1 – La nouvelle instruction relative aux missions

Séminaire des gestionnaires

financiers et responsables

administratifs

13 Janvier 2015

Les mouvements au sein du SFC

En 2014 : 4 départs en NOEMI dont 2 sont à ce jour

remplacés

Arrivée de deux CDD : Nicolas BREICHNER et Ouissal

TOUILA

En 2015 : 1 départ prévu en juillet – NOEMI de

remplacement prévue

Actuellement deux NOEMI sont en cours pour le SFC

La réforme du cadre budgétaire

et comptable des organismes

publics (GBCP) : notions et

incidences

Service Financier et Comptable

La Gestion Budgétaire et Comptable

Publique (GBCP)

Décret du 7 novembre 2012 qui remplace le décret du 29

décembre 1962 portant Règlement Général sur le

Comptabilité Publique (RGCP)

Objectif d’harmonisation et d’unification de l’ensemble

des règles relatives à la gestion publique (notion

d’APU) pour une gestion publique plus efficace et

performante

La GBCP s’applique à l’Etat, au secteur public local, aux

EPN, EPS…

Date de mise en œuvre : 1er janvier 2016

Quels impacts pour le CNRS?

La GBCP : point d’orgue de dix ans de réformes au CNRS

Sur le plan comptable: une réforme largement anticipée : contrôles internes, certification des comptes - point d’attention : la réduction des délais de clôture

Sur le plan budgétaire : dialogue de gestion, gestion

de la masse salariale en ETPT Sur le plan organisationnel: contrôles à postériori,

dématérialisation monétique, SCTD, suivi des contrats de recherche…

L’autorisation globale de dépense

Elle se définit comme la limite maximale des

dépenses autorisées sur la durée du contrat Elle est valable sur toute la durée du contrat: le cycle

de dépense est à la main du responsable du contrat Elle se consomme au fil de l’exécution du contrat lors

des engagements fermes (commandes) passés dans l’année

Fongibilité au sein du contrat entre la MS et le FEI Pas de fongibilité entre les contrats

Le Service Central

du Traitement de la Dépense: SCTD

. Présentation/rappels

. Retour d’expérience


Présentation/rappels Objectifs principaux du SCTD

La dématérialisation permet au CNRS de:

Poursuivre la démarche de modernisation engagée depuis 2005 et réduire certaines difficultés récurrentes

Deux outils ont été développés: - Portails achats en ligne intégrés à Geslab - Outil de dématérialisation destiné à traiter les supports papier Une plateforme nationale a été créé à Nancy afin de traiter les factures du CNRS.


Périmètre…

Pour l’instant, toutes les factures ne sont pas traitées par le SCTD car le développement est progressif.

Sont « Hors périmètre »: Dépenses de missions

Menues dépenses -Monétique: carte achat, carte logée

Factures spécifiques

Actuellement, le système est déployé sur 423 unités

et traite entre 400 et 1000 factures par jour.


Périmètre…

SCTD qui fait quoi?

Passe

commande

Réceptionne la

facture

En délégation: le SFC continue de gérer les dépenses hors périmètre.

La délégation aide et conseille à la compréhension des WorkFlows

(messages d’erreur) provenant du SCTD.

Il fait remonter les besoins d’évolution du système et informe les labos

et forme les personnels.

Réceptionne

marchandise

/service et

Atteste le

service fait

Gère les

workflows et

les relations

avec le

fournisseur

Exploite les

infos du

webboard

(factures

intégrées

automatiqueme

nt)

Contrôle

(doublons,

rapprochement

commande,

SF…)

Prend en

charge et paye Archive, stat…

Le

labo

Le

SCTD

Le

fournisseur

Reçoit la

commande

Livre le labo/

réalise le

service

Envoie la

facture

directement

au SCTD

Contacte le

labo

si problème ou

besoin de

renseignement


Périmètre actuel…

Retour d’expérience: Le déploiement sur la région Lyonnaise (DR7)

115 laboratoires répartis entre Lyon, St Etienne et Clermont-Ferrand… Le déploiement a eu lieu fin juin 2014

• Formations adressées aux gestionnaires avant déploiement

• Information des fournisseurs lors de l’envoi de la commande

• Le laboratoire ne reçoit plus les factures => il est essentiel que le SF soit saisi dans Geslab avant réception de la facture par le SCTD.

