FOIRE AUX QUESTIONS

SYSTÈME DE GESTION DE L'INFORMATION SUR L'ÉQUITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL (SGIÉMT)

Janvier 2019

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Table des matières

1. Questions d’ordre général.........................................................................................41.1 Qu’est-ce que le Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de

travail (SGIÉMT)?................................................................................................41.2 Le SGIÉMT est-il sécuritaire?..............................................................................41.3 Où puis-je accéder au SGIÉMT?.........................................................................51.4 Quelles sont les ressources disponibles pour aider les employeurs à utiliser le

SGIÉMT?.............................................................................................................5

2. Caractéristiques uniques de la base de données du SGIÉMT................................52.1 Quelles données statistiques sur l’effectif sont actuellement utilisées dans le

SGIÉMT?.............................................................................................................6

3. Outils d’analyse..........................................................................................................63.1 Quels sont les outils offerts dans le SGIÉMT?.....................................................63.2 Qu’est -ce qu’une analyse de l’effectif?.................................................................63.3 En quoi consistent les rapports de variance?.......................................................63.4 Je ne parviens ni à exécuter des rapports de variance ni à trouver les liens vers

ceux-ci. Où sont-ils?........................................................................................................7

4. Questions fréquemment posées...............................................................................74.1 Qu’est-ce que la fonction « Au moment de l’embauche »?..................................74.2 Compte tenu de ce qui précède, existe-t-il une fonction « Au moment de

l’obtention d’une promotion »? ............................................................................74.3 Comment puis-je trouver une catégorie professionnelle de l’équité en matière

d’emploi (CPÉME) en particulier dans le fichier de sauvegarde du SGIÉMT?....74.4 Comment les nouveaux utilisateurs doivent-ils s’y prendre pour avoir accès au

SGIÉMT?.............................................................................................................84.5 Je ne peux accéder à mon compte. Je reçois constamment le message

suivant : « Erreur - Numéro d’employeur, nom d’utilisateur ou mot depasse non valide. Essayez de nouveau »............................................................8

4.6 J’aimerais effectuer une recherche sur mes employés actifs dans le SGIÉMT afin de veiller à ce qu’ils s’y trouvent tous. Comment puis-je interroger les dossiers des employés?.....................................................................................................8

4.7 Pourquoi le rapport du SGIÉMT n’englobe-t-il pas les données que nous

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importons sur les employés temporaires?............................................................94.8 Nous avons réussi à importer notre ensemble initial de données dans le SGIÉMT.

Toutefois, est-il possible d’y ajouter, ultérieurement, un lot de nouvelles données sur les employés (p. ex. en ce qui concerne les promotions)?...............................9

4.9 Le SGIÉMT n’indique aucun nom d’employé. Y a-t-il un moyen de les ajouter?..104.10 Lorsque j’essaie d’importer mon document « employee.txt », je reçois le

message d’erreur suivant : « Date d’embauche non valide. Le dossier n’est pas pris en compte ». Comment puis-je corriger la situation?............................

4.11 Les membres du personnel du Programme du travail peuvent-ils accéder auxdossiers individuels des employés qui sont stockés dans le serveur du SGIÉMT?.......................................................................................................................... 10

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1. Questions d’ordre général1.1 Qu’est-ce que le Système de gestion de l’information sur l’équité en

matière d’emploi (SGIÉMT)?Le SGIÉMT est une application gratuite disponible en ligne conçue pour être utilisée par les employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale, les sociétés d’État fédérale et les autres organismes fédéraux qui sont assujettis au Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLÉME), ainsi que par les entrepreneurs sous réglementation provincial qui sont assujettis au Programme de contrats fédéraux (PCF). Il aide les employeurs visés par le PLÉME à répondre à leurs besoins liés au rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi en leur fournissant un outil facile d’utilisation pour générer et présenter les formulaires 1 à 6 et les comptes rendus narratif conformément aux exigences de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, ainsi que de nombreux autres outils dont l’objet est de faciliter le respect des obligations en vertu de la Loi pour les employeurs assujettis au PLÉME ainsi que ceux assujettis au PCF. L’application peut accomplir ce qui suit :

calculer automatiquement, afficher et présenter les données sur l’effectif dans les formats prescrits ;

créer une copie de sauvegarde des documents envoyés; examiner les explications mises en évidence et probables pour les écarts

de données qui pourraient avoir eu lieu, avant la présentation de votre rapport pour le PLÉME, en comparant les données enregistrées de l’année précédente avec celle de cette année;

faire une ébauche et préparer facilement un compte rendu narratif pour le PLÉME à l’aide d’un module fournissant des instructions ou un gabarit; et

effectuer une analyse de l’effectif à l’aide des données d’enquête de Statistiques Canada de 2016.

1.2 Le SGIÉMT est-il sécuritaire?Le SGIÉMT utilise le protocole sécurisé de cryptage (SSL), une norme de l’industrie, pour envoyer des données cryptées au niveau du câble ou du port au moyen de connexions client – serveur et serveur – serveur. La technologie SSL protège le site Web et permet l’établissement d’un lien de confiance entre le client et l’entreprise.

