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Manuel Utilisateur Version 2.1.03

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1. Préambule........................................................................................................................... 5

2. Configuration du système................................................................................................... 6

2.1. Fonctionnement sur une seule machine ..................................................................... 6

2.2. Recommandations matérielles minimales pour le serveur ......................................... 6

2.3. Recommandations matérielles minimales pour les postes clients.............................. 6

2.4. Recommandations logicielles pour le serveur............................................................ 6

2.5. Recommandations logicielles pour les postes clients ................................................ 7

2.6. Choix de l’implémentation......................................................................................... 7

2.7. Remarques relatives à l’utilisation d’applications Web............................................. 8

2.7.1. Firewall............................................................................................................... 9

2.7.2. Javascript ............................................................................................................ 9

2.7.3. Popup windows ................................................................................................ 11

2.7.4. Notion de « Cache » ......................................................................................... 12

Browser ........................................................................................................................ 13

Serveur Proxy............................................................................................................... 14

2.7.5. Connexion Internet ........................................................................................... 14

2.7.6. Barre de progression et barre d’état du browser .............................................. 16

2.7.7. Timeout ............................................................................................................ 17

2.7.8. Ergonomie ........................................................................................................ 17

Taille de la police de caractères ................................................................................... 17

Utilisation de la souris.................................................................................................. 18

Liste des raccourcis clavier .......................................................................................... 18

Ouverture de plusieurs dossiers, plusieurs patients simultanément ............................. 18

2.8. Interférences avec d’autres applications. ................................................................. 19

3. Identification .................................................................................................................... 19

4. Ecran principal ................................................................................................................. 20

4.1. Arborescence............................................................................................................ 22

4.1.1. Navigation ........................................................................................................ 22

4.1.2. Edition de données ........................................................................................... 23

4.1.3. Création de données ......................................................................................... 23

4.1.4. Suppression de données ................................................................................... 24

4.1.5. Recherche de données ...................................................................................... 25

4.1.6. Accès direct aux données ................................................................................. 27

4.1.7. Arborescence globale ....................................................................................... 28

4.2. Menus ....................................................................................................................... 29

4.3. Ecrans d’encodage.................................................................................................... 30

4.3.1. Historique ......................................................................................................... 30

4.3.2. Identification .................................................................................................... 31

4.3.3. Impression ........................................................................................................ 31

4.3.4. Onglets ............................................................................................................. 33

4.3.5. Zones d’encodage............................................................................................. 34

4.3.6. Aide en ligne .................................................................................................... 37

4.3.7. Boutons............................................................................................................. 38

4.3.8. Fonction « Pré-encodage »............................................................................... 38

4.3.9. Fonctions spéciales........................................................................................... 39

4.4. Messages d’erreurs ................................................................................................... 40

5. Filtres sur les patients ....................................................................................................... 42

5.1. Création, modification d’un filtre............................................................................. 42

5.2. Appliquer un filtre .................................................................................................... 43

5.3. Annuler un filtre ....................................................................................................... 43

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5.4. Réactivation automatique du dernier filtre............................................................... 44

6. Désignation des responsables des blocs d’informations .................................................. 44

7. Masque de transformation................................................................................................ 45

8. Responsable RPM ............................................................................................................ 47

8.1. Périodes d’échantillonnage ...................................................................................... 47

8.2. Périodes d’exportation.............................................................................................. 47

8.3. Champs libres........................................................................................................... 48

9. Options du menu .............................................................................................................. 50

9.1. Edition ...................................................................................................................... 50

9.1.1. Données............................................................................................................ 50

9.1.2. Données incomplètes........................................................................................ 50

9.1.3. Choix dossier.................................................................................................... 51

9.2. Administration.......................................................................................................... 52

9.2.1. Gestion des utilisateurs..................................................................................... 52

9.2.2. Gestion des dossiers ......................................................................................... 53

9.2.3. Export ............................................................................................................... 54

9.2.4. Chargement - Déchargement............................................................................ 57

9.3. R.P.M. ...................................................................................................................... 58

9.3.1. Conversion ....................................................................................................... 58

9.3.2. Sorties intermédiaires incomplètes................................................................... 58

9.3.3. Mouvements de plus de 183 jours.................................................................... 59

9.3.4. Manuel R.P.M. ................................................................................................. 59

9.4. Outils ........................................................................................................................ 60

9.4.1. Données utilisateur ........................................................................................... 60

9.4.2. Options utilisateur ............................................................................................ 60

Onglets ......................................................................................................................... 61

Feuille de styles ............................................................................................................ 63

Listes de possibilités..................................................................................................... 64

Boutons d’options ........................................................................................................ 65

9.4.3. Backup dossier ................................................................................................. 66

9.4.4. SQL .................................................................................................................. 67

9.5. Aide .......................................................................................................................... 67

9.5.1. Licences............................................................................................................ 67

9.5.2. Configuration ................................................................................................... 67

9.5.3. Démarrage ........................................................................................................ 67

9.5.4. Manuel Utilisateur............................................................................................ 67

10. Copies de sauvegarde du Système (backup) ................................................................ 68

11. Paramétrages possibles................................................................................................. 68

12. En cas de problèmes..................................................................................................... 68

13. Informations techniques ............................................................................................... 70

13.1. Les bases de données............................................................................................ 70

13.1.1. Les « Types » de bases de données .................................................................. 70

La base de données « Paramètres » :........................................................................... 70

La base de données « Système » : ................................................................................ 70

La(es) base(s) de données « Encodage » :................................................................... 70

13.1.2. Structures des bases de données d’encodage ................................................... 70

Structure dynamique .................................................................................................... 71

Structure fixe ................................................................................................................ 72

13.1.3. Gestionnaire de base de données par défaut..................................................... 73

13.1.4. Système « ouvert » ........................................................................................... 73

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13.1.5. Limites.............................................................................................................. 73

13.1.6. Driver JDBC..................................................................................................... 73

13.1.7. Support ............................................................................................................. 74

13.1.8. Recommandations ............................................................................................ 74

13.1.9. Initialisation des bases de données................................................................... 74

13.1.10. Récupération des données ............................................................................ 75

13.1.11. Configuration des bases de données............................................................. 75

13.1.12. Vérification de votre configuration .............................................................. 76

13.1.13. Exemples ...................................................................................................... 77

AB-MySQL.................................................................................................................. 77

MS-SQLServer............................................................................................................. 79

13.1.14. Compactage et Réparation des bases de données MS-Access. .................... 79

ODBC Data Source Administrator............................................................................... 79

Repair ........................................................................................................................... 82

Compact ....................................................................................................................... 83

14. Glossaire....................................................................................................................... 85

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1. Préambule Ce manuel ne prend pas en charge l’installation du système. Si vous avez besoin d’explications à ce sujet, nous vous conseillons de commencer votre lecture par le « Guide de Démarrage » et de lire très attentivement les explications qui vous seront communiquées durant l’installation des différents composants.

