1

EndNote :Gestion bibliographique et publication

à quoi sert EndNote : à créer une collection de références bibliographiques personnelles, contenant tous les types de documents (articles de journaux, livres, etc.)

commencer dans EndNote par : introduire les références bibliographiques, manuellement ou mieux, en se connectant à ou en important depuis les bases de données (Web of Science, PubMed, GoogleScholar, SciFinder, Site éditeurs, Catalogues de bibliothèques, etc.)

travailler dans EndNote :trier, dé-dupliquer, éditer et compléter les références (p.ex. ajouts, figures, etc.) chercher les articles en text intégral (fichier.pdf)préparer des sous-listes thématiques pour vos prochains articlesformater les références selon le style du journal où vous allez publier

CWYW « cite while you write » = écrire dans Word en introduisant vos références:exporter des listes de références entières pour vos publications ou mieuxciter les références directement lorsque vous écrivez, modifiez, complétez vos chapitres dans Word

Francine Dreier, Faculté des Sciences, Université de Genève (2011)

2

Démarrer dans EndNote

soit travailler sur les PC de la bibliothèque des Sciences où le programme est installé,Soit installer le programme sur votre PC (il faut avoir une adresse mail <unige.ch>):

Division informatique http://www.unige.ch/dinf/ collaborateurs equipement Obtenir des logiciels institutionnels Platform des logiciels GDL – Edition – Bibliographie EndNote X4EndNote X4 est sous licence de site à UNIGE (gratuit pour tous les collaborateurs)

ouvrir EndNote et créer une New Reference Library exemple: test.enl un répertoire test.DATA est automatiquement généré où se trouveront toutes les options de configuration: fichiers de connexion, filtres d’import, styles et formats de journaux, etc.

voilà, vous êtes prêts pour introduire vos référencesbibliographiques, donc pour créer votre collection personnelle de références

3

La bibliographie (1) : recherches

Pour introduire vos références bibliographiques dans EndNote X4, il y a 4 possibilités

1. Se connecter directement depuis EndNote

Online Search avec choix de la base de données bibliographique exemples: Web of Science SCI (ISI), PubMed (NLM) ou un catalogue de

Bibliothèque

2. Importer dans EndNote un fichier sauvé contenant les références choisies lors d’une recherche bibliographique exemples: SciFinder Scholar, MathSciNet, GeoRef (save « tagged » Text File), en sélectionnant ensuite le filtre d’import correspondant à la base de données bibliographique (p.ex. Scifinder CAS) Menu: File – Import – Import Options

3. Exporter la(les) citation(s) – souvent une à une - depuis un site online exemples: sites d’éditeurs comme Blackwell ou Wiley-InterScience (Download Citation)

4. Entrer les références manuellement ou éditer/modifier des références incomplètes

4

La bibliographie (2) : exemple / aperçu

Aperçu de votre bibliographie (exemple: résultat de l’Online Search “Kundig” et “asymmetric cataly*” dans Web of Science SCI) et l’ajout automatique des références

Sélection/affichage d’une référence qui est montrée dans le style «Numbered»

5

La référence (1) : visualisation / édition

Avec un double-click sur la référence sélectionnée (Menu: References – Edit References),on passe en mode édition où le contenu des champs peut être manuellement modifié/complété

Attention: le format de chaque champ doit être respecté (p.ex. Author = Nom,^initiale.)

6

La référence (2) : ajouts et liens

Recherche du text intégral : Find Full Text (Menu: References – Find Full Text),

Exemples d’ajouts typiques: Keywords, URL, Figures, File Attachments (fichiers.pdf) pour afficher les options d’un champ, un click droit affiche les possibilités

Attention: le lien d’un fichier.pdf est par défaut relatif le fichier se trouvera dans le répertoire.DATA (ici, dans Test.DATA qui contient les fichiers spécifiques à Test.enl)

Pour définir un lien absolu (p.ex. un serveur de document), il faut décocher l’option pardéfaut «copy file to the default folder» Menu: Edit –Preferences – URL & Links

7

Gestion des références (1)

Personnaliser l’affichage de la liste de références (choisir quelles colonnes seront affichées) Menu : Edit – Preferences – Display Fields

Trier vos références dans un ordre de classement A-Z / Z-A ou chronologique Classement mono-critère : simple click sur l’en-tête d’une colonne affichée Classement multi-critère Menu : References – Sort References

Dé-dupliquer et éliminer les références qui sont à double après l’import depuis différentesbases de données bibliographiques Menu : References – Find Duplicates

Editer globalement toutes ou partie des références pour changer ou ajouter une mêmeinformation (exemples : un mot-clé, un nom de journal, des notes, etc.)