• Les délais de paiement globaux ont augmenté

• Le/la gestionnaire gère moins de courriers et de papiers = (gain de temps)

Mais:

• Si le SCTD est confronté à un problème, le/la gestionnaire reçoit un workflow Workcycle par email et la gestion des workflows demande beaucoup de temps dans un premier temps


Périmètre actuel… Retour d’expérience: Le déploiement sur Lyon (DR7)

Workflows et Web Board…

SCTD envoie des workflows lors du contrôle automatique, c’est-à-dire des messages pouvant demander des tâches à effectuer lorsque des erreurs ou suspicions d’erreurs sont contactées. L’application qui permet de visionner ces workflows s’appelle « Workcycle ». 3 types de workflows: - WF qui demandent une correction puis une validation - WF qui demandent une validation après contrôles - WF demande une réponse pour le SCTD (AD HOC)

Workcycle web application:

Traitement des anomalies

Web board web application:

Consultation des factures

A tout moment le/la gestionnaire peut savoir

où en est le traitement de la facture

Présentation/rappels

Objectifs principaux du SCTD Périmètre actuel…

Retour d’expérience: Le déploiement sur Lyon (DR7) Workflows et Web Board…

Les relations SCTD/laboratoires/SFC Relations SFC /LABOS : • Assistance accrue des SFC pour sensibiliser les laboratoires à la qualité des commandes/SF. • Aide à la compréhension des workflows reçus • Retour d’informations sur les évolutions du système et remontée des problèmes. Relations LABOS / SCTD : • Echanges de workflows pour finaliser la prise en charge des factures. • Ce sont les SFC qui restent les interlocuteurs des laboratoires.

La gestion des crédits

budgétaires


La provision sur ressources propres de la délégation

Il s’agit de crédits budgétaires mis à disposition par la DSFIM et affectés aux unités Ces crédits sont mis en place soit lors de la facturation, soit par avance dans le cadre de la comptabilité à l’avancement Depuis juin 2013, les demandes de provisions ne sont pas satisfaites systématiquement par la DSFIM; les attributions se font en fonction du disponible sur le périmètre à l’avancement

Le mécanisme de la provision sur ressources propres

Les enjeux : Le montant des crédits non engagés SE/RP : 341

millions d’€ au 31/12/2013 la problématique du montant des reports reste

d’actualité au CNRS : début 2014, ils atteignaient sur le périmètre à l’avancement 110 millions d’euros au plan national

Nécessité de réduire ces reports

L’analyse de la DSFIM : avant d’attribuer la provision sur RP, la DSFIM regarde le taux d’engagement de l’année précédente et le montant des reports.

Le mécanisme de la provision sur ressources propres

Conséquences : en 2014 la provision du début d’année a été

réduite et celle demandée suite au budget rectificatif 2014 (2.500.000 €) a été accordée à hauteur de 500.000 €

Recensement des OTP pour « récupérer » des crédits non

consommés et les positionner sur des contrats qui le nécessitent. Cette opération a été menée en octobre et en décembre notamment.

Les disponibles sur OTP au 31/12/2014 ont été réduits - la DR20 a réussi à s’autofinancer sur les 4 derniers mois;

mais les remontées de crédits sont chronophages autant en laboratoires qu’en délégation.

La gestion de la provision en 2015

Les conclusions ont été tirées de cette expérience: évaluation des besoins de crédits par semestre. Une première évaluation sera faite et les demandes prises en compte au titre du 1er semestre.

Au vu du disponible au 30 juin 2015 et du taux de consommation enregistré sur les OTP, les demandes de crédits complémentaires seront analysées au cas par cas.

Focus sur les projets cofinancés:

les 10 commandements

Séminaire des gestionnaires financiers et

responsables administratifs – 13 janvier 2015

Service Partenariat et Valorisation [email protected]

Séminaire des gestionnaires financiers et responsables administratifs – 13 janvier 2015

1. FUI: 2 guichets de financement: BPI France / Région PACA

2. Région PACA: Appels à Projets de Recherche Finalisée:

cofinancement Région à hauteur de 50% ou 80% / autres

financeurs (ANR, autofinancement, ….)

3. INTERREG: Alcotra: FEDER/collectivités locales/autofinancement

4. CPER / FEDER…. souvent avec un financement Région

P.31

Exemples de projets cofinancés


Les 10 commandements : points de vigilance

1. ATTENTION aux règlements financiers qui varient selon le financeur:

- équipement: 100% coût d’achat (Région, ANR) vs prise en compte du coût de

l’amortissement (FUI, Europe)

- Coûts éligibles différents: prestation de travaux ne sont pas éligibles par exemple

pour le FEDER

- % de cofinancement: 100% des coûts marginaux / 50% de l’assiette subventionnable

2. ATTENTION aux financements sollicités …. Qui n’aboutissent pas: prévoir une

alternative

3. Bien s’assurer que les dépenses du projet sont réalisées sur un Centre de dépenses

unique géré par une seule tutelle: attention les dépenses doivent être inscrites dans la

comptabilité de ladite tutelle (exigence de la Région / de la Ville de Nice ..)



