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Guide d’utilisation du logiciel DDA

Sommaire

Type de comptes :............................................................................................................................. 2

Comment se connecter..................................................................................................................... 3

Créer une déclaration........................................................................................................................ 5

Exemple pour un livre...........................................................................................................................6Exemple pour un journal......................................................................................................................8Exemple pour une revue....................................................................................................................10Exemple de jurisprudence..................................................................................................................11Exemple d’un document web.............................................................................................................12Exemple d’un autre type de document..............................................................................................14

Faire une recherche en mode administrateur..................................................................................18

Attribuer un no. de reproduction.....................................................................................................20

Effectuer une demande d’autorisation particulière à Copibec..........................................................23

Fonctions particulières de DDA........................................................................................................ 29

Fonctions particulières pour le déclarant...........................................................................................29Recherche par WorldCat................................................................................................................29Recherche d’une œuvre non trouvée dans DDA et ajout d’un titre...............................................31Fonction de copie d’une déclaration des droits d’auteur.............................................................33

Fonctions particulières pour l’administratrice et l’administrateur.....................................................34Différence entre copier et réutiliser..............................................................................................34Différence entre usurper l’identité et alterner d’environnement..................................................35Comment différencier les déclarations pour deux administratrices ou administrateurs regroupés sous la même unité administrative................................................................................................37Rechercher des déclarations non terminées par le personnel enseignant....................................39Ajout d’une entente spéciale.........................................................................................................39Onglet des coûts dans la déclaration.............................................................................................43Création de compte système.........................................................................................................45

FAQ sur le fonctionnement de DDA.................................................................................................48

Comment ajouter la mention d’un statut particulier pour une œuvre (épuisé, cahier d’exercice, domaine public)?...........................................................................................................................48Cas d’un livre épuisé pour une œuvre déjà existante dans la base de données............................48Cas d’un livre épuisé pour une œuvre inexistante dans la base de données.................................49Comment ajouter la mention d’un support particulier pour une œuvre (imprimé, électronique, microforme) en mode création d’ouvrage dans l’interface administrateur?.................................49

ANNEXES............................................................................................................................................. 55Types de reproductions......................................................................................................................56Statuts des déclarations.....................................................................................................................57

Université de Sherbrooke Créé en 2005/modifié en février 2014 sur 57

Type de comptes :

Compte déclarant : Tous les employés de l’université avec cip/mot de passe peuvent se connecter à DDA et créer des déclarations de droit d’auteur dans le logiciel. Ce profil n’a pas accès aux fonctions administratives. Ce sont principalement les enseignants qui créent des déclarations qui travaillent dans ce mode.

Compte administrateur : Tous les employés de l’université avec cip/mot de passe peuvent faire une demande pour faire activer un compte administrateur, pourvu que ça soit approuvé par la personne responsable des factures reçues de Copibec dans sa faculté. L’administrateur a accès à plus de fonctions que le déclarant et il peut aussi accéder à l’environnement « déclarant ». C’est pour cette raison qu’un administrateur a la possibilité de faire des déclarations pour un enseignant et d’ensuite les approuver en tant qu’administrateur.

N.B. On ne fait pas de déclaration par procuration avec la fonction « usurper l’identité ». N.B. Aussi, il est préférable de consigner dans un formulaire le fait que l’enseignant permet que l’on fasse des demandes en son nom. Le formulaire est disponible sur le site web du Service des bibliothèques et archives dans la section DDA/documentation.

Compte système :Une personne extérieure de la communauté universitaire qui voudrait avoir accès au logiciel DDA pourrait demander d’avoir un compte système, pourvu que ça soit approuvé par un des responsables de la facturation Copibec à l’Université.

Compte super administrateur : Réservé au personnel du Service des bibliothèques et archives responsables de DDA ainsi qu’au gestionnaire de la compagnie du logiciel. Ce compte permet l’activation des autres comptes et donne accès à toutes les fonctionnalités du logiciel.


Comment se connecter

C’est le Service des bibliothèques et archives qui héberge les pages sur le droit d’auteur.Se rendre à la page d’accueil pour accéder aux informations et au logiciel DDA.

Entrez votre CIP et mot de passe en passantPar la section de gauche


Affichage en mode déclarant :

Affichage en mode administrateur :


Créer une déclaration

1. Pour créer une déclaration, il faut d’abord identifier le sigle de cours pour lequel on fait la déclaration, choisir la session et inscrire le nom de l’enseignant du cours.

2. On choisit ensuite un titre pour le recueil de textes à bâtir et on détermine le type de reproduction à effectuer pour le recueil. (Voir en annexe « Types de reproductions ».) On coche aussi la déclaration préliminaire appropriée.