Menu : References – Change and Move Fields

Créer des sous-listes de références selon certains critères de sélection(exemple : auteur, année, type de document, etc.)

Menu : Tools – Suject Bibliography sélection, puis OK Reference List Layout

8

Gestion des références (2)

Recherche rapide à l’intérieur de votre collection de références: Quick Search

Selection des références de votre Quick Search, click droit add references to create new Group :

Création de sous-groupe(s) : ici, My Groups Ruthenium

exemples : références pour une nouvelle publication, update du dernier mois, etc.

9

Formater les références : Output Styles

But : Attribuer le style d’un journal spécifique (ici, celui de Angewandte Chemie) à une liste de références pour l’exporter déjà formatée vers Word

10

Exporter des listes de référencescomplètes depuis EndNote à Word

Après avoir attribué le style du journal (ici, Angewandte Chemie), Sélectionner les références dans EndNote qui constitueront votre liste de références Pour la visualisation: EndNote Menu : File – Print Preview

Pour l’export dans Word: EndNote Menu : Edit – Copy Formatted (ctrl + K)

Puis, dans votre document Word : Edit – Paste (ctrl + V)

11

« Cite while you write » dans Word (1)

Si EndNote est installé sur votre ordinateur, l’onglet EndNote X4 apparâit dans Word

En passant lentement avec la souris sur les la fonctions (sans cliquer dessus) leur description s’affiche.

Les plus utilisés sont certainement :

Insert citation(s), les citations sont insérées dans le texte et les références formatées s’ajoutent automatiquement dans la liste des références à la fin du document

Go to EndNote, permet de basculer du document Word en cours de rédaction vers EndNote pour choisir au fur et à mesure la(les) référence(s)

La barre d’outil correspondante dans EndNote Word

Update & Convert Citations and Bibliography, même si déjà attribué, le style des références peut être changé en un autre style de journal

12

« Cite while you write » dans Word (2)

Exemple: en rédaction de votre texte dans Word, insérez vos citations directement à l’endroit choisi

à la fin de votre document:

votre liste des référencesest générée au fur et à mesure (renumérotée)

13

Structure de la configuration

EndNote possède une structure où les modèles et listes sont groupés par répertoires.

Attention : Les fichiers de chaque répertoire possèdent uneextension spécifique.

BIBLIO (.enl .Data)Connections (.enz)Filters (.enf)Styles (.ens)Term Lists (.txt)

Il faut donc ranger une liste personnelle comme celle des noms de journaux abrégés, ici chemical_2007.txt, dans le répertoire correspondant,ici Term Lists

14

Tips & Tricks

Connexions et Filtres d’import :essayez de trouver l’interface et/ou le filtre spécifique pour votre base de données Exemples: chercher/sauver des documents de Medline (OVID) ou PubMed (NLM), sélectionner le filtre le plus spécifique pour votre catalogue de bibliothèque

RERO RERO_XI RERO_Geneve_XI http://www.unige.ch/biblio/chercher/endnote.html

Création d’un Output Style personnel Menu : Edit – Output Style – Edit  "Numbered"prendre, éditer puis adapter des pages existantes, donc déjà correctement formatés (ici, Templates pour Reference Types)

15

Application pratique

Apprentissage :

session pratique pour l’utilisation de EndNote 1h30 à la salle de des PC de la Bibliothèque des Sciences

Liste d’inscription :

travail par petits groupes, si possible de même niveau (EndNote basique ou avancé)

Votre collection de références dans EndNote :

exécutez d’abord une bonne recherche bibliographique, ceci dans la base de données la plus spécifique dans votre domaine de recherche et n’oubliez pas de faire la sélection et la sauvegarde des références ! créez seulement ensuite votre bibliographie dans EndNote

Questions ?Francine.Dreier@unige.ch