Gestion de Production

La Qualité Totale   : Méthode des ‘Cinq S’

Préparé par   : Asmaa TARHATE (G2) Khadija SIDKI (G2) Nassiba GOUSAID (G2) Sanaa ABANAIM (G2)

Encadré par   :

Mr. BELLIHI

Année universitaire : 2008-2009

Université Ibn Zohr

Ecole Nationale de Commerce et de Gestion

PLAN   :

Introduction :

Partie théorique   : La qualité totale par la méthode des 5S

1. La qualité totale : 2. présentation des 5S :

Identifier les principes et les contenus de chaque étape de la démarche.

3. les facteurs clés de la réussite d'un chantier d'amélioration par la méthodologie 5S

Le rôle de la communication Les outils de communication (tableau de bord, gestion des actions...) Les indicateurs pertinents

4. Fonctions liées à cette méthode :

Chef de projet 5. La mise en œuvre des cinq S 

Conclusion

Introduction   :

Maintenir des normes de qualité n’est pas une mince affaire, surtout quand il s’agit de processus de production complexes. L’intensification de la lutte aux parts de marché force les entreprises non seulement à atteindre des niveaux élevés de qualité, mais également à adopter une formule qui accélère la collecte et l’analyse des données et la recherche d’interventions efficaces pour améliorer rapidement la qualité et constamment satisfaire une clientèle de plus en plus exigeante.

Il est donc impossible de fixer définitivement les normes de qualité et les processus. Le niveau de qualité qui correspond en tous points à la demande d’aujourd’hui ne suffira plus aux exigences de la clientèle de demain. D’où l’importance d’une solution d’amélioration continue, qui permette d’ajuster régulièrement les processus pour garantir l’adéquation avec les normes de l’avenir :la méthode présenté dans ce travail est la qualité totale par la méthode des cinq S, qui est l'une des meilleures méthodes japonaises utilisées pour l'amélioration continue. Il s’agit d'un préliminaire incontournable pour tout projet d’amélioration.

1. La Qualité Totale Le monde des entreprises connaît depuis quelques décennies un développement rapide de nouveaux concepts et de nouvelles cultures et c’est ce qui a engendré l’apparition de nouvelles méthodes de gestion des organisations telles que, le management par la qualité totale (Total Quality Management - TQM). Le TQM qu’il s’agisse d’une entreprise de production ou de services met l’accent sur le travail en équipe. En effet, le total quality management ou la Qualité Totale est une démarche de gestion de la qualité dont l'objectif est l'obtention d'une très large mobilisation et implication de toute l'entreprise pour parvenir à une qualité parfaite en réduisant au maximum les gaspillages et en améliorant en permanence les éléments de sorties (out put).

C'est au Japon en 1949 que naissent les concepts connus sous les noms actuels de Total Quality Management et de Total Productive Maintenance. Après la défaite de la seconde guerre mondiale, de nombreux ouvriers nippons se mettent en grève suite aux cessation de paiement des entreprises auxquelles les banques ne prêtent de l'argent qu’avec des conditions très sévères, de plus à cet époque là un produit marqué « Made in Japan » étais synonyme de basse qualité.

Face à ces conditions Mr Toyoda fondateur de la célèbre société Toyota demande à l'un de ses ingénieurs Mr Ohno de mettre en place un modèle différent du fordisme et adapté aux contraintes socio-économiques contemporaines. Ce dernier créera un mode d'organisation appelé dont un des principes fondamentaux est la minimisation des pertes par une qualité absolue.

Que ce soit pour la qualité ou la maintenance, les deux termes sont qualifiés de « total » car dans la culture japonaise chaque élément doit participer à la réalisation du tout. Autrement dit, à l'inverse du fordisme où la direction tire l'entreprise vers ses buts, le toyotisme considère chacun de ses employés comme un moteur vers l'accomplissement des objectifs.

Ainsi, la démarche Qualité totale s’intéresse à l’ensemble des processus de travail dans une organisation ou entreprise, et aucune fonction, aucun manager ni aucun salarié ne domine le fonctionnement global. La démarche TQM porte, entre autres, sur la satisfaction du client, les résultats de l’entreprise, sa part de marché, la productivité, les coûts et la durée de cycle des produits. Pour donner une définition simple du management par la qualité totale, on dira qu’il vise à augmenter la satisfaction du client et à réduire les coûts en supprimant tous les points faibles des processus de travail. Plus simplement, le moyen d’augmenter la satisfaction des clients et de réduire les coûts consiste à rechercher le «zéro défaut» dans l’ensemble des processus de travail. Une entreprise souhaitant appliquer les principes de TQM doit évaluer:

son niveau général de qualité; sa position sur le marché, les besoins et les attentes des clients; le coût d’une qualité médiocre; l’attitude du personnel face à la démarche qualité.