Après cette étape, on doit entrer chacun des emprunts que l’on utilise. Choisir le type d’ouvrage approprié.


Exemple pour un livre

Filiatrault, Pierre. Comment faire un plan de marketing stratégique? Montréal :Editions Transcontinental,1997. 198 p. (ISBN : 9782894720592)

Le ISBN de l’ouvrage « 978-2-89472-059-2 » (avec ou sans tirets, le logiciel accepte les deux) est la clé de recherche la plus précise mais il y a aussi possibilité de chercher avec le titre ou l’auteur.

Pour entrer le détail des extraits d’une œuvre (chapitres et pages empruntés) cliquez sur le bouton « Poursuivre ».


Important : à cause du principe « 1 chapitre gratuit/livre », il faut toujours séparer les pages par chapitre, pour ne pas contrevenir à la Convention Copibec en faussant les données.

Pages empruntées pour le recueil de notes : dans le chapitre 1 (Introduction à la pensée stratégique), les pages 5 à 19 et la page 24 du chapitre.

Enregistrer les données en appuyant sur la disquette et vous aurez un résumé de votre action.

Après avoir complété les informations concernant l’emprunt de ce livre, appuyez sur le bouton « Retourner à la déclaration ».


Exemple pour un journal

DeSmet, Michel. « Laissez un bon souvenir aux employés », Les Affaires, samedi 27 mars 2004, p.50 (ISSN : 0229-3404)

On peut entrer le titre « Les affaires » si on ne connaît pas l’ISSN. Par la suite, appuyez sur le bouton « Poursuivre »


Choisir le périodique. Une recherche plus avancée est possible dans la base de données Worldcat pour une référence détaillée ou des informations complémentaires. Revenir ensuite dans la déclaration.

Complétez les informations manquantes sur cet emprunt :

Date de publication : mars 2004 (le jour n’est pas obligatoire)Nombre de pages : inconnu

Pages empruntées :

Article : Laissez un bon souvenir aux employésPage : 50 (le cahier est optionnel)

Enregistrez les données

Après avoir complété les informations concernant l’emprunt de ce journal, appuyez sur le bouton « Retourner à la déclaration ».


Exemple pour une revue

Moreau, Rémi. « L'escroquerie à la Ponzi et autres arnaques financières », Assurances et gestion des risques, Vol. 77, no 3-4, oct. 2009-janv. 2010, p. 301-324. (1705-7299)

Entrer l’ISSN de l’ouvrage 1705-7299 (avec ou sans tirets, le logiciel accepte les deux).

Complétez les informations manquantes sur ce document :

Date de publication : janvier 2010 (le jour n’est pas obligatoire)Volume : 77Numéro : 3/4Nombre de pages : 211 [n.b. On inscrit ici le nombre total de pages de la revue,

et non le nombre de pages à reproduire. On peut inscrire « inconnu » si on n’a pas l’information]

Type de support : Inscrire le support d’où provient l’article (imprimé, électronique, microforme)

Cliquer sur « poursuivre »

Pages empruntées :

Nom de l’article : L'escroquerie à la Ponzi et autres arnaques financières Auteur : Moreau, RémiPage : 301-324

Enregistrer les données.Après avoir complété les informations concernant l’emprunt de cette revue, appuyez sur le bouton « Retourner à la déclaration ».


Exemple de jurisprudence

Lajoie c. Lemay 1986, RECUEILS DE JURISPRUDENCE DU QUÉBEC

Entrez l’ISSN de l’ouvrage : 0831-3083 (avec ou sans tirets, le logiciel accepte les deux).

Date de publication : 1986Nombre de pages : 3095

Entrez l’emprunt suivant :

Nom du jugement : Lajoie c. Lemay 1986Page : 222-279

Enregistrer les donnéesAprès avoir complété les informations concernant l’emprunt de cette jurisprudence, appuyez sur le bouton « Retour à la déclaration ».


Exemple d’un document web

Pour les documents pris sur le web et ne faisant pas partie du Répertoire de Copibec ou d’une licence du SBA, il faut s’assurer que la reproduction est permise, en consultant les conditions d’utilisations.

L’enseignant emprunte un document sur le Web :

Exemple de documentNom de la source web : Portail QuébecAdresse web : http://www.gouv.qc.ca/portail/quebec/pgs/commun/Date de l'emprunt : 18 février 2011Description de l’emprunt : Emprunt d’actualité gouvernementale.

Le nom de la source est généralement le titre de la page Web, tandis que l’adresse Web est l’URL de la page consultée.


