Recherche dune couverture adapte des risques inhrents aux investissements

(maintenance, assurance)

Gestion fiscale lie aux investissements (taxe professionnelle, taxe sur vhicules de socit, taxe lessieu)

Traitement des productions de lentreprise pour elle-mme (recensement des projets, suivi et dtermination de leurs cots

Traitement administratif et comptable des oprations de sortie du patrimoine et de fin de mise disposition disparition rebut cession

Dbut du processus Le processus dbute avec la dcision de la Direction Gnrale dinvestir.



Fin du processus Le processus prend fin la constatation comptable de la sortie du bien ou au terme de sa mise disposition



6. Gestion administrative et comptable des oprations de recherche et dveloppement

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion administrative et comptable des activits R & D et la recherche et gestion des aides linnovation.


Identification des activits de recherche et dveloppement Qualification des activits de recherche fondamentale, recherche applique,

dveloppement

Gestion comptable des informations en matire de recherche fondamentale, recherche applique, dveloppement

Identification de projets individualiss et dtermination du cot de ces projets Analyse du cot de la fonction recherche et dveloppement

charges par nature des activits de recherche et de dveloppement frais de recherche et de dveloppement ports en immobilisations

incorporelles dotations aux amortissements

Gestion comptable des aides financires Mesure des lments constitutifs dune aide fiscale ventuelle (crdit dimpt

recherche) et gestion de cette aide

Dbut du processus Le processus dbute lors de la saisie de linformation au niveau de dtail ncessaire pour la mesure des projets.

Fin du processus Le processus prend fin une fois que les rsultats dtaills par projet sont dtermins dans un systme analytique ou de centralisation comptable intgr.



7. Organisation / mthodes / systme dinformation de gestion

Finalit Ce processus a pour finalit la conception, la mise en place et la maintenance du systme dinformation de gestion de lentreprise ainsi que ladaptation de lorganisation de la fonction administrative, comptable et financire.


Conception et matrise de lvolution de larchitecture du systme dinformation comptable en liaison avec lvolution du systme dinformation de gestion de lentreprise

Etude de la meilleure intgration du systme dinformation comptable au systme dinformation de gestion de lentreprise, par le dveloppement dinterfaces ou la mise en place dapplications de gestion intgres

Elaboration des cahiers des charges, dossiers de spcifications des applications informatiques

Participation avec les informaticiens ltude et la slection des logiciels sous langle de ltude de leurs fonctionnalits

Participation aux dveloppements, linstallation, aux tests des nouvelles applications informatiques ou leurs modifications

Conception des contrles de bon fonctionnement des applications informatiques Conception des contrles internes des applications de gestion et des processus Conception des dispositifs de scurit daccs et dutilisation des applications

informatiques

Formation des utilisateurs lutilisation de loutil informatique Etude de lvolution de lorganisation de la fonction administrative comptable et

financire, en relation avec lvolution de lorganisation de lentreprise et du systme dinformation

Organisation des postes de travail et dfinition des modes opratoires en liaison avec lvolution des applications informatiques et de la doctrine comptable de lentreprise

Vielle technologique



Dbut du processus Le processus dbute par la prise en compte dune volution des processus amont et du systme dinformation de lentreprise.

Fin du processus Le processus prend fin lors de la mise en place de nouvelles applications informatiques ou des modifications et diffusion dune information adapte aux collaborateurs concerns. Mise en place, en parallle, dune organisation adapte.



8. Gestion des rfrentiels comptables et rgles de contrle interne

Finalit Ce processus a pour finalit la dfinition, la mise en place et le contrle de la bonne application des rfrentiels et procdures comptables ainsi que des rgles de contrle interne de lentreprise.