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2. Configuration du système

2.1. Fonctionnement sur une seule machine

Si vous comptez utiliser l’application sur une seule machine, cette machine fera office de serveur et de client simultanément. Les remarques s’appliquant au « serveur » et/ou aux « postes clients » restent d’application. Cette machine devra dès lors répondre à toutes les recommandations.

2.2. Recommandations matérielles minimales pour le serveur

Pentium II 350 MHz (année de sortie : 1998). avec 256MB de mémoire et 300 à 400MB d'espace disque disponible sur le disque C: Si vous en avez la possibilité, 512MB sont préférables. Tout ordinateur acheté après l’an 2000 devrait satisfaire aux exigences.

2.3. Recommandations matérielles minimales pour les postes clients

Pentium I 200 MHz (année de sortie : 1996), 64 MB. Tout le traitement s’opérant sur le serveur, les postes clients peuvent être relativement modestes.

2.4. Recommandations logicielles pour le serveur

L'application est entièrement écrite en Java et entièrement indépendante de tout système d'exploitation. Cependant, les routines d'installation ne prennent en charge que les systèmes d'exploitation Windows en installant automatiquement un Java 2 SDK (librairies Java), un serveur Apache Tomcat, l'application Atoum et les bases de données Microsoft Access (sachez toutefois que le programme Microsoft Access n'est absolument pas requis). Tout système Windows 32 bits récents, tels que Windows 98, NT4, 2000, Server 2003, XP Home Edition, XP Professional Edition, convient parfaitement. Seuls d’anciens systèmes comme Windows 95 ou NT3.51 n’offriront pas les services nécessaires. Si vous optez pour une autre configuration, vous devrez installer les différents composants manuellement. Bien que cela soit possible, nous vous le déconseillons car nous ne serons pas en mesure de vous offrir un support efficace dans de telles conditions. Bien que l’application offre la possibilité de consulter des documents en format PDF, être équipé d’un générateur de documents PDF n’est absolument pas nécessaire.

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2.5. Recommandations logicielles pour les postes clients

L'application ne nécessite aucune installation particulière sur les postes clients. Un browser relativement récent, supportant les frames et javascript est suffisant. Nous préconisons l’utilisation de Microsoft Internet Explorer version 5.00 (ou supérieure) qui respecte scrupuleusement les feuilles de styles et garanti un comportement sain de l’application. Si vous désirez visualiser les manuels ou les listes en format PDF, vous devrez disposer d'un PDF Reader.

2.6. Choix de l’implémentation

Vous êtes entièrement libre quant à l'implémentation. L'application étant de type Web, elle peut être utilisée depuis n'importe quel poste client disposant d’un accès au serveur. Avantages d’une application de type Web

• Possibilité de centraliser l’application et les données en un seul point, ce qui permet de décharger les utilisateurs de tâches techniques comme l’installation ou la prise de copies de sauvegarde de leurs données.

• Accès à distance à l’application sans la moindre installation.

• Les postes clients peuvent être des machines plus anciennes. Inconvénients d’une application de type Web

• Certaines implémentations requièrent des protections adéquates pour assurer la sécurité et la confidentialité du système et/ou des données.

• Le serveur doit être plus musclé car il sera sollicité par l’ensemble des postes clients.

• Les connections entre le serveur et les postes clients doivent être suffisamment rapides si l’on veut travailler dans un confort acceptable.

Implémentations possibles

Le choix de l’implémentation n’est pas déterminé lors de l’installation. Tout dépend de la machine sur laquelle vous installez l’application, plus précisément de l’emplacement de cette machine dans votre réseau.

• Mode standalone Tout est installé sur une seule machine. Ce mode est suffisant si l'application n'est utilisée que par une seule personne ou que tous les utilisateurs utilisent la même machine pour l'encodage. Aucune connexion réseau n’est nécessaire.

• Intranet

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L'institution dispose d'un réseau local et désire que chaque collaborateur autorisé puisse y accéder. Il s’agit du mode le plus approprié. Il offre l’avantage de l’accès à distance sans les contraintes de sécurité.

• Extranet Plusieurs institutions sont interconnectées et, par facilité, on désire utiliser la même machine pour héberger l'application et les données des différentes institutions. Cela facilite la maintenance et ne demande plus de compétences techniques de la part des institutions. On peut également installer l’application dans chaque institution, les collaborateurs pouvant ainsi accéder aux différentes institutions via l’extranet. Cela permet par exemple aux coordinateurs de donner du support plus facilement. A ce stade, la sécurité devient plus cruciale. Veuillez consulter votre gestionnaire de réseau pour de plus amples informations à ce sujet.

• Internet L'application peut-être utilisée à partir de n'importe quelle machine connectée à Internet. Veuillez accorder beaucoup d'attention aux problèmes de sécurité comme par exemple l’authentification au niveau du serveur, le cryptage SSL, la protection par firewall, etc.

Cette utilisation de l’application via Internet est fortement déconseillée à moins que vous ne disposiez d’experts en sécurité. L’utilisation de l’application telle quelle, c’est-à-dire sans protection supplémentaire, est à proscrire. Les problèmes de sécurité et les mesures à prendre pour y remédier ne sont pas du ressort de l’application.

2.7. Remarques relatives à l’utilisation d’applications Web.

A LIRE IMPERATIVEMENT, Y COMPRIS PAR LES UTILISATEURS HABITUES AUX APPLICATIONS DE TYPE « WEB ». Nous avons pu constater, de par le passé, que bon nombre de comportements interprétés comme « anormaux » par les utilisateurs étaient en fait des problèmes de configuration.

Ces remarques se veulent générales vu la quantité de produits existants sur le marché. Dans ces conditions, il est impossible de vous donner précisément la marcher à suivre pour chaque produit. Les exemples seront basés sur MS-Internet Explorer 6 dans sa version anglaise.