Sur la base de cette évaluation, l’entreprise élabore un «plan d’action Qualité», dans lequel sont définis les objectifs à court et à long terme ainsi que les responsabilités individuelles. L’étape suivante est d’obtenir le soutien du personnel à la mise en œuvre du plan d’action. Cela exige une communication claire à tous les niveaux, une étude des systèmes de reconnaissance et de récompense, et l’évaluation des besoins de formation.

Enfin, l’organisation doit établir un ordre de priorités. Celui-ci peut changer en fonction des structures existantes et de la nature de l’organisation.

Les 5S est certainement l'un des outils qualité de la Qualité Totale à développer en priorité dans les entreprises. Il s'agit d'une démarche professionnelle qui ne peut pas s'improviser. Elle a pour objectif des enjeux économiques et de progrès permanent. L'une des premières étapes, sinon la première, doit porter sur la propreté et la bonne organisation des bureaux et des postes de travail dans l'entreprise. Tous les services de l'entreprise sont concernés, de la prise de la commande à l'expédition du produit. Ce serait une faute de considérer que seuls les ateliers peuvent et doivent pratiquer cette démarche. La qualité d'une entreprise est jugée par sa clientèle à travers sa tenue, son allure, la présentation de son accueil, de son réseau commercial, de son siège social et de la première impression qu'elle donne au travers de l'organisation de ses ateliers.

Cette démarche basée sur un management participatif joue un rôle essentiel dans la prévention des accidents, puisqu'à terme, il n'est plus nécessaire de rappeler les règles de sécurité, car on note naturellement une plus grande ouverture d'esprit vers l'application des consignes.

2. Présentation Des 5S   : La méthode des 5S est l'une des meilleures méthodes japonaises utilisées pour

l'amélioration continue. Il s’agit d'un préliminaire incontournable pour tout projet d’amélioration.Partant du principe que Les pertes sont des bénéfices potentiels, éliminer les pertes constitue un gain. Il n'a pas d'amélioration réelle de productivité ou de qualité si par ailleurs subsistent des gaspillages.

Les 5S sont les principes de base qui permettent de construire un environnement de travail fonctionnel et efficient, régi par des règles simples, précises et efficaces.

Leur nom provient des cinq mots japonais qui commencent tous - dans les transcriptions en alphabet occidental - par la lettre "S" ; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke.

Ces cinq mots japonais ont été traduits par :Débarras, Rangement, Nettoyage, Ordre et Rigueur.

Certaines entreprises ne supportent pas les références aux méthodes japonaises et/ou préfèrent d'autres mnémotechniques pour désigner cette démarche :

ROND pour Rangement, Ordre, Nettoyage, Discipline

ORDRE pour Oter, Ranger, Décrasser, Réglementer, Enraciner

Si l'idée d'acculturer les vocables est plutôt bonne, elle rend les discussions et échanges interentreprises plus difficiles, car la compréhension du concept des 5S n'est connue que sous ce nom.

Les 5S, comme beaucoup d'autres concepts, méthodes et outils sont "nés" dans les ateliers industriels. Leurs succès et leur compatibilité avec d'autres types d'activités leur permettent de conquérir les bureaux des services connexes à la production, avant de diffuser par capillarité dans toutes sortes d'activités, les services et jusqu'aux prestations immatérielles. Ces principes sont en fait universels et s'appliquent aussi bien dans une usine ou un atelier, que dans une boutique, un entrepôt, un bureau, la cuisine d'un restaurant, et même chez soi, dans son univers privé !

Fondamentalement, les 5S prônent le rangement, l'ordre et la propreté, ce sont les 3 premiers S. Le quatrième définit des règles pour que ces 3 premiers S perdurent et le dernier S met en place d'un système d'évaluation et de progrès permanent pour dépasser les premiers résultats et inscrire cette démarche dans la durée.

I. SEIRI , ou supprimer l’inutile   : Comme nous le savons tous, la qualité ne peut pas s’épanouir dans des ateliers sales et

encombrés, dans des bureaux où en vrac s’amoncellent des dossiers.

C’est pour cette raison que la première de ces étapes a été SEIRI, ordonner ou encore ôter l’inutile.

Seiri ou " l’art de savoir jeter ". Nous ne savons pas jeter… La preuve, c’est que nous gardons ce qui ne nous sert pas !Dans le contexte des 5S, cela signifie faire la différence entre l’indispensable et l’inutile et se débarrasser de tout ce qui encombre le poste de travail.Trier, c'est comprendre ce qui sert et qui ne sert plus afin d'éclaircir l'environnement.C'est conserver seulement le strict nécessaire au fonctionnement.Le résultat de l'opération doit être visible.

La manie d'accumuler et de garder "parce que cela peut servir" ne favorise pas la propreté et l'efficacité d'une recherche.