Dfinition et mise jour du plan de comptes Dfinition et mise jour du manuel des procdures (principes comptables,

procdures comptables, schma comptables)

Dfinition et mise jour du cadre de gestion interne (structure budgtaire, structure de reporting, unit comptable lmentaire de gestion)

Dtermination et mise jour des rgles de contrles internes Dtermination et mise jour des rgles de protection des donnes comptables

(identification des collaborateurs de lentreprise habilits effectuer et approuver des transactions financires et enregistrements comptables

Dtermination de la liste nominative des responsables de lanalyse de chaque groupe de comptes de la balance (comptes clients, comptes fournisseurs, comptes de trsorerie)

Dfinition et contrle de la mise jour des paramtres comptables dans les applications de gestion

Dfinition et mise jour des rgles de conservation et darchivage des documents usage de preuves des enregistrements comptables (responsabilit, dlais, lieu darchivage)

Surveillance du respect des normes et rfrentiels comptables au sein de lentreprise

Dfinition des rgles dallocation (pour les besoins de la comptabilit analytique) Activits dtude et de recherche de solution aux problmes spcifiques lis

lapplication des rgles comptables

Formation et information de lensemble des collaborateurs de la fonction comptable aux nouvelles dispositions de la rgle comptable



Dbut du processus Le processus dbute par la prise en compte dune volution dans lactivit de lentreprise ou dune volution externe de la doctrine, rglementation, lgislation qui ncessite une adaptation de la doctrine interne et des rfrentiels.

Fin du processus Le processus prend fin par la formalisation des instructions, diffusion interne et validation de la bonne application de la doctrine comptable de lentreprise et des normes.



9. Gestion des relations avec lexpert-comptable

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec lexpert-comptable auquel lentreprise fait appel pour des missions lgales de commissariat aux comptes, des prestations contractuelles dassistance, de conseil, de gestion dactivits externalises.

Liste des principales activits Cas de mission lgale de commissaire aux comptes lie aux comptes annuels

Etablissement du plan des interventions du commissaire aux comptes Prsentation des comptes et autres documents, au commissaire aux comptes Analyse et dialogue avec le commissaire aux comptes dans le cadre de

lorganisation et de lexcution de la mission

Cas de mission contractuelle de lexpert-comptable

Dfinition et contractualisation de la mission par ltablissement de la lettre de mission de Prsentation, dExamen, dAudit contractuel,

Prsentation des dossiers de lentreprise lexpert-comptable en charge de la mission

Analyse des recommandations et dialogue avec lexpert-comptable Ractualisation de la mission

Cas dautres missions dassistances contractuelles de lexpert-comptable (conseil fiscal et juridique, conseil en gestion prvisionnelle et financire, conseil en organisation, conseil en systme dinformation etc.)

Identification des besoins et prise de dcision de recours un expert-comptable Etablissement dun cahier des charges Recherche et slection dun intervenant extrieur Dfinition et contractualisation de la mission Analyse des recommandations et dialogue avec lexpert-comptable Mise en place et suivi de ralisation



Cas de gestion dactivits externalises

Etude pralable dun dossier et prise de dcision de recours un expert-comptable pour la gestion externalise dune ou plusieurs activits de la fonction administrative, comptable ou financire

Etablissement et prsentation du cahier des charges Analyse de la proposition initiale de lexpert-comptable prestataire Analyse et signature du contrat final client / fournisseur avec lexpert-comptable

dfinissant les rles respectifs et les engagements rciproques

Mise en place et suivi des transmissions dinformations entre lentreprise et lexpert-comptable

Contrle de la qualit des restitutions et animation dun comit de pilotage

Dbut du processus Le processus dbute pour les missions contractuelles, par lapparition dune situation nouvelle et en labsence de comptence interne suffisante pour la grer et, pour la mission lgale de commissaire, ds la ncessit de procder sa nomination

Fin du processus Le processus prend fin pour les missions contractuelles :

la rsolution du problme la satisfaction de lentreprise (appel conseil) ou la rception des restitutions issues des traitements externaliss, ltablissement de relations de confiance entre lentreprise et le conseil ou

prestataire qui permettent des actions rcurrentes damlioration continue.



10. Gestion des relations avec les conseils et prestataires externes

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des relations de lentreprise avec les intervenants extrieurs auxquels lentreprise fait appel pour des prestations dassistance ou de conseil. dans des dcisions de diffrentes natures (stratgique, juridique, fiscale, assurance, recrutement etc.) qui sont de la responsabilit de la direction gnrale.