4. ATTENTION aux dates de prise en compte des dépenses !! La durée des

conventions de subvention peut différer d’un financeur à l’autre pour les projets

cofinancés (Région/BPI France)

5. Rapports financiers et scientifiques à rendre: attention aux calendriers des

échéances !!!

6. ATTENTION aux projets cofinancés nécessitant le recrutement d’un

personnel: concordance des décisions d’aide / des durées

7. Respect du budget initial: voir les règlements financiers pour toutes

modifications: les conditions d’avenant sont différentes d’un financeur à l’autre:

appelez le SPV en cas de doute !!

8. Finalisation de l’accord de consortium si plusieurs partenaires: attention aux

délais fixés dans les conventions de financement

P.33



9. ATTENTION quand il y a des industriels dans le consortium: vérifier la fiabilité, la

viabilité de la société ….surtout si le Chef de file est un industriel

10. ATTENTION aux délais pour les demandes de prolongation des conventions de

subvention:

sur demande écrite du laboratoire transmise au SPV:

Pour la Région PACA:

- Au moins 6 mois avant le terme de la convention pour les subventions d’un

montant supérieur à 8000 €

- Pas de prolongation pour les subventions forfaitaires (1000€ à 8000€)

Pour l’ANR: une prolongation de 12 mois est systématiquement prévue maintenant

Pour les FUI: une prolongation de 18 mois est systématiquement prévue depuis

peu

Pour la DRRT: demande préalable à faire au moins 6 mois avant la fin

P.34

Informations RH

Délais de transmission des demandes de recrutement / renouvellement des

CDD au SRH de la Délégation

Cas général :

Transmettre le dossier de recrutement au service des ressources humaines au

minimum 3 semaines avant la prise de fonction, afin de permettre l’élaboration

des contrats de travail et les déclarations préalables.

La demande de recrutement doit être transmise accompagnée de :

‐ la fiche de renseignements et des pièces justificatives,

‐ la liste des risques professionnels inhérents au poste.

CDD de plus de trois ans :

Toute demande de recrutement ou de renouvellement ayant pour effet de

porter la période sous CDD au‐delà de 3 ans doit faire l’objet d’un avis de

l’Institut : transmettre le dossier de recrutement au service des ressources

humaines au minimum 8 semaines avant la prise de fonction.

La durée de 3 ans s’entend de toute période accomplie auprès du CNRS

employeur mais aussi de toute période accomplie sur le même poste de travail

mais rémunérée par un autre employeur (hors contrat doctoral).

Ressortissants étrangers (hors UE) :

Si vous envisagez de recruter un ressortissant étranger (hors UE), il convient

d’intégrer les délais supplémentaires* de recrutement et de prendre l’attache

du service des ressources humaines le cas échéant.

* Délais de signature de la convention d’accueil par la Préfecture – délais

d’obtention des visas délivrés par les Consulats ou Ambassades…

Objectifs de ces délais :

- Un délai de traitement de la demande suffisant pour garantir la signature du

contrat de travail dans les temps,

- Assurer un meilleur respect du délai de prévenance applicable en cas de

non renouvellement du contrat d’un agent disposant d’un CDD en cours

d’exécution.

AGATE

Constat : pour la DR20, au 1er janvier 2015, 110 agents n’ont saisi aucune

demande de congé CA2014 ni CA2015 validée dans AGATE

Obligation : tous les agents actifs fonctionnaires et non-titulaires doivent saisir

leurs congés dans AGATE

Incidences sur la non saisie des congés dans AGATE :

Pas d’alimentation possible du CET

Feuilles de temps erronées dans TEMPO

-> les dépenses du contrat ne pourront pas être justifiées

La justification des contrats



Les contrats avec la Région PACA Une application stricte des dates : durée de validité -justification et période d’éligibilité des dépenses

Prolongation par voie d’avenant possible

Aucune variation par rapport aux prévisions budgétaires


Les contrats multipartenaires : FUI/OSEO et Région PACA Les différences de règles de financement : exemple des équipements Les différences dans les dates de validité Le taux de financement et l’équilibre budgétaire fragile

Les délais de justification Les ANR Vagues ANR antérieures à 2014 : La justification doit

parvenir à l’ANR dans les 2 mois après la fin du projet. Pour la vague ANR 2014, la justification doit être

produite dans les 3 mois qui suivent la fin du projet scientifique ou au plus tard à la fin du conventionnement (48 mois).