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2.7.1. Firewall

De plus en plus d’utilisateurs disposent d’un firewall personnel sur leur machine (tel que ZoneAlarm pour n’en citer qu’un). Jusqu’à présent, la machine de l’utilisateur était probablement considérée comme une simple machine « cliente » accédant à des ressources externes. Le rôle du firewall était donc jusqu’ici : « j’autorise (ou non) cette machine à accéder à telle ou telle ressource distante ». Lorsqu’on installe Atoum sur une machine, cette machine devient un « serveur » à part entière. Il est donc impératif, au niveau du firewall, de donner accès à cette nouvelle ressource depuis l’extérieur. Dans ce cas, le rôle du firewall est étendu : « j’autorise ou non les autres machines à accéder à telle ou telle ressource (dans notre cas le serveur http fonctionnant sur le port 8080) sur cette machine ». La configuration d’un firewall n’est pas chose aisée et peut très facilement se révéler une source de problèmes.

Si vous n’arrivez pas à vous connecter à votre serveur Tomcat, nous vous conseillons vivement de commencer par désactiver complètement votre firewall quelques instants afin de s’assurer que le problème ne vient pas de là. Si cela fonctionne alors que votre firewall n’est pas actif, le problème vient de la configuration de votre firewall. Vous gagnerez ainsi un temps précieux dans la localisation de l’origine du problème.

2.7.2. Javascript

L’application utilise des codes Javascript (les menus, les demandes de confirmation, ... ). Il est donc impératif d’autoriser l’exécution de scripts Javascript. Exemple : MS-Internet Explorer 6

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On peut spécifier que l’on autorise l’exécution de Javascript dans l’écran qui apparaît lorsqu’on presse le bouton « Custom Level » de l’onglet « Security » en ayant pris soin de sélectionner au préalable « Local intranet ».

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2.7.3. Popup windows

L’application utilise quelques fenêtres de type « Popup ». Par exemple les fenêtres renseignant l’utilisateur sur l’état d’avancement de la conversion ou des exportations. Ces fenêtre ne sont pas primordiales et leurs absences n’empêchent généralement pas l’utilisation correcte de l’application. Cependant, de part leur absence, l’utilisateur risque de manquer certaines informations particulièrement utiles. Il est donc conseillé d’accepter l’ouverture des fenêtres « Popup » pour l’application Atoum. Remarque : certains programmes « Antivirus » ou assimilés ( « Adware » par exemple ) peuvent également bloquer ce genre de fenêtres car il est vrai que ces fenêtres sont fréquemment utilisées à des fins publicitaires ou malveillantes.

Exemple : MS-Internet Explorer 6

On peut spécifier que l’on autorise les fenêtres « Popup » dans l’écran qui apparaît lorsqu’on presse le bouton « Custom Level » de l’onglet « Security » en ayant pris soin de sélectionner au préalable « Local intranet ».

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2.7.4. Notion de « Cache »

Afin d’accélérer l’affichage des pages des sites Internet, on utilise souvent un système de « cache », sorte de mémoire tampon. Ce système consiste à mémoriser les pages qui ont été récemment consultées afin de les réafficher plus rapidement par la suite. Grâce à ce système, il n’est plus nécessaire de la décharger depuis l’internet, mais simplement de récupérer la sauvegarde locale que l’on en avait faite. Pour que ce système fonctionne correctement, le contenu des pages ne peut pas varier dans le temps, ou du moins, pas souvent. C’est donc tout l’opposé de l’application Atoum où pratiquement toutes les pages sont générées à la volée avec un contenu dynamique. Le fait d’activer du cache induit l’utilisateur en erreur. La conséquence la plus visible est que l’utilisateur ne voit pas le résultat de ses modifications et a donc l’impression que la sauvegarde n’a pas réussi. Pour s’en convaincre, il suffit de faire un « refresh » de la page pour que les modifications apparaissent. Tout système de « cache » est donc à proscrire pour l’utilisation de l’application. Ce système de « cache » peut être implémenté à plusieurs niveaux.

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Browser

Pratiquement tous les browsers proposent ce genre de mécanisme. En général, ils proposent plusieurs niveaux selon le laps de temps que la page déchargée doit est conservée. Exemple : MS-Internet Explorer 6

Dans les options, vous trouverez dans l’onglet « General » une section consacrée aux « Temporary Internet files ». Le bouton « Settings » vous permettra de configurer les paramètres du cache.

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Il est impératif qu’à chaque sollicitation de la page, le browser affiche la dernière version et non une ancienne version disponible en local.

Serveur Proxy

Si vous devez absolument accéder à l’application via un serveur Proxy, veuillez contacter l’administrateur de ce serveur. Ce dernier devra éventuellement configurer le serveur Proxy pour désactiver le cache sur l’application.

2.7.5. Connexion Internet

Bien qu’il s’agisse d’une application Web, il n’est nullement besoin de disposer d’une connexion internet si l’application est installée sur votre machine ou sur une machine de votre réseau local. Cela peut paraître évident pour vous, mais votre browser peut ne pas réagir de la même manière. Beaucoup de machine disposent maintenant d’une connexion internet. Si votre browser essaie d’utiliser votre connexion internet pour accéder à l’application, votre browser est probablement mal configuré.

En général, il est possible de spécifier les sites pour lesquels il ne faut pas passer par le serveur proxy (passerelle vers Internet), notamment pour les adresses locales. Exemple : MS-Internet Explorer 6

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Dans l’onglet « Connections », vous trouverez un bouton « LAN Settings » permettant de configurer les paramètres du serveur proxy.

La case à cocher « Bypass proxy server for local addresses » indique au browser de ne pas utiliser le serveur proxy pour les adresses locales.

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Si cela ne suffisait pas, vous pourriez également énumérer la liste complète des sites pour lesquels il ne faut pas utiliser le serveur proxy. Vous pouvez également utilisez des « * », comme par exemple « *.my_network.be »

2.7.6. Barre de progression et barre d’état du browser

Deux informations risquent d’induire les utilisateurs en erreur car elles n’ont pas la signification que l’on pourrait s’imaginer. Il s’agit des barres de progression et des messages éventuels qui apparaissent en bas de l’écran des browsers. Ces informations sont relatives au browser, plus particulièrement à l’échanges d’informations entre le serveur et le browser et n’ont donc rien à voir avec l’état d’avancement des actions demandées telles que la conversion ou l’exportation. Le fait de voir l’indication « Done » ou que la barre de progression est à 100% ne donne en aucun cas une information sur l’action exécutée et n’indique certainement pas que l’action est terminée. Cela veut simplement dire que la communication entre le browser et le serveur est terminée et que la page est entièrement affichée.

