Guide utilisateur KRISTINA V7.20

10 ETATS COMPTABLES

Ce chapitre vous aidera à :

➢ Editer des documents comptables (journaux, balances, … ). ➢ Consulter des écritures (filtre, recherche, édition). ➢ Effectuer des tâches comptables particulières (rapprochement bancaire, calcul des pointes,

Lettrage...).

Table des matières 10 ETATS COMPTABLES .............................................................................................. 1

10.1 Editions Comptables .............................................................................................. 2 Impression de la balance consolidée ............................................................................... 5

10.2 Rapprochement Bancaire ........................................................................................ 6 10.3 Consultation des Ecritures ..................................................................................... 13 10.4 La Pointe De Garantie ......................................................................................... 16 10.5 La Pointe Bancaire .............................................................................................. 16 10.6 Lettrage............................................................................................................. 16 10.6.1 Premier lettrage ............................................................................................ 16 10.6.2 Interface ..................................................................................................... 17 10.6.3 Les critères ................................................................................................. 17 10.6.4 Les traitements ............................................................................................ 17

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10.1 EDITIONS COMPTABLES Cette fonctionnalité regroupe : 1. Les états comptables stricto sensu : ceux exigés par votre expert comptable, et, de plus en plus, par les

contrôleurs des organismes professionnels. 2. Les états syndic : éditions plus adaptées aux contrôles internes tels que les pratiques la plupart des cabinets. 3. Les situations : éditions relatives au(x) compte(s) bancaire(s). Lorsque vous ouvrez le module « Etats comptables », l’écran suivant s’affiche :

Editions comptables : une méthode utile Les différents états comptables dans KRISTINA utilisent la même fenêtre d’impression, avec des paramètres spécifiques à l’état demandé. Les documents archivés sont également accessibles depuis ce module. Cliquez sur l’édition souhaitée, l’écran suivant s’affiche :

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Copropriété : indiquer le N° de la copropriété ou cliquez sur Autres critères : renseigner les autres critères souhaités qui peuvent être différents selon l’édition demandée

En cliquant sur le , la fenêtre suivante s’affiche :

Sélectionnez la ou les copropriétés et valider la présélection.

Cliquez sur pour obtenir l’état.

✓ Liste des copropriétés :

Cette liste contient toutes les copropriétés lors de l'activation de la fenêtre. Puis, si des paramètres de sélection des copropriétés ont été saisis, la liste contient seulement les copropriétés qui correspondent aux critères de sélection. Les copropriétés contenues dans cette liste doivent être sélectionnées soit une par une en les

sélectionnant dans la liste ou soit en cliquant sur .

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✓ Paramètres de sélection des copropriétés :

Fréquence d'appel : sélectionner la fréquence d'appel concernée pour les copropriétés qui doivent être traitées Exercice du/au : indiquer l'exercice dans lequel les copropriétés doivent être sélectionnées Appel du/au : indiquer dans quelle période doivent être prévus les appels de provisions Copropriété gérée par le syndic : activer si le traitement doit s’effectuer sur les copropriétés gérées par le syndic. Responsable : sélectionner le code du responsable dont vous souhaitez traiter les copropriétés Cliquez sur valider la présélection pour que les paramètres soient pris en compte, la liste des copropriétés concernées par les critères s'affiche dans la zone ‘Liste des copropriétés’

Cas particulier : éditions aux copropriétaires

✓ Ces éditions sont les ‘Historiques copropriétaires’ et ‘l’extrait de compte’. Elles peuvent inclure les écritures de clôtures intermédiaires afin de mieux contrôler la liste nominative lors de l’impression des annexes depuis le module « Régularisation des charges », en cochant la zone :

. ✓ La fenêtre de ces éditions comporte une zone pour permettre la saisie du début du nom du copropriétaire souhaité et rechercher ensuite dans la liste alphabétique. Cette fenêtre se présente ainsi :

En cliquant sur , la fenêtre de recherche par nom s’affiche :

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Consolidation copropriétés Le paramétrage des comptes de la consolidation copropriétés est accessible depuis le Menu - Paramètres – Comptabilité - Balance consolidée. Au niveau du paramétrage de la balance consolidée, on met ces deux informations en évidence :

• Au niveau des comptes des appels

• Au niveau des journaux d’appels

Impression de la balance consolidée

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10.2 RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Ce module permet :

- de choisir la méthode de rapprochement :

• rapprochement manuel (méthode de base dans le logiciel).