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Le SGIÉMT est protégé par des mots de passe, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent seulement accéder au système s’ils ont un nom d’utilisateur, un mot de passe et un numéro d’employeur valides. Les comptes d’utilisateur sont gérés par les administrateurs du Système du Programme du travail.

1.3 Où puis-je accéder au SGIÉMT?

L’adresse du site Web du SGIÉMT est : https://equite.edsc.gc.ca/sgiemt-weims/emp/.

1.4 Quelles sont les ressources disponibles pour aider les employeurs à utiliser le SGIÉMT?

Plusieurs documents utiles, outils et gabarits sont disponibles à la page d’aide du SGIÉMT à : https://equity.esdc.gc.ca/sgiemt-weims/emp/W.2.3msM.1intInf.4@-fra.jsp?&&cid=aide-help.

2. Caractéristiques uniques de la base de données du SGIÉMT2.1 Quelles données statistiques sur l’effectif sont

actuellement utilisées dans le SGIÉMT?

Le SGIÉMT utilise les données sur l’effectif provenant de l’enquête nationale auprès des ménages de 2016 et de l’Enquête canadienne sur l’incapacité de 2017, ainsi que les codes de la Classification nationale des professions (CNP) de 2016 et du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) de 2012.

3. Outils d’analyse3.1 Quels sont les outils offerts dans le SGIÉMT?

Le SGIÉMT offre actuellement plusieurs outils intégrés pour aider votre organisation à s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi :

soumission des formulaires, rapports de variance, modèle de compte rendu narratif et rapports d’analyse de l’effectif pour les employeurs

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visés par le PLÉME ; et

les formulaires 1 à 6 et les rapports d’analyse de l’effectif pour les entrepreneurs assujettis au PCF.

De plus, plusieurs outils et gabarits utiles sont disponibles pour téléchargement à partir de la page d'aide du SGIÉMT qui peuvent être utilisée conjointement avec les données de votre organisation qui sont stockées et générées dans le SGIÉMT.

3.2 Qu’est-ce qu’une analyse de l’effectif?

Le but d’une analyse de l’effectif est de comparer la représentation des groupes désignés de votre organisation aux données de la disponibilité externe afin de déterminer s’il y a sous-représentation. Il y a sous-représentation lorsque les données internes sont inférieures aux données externes dans une catégorie professionnelle pour un groupe désigné.

3.3 En quoi consistent les rapports de variance?Les rapports de variance visent à aider les employeurs à suivre et à expliquer tout changement qui survient d’une année à l’autre dans les formulaires en ce qui concerne les données sur les catégories professionnelles, les salaires ou les groupes désignés. Ces outils sont surtout conçus pour les employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale, les sociétés d’État fédérale et les autres organismes fédéraux qui sont assujettis au Programme légiféré d’équité en milieu de travail (PLÉME), puisque ceux-ci doivent justifier toute variance importante dans les données d’une année à l’autre dans le cadre de leurs obligations liées à leur rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi.

3.4 Je ne parviens ni à exécuter des rapports de variance ni à trouver les liens vers ceux-ci. Où sont-ils?

Afin de pouvoir produire des rapports de variance, vous devez avoir deux années consécutives de données sur les employés téléchargées dans le SGIÉMT.

4. Questions fréquemment posées4.1 Qu’est-ce que la fonction « Au moment de l’embauche »?

Le SGIÉMT est assorti d’une fonction, appelée « Au moment de l’embauche », qui permet aux utilisateurs d’ajouter des renseignements

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qui caractérisaient les employés au moment de leur embauche. Plus particulièrement, elle fournit un registre précis des renseignements géographiques et professionnels qui s’appliquaient aux employés lorsqu’ilsont été embauchés, dans l’éventualité où le lieu de travail ou la classification professionnelle des employés changerait au cours de l’année. Cela aidera les utilisateurs à analyser plus en profondeur les données sur l’embauche.

4.2 Compte tenu de ce qui précède, existe-t-il une fonction« Au moment de l’obtention d’une promotion »?À l’heure actuelle, les utilisateurs n’ont pas l’option d’ajouter des renseignements sur l’emplacement géographique des employés au moment où ils obtiennent une promotion. Toutefois, vous pouvez entrer divers renseignements sur les promotions accordées, si des employés obtiennent plus d’une promotion au cours de l’année visée par le rapport.

4.3 Comment puis-je trouver une catégorie professionnelle de l’équité en matière d’emploi (CPÉME) en particulier dans le fichier de sauvegarde du SGIÉMT?

Le fichier de sauvegarde du SGIÉMT ne comporte pas de colonne pour les CPÉME; il renferme seulement des codes de la CNP pour chaque employé. Pour effectuer des recoupements entre les codes de la CNP et les CPÉME, consultez l’annexe B du Rapport statistique sur l’équité en matière d’emploi 2011 à l’adresse suivante :

https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/services/normes-travail/rapports/rapport-statistique-equite-emploi/page08.html.