Lors de cette étape, il s'agit d'éliminer de l'espace de travail tout ce qui n'y a pas sa place.

Comment Débarrasser - Trier ?

Avant l'opération :• Réaliser un planning des opérations,• Prévoir les moyens matériels nécessaires,• Prévoir la présence de la maintenance,• Prendre des photos de l'état actuel du poste de travail et les afficher.

Il faut prévoir un tableau de communication.

Pendant l'opération, analyser chaque cas (en s'appuyant par exemple sur un QQOQCPC) Pièces défectueuses, cassées, objets rouillés, documents périmés,...

Un système de classification du type ABC pourrait aider à accomplir cette tâche :

A = usage quotidien, B = usage hebdomadaire ou mensuel, C = usage rarissime,

Cela permet de déterminer ce qui mérite effectivement d'être au poste de travail, ce que l'on peut en éloigner et ce dont il faut se débarrasser. Sauf que parfois on se perd entre tous les outils utilisés et on parvient difficilement de faire le tri.

Quelques règles permettent de prendre les bonnes décisions :

Tout ce qui sert moins d'une fois par an est jeté (ou recyclé si possible). De ce qui reste, tout ce qui sert moins d'une fois par mois est remisé à l'écart (par

exemple, au département des archives, ou au magasin à l'usine). De ce qui reste, tout ce qui sert moins d'une fois par semaine est remisé à proximité

(typiquement dans une armoire au bureau, dans le rangement au poste à l'usine). De ce qui reste, tout ce qui sert moins d'une fois par jour est au poste de travail. De ce qui reste, tout ce qui sert moins d'une fois par heure est au poste de travail,

directement à portée de main. Et ce qui sert au moins une fois par heure est directement sur l'opérateur.

Cette hiérarchisation du matériel de travail conduit logiquement à Seiton, la deuxième étape de la démarche des 5s.

II. Seiton ou Rangement   :

Définition : Il s'illustre par cette célèbre maxime :"Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place".« Seiton » signifie ranger, il faut donc disposer les objets de façon à trouver ce qu’il faut quand il faut.

Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet.Tant qu’on utilisera des objets, on aura besoin de les avoir à portée de main, ce qui explique que le rangement doit être fait chaque jour. On évite ainsi de perdre du temps à chercher.Ranger un outil, un dossier, un document, un objet, permet de le retrouver sans perte de temps en cas de besoin. Il faut trouver les moyens de supprimer les changements de main et de position :

Ordonner les choses selon leur utilité et aménager-les correctement. Décider des objets qui doivent être facilement accessibles, Les équipements de

rangement sont là pour ça (ex : panneaux, étagères,…) ou doivent être conçus à cette fin. Réduire les gestes inutiles et les pertes de temps et surtout entreprendre cela en

mettant tout le monde dans le coup !

En effet, nous perdons un temps infini à chercher les objets, outils dont nous avons besoin, parce que les ateliers, les bureaux sont vraiment mal organisés.Pouvoir ranger et retrouver en 30 secondes documents et outils usuels est un objectif tout à fait possible.Bien ranger, c'est aussi savoir quel outil, dossier document, objet utiliser pour quelle tâche.Il est important de créer des systèmes de maintenance et de stockage efficace, sans négliger pour autant la sécurité et la qualité. Ainsi, il faut se fixer des délais en fonction de la fréquence d’utilisation et de l’importance de chaque objet.Enfin, le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s’efforce d’imaginer les solutions les plus efficaces.Une fois que chaque chose a une place, définie en fonction des exigences de production, de qualité et de sécurité, l'unité de travail est en ordre.

Objectifs   :

Améliorer l’efficacité et augmenter la productivité en éliminant le temps perdu, chaque personne doit être capable de trouver facilement les outils et de les remettre

correctement à leur place. Aménager l'espace de travail de façon à éviter les pertes d'énergie.

Les critères de rangement sont :

efficacité (minimiser le temps de recherche) Sécurité (attention aux chutes et aux heurts) Qualité (attention à la rouille, aux coups, aux mélanges de pièces)

Comment Ranger ?

Avant l'opération :• Observer et critiquer le processus actuel de rangement (s'il existe)• Faire l'inventaire des objets à ranger,• Etudier les fréquences d'utilisation,• Délimiter et identifier les emplacement et les objets,• Proposer un emplacement pour chaque objet,• Choisir les modes de rangement,• Prévoir le nettoyage du poste de rangement et le faciliter (planifier le "Comment", la durée et le matériel),• Tenir compte du poids,• Tenir compte de l'encombrement.

