Direction de santé publique de la Montérégie

Document provisoire accepté par les membres présents à la rencontre du 11 juin 2014

TABLE DES MATIÈRES

1 MISE EN CONTEXTE...................................................................................................................................... 1

2 MANDAT, BUT ET RÔLE................................................................................................................................ 2

2.1 MANDAT.......................................................................................................................................................2

2.2 BUT..............................................................................................................................................................2

2.3 RÔLE DU COMITÉ RÉGIONAL OPÉRATION COLIBRI..................................................................................................2

2.4 DURÉE DU MANDAT.........................................................................................................................................3

3 VISION – MISSION – VALEURS....................................................................................................................... 4

3.1 PRINCIPES DIRECTEURS.....................................................................................................................................4

3.2 MISSION.......................................................................................................................................................4

3.3 VALEURS.......................................................................................................................................................4

4 CADRE DE TRAVAIL....................................................................................................................................... 5

4.1 COMITÉ RÉGIONAL OPÉRATION COLIBRI..............................................................................................................54.1.1 Organisations représentées :...........................................................................................................5

4.1.2 Rôles et responsabilités des membres :............................................................................................5

4.1.3 Mode de gouvernance.....................................................................................................................6

4.1.4 Modalités entourant les rencontres du comité : participation, quorum et prise de décision............6

4.2 COMITÉ EXÉCUTIF...........................................................................................................................................64.2.1 Mandat............................................................................................................................................6

4.2.2 Composition.....................................................................................................................................6

4.2.3 Nomination des membres................................................................................................................7

4.2.4 Rencontres.......................................................................................................................................7

4.3 SOUTIEN À LA COORDINATION...........................................................................................................................74.3.1 Rôle et responsabilités.....................................................................................................................7

4.4 MISE SUR PIED DE GROUPES DE TRAVAIL..............................................................................................................8

4.5 APPRÉCIATION DU FONCTIONNEMENT DU COMITÉ RÉGIONAL OPÉRATION COLIBRI.......................................................8

5 PROCÉDURES DE TRAVAIL ET DE PLANIFICATION..........................................................................................9

5.1 PLANIFICATION STRATÉGIQUE............................................................................................................................9

5.2 PLAN D’ACTION..............................................................................................................................................9

5.3 BILAN DES ACTIVITÉS........................................................................................................................................9

Mandat et fonctionnement du comité régional Opération Colibri

1 MISE EN CONTEXTE

L’Opération Colibri, nom montérégien de l’Initiative concertée d’intervention pour le développement des jeunes enfants (ICIDJE), mobilise tous les partenaires de la petite enfance autour de nouvelles données sur le développement des jeunes enfants. Son but est de faire en sorte que tous les petits Montérégiens puissent atteindre leur plein potentiel afin de donner des ailes à leur réussite.

Pour le volet enquête de l’Opération Colibri, un Comité d’orientation régional Opération Colibri a été mis en place par la Direction de santé publique (DSP) en janvier 2013. Celui-ci a déterminé les orientations stratégiques de l’Opération Colibri puis a identifié et mis en œuvre une stratégie d’information et de diffusion des résultats de l’Enquête québécoise sur le développement des enfants à la maternelle (EQDEM) en Montérégie. Le mandat de ce comité a pris fin en mars 2014.

Les données régionales de l’EQDEM ont été diffusées lors de la Journée montérégienne de santé publique (JMSP), le 30 janvier 2013 et les données locales lors de symposiums locaux organisés dans chaque réseau local de services (RLS) au cours du printemps 2014.

Pour le volet intervention de l’Opération Colibri, une nouvelle instance de concertation régionale sur le développement des jeunes contribuera à répondre aux besoins et préoccupations des communautés locales, notamment en s’inspirant des pistes d’amélioration issues des symposiums locaux et des planifications concertées locales.

Le présent document précise le cadre de travail de cette nouvelle instance nommée « Comité régional Opération Colibri ».