Confirmez ensuite que vous avez l’autorisation de l’auteur ou l’éditeur pour la reproduction de cette œuvre. À titre d’exemple, ce site (comme beaucoup d’autres) contient des clauses permettant la reproduction pour des fins d’enseignement. Il suffit donc au professeur de joindre une copie imprimée de cette page.


L’administrateur peut vérifier l’information, mais c’est au professeur de demander les autorisations à l’auteur ou l’éditeur pour ce type d’emprunt.

Exemple d’un autre type de document

Cette catégorie sera utile pour déclarer des documents que l’on qualifie de « littérature grise ». Ces types de documents n’ont pas d’ISBN ou d’ISSN comme des dépliants, des rapports de consultants, des documents produits par des organismes publics (ex. CLSC), mais on doit tout de même avoir l’autorisation du titulaire des droits. (Une mention sur le document peut indiquer qu’il peut être reproduit si l’on en cite la source.)

Ces documents peuvent parfois avoir des mentions de dépôt légal, mais ils ne sont pas publiés chez un éditeur associé à un ISBN.

Exemple de document:

Liste d’employeurs – économie verte. Notes personnelles sur les employeurs sherbrookois ayant une sensibilité au développement durable. 2013

Inscrire les informations du document


S’assurer d’avoir l’autorisation de reproduire le document.


Quand tous les emprunts de notre recueil sont déclarés, le déclarant appui sur « Terminer »

Le déclarant peut maintenant transmettre le numéro de déclaration à son administratrice ou administrateur. Dans le cas des reproductions sur support numérique, un courriel est acheminé à tous les administrateurs ayant l’unité administrative du cours dans leur compte.

En retournant à la page d’accueil, le déclarant retrouve sa déclaration. L’icône du cadenas est « ouvert ».

La déclaration est maintenant au statut « En attente de traitement », ce qui signifie que l’administrateur peut faire sa vérification et attribuer un no et une quantité de recueils à reproduire. (voir en annexe pour tous les statuts des déclarations)


Il est possible de voir les coûts associés à la demande en accédant à la section « coûts »

Le déclarant peut imprimer, s’il le désire, la déclaration. Le déclarant peut modifier la déclaration tant que l’administratrice ou l’administrateur n’a pas assigné de numéro de reproduction à la déclaration. N.B. Le cadenas est ouvert.


Faire une recherche en mode administrateur

En tant qu’administrateur, vous avez des unités administratives associées à votre compte. Lorsque vous faites des recherches, vous ne pouvez repérer que les déclarations qui ont été faites par les déclarants reliés à ces unités par leur cours.

Les recherches peuvent se faire avec différents critères, comme le trimestre.


Vous voyez maintenant toutes les déclarations des droits d’auteur qui ont été créées par les déclarants reliés à votre ou à vos unités administratives.

Légende :

Déclaration ouverte (modifiable par le déclarant) dont aucun numéro de reproduction n’a été attribué.

Déclaration fermée (non modifiable par le déclarant) avec un ou plusieurs numéros de reproduction attribués.

N.B. Lorsqu’un numéro de déclaration apparaît en rouge, il y a des exclusions dans la demande des droits d’auteur.


Attribuer un no de reproduction

Lorsqu’une demande des droits d’auteur est conforme et ne comporte aucune exclusion, vous pouvez attribuer un numéro de reproduction à cette demande. Pour attribuer un numéro de reproduction, vous devez sélectionner la section « Reproduction ».

Entrez un numéro de reproduction. Ce champ est libre. Il peut être numérique, alphabétique ou alphanumérique. Vérifier la structure en place dans votre département.

Dans le champ « Nombre de copies », entrez ensuite la quantité de photocopies à faire ou le nombre d’étudiants en classe pour une demande numérique. Enregistrez la demande de reprographie. Appuyez sur le bouton « Retour » pour imprimer la déclaration.


Vous pouvez maintenant imprimer la déclaration des droits d’auteur et la joindre au document à reproduire. Pour imprimer la déclaration vous devez accéder à la section « Ouvrages » à gauche de votre écran et cliquez sur le bouton d’impression.

À ce stade, aucune modification n’est possible. On peut cependant faire une autre demande d’impression, le cas où des étudiants se seraient ajoutés en cours de route.

Cette impression devrait toujours accompagner le recueil de notes à photocopier. Dans le cas des déclarations numériques, on doit numériser le document et l’ajouter au site ou au minimum, faire apparaitre le no de déclaration sur le site pour référence dans le logiciel DDA.


Autres documents non illustrés


Effectuer une demande d’autorisation particulière à Copibec

Lorsqu’un enseignant emprunte plus de 20 % d’un livre ou qu’il emprunte un livre épuisé, le logiciel indiquera qu’une demande d’autorisation particulière doit être faite auprès de Copibec.