La page est complètement affichée

La transmission de la page est en cours

La transmission de la page est presque terminée

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2.7.7. Timeout

Un timeout pourrait se produire lorsqu’il n’y a plus d’activité dans l’application durant un certain laps de temps. Le serveur, par souci de sécurité, décide alors de clôturer la connexion. Il s’agit en quelque sorte d’une déconnexion automatique et nullement d’un problème technique. Pourquoi ? Dans la pratique, n'importe qui pourrait travailler sur votre machine en votre absence étant donné que vous êtes déjà authentifié. Pour remédier à ce manque de sécurité, le serveur prend le devant et met fin à votre connexion. Vous devrez, à votre retour, repasser par l’écran d’identification avant de poursuivre votre travail. Voir chapitre « Paramétrages possibles ».

2.7.8. Ergonomie

L’utilisation d’applications Web pose certains problèmes ergonomiques qui ne sont pas spécifiques à Atoum.

Des solutions sont possibles directement via votre Browser. L’application offre également des possibilités. Voir le chapitre «Options utilisateur» pour plus d’informations.

Taille de la police de caractères

L’application a été écrite de façon à ce que l’utilisateur puisse changer la taille de la police de caractères. Exemple : MS-Internet Explorer 6

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Utilisation de la souris

Un comportement fréquent chez les personnes qui commencent à utiliser des applications graphiques, qu’il s’agisse d’application Windows ou Web, est de recourir systématiquement à la souris. Bien que l’utilisation de la souris soit plus agréable, il est cependant souvent possible de réaliser les mêmes opérations à l’aide du clavier, comme l’encodage complet d’un écran. Ce qui rend l’encodage de masse beaucoup plus rapide. Pour s’en persuader, nous vous conseillons de faire l’exercice d’encoder un écran en laissant votre souris de coté. Quelques exemples :

- le passage d’un champ à l’autre peut se réaliser avec les touches « Tab » et « shift-Tab ».

- lorsque le système propose un « picker », comme pour les dates ou les diagnostiques, l’utilisateur peut tout aussi bien saisir l’information directement au clavier.

- lorsque le système propose une liste de possibilités, l’utilisateur peut taper directement le code correspondant au clavier ou encore utiliser les flèches « Up » et « Down » pour se déplacer dans la liste. Un « Enter » permettant de confirmer la sélection courante.

- Utiliser les raccourcis clavier

Liste des raccourcis clavier

Alt-S : Sauver l’écran d’encodage Alt-X : Annuler l’écran d’encodage Alt-N : afficher la page suivante de l’arborescence Alt-P : afficher la page précédente de l’arborescence

Ouverture de plusieurs dossiers, plusieurs patients simultanément

Il est tout à fait possible de se connecter plusieurs fois à l’application en ouvrant plusieurs instances du browser. Cela permet par exemple de travailler dans plusieurs dossiers. Pour vous aider à différencier rapidement les différentes fenêtres, le nom de l’utilisateur ainsi que le dossier sont repris dans la barre de titre. Il est également possible d’utiliser des couleurs d’écrans différentes par dossier comme c’était le cas avec l’application DOS.

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2.8. Interférences avec d’autres applications.

L’utilisation d’Atoum n’a aucun impact connu sur d’autres applications java, ou d’autres applications Web. Différents cas de figure :

• Java est déjà installé. Atoum peut utiliser n’importe quelle version de java, pour peu qu’il s’agisse d’une version 1.4 ou supérieure. Inutile donc d’installer une seconde fois java. Il faut juste indiquer au serveur Tomcat ou se trouve cette version de java.

• Il existe déjà un serveur Tomcat. Atoum peut être installé sur le serveur existant, même si celui-ci n’utilise pas le port 8080. Il suffit simplement d’adapter le « Destination folder » lors de l’installation de l’application Atoum.

• Le port 8080 est déjà utilisé. Lors de l’installation, Tomcat peut être configuré pour utiliser n’importe quel port. Vous pouvez dés lors spécifier le port de votre choix et adapter en conséquence le port dans les URL spécifiées dans les manuels.

• Librairies et versions des librairies Toutes les librairies utilisées par Atoum sont reprises directement dans les composants propres à l’application et ne concernent donc qu’Atoum. Les librairies utilisées par Atoum n’ont donc aucune influence sur d’autres applications.

3. Identification L’utilisation de l’application requiert une identification. Si l’on essaie d’accéder directement à une page précise sans être identifié, le système redirigera automatiquement l’utilisateur vers l’écran d’identification. Afin de limiter les risques de piratage, il est possible de bloquer une identification lorsqu’on essaie de l’usurper cinq fois d’affilée sans fournir le bon mot de passe. Une personne mal intentionnée n’a donc droit qu’à cinq tentatives pour essayer d’utiliser une identification. Veuillez contacter votre « Gestionnaire d’Application » pour qu’il prenne les mesures adéquates en cas de blocage de votre compte. Nouvelle identification

En tant que nouvel utilisateur, vous avez la possibilité de créer votre compte utilisateur. Cette possibilité vous est offerte sur l’écran d’identification. Sachez néanmoins que cela vous permettra de vous connecter mais que vous ne disposerez d’aucun accès aux dossiers présents. Une fois votre compte utilisateur créé, veuillez demander aux « Gestionnaires de dossiers » de vous donner accès aux différents dossiers. Changement du mot de passe

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Il est possible de changer son mot de passe via l’option « Données personnelles ». Oubli du mot de passe

Si un serveur de mail a été renseigné par le « Gestionnaire d’application » et que vous avez stipulé une adresse email dans vos données personnelles, l'application peut vous envoyer l'aide que vous avez introduite pour vous aider à retrouver votre mot de passe. Cela n'est absolument pas dangereux car, si quelqu'un utilise cet outil pour essayer de se connecter avec votre identifiant, l'aide sera envoyée à votre adresse email et non à la sienne (à moins que vous ne partagiez la même adresse email). Pour ce faire, veuillez commencer par introduire un mot de passe erroné. Le système vous proposera de vous envoyer l'aide par courrier électronique. Si, malgré tout, vous ne retrouviez pas votre mot de passe, veuillez vous adresser à un « Gestionnaire d’application » pour le réinitialiser.