Pendant l'opération :• Aménager le poste de travail (les outils et documents utilisés fréquemment doivent être sous la main),• Marquer les emplacements : stocks, manutention, documentation,...• Faciliter le repérage : rendre visibles les anomalies, les manquants, utiliser des étiquettes, symboles,...• Identifier et délimiter les zones de travail : les zones de passages, les zones à risques,...• Utiliser peinture, signalétique, couleurs,...

Le résultat de l'opération doit être visible :

Les zones doivent être clairement délimitées (allées, zones de travail, zones à risques,...) Les objets et les zones d'affectation doivent être identifiés, Il doit être possible de repérer facilement les objets manquants Le système de nettoyage doit être visible (kit de nettoyage, bacs à déchets), Utiliser des couleurs vives et contrastées ainsi que des symboles.

Les objets à fréquence d'emploi élevée doivent être rapidement et facilement accessibles.

Les objets fragiles doivent être protégés. Les standards de rangement ainsi que la description de l'état de référence

doivent être formalisés. Contrôler l'application des règles de rangement et les améliorer sans cesse.

III. SEISO ou NETTOYAGE

Le 3ème « S », Seiso signifie nettoyage. C’est à dire éliminer les déchets, les saletés et les objets inutiles pour une propreté de haute qualité des postes, des bureaux et des ateliers après les avoir débarrassé. En effet, Les équipements, les outils et l'ensemble du lieu de travail doivent être nettoyés de la saleté, la poussière, l'huile, les déchets et autres corps étrangers pour que le lieu de travail soit propre et sans danger.

Ce principe permet également de détecter plus rapidement les dysfonctionnements et donc prévenir les risques de panne. Ainsi, dans un environnement propre, une anomalie se détecte plus facilement et plus rapidement grâce au nettoyage régulier.

Il faut signaler que le non-respect de cette opération de nettoyage peut avoir des conséquences graves en provoquant des anomalies ou des blocages d'activité. Alors cela exigera la mise en place d’une organisation permettant une inspection permanente, la prévention des dérives et la correction immédiate des erreurs.

Le nettoyage n’est pas une perte de temps comme le considère souvent les entreprise mais c’est une opération qui a pour avantages :

Visualisation immédiate de toute anomalie, fuite ou petit problème. Contrôle régulier de vos installations Amélioration du climat social : il est plus valorisant de travailler dans un atelier propre. Amélioration de la sécurité et de l'hygiène en ayant des sols propres, des lieux bien

éclairés. Responsabilisation des opérateurs par rapport à leurs postes et leurs matériels.

Objectifs Rendre notre environnement agréable à l’œil Prévenir les risques de pannes Prévenir les risques d’accidents

Quatre principes sont à appliquer dans cette étape   :

Ce qui se salit tous les jours doit être nettoyé tous les jours. Toute tâche implique une part de nettoyage. Chacun nettoie son lieu de travail. Faire tourner les responsabilités pour ce qui est commun.

Les niveaux de nettoyage   :

Nettoyage général

Lors de ce niveau, le nettoyage concerne surtout les zones communes telles que : les installations électrique, les canalisations d’eau, les canalisations d’air.

Nettoyage particulier

Après avoir effectué le nettoyage général, c’est donc à chaque utilisateur à faire le nettoyage de son poste afin de garantir le contrôle des installations et des machines du poste.

  Nettoyage détaillé

Ce niveau concerne chaque machine. Il faudra aller dans les détails, enlever les carters, les capots, démonter certaines pièces, etc. Ce nettoyage est assuré par les utilisateurs.Les contrôles qui seront faits concerneront les fuites d'huile, les usures des pièces, les jeux dans les transmissions et les roulements, etc.

Grand nettoyage  

Ce Grand nettoyage consiste à consacrer toute une journée pour mobiliser toute l’équipe afin de changer d’une seul coupe et très rapidement l’aspect d’un atelier. Mais si vous ne pouvez mobiliser votre équipe complète, vous pouvez également procéder secteur par secteur en faisant attention que cette opération ne s'essouffle pas rapidement.

Votre première « journée nettoyage » concernera le nettoyage général de l'atelier. Ensuite, vous ferez le nettoyage des postes, puis celui détaillé concernant les matériels.

Nettoyage régulier   :

Pour maintenir l’état de propreté auquel vous êtes arrivés, vous allez opter pour le nettoyage régulier qui souvent organisé de la manière suivante :

1. Dans le cas d'un atelier ou d'un bureau, vous divisez ce lieu en zones et vous nommez un responsable par zone. Ceci est très important pour responsabiliser chacun et que tout le monde ait à réaliser une part de nettoyage pour les parties communes.

2. Vous définissez le plan de nettoyage : Dans ce plan vous définissez par zone qui nettoie quoi, quels types de salissures, à quelle fréquence, avec quels moyens. L'idéal est de faire un plan par lieu, poste et matériel et que ce plan soit affiché

3. Vous définissez les méthodes de nettoyage : Il existe beaucoup de moyens et de méthodes pour nettoyer cela dépend du secteur d’activité dans lequel opère l’entreprise.

