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Présentation technique et fonctionnelle MSS version 2007

MSS : La Plate-forme de dématérialisation de masse - Présentation technique et fonctionnelle

L'ingénierie Documentaire

MSSLa Plate-forme de dématérialisation de masse Présentation générale

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Les différents types de dématérialisation

Numérisation Utilisation des images comme support de l’information.

Numérisation + lecture de documents structurésUtilisation des données saisies manuellement ou extraites (lecture codes à barres, formulaires pré-casés, …) des documents numérisés pour intégration dans le SI Client, et des images au besoin.

Numérisation + lecture de documents non structurésUtilisation des données saisies manuellement ou extraites (lecture codes à barres, formulaires pré-casés, écriture cursive manuscrite …) des documents numérisés (contexte, position et contenu du document non pré-définis) pour intégration dans le SI Client, et des images au besoin.

… Directement accessibles via le Système d’Information client.

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Une démarche qualité

L’offre de « Dématérialisation» de Digitech s’adresse aux organisations ayant des besoins de capture / dématérialisation de documents à des fins d’exploitation :

Des images issues de la numérisation

Du contenu des images extrait de la lecture automatique des documents par le système d’information existant ou par une GED.

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Une démarche qualité

Digitech propose une approche globale visant à offrir à chaque client l’ingénierie complète de la solution de dématérialisation correspondant à ses attentes:

Étude et dimensionnements technique, fonctionnel, organisationnel, économique,

Méthodologie de mise en œuvre des processus de dématérialisation,

Fourniture et déploiement de la solution technique s’appuyant sur des « briques » logicielles développées en interne et/ou issues du marché et intégrées dans la plate-forme MSS,

Assistance au démarrage et /ou pilotage de la production, Formation et support après-vente ( maintenance, évolutions…).

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MSS : une approche modulaire

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MSS – La dématérialisation des flux

Approche modulaire du processus de dématérialisation.

Fonctionnement centralisé / décentralisé des différents modules.

Répartition de la charge entre les diverses unités de Production.

Traitement « des flux de documents entrants » de quelques dizaines à plusieurs milliers par jour en lots séparés ou non.

Corrections automatiques d’images (rotation, détourage, redressement, …).

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MSS - La Dématérialisation des flux

Intégration des meilleures technologies du marché (LAD/RAD/OCR/ICR)(*) :

Traitement de tout type de document (structuré, semi-structuré ou non structuré),

Lecture automatique de caractères (dactylographiés ou manuscrits), Typage automatique des documents.

Traçabilité des données et des actions (de la préparation jusqu’à l’archivage).Suivi statistique : rapports d’analyse de productivité du système par poste de travail, par opérateur, par client, ...Intégration dans le SI du client / exportation (XML/PDF) sur supports optiques.

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MSS – Un Progiciel Modulaire

Ecran d’accueil

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Scannérisation

Module Numérisation

Scission manuelle ou automatique des documents numérisés par dossiers (détection d’intercalaires, de code à barre, dyp(trip)tique, nombre de pages, …

Navigation dans les lots avec visualisation des images.

Gestion d’endosseur (*)

Ajout d’annotations – Notion d’estampillage / compostage.recto

verso

compostage

(*) Selon les caractéristiques du matériel

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Formats de Numérisation / restitution

Gestion de tous types de scanners (ISIS ou TWAIN) : moyenne et grande production ou spécifique (lecture de chèques)

Numérisation : N&B / niveaux de gris / couleur (*)Fonction de scan à façon pour renumérisation d’images à lisibilité médiocre (encres passées, photocopies de documents d’identité, …)Binarisation des images pour restitution finale en N&B

Restitution aux formats TIFF GIV, JPEG, JPEG 2000, PDFImages couleur au format PDF avec un poids comparable à l’équivalent TIFF GIV (N&B)

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Traitements d’images, OCR, ICR, LAD, RAD

Module de Paramétrage

Traitement des images

Reconnaissance du type de document

Extraction des informations

Mise en concurrence de divers

moteurs d’OCR / LAD / RAD et

voting

Traçabilité des traitements

automatiques des documents

(images, OCR, typage, …)

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Indexation, vidéo codage

Personnalisation des grilles de saisie

liée au flux ou au type de document

Saisie / correction manuelle des

données (Index, type de document, …)

Fonctionnalités de traitement d'images

(découpage, déplacement, …),

Validation d’une valeur par rapport à un

index ou une liste d’autorité.

Fonctionnalités de contrôle de

cohérence (champ obligatoire, format

de saisie, …),

Gestion de liste de valeurs

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Module de Contrôle Qualité

Contrôle qualité dans le

respect des normes

Z42–013, X 06 022 : Lisibilité

Mono / Multi index

Un contrôle industriel

avec une gestion de

NQA (Niveau de Qualité

acceptable).

Ajout d’annotation

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Administration

Sélection des formats d’export : Export des images au format TIFF G4, JPEG, PDF et/ou natif,

Export des Données au format XML, CSV ou intégration dans

le SI du Client.

Gestion complète et paramétrable des utilisateurs par site :

Gestion des utilisateurs, Affectation des profils aux

utilisateurs, Définition des droits associés

aux profils.Affectation des profils aux utilisateurs

Définition des droitsAssociés aux profils

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Statistiques

Outil de Gestion de Production : Rapports d’activité présentés sous forme de tableaux,

graphiques ou exportables au format XML ou PDF.

Outil de Supervision complet : Rapports d’analyse de productivité du

système par poste de travail, par opérateur, par client, …

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Sommaire

Annexe : Contrôle Qualité

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L’algorithme retenu s’appuie sur la norme AFNOR NF X 06-022 d’octobre 1991 (> ISO 2859-1-1989).Le titre de cette norme est : Sélection de plan d’échantillonnage pour le contrôle par comptage de la proportion d’individus non conformes ou du nombre moyen de non-conformités par unité. L’objet de la norme est de donner une sélection de plans d’échantillonnages pour le contrôle du pourcentage d’individus non conformes.

Exemple : Niveau de qualité acceptable (NQA) proposé : Moins de 5 % des documents devront présenter des défauts de numérisation Au moins 98 % des images doivent être présentées dans le sens de visualisation Au moins 98% des pages enregistrées doivent être des pages utiles (non blanches)

Le typage des documents devra être exact pour 95 % des documents

Contrôle Qualité – Norme - 1/2

ContrôleRéduit

ContrôleNormal

ContrôleRenforcé

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Contrôle Qualité – Échantillonnage - 2/2

ETATNORMAL

Si :1- Dix lots consécutifs ont été acceptés2- le responsable qualité approuve le passage en contrôle réduit.

Si :1- un lot est rejeté2- autre condition justifiant le retour au contrôle normal (maintenance scanner)

ETATRéduit

ETATNORMAL

Arrêt de la numérisation et modification des règles

de production et/ou de contrôle

ETATNORMAL

ETATNORMAL

Si :1- sur cinq lots consécutifs soumis au contrôle normal deux sont rejetés

ETATRENFORCE

Si : cinq lots consécutifs sont acceptés

Si : cinq lots consécutifs ne sont pas acceptés