4. Ecran principal

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L’écran de travail est composé de 4 parties :

• L’arborescence (1)

• Les menus (2)

• L’écran d’encodage (3)

• Les messages d’erreurs (4)

Hormis les menus, les trois autres zones sont redimensionnables. En déplaçant le curseur à la limite des zones, vous verrez le curseur changer de forme. A ce moment, il suffit de maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé tout en déplaçant la souris pour redimensionner la zone.

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4.1. Arborescence

La partie gauche de l’écran est constituée d’une arborescence permettant de naviguer dans les différentes données à introduire.

4.1.1. Navigation

Arborescence complètement fermée

Comme dans une arborescence classique, il est possible d’ouvrir une branche via un simple clic sur l’icône précédent le libellé de la branche. Il est ainsi possible de descendre de plus en plus en profondeur dans les données.

Branche « Services » ouverte

Vu le nombre élevé de niveaux et branches possibles, il est parfois judicieux de limiter la navigation à une branche précise de l’arborescence. Pour ce faire, il suffit d’un double clic sur l’icône précédent le libellé de la branche désirée. Cela aura pour effet d’ouvrir l’arborescence avec la branche sélectionnée comme racine de l’arborescence.

Branche « Services » ouverte en temps que racine de l’arborescence

L’utilisateur a bien entendu la possibilité de réaliser cette opération autant de fois qu’il le désire, et ce, quelque soit le niveau.

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Pour remonter d’un niveau dans l’arborescence, il lui suffit de faire un simple clic sur

l’icône . Le nœud parent du nœud qui était ouvert sera affiché. S’il ne s’agit pas de la racine de l’arborescence, l’icône permettant de remonter sera à nouveau affichée. Et ainsi de suite jusqu’au moment où l’arborescence complète est affichée. A ce moment l’icône permettant de remonter n’est plus disponible.

4.1.2. Edition de données

Lorsque la possibilité est offerte à l’utilisateur d’éditer une donnée, une icône représentant un crayon est affichée à droite de la donnée.

Les données « Institution » et « Nouveau service » sont accessibles à l’utilisateur.

Les droits d’accès sont également pris en compte. Si l’utilisateur n’a aucun accès à cette donnée, il ne lui sera pas permis de l’éditer. L’icône d’édition ne sera dès lors pas présente. S’il n’a accès qu’en mode consultation, l’icône sera affichée mais il n’aura pas la possibilité de modifier les données. Le fait de réaliser un simple clic sur le crayon a pour effet d’ouvrir les écrans d’édition dans la partie droite de l’écran.

4.1.3. Création de données

La création de données se fait via l’édition de données précédées d’une icône

représentant une page blanche . Cette page blanche indique à l’utilisateur qu’il a la possibilité d’ajouter des entrées de ce type dans l’arborescence.

L’utilisateur a la possibilité d’ajouter un service

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Tout comme pour l’édition de données existantes, le simple clic ouvre les écrans d’édition de la nouvelle donnée dans la partie droite de l’écran. Après la sauvegarde de la nouvelle donnée, celle-ci vient s’ajouter dans l’arborescence.

Le service A introduit par l’utilisateur apparaît dans l’arborescence

La donnée ajoutée peut bien sûr elle-même constituer une nouvelle branche dans l’arborescence, branche qu’il est possible d’ouvrir à son tour.

4.1.4. Suppression de données

La demande suppression de données est possible avec un simple clic sur l’icône

représentant une poubelle . Une confirmation sera néanmoins demandée à l’utilisateur. La présence de la poubelle ne veut pas dire que la donnée est immédiatement supprimable. Certains tests spécifiques peuvent en interdire la suppression. C’est notamment le cas lorsqu’une donnée est référencée autre part. Tant que l’utilisateur n’a pas supprimé toutes les références vers cette donnée, la donnée ne peut pas être supprimée. C’est par exemple le cas d’un service qui serait déjà utilisé dans des

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traitements. Tant qu’il existe un traitement pour un service, le service ne peut pas être supprimé. Lorsque la donnée est supprimée, son entrée disparaît de l’arborescence.

4.1.5. Recherche de données

Une zone permettant de faire une recherche est prévue au-dessus de l’arborescence. Cette recherche textuelle permet de localiser une chaîne de caractères dans l’arborescence. Remarque importante : cette recherche ne parcourt que les nœuds affichés et éventuellement la branche ouverte si c’est le cas. Si l’on désire faire une recherche sur le nom d’un service, il est donc impératif que la branche « Services » soit ouverte. Une fois le critère introduit, il suffit d’un simple clic sur l’icône représentant la paire de

jumelles . Si la recherche a trouvé une donnée répondant au critère, cette donnée est affichée en rouge.

L’icône permet de rechercher l’occurrence suivante. Lorsqu’on a parcouru toutes les occurrences (ou qu’aucune n’a été trouvée), le système indique que la recherche est terminée.

Introduction du critère de recherche dans la zone prévue à cet effet.

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Première occurrence trouvée

Deuxième occurrence trouvée

Troisième et dernière occurrence trouvée

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Plus d’occurrence trouvée

L’occurrence est trouvée car la branche contenant le texte Service A est ouverte.

L’occurrence n’est pas trouvée car la branche contenant le texte Service A est fermée.

4.1.6. Accès direct aux données

Chaque donnée possède une identification qui lui est propre. Cette identification est visible dans la partie droite de l’écran d’encodage lorsque la donnée est affichée.

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Si l’on connaît cette identification, il est possible d’accéder directement à la donnée concernée. Cette donnée est alors ouverte en tant que racine de l’arborescence. Si l’identification est erronée, l’arborescence complète est affichée.

La recherche est déclenchée par un simple clic sur l’icône « Aller sur » .

Introduction de l’identification dans la zone prévue à cet effet.

La donnée correspondant à l’identification est proposée en tant que racine de l’arborescence.

4.1.7. Arborescence globale

Veuillez vous référencer à cette arborescence lorsque vous ne savez pas comment accéder à une donnée.

