1

Comité de gestion Ordre du jour : Réunion du 25 août 2008

Ouverture P E Lapointe • Rôle du comité de gestion  P.É Lapointe• Analyse de la situation  P.É Lapointe• Ordre du jour hebdomadaire du CG présenter vos résultats Statut des résolutions de problèmes Priorités ou activités ayant un impact sur les autre secteurs • Vente  R Guay • Production  J Tremblay • Qualité : Résultats M Allaire • Service après vente  L Gagnon • Administration  F Ferland • RH F Gamache • Informatique S Bouchard • Varia

2

COMITÉ DE GESTION : Règles • «Vous êtes membre du comité de gestion de Caron et Guay . Vous êtes convoqués à une

réunion à chaque _lundi__à ___13___h. à la salle de conférence. Votre présence est obligatoire et la durée maximum est de 90 minutes en tout temps et peu importe la raison la réunion se terminera après ce délai.»

• Vous trouverez ci-joint l’ordre du jour suggéré et qui sera respecté pour chaque réunion. le but de la rencontre n’est pas de régler les problèmes pendant celle-ci mais de déterminer la

personne responsable qui s’occupera de trouver une solution aux problèmes. La personne responsable a la responsabilité de trouver une ou plusieurs solutions aux problèmes avec les méthodes appropriés de résolutions de problèmes. Elle peut impliquer d’autres employés susceptibles de l’aider a la la résolution du problème et ce, pour l’échéancier qui lui a été donné par le comité pour régler le problème;

• Donner le statut des solutions apporté. • Informer la direction de toute activités ou changement importantes pouvant avoir un impact sur

les autres départements de l’entreprise. • Faire part de la performance de votre secteur et pourquoi . (La bonne comme la mauvaise) • Il est important de respecter le droit de parole et laisser terminer ce que chaque personne a à

dire;• Il est important d’être à l’heure afin de ne pas retarder inutilement la rencontre et respecter vos

collègues. La réunion commence à une heure précise et VOTRE RESPONSABILITÉ est d’être à l’heure. AUCUNE raison n’est admissible sauf pour raison EXTRÊMEMENT URGENTE.

• Aucun téléphone n’est accepté pour les membres du comité pendant la réunion. Vous devez aviser la secrétaire que pour aucune considération vous devez être dérangé;

• si vous ne pouvez vous présenter à une réunion, vous avez le devoir de vous trouver un remplaçant afin qu’il puisse assister à la réunion et faire le suivi de vos activités. Il a également le devoir de vous informer de toutes les discussions;

• À chacune de ces rencontres, un compte rendu sera rédigé et vous sera remis maximum 24 heures après la réunion élaborant pour chaque activité un responsable et un échéancier. Un ordre du jour pour la prochaine réunion sera aussi émis.

3

Analyse de la situation

Paul-Émile Lapointe ing.

Août 2008

4

Mission de l’entreprise Caron et Guay inc. vise à desservir une clientèle sélective avec courtoisie,

rapidité et efficacité par l'entremise de ses usines de fabrication, de ses points de ventes et de son réseau de distribution. À la recherche constante de la satisfaction de ses clients, la rigueur et la précision du travail de ses employés poursuivent l'excellence de la qualité de ses produits et services adaptés aux besoins spécifiques de chacun.

Valeurs •RESPECT

•INTÉGRITÉ•EXCELLENCE•PERSÉVÉRANCE ET DÉTERMINATION•PRÉCISION•EFFICACITÉ•INNOVATION•PROFESSIONNALISME

5

5 piliers sur lesquels reposent une équipe:

1. La confiance2. La considération3. L’engagement4. La coopération5. La reconnaissance

LE TRAVAIL D’ÉQUIPE

6

Tâches et responsabilités d’un gestionnaire

planification

organisation

direction

contrôle

évaluation

+ Approche scientifique : Faits

7

Modèle de gestion

supervise• direction

• contrôle

• planification

• organisation

• contrôle

Gestionnaire

coordonne les ressources:

• humaines

• financières

• matérielles

les ressources humaines

Dans la

Structure de l’organisa-tion.

Pour atteindre

les objectifs de

L’entreprise

8

Mon rôleContrôleur des opérations

1-Établir des règles de gestion ( Évaluer ce qui se fait actuellement et ce qui manque)

2-Maintenir la rigueur dans l’application des règles (vérifier les mesures des indicateurs et raisons des écarts) 3-Provoquer et coacher des résolutions de

problème afin de régler à la source les problèmes récurrents. (Vous aider a résoudre vos problèmes)

4-Améliorer la communication entre les différents secteurs d’opération de l’entreprise.

