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Cette présentation a pour objectif de vous présenter le contrôle de gestion sur SAP® et de décrire une démarche opérationnelle afin de vous guider dans la mise en œuvre dans la conduite de vos projets.

OBJECTIFS

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Les données de base CO

et ses flux

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Chapitre I : Données de base

A) CO CCA

B) CO OPA

C) EC PCA

Chapitre II : Gestion des flux

A) CO CCA

B) CO OPA

C) EC PCA

SOMMAIRE

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1. Un centre de coûts est une structure de la société, responsable vis à vis de ses coûts. La comptabilité des centres de coûts est utilisée pour déterminer à quel endroit les coûts surviennent dans l ’entreprise.

2. Dans SAP, le centre de coûts est un “collecteur” de coûts qui peut être équivalent aux traditionnelles “sections analytiques”.

3. Si le périmètre analytique est multi-sociétés, un centre de coûts est affecté, lors de sa définition, à une société unique.

Les centres de coûts

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Les natures comptables sont les objets porteurs de coûts et fournissent des informations sur les flux de valeurs et la consommation de valeurs dans la société.

Les natures comptables primaires :

portent les coûts dont l ’origine est externe à l ’entreprise,

ne peuvent exister que si le compte général existe dans le plan comptable opérationnel de la société.

Les natures comptables secondaires

sont gérées uniquement dans CO,

sont liées au processus d ’activité de l ’entreprise,

illustrent les flux de valeurs internes (imputation interne d ’activités, gestion de majorations et opérations d ’imputation).

Les natures comptables (I)

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Plan Comptable

Comptabilité Financière

Comptabilité Analytique

7

Comptes de produits

8

Comptes spéciaux

1Comptes de capitaux

2

Comptes d'immobi-lisations

4

Comptes de tiers

3

Comptes de stocks et encours

5

Comptes financiers

Natures Comptables primaires

6

Comptes de charges

9

Comptes analy-tiques

Natures comptables secondaires

Remarque : toute écriture passée sur une nature comptable primaire est affectée à un centre de coûts, à un centre de profit, à un ordre interne ou à un objet de résultat. Chaque nature comptable primaire est donc affectée à un support analytique (transaction OKB9).

Les natures comptables (II)

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1. Ce sont des clés de distribution utilisées comme :

base de répartitions internes des coûts,

base de déchargement d ’un centre ou d ’un ordre récepteur,

ratio de calcul dans un reporting.

2. C ’est une valeur budgétée ou saisie au réel sur un centre.

3. Ce sont les seules données de base non limitées dans le temps.

Ratios statistiques : définition

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Remarque :

Les ratios peuvent être « constants » (ex : effectifs) ou « totaux » (ex.: unité téléphoniques).

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Le type d ’activité permet de mesurer / valoriser l ’activité d ’un centre.

Les types d ’activité sont définis indépendamment des centres de coûts. Ils divisent les activités fournies par un centre de coûts en fonction de l ’imputation des coûts.

La valorisation des activités se fait à un prix de cession déterminé suivant la stratégie de gestion choisie. Quand on divise les coûts par une quantité d ’activité, on obtient un prix de cession pour le couple centre de coûts/type d ’activité, prix servant ensuite pour l ’imputation interne d ’activité afin de décharger les centres.

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Les types d ’activité

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Afin de faciliter leur gestion, les données de base (centres de coûts, natures comptables, ratios statistiques et types d ’activité) peuvent être organisées en groupes. Un nom de groupe ne peut être utilisé qu’une seule fois.

Cas particulier des centres de coûts : la « hiérarchie standard » des centres de coûts est un groupe particulier auquel tous les centres de coûts du périmètre analytique doivent être affectés. SAP effectue un contrôle d ’univocité et d ’intégralité de cette hiérarchie. On peut créer en parallèle des hiérarchies partielles : « hiérarchies alternatives ».

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Groupes de données de base

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Axe analytique, au même titre qu’un centre,

Durée de vie limitée dans le temps mais qui peut être supérieure à l ’exercice,

Peut être déchargé à terme sur d ’autres objets (imputation non obligatoire),

Ne doit pas être nécessairement le reflet de l ’entreprise,

Permet d ’analyser les coûts en terme de causalité,

Peut être géré en interne à CO ou en externe à CO (SD, PP).

L ’ordre est défini en priorité par un « type d ’ordre » lequel détermine le profil d ’imputation, le profil de budget, le schéma de statuts et propose un ordre de référence (pour un même société, un même centre de profit, un même centre de responsabilité…données pas défaut).

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Ordres internes

Remarque :

Comme les centres, les ordres internes peuvent être regroupés en hiérarchies mais il n ’existe pas de « groupe exhaustif » tel que la hiérarchie standard des centres de coûts.