Résumé Psychiatrique Minimum Institution Données relatives à l'établissement Patients Filtres sur les patients Filtre Patient Séjour Médico-psychiatrique Traitement / Séjour Echantillonnage Sortie intermédiaire Sortie médico-psychiatrique Unités de vie Unité de vie Données équipe de soins

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Période Organisation fonctionnelle Services Service Journées d'entretien réalisées Période Groupes de traitement Groupe de traitement Responsable RPM Définition des périodes Dates d'échantillonnage Date d'échantillonnage Exportations Exportation Champs libres Champ libre

4.2. Menus

Le menu reprend les différentes actions qui sont possibles dans l’application contrairement à l’arborescence qui est plutôt utilisée comme outil de navigation dans les données. Les options disponibles dépendent du rôle de l’utilisateur. L’utilisateur ne voit que les options auxquelles il a accès. De même, le menu R.P.M. n’est disponible que lorsque l’utilisateur travaille dans un dossier R.P.M. Menu global et droits d’accès en fonction du rôle de l’utilisateur. Options du menu Simple

utilisateur Gestionnaire dossier

Gestionnaire application

Edition Données Oui Oui Oui Données

incomplètes Oui Oui Oui

Choix dossier Oui Oui Oui Administration Gestion

utilisateurs Non Oui Oui

Gestion Dossiers

Oui, mais limitée

Oui, mais limitée

Oui

Export Exportation CSV

Non Oui Oui

Exportation vers le SPF

Non Oui Oui

Validation exportation

Non Oui Oui

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Annulation exportation

Non Oui Oui

Chargement Non Oui Oui Déchargement Non Oui Oui R.P.M. Conversion Non Oui Oui Sorties

intermédiaires incomplètes

Oui Oui Oui

Mouvements de +183 jours

Oui Oui Oui

Manuel R.P.M Oui Oui Oui Outils Données

utilisateur Oui Oui Oui

Options utilisateur

Oui Oui Oui

Backup dossier

Non Oui Oui

SQL Script Non Non Oui Query Non Non Oui

Aide Licences Oui Oui Oui Configuration Oui Oui Oui Démarrage Oui Oui Oui Manuel

utilisateur Oui Oui Oui

Quitter Oui Oui Oui

4.3. Ecrans d’encodage

Un écran d’encodage typique.

4.3.1. Historique

Etant donné qu’il est possible de naviguer dans l’arborescence sans mettre à jour la partie droite de l’écran réservée à l’encodage, il se peut que l’utilisateur ne sache plus à quelle donnée correspondent les écrans affichés. Pour l’aider, il dispose d’une ligne reprenant l’historique de sa navigation. Cette ligne reprend les différentes branches qui ont été ouvertes successivement ainsi que la donnée concernée. Chaque branche étant séparée par le symbole >.

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Cette ligne est purement indicative et ne permet pas la navigation.

Cette ligne d’historique correspond à l’arborescence ci-dessous.

En effet, l’utilisateur a ouvert la branche « Résumé Psychiatrique Minimum », ensuite la branche « Unités de vie » et a finalement édité la donnée « Unité de vie 1 ».

4.3.2. Identification

L’identification de la donnée est affichée à gauche de l’icône d’impression. Si l’on est en train de créer une nouvelle donnée, l’identification n’est pas affichée car celle-ci n’est attribuée qu’au moment de la sauvegarde. Une fois la donnée sauvegardée, l’identification sera affichée. Cette identification n’est pas très utile pour l’utilisateur, sauf s’il désire par la suite accéder directement à cette donnée.

La donnée à l’écran est connue du système sous l’identification 802.

4.3.3. Impression

L’ensemble des informations pouvant être ventilé sur plusieurs écrans, l’impression telle quelle de la page n’est pas vraiment adaptée. Pour obtenir une impression de toutes les informations sur une même page, il est préférable de demander les informations en mode impression. Ce mode est accessible par un simple clic sur

l’icône « imprimante » . Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour afficher les données demandées. Vous pouvez à tout moment fermer cette fenêtre pour revenir à votre fenêtre d’encodage. Notez cependant que ce mode impression vous donnera les données telles que présentes dans la base de données. Si vous vous êtes en train de modifier des données mais que vous n’avez pas encore sauvegardé ces modifications, ces dernières ne seront pas prises en compte en mode impression.

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Pensez donc à sauvegarder vos données avant d’afficher les données en mode impression.

En mode impression, les informations des différents écrans sont affichées sur une même page.

En mode impression, il est également possible de demander la liste en format PDF

par un simple clic sur l’icône .

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La même liste en format PDF. Ce document PDF peut-être sauvegardé pour être archivé et consulté plus tard.

4.3.4. Onglets

Les informations peuvent être réparties sur différents écrans. Chaque écran est représenté sous la forme d’un onglet. L’onglet actif est affiché en gras sur une couleur de fond identique à celle de l’écran. Les autres onglets sont affichés sur un fond d’une autre couleur. Seuls les onglets (écrans) auxquels l’utilisateur a accès sont affichés. Si l’utilisateur n’a pas d’accès à un écran, l’onglet représentant cet écran ne lui est pas proposé.

Système d’onglets permettant de changer d’écran.

Dès que l’utilisateur a apporté une modification à l’une des données de l’écran, les autres onglets deviennent inaccessibles. L’utilisateur est obligé de sauvegarder (ou d’annuler) ses modifications avant de pouvoir changer d’écran. Voir également « Options utilisateur »

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4.3.5. Zones d’encodage

Indication des champs obligatoires Chaque information obligatoire est indiquée à l’aide une petite étoile rouge .

Le champ « Index de service » étant obligatoire et l’utilisateur ne l’ayant pas introduit, un message d’erreur est affiché au moment de la sauvegarde.

Champs éditables et non éditables.

Les champs éditables ont une couleur de fond qui les différencie immédiatement contrairement aux champs non éditables qui ont une couleur de fond identique à celle de l’écran.

Le champ « Numéro d’ordre de séjour médical » n’est pas éditable contrairement au champ « Date admission médicale ».

Divers types de zones d’encodage existent :

• Zones libres (voir Exemple 1 – Nom et prénom) • Listes de possibilités (voir Exemple 2 – Index de service)

• Boutons d’option (voir Exemple 1 – Sexe)

• Cases à cocher (non utilisé pour l’instant)

• Zones libres avec accès à un calendrier pour le choix d’une date (voir Exemple 2

– Date admission médicale). L’utilisateur a néanmoins la possibilité d’introduire directement la date sans passer par le calendrier. L’accès au calendrier est réalisé par un simple clic sur l’icône représentant une horloge sur fond de

calendrier .

