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IXERP consulting
Cette présentation a pour objectif de vous présenter le contrôle de gestion sur SAP® et de décrire une démarche opérationnelle afin de vous guider dans la mise en œuvre dans la conduite de vos projets.
OBJECTIFS
2
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Les données de base CO
et ses flux
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Chapitre I : Données de base
A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA
Chapitre II : Gestion des flux
A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA
SOMMAIRE
IXERP consulting
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IXERP consulting
1. Un centre de coûts est une structure de la société, responsable vis à vis de ses coûts. La comptabilité des centres de coûts est utilisée pour déterminer à quel endroit les coûts surviennent dans l ’entreprise.
2. Dans SAP, le centre de coûts est un “collecteur” de coûts qui peut être équivalent aux traditionnelles “sections analytiques”.
3. Si le périmètre analytique est multi-sociétés, un centre de coûts est affecté, lors de sa définition, à une société unique.
Les centres de coûts
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Les natures comptables sont les objets porteurs de coûts et fournissent des informations sur les flux de valeurs et la consommation de valeurs dans la société.
Les natures comptables primaires :
portent les coûts dont l ’origine est externe à l ’entreprise,
ne peuvent exister que si le compte général existe dans le plan comptable opérationnel de la société.
Les natures comptables secondaires
sont gérées uniquement dans CO,
sont liées au processus d ’activité de l ’entreprise,
illustrent les flux de valeurs internes (imputation interne d ’activités, gestion de majorations et opérations d ’imputation).
Les natures comptables (I)
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Plan Comptable
Comptabilité Financière
Comptabilité Analytique
7
Comptes de produits
8
Comptes spéciaux
1Comptes de capitaux
2
Comptes d'immobi-lisations
4
Comptes de tiers
3
Comptes de stocks et encours
5
Comptes financiers
Natures Comptables primaires
6
Comptes de charges
9
Comptes analy-tiques
Natures comptables secondaires
Remarque : toute écriture passée sur une nature comptable primaire est affectée à un centre de coûts, à un centre de profit, à un ordre interne ou à un objet de résultat. Chaque nature comptable primaire est donc affectée à un support analytique (transaction OKB9).
Les natures comptables (II)
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1. Ce sont des clés de distribution utilisées comme :
base de répartitions internes des coûts,
base de déchargement d ’un centre ou d ’un ordre récepteur,
ratio de calcul dans un reporting.
2. C ’est une valeur budgétée ou saisie au réel sur un centre.
3. Ce sont les seules données de base non limitées dans le temps.
Ratios statistiques : définition
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Remarque :
Les ratios peuvent être « constants » (ex : effectifs) ou « totaux » (ex.: unité téléphoniques).
Le type d ’activité permet de mesurer / valoriser l ’activité d ’un centre.
Les types d ’activité sont définis indépendamment des centres de coûts. Ils divisent les activités fournies par un centre de coûts en fonction de l ’imputation des coûts.
La valorisation des activités se fait à un prix de cession déterminé suivant la stratégie de gestion choisie. Quand on divise les coûts par une quantité d ’activité, on obtient un prix de cession pour le couple centre de coûts/type d ’activité, prix servant ensuite pour l ’imputation interne d ’activité afin de décharger les centres.
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Les types d ’activité
Afin de faciliter leur gestion, les données de base (centres de coûts, natures comptables, ratios statistiques et types d ’activité) peuvent être organisées en groupes. Un nom de groupe ne peut être utilisé qu’une seule fois.
Cas particulier des centres de coûts : la « hiérarchie standard » des centres de coûts est un groupe particulier auquel tous les centres de coûts du périmètre analytique doivent être affectés. SAP effectue un contrôle d ’univocité et d ’intégralité de cette hiérarchie. On peut créer en parallèle des hiérarchies partielles : « hiérarchies alternatives ».
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Groupes de données de base
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Axe analytique, au même titre qu’un centre,
Durée de vie limitée dans le temps mais qui peut être supérieure à l ’exercice,
Peut être déchargé à terme sur d ’autres objets (imputation non obligatoire),
Ne doit pas être nécessairement le reflet de l ’entreprise,
Permet d ’analyser les coûts en terme de causalité,
Peut être géré en interne à CO ou en externe à CO (SD, PP).
L ’ordre est défini en priorité par un « type d ’ordre » lequel détermine le profil d ’imputation, le profil de budget, le schéma de statuts et propose un ordre de référence (pour un même société, un même centre de profit, un même centre de responsabilité…données pas défaut).
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Ordres internes
Remarque :
Comme les centres, les ordres internes peuvent être regroupés en hiérarchies mais il n ’existe pas de « groupe exhaustif » tel que la hiérarchie standard des centres de coûts.