• rapprochement automatique ou multi comptes à partir d’un fichier fourni par votre banque (contacter votre commercial KRIER pour disposer de cette fonctionnalité).

- de faire un rapprochement à plusieurs utilisateurs en simultané :

• 1 utilisateur par compte à la fois.

- de revenir ultérieurement sur un rapprochement non finalisé :

• un seul rapprochement en cours par compte peut être géré. Cette fonctionnalité regroupe : 1. l’affichage des lignes non pointées 2. le pointage des écritures de banque en comptabilité 3. l’impression des écritures rapprochées et de l’état de rapprochement 4. la validation des écritures rapprochées Cliquez sur le module rapprochement bancaire, l’écran suivant s’affiche :

Sélection du rapprochement Si le module détecte qu’un rapprochement est actuellement en cours, la fenêtre suivante s’affiche vous permettant de choisir le traitement :

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Rapprochement par compte en cours: sélectionner le rapprochement du compte à traiter.

Rapprochement multi-comptes en cours permet de continuer le rapprochement multi-comptes

permet de commencer un nouveau rapprochement sur un autre compte Il n’est pas possible de créer une nouvelle session de rapprochement sur un compte déjà en cours de pointage.

S’il n’y a pas de rapprochement bancaire en cours, cliquez sur , la fenêtre suivante s’affiche :

Sélectionner le fichier bancaire de rapprochement Préfixe du nom du fichier définitif : indiquer le préfixe à utiliser pour la normalisation du fichier Fichier à remettre en forme : sélectionner le fichier à normaliser transmis par la banque Relevé bancaire : sélectionner le fichier à traiter Contacter votre commercial KRIER pour disposer de cette fonctionnalité. Compte banque : sélectionner le compte de trésorerie (tous les comptes de classe 5) à rapprocher. Nom : nom du compte banque. RIB : informations du RIB du compte banque. Période du : indiquer la date de début du rapprochement bancaire figurant sur l’extrait de compte banque. Après la validation du premier rapprochement, cette date apparaît automatiquement au lendemain de la date de fin de relevé du rapprochement précédent, elle n’est plus modifiable pour les prochains rapprochements. Au : indiquer la date de fin du rapprochement bancaire figurant sur l’extrait de compte banque.

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Solde initial : indiquer le solde du compte banque à la date de début du rapprochement bancaire. Après la validation du premier rapprochement, le montant est automatiquement repris par le logiciel et correspond au solde de fin de l’extrait de compte précédent. Ce montant n’est alors plus modifiable. Final : indiquer le solde de fin du rapprochement bancaire figurant sur l’extrait de compte banque. Saisir ce solde en négatif si le solde sur ce relevé de banque est débiteur (la copropriété doit de l’argent à la banque). Référence pointage : indiquer une référence qui permet de réimprimer les écritures pointées de chaque rapprochement. Par défaut, le logiciel propose la date de fin de période mais il est possible de saisir une autre référence pour chaque rapprochement.

Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer la présélection ou sur la croix en haut à droite pour l’annuler.

KRISTINA recherche alors toutes les écritures comptables du compte de trésorerie choisi et les affiche à l’écran : il affiche toutes les écritures non rapprochées du rapprochement précédent plus les écritures de la période. Si vous avez le module « Rapprochement bancaire automatique » et avez sélectionné un fichier dans la zone ‘Relevé bancaire’ alors l’onglet « Rapprochement automatique » est activé.

Pointage du rapprochement Quelques astuces :

✓ Un clic sur la tête d’une colonne active un tri croissant sur le contenu de la colonne. ✓ Possibilité d’effectuer une recherche sur une pièce ou un montant. ✓ Possibilité d’effectuer une recherche en fonction du sens de l’écriture. ✓ Possibilité d’effectuer un filtre sur le compte de banque en fonction du sens de l’écriture.

✓ Sélectionner toutes les lignes de l’écran en cliquant sur . ✓ Possibilité d’effectuer un filtre sur les écritures pour ne faire apparaître à l’écran que les écritures au

débit ou que les écritures au crédit ou toutes les écritures ✓ Possibilité de consulter l’état du rapprochement qui se met à jour en fonction du pointage :

Rélévé du/au : reprend la période de présélection du rapprochement. Référence pointage : reprend la référence de pointage renseignée. Solde début de relevé : reprend le solde initial du relevé Total pointé : indique le total des écritures pointées Solde pointé : correspond à la somme du ‘Solde début de relevé’ et du ‘Total pointé’. Solde fin de relevé : correspond au solde auquel on doit arriver. Différence : correspond à la différence entre le ‘Solde fin de relevé’ et le ‘Solde pointé’.

