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GUIDE D’UTILISATION

« Travaux de reprographie » Demandeur

SD-Repro S1.1 Mise à jour : janvier 2005

GUIDE D’UTILISATION « Travaux de reprographie » - Demandeur

SD-Repro S1.1

Table des matières BIENVENUE......................................................................................................3

CONNEXION A SD-REPRO..............................................................................4

OUVERTURE ET FERMETURE D’UNE CONNEXION...................................................4 VERROUILLAGE DE LA CONNEXION......................................................................4

LES TACHES DU DEMANDEUR......................................................................5

CREATION D’UNE DEMANDE................................................................................5 TACHE « FORMULER LA DEMANDE » ...................................................................7

Etape 1 : Onglet « Document joint » ...........................................................8 Etape 2 : Onglet « Général » ....................................................................10 Etape 3 : Onglet « Travaux » ....................................................................12 Etape 4 : Onglet « Terminer » :.................................................................14

TACHE « COUTS - CONFIRMER LA DEMANDE » (OPTION) ....................................15

TACHES PROPOSEES...................................................................................16

TACHE « MODIFIER LA DEMANDE » ...................................................................17 TACHE « VALIDER EXEMPLAIRE REMIS » ...........................................................18 TACHE « INDIQUER VOTRE SATISFACTION » ......................................................20

SUIVRE SES DOSSIERS................................................................................22

ACCEDER AUX INFORMATIONS DE SUIVI D’UN DOSSIER........................................22 LES INFORMATIONS DE SUIVI D’UN DOSSIER.......................................................27

Rubrique « Déroulement »........................................................................27 Rubrique « Description » ..........................................................................28 Rubrique « Détails » .................................................................................28

IMPRESSION DEPUIS UNE APPLICATION WINDOWS ...............................29

IMPRESSION VERS L’IMPRIMANTE «CENTRE DE REPROGRAPHIE».........................30 TACHE « VALIDER LE DOCUMENT » (OPTION) ....................................................31 TACHE « FORMULER LA DEMANDE » .................................................................32

ANNEXE : QUESTIONS FREQUENTES ........................................................34

COMMENT ANNULER UNE DEMANDE EN COURS? ................................................34

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Bienvenue SD-Repro est une application accessible au moyen d’un simple navigateur Web. SD-Repro permet à un demandeur de :

• demander au service de reprographie la réalisation de travaux à l’aide d’un bon de travail électronique,

• suivre en temps réel l’avancement des travaux.

Certaines tâches ne sont pas à votre initiative en tant que demandeur. Elles vous sont proposées. Par exemple :

• La tâche « Modifier la demande » vous est proposée lorsque le service de reprographie souhaite que vous apportiez des modifications,

• La tâche « Valider exemplaire remis » vous est proposée pour recueillir votre validation (ou non) d’une épreuve (BAT ou BAV) avant production.

Remarques : Pour ces dernières tâches vous recevrez un courriel vous signifiant qu’une tâche vous est affectée.

De plus, depuis une application Windows, SD-Repro permet à un demandeur de formuler une demande de travaux en utilisant les mécanismes d’impression standards.

Important : L’utilisation de SD-Repro se veut simple et intuitive. Toutefois, l’utilisateur doit se montrer attentif à une règle concernant la navigation : l’utilisation du bouton de retour en arrière est à proscrire. Cette contrainte est due à la génération dynamique des pages Web.

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Connexion à SD-Repro

Ouverture et fermeture d’une connexion

Pour se connecter à SD-Repro :

• Ouvrez une fenêtre du navigateur.

• Saisissez l’adresse HTTP permettant d’accéder à la page de connexion de SD-Repro.

• Saisissez votre identifiant et votre mot de passe

• Validez en cliquant sur le bouton « Accéder… »

Pour se déconnecter de SD-Repro :

• Cliquez sur le bouton « Quitter » du bandeau de SD-Repro.

Remarques : L’identifiant et le mot de passe sont sensibles aux majuscules et aux minuscules.

Verrouillage de la connexion Au bout de 60 minutes, si vous n’avez effectué aucune action, votre connexion est verrouillée. Une page pour vous reconnecter à nouveau vous sera proposée.

Figure. 1 écran affiché lorsque la connexion a été vérouillée.