5- Autorité ! ( Alain)

9

Mon Mandat Court Terme

1- Améliorer la productivité de l’usine .

2- Réduire au minimum les SAV du aux produits non-conforme expédier de l’usine.

10

• Productivité fabrication des fenêtres Le nombre d’heures pour faire une lumière augmente avec la quantité produite . La productivité diminue donc plus ont fait de fenêtres !?. En plus on varie beaucoup

Action : 1- Revoir les calcul de productivité

200 lum/quart de 8 hr ( 7.25h travaillé)

2- Travailler sur les goulots et les

gaspillages ( a tous les niveau de

l’entreprise: fabrication- expédition-

installation - etc.)

3- Améliorer la formation pour en diminuer

l’impact du nouveau personnel

4- Améliorer la supervision des opérations

heures par lumères 2008

11,051,1

1,151,2

1,251,3

1,351,4

1,45

17 a

u 21

mar

s

31 a

u 4

avril

14 a

u 18

avr

il

28 a

u 2

mai

12 a

u 16

mai

26 a

u 30

mai

9 au

13

juin

23 a

u 27

juin

7 au

11

juill

et

11 a

u 15

aoû

t

heu

res

Lumières par semaine 2008

600800

1000120014001600180020002200

17 a

u 21

mar

s

24 a

u 28

mar

s

31 a

u 4

avri

l

7 au

11

avri

l

14 a

u 18

avr

il

21 a

u 25

avr

il

28 a

u 2

mai

5 au

9 m

ai

12 a

u 16

mai

18 a

u 24

mai

26 a

u 30

mai

2 au

6 ju

in

9 au

13

juin

16 a

u 20

juin

23 a

u 27

juin

30 ju

in a

u 4

juill

et

7 au

11

juill

et

4 au

8 a

oût

11 a

u 15

aoû

t

semaine

no

mb

re

% surtemps en 2008 : 2.77% travaillé ( 5.3% payé)

11

= Valeur ajoutée + Non-valeur ajoutée= Valeur ajoutée + Non-valeur ajoutée

Temps de fabrication =Temps de fabrication =

Tempstransformation

Tempsinspection

Tempsdéplacement

Tempsattente Entreposage+ + + +

• Machine• Assemblage• Traitement commandes• Entrée de données

• Inspections• Réglages• Réparations• Attentes• Mouvements de

matériel

Réduction du temps de fabrication

Quel est le % de valeur ajoutée dans un produit? _________Quel est le % de valeur ajoutée dans un produit? _________

12

Sept sources de gaspillage

• L’élimination du gaspillage doit se concentrer sur sept catégories de gaspillage

1. Surproduction

2. Temps d’attente imposés par une séquence de travail inefficace

3. Transports et manutentions inutiles

4. Sur transformation, tâches inutiles

5. Mouvements qui ne contribuent pas au travail

6. Inventaire en excès sur les besoins immédiats

7. Corrections nécessitées par les défauts de production

Le gaspillage est défini comme tout ce qui augmente les coûts et le temps de cycle sans ajouter de valeur aux produits fabriqués.

13

Plan de l’usine de fenêtres

14

• Les reprises % reprise

02468

10121416

5 17 12 22 13 15 15 28 23 39 19 18 30 41 34 38 50 45 52

13-juin

16-juin

17-juin

18-juin

19-juin

20-juin

23-juin

25-juin

02-juil

03-juil

04-juil

07-juil

08-juil

09-juil

10-juil

11-juil

14-juil

15-juil

16-juil

% reprise

5 juin au 16 juillet 2008

2008 production Battant-Hybride -Coulissant

0

100

200

300

400

500

5 17 12 22 13 15 15 28 23 39 19 18 30 41 34 38 50 45 52

13-juin

16-juin

17-juin

18-juin

19-juin

20-juin

23-juin

25-juin

02-juil

03-juil

04-juil

07-juil

08-juil

09-juil

10-juil

11-juil

14-juil

15-juil

16-juil

b

h

c

total fini

Taux de 6x plus de reprises mi- juillet vs début juin !

Il est aussi vraie de penser que le nombre de défaut non détecté augmente aussi….

(Par jour)

Action: -Isolé dans une zone les reprises ( gestion visuelle )

Objectif réaction et correctif immédiat.

-Clarifier le processus d’inspection et de reprise ( qui fait quoi) jour-soir /battant-coulissant-hybride ,portes

-S’assurer une bonne inspection et une rétroaction immédiate.