Un message d’avertissement avise le professeur des exclusions contenues dans sa déclaration.

L’enseignant poursuit sa déclaration et laisse l’administrateur effectuer la demande d’autorisation particulière pour laquelle il peut y avoir des frais supplémentaires.


Un message d’avertissement avise le professeur des exclusions contenues dans sa déclaration.

L’administrateur accède à la déclaration

Vous voyez que le bouton « Reproduction » n’est pas visible pour cette déclaration. La raison est simple : il y a des exclusions et par conséquent des vérifications à faire. Pour vérifier la nature des exclusions, cliquez sur l’icône « Exclusions ».


Pour les autorisations particulières, le nombre de copies doit être communiqué à Copibec avant le numéro de reproduction, car le coût sera négocié pour cette quantité seulement. Appuyer sur le lien « Effectuer une demande d’autorisation particulière auprès de Copibec ». Entrer le nombre de copies requises à la reproduction, appuyer sur « Poursuivre »


Exemple d’une déclaration en attende d’une réponse de Copibec :

Toutes les informations concernant l’ouvrage pour lequel vous faites une demande d’autorisation particulière sont transférées automatiquement chez Copibec, sur leur plateforme « Savia ». La gestion des demandes d’autorisations particulières est « transparente » pour les administrateurs et ne requiert plus, depuis 2012, une action sur la plateforme de Copibec. Copibec retourne un courriel à l’administrateur, qui devra alors accepter ou refuser les frais, si applicables. L’administrateur retourne alors dans la déclaration et a la possibilité d’accepter ou non.


Exemple d’une demande traitée par Copibec :

Exemple d’une déclaration pour laquelle la demande d’autorisation particulière a été acceptée.


Une demande soumise à Copibec est prise en charge par un agent. S’il s’agit de la reproduction d’un livre épuisé publié hors du Québec, il confirme la non-disponibilité du livre en transmettant une autorisation ou un refus par courriel. S’il s’agit de la reproduction de plus de 20 % du nombre de pages d’un livre québécois, il contacte le titulaire des droits pour avoir son approbation et son tarif. Après la réponse du titulaire, l’agent envoie la décision par courriel, et l’administrateur a 5 à 10 jours ouvrables pour annuler la demande si, pour quelconque raison, la reproduction ne se fait pas. Le délai de réponse est généralement de moins d’une journée, sauf lorsque l’agent doit contacter un éditeur québécois.

Copibec représente les œuvres de 25 pays. Si le pays de publication apparaît dans cette liste, il est couvert.

Allemagne, Argentine, Australie, Belgique, Brésil, Canada, Danemark, Espagne, Etats-Unis, France, Grèce, Hong-Kong, Île Maurice, Irlande, Islande, Italie, Jamaïque, Japon, Liechtenstein, Mexique, Norvège, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Royaume-Uni, Singapour et Suisse.


Fonctions particulières de DDA

Fonctions particulières pour le déclarant

Recherche par WorldCat

Lorsque vous ajoutez l’emprunt d’un livre par ISBN, d’une jurisprudence ou par ISSN dans le cas d’un journal ou d’une revue vous avez la possibilité de chercher le titre dans la base de données de Worldcat.

Voici un exemple :

Je recherche l’ISBN 0-13-033628-9 dans la catégorie « Livre ». Comme je ne trouve pas toutes les informations sur ce titre dans la base de données de DDA, le logiciel effectue automatiquement une recherche dans WorldCat. Lorsque plus d’une occurrence est trouvée pour un même ISBN, vous devez choisir l’ouvrage approprié.

Dans la plupart des cas, la totalité des informations concernant l’œuvre empruntée est automatiquement transférée dans le formulaire du logiciel, sans que vous n’ayez à compléter les informations manuellement. Il ne vous reste qu’à indiquer si l’œuvre empruntée est un manuel d’exercices ou une œuvre épuisée. La suite du processus de déclaration des droits d’auteur est identique aux exemples précédents.

Lorsque vous désirez effectuer une recherche par auteur ou titre, vous pouvez aussi accéder au catalogue WorldCat, mais l’information ne sera pas saisie automatiquement. Par exemple, je recherche le livre « Managing information : the challenge and the opportunity » par titre et le logiciel me retourne des occurrences, mais aucune ne


correspond au livre que je veux. Je peux néanmoins consulter le catalogue WorldCat en cliquant sur le lien « tentez une recherche externe dans le catalogue WorldCat ».

Lorsque vous aurez trouvé l’information voulue, cliquez sur le bouton « Retour » et entrez l’ISBN ou l'ISSN correspondant à votre œuvre et complétez les champs.