Création
Lancement
Clôture technique
Clôture
Archivage
Statuts système
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Les étapes d ’un ordre
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Un centre de profit est :
une entité structurelle pouvant être multi-sociétés
rattaché à un périmètre analytique
responsable de ses performances
capable d’analyser sa profitabilité
statistique
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Remarque :
Une hiérarchie standard des centres de profit doit être obligatoirement définie et il est possible de créer des hiérarchies alternatives (ou groupes de centres de profit).
Le Centre de Profit
Un centre de profit « fictif » est rattaché à la hiérarchie standard mais ne représente rien dans l'entreprise.
Il reçoit toutes les écritures non affectées à un centre de profit "normal", les écritures incorrectement affectées. On peut alors les reprendre et les réaffecter à des centres de profit.
Normalement vide, il permet de repérer les erreurs (ex : nouvel objet non affecté à un centre de profit).
Il assure donc la cohérence entre les comptes de résultat dans FI et dans CO.
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Le Centre de Profit « DUMMY »
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Centres de profit : objets supportant toujours des flux statistiques
Centres de coûts : objets réels, saufs ’ils sont en présence d ’autres objets réels, ils sont alors statistiques
Ordres et projets : objet supportant des flux statistiques ou réels
On ne peut avoir qu’un flux réel par objet mais différents flux statistiques par objet.
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Introduction : Flux statistiques ou réels
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SortieEntrée
Centre de coûts
Cession d'activité à
Planif. de la production
Gestion du personnel
Gestion des articles
Gestion des immos
Comptabilité financièreComptabilité financière
Maintenance
Comptabilité analytiqueComptabilité analytique
Activité budgété Capacité budgétée
Coûts budgétés - Personnel
- Matières consommables
- Amortissements
- Téléphone - Assurance - Energie
- Tout frais général...
- Maintenance
Prise en charges d'activités via imputation internes
Centre
Ordre interne
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Intégration budgétaire
1 2 3 4 5 6
Budgétisationdes ratiosstatistiques
Budgétisation des types d'activité
Budgétisationdes coûts primaires(manuel)
Budgétisationdes coûts secondaires
Budgétisationdes Abonnements
BudgétisatonRépartition détaillée
=> Pour
Répartition détaillée
Répartition globale
Reporting, Formules
Taux activité
Capacité de production
Volume de Production
Coûts
Par nature comptable
Par type d'activité
et plus finement via budgétisat. détaillée
Non liés à l'activité
Liés à l'activité
Sur la base des coûts addition- nels
Par répartition détaillée des natures comptables
permutation possible
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Procédure Budgétaire
7 8 9 10 11
BudgétisationRépartition globale
Budgétisation des taux d'activité
Actualisation des budgets
Blocage des budgets
Enveloppe budgétaire
.
des coûts aggrégés
Itérations sur la base de la capacité de production budgétée
simulations de budgets (exemple : modification de prix)
Protection contre toute modifica- tion
par centre de coûts / groupe de centre de coûts
A replanifier si changements dans les étapes précédentes
peut être effectuéindépendamment desautres activités budgétées
démarche optimale
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Procédure Budgétaire( Suite)
Manuel Automatique
Ratiosstatistiques
PB de ratios Transfert de SIL
Typesd’activité
PB des typesd’activité
Imputationindirecte d’activités
Coûts Primaires : Secondaires : Primaires : Secondaires :
PB des coûtsprimaires indép. del’activité
PB des coûtssecondaires indép.de l’activité
Abonnement Répartition globale
PB des coûtsprimaires dép. del’activité
PB des coûtssecondaires dép. del’activité
Répartitiondétaillée
Imputationindirecte d’activité
Remarque : PB = Pré-budgétisation
La Pré-budgétisation
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Copie de budget : d ’une version à une autre par exemple
Revalorisation : application d ’un taux (d ’augmentation ou de diminution) à une version de budget
Gestion des enveloppes sur les centres de coûts : affectation d ’une enveloppe de coûts (sans détail par nature comptable) avec contrôle de disponibilité possible
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Principe de la budgétisation
Imputations "directes" de quantités, coûts et revenus externes ( FI, MM, AM ...) :
simultanées dans FI et CO
Imputations analytiques de quantités, coûts et revenus
saisis dans CO (transferts internes) périodiques (transferts, répartitions, coûts additionnels)
Imputation des ratios statistiques
Abonnements analytiques
Engagements sur commande fournisseur
Réserves de moyens financiers sans demande d’achat
Ecritures de réconciliation FI / CO
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Les flux réels
Unités téléphoniques
TéléphoneJanvier
Centre PTT
606120 + 15.000,- Euros
606120 - 15.000,- Euros
Clé de répartition
Ratio statistiqueex. Unité téléphonique
Centre de coûts « A »
606120 + 6.000,-
2.0002.000 1000
Centre de coûts « B »
Centre de coûts « C »
606120 + 6.000,- 606120 + 3.000,-
Les transferts périodiques
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ElectricitéJanvier
Centre de coûts élect.
