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E. CLOTURE DU PROJET E. CLOTURE DU PROJET ET DU PRETET DU PRET

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Quelles sont les actions appropriées qu’il faut prendre au fur et à mesure que l’on s’approche de la clôture du projet?

Comment réaliser des actions durables dans le cadre du projet?

Différence entre la date d’achèvement du projet et la date de clôture du prêt.

A qui incombe la rédaction du rapport d’achèvement du projet et pourquoi est-il si important pour le pays et le FIDA dans la chaîne d’apprentissage?

Clôture du projet et du prêt

Objectifs

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Progressivement, dans la période restante (1 à 2 année), l’UCP et le CPM doivent s’assurer que le projet:

• réduit ses activités;

• met en place et renforce les institutions/organisations chargées d’assurer la durabilité afin qu’elles puissent correctement poursuivre les activités du projet;

• suit/évalue régulièrement les structures chargées d’assurer la durabilité;

• arrête les activités sur le terrain financées par le FIDA à la date d’achèvement du projet;

• se désengage complètement avant la date d’achèvement du projet.

Clôture du projet et du prêt

Stratégie de sortie et durabilité

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• Conclure l’exécution de tous les contrats de services devant être financés par le FIDA avant la date de clôture du projet.

Revoir le PPM, et le tableau d’exécution physique & financière des contrats;

Proposer des solutions pour l’exécution complète des travaux; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés à temps.

• Revoir l’inventaire des immobilisations.

Liste des biens spécifiant le type, la date & la valeur d’achat, la valeur résiduelle, la cession ou la destination recommandée.

• Conservation des fichiers et des documents pendant 10 ans dans le pays, et 5 ans au FIDA.

Sécuriser les documents : sous clé! Créer une base de données pour le rapport d’achèvement, les

leçons tirées, les évaluations et autres utilisations futures.

Clôture du projet et du prêt

Clôture des activités administratives, financières & comptables (1)

555

Fin de contrat de la majorité du personnel à la date d’achèvement

Revoir la liste de service du personnel et noter les dates provisoires de fin de contrat;

Calculer les indemnités du personnel; Vérifier la disponibilité du Prêt/don et des ressources

nationales.

Postes généralement maintenus jusqu’à la clôture du Prêt

Directeur (trice) du projet; RAF/Comptable; Chargé (e) du S&E; Le (la) secrétaire; Les chauffeurs et gardiens, au besoin.

Clôture du projet et du prêt

Clôture des activités administratives, financières & comptables (2)

666

• 1 an avant la date d’achèvement du projet: Le CPM informe le projet de l’imminence de la date

d’achèvement et lui rappelle les conditions nécessaires à l’achèvement

• 6 mois avant la date d’achèvement du projet : Démarrer le recouvrement du dépôt initial au CS; Déterminer le taux de recouvrement; Toutes les activités doivent être achevées avant la date

d’achèvement.

• A la date d’achèvement du projet et après: Assurer le suivi des paiements des contrats – déterminer

l’éligibilité.

Clôture du projet et du prêt

Clôture (1)

777

• Entre la date d’achèvement du projet et la date de clôture du Prêt: Le projet doit envoyer une lettre au CPM pour expliquer le

plan d’action et les dépenses projetées; Assurer le suivi des paiements des contrats – seuls ceux

achevés avant la date d’achèvement sont éligibles; Seules les dépenses liées à la clôture sont éligibles.

Clôture du projet et du prêt

Clôture (2)

888

• Si le gouvernement sollicite une prorogation pour soumettre des demandes de retrait pour des dépenses éligibles, il doit prendre contact avec le CPM qui pourrait lui octroyer une période de grâce.

• Le CPM demande à l’unité chargée des prêts et des dons de laisser le compte du prêt ouvert afin de payer les demandes de retrait en retard.

Clôture du projet et du prêt

Clôture (3)

999

• Biens livrés; travaux de génie civil achevés; services rendus; à la date d’achèvement du projet ou avant celle-ci

• Dépenses relatives à la clôture Salaires et indemnités du

personnel-clé du projet; Frais de fonctionnement; Frais du rapport d’achèvement

du projet; Frais du rapport d’audit final.

Clôture du projet et du prêt

Conditions d’éligibilité des dépenses

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• Pour s’assurer que tous les biens sont livrés, les travaux achevés et les services rendus avant la date d’achèvement:

Revoir et suivre le plan de passation des marchés final et les rapports d’activités durant la dernière année du projet;

Prendre des mesures pour faciliter l’achèvement de l’exécution physique des contrats;

Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date d’achèvement.