Etude pralable dun dossier et prise de dcision de recours un prestataire extrieur

Etablissement dun cahier des charges Finalisation du besoin dun intervenant extrieur Analyse et signature dun contrat de prestation avec lintervenant extrieur Dialogue avec lintervenant durant la ralisation de la mission Evaluation et soumission des conclusions et recommandations de lintervenant aux

dcideurs de lentreprise

Mise en place et suivi des actions conscutives la mission.

Dbut du processus Le processus dbute lors de lapparition dune situation nouvelle correspondant un choix stratgique de lentreprise, de la responsabilit de la direction gnrale, et pour lequel lentreprise considre ne pas disposer des comptences ncessaires en interne.

Fin du processus Le processus prend fin la rsolution du problme et / ou la mise en place dun dispositif.



11. Comptabilit gnrale et gestion des arrts priodiques

Finalit Ce processus a pour finalit la centralisation des informations comptables en comptabilit gnrale selon les dlais et la frquence dtermins par lentreprise.


Etablissement et mise jour du planning des oprations darrts comptables priodiques

Etablissement des rgles de cut off Coordination des oprations travers lensemble des fonctions de lentreprise Mise jour des paramtres et des rfrentiels comptables dans lapplication

informatique de centralisation comptable

Prparation et enregistrement des critures diverses Gestion des ventilations (cl de rpartition) Gestion des critures de provisions et dabonnements Traitement et contrle des positions de change et conversions montaires (si

applicable)

Traitement et contrle des oprations de reclassification Contrles et corrections des anomalies dans le centralisateur comptable Traitement et contrle des comptes dattente et de liaison Validation de larrt et revue analytique Classement et archivage des lments (piste daudit)

Dbut du processus Le processus dbute la rception des donnes comptables informatiques des processus amont et rception des informations dvnements conomiques ou comptables traduire en critures comptables.

Fin du processus Le processus prend fin la mise disposition dans une base de donnes, des donnes comptables valides et organises selon le plan comptable de lentreprise.



12. Gestion administrative et comptable des oprations de trsorerie

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des flux financiers et loptimisation de la trsorerie de lentreprise.


Gestion de la trsorerie prvisionnelle : suivi des chanciers des encaissements et des paiements

Gestion et affectation des avoirs court terme Choix des placements pour les fonds disponibles Slection des outils de crdit adapts aux besoins de financement court terme Contrle de lapplication des conditions bancaires Couverture devises Contrle enregistrement des espces en caisse Rception et comptabilisation des encaissements Emission et comptabilisation des rglements (choix du mode de paiement) Comptabilisation des autres mouvements de trsorerie (prlvements, gestion de

trsorerie centralise)

Suivi des rgles de conversion des mouvements bancaires en FRF ou en EUR Vrification de lencaisse avec celle prsente par les tablissements financiers

Dbut du processus Le processus dbute la rception des informations relatives aux engagements de dpenses et aux prvisions de recettes.

Fin du processus Le processus prend fin aprs comptabilisation et contrle des oprations de trsorerie et transmission des lments ncessaires la construction du tableau de bord.



13. Conservation et protection des informations et documents

Finalit Ce processus a pour finalit la gestion des documents et informations usage de preuve conformment aux rgles et procdures dtermines par lentreprise.


Classement des documents Archivage des documents Conservation des informations informatises Recherche de documents classs ou archivs selon les besoins Destruction de documents et informations inutiles ou ges Coordination des oprations de classement et archivage au niveau de lentreprise

en interne ou en annexe

Dbut du processus Le processus dbute ds quun document t trait.

Fin du processus Le processus prend fin la destruction du document.



14. Production des budgets et contrles budgtaires

Finalits Ce processus a pour finalit la production priodique des informations prvisionnelles et danalyse des carts.