Quel que soit le partenaire, les justifications doivent parvenir au SFC un mois avant la date de fin du contrat ou de date limite de justification . Envoi mensuel par le SFC des échéances pour le trimestre à venir.

Le niveau de maîtrise des processus

comptables et financiers


FAIBLE

MODERE

ELEVE

TRES ELEVE

Dépenses

Missions

Carte achat

Immobilisations

Achats

Niveau de risque des processus

L’achat


Sommaire

Quelques rappels sur les marchés relevant des règles

de la commande publique

Points de vigilance

Point d’actualité

Les actions à venir….

²

Quelques rappels sur les marchés:

Typologie des besoins et mise en concurrence

TYPOLOGIE et MONTANTS DU BESOIN EXCLUSIF DE L’UNITE REGLES DE PUBLICITE et de MISE EN CONCURRENCE

FOURNITURES/ SERVICES et PETITS TRAVAUX

Besoin inférieur à 20.000 € HT

Achats libres Consultation préconisée des offres

préférentielles sur l'intranet des achats, consultation des catalogues,

de COUGAR et/ou demande de devis

Besoin supérieur ou égal à 20.000 € HT et strictement inférieur à 134.000 €

HT

Publication obligatoire de l'avis sur PUMA

La PRM reste libre d'utiliser des supports de publicité

complémentaires adaptés

Règles des achats dans les unités

BESOIN DU LABORATOIRE

inférieur à 134.000 € HT (attention à partir de 90.000 € HT visa obligatoire de la Déléguée Régionale)

supérieur ou égal à 134.000 € HT

Qui est PRM? Le Directeur de l'unité La Déléguée Régionale ou le

Directeur de la DDAI (si marché national)

Type de procédure PROCEDURE ADAPTEE PROCEDURE FORMALISEE

Publicité

Mise en concurrence adaptée Si l'achat est supérieur à

20.000€ HT avec au minimum publicité sur PUMA

Avec publicité au JOUE

Points de vigilance ANOMALIES RISQUES ENCOURUS

Incohérence entre les critères de sélection et les critères de choix

JURIDIQUE : contestation par les candidats non retenus avec pour conséquence

l'annulation de la procédure voire des dommages et intérêts

Incohérence dans les dates Absence de dates de début et de fin

JURIDIQUE - Aucun recours pour le CNRS en cas de délai d'exécution anormalement long

Inadéquation entre le montant du besoin et la publicité

JURIDIQUE : risque au civil. Contestation par les candidats non retenus avec pour

conséquence l'annulation de la procédure voire des dommages et intérêts + risque au

pénal de condamnation de la PRM

ANOMALIES RISQUES ENCOURUS

Découpage artificiel du besoin et des commandes pour bénéficier de l’allégement des obligations de publicité et de mise en concurrence

JURIDIQUE : sanction par les autorités de contrôle Il est de principe que « le saucissonnage » est illégal

Accepter des conditions générales de vente du fournisseur JURIDIQUE et FINANCIER : ces conditions sont moins

favorables que celles du CNRS et surtout limitent les possibilités de recours en cas de problème dans

l'exécution

Accepter les réserves émises par le candidat

Absence de conditions administratives

Absence des documents fiscaux et sociaux probant la régularité du candidat pressenti avec ses obligations fiscales et sociales

JURIDIQUE et FINANCIER – Cas d’une société en difficulté financière qui en cours d’exécution du marché fera l’objet d’une procédure de sauvegarde, ou placée en redressement ou liquidation judiciaire. Le risque est la résiliation du marché.

Mise en garde sur l’utilisation de l’article 33 du décret 2005-1742

JURIDIQUE et FINANCIER

• L’élément légal: est caractérisé par le fait « de procurer ou de

tenter de procurer à autrui un avantage injustifié par un acte contraire aux dispositions législatives ou réglementaires… »

• L’élément matériel: c’est l’accomplissement, en connaissance de cause, de l’acte incriminé.