4. Vous fixez les normes de propreté : C’est à l’entreprise de déterminer ce qui doit « briller » et ce qui peut rester dans un état « correct ». Mais il faut savoir rester réaliste et raisonnable. Il ne faut viser ni trop haut, ni trop bas, et c'est là le plus difficile. Il vous faudra être exigeant sans décourager la bonne volonté des opérateurs.

5. Supprimer les causes de salissures : Il ne s'agit pas de transformer votre entreprise en vaste salle blanche. Mais en suivant la règle des 80 / 20, vous pourrez supprimer les 20% de causes qui produisent 80 % de salissures.

IV. Seiketsu ou Ordre   : Standardiser Une fois les trois étapes précédentes accomplies le plus souvent sous la contrainte

(hiérarchique), il faut combattre la tendance naturelle au laisser-aller et le retour aux anciennes habitudes en mettant au point des méthodes permettant de maintenir cet état et d’éviter les déviations.

En effet, le Seiketsu :C’est ce que vous obtenez lorsque vous avez pris l’habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer.C'est, après avoir nettoyé et éliminé les causes de salissures, faire briller puis repeindre avec une peinture claire et brillante.Il s'agit là de développer des habitudes (appliquer les règles) et un effort constant que tout reste en ordre. En conséquence, il faut un management créatif et des rappels visuels pour que chacun connaisse le pourquoi et le comment de l’ordre.

Afin que le maintien de la propreté et l'élimination des causes de désordre deviennent normal, naturel, il est indispensable de les inscrire comme des règles ordinaires, des standards.

Ainsi, un très grand nombre de pièces et de mécanismes doivent être vérifiés régulièrement. Un

très grand nombre de fonctions ont besoins d’une application 5S. Il existe de très nombreux endroits où le management visuel s’impose.De plus, les 5S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile.

Pourtant, cette répétition est indispensable et c’est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques. D’où l’importance du management visuel, pour que chacun sache immédiatement que quelque chose ne va pas et pour que vous puissiez maintenir les choses dans l’état où elles doivent être.

Il faut donc définir des règles de management pour que les 5S deviennent une habitude.

Les règles doivent être simples, visuelles ou écrites. Ainsi, tout individu externe au groupe peut avoir accès à la règle et la comprendre aisément.Il vaut mieux formaliser les règles et définir les standards avec la participation du personnel, ceci afin de :

Vaincre la résistance au changement Garantir l´appropriation du projet Faciliter l'adhésion au projet Faire appliquer et respecter les règles établies par le personnel lui-même, lors des 3 étapes

précédentes.

Opération Seiketsu   : standardiser/ ORDRE

• Se fixer des priorités en repérant les points à surveiller en particulier.• Décrire et visualiser les standards ou états de référence pour ces points• Rendre visibles les anomalies pour faciliter le contrôle :

- Propreté : renforcer l'éclairage, peindre dans des couleurs permettant un repérage immédiat des salissures- Rangement : rendre visible l'absence d'un objet, rendre visible tout objet mal placé, en sur-stock,...

En bref ; SEIKETSU c’est :Standardiser, établir des règles. Établir des règles, visuelles si possibles. Écrites dans d'autres cas, à la fois pour l'élimination, le rangement, le nettoyage et l'inspection. Mettre en place des systèmes de détromper, c'est à dire des systèmes anti-erreurs

V. SHITSUKE ou Rigueur

C’est la dernière étape de ce processus, elle consiste à s’assurer que l’effort déployé pour maintenir les 5s est maintenu, l'objectif est de mettre en place un système permettant de faire des progrès et de ne pas revenir en arrière.Par nature, l’homme a tendance à se relâcher et à oublier ses résolutions. Il a aussi tendance à tomber dans la routine en oubliant pourquoi il fait telle ou telle chose.Au sein de l’entreprise, ce comportement est néfaste, car si chacun commet de petites erreurs, l’accumulation de celles-ci a de grandes répercussions sur la qualité du produit et se traduit par des mécontentements de la part des clients et des difficultés commerciales. C’est donc en mettant en place la rigueur, c’est à dire en instaurant de bonnes habitudes, puis en faisant faire et refaire de la même façon jusqu’à ce que cela devienne naturel, que les 5S peuvent

aboutir. Il faut donc encourager le personnel à améliorer de façon continue les règles pour renforcer l’efficience et s’adapter aux exigences nouvelles.

C’est pourquoi ce principe est indispensable et qu’il convient de l’instaurer.

Comment l’instaurer au sein de l’entreprise   ?