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Les tâches du demandeur

Création d’une demande Dans SD-Repro, la création d’une demande de reprographie est réalisée de deux manières :

• Normalement par la création d’un dossier,

• A partir du catalogue des documents référencés.

Pour créer un dossier normalement :

• Cliquez sur le menu « Nouveau Dossier » puis sur le sous menu « Procédure »,

• Sélectionnez « Travaux de reprographie » dans la liste « Choisir la procédure »,

• Cliquez sur le bouton « Créer le dossier ». La tâche « Formuler la demande » est affichée.

Pour créer un dossier à partir du catalogue des documents référencés :

• Cliquez sur le menu « Nouveau Dossier » puis sur le sous menu « Documents référencés ».

• Sélectionnez :

• l’option « Afficher les documents disponibles » pour visualiser l’ensemble des documents référencés,

• l’option « Rechercher le document » pour rechercher un ou plusieurs documents référencés.

• Validez en cliquant sur le bouton « Rechercher » pour exécuter votre requête. Le résultat est affiché de la manière suivante :

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Figure. 2 résultat de la recherche des documents référencés.

• Cliquez sur le lien du « Document » pour créer une demande portant sur ce document référencé. La tâche « Formuler la demande » est affichée.

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Tâche « Formuler la demande » Une demande de travaux se complète en quatre étapes représentées par un onglet chacune :

• La sélection du ou des documents dans l’onglet « Document joint »,

• La saisie des informations générales dans l’onglet « Général »,

• La saisie du travail attendu dans l’onglet « Travaux » ,

• Les actions sur cette tâche dans l’onglet « Terminer ».

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Etape 1 : Onglet « Document joint »

Cet onglet permet d’associer un ou plusieurs documents à la demande. Plusieurs possibilités sont offertes :

• Joindre un fichier contenant le ou les documents,

• Identifier un original papier transmis par courrier ou déposé au service reprographie, si cette option est activée.

Lorsque la demande porte sur un document référencé, cet onglet propose un lien vers le document pour le visualiser.

Il est possible de joindre à la demande de travaux une « liste de diffusion » et une « lettre d’accompagnement ».

Figure. 3 onglet « Document joint » d’une demande de travaux.

Pour joindre un fichier contenant le ou les documents :

• Sélectionnez la case à cocher « Document disponible depuis votre poste de travail »,

• Cliquez sur le bouton « Parcourir… »,

• Sélectionnez le fichier dans de la fenêtre « Choix du fichier » et validez,

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• Renseignez le « Nombre de pages » total du document avec, si vous souhaitez de la couleur, le nombre de pages « en couleur ».

Pour identifier un original papier :

• Sélectionnez la case à cocher « Document papier fourni par courrier »,

• Sélectionner le format du document original dans la liste « Format initial »,

• Renseignez le « Nombre de pages » total du document avec, si vous souhaitez de la couleur, le nombre de pages « en couleur ».

Pour joindre une liste de diffusion ou une lettre d’accompagnement :

• Cliquez sur le bouton « Parcourir… » en face de « Liste de diffusion » ou « Lettre d’accompagnement »,

• Sélectionnez votre fichier dans de la fenêtre « Choix du fichier » et validez.

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Etape 2 : Onglet « Général »

Cet onglet permet de renseigner les données communes à tout type de demande de travaux de reprographie.

Figure. 4 onglet « Général » d’une demande de travaux.

Pour saisir l’onglet « Général »

« Type de travaux » Sélectionnez le type de travaux.

« Nombre d’exemplaires souhaités »

Saisissez le nombre d’exemplaires du document à produire.

« Date de livraison souhaitée »

Cliquez sur le calendrier pour choisir la date de livraison souhaitée ou Saisissez la date.

« Code Imputation » Saisissez ou modifiez le code imputation.

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« Référence de la demande »

Saisissez une référence vous permettant de retrouver rapidement votre demande.

« Site de production » Sélectionnez le site de production

« Identifiant du destinataire »

Saisissez ou modifiez le nom du destinataire des travaux

« Service d’appartenance »

Saisissez ou modifiez le nom du service d’appartenance du destinataire

« Téléphone » Saisissez ou modifiez le numéro de téléphone du destinataire

« Adresse de Livraison » Saisissez ou modifiez l’adresse de livraison des travaux

Dans ce même onglet, vous pouvez cocher la ou les cases des services.