• L’élément moral: la caractérisation de l’acte en délit est automatique

• Deux années d’emprisonnement et 30.000 € d’amende

Le délit de favoritisme (article 432-14 du code pénal)

• C’est le fait de « prendre, recevoir ou conserver, directement ou

indirectement, un intérêt quelconque dans une entreprise ou dans une opération »; dont la personne « avait la charge d’assurer la surveillance, l’administration, la liquidation ou le paiement »

• C’est l’intention d’accomplir sciemment un acte incriminé (intérêt

à la fois personnel, spécial et particulier, distinct de l’intérêt général, même si l’intention est tout autre)

• Ce délit vise toute personne dépositaire de l’autorité publique

• Cinq années d’emprisonnement et 75.000€ d’amende

La prise illégale d’intérêt (articles 432-12 à 412-13 du code pénal)

• Transmission au SFC à compter du 01/01/2015 de

tous les projets de marchés dont le montant est supérieur à 20.000 € HT pour avis avant publicité

Point d’actualité

• Mise en place d’une formation autours de 3 points: – Passation des marchés

– Exécution des marchés

– Liquidation des marchés

• En fonction des retours et des demandes obtenus, cette formation sera mise en place courant 2015

Les actions à venir…

• Réactivation du réseau des acheteurs afin de permettre : les échanges, informer des bonnes pratiques, mise à disposition d’une veille juridique prenant en compte toute l’actualité relative aux règles de la commande publique

Les actions à venir…

Les conseils pour une utilisation

optimale de la carte achat


Quelques chiffres

120 cartes en service actuellement

Plus de 3 300 transactions par an

et

Plus de 500 opérations traitées manuellement par le SFC

250 demandes d’autorisation rejetées

50% des commandes saisies sans déductibilité de la TVA

Rattachement des commandes et des transactions

La principale cause de non rattachement dans l’outil ROP est l’utilisation d’un fournisseur bloqué dans BFC

Comment savoir si mon fournisseur est bloqué ? Dans la mesure où Geslab ne partage pas encore le même fichier tiers que BFC, il est important d’effectuer préalablement à la saisie de la commande une consultation dans COUGAR

Fournisseur non bloqué

Le refus d’une transaction

Le motif du refus d’une transaction peut être consulté sur le site de la BNP

Quelques exemples :

Échéance compte carte dépassée pour porteur = carte non active ou échue

CVX incorrect = le code sur 3 caractères situé au dos de la carte a été mal saisi

Plafond cumulatif global dépassé pour porteur = le montant de la transaction excède le disponible du porteur

Important : tous les motifs de rejet ainsi que toutes les questions liées à la carte achat sont consultables dans une FAQ porteur disponible sur notre site

https://www.service-carte-achat.com/purch/index.jsp

http://www.cote-azur.cnrs.fr/Services/Sfc/Documents/FAQ-porteurs-carte-achat.pdf

Carte achat et TVA

La TVA d’un achat réglé par carte achat est déductible si :

Vous êtes en possession d’une facture avec toutes les mentions légales

La facture ne comporte qu’un seul taux de TVA

L’opération ne fait pas partie des exclusions du droit à déduction (exemple : location d’un bus, réparations sur un véhicule administratif non utilitaire)

La TVA étrangère n’est pas déductible

Les immobilisations


71

Sommaire

1 - Définition d’une immobilisation

2 - L’automatisation des fiches immobilisation

3 - Impacts pour le laboratoire

4 - Points de vigilance

5 - Problèmes rencontrés

6 - Solution apportée par la Délégation

7 - Recherche d’une immobilisation avec numéro de fiche

8 - Recherche d’une immobilisation sans critères

9 - Affichage de la fiche immobilisation sélectionnée

10 - La cession de matériel 11 - Le Procès Verbal de mise en service

1 - Définition d’une immobilisation

Une immobilisation est un élément identifiable (matériel…) qui a une durée de vie

supérieure à 1 an et qui est susceptible d'être transféré ou vendu.

Sont également à immobiliser :

Les réparations sur des matériels visant à augmenter la valeur du matériel ou visant à

prolonger de façon notable sa durée de vie

Les travaux sur des bâtiments CNRS visant à augmenter la valeur de la construction

ou visant à prolonger de façon notable sa durée de vie

La valeur unitaire d’une immobilisation doit être supérieure ou égale à 800€ HT. Ce prix

comprend : les droits de douanes et les taxes non remboursables, les frais de transport,

de montage et d’installation, les honoraires de professionnels…

72

2 – L’automatisation des fiches immobilisation

• Depuis 2014, nos systèmes de gestion ont intégré un process de création de fiches

immobilisation automatiques à partir des commandes Geslab.

• Quelles commandes sont concernées ?

A ce jour, donnent lieu à création de fiches immo automatiques, les commandes mono

lignes et mono quantités.

Ne sont pas concernées les commandes multi lignes et/ou multi quantités.

N’entrent pas non plus dans le champ d’application les commandes d’immobilisation

en-cours.

73

• Comment cela fonctionne-t-il au travers des flux Geslab - BFC ?