Principales activits

Etablissement et mise jour du planning des oprations budgtaires Dtermination ou mise jour du dcoupage de lentreprise en centres de

responsabilits

Coordination des oprations travers lensemble des fonctions de lentreprise Collecte, traitement et contrle des informations : dtermination des provisions,

abonnements et donnes divers, dtermination des positions de change prvisionnelles et analyse des consquences budgtaires

Revue analytique pour apprcier les cohrences des informations retenues et corriger les anomalies releves

Validation du budget au regard de la politique de lentreprise Production des documents de synthse prvisionnels Production des documents prvisionnels danalyse par centres de responsabilits Analyse des carts mensuels entre prvision et ralisation Propositions dactions correctives

Dbut du processus Le processus dbute selon le calendrier dcid, par la prise en compte des hypothses dfinies partir de la politique de lentreprise et par la rception des informations issues des arrts priodiques.

Fin du processus Le processus prend fin la mise disposition des documents aux diverses fonctions de lentreprise et aux dirigeants



15. Production des tableaux de bord

Finalits Ce processus a pour finalit la production priodique, lusage de la direction de lentreprise, doutils dinformation et daide la dcision prsentant de faon synthtique des informations chiffres rtrospectives souvent associes une rfrence (prvision, objectif, standard).


Collecte et vrification de linformation brute Retraitement, traitement, agrgation, calcul des indicateurs pertinents Analyse des carts, interprtation et mise en vidence des tendances Prsentation ( des fins de communication) Eventuellement

- assistance linterprtation - centralisation des actions prises - projections / ajustement des objectifs prvisionnels

Vrification de la pertinence des indicateurs

Dbut du processus Le processus dbute par la prise en compte des nouveaux besoins (choix des indicateurs et/ou prsentation) et par le recueil de linformation brute.

Fin du processus Le processus prend fin par la diffusion dune information de synthse assimilable et assimile par ses destinataires et ventuellement par la synthse des dcisions prises



16. Production des tats financiers

Finalits Ce processus a pour finalit la production priodique des tats financiers (bilan, compte de rsultat, tableau de financement, annexes).


Etablissement priodique du bilan et du compte de rsultats et des annexes Oprations de consolidation (ventuellement) Etablissement dun dossier document de rsultats et prsentation aux

commissaires aux comptes

Vrification et validation par les commissaires aux comptes Etablissement dune plaquette de prsentation des rsultats financiers Publication selon des procdures particulires pour les socits cotes

Dbut du processus Le processus dbute lissue de larrt comptable et selon le calendrier de production interne

Fin du processus Le processus prend fin aprs prsentation des tats financiers



17 Production des documents fiscaux

Finalits Ce processus a pour finalit dassurer, dans les dlais requis, les obligations dclaratives de lentreprise, en liaison avec lobjectif de recherche des solutions les plus avantageuses dans le respect des rgles juridiques et fiscales.


Production et contrle des dclarations fiscales de lentreprise, en particulier dclarations de rsultats dclarations de TVA et de DEB dclarations de taxe professionnelle dclarations de taxes parafiscales dclarations de taxes assises sur les salaires dclarations de dividendes sur prcompte

Dbut du processus Le processus dbute lissue de larrt comptable et selon le calendrier de

production des dclarations

Fin du processus Le processus prend fin aprs lenvoi des dclarations



Questionnaire daide au diagnostic Qualit de la fonction administrative,




Comit technique PME QUESTIONNAIRE DAIDE AU DIAGNOSTIC QUALITE

DE LA FONCTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE

NATURE ET CONTENU DES ACTIVITES COUVERTES PAR LA FACF ?

(Avez-vous une vision claire de votre FACF...?)

1. Parmi les activits suivantes, lesquelles considrez-vous appartenir la FACF ? Oui Non

- gestion administrative & comptable des oprations de ventes qui ........................................................................................................................... - gestion administrative & comptable des oprations des achats qui ........................................................................................................................... - gestion administrative & comptable des ressources humaines qui ........................................................................................................................... - gestion administrative & comptable des oprations de production qui ........................................................................................................................... - gestion administrative & comptable des oprations dinvestissement qui ........................................................................................................................... - gestion administrative & comptable des oprations de R & D qui ........................................................................................................................... - gestion administrative & comptable des oprations de trsorerie qui ........................................................................................................................... - gestion des rfrentiels comptables & rgles de contrle interne qui ........................................................................................................................... - organisation / mthodes / systme dinformation comptable qui ...........................................................................................................................