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Mandat et fonctionnement du comité régional Opération Colibri

2 MANDAT, BUT ET RÔLE

2.1 Mandat

Le Comité régional Opération Colibri mobilise les instances de concertation régionales pertinentes dans une perspective de promotion-prévention en favorisant le développement global et optimal des tout-petits, et ce, de la conception jusqu’à l’âge de cinq ans, du soutien à leurs parents et des conditions dans lesquelles vivent les familles.

Son mandat est de :

Faciliter l’échange et favoriser la cohérence et la complémentarité des actions entre chaque réseau et aux différents paliers (régional, supralocal et local);

Soutenir la diffusion et l’appropriation des connaissances et des pratiques efficaces et prometteuses sur le développement des enfants par les divers acteurs œuvrant auprès des enfants et de leur famille;

Contribuer à répondre aux besoins et préoccupations des communautés locales, notamment en s’inspirant des pistes d’amélioration issues des symposiums locaux et des planifications concertées locales.

2.2 But

D’ici 2017, réduire d’au moins 5 % la proportion d’enfants de la maternelle vulnérables dans au moins un domaine de leur développement en Montérégie.

2.3 Rôle du Comité régional Opération Colibri

De façon plus spécifique, les rôles attendus du Comité régional Opération Colibri sont les suivants :

1. Renforcement des compétences et transfert de connaissances (ex. : organisation d’évènements régionaux, mise en valeur d’initiatives porteuses ou de pratiques exemplaires, journée thématique, soutien à la formation, etc.).

2. Identification et diffusion de portraits nécessaires à la prise de décision.

3. Identification des meilleurs moyens pour soutenir l’évaluation des actions en faveur du développement des enfants.

4. Recension des planifications locales et des besoins locaux et supralocaux

5. Promotion de politiques et de mesures de soutien favorisant le développement des enfants.

6. Mobilisation des acteurs régionaux.

7. Action d’influence, de représentation ou de sensibilisation.

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8. De favoriser l’appropriation des résultats de l’EQDEM et favoriser les actions en faveur du développement des tout-petits dans leurs milieux respectifs.

9. Élaboration du plan stratégique et des plans d’action annuels.

10. Participation à la planification, l’organisation et la réalisation d’un symposium régional 2015.

11. Désignation des membres du comité exécutif.

12. Identification des mandats des groupes de travail.

13. Collaboration au projet d’évaluation de l’Opération Colibri.

2.4 Durée du mandat

Le mandat des représentants régionaux est d’une durée de deux ans, renouvelable.

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3 VISION – MISSION – VALEURS

3.1 Principes directeurs

Le Comité régional Opération Colibri reconnaît :

L’importance des premières années de vie comme fondement des compétences, des capacités d’adaptation, des facultés cognitives, du comportement, de la réussite éducative et de la santé de l’individu.

Parler du développement global des enfants c’est aussi parler des conditions de vie des familles, des inégalités sociales et cela commande des actions sur les politiques publiques, les déterminants sociaux de la santé, les environnements favorables, etc.

Le développement optimal des enfants « C’est une affaire de tous ». Il faut impliquer les parents, les familles et les principaux milieux de vie des jeunes enfants. Un seul ministère, à lui seul, sans la collaboration des familles, des communautés et sans coordination intra et intersectorielle ne peut pas influencer favorablement le développement optimal des enfants et mettre en place l’ensemble des services pour répondre aux besoins.

3.2 Mission

Mobiliser l’ensemble des partenaires pour assurer une cohérence entre les actions régionales interréseaux et les actions régionales et locales afin d’offrir à tous les enfants un environnement favorisant leur plein potentiel, contribuant ainsi à leur bien-être et à leur réussite éducative et sociale.

3.3 Valeurs

Le Comité régional Opération Colibri veut travailler dans une approche :

De coconstruction;

De respect de l’autonomie des instances locales et supralocales et des communautés locales;

De respect du mandat de chacun des réseaux, dont celui du respect de la responsabilité populationnelle dévolue aux CSSS, relativement au continuum de services de leur réseau local de services;

De transparence et de fluidité des communications;

De valorisation des réalisations locales.