La saisie de la commande Geslab va générer automatiquement dans BFC une fiche

immobilisation de montant nul, avec le N° de commande Geslab, le libellé du matériel

(libellé de la ligne commande), etc.

La saisie du service fait (SF) dans Geslab va venir alimenter cette fiche pour mettre à

jour le montant du matériel ainsi que sa date de mise en service.

La saisie de la facture ne viendra modifier la fiche immobilisation qu’en cas

d’ajustement du montant par rapport au SF.

• NB : La suppression du SF entraîne la dévalorisation de la fiche immobilisation

74

2 – L’automatisation des fiches immobilisation

Ce qui a changé : Nouveau module GESLAB WEB immobilisation Saisie manuelle du n° d’inventaire laboratoire au moment du service fait ou de la

facture au choix dans Geslab Web et flux quotidien vers BFC

Flux quotidiens et automatiques vers GESLAB des informations de toutes les fiches immobilisation BFC créées automatiquement mais aussi celles créées manuellement par le SFC.

A chaque événement enregistré sur la fiche immobilisation BFC, l’information sera transmise vers Geslab :

- cession partielle ou totale

- mise au rebut

- transfert

- mise en service d’une Immobilisation En Cours

75


Ce qui n’a pas changé : La gestion de vos numéros d’inventaire se fait toujours soit :

- dans Geslab au moment de la saisie de votre facture

- dans votre cahier papier

- dans votre fichier Excel

Vous devez continuer à faire figurer sur vos factures papiers votre numéro

d’inventaire laboratoire ainsi que la date de service fait ou de mise en service

pour envoi à la DR.

76


Le libellé de la fiche immobilisation automatique est le reflet de la désignation de la

première ligne de la commande :

Être très précis sur la désignation du matériel sur la première ligne commande. La

désignation « selon devis » est à proscrire.

Le libellé de la fiche immobilisation n’est pas modifiable sur Geslab Web, mais

seulement sur BFC.

Les lignes de commentaires ne sont pas transmises à BFC.

Aucune modification de la commande n’est répercutée sur la fiche Immobilisation.

Le numéro d’inventaire laboratoire doit impérativement être renseigné par vos soins

dans Geslab Web pour que l’information soit retransmise vers BFC.

77


Après la mise en service de l’immobilisation, toute modification par le flux de la dépense (facture avec écart de prix, avoir, déchargement ou chargement ultérieur et annulation de service fait) met à jour la valeur de l’immobilisation.

Pour le moment, il n’est pas possible d’imprimer une fiche immobilisation, ni une liste des fiches immobilisation.

Aucun état n’est disponible sur Geslab Web par contre la Délégation vous enverra en ce début d’année la liste complète de votre inventaire (fiches automatiques + fiches manuelles).

78


Création automatique de plusieurs fiches immobilisation pour un seul et même matériel.

Par exemple dans le cadre d’un achat pour lequel vous allez émettre plusieurs bons de

commande, mono lignes et mono quantités (cas de cofinancement pour l’achat d’un

matériel par exemple).

Création automatique d’une fiche immobilisation pour une commande mono ligne et

mono quantité alors que la facture fait état de plusieurs quantités. La saisie du SF en

quantité 1 est à proscrire dès lors que vous achetez plusieurs matériels.

Le SFC ne peut faire aucune modification ou correction sur les fiches

immobilisation automatiques.

79

5 - Problèmes rencontrés

La création des fiches immobilisation ne se faisant pas pour les commandes de type

‘Immobilisation En-cours’, nous vous recommandons de passer vos commandes sous ce

type dès lors que vous êtes amenés à faire plusieurs commandes pour un seul et même

matériel.

Comme pour toute saisie de commande ‘ Immobilisation En-cours’ nous vous

remercions de faire appel au préalable au SFC pour que nous puissions analyser le

cas et vous donnez la marche à suivre.

Cette solution est temporaire et propre à la DR20 et nous permettra de saisir de façon

manuelle une seule fiche immobilisation pour l’ensemble des commandes concernées.

80

6 - Solution apportée par la Délégation

81

7 - Recherche d’une immobilisation

avec numéro de fiche

82

8 - Recherche d’une immobilisation

sans critères

83

9 - Affichage de la fiche immobilisation sélectionnée

84

10 - La cession de matériel

Le recours au Domaine pour la cession de matériel est désormais facultative pour

les services dotés de la personnalité morale (EP) et les collectivités locales.

Ce qui change :

Vous pouvez désormais vendre ou céder un matériel sans avoir recours au

service du Domaine et récupérer le produit de la vente.