- comptabilit gnrale & gestion des arrts priodiques qui ........................................................................................................................... - conservation & protection des informations et documents qui ........................................................................................................................... - gestion des relations avec les experts-comptables qui ........................................................................................................................... - gestion juridique & fiscale et des relations avec les prestataires externes qui ........................................................................................................................... - production des tableaux de bord qui ........................................................................................................................... - production des tats financiers qui ........................................................................................................................... - production des documents fiscaux qui ........................................................................................................................... - production des budgets et analyse des carts qui ...........................................................................................................................

POSITIONNEMENT DE LA FACF

(Votre organisation est elle bien dfinie ...?)

2. Y a-t-il un responsable qui coordonne lensemble des activits la FACF ? 3. Quel est le rattachement de ce responsable ? ................................................................ 4. Les missions du ou des responsables des activits de la FACF sont-elles formalises ?

PERENNITE DE LORGANISATION

(Votre organisation est fragile car dpendant de quelques individualits ou non ?)

5. Les activits ci-dessus et modes opratoires sont ils formaliss ? 6. Y a-t-il des activits ci-dessus qui seraient bloques en labsence du titulaire ?



Lesquelles .................................................................................................................

GESTION DU PERSONNEL

(Votre style de management encourage t il limplication des employs pour lamlioration ?)

7. Y a-t-il une procdure effective dentretien annuel ? 8. Y a-t-il un plan de formation pour lensemble du personnel ? 9. Y a-t-il des runions dinformation ou de dialogue priodiques des cellules de travail ?

PERTINENCE, ADEQUATION DE LINFORMATION AUX BESOINS

(Etes-vous satisfait de...?)

10. Les informations qui vous sont produites par les services vous sont :

trs moyen peu utiles

11. Lorsque vous demandez une information, celle ci est disponible :

souvent quelques fois jamais



PERIODICITE / DELAI DE PRODUCTION DES RESULTATS

(Disposez-vous rapidement des informations de gestion ?)

12. Quelle est la priodicit de production des rsultats comptables :

Mois 3 mois 6 mois an

13. Quel dlai est-il ncessaire pour disposer des rsultats ?

5 10 15 20 30 + 30 jours

CONFORMITE A REGLEMENTATION FISCALE ET SOCIALE

(Etes-vous confront des litiges ?)

14. Avez-vous eu des redressements fiscaux et sociaux dus des dysfonctionnements ?

QUALITE DU SYSTEME DINFORMATION

(le SI est-il performant et sous contrle de la FACF ?)

15. Les activits cls de la FACF sont-elles informatises (facturation, stock, production...) ? 16. Les applications de gestion sont-elles interfaces avec le systme comptable ? 17. Le paramtrage des applications est-il fait par les utilisateurs de la FACF ? 18. Les utilisateurs / encadrement de la FACF ont-ils rdig le cahier des charges ? 19. Existe-il un manuel utilisateur jour, dcrivant la ou les applications ? 20. Etes-vous satisfait des dlais de ralisation des adaptations du SI ?

SECURITE / CONTROLES INTERNES

(Avez-vous mis en place des contrles internes efficaces ?)



21. Avez-vous constat des dysfonctionnements en matire de contrle interne 22. Pensez-vous que la FACF veille la sparation des tches dans des activits sensibles ? Lesquelles ................................................................................................................. 23. Disposez-vous dune procdure teste de reprise des activits aprs sinistre ? 24. Les pices comptables sont-elles conserves et archives en scurit conformment

rglementation ? 25. Livrez-vous des clients qui ont un arrir de paiement ? 26. Est-ce que vos services procdent tous les mois une analyse / justification des comptes

bilan ? 27. Avez-vous des cas de double paiement des fournisseurs ? 28. Les rapprochements bancaires sont-ils approuvs par un responsable ?

CAPACITE DE CREATIVITE DE LA FACF

(La FACF est elle une force de proposition ?)