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Création

Lancement

Clôture technique

Clôture

Archivage

Statuts système

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Les étapes d ’un ordre

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Un centre de profit est :

une entité structurelle pouvant être multi-sociétés

rattaché à un périmètre analytique

responsable de ses performances

capable d’analyser sa profitabilité

statistique

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Remarque :

Une hiérarchie standard des centres de profit doit être obligatoirement définie et il est possible de créer des hiérarchies alternatives (ou groupes de centres de profit).

Le Centre de Profit

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Un centre de profit « fictif » est rattaché à la hiérarchie standard mais ne représente rien dans l'entreprise.

Il reçoit toutes les écritures non affectées à un centre de profit "normal", les écritures incorrectement affectées. On peut alors les reprendre et les réaffecter à des centres de profit.

Normalement vide, il permet de repérer les erreurs (ex : nouvel objet non affecté à un centre de profit).

Il assure donc la cohérence entre les comptes de résultat dans FI et dans CO.

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Le Centre de Profit « DUMMY »

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Centres de profit : objets supportant toujours des flux statistiques

Centres de coûts : objets réels, saufs ’ils sont en présence d ’autres objets réels, ils sont alors statistiques

Ordres et projets : objet supportant des flux statistiques ou réels

On ne peut avoir qu’un flux réel par objet mais différents flux statistiques par objet.

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Introduction : Flux statistiques ou réels

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SortieEntrée

Centre de coûts

Cession d'activité à

Planif. de la production

Gestion du personnel

Gestion des articles

Gestion des immos

Comptabilité financièreComptabilité financière

Maintenance

Comptabilité analytiqueComptabilité analytique

Activité budgété Capacité budgétée

Coûts budgétés - Personnel

- Matières consommables

- Amortissements

- Téléphone - Assurance - Energie

- Tout frais général...

- Maintenance

Prise en charges d'activités via imputation internes

Centre

Ordre interne

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Intégration budgétaire

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Budgétisationdes ratiosstatistiques

Budgétisation des types d'activité

Budgétisationdes coûts primaires(manuel)

Budgétisationdes coûts secondaires

Budgétisationdes Abonnements

BudgétisatonRépartition détaillée

=> Pour

Répartition détaillée

Répartition globale

Reporting, Formules

Taux activité

Capacité de production

Volume de Production

Coûts

Par nature comptable

Par type d'activité

et plus finement via budgétisat. détaillée

Non liés à l'activité

Liés à l'activité

Sur la base des coûts addition- nels

Par répartition détaillée des natures comptables

permutation possible

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Procédure Budgétaire

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BudgétisationRépartition globale

Budgétisation des taux d'activité

Actualisation des budgets

Blocage des budgets

Enveloppe budgétaire

.

des coûts aggrégés

Itérations sur la base de la capacité de production budgétée

simulations de budgets (exemple : modification de prix)

Protection contre toute modifica- tion

par centre de coûts / groupe de centre de coûts

A replanifier si changements dans les étapes précédentes

peut être effectuéindépendamment desautres activités budgétées

démarche optimale

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Procédure Budgétaire( Suite)

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Manuel Automatique

Ratiosstatistiques

PB de ratios Transfert de SIL

Typesd’activité

PB des typesd’activité

Imputationindirecte d’activités

Coûts Primaires : Secondaires : Primaires : Secondaires :

PB des coûtsprimaires indép. del’activité

PB des coûtssecondaires indép.de l’activité

Abonnement Répartition globale

PB des coûtsprimaires dép. del’activité

PB des coûtssecondaires dép. del’activité

Répartitiondétaillée

Imputationindirecte d’activité

Remarque : PB = Pré-budgétisation

La Pré-budgétisation

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Copie de budget : d ’une version à une autre par exemple

Revalorisation : application d ’un taux (d ’augmentation ou de diminution) à une version de budget

Gestion des enveloppes sur les centres de coûts : affectation d ’une enveloppe de coûts (sans détail par nature comptable) avec contrôle de disponibilité possible

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Principe de la budgétisation

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Imputations "directes" de quantités, coûts et revenus externes ( FI, MM, AM ...) :

simultanées dans FI et CO

Imputations analytiques de quantités, coûts et revenus

saisis dans CO (transferts internes) périodiques (transferts, répartitions, coûts additionnels)

Imputation des ratios statistiques

Abonnements analytiques

Engagements sur commande fournisseur

Réserves de moyens financiers sans demande d’achat

Ecritures de réconciliation FI / CO

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Les flux réels

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Unités téléphoniques

TéléphoneJanvier

Centre PTT

606120 + 15.000,- Euros

606120 - 15.000,- Euros

Clé de répartition

Ratio statistiqueex. Unité téléphonique

Centre de coûts « A »

606120 + 6.000,-

2.0002.000 1000

Centre de coûts « B »

Centre de coûts « C »

606120 + 6.000,- 606120 + 3.000,-

Les transferts périodiques

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ElectricitéJanvier

Centre de coûts élect.