Figure. 5 La zone « Services » d’une demande de travaux.

Remarques : Les champs suivis d’une étoile sont obligatoires. Ils ne peuvent pas être vides.

Important : Si le service de reprographie ne peut pas s’engager sur la date de livraison souhaitée, il vous proposera de la modifier via une tâche « Modifier la demande », accessible en cliquant sur « Tâches à effectuer ».

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Etape 3 : Onglet « Travaux »

Cet onglet permet de renseigner les paramètres d’impression de la demande, impression couleur, grammage et couleur du papier, type de finitions,…

Lorsque la demande porte sur un document référencé, cet onglet propose un lien vers la description des travaux.

Figure. 6 onglet « Travaux » d’une demande de travaux.

Pour saisir l’onglet « Travaux » :

« Impression couleur » Cochez cette case pour réaliser les travaux en couleur.

« Recto simple », « Recto-verso livre », « Recto-verso bloc-note »

Sélectionnez la case qui correspond à l’imposition souhaitée du document à réaliser.

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« Format » Sélectionnez le format d’impression des travaux

« Support » Sélectionnez le support pour l’impression.

« Couverture Avant », « copiée »

Sélectionnez le type de couverture avantCochez la case « copiée » si une impression est prévue pour la couverture avant.

« Couverture Arrière », « copiée »

Sélectionnez le type de couverture arrièreCochez la case « copiée » si une impression est prévue pour la couverture avant.

« Type d’intercalaire »,

« Nombre d’intercalaires »,

« Position Intercalaire »

Sélectionnez le type d’intercalaire

Saisissez le nombre d’intercalaires

Cliquez pour positionner les intercalaires

« Reliure » Sélectionnez le type de reliure.

« Agrafage » Sélectionnez le type d’agrafage

« Pliage » Spécifiez le type de pliage.

Remarques : Vous pouvez consulter le « Descriptif des prestations » : catalogue détaillant et illustrant les prestations réalisables par le centre de reprographie.

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Etape 4 : Onglet « Terminer » :

L’onglet « Terminer » permet de regrouper les différentes actions de fin de tâche. Le lien « Imprimer la demande » vous permet de vérifier la demande et de l’imprimer.

Figure. 7 onglet « Terminer » d’une demande de travaux.

Pour terminer cette tâche, vous avez trois choix possibles :

• Sélectionnez

• l’option « Transmettre la demande » pour valider et envoyer la demande,

• l’option « Annuler la demande » pour annuler la demande,

• l’option « Enregistrer les informations saisies et mettre en attente cette tâche » pour reporter la transmission de la demande en enregistrant les données à l’exception des documents joints.

• Cliquez sur le bouton « Valider » pour confirmer votre choix.

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Important : Si vous choisissez l’option « Transmettre la demande » dans le cas où l’option d’estimation des coûts est activée, la tâche « Coûts - Confirmer la demande » vous est alors proposée. Votre demande ne sera transmise au centre de reprographie qu’après votre accord sur les coûts.


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Remarques : Si vous quittez l’application SD-Repro sans enregistrer les informations saisies, la tâche n’est pas annulée mais reste en cours et les informations saisies sont perdues.

Tâche « Coûts - Confirmer la demande » (option) L’estimation des coûts est une option du produit SD-Repro Standard. Si elle est activée, vous recevez une tâche contenant l’estimation des coûts de votre demande. Vous devez approuver cette estimation pour que la demande soit effectivement transmise au centre de reprographie.

Figure. 8 Estimation des coûts

Pour décider de la suite à donner

• Sélectionnez dans l’onglet « Terminer » l’option correspondant à votre choix :

• « Transmettre la demande au centre de reprographie » pour valider et transmettre la demande,

• « Modifier la demande » pour modifier la demande,

• « Annuler la demande » pour annuler la demande,

• « Mettre en attente » pour reporter la transmission de la demande.

• Cliquez sur le bouton « Valider ».

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Tâches proposées Les tâches proposées sont accessibles de la manière suivante :

Pour accéder aux tâches proposées

• Cliquez sur le lien « Tâches à effectuer »

• Cliquez sur la corbeille « Personnelles ». La liste des tâches proposées est affichée.