4.4 Comment les nouveaux utilisateurs doivent-ils s’y prendre pour avoir accès au SGIÉMT?

Un formulaire d’autorisation doit être rempli et soumis au Programme du travail pour que l’accès soit accordé; vous le trouverez à l’adresse suivante :

https://equity.esdc.gc.ca/sgiemt-weims/emp/W.2.3msM.1intInf.4@-fra.jsp?&&cid=aide-help.

Une fois le formulaire rempli, retournez-le en format PDF par courriel, à l’adresse :ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

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4.5 Je ne peux accéder à mon compte. Je reçois constamment le message suivant : « Erreur - Numéro d’employeur, nom d’utilisateur ou mot de passe non valide. Essayez de nouveau ».

Le lien « J’ai oublié mon mot de passe » est affiché à la page d’ouverture de session du SGIÉMT; il vous permet de récupérer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Si vous continuez à ne pas parvenir à récupérer vos renseignements d’ouverture de session, veuillez faire parvenir un courriel avec votre numéro d’employeur et votre adresse courriel à l’adresse suivante : ee-eme@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

4.6 J’aimerais effectuer une recherche sur mes employés actifs dans le SGIÉMT afin de veiller à ce qu’ils s’y trouvent tous. Comment puis-je faire une requête des dossiers des employés?

À partir du menu principal du SGIÉMT, sous l’en-tête « Employés », sélectionnez « Trouver le dossier d’un employé ». Quand vous aurez cliqué sur le lien, vous pourrez effectuer une recherche fondée sur divers paramètres (p. ex. date d’embauche, date de cessation d’emploi et salaire). Si vous effectuez une recherche sans utiliser de paramètres, une liste de tous les employés contenus dans le Système s’affichera.

4.7 Pourquoi le rapport du SGIÉMT n’englobe-t-il pas les données que nous importons sur les employés temporaires?

Si les dates d’embauche de vos employés temporaires figurent dans ledocument « employee.txt », elles ne seront pas importées dans le SGIÉMT. Assurez-vous que toutes les personnes ayant le statut « temporaire » (03) sont inscrites dans le document « employee.txt » sans date d’embauche. Il faut plutôt indiquer, dans le document « term.txt », des dates de début et de fin de contrat pour les employés temporaires qui travaillent pendant l’année visée par le rapport. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la création des documents .txt pour les employés en général « employee.txt » et les employés nommés pour une période déterminée « term.txt », reportez-vous à « Créer des documents .txt » sous l’onglet« Aide » dans le SGIÉMT.

4.8 Nous avons réussi à importer notre ensemble initial de données dans le SGIÉMT. Toutefois, est-il possible d’y ajouter, ultérieurement, un lot de nouvelles données sur les employés (p. ex. en ce qui touche

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les promotions)?

La meilleure façon d’importer tous les dossiers en même temps consiste à créer un nouvel ensemble de documents texte (.txt) (c.-à-d. un pour les employés en général « employee.txt », un pour les promotions « promo.txt » et un pour les employés nommés pour une période déterminée « term.txt ») au moyen des renseignements contenus dans les dossiers. Une fois ces documents créés, on peut les importer dans le SGIÉMT en utilisant l’option « Mise à jour » plutôt qu’en choisissant l’option « Écraser ». Cela modifiera les données sur les employés contenues dans les documents. Retenez que vous ne pouvez importer un document .txt se rattachant aux promotions « promo.txt » ou aux employés nommés pour une période déterminée « term.txt » sans que le document ne soit accompagné d’un document .txt concernant les employés en général « employee.txt ».

4.9 Le SGIÉMT n’indique aucun nom d’employé. Y a-t-il un moyen de les ajouter?Le SGIÉMT importera les données sur les employés que si l’information est organisée tel que spécifié dans le document « Créer des documents .txt » sous l’onglet« Aide » dans le SGIÉMT. Il n’y a donc aucune façon d’associer les noms avec les employés dans le SGIÉMT.

4.10 Lorsque j’essaie d’importer mon « employee.txt », je reçois le message d’erreur suivant : << Date d’embauche_____non valide. Le dossier n’est pas pris en compte. >> Comment puis-je corriger la situation?

Veillez à ce que toutes vos dates soient inscrites selon le format suivant : AAAA-MM-JJ.

4.11 Les membres du personnel du Programme du travail peuvent-ils accéder aux dossiers individuels des employés qui sont stockés dans le serveur du SGIÉMT?

Non. Les membres du personnel du Programme du travail ne peuvent consulter les dossiers des employés, car il y a divers profils d’utilisateur qui déterminent la quantité d’information disponible aux fins de consultation par le personnel du Programme du travail et les employeurs. Ainsi, les membres du personnel du Programme du travail ont accès aux renseignements regroupés dans les formulaires et aux rapports générés, mais non aux dossiers individuels des employés.

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