• Zones libres avec accès à une page spécifique pour le choix d’une valeur lorsque le choix des valeurs possibles est relativement important. Dans ce cas, le chargement systématique d’une liste reprenant toutes les valeurs nuirait à la performance du système (voir Exemple 2 – Commune de résidence) . L’utilisateur a néanmoins la possibilité d’introduire directement la valeur sans passer par la page de sélection.

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L’accès à la page de sélection se fait par un simple clic sur l’icône située à

gauche de la zone .

Exemple 1 : illustration des zones libres et des « boutons d’option » (cfr sexe)

Exemple 2 : illustration des listes de possibilités (cfr index de service) et des zones libres avec un accès « calendrier » (cfr date admission médicale)

Calendrier offert aux utilisateurs pour la sélection d’une date.

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Exemple d’une page spécifique permettant la sélection d’une valeur. Dans notre cas, la liste des communes. Lorsque l’utilisateur fait un simple clic sur la commune de son choix, cette dernière est automatiquement récupérée dans l’écran d’encodage.

L’utilisateur a également la possibilité d’introduire un critère de recherche afin de limiter la liste.

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4.3.6. Aide en ligne

Lorsqu’une aide en ligne est disponible, une icône représentant un point

d’interrogation est affichée . Un simple clic sur cette icône déclenche l’affichage de l’aide en ligne.

Le champ « Numéro d’ordre de séjour médical » propose une aide en ligne à l’utilisateur. La plupart du temps, l’aide en ligne ouvre un fichier PDF en mode « Search ». Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les versions d’Adobe Acrobat Reader plus anciennes. Pour votre confort, veuillez installer, le cas échéant, une version plus récente disposant de cette fonctionnalité.

L’utilisateur a demandé l’aide en ligne pour le champ « Numéro d’ordre de séjour médical » dont la référence est MA02. Le système lui affiche le document de référence du RPM en listant toutes les occurrences de ce champ MA02. L’utilisateur n’a plus qu’à choisir, dans la liste des résultats, ce qui est susceptible de l’aider.

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4.3.7. Boutons

Lorsque l’écran est éditable, les boutons pour sauver et annuler les modifications sont présents. Durant la phase de validation et de sauvegarde, ces boutons disparaissent. De ce fait, l’utilisateur impatient ne voyant rien bouger n’a pas l’opportunité de cliquer à nouveau sur ces boutons. Indirectement, cela indique à l’utilisateur l’indisponibilité temporaire du système.

Boutons de sauvegarde et d’annulation

4.3.8. Fonction « Pré-encodage »

Certains écrans disposent de facilités d’encodage. Cette fonction de recopiage permet de récupérer des valeurs introduites autre part.

Ce recopiage ne complète que les champs qui ne sont pas encore introduits. Le recopiage n’écrase pas les valeurs existantes. Cette fonction n’a donc aucun effet sur un écran qui est déjà entièrement complété.

Bien qu’affichée sur chaque écran, cette fonction n’est que très rarement d’application. Si l’utilisateur fait appel à cette fonction sur un écran ne disposant pas de cette fonctionnalité, un message le lui signale. Dans le RPM, cette fonctionnalité est offerte dans les écrans d’échantillonnage patient. En effet, il est possible dans ces écrans d’utiliser des données précodées dans des templates associés aux « Groupes de traitement » indiqués. C’est également le cas pour certaines données des « Traitements Médicaux ». Dans ce cas, il est possible de récupérer les données du « Traitement Médical » précédent.

Message d’avertissement signalant l’indisponibilité de cette fonctionnalité.

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Fenêtre permettant, dans les échantillonnages patients, de sélectionner le groupe de traitement à utiliser pour l’initialisation des données.

4.3.9. Fonctions spéciales

Certains écrans offrent des possibilités supplémentaires. Lorsqu’elles sont d’application, ces possibilités sont affichées dans le coin supérieur droit de l’écran, entre l’identification de la donnée et l’icône d’impression. Un simple clic sur l’icône permet d’exécuter la fonction. Génération automatique de fiche MT de type 51. Cette fonction est indiquée par une icône « MT ». Un mouvement de type « Fin de période de 183 jours aux mêmes service et unité de vie. » est créé automatiquement 183 jours après la date de début du mouvement dans lequel on se trouve.

La fonction « Génération automatique de la fiche MT » est disponible.

Transformation de Sortie intermédiaire en Sortie médicale. Cette fonction est indiquée par une icône « MD ». La sortie intermédiaire dans laquelle on se trouve est alors transformée en sortie médicale.

La fonction « Transformation de Sortie intermédiaire en Sortie médicale » est disponible.

Appliquer le filtre Lorsqu’on se trouve en mode édition d’un filtre patients, il est possible d’appliquer le filtre via cette fonction.

La fonction « Appliquer le filtre » est disponible.

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4.4. Messages d’erreurs

De manière générale, toutes les erreurs sont affichées en même temps afin d’éviter à l’utilisateur de devoir corriger les erreurs une par une. Erreur de complétion

• Vérification de la présence de données dans les champs obligatoires. Erreur de doublons

• Vérification que les données sauvegardées ne sont pas des doublons. Erreurs de formats

• Mauvais format de date.

• Caractères alphanumériques dans un champ numérique. Erreurs multi-utilisateurs

• Vérification que les données n’ont pas été modifiées entre-temps par un autre utilisateur.

• Vérification que les données n’ont pas été supprimées entre-temps par un autre utilisateur.

Erreurs applicatives Ensemble des vérifications exigées par l’application :

• Vérifications portant sur le contenu d’un seul champ

• Vérifications portant sur plusieurs champs d’une même donnée lorsqu’il s’agit de détecter des incompatibilités.

• Vérifications portant sur plusieurs données, comme, par exemple, l’ordre des créations, la chronologie des dates, etc.

Remarques Outre les erreurs, le système peut aussi afficher des remarques qui disparaissent automatiquement après quelques secondes. Si aucune erreur n’est présente en plus des remarques, le système sauvegarde néanmoins les données. Ces remarques sont affichées à titre indicatif mais ne sont pas bloquantes.

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Exemples d’ erreurs

Exemple d’une erreur concernant plusieurs champs

Exemple de remarque.