Figure. 9 Liste des tâches

Remarque : La corbeille « Personnelles » n’apparaît que si des tâches vous sont affectées. Un compteur indique le nombre de tâches.

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Tâche « Modifier la demande » Vous recevez cette tâche lorsque le centre de reprographie ne peut pas réaliser votre demande de travaux. Il vous demande des modifications ou des précisions relatives à la nature des travaux à réaliser (ex : délai, choix de la finition, …).

Les onglets sont les mêmes que ceux de la tâche « Formuler la demande » (voir Tâche « Formuler la demande »). Toutefois, un onglet « Observations » a été ajouté. Cet onglet contient les observations faites par le service reprographie.

Figure. 10 onglet « Observations » d’une demande de modification.

Important : Vous êtes le seul à pouvoir modifier une demande que vous avez créée. SD-Repro ne permet pas à une autre personne de le faire. Vous pouvez modifier entièrement votre demande, voire l’annuler.

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Tâche « Valider exemplaire remis » Vous recevez cette tâche si vous avez demandé un « Bon A Tirer » (BAT) ou un « Bon à visualiser » (BAV). Après réception et vérification du document, vous faites part de votre accord ou non quant à sa production.

La validation d’un BAT ou BAV se réalise en deux étapes représentées par un onglet chacune :

• La décision et les informations associées dans l’onglet « Décision »,


Figure. 11 onglet « Décision » de la tâche « Valider exemplaire remis ».

Pour valider un BAT ou un BAV

• Sélectionnez dans l’onglet « Décision » l’option correspondant à votre choix.

• Complétez les informations associées à votre choix :

• Si vous avez validé, indiquez la « Date de livraison souhaitée » pour l’ensemble de la production.

• Sinon précisez le motif dans la zone de saisie.

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• Sélectionnez dans l’onglet « Terminer » , l’option « Transmettre la décision ».


Remarque : Dans le cas, où vous ne validez pas l’exemplaire réalisé, le centre de reprographie aura deux choix possibles :

• Réaliser un autre exemplaire,

• Vous demander des modifications supplémentaires.

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Tâche « Indiquer votre satisfaction » Lorsque cette tâche vous est proposée, vos travaux ont été réalisés et sont disponibles ou en cours d’acheminement. A leur réception, vous pouvez remplir ce bon de satisfaction et indiquer s’ils sont conformes à votre demande (notamment au niveau de la qualité et du délai de livraison).

Le recueil de votre satisfaction se réalise en deux étapes représentées par un onglet chacune :

• L’expression de votre satisfaction dans l’onglet « Satisfaction »,


Figure. 12 Onglet « Satisfaction » de la tâche « Indiquer votre satisfaction ».

Pour indiquer votre satisfaction :

• Sélectionnez dans l’onglet « Satisfaction » l’option correspondant à votre choix.

• Indiquez vos commentaires éventuels.

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• Sélectionnez dans l’onglet « Terminer » , l’option « Transmettre la décision ».


Attention : Si vous ne clôturez pas cette tâche « Indiquez votre satisfaction », celle-ci sera automatiquement clôturée 7 jours après avoir été proposée (Le choix « satisfait » sera alors la valeur par défaut).

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Suivre ses dossiers

Accéder aux informations de suivi d’un dossier Il existe trois manières d’accéder aux informations de suivi d’un dossier.

Pour accéder aux informations d’un dossier en cours depuis une tâche

Dans les listes de tâches des corbeilles et dans les interfaces de traitement des tâches, vous pouvez accéder aux informations du dossier en cliquant sur l’icône dossier .

Pour accéder aux informations d’un dossier en cours depuis « Suivi des dossiers » :

• Cliquez sur le menu « Suivi des dossiers »,

• Cliquez sur le sous menu « Dossier en cours »

• Cliquez sur la catégorie choisie,

• Cliquez sur le numéro du dossier pour consulter les informations (voir Figure. 15 ).

Pour accéder aux informations d’un dossier terminé

SD-Repro gère un très grand nombre de dossiers qui ont été créés par de multiples utilisateurs. Plusieurs modes de recherche sont proposés :

• Cliquez sur le menu « Suivi des dossiers »,

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• Sélectionnez dans le sous menu « Rechercher » le mode de recherche souhaité.