Cette différence doit être à 0 en fin de rapprochement de façon à pouvoir le valider.

Rapprochement manuel

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Sélectionner toutes les écritures qui se trouvent sur votre extrait de compte banque de façon à ce qu’elles soient cochées. Le pointage peut être modifié d’une séance à une autre, sous condition que le rapprochement ait été enregistré. Après la validation du rapprochement, la modification du pointage n’est plus accessible.

Rapprochement automatique

L’écran se décompose en deux parties. A gauche les écritures du compte banque sélectionné nommé ‘COMPTE’ et à droite les écritures du relevé fourni par la banque nommé ‘RELEVE’. Pour pointer les écritures à rapprocher :

✓ Pour lancer le rapprochement automatique, cliquez sur Rapprocher. L’ordre de priorité est le montant et/ou le n° de pièce. Le logiciel va pointer les écritures dans la fenêtre de gauche (compte banque) et pointer une ou des lignes dans la fenêtre de droite (relevé de banque).

✓ Pour pointer manuellement, dans la partie ‘COMPTE’ sélectionnez une écriture pour la mettre en surbrillance puis dans la partie ‘RELEVE’ sélectionnez une ou plusieurs lignes à hauteur du montant pointé dans la fenêtre de gauche.

✓ Vous pouvez modifier le pointage en cliquant à nouveau sur les lignes d’une séance de pointage à une

autre.

Rapprochement multi comptes

Le fonctionnement est le même que le rapprochement bancaire automatique. Il permet de traiter tous les comptes banques concernés en une fois, lorsque la banque vous fourni un fichier avec tous les comptes banques.

Il faut bien penser à réactualiser le rapprochement si des écritures correspondant au compte en cours ont été saisies dans un autre module pendant la session active du « rapprochement bancaire ».

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Impression de l’état de rapprochement

Cliquez sur , l’écran suivant s’affiche :

Rapprochement en cours Liste des écritures pointées : permet d’imprimer la liste des écritures pointées du rapprochement en cours. Etat de rapprochement : permet d’imprimer l’état de rapprochement en cours. Ecritures non pointées : permet d’imprimer la liste des écritures non pointées du rapprochement en cours. (Si l’option ‘Rapprochement multi comptes ou automatique est activée) Anciens rapprochements Compte banque : sélectionner le compte banque dont vous souhaitez effectuer l’édition. Référence pointage : sélectionner la référence pointage du compte dont vous souhaitez effectuer l’édition. Numériser : si vous disposez du « Module + GED », vous pouvez numériser les

documents. Si vous laissez la numérisation automatique cochée, la numérisation sera effectuée en même temps que l’impression. Si vous préférez numériser manuellement, décochez ‘Numérisation automatique’ puis cliquez sur le bouton ‘Numériser’ lorsque vous voulez garder une copie des documents. Les documents sont accessibles depuis le module « Etats Comptables », bouton ‘GED Rapprochements et compta. Globale’.

Liste des écritures pointées Sur cet état, KRISTINA fait apparaître le solde initial ainsi que les écritures pointées. Le solde doit correspondre au solde final de l’extrait de compte. Si ce n’est pas le cas, une ligne de différence apparaît. Cette différence correspond aux écritures qui existent dans l’extrait de compte réel de banque et qui n’existent pas ou ne sont pas pointées dans le rapprochement. S’il manque des écritures dans le logiciel, il faut enregistrer le rapprochement puis les saisir depuis le module « Saisie comptable » puis revenir dans le rapprochement pour pouvoir les pointer ou les saisir dans l’onglet saisie des écritures si ce sont des écritures sur les comptes généraux. L’impression de la liste des écritures pointées doit être identique à l’extrait de compte réel de la banque.

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Etat de rapprochement Il s’agit de l’état de rapprochement à présenter à votre organisme de contrôle.

Sur ce document figurent :

✓ Solde du relevé de banque au : le solde de fin du relevé bancaire. ✓ La liste des écritures non pointées. ✓ Totaux Ecritures non rapprochées : total débit et total crédit des écritures non pointées. ✓ Solde non rapproché : différence entre le débit et les crédits totaux. ✓ Solde comptable théorique au : différence entre le solde du relevé de banque réel et le solde non

rapproché. Ce calcul doit correspondre théoriquement au solde de la banque dans la balance du logiciel à la date de fin de relevé.

