1 Conduite du changement Qualité et documentation Maîtrise documentaire.

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1 Conduite du changement Qualité et documentation Maîtrise documentaire

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1Conduite du changement

Qualité et documentation

Maîtrise documentaire

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Sommaire

1. Sensibilisation

2. La documentation Qualité

3. La maîtrise documentaire

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Sommaire

2. La documentation Qualité

3. La maîtrise documentaire

1. Sensibilisation

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Ensemble de documents relatifs à un projet - notice - mode d’emploi – action de sélectionner, classer, utiliser ou diffuser des documents.

Définition : documentation

Discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à l’information des acteurs.

Document : ensemble d’informations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, … .

La documentation ou l’art de rendre visible les actions menées.

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Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés.

Favoriser l’accès de tous les acteurs à l’information et faire en sorte qu’ils disposent d’une documentation à jour.

Enregistrer et stocker l’ensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats, …)

Les 4 objectifs de la documentation

Pour maîtriser un projet, il est recommandé de définir et d’élaborer les documents concernant le produit à développer, les actions à entreprendre avec le planning associé, les ressources utilisées et la façon de procéder.

Ils décrivent, avec plus ou moins de détails et selon la criticité des projets, le « quoi, quand, qui, comment » .

Atteindre la qualité requise.

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La sélectivité

La pérennité

La fiabilité

Les 6 caractéristiques d’une gestion documentaire

La traçabilité

La disponibilité

L’exhaustivité

Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.

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Sommaire

1. Sensibilisation

2. La documentation Qualité

3. La maîtrise documentaire

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La pyramide documentaireLa

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Besoin

Produit ou service

Procédures

Modes opératoires

Processus

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Enregistrementsqualité

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1er niveau : lignes directrices de la politique Qualité

Manuel Qualité Manuel d’Assurance Qualité

2ème niveau : déclinaison de la politique définie au 1er niveau

Identifier et détailler les procédures génériques et leurs

modalités d’application dans l’entreprise Procédures, Instructions, Modes opératoires

3ème niveau : documentation des projets et enregistrements relatifs à la Qualité.

Voir familles de documents

Les 3 niveaux de la documentation

Cette décomposition en niveaux de la documentation permet d’assurer la cohérence de la documentation des projets avec la politique qualité de l’entreprise.

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Les composants

Le manuel Qualité Document énonçant la politique Qualité de l’entreprise et décrivant les

dispositions générales prises pour obtenir la qualité de ses produits ou services.

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Procédure Document qui décrit de façon formalisée les tâches à accomplir pour

mettre en œuvre le processus : c’est le mode d’emploi opérationnel.

Enregistrement Document qui fournit des preuves tangibles des activités effectuées

ou des résultats obtenus.

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Sommaire

1. Sensibilisation

2. La documentation Qualité

3. La maîtrise documentaire

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Au programmeLa

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Concepts

Fonctions et responsabilités

Cycle de vie d’un document

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Deux niveaux sont à mettre en place :

1. La définition d’un guide de nommage qui définit de manière univoque une seule forme canonique de repérage des documents.

2. La mise en place d’un référentiel documentaire visant à fournir à tout un chacun le document générique à décliner dans le cadre d’une activité

dûment ciblée.

Concepts (1/4)

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L’ensemble des instances (occurrences) ainsi déclinées à partir du référentiel documentaire constituent le fonds documentaire.

Nous aboutissons en final à la définition et à la mise en place d’une banque documentaire.

La banque documentaire est constituée du référentiel documentaire et du fonds documentaire, le tout respectant les règles de dénomination édictées par le guide de repérage.

Concepts (2/4)

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Banque documentaire =

Référentiel documentaire + Fonds documentaire

avec « l’assistance » du Guide de nommage

Concepts (3/4)

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taire Concepts (4/4)

La maîtrise documentaire doit assurer que :

Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ;

Les documents non valables et/ou périmés sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou d’utilisation ou sinon qu’ils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ;

Tout document périmé conservé à des fins légale ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.

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Fonctions et responsabilités (1/2)La

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Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées.

Par exemple, les membres d’un projet ou les personnes d’un service peuvent être nanties des fonctions suivantes :

Responsable de la documentation• Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de l’adaptation)

et du respect des exigences concernant la maîtrise de la documentation. Il convient que la direction lui donne l’autorité pour faire appliquer la procédure.

Producteur d’un document• Personne chargée d’élaborer le document, elle peut être

l’auteur principal ou l’intégrateur du document.