Figure. 13 Liste des recherches.

Mode de recherche Autorisé pour Champ d’application de la recherche

« des dossiers que vous avez créés »

Tout utilisateur sur tous dossiers dont vous êtes l’initiateur.

« les dossiers auxquels vous avez participé »

Tout utilisateur sur tous dossiers auxquels vous avez participé.

« des tâches » Coordinateur sur toutes tâches.

« des alarmes détectées sur des services »

Coordinateur sur toutes les alarmes émises associées à un service (suppression des documents, …)

« des dossiers en tant que coordinateur »

Coordinateur sur tous dossiers. Cette option permet d’agir sur les dossiers (annulation) et sur les tâches associées (annulation, réaffectation, reprise).

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• Renseignez les critères correspondant aux dossiers recherchés

Figure. 14 La recherche des dossiers.

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Les différents critères de recherches sont :

« Etat » Les dossiers peuvent être «En cours », « Terminés » ou « Interrompus ». Les états sont ordonnés de la sorte : « Dossiers en cours » < « Dossiers terminés » < « Dossiers interrompus ». Vous pouvez utiliser les opérateurs logiques pour réaliser une recherche sur ce critère.

« Catégorie » Les dossiers sont classés en catégorie. Vous pouvez sélectionner la catégorie de votre choix.

« N° du dossier » Les dossiers sont identifiés par un numéro unique de dossier. Si vous renseignez ce critère, vous devez saisir le numéro exact du dossier.

« Référence » Lorsque les dossiers comportent une référence, vous pouvez utiliser les caractères génériques suivants pour réaliser une recherche : ? pour un caractère quelconque et * pour un ensemble de caractères.

« Date de création » Les dossiers ont une date de création. Vous pouvez utiliser les opérateurs logiques pour réaliser une recherche sur ce critère.

« Date de fin » Les dossiers ont une date de fin. Vous pouvez utiliser les opérateurs logiques pour réaliser une recherche sur ce critère.

« Initiateur » Disponible dans certains modes de recherche seulement. Permet de définir la personne (nom de login) qui a créé les dossiers.

« Acteur participant »

Permet de rechercher des dossiers dans lesquels la personne précisée (nom de login) a participé.

« Responsable » Non implémenté

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• Cliquez sur le bouton « Rechercher » pour lancer la recherche. Le résultat de la recherche est une liste de dossiers qui satisfont à tous les critères que vous avez renseignés. Si un critère n’est pas précisé, toutes les valeurs de ce critère sont prises en compte.

• Cliquez sur le numéro du dossier pour consulter les informations (voir Figure. 15 ).

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Les informations de suivi d’un dossier En cliquant sur le numéro de dossier recherché, une fenêtre qui contient trois rubriques s’affiche (« Déroulement », « Description », « Détails »).

Figure. 15 Exemple de suivi d’un dossier.

Rubrique « Déroulement »

Cette rubrique affiche le déroulement complet du dossier sélectionné (voir Figure. 15 ).

« Etape » Nom de l’étape. Elle peut contenir un lien pour accéder à des informations complémentaires.

« Acteur » Identifiant de l’acteur qui a en charge l’étape.

« Etat » Indicateur de l’état de l’étape : « fait », « non fait », « réaffecté », « annulé ».

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« Proposée le » Date à laquelle l’étape a été proposée pour réalisation

« Echéance tâche »

Date d’échéance de l’étape. Elle ne concerne que quelques étapes pour lesquelles une date limite de réalisation est requise.

« Terminée le » Date à laquelle l’étape a été terminée

Rubrique « Description »

Cette rubrique affiche les informations spécifiques au dossier.

Rubrique « Détails »

Cette rubrique regroupe tous les informations de détails du dossier.

Figure. 16 Exemple de rubrique « Détails ».

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Impression depuis une application Windows SD-Repro permet à un demandeur de formuler une demande de travaux directement à partir d’une application Windows, en utilisant les mécanismes d’impression standards sur le document en cours d’édition.

Cette fonctionnalité est une façon supplémentaire d’adresser une demande de travaux à un centre de reprographie.

L’ensemble des autres opérations de suivi ou de réalisation de tâches est effectué normalement avec SD-Repro, à partir du navigateur web, comme décrit plus haut dans ce document.