Recherche d’une œuvre non trouvée dans DDA et ajout d’un titre


Lorsque vous cherchez une œuvre dans DDA il est possible que celle-ci ne figure pas dans les bases de données du logiciel de WorldCat. Dans ce cas, vous devez l’ajouter manuellement dans le système. Cet ajout aura pour effet d’enrichir la base de données existante et du même coup, rendra ces informations disponibles pour l’ensemble du personnel enseignant.

Il existe deux façons d’ajouter des œuvres à la base de données du logiciel. Premièrement, en mode déclarant, vous n’avez qu’à compléter les champs vides dans la section « Résumé de l’ouvrage » lorsque vous effectuez une recherche infructueuse par ISBN ou ISSN dans le cadre d’un ajout de livre, de journal, de revue ou de jurisprudence dans une déclaration.

Deuxièmement, en mode administrateur, vous n’avez qu’à compléter les informations demandées en sélectionnant la fonction « Créer un ouvrage » dans le menu de gauche intitulé « Ouvrages ». N.B. Le statut « Domaine public » ne peut être ajouté que par un administrateur. Celui-ci ne peut le faire qu’en mode modification d’un ouvrage.


Fonction de copie d’une déclaration des droits d’auteur

Lorsqu’un membre du personnel enseignant prépare son matériel didactique pour un cours dont le contenu change peu de trimestres en trimestres, il est possible de réutiliser les informations inscrites sur des déclarations antérieures. La fonction « copier une déclaration » est donc très utile pour le déclarant.

Le déclarant doit trouver le numéro de déclaration qu’il désire copier. Pour ce faire, le déclarant doit effectuer une recherche dans le cas où il ne connaît pas le numéro de déclaration à utiliser. Le logiciel DDA permet de rechercher parmi toutes les déclarations du personnel enseignant.

Une fois que vous connaissez le numéro de la déclaration à copier, vous n’avez qu’à cliquer sur l’image représentant une feuille repliée dans la liste.

Vous devez ensuite compléter les informations relatives au cours, au trimestre et aux autorisations de l’auteur et de l’éditeur s’il y a lieu. Vous pouvez également ajouter ou retrancher des emprunts à cette nouvelle déclaration.


Fonctions particulières pour l’administratrice et l’administrateur

Différence entre copier et réutiliser

La fonction « Réutilisation » dans le menu administrateur est très similaire à la fonction « Copier une déclaration » apparaissant dans le menu du déclarant. Contrairement à la fonction « Copier une déclaration », la réutilisation ne permet pas de modifier l’information de la déclaration des droits d’auteur, hormis l’information relative au trimestre. Cette fonction n’est disponible qu’aux administratrices et administrateurs DDA.


Différence entre usurper l’identité et alterner d’environnement

L’administratrice ou l’administrateur DDA peut rapidement basculer entre l’environnement « déclarant » et « administrateur » de manière à effectuer des déclarations de droits d’auteur en son nom (ex. : administrateur qui enseigne) ou par procuration. Dans le cas d’une déclaration par procuration, l’administrateur se branche avec son propre nom d'utilisateur pour faire une déclaration pour quelqu’un d’autre. Ne pas oublier de remplacer votre nom dans la zone « Identification du déclarant » par le nom de la personne pour qui vous faites la déclaration.

Le bouton permettant de basculer d’environnement se trouve dans le coin supérieur gauche de votre interface. Vous n’avez qu’à cliquer pour basculer d’environnement.

Environnement administrateur :

Environnement déclarant :

La fonction « Usurper l’identité » n’est disponible que lorsque vous vérifiez une déclaration remplie par un autre individu. Cette fonction permet de modifier les


renseignements contenus dans la déclaration sous le nom du déclarant original. Vous devez donc avoir le consentement du déclarant (par le formulaire de procuration) pour effectuer cette opération.


Comment différencier les déclarations pour deux administratrices ou administrateurs regroupés sous la même unité administrative

Les administratrices et administrateurs DDA reçoivent les déclarations des droits d’auteur pour les cours reliés à leurs unités administratives. Dans le cas où plus d’une administratrice ou d’un administrateur DDA est responsable de la même unité administrative,1 le système ne permet pas de trier les déclarations automatiquement. Voici une procédure que nous vous suggérons d’implanter pour éviter à l’administratrice ou l’administrateur DDA d’avoir à vérifier si chacune des déclarations le concerne.