Tout d’abord, en instituant des règles de comportement à l’aide de la communication visuelle et de la formation.Ensuite, en veillant à ce que tout le monde participe, agisse et se sente concerné.Enfin, en s’assurant que chacun prenne conscience de sa responsabilité envers la tâche qui lui incombe.Pour ce faire, il est important que les responsables fassent remarquer les erreurs commises et les fassent corriger. Il est également nécessaire d’insister sur l’importance de l’esprit d’équipe en expliquant que la réussite dépend de la qualité du travail de tous et que la défaillance d’une personne nuit à tout le groupe. Sur le plan pratique des audits internes doivent être mis en place pour réaliser ce principe ; une équipe dédiée, par exemple, peut être nommée comme responsable de faire l’évaluation de chaque poste de travail, généralement aux deux semaines. Cette équipe doit être composée de travailleurs et d’un représentant de la direction afin de montrer le sérieux du projet. Suite à l’audit, les résultats doivent être affichés à chaque poste de travail afin que les employés voient leur progression. Les superviseurs doivent aussi avoir une copie des résultats et il est suggéré que cette performance fasse partie de l’évaluation des employés.

3. Le facteur clé de réussite   : COMMUNICATION

« Le progrès ne vaut que s’il est partagé par tous ».

SLOGAN PUBLICITAIRE SNCF

Dans le projet 5S, les efforts de communication sont un élément d’animation et de pérennisation très important. En se gardant de faire de la démagogie, il est nécessaire de valoriser les résultats obtenus et de reconnaître les efforts et les contributions des participants. C’est pour les personnels, notamment ceux occupant les postes les plus modestes dans l’organisation, un facteur de fierté et de motivation. La diffusion des informations et des résultats est également un moyen de promotion des 5S et du projet de l’entreprise.

Cette communication est destinée aux participants eux-mêmes, ainsi qu’à l’information des autres (collègues, hiérarchie, visiteurs…) des activités dans la zone. La communication permet à tous, participants ou non, de partager la connaissance autour des progrès réalisés. Elle doit être déléguée aux acteurs du projet, afin qu’ils s’approprient l’ensemble des outils et qu’ils fassent vivre les 5S par eux-mêmes. Pour cela, il faut qu’elle soit simple et efficace.

La communication visuelle

Dans le contexte professionnel, la vue est certainement le plus sollicité de nos cinq sens. Il est donc logique de privilégier la communication visuelle : photos, schémas, graphiques, textes brefs, tableaux d’affichages numériques, etc.

L’avantage de la communication visuelle est de s’affranchir des contraintes liées à l’écrit. La concision du message contenue dans une seule image, la vitesse du décodage et de la

compréhension du message, les symboles compréhensibles quelles que soient les langues et cultures, etc., permettent une assimilation quasi immédiate.

Les pictogrammes utilisés dans le code de la route en sont une bonne illustration :

symboliques, leur apprentissage est très court voire inutile; peu importe que le conducteur ne maîtrise pas la langue locale, tant

que la part de l’écrit reste insignifiante; concis, ils permettent une vitesse de décodage et d’interprétation

compatible avec la vitesse du véhicule.

Ces symboles sont tellement connus qu’ils servent souvent hors du contexte routier : panneau sens interdit ou stop, utilisation des feux tricolores, etc.

D’autres applications utilisent des pictogrammes : la signalétique de sécurité, les affichages des gares et aéroports et lieux publics (points de rassemblement, téléphones, ascenseurs, toilettes, sorties…) ou encore le recours aux icônes dans les interfaces informatiques.

Les éléments de communication visuelle sont disposés sur le lieu de travail et informent ou rappellent des points importants, telles les règles et bonnes pratiques, les dispositions relatives à la sécurité ou à la qualité du travail. Pour être efficaces, ces informations doivent être concises, explicites et peu nombreuses.

Il est important aussi de placer les tableaux d’’affichage dans les lieux fréquentés ou sur un passage, car devoir se déplacer vers l’information sera rapidement la cause du désintérêt des «lecteurs» potentiels.

L’affichage devrait comporter au minimum :

le rappel des objectifs; les indicateurs à jour, ainsi que le dernier rapport d’évaluation; le plan d’actions avec la mention du responsable pour chaque action,

la date limite à laquelle l’action doit être achevée, l’état d’avancement; le planning des activités de routine, comme le nettoyage, avec

mention des personnels en charge.

La liste des suggestions peut s’intégrer dans le plan d’action ou être gérée à part. Toutefois, les suggestions, les questions et les réponses en retour doivent figurer sur les panneaux, car le système de communication doit servir à échanger de manière interactive et non seulement à pousser de l’information vers les lecteurs.