29. Pouvez-vous citer des exemples o la FACF a mis en place une ide innovante pour la gestion ?

Citez les exemples .....................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

CAPACITE DALERTE ET DE TRAITEMENT DES INCIDENTS

(Votre dispositif permet-il de dtecter et traiter les incidents ?)

30. Avez-vous eu des cas de dysfonctionnements importants dans la FACF dcouverts avec retard ?

Citez les exemples .....................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

31. La FACF dispose-t-elle dindicateurs de mesure de qualit des informations reues ? 32. Le responsable de la FACF dirige-t-il un comit qualit ?

CAPACITE DOPTIMISATION DES RESSOURCES FINANCIERES



33. Considrez-vous que votre FACF fasse gagner de largent lentreprise ?

COUTS DE LA FONCTION

34. Connaissez-vous le ratio des effectifs administratifs / comptables sur total effectif ? Quel est-il ? ............................................................................................................... 35. Connaissez-vous le ratio cot de la FACF / Chiffre daffaires ? Quel est-il ? ............................................................................................................... 36. Comment pensez-vous vous situer par rapport vos concurrents

meilleur quivalent plus mauvais



Tableau de synthse

Questions Rubriques Nombre de

rponses

Nombre de

rponses +

Nombre de

rponses -

Satisfaction client

10-11 Pertinence adquation informations

2

12-13 Priodicit, dlai de production rsultats

2

29 Capacit de crativit de la FACF

1

33 Capacit doptimisation ressources fin

1

Matrise processus

15 20 Qualit du systme dinformation

6

21 28 Scurit contrle internes 8

14 Conformit rglementation fiscale

1

30 32 Capacit dalerte, traitement incidents

3

Management

1 Connaissance activits FACF 17

2 4 Position de la FACF 2

5 - 6 Prennit des organisations 2

7 9 Gestion de personnel 3

Cots

34 36 Cots de la FACF 3

Total 51

Nota :

Le positionnement favorable ou dfavorable (+ ou -) des rponses aux questions 10, 11, 12, 13 et 36 devra tre fait en tenant compte du contexte de lentreprise



GUIDE METHODOLOGIE DE DEMARCHE QUALITE



Pralables la dmarche qualit La cration et le maintien de la qualit dans un organisme dpendent dune approche systmatique de la gestion de la qualit ayant pour but de garantir que les besoins du client sont compris et satisfaits. Lapplication russie de la gestion de la qualit un service offre dimportantes potentialits damlioration : la ralisation du service et la satisfaction du client, la productivit, lefficacit et la rduction des cots (introduction de la norme ISO 9004).

Le Responsable Administratif, Comptable et Financier dsireux dengager une dmarche qualit au sein de la FACF, pour en retirer les avantages rappels ci-dessus, devra viser la mise en place et le fonctionnement efficace, au bnfice des utilisateurs, des divers processus couverts par la fonction administrative, comptable et financire. Le chapitre prcdant de ce document qui propose un dcoupage de la FACF en 17 processus dtermins de faon consensuelle par un groupe de professionnels, est destin servir de base de travail.

Sans prtendre prsenter une mthodologie complte de la dmarche qualit qui demanderait un dveloppement important et qui requiert une expertise particulire pour tre mise en uvre, il apparat utile de prciser les choix initiaux quil convient de faire.

Pourquoi mettre en uvre un systme de management par la qualit ? Un responsable de fonction administrative, comptable et financire peut tre amen se proccuper de la qualit dans le cadre dun projet qualit labor lchelle de lentreprise auquel la FACF veut participer et sintgrer. Ce responsable peut galement entreprendre une dmarche qualit propre la fonction administrative, comptable et financire, indpendamment de tout projet dentreprise.

La Fonction administrative, comptable et financire, en tant que prestataire de service , sinscrit tout fait dans la liste des activits dentreprise concernes par le management par la qualit. En effet, dans cette fonction comme dans dautres, la qualit doit, avant tout, tre perue comme la recherche de la satisfaction des clients qui se concrtise par la qualit du service rendu.