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Fonctions et responsabilités (2/2)La

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Lecteurs / vérificateurs• Après élaboration ou mise à jour d’une version, mais avant

enregistrement et diffusion, un document peut être soumis à un cycle de relecture pour commentaires, modifications et enrichissements éventuels.

Responsables de validation ou d’approbation• Pour chaque catégorie de document émis, une ou plusieurs

personnes désignées peuvent décider du statut final du document selon des modalités d’approbation formelle.

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Le cycle de vie d’un documentLa

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Identification

Gestion des versions

Vérification - Validation

Diffusion - Circulation

Classement

Archivage - Destruction

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IDENTIFICATION (1/2)Le

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Pour chaque document, il a lieu de préciser les éléments suivants :

le titre du document, la référence du document, la référence au contrat, l’état du document (lié au cycle de vie), la date de la publication (prévisionnelle pour un document de

travail) et la révision, le nom de l’auteur, les personnes habilitées à approuver ce document, l’organisme d’origine, les destinataires (pour sa diffusion), le nombre de pages, la version.

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IDENTIFICATION (2/2)Le

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En complément, il est recommandé de définir :

les règles de classement, les règles d’archivage, la confidentialité, les droits d’auteur, les règles de présentation (forme, mise en page, …)

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GESTION DES VERSIONS Le

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ent

La gestion de version permet de caractériser la nature des évolutions d’un document et leur impact.

Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des documents sont les suivantes :

les modalités d’approbation des évolutions, l’information sur les origines des évolutions et des justificatifs des

mises à jour proposées, l’information aux détenteurs et utilisateurs de documents en cours

d’évolution, La notification des décisions de cessation d’applicabilité des

documents à tous les détenteurs.

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VERIFICATION - VALIDATIONLe

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Dans le cadre d’un projet, il y a lieu d’identifier les documents qui doivent être soumis à validation en assurant que :

les validations sont formalisées, les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avec

les documents est assurée, les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.

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DIFFUSION - CIRCULATIONLe

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Il s’agit des dispositions nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés :

soient informés de l’existence du document et de ses modalités d’accès,

disposent directement de l’information qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins.

Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir l’utilisation d’une même version de document par tous les membres du projet donné.

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CLASSEMENTLe

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Afin d’assurer l’efficacité de la production et de l’utilisation de la documentation, il faut définir :

les modalités de classement (mise à jour du référentiel, du catalogue, …),

les opérations d’exploitation courante (recherche sur demande de documents ou de fichiers, …),

la logistique nécessaire à l’ensemble de ces actions (outils bureautiques, facilités et services d’impression, …).

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Conduite du changement 26

ARCHIVAGE - DESTRUCTIIONLe

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ARCHIVAGE : conservation d’un document sur un support dédié

(fins légales, gestion d ’historiques, …)

DESTRUCTION = suppression physique

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Structure des répertoires (1/3)E

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Voici un exemple lié à l’organisation de vos répertoires

Répertoire principal

La structure des répertoires se divise en trois catégories : primaire, secondaire , tertiaire.

Le premier niveau s’appelle le répertoire principal : il est identifié par le « numéro » du lecteur uniquement, par exemple, W:\.. .

Aucun fichier ne doit être placé à ce niveau.

Si vous n’êtes pas certain du répertoire dans lequel vous devez placer un fichier, créez un répertoire temporaire appelé « Temp ».

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Structure des répertoires (2/3)E

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Répertoires primaires

Le niveau suivant le répertoire principal est le niveau primaire.

Comme dans tous les plans de catalogage, ce niveau est le plus général.

Les fichiers individuels ne doivent pas être placés dans ce répertoire non plus.

Répertoires secondaires

Les répertoires secondaires (ou sous-répertoires) représentent le niveau suivant.

Dans de nombreux cas, ils forment la couche de base d’un système de classification en arborescence.

Des fichiers individuels peuvent être placés dans ces répertoires.

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Conduite du changement 29

Structure des répertoires (3/3)

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Répertoires tertiaires

Le niveau suivant est constitué des répertoires tertiaires (un autre ensemble de sous-répertoires).

Ce niveau est encore plus spécifique que le précédent.

Les fichiers peuvent être placés dans ces répertoires.

Existe-t-il un autre niveau ?

Il s’agit bien ici d’un choix d’organisation, à savoir le niveau de profondeur souhaité (ou nécessaire).

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Conduite du changement 30

Conclusion

Documenter pour rendre visible