15

Distribution des reprises(fenêtres) 2008

mal ébavuré17%

bande d'attache7%

vis de sécurité6%

égratignurePVC 12%

égratignue alum 1%

scellant6%

quincaillerie10%

volet mal fixer6%

soufflage5%

barrure et opérateur

6%

thermos10%

autre 14%

Total 577 du 12 juin au 17 juillet 08

4 défaut représente 50 % des reprises :

-Mal ébavuré 17%

-Égratignure 12%

-Quincaillerie 10%

-Thermos 10%

Action:

- Suivi par le contremaître des reprises et rétroaction immédiate .

16

• Encours :

Encours ( Battant ,Hybride et spéciaux)

-100

0

100

200

300

400

500

2008

-06-

02

2008

-06-

09

2008

-06-

16

2008

-06-

23

2008

-06-

30

2008

-07-

07

2008

-07-

14

Lu

miè

res

coupées

Produitsfinis

Encours

9522=298/j

8978=280/j

544 =18 / j

2 juin au 17 juillet 2008 ( 32 jours opérations )

Augmentation d’encours = une augmentation d’inventaire non-finis ou des rejets !

= 5.7%

Action : Identification, décompte, zone ??? A tous les jours… On doit connaître nos encours , nos rejets, les quantités et les raisons

17

• Taux de roulement annuel 07-08 45% Total Taux de ROULEMENT mensuel entreprise 2008

1,73%0,57%

3,99%4,66%

7,19%6,61%

4,12%

0,00%1,00%2,00%3,00%4,00%5,00%6,00%7,00%8,00%

De 2 à 3 nouvelles personnes par semaine ( remplacement + croissance)

A un impact direct sur la productivité et les reprises.

Action : Formation plus encadrée : - Programme de formation

- Instruction d’opération

- Spécification

Dossier actif entreprise début mois 2007

140

150

160

170

180

190

200

Taux de ROULEMENT 2007

0,00%1,00%2,00%3,00%4,00%5,00%6,00%7,00%8,00%

Moy An = 43% Moy An = 49%

T.R. OPÉRATION

Juillet –Août 2008

M.O. 90

T.R. Annuel 66.0%

( 8 départ en 7 semaines)

DOSSIER ACTIF entreprise DÉBUT MOIS 2008

174 172177 174

169165 168

140

150

160

170

180

190

200

18

SAV

Clients Fait un appel

Transport

Demande de services a la production

Livré endommagé

Retard –BO

Non-conforme

Pièces manquantes

Unité scellé non installé

Appel de services ( technicien)

traiter par le SAV

Ok complet

73

?375

70

106

Appel de service et Demande de services

SAV

Demandes de services autres

secteurs

302

Ok complet

176

196

3

Données de juillet 2008

19

Demandes de services production juillet 2008

Demande de services

Production juillet 2008 = 73

Info 4% retard

4% non conformité 5%

Thermos cassé3%

Thermos manquant7%

Moustiquaire manquant

24%

Pièce manquante 4%

Finition manquante 13%

Quicaillerie 7%

porte patio 3%

bossée1%

retouche17%

porte5%

erreur commande1%

dimension 1%

vitrail bo1%

SAV suite…

20

Appels de service Installation - livraison - Production - service - vente

• Mai 08 2 1 41 59 0 = 103

• Juin 08 1 1 43 177 0 = 222

• Juillet 08 6 1 70 99 00 = = 176176

Total 9 3 154 335 0 = 501 Total 9 3 154 335 0 = 501 31% 67%31% 67% Installations Garantie Installations Garantie récenterécente

•SAV…suite

21

• SAV …suite

SAV installation récente : Production seulement

Mai 08 : 14 Moustiquaires + 8 volets / 41 problèmes

Juin 08: 13 Moustiquaires + 7 volet / 43 problèmes

Juillet 08 : 26 gâche multipoint +

9 moustiquaires +6 volet / 70 problèmes

Appel de Services

22

• Les problème ne se règle pas tous rapidement.

Ex moustiquaire , Volet

Les problèmes reviennent d’un mois a l’autre . Il y a un

délais important entre l’apparition du problème et sa résolution.

Action :

-Clarifier et améliorer la communication entre le SAV et la production.

-Ajuster le suivie par le SAV des actions faite par la production pour avoir

un feed back rapide des solutions apportés .