Au del de cette ambition gnrale et de faon plus pragmatique, il est important que le responsable dentreprise ou son conseil nonce clairement ce qui est attendu en retour dun investissement en temps et en argent, dans ce domaine. Les retombes positives dun systme de management de la qualit peuvent couvrir plusieurs aspects. Il revient lentreprise de prciser celui ou ceux quelle souhaite privilgier selon la nature des problmes rencontrs :

matrise des processus rduction des dysfonctionnements clarification des responsabilits des acteurs cration de la documentation remise en cause et simplification des modes opratoires



rduction du cots de la fonction valorisation de la fonction en interne et en externe volont dintgrer les activits administratives, comptables et financires

dans la dmarche qualit du reste de lentreprise.

Quels processus mettre sous assurance qualit ? La FACF regroupe plusieurs processus, que ce soit les 17 processus proposs dans ce document ou une autre cartographie tablit par lentreprise. La dmarche qualit peut couvrir lensemble ou une slection seulement de ceux ci. Le choix peut tre guid par les considrations suivantes :

rceptivit plus ou moins grande des acteurs la dmarche qualit, existence dun dbut de mise sous contrle du processus (existence

dindicateurs, dune documentation), priorit donne la satisfaction des clients externes (administration des

ventes ), priorit pour lamlioration de la qualit dun processus crucial dont les

dysfonctionnement sont graves.

Quel niveau viser par la dmarche qualit ? La dmarche qualit peut tre progressive et sadapter aux ambitions et objectifs de chacun. Trois niveaux peuvent tre envisags entre lesquels choisir :

Le niveau mise sous assurance qualit dun ou des processus

Lobjectif est la mise en place dun dispositif qui assure la qualit des diffrentes prestations de la fonction. Limage dune socit peut tre ternie aussi bien par la livraison dun produit dfectueux que par une facture errone, illisible, tardive, comportant une rfrence client incorrecte

Les processus de la FACF se situent gnralement en aval des autres processus de lentreprise. Ils subissent de ce fait les consquences de tous les dysfonctionnements de lamont ce qui milite pou une claire dfinition des responsabilits, sous forme de contrats de service, entre les entits qui grent les vnements et celles qui en assurent la traduction administrative ou comptable.

Ces processus sont souvent complexes, intgrs et dpendant des applications informatiques, ce qu ncessite une documentation sur les modes opratoires, les rgles de traduction comptable etc.



Ces processus prsentent des dysfonctionnements qui sont souvent traits ponctuellement. Dans le feu de laction, il est rare que les acteurs prennent le temps de noter scrupuleusement les incidents informatiques ou de procdures. Ainsi, les mmes causes produiront de nouveau les mmes effets plus tard. Do la ncessit de mettre en place une boucle qualit de type PDCA (Plan, Do, Check, Act) consistant lister ces dysfonctionnements, dfinir des mesures prventives, les mettre en uvre et vrifier leurs effets.

Le niveau certification

La mise sous assurance qualit dun ou des processus de la fonction peut aller jusqu' obtenir une attestation par un tiers extrieur de la bonne matrise de ceux ci, cest la certification ISO 9000 qui sera dabord un challenge pour le management et les acteurs de la fonction puis une reconnaissance de rigueur aux yeux des autres entits de lentreprise.

A ce niveau, il convient alors de dcider du choix de la norme. A ce jour, le choix doit porter sur lune des trois normes ISO existant : 9003, 9002, 9001, sachant que la dmarche peut tre progressive et qu e la dernire est plus exigeante que les deux premires.

La certification attribue par les auditeurs qualifis est valable pour une dure limite dans le temps. Le dispositif devra donc tre maintenu afin que la FACF obtienne le renouvellement de la certification.

Le niveau management par la qualit totale

Le management par la qualit totale va au del de la seule matrise des processus. Il prend en compte des aspects complmentaires.

Lcoute de la clientle ou de lutilisateur, au quotidien mais aussi ds la conception de nouveaux services, la mesure de sa satisfaction, lobservation des bonnes pratiques chez les autres.

Lcoute du personnel, sa mobilisation pour mettre en place de solutions innovantes et la rcompense pour les rsultats obtenus.

Lengagement de la direction pour une stratgie qualit, matrialise, au del du discours, par des objectifs prcis et mesurables.

