1. Fusion et publipostage - Thomas...
Transcript of 1. Fusion et publipostage - Thomas...
Tutorial Ex 1: Exercice de saisie :
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Exercice 4 : Fusion et publipostage
1. Fusion et publipostage But de l'exercice : fusionner un courrier type (document Word) avec une liste de destinataires existante (document Excel). L'intérêt est de réaliser en quelques minutes un envoi en nombre de lettres nominatives et personnalisées.
Étape 1 : Ouverture de la liste des destinataires. Dans Excel, ouvrir le document VB_Ex8_base (c'est la base de données des destinataires du futur courrier)
Remarques : c'est un tableau très simple – la première ligne contient les en-têtes de colonnes
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Étape 2 : Ouverture de la lettre type existante
Étape 3 : Vérification de la structuration du document en affichant les caractères masqués
D'apparence assez
anodine ce courrier
va se révéler assez
mal réalisé. Plusieurs
actions correctrices
vont être nécessaires
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Étape 4 : Rectification des incohérences de mise en page (espacements avant et après certains paragraphes, retraits incongrus …etc.). Méthode : Sélection de la totalité du document (CTRL+A) et annulation des retraits
Remarque : en procédant ainsi, on limite le nombre des actions. On replace les taquets de retrait bien à gauche, contre la marge.
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Le courrier prend maintenant cet aspect :
Il ne reste plus qu’à traiter le problème des tabulations incongrues en bas du document :
Une simple suppression de
toutes les tabulations fera
parfaitement l’affaire
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Utilisez les enseignements de l’exercice N°3 pour réaliser la mise en page suivante
Remarque : La date a été alignée avec "Le président" Le publipostage va pouvoir maintenant être mis en œuvre.
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La commande à lancer est : Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage
Remarque : une marge vient de s’afficher à droite de l’écran, elle va vous guider tout au long de la procédure.
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Comme le courrier concerné est ouvert, les 3 premières étapes ne sont que des formalités sélection du type de document
"Lettres" sélection du document de base
"Utiliser le document actuel" Sélection des destinataires
"Utilisation d'une liste existante"
Arrivé à la phase 3, cliquer sur "Parcourir" pour désigner l'emplacement de la base Excel qui comporte les noms des destinataires. NB : on navigue dans les différentes étapes en cliquant simplement sur "précédente" ou "suivante".
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Une fenêtre apparaît, vous devez désigner l'emplacement du fichier Excel :
Une nouvelle fenêtre vous demande de sélectionner la feuille de calcul sur laquelle figurent les destinataires :
Cliquez sur la feuille concernée Remarque : il vous est rappelé que la première ligne de la feuille de calcul doit contenir les entêtes.
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Une nouvelle fenêtre s'affiche. C'est dans celle-ci que vous allez pouvoir sélectionner, sérier ou exclure des destinataires :
Après avoir validé, la fenêtre va disparaître et la procédure de publipostage continue. Pour définir les adresses des destinataires, rendez-vous en étape 4 :
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Dans la marge, cliquer sur "bloc adresse".
C'est ici qu'il faut définir quelle forme va prendre l'adresse du destinataire dans le courrier :
Puis cliquer sur "OK" et
passer en étape
suivante de manière à
visualiser le premier
résultat
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Notre bloc d'adresse devient de véritables adresses fusionnées depuis le document Excel :
Pour faire défiler les noms des destinataires il suffit de cliquer sur les flèches
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Pour ajouter au courrier d'autres entrées fusionnées, retour en étape 4 et cliquer sur "autres éléments" :
Dans la fenêtre qui s'affiche apparaissent les entêtes du tableau Excel des destinataires. Choisir puis insérer pour ajouter.
Passage dans le bas de
la marge en étape
suivante pour visualiser
le résultat de l'insertion
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Une fois la fusion terminée, passage en étape 6 pour envoyer vers l'imprimante.