La demande de travaux sur le document en cours d’édition s’effectue en deux ou trois étapes, suivant la configuration de SD-Repro :

• impression du document vers l’imprimante « Centre de reprographie »

• visualisation et validation du document transformé par le pilote d’impression (dans le cas où cette option est activée)

• formulation de la demande de travaux et transmission de la demande

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Impression vers l’imprimante «Centre de reprographie» Le document en cours d’édition est envoyé vers le centre de reprographie en utilisant la fonction d’impression de l’application.

Pour imprimer le document vers l’imprimante « Centre de reprographie »

• Imprimez le document comme vous le feriez avec une imprimante standard,

• Sélectionnez l’imprimante « Centre de reprographie »,

Figure. 17 Sélection de l’imprimante « Centre de reprographie »

• Cliquez sur le bouton « Propriétés… » de l’imprimante pour modifier si nécessaire les paramètres d’impression (laissez les paramètres par défaut sinon),

• Cliquez sur le bouton « OK… » pour valider l’impression. Après traitement du document par le pilote d’impression, une page de connexion à SD-Repro s’affiche dans le navigateur web,

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• Saisissez votre identifiant et votre mot de passe,

• Validez en cliquant sur le bouton « Accéder… ». Suivant la configuration de SD-Repro, la tâche qui s’affiche est la suivante :

• « Valider le document », dans le cas où l’option de visualisation est activée

• « Formuler la demande », dans le cas où l’option de visualisation n’est pas activée

Information : A cette étape, le document se trouve sur le serveur de SD-Repro, mais il ne sera accessible au centre de reprographie que si la demande de travaux est complétée et validée.

Tâche « Valider le document » (option) La validation du document est une option du produit SD-Repro standard. Si elle est activée, vous recevez une tâche qui vous permet de visualiser et de valider le document transformé par le pilote d’impression. Vous devez valider le document avant de compléter la demande de travaux.

Figure. 18 Validation du document

Pour décider de la suite à donner

• Cliquez sur le lien du document obtenu pour le visualiser, et vérifiez que le document qui s’affiche dans le visualiseur installé sur votre poste, correspond à vos attentes.

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• Dans l’onglet « Terminer », sélectionnez

• l’option « Continuer pour formuler la demande (le document vous convient) » pour formuler la demande,

• l’option « Annuler la demande (le document ne vous convient pas) », pour annuler la demande.

• Cliquez sur le bouton « Valider » pour confirmer votre choix.

Tâche « Formuler la demande » Cette tâche est identique à celle de la demande de travaux classique, aux quelques détails près suivants :

• dans le cas où cette tâche vous est proposée directement après l’étape d’impression (option de visualisation et validation du document non activée), l’onglet « Document » n’apparaît pas. Si vous avez choisi d’imprimer en couleur, la saisie du nombre de pages couleur du document s’effectue dans l’onglet « Travaux ».

Figure. 19 Saisie du nombre de pages couleur en cas d’impression couleur

• dans le cas où cette tâche vous est proposée après la tâche « Valider le document », le document validé apparaît comme document joint. Si vous avez choisi d’imprimer en couleur, saisissez le nombre de pages couleur du document

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Figure. 20 Saisie du nombre de pages couleur en cas d’impression couleur

Le mode opératoire est identique à la tâche « Formuler la demande » classique.

A la terminaison de la tâche, si vous souhaitez effectuer d’autres opérations, vous avez la possibilité de continuer dans SD-Repro. Sinon, le navigateur sera fermé.

Figure. 21 Continuer dans SD-Repro

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Annexe : Questions fréquentes

Comment annuler une demande en cours? Tant que votre demande n’a pas été transmise au service reprographie, il vous suffit de choisir l’option « Annuler la demande » dans l’onglet « Terminer » pour annuler tout simplement cette demande.

Figure. 22 onglet « Terminer » d’une tâche proposée à l’utilisateur

Vous pouvez également l’annuler lors des tâches « Modifier la demande » et « Valider exemplaire remis » .

Dans les autres cas, il est nécessaire de joindre directement le service reprographie pour lui demander l’annulation, en espérant que la production n’a pas encore été lancée. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur « Suivi des dossiers » et en recherchant la demande en question.

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