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HAL-INRIA et HAL : un an d’expérience à l'INRIAAnne-Marie Vercoustre, Directeur de recherches, INRIA Rocquencourt

I-Expo «La mise en œuvre d'archives ouvertes:

retour d'expériences »

1 juin 2006

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1. Le contexte Publications INRIAObjectifs

Quelle organisation ?3. Déroulement du projet

Quelles réalisations ? Chiffres et Bilan

Services4. Exemple LORIA et INRIA-Lorraine

EnvironnementRôle du documentalisteDe LoriaPublis vers Hal

Conclusions

Plan de présentation

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• Serveurs institutionnels (avant HAL):

• le RAWEB: site Web des rapports annuels d’activité des projets

• thèses, HDR (serveur arrêté en avril 2004)

• les Rapports de Recherche et Rapports Techniques INRIA (pdf)

• serveur de publications du LORIA

• Listes de publications sur les sites des chercheurs et des équipes

Les publications INRIA

Pas de base générale de publications de l’INRIA

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Typologies des publications

Importance des publications dans le cadre de conférencesSource : RAWEB 2005

16%

43%2%

17%

12%8%

1%

Publications dans des revuesà comité de lecture

Proceedings à comité delecture

Chapitres dans les ouvrages

Livres et ouvrages

Thèses, Mémoires, HDR

Brevet

Autres

Cours, tutorial

Rapports

Fiche logiciel

Document non publié

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• 45% des chercheurs diffusent leurs publications en texte intégral

• dépôt également sur des serveurs internationaux : arXiv ; CiteSeer…

• un frein juridique : problème de méconnaissance des droits

• un frein « scientifique » : crainte du refus des comités éditoriaux

Les publications INRIA

Pas de base générale de publications de l’INRIA

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Les objectifs

• Assurer une meilleure visibilité scientifique et institutionnelle, en regroupant l'ensemble des publications des chercheurs de l'Institut

• Assurer la pérennité des publications et de leur accès, par l'archivage des publications des chercheurs de l'INRIA

• Promouvoir le mouvement des archives ouvertes en France: accessibilité pour tous

• Permettre le calcul d’indicateurs, par institution

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Quelle organisation ?

Organisation sur 3 cercles : • une collaboration de partenariat avec l’équipe HAL du CCSD-CNRS :

comité de suivi

• un comité de pilotage INRIA : valorisation de l’IST INRIA

• une mobilisation interne

Un projet décliné en 3 chantiers :• périmètre corpus de données = tout l’aspect documentaire pour

l’interface de dépôt et consultation

• communication vers les chercheurs, diffusion et aspects juridiques

• technique

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Quelles Réalisations ?

Chantier corpus Chantier communication et aspects juridiques

Chantier technique

• typologie documents

• métadonnées complémentaires aux données cœur de HAL

• tests

• élaboration des aides et listes (conférences, organismes)

• réalisation de documents d’accompagnement : FAQ, serveur web, plaquette

• action de communication

• réalisation de l’environnement de dépôt (intégration recommandations chantier corpus; affiliations auteurs)

• conformité W3C

• rédaction documentation technique

• import références au format BibTeX

Ouverture du service le 27 avril 2005

Lancement opérationnel en décembre 2003

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Quelques chiffres (24 mai 2006)

Nombre de dépots sur HAL-INRIA: 1246/ 815

Nombre de dépots INRIA sur HAL: 1594 (y compris Tel)

Par unité de recherche: Conférences (Proceedings)

Inria Lorraine: 516

Inria Rhones-Alpes: 210 JCF 64

Inria Rocquencourt: 126 JFPC 49

Inria Sophia-Antipolis 133 WONS 27

Inria Futurs: 116

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Total 891 140

(En rouge: dépot avec texte intégral)

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Evolution des dépôts HAL-INRIA

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HAL-INRIA : les “full text”

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HAL-INRIA : les dépôts

1205 dépots

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HAL-INRIA Bilan (après un an +)

Ce qui marche

• Une forte adhésion de principe des chercheurs

• Un nombre de dépôt moyen mais encourageant

• La plate-forme HAL (pas de chute de performance)