606110 + 23.000,- Euros
606110 - 23.000,- Euros
Fabrication 1
606xxx + 6.900,-
du centre decoût élect.
Fabrication 2
606xxx + 4.600,-
du centre decoût élect.
Fabrication 3
606xxx + 11.500,-
du centre de coût élect.
Clé de répartition
% fixe
30% 20% 50%
La répartition détaillée
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Parallèlement à la budgétisation ascendante détaillée en fonction des natures comptables (idem budgétisation des centres de coûts), il est possible de budgéter, au niveau des ordres et par exercice, des valeurs indépendantes des natures comptables (budget descendant ou budget d’enveloppe).
Le système offre alors la possibilité de gérer un contrôle des disponibilités (contrôle en fonction des engagements relatifs à un ordre et du budget annuel).
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Budgets ascendant / descendant & contrôle disponible
Budget:
• flexible
• plusieurs versions
• possibilité de ne pas garder de trace des modifications
Budget d'enveloppe:
• ferme
• unique
• correspond à la version définitive du plan
• Traçabilité de toutes les évolutions ultérieures
Contrôle de disponibilité :
• avertissement
• avertissement + E-mail
• erreur et rejetIXERP consulting
Budgets ascendant / descendant & contrôle disponible
Centres :
• allocations
• activités
Ordres :
• consommation d'activités
• coûts budgétés
• coûts additionnels
Déchargement
Consommation d'activité
TRANSFERT
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Intégration budgétaire
Ordre
• Maintenance• Investissement• Réparation• OF• ....
Compta. financière
Coûts externes(factures)
Stock
Consommation de matières
Compta. analytique
Coûts internesActivitésCoûts additionnels
Contrôle de gestion
• Centre de coûts • Ordre• Projet• Objet de résultat• Réseau
Compta. financière
• Compte général• Immobilisation• Article (stock)
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Flux réels sur l’ordre
Coûts réels imputés directement par FI, MM, AM
Transferts de coûts et produits de postes individuels (d ’un ordre à un autre ordre)
Coûts réels internes à CO :
saisie d ’imputation d ’activité directe (de centre à ordre)
transferts périodiques (via des centres ou des ordres)
coûts additionnels périodiques (le déchargement d ’un coût additionnel peut se faire sur un centre ou sur un ordre)
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Intégrations réels :Flux de chargement
Le déchargement des ordres est défini suivant un profil d ’imputation lié au type de l ’ordre.
Le profil d ’imputation est composé
du schéma d ’imputation (Quels sont le ou les récepteurs ? )
et du schéma d’origine (Quelles sont le ou les natures comptables imputées ? Sont-elles regroupées en une nature comptable secondaire ?).
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Intégrations réels :Flux de déchargement
L ’engagement peut être créé par une demande d ’achat, une réservation de stocks ou une commande d ’achat.
Il peut être réduit par une consommation effective, une entrée en stocks ou une entrée de facture.
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Imputations réelles & Engagements
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Budgétisation directe d'un centre de profit :
par nature comptable
utilisation des répartitions globales ou détaillées
Reprise des budgets d'autres modules :
centres de coûts (CO-CCA)
ordres internes (CO-OPA)
OTP et graphes de projets (PS)
compte de résultat analytique (CO-PA)
production (CBN) (PP)
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Méthodes de planification
Toutes les écritures dans les modules FI, MM, AA, SD et CO, affectant les profits, sont réfléchies dans EC-PCA.
Aucune écriture ne peut être directement affectées à un centre de profit : elle est affectée à un autre objet (centre, ordre,...), qui est lui même lié à un centre de profit. L'écriture sur centre de profit n'est que statistique i.e. pour information.
On peut transférer un montant depuis un centre de profit, mais uniquement sur un autre centre de profit.
Comme pour les centres de coûts, on peut utiliser les répartitions détaillée et globale. Les centres de profit sont alors les seuls récepteurs et émetteurs admis.
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Ecritures réelles : Bases
Les éléments suivants peuvent être remontés depuis FI (bilan) sur les centres de profit :
Balances fournisseurs
Balances clients
Stocks
Immobilisations
En-cours de production
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Reprise d’éléments de bilan
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Contact
IXERP consulting
Votre Ingénieur Commercial IXERPBENSIMON StéphaneTEL : 01 73 04 92 34GSM : 06 61 79 78 32Mail : [email protected]
Conseil
Intégration WWW.IXERP.COM Support Formation