• S’assurer que seuls les contrats exécutés avant la date d’achèvement du projet sont payés;

• S’assurer que les dossiers d’achat sont au complet et obtenir les documents manquants auprès du projet

• Etablir un rapport au sujet des leçons tirées et faire des recommandations pour de futurs projets.

Clôture du projet et du prêt

La passation des marchés en période de clôture du projet

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Quand la justification de l’avance/montant autorisé effectué(e) au profit du compte spécial se fait-elle?

• 6 mois avant la date d’achèvement du projet; ou

• Quand le solde non décaissé du prêt équivaut au double du montant autorisé (en DTS)

Le premier des deux prévalant.

Procédure de recouvrement Justificatif de l’avance au

Compte spécialPlan de recouvrement

Recouvrement/Réapprovisionnement

Chaque DRF traitée commejustification partielle ou totale

Procédure de recouvrementChaque DRF traitée comme

Justification totale

Recouvrement Procédure IV Remboursement

Clôture du projet et du prêt

Le recouvrement du compte spécial (1)

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Recouvrement/JustificationQuand le point critique est atteint– en vue de la fin de la mise en œuvre du projet: Chaque demande de réapprovisionnement est traitée en tant que:

• Réapprovisionnement partiel au compte spécial

• Recouvrement partiel du dépôt initial

• Le même procédé est suivi jusqu’à ce que le dépôt initial soit justifié dans sa totalité.

Clôture du projet et du prêt

Le recouvrement du compte spécial (2)

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Recouvrement: Quelle justification?

Chaque demande de retrait traitée/approuvée en tant que justification, partiellement ou en totalité:

• Ne constitue pas un décaissement à partir du compte de don• Est utilisée seulement comme justification• Est convertie en DTS au taux en vigueur à la date valeur du

paiement du versement initial (taux historique)

Clôture du projet et du prêt

Le recouvrement du compte spécial (3)

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Tout montant du versement initial qui reste injustifié à la date de clôture du prêt, doit être remboursé au FIDA dans la monnaie utilisée par le FIDA pour les besoins du retrait à partir du compte du prêt.

Le remboursement devant être effectué au profit du FIDA représente la portion injustifiée du versement initial – non pas le solde à la banque où est logé le compte spécial.

Clôture du projet et du prêt

Le recouvrement du compte spécial (4)

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Conditions:

• Le dépôt initial du compte spécial est recouvré/justifié dans sa totalité;

• La dernière DRF est confirmée par l’UCP au FIDA;

• Le projet doit s’assurer que toutes les dépenses éligibles ont fait l’objet d’une demande de règlement;

• Le rapport de l’audit final est soumis;

• Le rapport d’achèvement du projet est finalisé et soumis.

Le solde du Prêt non décaissé est annulé par le FIDA.

Clôture du projet et du prêt

Clôture du compte de prêt

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• Le rapport d’achèvement commence « dès le début du projet » et se fonde sur: l’information ou l’étude de base (enquête de référence), l’information et l’analyse du S&E durant toute la durée du projet, les indicateurs SYGRI.

• Important: quel est l’IMPACT sur la vie des populations rurales pauvres?

• Le gouvernement doit soumettre le rapport d’achèvement du projet avant la date de clôture du prêt. S’y préparer lors de la dernière mission de supervision du FIDA.

• Après la mission de supervision finale et la revue du rapport d’achèvement, l’information est utilisée dans le cadre de la gestion des savoirs du FIDA en tant que leçons et bonnes pratiques pour servir dans la formulation de projets similaires.

La chaîne d’apprentissage

Clôture du projet et du prêt

Rapport d’achèvement du projet

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• Objet: Impact des composantes exécutées avec comme référence les indicateurs-clé;

• Evaluation lors de la mise en œuvre: Fait partie des rapports réguliers à soumettre;

• Evaluation à la clôture: Tous les projets doivent se soumettre à une évaluation de clôture effectuée par le Bureau d’Evaluation du FIDA (jusque 10 ans après la clôture);

• Quelques indicateurs à évaluer: Le « programmé » versus l’«achevé » L’impact socioéconomique La durabilité La performance du ciblage – ex: pauvreté, genre Les mesures de sauvegarde – ex: environnementales L’efficacité du S&E Les recommandations et les leçons tirées

Clôture du projet et du prêt

Evaluation

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« En cas de doutes… se rappeler le visage de l’homme le plus pauvre et le plus faible que vous ayez vu et posez-vous la question de savoir si ce que vous envisagez de faire lui sera utile? Qu’y gagnerait-il? Cela lui permettrait-il de reprendre sa vie et son destin en main?... Ainsi, vous verrez vos doutes disparaitre.»

Mahatma Gandhi

Mise en oeuvre du projet