Un acte devra être signé par le client et l’Agent Comptable Secondaire.

Ce qui ne change pas :

Les dispositions relatives au parc automobile des opérateurs de l’état :

– Les véhicules de 7 à 8 ans doivent être aliénés par le service du Domaine,

– Les véhicules de 9 ans et plus sont destinés à la destruction.

85

11 - Procès Verbal de Mise en Service

Le procès verbal de mise en service : Le PV de mise en service est obligatoire pour les biens dont la valeur unitaire

est supérieure ou égale à 50 000€ HT. Ce document doit être joint systématiquement à la facture d’équipement

transmise au SFC.

La date de Service Fait (SF) : La date de SF du bien doit correspondre à la date de mise en service du

matériel ou bien à la date de livraison réelle (si ce dernier ne nécessite pas de mise en service).

Il est indispensable de retracer la date de SF, soit en attestant de façon

manuscrite le bon de livraison de l’équipement soit en établissement un PV d’admission lorsque le bien a été mis en service ultérieurement.

Les évolutions en matière de missions

• Service Financier et Comptable

Sommaire

P. 087

1- La nouvelle instruction relative aux missions

2- Les formalités à accomplir pour les missions à l’étranger

3- Rappels de procédure

a) Pourquoi une nouvelle instruction relative aux missions ?

b) Les précisions apportées par l’instruction

c) Les changements en matière de transport et d’hébergement

d) Les missions à l’étranger

e) La liquidation des missions

1 – La nouvelle instruction relative aux missions P. 088

a) Pourquoi une nouvelle instruction relative aux missions ?

À cause du manque de précision et des incohérences de

l’instruction de 2012

Pour être en conformité avec le décret de 2006 relatif aux

missions

Pour intégrer des évolutions demandées par les gestionnaires

de laboratoire et les SFC


b) Les précisions apportées par l’instruction

La possibilité de prendre en charge les frais de déplacement dans

la commune de résidence familiale ou administrative

L’absence de prise en charge des frais d’hébergement et de

restauration pour les formations organisées dans la résidence

administrative ou familiale du missionnaire

La notion et la qualification d’expert scientifique extérieur à

l’administration

Le contenu de l’ordre de mission

La définition des OM sans frais

Les conditions de prise en charge des cartes d’abonnement

Les conditions d’utilisation de la carte Corporate



En matière de transport :

L’obligation de recours au marché national pour les

déplacements effectués en avion, train (sauf TER) et pour la

location de véhicules de tourisme

L’obligation de fournir annuellement la photocopie du permis

de conduire valide et la carte grise + attestation d’assurance

(en cas d’utilisation du véhicule personnel)


https://www.telepoints.info/consultation-solde-points.html


En matière d’hébergement :

L’obligation de recours au marché national pour

l’hébergement en France métropolitaine

La fin de la dérogation accordée pour la carte Corporate

(Remboursement = 60€ si non recours au marché national)


d) Les changements pour les missions à l’étranger

L’indemnité forfaitaire inclut les frais d’hébergement, de repas et les

frais divers y compris les connexions internet et frais de communication

hors pays à risque

Les autres frais non couverts par l’indemnité forfaitaire sont listés

La possibilité de prendre en charge les frais de location d’un véhicule +

les frais de carburant + péage + parking

De nouveaux horaires pour le dernier jour en fonction de l’heure de

retour au domicile :

avant 12h : aucun remboursement

entre 12h et 21h : 1 seul repas

après 21h : 2 repas


e) La liquidation des missions

Il n’est plus possible de réduire le montant des droits de l’agent

en appliquant un forfait (en France ou à l’étranger)

Le montant maximum d’une avance payée en numéraire est de

300€

Un nouveau modèle d’état de frais est en cours de validation

par la DSFIM

La durée de conservation des pièces est de 10 ans


P. 095 2 – Les formalités à accomplir pour les missions à l’étranger

Pour toutes les missions à l’étranger

L’agent a l’obligation de déclarer dans SAME (Suivi des Agents en

Mission à l’Etranger) toute mission à l’étranger (Simbad – onglet

missions à l’étranger)

Il est désormais inutile de faire parvenir au ministère des affaires

étrangères le «formulaire mission individuelle» qui est édité chaque

fois que l’ordre de mission est imprimé

Pour l’instant il faut décocher la coche lors de l’impression de l’OM,

en attendant l’évolution dans l’outil Geslab

Remarque : seule la personne partant en mission peut compléter le fichier

SAME

Le missionnaire doit également se rendre sur le site du Ministère des

Affaires étrangères et se signaler dans ARIANE

https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html

P. 096 2 – Les formalités à accomplir pour les missions à l’étranger

Les missions dans les pays à risque

L’accord préalable du directeur de la Sureté du CNRS est obligatoire

Il est nécessaire de transmettre un mois avant le départ l’ ordre de

mission (avec frais ou sans frais) non signé. L’OM doit contenir

l’adresse du laboratoire et son code Labintel (ex : UMRXXXX)