• Des contacts locaux, documentalistes, dans toutes les Ur pour accompagner les utilisateurs (particulièrement au Loria: incitation très forte de la direction et antériorité d’usage)

• Les manifestations scientifiques

• Un mouvement national vers les AO avec HAL

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Dépots full text en Mai

39 dépôts

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Tous les dépots en mai

41 dépots

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HAL-INRIA Bilan (suite)

Ce qui freine

• Le temps pris par les dépots (> import Bibtex)

• Les affiliations (un problème difficile à l’INRIA)

• L’abandon de systèmes existants (pages de projets, système Loria, RR)

• La reprise d’existant (RA, RR, sites de projets)

• Les aspects juridiques

• Petits bugs irritants de l’interface HAL-INRIA

• Manque d’API de HAL (ca viendra)

• La “modération”; pas de modération, modération intempestive, etc.

• Pas de définition très claire de ce que l’on peut déposer (quels rapports, notices de quoi); le site du CCSD est plus clair (plus restricif)

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Services en cours

• Aide des documentalistes pour la qualité des méta-données: des implications différentes selon les URs : depuis juste un suivi jusqu’à l’intervention des documentalistes dans l'ensemble du processus en accompagnement des scientifiques : exemple du CDD du LORIA-INRIA Lorraine

• Interface HAL-INRIA pour les Rapports de Recherche INRIA

• Aide juridique (limitée mais nécessaire)

• Aide pour l’importation par lot (depuis les serveurs des équipes); en cours

• Service de gestion de « proceedings » des manifestations scientifiques

• Service de consultation: notion de collections, abonnements, flux RSS

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4. Exemple LORIA et INRIA-LorraineEnvironnementRôle du documentalisteDe LoriaPublis vers Hal

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LORIA - Laboratoire Lorrain de Recherche en Informatique et ses Applications :

• Unité Mixte de Recherche - UMR 7503 (depuis 1997) : CNRS, INPL, INRIA, UHP, Nancy 2• Plus de 450 personnes (150 chercheurs et enseignants chercheurs, un tiers de doctorants et post-doctorants)

INRIA-Lorraine - une des unités de recherche de l’INRIA : avec l’Université de Metz

Centre de Documentation :

• commun au Loria et Inria Lorraine (6 personnes)• 4 documentalistes dont 3 titulaires et 1 sous CDD

Environnement (1)

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Particularités :

• Publications du Loria ~ 550 enregistrements par an• Base LoriaPublis (uniquement Intranet) avec ~ 7000 notices depuis 1983

• Avril 2005 : début des enregistrements dans HAL INRIA• Exploitation institutionnelle : comment y parvenir avec Hal ?

LORIAPUBLIS

HAL INRIA

Environnement (2)

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Procédure documentaire liée aux dépôts faits par les chercheurs :

• Utilisation du système d’alertes de Hal INRIA

• Enrichissement des métadonnées

• Attribution manuelle des tampons et gestion des collections institutionnelles

• Suivi du statut des publications (p.ex. pour les articles de conférence : soumis, accepté)

Rôle du documentaliste

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Reprise d’antériorité :

• Choix de la saisie manuelle d’une partie du fond (2005)• Élimination des doublons • Mise en conformité du code XML Loria Publis avec le code du CCSD• Communication aux auteurs des identifiants et des mots de passe de leurs publications

Conformité des données en entrée et en sortie (formulaires, exports, extractions, formats: XML, BibTeX etc.)

De LoriaPublis vers Hal

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Conclusions

• Un fort engagement de l’INRIA (interne, national et international)

• De la conviction et bonne volonté de la part des chercheurs

• Un succès relatif si l’on s’en tient aux chiffres, mais optimisme

Des questions ouvertes:

• Affiliations (visibilité des organismes, indicateurs); ID auteur ?;

• Quelles instances ? thématiques et/ou institutionnelles ?

• Un club des utilisateurs de HAL ?

• Pérennité dans HAL?

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http://hal.inria.fr/INRIA/

Merci de votre attention !