Avant tout, vous devez savoir qu’un professeur qui donne deux fois le même cours, l’un sur le campus central et l’autre au campus de Longueuil pour un même trimestre et avec le même manuel didactique, ne fera qu’une seule déclaration des droits d’auteur avec une quantité à reproduire qui sera pour les deux groupes. Tandis que lorsqu’un même cours est donné par deux professeurs différents, il y a deux déclarations des droits d’auteur distinctes (à moins qu’un professeur responsable fasse une déclaration au nom des deux enseignants, pour les deux groupes, si le même recueil de notes de cours est utilisé : le nombre de copies sera alors ajusté pour les deux groupes.). Dans le contexte où l’on retrouve deux administratrices ou administrateurs pour une même unité administrative, mais dont un des administratrices ou des administrateurs s’occupe des cours du campus de Longueuil, les déclarations pourraient être distinguées par la mention du mot « Longueuil » dans le titre du document. Par exemple, le titre d’un document de droit pourrait être : « DRT101 Notes de cours Groupe LONGUEUIL ». Notez que le nom du déclarant s’affiche également comme élément de recherche et que celui-ci est également distinctif dans la situation où ce n’est pas le même individu qui donnerait le cours à Longueuil. Par conséquent, l’administratrice ou l’administrateur pourrait limiter l’affichage en mode recherche de déclaration en indiquant deux critères, soit le trimestre et deuxièmement en indiquant le mot LONGUEUIL:

1 Par exemple, l’unité 1548 - FMSS Département des sciences infirmières a une administratrice à Sherbrooke et une à Longueuil pour des cours qui peuvent avoir le même sigle.


Le résultat affiché n’indique que les déclarations pour des documents de LONGUEUIL pour le trimestre demandé.

Cette manière de procéder permet de diminuer le temps de recherche à travers les déclarations de l’unité administrative.


Rechercher des déclarations non terminées par le personnel enseignant

Il est possible de rechercher des déclarations en construction (lorsque le déclarant n’a pas encore appuyé sur le bouton noir « Terminer »). Pour utiliser cette option, vous devez être en mode administrateur. Lors de la recherche de déclaration, choisissez le statut « En construction » des critères de sélection.

Ajout d’une entente spéciale

Il arrive que des ententes spéciales surviennent entre des auteurs, des éditeurs et l’Université de Sherbrooke. Ce genre d’entente peut être intégré dans le logiciel DDA par les administratrices ou administrateurs. Habituellement, ce type d’entente concerne une ou plusieurs œuvres pour un cours donné. Ces ententes spéciales sont négociées par le personnel enseignant auprès des auteurs ou des éditeurs. Seuls les administratrices ou administrateurs DDA peuvent créer des ententes spéciales dans le logiciel. Afin de minimiser la duplication de démarche pour la demande d’autorisation


de reproduction aux mêmes titulaires de droit d’auteur, vous pouvez savoir quelle administratrice ou quel administrateur est l’investigateur de l’entente spéciale. Il vous sera donc facile de vous y référer en cas d’incertitude face aux modalités d’application d’une entente spéciale (dans des cas d’exceptions). Pour ajouter une entente spéciale, vous devez tout d’abord indiquer l’œuvre concernée. Dans le menu « Ouvrages », vous devez chercher l’œuvre par ISBN ou par les autres informations complémentaires.

Vous devez ensuite visualiser l’ouvrage pour créer une entente spéciale avec cette œuvre.


Vous devez par la suite spécifier les cours qui pourront bénéficier de cette entente spéciale et décrire les modalités de cette entente.

Après, vous pourrez en tout temps consulter les ententes spéciales et modifier celles-ci par le bouton « Ententes spéciales ». De plus, vous avez l’information concernant le créateur de cette entente spéciale. Lorsqu’un déclarant entrera une œuvre comprise dans les ententes spéciales, celui-ci pourra emprunter l’ensemble de l’ouvrage sans autorisations supplémentaire. Le texte inscrit dans la zone commentaire de l’entente spéciale par l’administratrice ou l’administrateur DDA sera transféré dans le résumé de la déclaration pour faciliter la validation par les employés à la reprographie.


Notez bien que seules les ententes de reproduction illimitée et sans frais sont actuellement supportées par le système. De plus, seulement les ouvrages de type « livre », « revue », « journal » et « jurisprudence » peuvent être compris dans les ententes spéciales. Conseil à communiquer au demandeur d’autorisation du titulaire du droit d’auteur (le déclarant dans la plupart des cas) : Lors de la demande d’autorisation de reproduction au titulaire du droit d’auteur, il est important de mentionner que c’est dans un but non commercial et seulement pour un usage didactique à des fins d’enseignement. D’autre part, vous devriez toujours tenter de demander l’autorisation la plus permissive possible (ex. : pour une durée plus longue, pour l’ensemble des cours donnés à l’Université de Sherbrooke). De cette manière, votre demande d’autorisation pourrait être enregistrée comme une entente spéciale dans le logiciel DDA par votre administratrice ou administrateur DDA. Ce faisant, celle-ci pourra être réutilisée, si les modalités s’y prêtent, par vous pour un trimestre subséquent ou par un autre membre du personnel enseignant.