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4 CADRE DE TRAVAIL

Le Comité régional Opération Colibri est un lieu de concertation réunissant un ensemble de partenaires régionaux concernés par le développement des enfants et leur réussite sociale et éducative. Dans un souci d’efficience, une agente de coordination et un comité exécutif soutiendront les travaux. Des groupes de travail pourront être mis sur pied selon les besoins.

4.1 Comité régional Opération Colibri

4.1.1 Organisations représentées :

Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie, Direction de santé publique (ASSSM, DSP);

Avenir d’enfants (AE);

Centre Jeunesse (CJ)

Commission scolaire (CS);

Conférence régionale des élus Vallée-du-Haut-Saint-Laurent (CRÉ VHSL);

Conférence régionale des élus de l’agglomération de Longueuil (CRÉ L);

Conférence régionale des élus Montérégie Est (CRÉ ME);

Centre de santé et de services sociaux (CSSS);

Direction régionale du Ministère de la Famille (DRMF);

Direction régionale du Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (DRMELS);

Organisme communautaire Famille (OCF);

Québec en forme (QeF);

Regroupement des centres de la petite enfance de la Montérégie (RCPEM);

Réunir Réussir (R2).

D’autres partenaires peuvent être sollicités au besoin.

4.1.2 Rôles et responsabilités des membres :

Les rôles et responsabilités attendus des membres de cette concertation sont :

D’assurer les liens avec d’autres instances de concertation régionale pertinentes;

De représenter et engager au besoin leur organisation;

o consulter et rapporter les besoins exprimés de leur réseau;o diffuser l’information pertinente à leur réseau;

De faire connaître la réalité et les besoins de leurs secteurs respectifs et divulguer les enjeux sociopolitiques qui peuvent influencer les travaux du comité;

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4.1.3 Mode de gouvernance

Les membres du Comité régional Opération Colibri collaborent et se concertent pour assurer une efficacité dans leurs actions. Il n’existe aucun lien hiérarchique entre eux et les décisions prises sont prises par consensus. Les organisations doivent être en accord avec le positionnement ou doivent pouvoir se rallier.

Pour la réalisation de ses mandats, le Comité régional Opération Colibri pourra compter sur le soutien d’un comité exécutif et d’une agente de coordination. Des groupes de travail spécifiques pourraient aussi être nécessaires selon les besoins.

4.1.4 Modalités entourant les rencontres du comité : participation, quorum et prise de décision

Il est prévu de tenir un minimum de trois rencontres par année. L’ordre du jour, le compte rendu de la dernière réunion et les documents complémentaires sont acheminés aux membres au plus tard cinq jours ouvrables précédant la rencontre. De plus, l’ensemble des documents pertinents sera déposé sur l’espace collaboratif de la DSP : Opération Colibri-comité régional. Des informations seront envoyées régulièrement aux membres du comité et des conférences téléphoniques pourront être ajoutées au besoin.

Les points qui demanderont des décisions seront inscrits à l’ordre du jour de la rencontre à venir. Celui-ci sera envoyé aux membres afin qu’ils puissent, dans un délai prescrit, faire connaître leur position sur le sujet, s’ils ne peuvent être présents. Cela sera alors pris en compte lors de la discussion.

Les membres ont une responsabilité de présence aux trois rencontres annuelles statutaires. Le quorum pour la tenue des rencontres annuelles statutaires est défini de cette façon : 50 % plus une des organisations partenaires du Comité régional Opération Colibri.

4.2 Comité exécutif

4.2.1 Mandat

Préparer les rencontres du Comité régional Opération Colibri, d’une part en jugeant de la pertinence des points soumis en fonction des objets de discussion, et d’autre part, en s’assurant que les points retenus sont suffisamment prêts pour la discussion;

Collaborer à l’élaboration de la planification stratégique et des plans d’action annuels;

Voir à l’optimisation des modes de fonctionnement du comité.