-Utiliser des indicateurs pour identifier nos problèmes et les régler

SAV …suite

23

• Documentation :

- Pas de procédures ou processus clair

- Pas d’instructions de travail disponible

- Pas de spécification

- Ou sont les enregistrements et les datas ???

Action :

Créer un groupe de travail qui aura comme mandat de structurer la gestion documentaire de l’entreprise .

On doit donner de la valeurs a nos documents . Ils ne seront jamais plus important pour une personne que la valeur que son supérieur lui donne.

24

• Contrôle qualité :

Il n’y a pas de spécification qualité. On gère la qualité selon le GBS et

l’expérience .Ceci amène automatiquement des variations importante de

qualité particulièrement lorsqu’il y a un besoin urgent de production.

Action:

Établir des spécification claire de qualités.

Les diffusés aux vérificateurs et s’assurer qu’elles sont comprise.

Qui est responsable des décisions qualité ?

S’assurer que la vérification qualité est toujours faites et qu’il y a tracabilité .

Évaluer la pertinence de faire du contrôle qualité en réception.

25

• Communication et gestion Il n’est pas facile de savoir chaque jour pour tous les produits :

coulissant - battant - hybrides - spéciaux - portes etc. :

Résultat de production ? % de rejets, ? % de reprise ? Problèmes majeurs , Projets majeurs Activité ayant un impact sur les autres activités de l’usine. Résultats SAV ? Délais livraison : respect ? Etc. Si on veut gérer on doit connaître toute les informations pour

corriger les ÉCARTS Tous les intervenants doivent avoir l’information: ( directeur :pour la gestion de leur département , responsable, contremaître et chef d’équipe: pour la gestion des

activités de leur secteurs) .

26

Communication et gestion .. Suite Modèle de gestion

Exécuter

Planification quot. (consignes)

Planification du quart de travail

Kick off

Capacité des machines /

Assemblage

Suivis hres par hres

Suivi de la qualité

Statut des équipements

Rondes

Revue quotidienne sectorielle

Rapports de fin de quart

XXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Audits du systèmeCellules

Audits du modèle de gestion

Mise à jour des indicateurs de performance

Analyse des tendances

+ Transition Jour / Soir

Plan pour rattraper les retards

Revue quotidienne des indicateurs

Amélioration continue

Revue hebdomadaire des

opérations

Planification globale

Planifier Contrôler Ajuster

Jour précédent

Jour présent

Hebdomadaire

27

Les tâches des bonnes pratiques de la supervisionLes tâches des bonnes pratiques de la supervisionDéfinitions :Définitions :

1.1. Planification Planification :: organiser les opérations de façon à rencontrer les objectifs de organiser les opérations de façon à rencontrer les objectifs de l’entreprise en termes de quantité, qualité, délais et coûts de production, etc.l’entreprise en termes de quantité, qualité, délais et coûts de production, etc.

2.2. Supervision active Supervision active :: effectuer une supervision de type pro-active sur le effectuer une supervision de type pro-active sur le plancher: communiquer les attentes de production, identifier les écarts et les plancher: communiquer les attentes de production, identifier les écarts et les problèmes et prendre action.problèmes et prendre action.

3.3. Formation Formation :: développer la compétence des employés de façon à rencontrer développer la compétence des employés de façon à rencontrer les objectifs de l’entreprise en termes de quantité, qualité, délais et coûts de les objectifs de l’entreprise en termes de quantité, qualité, délais et coûts de production.production.

4.4. Travaux manuels: Travaux manuels: effectuer des tâches manuelles qui auraient pu être effectuer des tâches manuelles qui auraient pu être réalisées par des employés œuvrant dans le département.réalisées par des employés œuvrant dans le département.

5.5. Travaux administratifs :Travaux administratifs : effectuer des tâches administratives qui auraient effectuer des tâches administratives qui auraient pu être réalisées par un autre employé.pu être réalisées par un autre employé.

6.6. Supervision passive :Supervision passive : effectuer une supervision de type 911, en réglant les effectuer une supervision de type 911, en réglant les problèmes ponctuels de façon réactive plutôt que de façon pro-active.problèmes ponctuels de façon réactive plutôt que de façon pro-active.

Communication et gestion .. Suite

28

EX: Profil de supervision: actuel vers le modèle idéalEX: Profil de supervision: actuel vers le modèle idéal

Réel

5%

5%

30%

10%

50%

Planification Supervision active

Formation Trav. Manuel

Trav. Administratif Sup. passive

• Le profil idéal peut varier d’une entreprise à l’autre.Le profil idéal peut varier d’une entreprise à l’autre.