Les 5S étant un moyen pour les équipes de constituer un esprit communautaire, il est fréquent de trouver sur les tableaux une photo de l’équipe, qui identifie visuellement les membres du groupe. L’appropriation de leur espace par les acteurs peut aussi se concrétiser par l’affichage d’un plan indiquant les limites de leur territoire.

Faire simple et attractifLes personnels impliqués doivent se charger eux-mêmes de la communication autour de

leurs travaux et résultats. Parce qu’ils disposeront de moyens et de temps limités, il faut que la communication soit simple mais également suffisamment attractive pour intéresser les autres personnels.

Le chef de projet pourra être directif sur le fond et laisser s’exprimer la créativité sur la forme. A lui de vérifier si l’uniformisation des affichages 5S dans l’entreprise est souhaitable ou si au contraire, la variété des formes constitue un élément attractif, stimulant la curiosité d’aller voir le tableau des voisins. Il est à noter que parmi les éléments attractifs, les photos avant/après obtiennent toujours un succès certain.

Pour structurer un espace communication, on peut utiliser le mnémonique ESPACE, signifiant:

Espace : un lieu réservé, dédié à cet usage, identifié et connu de tous. Simple : compréhensible et «décodable» par tous, sans nécessiter trop d’efforts qui

décourageraient. Parlant : les éléments qui y figurent doivent être significatifs et porter un message

tout en restant concis. Les visiteurs auront souvent peu de temps à passer dans cet espace, il faut qu’ils puissent capter l’essentiel rapidement.

Accueillant/Attractif : l’espace doit être facilement accessible, idéalement situé dans un lieu de passage. Il faut pouvoir s’y rendre librement (pas de lieu clos). L’endroit doit donner envie de s’y rendre : être propre, éclairé, sans risque ni nuisances (odeurs, bruits, température, dangers…).

Convivial : l’espace doit être propice aux rencontres et aux échanges. C’est là que l’on tiendra les réunions des groupes de travail. La communication est bidirectionnelle, il doit être possible d’y apporter du savoir et des suggestions à partager.

Evolutif : l’espace doit s’adapter aux usages et aux visiteurs. Il ne faut pas hésiter à le faire évoluer pour qu’il garde son attractivité et son caractère opérationnel. Par ailleurs, les contenus doivent évoluer en fonction de la situation (résultats obtenus, avancement du projet, etc.).

Faire vivre la communication

Pour faire vivre la communication, il faut la renouveler, la rafraîchir périodiquement. On distinguera les éléments stables, peu ou pas variables, comme par exemple les objectifs qui resteront affichés jusqu’à ce qu’ils soient atteints; des éléments «vivants», qu’il faut remettre à jour fréquemment : l’ordre du jour de la prochaine réunion ou l’indicateur hebdomadaire, par exemple.

L’affichage sera une aide aux orateurs amateurs et deviendra une référence pour les auditeurs. Il est également conseillé de faire expliquer les affichages par ceux qui les ont produits.

En matière de réunion de groupe et d’équipe, on peut distinguer trois fréquences :

quotidienne, où l’on donne les résultats de l’équipe sur son travail de la veille (production réalisée, nombre de commandes expédiées, chiffre d’affaires encaissé, etc.), ainsi que les points importants pour l’organisation de la journée qui démarre, les objectifs, etc. Cette réunion peut opportunément se tenir dans l’espace communication et utiliser les affichages ainsi que les résultats et projets 5S;

hebdomadaire, qui est l’occasion de faire le point sur les performances de la semaine écoulée, le suivi de l’avancement des actions en cours et celles planifiées pour la semaine qui débute.

mensuelle, éventuellement plus longue, dédiée à la revue de indicateurs, le degré d’avancement, la correction de trajectoire, etc.

La hiérarchie est invitée à participer, à voir les performances et indicateurs affichés, visiter les chantiers, etc.

Dans le contexte du projet 5S, la communication visuelle est à la fois :

un système décentralisé, permettant au groupe de travail d’identifier, de décider et d’agir à partir d’une information visuelle simplifiée et de façon autonome;

un système de promotion des 5S à destination des zones et services qui ne les ont pas encore démarrés;

un système d’émulation entre équipes pratiquantes.

4. Fonctions liées à cette méthode   : L’ENDURANCE DU CHEF DE PROJET

Le plus souvent le projet 5S s’incarne en la personne du chef de projet, qui porte à lui seul l’essentiel de la démarche de déploiement. Les raisons sont multiples : forte motivation et implication du chef du projet qui se laisse entraîner par son élan, tiédeur des chefs de services à libérer leurs subordonnés pour les activités 5S, éventuel manque d’entrain des participants, etc.

La conduite d’un projet 5S peut être usante, car il faut lutter contre :

les carences d’une organisation, qui souvent n’a pas écouté les suggestions et demandes des personnels du terrain;

les mauvais penchants et les mauvaises habitudes des individus, généralement peu enclins à se remettre en cause.