Le formulaire de demande d’autorisation doit contenir les

coordonnées d’une personne à contacter en cas de problème (pas

celles du gestionnaire ou du laboratoire )

Si l’avis est négatif

Il est envoyé par le directeur de la Sureté du CNRS au Directeur du

laboratoire

Ne pas traiter la mission, aucune dérogation possible

Remarque : en cas de retard, vous pouvez contacter la Direction de la Sûreté

(Dirsu) pour trouver une solution transitoire

Lien utiles pour les missions dans les pays à risque

Pour consulter la liste des pays sensibles :

http://www.cnrs.fr/derci/spip.php?article335

Pour télécharger le formulaire de demande d’avis auprès du

FSD (Dirsu) :

http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/Missions/Avant-

mission.htm

Pour toute demande concernant une mission dans un pays

à risque : [email protected]

2 – Les formalités à accomplir pour les missions à l’étranger

P. 097

http://www.cnrs.fr/derci/spip.php?article335

http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/Missions/Avant-mission.htm



mailto:[email protected]

P. 098

3 – Rappels de procédure

a) La mention d’expert ou de personnalité scientifique

b) Les missions ne donnant pas lieu à remboursement

c) Comment solder un OM permanent ?

d) La suppression d’une mission

e) La taxe de séjour

P. 099 3 – Rappels de procédure

a) La mention d’expert ou de personnalité scientifique

La qualité d’expert scientifique ou de personnalité scientifique doit figurer sur

l’ordre de mission

Dans l’attente d’une évolution éventuelle de l’ordre de mission, cette information

peut être renseignée dans la zone fonction de la fiche agent dans Geslab. Il est

possible d’indiquer « expert scientifique extérieur à l’administration » ou «

personnalité scientifique de haut niveau » selon le cas

L’information apparaitra sur l’ordre de mission en dessous du nom de l’agent

Ne pas oublier de sélectionner «experts scientifiques» dans la zone type de

mission

P. 0100 3 – Rappels de procédure

b) Les missions ne donnant pas lieu à remboursement

Seules sont concernées les missions avec frais mais ne donnant

pas lieu à remboursement :

Informer le SFC pour une liquidation à 0 (par mail en joignant la

copie de l’OM)

Après confirmation de votre gestionnaire SFC, saisir une

facture avec remise à 100%

Remarque :

Les missions liquidées dans BFC à zéro ne sont pas

transmises vers Geslab

les factures saisies dans Geslab à zéro ne sont pas envoyées

vers BFC

Les documents originaux doivent être conservés par le laboratoire

P. 0101 3 – Quelques rappels de procédure

c) Comment solder un OM permanent ?

Le solde d’un OM permanent dans Geslab doit être signalé au SFC

car il n’est pas transmis à BFC

d) La suppression d’une mission

Il est nécessaire d’attendre 24h/48h (flux Geslab/BFC/Geslab)

entre la suppression et la création d’une nouvelle mission aux

mêmes dates

P. 0102 3 – Quelques rappels de procédure

e) La taxe de séjour

Le texte régissant le non-paiement de cette somme auprès des hôteliers en

France est l’article 3 du Décret 2002-1549

Sont exemptés de la taxe de séjour les fonctionnaires et agents de l'Etat

appelés temporairement dans la station pour l'exercice de leurs fonctions

Ce rappel règlementaire est situé à la fin du voucher émis par I Albatros

En cas d’insistance, le voyageur doit rappeler à l’hôtelier qu’il peut prendre

contact avec I Albatros pour confirmation

En cas de non-passage par le marché national d’hébergement, le missionnaire

devra justifier être en mission par le biais de son ordre de mission signé qu’il devra

présenter à son arrivée dans l’établissement

En cas de paiement, I Albatros remboursera cette somme sur présentation d’un

justificatif de l’agent

Attention : les missionnaires étrangers invités sont bien redevables de la taxe de

séjour

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=699E337AE8F12BB02191E474A8AD43A4.tpdjo07v_2?cidTexte=LEGITEXT000006070633&idArticle=LEGIARTI000006396521&dateTexte=20130918&categorieLien=id#LEGIARTI000006396521



1 – La nouvelle instruction relative aux missions

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