Quels sont les rôles et responsabilités qui permettront aux Quels sont les rôles et responsabilités qui permettront aux superviseurs d’atteindre le profil idéal?superviseurs d’atteindre le profil idéal?

Profil actuel( Profil actuel( a évaluera évaluer)) Profil idéal( Profil idéal( a établira établir) ) Idéal

10%

60%

10%

5%15%

Planification Supervision active

Formation Trav. Manuel

Trav. Administratif Sup. passive

Communication et gestion .. Suite

29

• Action ; 1- réunion journalière de production: ( Dir. Usine, Contremaître, planificateur, transport,qualité )

Objectifs:: Identifier les écarts par rapport aux objectifs de production et les actions à mettre en place pour rattraper les retards. Assurer la diffusion systématique des information et priorités journalière de l’usine par un seul canal ( Cohésion)

Ex Agenda :

- Production de la journée précédente de tous les produits finis , encours,rejets ( Analyser les résultats de production de la journée précédente) -Raison des écarts Actions

Expédition réalisé vs prévus - Raison des écarts - Actions

Qualité - Problème de qualité relevé - Action

Planification de la journée - Revoir programme de production.

Santé sécurité

Messages généraux

Rapport par directeur usine à tous les jours.

Communication et gestion .. Suite

30

Action suite …

2- Comité de gestion objectifs :

- informer les intervenant des performance de chaque secteurs

- Identifier des responsable qui vont prendre en charge les problèmes auxquels l’entreprise est confronter.

- revoir le statut des problèmes

- Information général .

Communication et gestion .. Suite

31

• On va s’améliorer mais il faudra tous avoir de la RIGUEUR –CONTINUITÉ et de la COHÉSION si on veut que ça marche .

Communication et gestion .. Suite

32

• Communication et gestion .. Suite

33

Priorités de la direction   #   Quoi Qui Quand

Productivité        

 1

.

Mesure des performance de production/produit , reprise, rejets Diffusion, affichage ….

J.T.  

 

2 .

Capacité de production : Valider vs besoin –Revoir nos calcul de productivité ( goulot, gaspillages ,arrêt usine aux pauses?)

J.T.  

  3

Contrôle qualité 100% produit finis revoir les méthodes + documentation+ standard Jour –soir –nuit portes-fenêtres…

M.A.  

  4

Isoler les reprises et revoir leur gestion ( gestion visuelle) M.A.  

  5

Évaluation de la gestion des encours (zone avec maximum/zone) J.T.  

  6

SAV vs production : Établir procédure de suivi , actions et rétroaction J.T./L.G.  

  7

Réception et expédition: Voir l’efficacité des opérations et contrôle qualité J.T. /M.A  

34

Priorités de la direction   #   Quoi Qui Quand

Communication

8Réunion de production journalière ou information journalière du statu production

J.T./PEL  

  9

Réunion comité de direction PEL

25-août-08

  Gestion        

10Indicateurs de performance + analyse par secteur ex: Délais de livraison ?

Statistique , vente etc… PEL/SB

Directeurs  

  11 Encadré la formation des opérateurs + évaluation

F.G.  

  12Revoir priorité des directeurs : Actions communes ( voir vos priorités)

Alain//PEL/Directeurs  

  13 Taux de roulement de la M.O F.G.  

  14Groupe de travail gestion documentaire (Processus, formulaire, instruction de

travail, spécification) PEL /MA  

15

Informatique : Gestion des besoins, des demandes Vison du développement informatique

Documentation des logiciels utilisés Validation des informations !!!! Formation de base ( Outlook, , office , etc. )

S.B./PEL

  16 Revoir les rôles et les descriptions de taches ; Qui fait quoi ( Les responsabilités ) F.G./PEL  

  17Revue des taches des contremaître et chef d’équipe ( en priorité)

F.G./J.T./

PEL  

  18• Contrôle M.P et entreposage .

M.A,/J.T.  

  19• Identification du statut des produits (encours, rejets, reprise, retour, réparation, …

etc) M.A./J.T.  

35

Priorités et projets : -SAV : Demande de services traiter par la production.

Revoir le traitement suite a l’augmentation .

- Logiciel de demande d’action corrective ; Revoir son utilisation

- Réception automatisé : Utilisation des boites vocales : Accès direct

- Nouveaux Outils informatique ( Trikeb)

36

RÉUSSIR EN ÉQUIPE

37

LA RIGUEUR :

LA CONTINUITÉ :

LA COHÉSION

38

FIN