Onglet des coûts dans la déclaration

Afin de vous aider et pour avoir une vue plus globale sur les coûts engendrés par une déclaration, le logiciel intègre un menu spécifique aux coûts. Ce menu est accessible autant aux déclarants qu’aux administratrices et administrateurs DDA.


Les coûts variables sont tous rattachés à la Convention Copibec lorsqu’un emprunt dépasse certaines proportions. Pour chaque copie, ces coûts seront facturés à votre faculté.

N.B : Ces frais ne sont pas systématiquement facturés directement aux étudiants dans toutes les facultés. Pour plus d’information à ce sujet, consultez le gestionnaire DDA de votre faculté.

Les coûts fixes regroupent deux types de situation :

1. Premièrement, lorsqu’on effectue une demande d’autorisation particulière à Copibec (emprunt dépassant 20 % de l’oeuvre) le prix est négocié pour une quantité fixe. Ce prix entre donc dans la section coûts fixes jusqu'à ce qu’un numéro de reprographie soit assigné à la déclaration.

2. Deuxièmement, les demandes d’autorisation au titulaire du droit d’auteur seront aussi, lorsque cela s’applique, entrées dans les coûts fixes jusqu'à l’obtention d’un numéro de reprographie.


Création de compte système

Si un nouvel employé de l’Université de Sherbrooke, tel un nouveau chargé de cours, désire utiliser le logiciel DDA mais qu’il n’a pas encore obtenu son CIP, il est possible pour le personnel administrateur de DDA de créer un compte d’usager système.

N.B : Le personnel administrateur pourrait également exceptionnellement créer la déclaration au nom de ce nouvel employé, le temps qu’il obtienne son CIP.

Dans le menu de l’administrateur, sélectionnez l’option Compte/Créer un compte :

Compléter le bordereau :i. Astuce pour l’identifiant : inscrire la première lettre du prénom suivi du

nom de famille.ii. Zone de courriel : inscrire le courriel @USherbrooke.ca

iii. Zone téléphone : indique le code régional et le poste.iv. Il est important de cocher l’option Compte système


Exemple :

Ecran de confirmation :

Envoi d’un courriel de confirmation et de mot de passe :

Ce nouvel usager va recevoir à son adresse de courriel une confirmation d’inscription ainsi que son mot de passe. Lors de la première utilisation de DDA, l’usager se verra demander de changer son mot de passe. De plus, l’usager devra changer, lors de sa première connexion, le statut de son compte, car par défaut c’est le statut « personnel administratif » qui apparaît. Il faut donc changer le statut pour celui de « professeur ».


Finalement, le personnel enseignant avec un compte sans CIP doit absolument se connecter au logiciel DDA par la partie de droite de la page d’accueil.


FAQ sur le fonctionnement de DDA

Comment ajouter la mention d’un statut particulier pour une œuvre (épuisé, cahier d’exercices, domaine public)?

Cas d’un livre épuisé pour une œuvre déjà existante dans la base de données

Dans le cas d’une œuvre déjà existante, le seul moyen d’ajouter la mention « livre épuisé » est de modifier les informations relatives à une œuvre dans la base de données du logiciel. Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction « Chercher un ouvrage » du menu de gauche nommée « Ouvrages ». Lorsque vous aurez trouvé l’œuvre recherchée, cliquez sur le bouton de modification.

Vous devez ensuite cocher la case « Épuisé ». Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour que ce changement soit effectif dans la base de données.


Cas d’un livre épuisé pour une œuvre inexistante dans la base de données

Dans le cas d’une œuvre inexistante, vous devez cocher la mention « Épuisé » lors de la création de ce nouvel ouvrage.

Comment ajouter la mention d’un support particulier pour une œuvre (imprimé, électronique, microforme) en mode création d’ouvrage dans l’interface administrateur?

Il est possible de changer le type de support.


Par défaut, les œuvres créées par le déclarant sont de type imprimé. Lorsque l’on crée une œuvre de type électronique ou microforme, celle-ci peut être exclue de la Convention Copibec et nécessite une autorisation du titulaire du droit d’auteur.

Ouvrage disponible sous plusieurs supports : Situation 1

Dans le cas où un ouvrage aurait plusieurs types de support sous un même ISBN ou ISSN et que le titre figure déjà dans la base de données du système, les administrateurs DDA doivent le préciser dans le logiciel. Pour ce faire, vous pouvez accéder aux différents ouvrages contenus dans la base de données de DDA en cliquant sur le lien « Chercher un ouvrage » dans le menu de gauche de votre interface administrateur sous la rubrique « Ouvrages ».