606110 + 23.000,- Euros

606110 - 23.000,- Euros

Fabrication 1

606xxx + 6.900,-

du centre decoût élect.

Fabrication 2

606xxx + 4.600,-

du centre decoût élect.

Fabrication 3

606xxx + 11.500,-

du centre de coût élect.

Clé de répartition

% fixe

30% 20% 50%

La répartition détaillée

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Parallèlement à la budgétisation ascendante détaillée en fonction des natures comptables (idem budgétisation des centres de coûts), il est possible de budgéter, au niveau des ordres et par exercice, des valeurs indépendantes des natures comptables (budget descendant ou budget d’enveloppe).

Le système offre alors la possibilité de gérer un contrôle des disponibilités (contrôle en fonction des engagements relatifs à un ordre et du budget annuel).

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Budgets ascendant / descendant & contrôle disponible

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Budget:

• flexible

• plusieurs versions

• possibilité de ne pas garder de trace des modifications

Budget d'enveloppe:

• ferme

• unique

• correspond à la version définitive du plan

• Traçabilité de toutes les évolutions ultérieures

Contrôle de disponibilité :

• avertissement

• avertissement + E-mail

• erreur et rejetIXERP consulting

Budgets ascendant / descendant & contrôle disponible

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Centres :

• allocations

• activités

Ordres :

• consommation d'activités

• coûts budgétés

• coûts additionnels

Déchargement

Consommation d'activité

TRANSFERT

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Intégration budgétaire

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Ordre

• Maintenance• Investissement• Réparation• OF• ....

Compta. financière

Coûts externes(factures)

Stock

Consommation de matières

Compta. analytique

Coûts internesActivitésCoûts additionnels

Contrôle de gestion

• Centre de coûts • Ordre• Projet• Objet de résultat• Réseau

Compta. financière

• Compte général• Immobilisation• Article (stock)

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Flux réels sur l’ordre

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Coûts réels imputés directement par FI, MM, AM

Transferts de coûts et produits de postes individuels (d ’un ordre à un autre ordre)

Coûts réels internes à CO :

saisie d ’imputation d ’activité directe (de centre à ordre)

transferts périodiques (via des centres ou des ordres)

coûts additionnels périodiques (le déchargement d ’un coût additionnel peut se faire sur un centre ou sur un ordre)

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Intégrations réels :Flux de chargement

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Le déchargement des ordres est défini suivant un profil d ’imputation lié au type de l ’ordre.

Le profil d ’imputation est composé

du schéma d ’imputation (Quels sont le ou les récepteurs ? )

et du schéma d’origine (Quelles sont le ou les natures comptables imputées ? Sont-elles regroupées en une nature comptable secondaire ?).

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Intégrations réels :Flux de déchargement

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L ’engagement peut être créé par une demande d ’achat, une réservation de stocks ou une commande d ’achat.

Il peut être réduit par une consommation effective, une entrée en stocks ou une entrée de facture.

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Imputations réelles & Engagements

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Budgétisation directe d'un centre de profit :

par nature comptable

utilisation des répartitions globales ou détaillées

Reprise des budgets d'autres modules :

centres de coûts (CO-CCA)

ordres internes (CO-OPA)

OTP et graphes de projets (PS)

compte de résultat analytique (CO-PA)

production (CBN) (PP)

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Méthodes de planification

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Toutes les écritures dans les modules FI, MM, AA, SD et CO, affectant les profits, sont réfléchies dans EC-PCA.

Aucune écriture ne peut être directement affectées à un centre de profit : elle est affectée à un autre objet (centre, ordre,...), qui est lui même lié à un centre de profit. L'écriture sur centre de profit n'est que statistique i.e. pour information.

On peut transférer un montant depuis un centre de profit, mais uniquement sur un autre centre de profit.

Comme pour les centres de coûts, on peut utiliser les répartitions détaillée et globale. Les centres de profit sont alors les seuls récepteurs et émetteurs admis.

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Ecritures réelles : Bases

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Les éléments suivants peuvent être remontés depuis FI (bilan) sur les centres de profit :

Balances fournisseurs

Balances clients

Stocks

Immobilisations

En-cours de production

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Reprise d’éléments de bilan

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Contact

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Votre Ingénieur Commercial IXERPBENSIMON StéphaneTEL : 01 73 04 92 34GSM : 06 61 79 78 32Mail : [email protected]

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