4.2.2 Composition

En plus de l’agente de coordination, le comité exécutif est composé de deux personnes de deux organisations différentes.

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4.2.3 Nomination des membres

La nomination des représentants est d’une durée de deux ans, renouvelable. La nomination se fait lors de la première rencontre du comité régional et par la suite habituellement lors de la dernière rencontre de l’année, de façon à ce que le comité exécutif soit fonctionnel au début de l’année suivante. Les membres sont alors invités à se présenter ou à proposer des candidats aux positions vacantes.

4.2.4 Rencontres

Les membres se réunissent au moins deux semaines avant la tenue de chacune des rencontres du Comité régional Opération Colibri. Des rencontres supplémentaires peuvent être ajoutées au besoin.

4.3 Soutien à la coordination

La présence d’une agente de coordination facilite le fonctionnement du comité.

4.3.1 Rôle et responsabilités

La personne désignée est responsable :

D’élaborer les versions préliminaires de la planification stratégique et les plans d’action annuels;

D’assurer le suivi en continu de la planification stratégique, des plans d’action annuels et de réaliser un bilan des activités;

De coordonner les activités du Comité régional Opération Colibri et assure les suivis appropriés;

De planifier et préparer les diverses rencontres ainsi que leurs suivis;

De veiller à la réalisation des comptes rendus;

D’assurer un « leadership » dans la convocation, la préparation et la coanimation des rencontres du comité exécutif;

De soutenir les groupes de travail et accompagner ceux-ci dans la réalisation de leurs mandats respectifs;

D’assurer les suivis budgétaires auprès du fiduciaire.

La personne désignée contribue à différents travaux demandés par les membres tels que l’élaboration de divers outils et documents liés au processus de travail et de planification. Elle s’assure de favoriser les interactions continues et régulières entre les membres composant le comité exécutif, ceux du Comité régional Opération Colibri et les groupes de travail. La personne désignée sera également responsable de générer et de supporter la concertation entre tous les partenaires, par la transmission d’informations claires et précises, une lecture juste et avisée des besoins et par la mise en place de moyens complémentaires de concertation.

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4.4 Mise sur pied de groupes de travail

Les groupes de travail ont pour mandat d’approfondir des thématiques spécifiques identifiées par le Comité régional Opération Colibri afin de soutenir la prise de décision. Les membres d’un groupe de travail sont proposés par les organisations en fonction de la pertinence du sujet abordé et de l’expertise du représentant. Ceux-ci ne seront pas nécessairement des membres du Comité régional Opération Colibri.

4.5 Appréciation du fonctionnement du Comité régional Opération Colibri

Les membres procèdent périodiquement à l’appréciation du fonctionnement du Comité. Cette activité s’inscrit dans un processus d’amélioration continue du fonctionnement et des pratiques de concertation entre les membres. L’exercice permet de faire ressortir les points forts de la concertation et de formuler quelques pistes d’action pour réviser et améliorer le cadre de travail du comité.

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5 PROCÉDURES DE TRAVAIL ET DE PLANIFICATION

5.1 Planification stratégique

Une planification stratégique sur trois ans permettra de structurer les travaux par l’identification des priorités de travail et les actions spécifiques qui s’y rattachent et sur lesquelles les membres s’engagent collectivement à travailler.

5.2 Plan d’action

Le plan d’action annuel est l’opérationnalisation du plan stratégique. Il comprend la description des actions spécifiques retenues pour chacune de priorités, les réalisations attendues ainsi que leur échéance, de même que les personnes qui en sont responsables et leurs collaborateurs.

5.3 Bilan des activités

Un document résumant l’avancement des travaux inscrits au plan d’action sera élaboré annuellement. Il servira de reddition de compte. Il comprendra les réalisations effectuées, l’atteinte des résultats ainsi que des commentaires et des perspectives d’avenir.

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