Pour cela il est indispensable que le chef de projet bénéficie d’un sponsor auprès de la direction et éventuellement d’un coach, qui a avantage à être un accompagnant externe. Il trouvera auprès d’eux des regards et des perceptions différents, des réponses ou des pistes de réponse pou sortir des impasses, de l’encouragement, de la stimulation, de la motivation.

La diffusion au plus grand nombre et au plus vite de la connaissance et de la pratique des 5S est un facteur clé de succès, car il n’est pas suffisant de disposer d’un petit nombre de personnes maîtrisant le sujet pour en garantir le succès.

Il ne faut donc pas tomber dans le travers des groupes participants attendant de suivre un leader. Au contraire, il faut promouvoir la gestion consensuelle et autonome de l’équipe. Pour cela, le chef de projet passera rapidement l’animation à un animateur désigné ou à un participant du groupe de travail, afin de conserver le recul nécessaire et donner au groupe la responsabilité de se prendre en charge.

5. La mise en œuvre des cinq S   :

Après avoir expliqué les 5s un par un, il est temps de parler de la manière par laquelle nous pouvons les mettre en œuvre au sein d’une entreprise quelconque.

La première des choses à faire est la constitution d’un comité d’animation 5s : La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l’animation des 5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S.

Ensuite, il faut définir la politique des 5s   : une fois ces principes établis, cette instance aura pour mission de définir la politique des 5S.Mettre en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délaisPour certains domaines, chaque poste de travail pose des problèmes spécifiques et il peut être bon de constituer des équipes de projet afin de les résoudre. Ces groupes comprendront à la fois des représentants des ateliers et des techniciens.Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de donner l’impression d’une multiplication inutile des efforts.

La réussite de cette démarche dépendra de l’efficacité de ses acteurs à créer les structures nécessaires à la sensibilisation aux 5S ainsi que toutes les actions de promotion. Il est impératif que ses membres soient également prêts à se rendre sur les lieux de travail pour donner des instructions et des conseils sur les 5S. Comme on l’imagine, il est essentiel que ces personnes soient elles-mêmes extrêmement motivées et capables de motiver.

La troisième étape consiste à définir un plan d’action   : il s’agit d’établir un plan d’action et le plus important, de l’appliquer. Il faut commencer par fixer des délais pour chaque action, en utilisant des fourchettes assez larges (entre 1 an et 2 ans…), de surveiller ce calendrier et de s’efforcer à le réaliser. De plus, le plan doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes. Il faut en faire au contraire un événement, inviter des tiers à assister à un succès est d’autant plus gratifiant pour ceux qui ont fait le travail.

Ensuite vient l’étape de mise en place de ce plan d’action et des indicateurs d’évaluation   : il faut commencer par appliquer les décisions prises (consacrer chaque jour 3 min pour le nettoyage par exemple) ainsi que de créer des outils adaptés et les utiliser (des étagères de rangement). Il faut aussi engager des actions qui nécessitent l’aide des autres services (réparer des machines). Ensuite, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l’évolution des actions 5s (des groupes de travail qui font le suivi avant, pendant et après) celui qui évalue doit observer les bons points ainsi que les mauvais, car c’est le premier pas vers l’amélioration.

La dernière étape consiste à suivre le plan d’action 5s   : cette tâche doit être faite en premier lieu par une équipe de même niveau car ça permet plus d’échange, puis par un niveau supérieur, ensuite on pourra même faire une évaluation externe.

ConclusionL’implantation de la philosophie 5s permet de réduire les pertes de temps causées par la

recherche d’outils ou de documents tout en augmentant les aspects de santé et de sécurité. Des études ont prouvées que sans les 5s, un employé moyen perd 30 secondes de son temps à

chercher pour chaque cinq minutes de travail. Les pertes de temps totalisent donc 43,6 minutes pour huit heures de travail. L’implantation des 5s permet donc d’augmenter la productivité de 9 % dans un tel cas. Par ailleurs, l’attention aux détails et l’environnement d’ordre et de discipline que

les 5s génèrent a une influence positive sur les employés. En effet, l’implantation de la stratégie 5s est le point de départ de la philosophie de production ou de la logistique à valeur ajoutée. Les 5s sont donc un excellent test pour évaluer si l’entreprise a la capacité d’implanter d’autres concepts

plus complexes comme des programmes d’amélioration continue.

La démarche 5S appliquée avec méthodologie, rigueur et orthodoxie, permet de dégager des résultats visibles et chiffrables sur la propreté, l'environnement, l'ambiance en interne, l'image de marque de la société, la qualité mais également la sécurité.

Son succès implique l'utilisation d'une méthode rationnelle sans transgresser une seule étape, en s'appuyant sur des outils spécifiques de la qualité et sur un management participatif.