Dans le bas du formulaire, il y a une nouvelle case à cocher nommée « Plusieurs types de support ». Cette case doit être cochée dans les cas spécifiques où le numéro (ISBN ou ISSN) de la version imprimé et de l’autre support (habituellement électronique) est le même. Dans ce cas, le premier support entré lors de la création de l’occurrence sera enregistré dans la base de données et sera le support proposé par défaut. L’usager aura tout de même la possibilité de changer le type de support lors de la sélection de l’ouvrage. Dans le cas où la case n’est pas cochée, l’usager ne pourra pas changer le type de support lors de la sélection de l’ouvrage.

Ouvrage disponible sous plusieurs supports : Situation 2

Dans une œuvre étant disponible sous plusieurs supports avec des ISBN ou ISSN différents, la procédure est légèrement différente. En effet, il sera nécessaire de rajouter


le nouvel ISBN ou ISSN dans les ouvrages sous autres supports afin d’aviser l’usager qu’il a la possibilité d’utiliser le même ouvrage sous des supports différents.

Lors de la création ou de la modification d’un livre, un administrateur peut ajouter un second ISBN ou ISSN dans le champ « Autre support disponible ». Ce champ, s’il est vide, n’apparaîtra pas lors de l’emprunt pour les usagers. Voici l’exemple de deux types d’ouvrages différents :

Exemple de livre :

Exemple d’une revue :


ANNEXES


Types de reproductions

À la création d’une déclaration, on doit déterminer le type de reproduction du recueil de notes. Noter qu’il est possible d’offrir aux étudiants plus d’un type de reproduction (ex. : papier + Moodle). Une seule déclaration est alors nécessaire.

À cette étape, on détermine aussi le titre du recueil de notes. En plus de sa fonction première d’identification, ce champ peut servir pour préciser le lieu de reprographie, utile pour les cours se donnant dans plus d’un campus. Ex. : « COOP_LONG-Recueil de gestion », « COOP_SHER-Recueil de gestion », etc. Les administrateurs pourront se servir de ce code pour démêler les factures arrivant à un seul campus.

Papier : recueil photocopié

Intranet : ex. : recueil déposé sur Moodle ou sur l’Intranet d’une Faculté

Clé USB : Recueil transmis par clé Usb

Powerpoint : ex. : présentation des notes personnelles d’un enseignant. Il faut alors cocher la 2e case de la déclaration préliminaire.

Tableau interactif : recueil transmis via un TBI

Courriel : Recueil transmis par courriel

Cédérom : recueil transmis par cd-rom

Internet : Recueil transmis sur l’Internet. S’assurer d’avoir toutes les autorisations requises pour déposer un recueil sur Internet.

La case « Nombre d’étudiants » n’apparaît pas pour une reproduction papier. Pour tous les autres types, l’enseignant doit entrer le nombre d’étudiants de la classe. L’administrateur a la possibilité d’ajuster ce nombre en complétant la déclaration.La déclaration préliminaire sert à indiquer si le recueil contient du matériel protégé (1re case). Dans les cas où seul l’enseignant est titulaire des droits, il coche la 2e case et autorise lui-même


Statuts des déclarations

Le statut d’une déclaration est toujours affiché dans le coin supérieur droit d’une déclaration. Cette information est disponible autant pour les administratrices, administrateurs que pour les déclarants. Ces statuts vous permettront de savoir à quelle étape du processus est rendu le déclarant. Voici les différents statuts d’une déclaration : Le statut « En construction » est affiché lorsque le déclarant est en train de créer une

nouvelle déclaration et qu’il n’a pas encore appuyé sur le bouton noir « Terminer ». Le statut « En attente de traitement » est affiché lorsque le déclarant entre dans une déclaration dont il a déjà appuyé sur le bouton noir « Terminer ». Notez que même dans ce statut le déclarant peut encore modifier les informations de sa déclaration. C’est à ce statut que les déclarations sont visibles pour administratrices et administrateurs DDA.


Le statut « En cours de traitement » est affiché lorsqu’une administratrice ou un administrateur entrent dans une déclaration. Le déclarant ne peut plus modifier les informations de sa déclaration tant qu’un administrateur est dans son document.

Le statut « Traitée » est affiché lorsqu’une administratrice ou un administrateur ont assigné un numéro de reproduction à une déclaration. Le déclarant et l’administrateur ne peuvent désormais plus modifier les informations de la déclaration.


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