✓ Solde comptable au : solde réel de la balance du logiciel à la date de fin de relevé. ✓ Ecart : apparait si le solde comptable théorique et le solde comptable réel ne sont pas identiques.

Pour corriger cet écart, il faut retrouver la différence entre les écritures comptables du compte banque KRISTINA et les écritures réelles des extraits de compte de banque puis saisir l’écriture en saisie comptable ou les saisir dans l’onglet saisie des écritures si ce sont des écritures sur les comptes généraux.

Anciens rapprochements Il est possible d’imprimer les rapprochements déjà validés (écritures pointées), en sélectionnant le compte banque et la référence pointage du rapprochement déjà validé.

Enregistrer le rapprochement Pour sortir du module « Rapprochement bancaire » en conservant le rapprochement commencé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Quitter le rapprochement Si le rapprochement a été validé et imprimé la fenêtre se ferme et le rapprochement est mémorisé.

Si le rapprochement n’a pas été validé, en cliquant sur un message d’alerte s’affiche pour confirmer la sortie en perdant la totalité du pointage.

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Validation de l’état de rapprochement La validation du rapprochement bancaire n’est possible que si :

✓ L’impression de l’état de rapprochement a été lancée depuis le bouton . ✓ La différence à l’écran est à zéro ✓ En rapprochement automatique, si les écritures de la zone ‘RELEVE’ sont totalement pointées.

Cliquez sur , l’écran suivant s’affiche :

Cliquez sur pour effectuer la validation du rapprochement bancaire ou sur pour revenir sur l’écran de pointage. Pour accéder à ces modules depuis un autre écran, il vous suffit de passer la souris sur le module « Rapprochement bancaire » Pour accéder aux modules classiques depuis la « Consultation des écritures » ou depuis le « Rapprochement bancaire », il suffit d’utiliser les boutons habituels.

Bouton actualiser

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10.3 CONSULTATION DES ECRITURES Cette fonctionnalité regroupe :

1. Le filtrage des écritures en fonction de critères définis. 2. L’impression des écritures filtrées. 3. La modification des éléments non comptables d’une écriture (rubrique, date de facture, etc. . . ).

1. Le filtrage des écritures en fonction de critères définis.

Depuis le module « Etats comptables », cliquez sur le module consultation des écritures , l'écran suivant s'affiche :

Effectuer une recherche simple Pour effectuer une recherche simple, en définissant les critères de recherche suivant :

Selon le volume d’information à traiter, les temps d’affichage du résultat sont variables.

En cliquant sur le bouton lancer la recherche , les écritures trouvées s’affichent dans l’écran ‘Résultats de la recherche’.

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Les totaux correspondant à la totalité de la recherche sont affichés en bas (à gauche) : TOTAL (Débit, Crédit, Solde).

Les totaux correspondant aux éléments sélectionnés sont affichés en bas (à droite) : SELECTION (Débit, Crédit, Solde). Attention dans ces totaux ne sont pas compris les écritures correspondant à la comptabilité par lot.

Effectuer une recherche détaillée

Pour effectuer une recherche détaillée, cliquez sur puis définissez les critères de recherche dans la zone suivante :

Cliquant sur pour lancer la recherche, les écritures trouvées s’affichent dans l’écran ‘Résultats de la recherche’. Détail par lot La recherche détaillée vous permet d’accéder au détail de la comptabilité par lot, en cochant la

zone . Ces lignes sont affichées de couleur ‘verte’ et contiennent un numéro de lot.

Les écritures qui contiennent la valeur ‘.…’ dans la colonne ‘Lot’ concernent un réajustement du montant total du par le copropriétaire dans la comptabilité.

Pour revenir à une recherche simple, cliquez sur , et cliquez sur pour réinitialiser les critères de recherche. Sélectionner des écritures

Cliquez sur pour sélectionner toutes les écritures du résultat ou sélectionner les écritures une par une.

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Suppression des écritures de la sélection

Cliquez sur le bouton supprimer de la sélection pour supprimer les écritures du résultat de la recherche uniquement à l’écran (pas de suppression en comptabilité).