Une fois ces choix initiaux raliss, les tapes de la mise sous assurance qualit dun ou plusieurs processus peuvent tre droules.



La dmarche de mise sous assurance qualit dun ou plusieurs processus

de la Fonction administrative, comptable et financire

Guide mthodologique

Niveau : Mise sous assurance qualit

1. Lancement du projet qualit Affirmation de lengagement de la Direction Gnrale ou du responsable de la

fonction en matire de qualit Dsignation dun animateur qualit et constitution dun groupe de travail Action de sensibilisation de tous les acteurs du processus et formation des

membres du groupe de travail aux concepts de la qualit Communication lintrieur et lextrieur de la fonction sur les intentions du

projet qualit

2. Analyse du ou des processus Identification du processus choisi ou, dans le cas dun projet couvrant

lensemble de la FACF, dcoupage de celle ci en plusieurs processus (voir les 17 processus proposs),

Identification des clients, de leurs attentes, de leur vision de la qualit de chaque processus et de leurs dysfonctionnements,

Identification des fournisseurs internes ou externes de chaque processus et premiers diagnostics sur la qualit de leurs prestations, sur le niveau de contractualisation des relations, sur les attentes de la FACF leur gard,

Description du ou des processus (remploi possible de la documentation existante),

Contractualisation des relations avec les fournisseurs, choix avec ceux-ci dindicateurs qualit,

3. Mise en place du systme de management par la qualit Dsignation du responsable de chaque processus Mise en place dun tableau de bord qualit, choix dindicateurs internes de

qualit et de performance, relatifs aux modes opratoires de chaque processus

Identification des dysfonctionnements de chaque processus (audit, auto-diagnostic )

Etablissement de plan dactions correctifs et prventifs Suivi de la correction des dysfonctionnements Etablissement dun plan daudit qualit Cration dun Comit Qualit et fixation de la priodicit des revues qualit



Niveau : Certification

4. Activits relatives la certification (cas du chois de la certification) Choix de lorganisme certificateur Etablissement du planning dintervention des auditeurs Mise au point de lensemble de la documentation du manuel qualit

prsenter aux auditeurs Ralisation daudits blanc Ralisation de laudit de certification

5. Activits relatives la maintenance de la certification Un certificat ISO est dlivr pour une dure de trois ans, avec, chaque anne

un audit de lorganisme certificateur pour vrifier la conformit des procdures dassurance qualit la documentation existante.



Publications de lOQC

Comment raliser le diagnostic qualit dun service comptable Rsultats de lenqute benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997)

:

La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable du secteur Industrie et

Service :

La fonction comptable dans les tablissements de crdit (1999) : Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable des tablissements de crdit

(1999) :

Processus Consolidation- tude benchmarking (1998) : Processus Achats fournisseurs - tude benchmarking (1998) : Rapport de synthse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques concernant le

processus Achats fournisseurs. 150

La fonction comptable dans les socits dassurance Dmarche qualit et Fonction administrative, comptable et financire de la PME Relations DAF / Expert-comptable : Enqute qualit auprs des dirigeants de PME Guide de lecture des normes ISO 9000 lusage de la Fonction comptable : Fonction comptable : lvaluation de la qualit Assises 2000 Vers une conomie globale en rseau (dossier complet) Assises 2000 Atelier 1 : la cration de valeur une mode phmre ou une culture dentreprise Assises 2000 Atelier 2 : dmarche de progrs et management par la qualit Assises 2000 Atelier 3 : Responsables comptables, qui tes vous ? o allez vous ? Assises 2000 Atelier 4 : Le benchmarking de la fonction comptable Assises 2000 Atelier 5 : externalisation et services partags Assises 2000 Atelier 6 : Impact des nouvelles technologies

Dtail des publications de lOQC sur le site :

www.qualite-comptable.com



Secrtariat gnral

153 rue de Courcelles 75817 Paris Cedex 17

Tel. : 01 44 15 60 66 Fax : 01 44 15 90 05

E-mail : [email protected]

Site Internet : www.qualite-comptable.com

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