2. L’impression des écritures filtrées.

Le traitement ne s’effectue que pour les écritures sélectionnées. Cliquez sur pour effectuer

un aperçu des écritures ou sur pour éditer le résultat du filtre. Il est conseillé de faire d’abord un aperçu, pour voir le nombre d’écritures (et de pages) correspondant aux critères saisis. Cela permet de restreindre progressivement la recherche et d’imprimer sur papier seulement les quelques écritures effectivement recherchées.

3. La modification des éléments non comptables d’une écriture

La modification n’est permise que pour une écriture faisant partie d’un exercice comptable non clôturé – seules les informations de base peuvent être modifiées (libellé, clé de répartition, pièce, montant de TVA, N° de fiche travaux, rubriques).

Après avoir sélectionné l’écriture souhaitée, cliquez sur , la fenêtre suivante s’affiche :

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Après avoir modifié les informations voulues, cliquez sur pour confirmer les

modifications ou sur pour les annuler. Remarque : Il faut bien penser à réactualiser la recherche si des écritures correspondant au filtre en cours ont été saisies dans un autre module pendant la session active de la «consultation des écritures » : Il est possible d’affecter un N° de fiche travaux sur plusieurs écritures en même temps, en cliquant sur

puis en indiquant le N° de la fiche à attribuer à toutes les écritures du filtre.

10.4 LA POINTE DE GARANTIE Ce document permet aux caisses de garanties de contrôler la trésorerie par rapport au montant de garantie. Elle correspond à la somme des copropriétés créditrices jour par jour. Elle permet de calculer la somme d’argent due par le syndic à une copropriété à un instant donné. Ce calcul ne tient pas compte des copropriétés débitrices. Le calcul de la pointe de garantie a été adapté pour être en cohérence entre le multi-dossier de Johanna et celui de Kristina. Il existe dans Johanna une table de correspondance entre les dossiers de syndic et de gérance. C’est en fonction de ces informations et de ces correspondances qu’une pointe commune gérance/syndic peut être calculée.

10.5 LA POINTE BANCAIRE C’est le détail par jour du solde financier d’une année pour l’ensemble du portefeuille.

10.6 LETTRAGE

10.6.1 Premier lettrage

La première fois que le module est lancé, un lettrage automatique des écritures avant une date à choisir est déclenché. La date proposée est le dernier jour de l’année précédente. Ce traitement prend quelques minutes, en fonction du nombre d’écritures à traiter. Les comptes qui seront traités sont les comptes copropriétaires, les comptes fournisseurs et les comptes d’attente (classe « 47 »). Ceux-ci seront lettrés avec les code « aaa » pour toutes les écritures précédent la date sélectionnée.

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10.6.2 Interface

L’interface se divise en trois parties. En haut à droite, les boutons de commande servent à traiter les écritures, en-dessous, les critères de recherche permettent de sélectionner les écritures d’un compte à afficher et, enfin, en bas, la grille affiche le résultat de la recherche.

10.6.3 Les critères

Afin de sélectionner un compte, deux méthodes sont possibles, vous pouvez sélectionner d’abord le copropriétaire ou le fournisseur et ensuite sélectionner la racine que vous désirez, ou bien vous commencez par sélectionner cette racine et la liste déroulante « Sous-compte » s’active, vous permettant de compléter le numéro du compte.

La recherche peut prendre plusieurs minutes, en fonction de la période sélectionnée. Il est toujours possible d’annuler une recherche en cours en appuyant sur la touche « Echap ».

10.6.4 Les traitements

• Sélection : Il y a trois boutons permettant de sélectionner (ou désélectionner), respectivement, toutes les écritures affichées, celles qui sont lettrées, ou celles qui ne sont pas lettrées.

• Lettrage automatique : Ce bouton est toujours accessible car il ne dépend pas des écritures affichées. Il est possible de lettrer automatiquement un compte qui a été sélectionné dans les critères de recherche, les comptes copropriétaires, les comptes fournisseurs, les autres comptes ou bien tous les comptes.

• Lettrage manuel et délettrage : Pour lettrer (ou délettrer) manuellement, il faut que le solde des écritures

sélectionnées soit égal à zéro. Des totaux se trouvent en-dessous de la grille pour permettre de le contrôler facilement.

• Impression : L’édition permet de visualiser rapidement les écritures, lettrées ou non, selon une période, une

copropriété, un intervalle de comptes, un numéro de travaux…

• Filtre : Le filtre permet de n’afficher, consécutivement à chaque clic, d’abord que les écritures non lettrées,

puis celles lettrées et, enfin, toutes les écritures.