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5. Filtres sur les patients Il est possible de mettre un filtre sur la liste des patients. La définition du filtre étant sauvegardée, il ne faut pas le redéfinir chaque fois que l’on désire s’en servir. Pour utiliser un filtre, il suffit de le sélectionner, puis de l’appliquer. La liste des patients repris dans l’arborescence sera automatiquement adaptée en fonction du filtre. On peut avoir autant de filtres que l’on veut mais il n’est cependant pas possible de les combiner. La définition des filtres se trouve également dans l’arborescence. Vous trouverez la branche « Filtres sur les patients » sous la branche « Patients ».

5.1. Création, modification d’un filtre

Dans un filtre, on indique les critères désirés. Si l’on combine plusieurs critères, il faut savoir que le patient doit répondre à tous les critères pour être sélectionné. Aucun critère n’est obligatoire. On peut d’ailleurs créer des filtres sans critères pour annuler l’effet d’un filtre. Numéro ID patient : Identification complète ou incomplète du patient. Nom : Nom complet ou incomplet du patient. Date de naissance : Date de naissance exacte du patient. Index de service : Index de service dans lequel le patient a séjourné. Unité de vie : Unité de vie dans laquelle le patient a séjourné. Date de début : Recherche des patients présents dans l’institution à partir de cette date. Date de fin : Recherche des patients présents dans l’institution jusqu’à cette date.

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5.2. Appliquer un filtre

Pour appliquer un filtre, il faut préalablement demander son édition. Un simple clic

sur l’icône représentant un entonnoir va entraîner son activation. Attention, pour que les changements dans les critères d’un filtre soient pris en compte, il faut sauvegarder le filtre avant de l’appliquer. Dès que l’on applique le filtre, la liste des patients repris dans l’arborescence est adaptée et le nom du filtre s’affiche à côté de la branche « Patients ».

5.3. Annuler un filtre

Pour annuler l’effet d’un filtre, il faut appliquer un filtre sans critère. Il est donc conseillé de créer une fois pour toute un filtre sans critère en lui donnant un nom explicite tel que « Pas de filtre ». Ce filtre vide pourra ensuite être appliqué chaque fois que l’on veut supprimer l’effet d’un filtre. Lorsqu’un filtre sans critère est appliqué, l’indication éventuelle de la présence d’un filtre à côté de la branche « Patients » disparaît.

Exemple d’un filtre pour ne voir que les patients de l’unité de vie 1

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Une fois appliqué, le nom du filtre apparaît à coté de la branche « Patients »

Filtre sans critère créé par l’utilisateur pour annuler l’action d’un autre filtre.

5.4. Réactivation automatique du dernier filtre

Lorsqu’un utilisateur se connecte à l’application, le système réactive automatiquement le dernier filtre qu’il avait appliqué.

6. Désignation des responsables des blocs d’informations Les responsables des blocs d’informations sont définis au niveau des Unités de vie. Par bloc d’informations, on assigne un responsable principal et éventuellement un responsable adjoint. Ces responsabilités ne servent qu’à fournir à l’utilisateur une liste de données incomplètes dont il est responsable.

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7. Masque de transformation. Ce masque est défini dans les données de l’Institution et peut-être changé à tout moment. Il ne s’agit pas à proprement parler d’un encryptage, mais plutôt d’une génération aléatoire de « Numéro de Traitement ». Il est cependant possible d’influencer cette génération via un masque. Une modification du masque existant n’a pas d’effet sur les numéros de traitement déjà générés. Ce numéro de traitement se compose, tout comme la référence du patient, de 13 positions alphanumériques.

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On peut déterminer le type de chaque position du masque. On peut ainsi opter pour la même syntaxe que les références patient utilisée par l’Institution. Le masque par défaut est “?????????????” (13 positions totalement aléatoires). a) Positions aléatoires. Ces positions sont générées de façon aléatoire par l’application. Il faut minimum 8 positions aléatoires pour que le masque soit valide, peu importe l’emplacement. ? : N’importe quel chiffre ou lettre ! : N’importe quelle lettre # : N’importe quel chiffre b) Constantes. On peut également spécifier des constantes dans le masque. Les constantes valides sont : A-Z,0-9,-, l’espace et / Exemple de masques : - On veut que les Numéros de Traitement commencent par “PAT” suivi de 10 chiffres générés de façon aléatoire. Exemples : PAT1569874125, PAT8964129658, ... Le masque adéquat est : PAT##########

- On désire uniquement 8 positions. Exemples : A78T7UF7, 25TPW7A8, ... Le maque adéquat est : ???????? - On veut distinguer les références cryptées via une syntaxe bien particulière composée de 3 chiffres, un -, 3 chiffres, un - et 3 chiffres. Exemples : 492-175-029, 826-746-148, ... Le masque adéquat est : ###-###-###

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8. Responsable RPM

8.1. Périodes d’échantillonnage

Lorsqu’une nouvelle période d’échantillonnage est définie par le SPF Santé Publique, le responsable RPM de l’Institution doit l’ajouter dans le système. L’édition d’une nouvelle « Date d’échantillonnage » va permettre au responsable d’ajouter la date d’échantillonage. Une fois cette période sauvegardée, elle apparaît dans la liste.

Le responsable a ajouté une nouvelle période d’échantillonnage du 18/01/2004 au 24/11/2004.

Les utilisateurs peuvent alors introduire les données « Echantillonnage » des patients mais également les « Données équipe de soins » des unités de vie pour cette nouvelle période d’échantillonnage

8.2. Périodes d’exportation

L’édition d’une nouvelle « Exportation » va permettre au responsable d’ajouter une période d’exportation dans le système. Une fois cette période sauvegardée, elle apparaît dans la liste. Lorsque la période est créée, il est possible d’introduire les « Données relatives à l'établissement » de l’institution, les données « Organisation fonctionnelle » des unités de vie ainsi que les données « Journées d'entretien réalisées » des index de services pour cette période d’exportation et bien sûr d’exporter cette période.

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Le responsable a ajouté une période d’exportation pour le second semestre 2004.

8.3. Champs libres

En plus des champs prévus dans le RPM, il est possible d’ajouter des champs propres à l’institution afin d’enrichir l’enregistrement en fonction de ses propres besoins. Bien entendu, ces champs ne sont jamais envoyés au SPF Santé Publique. Limitations liées à l’utilisation de base de données ayant une structure fixe.

• Les champs libres ne sont possibles que sur l’écran spécifique aux champs libres

• Le nombre de champs libres est limité à 10

• L’identification des champs libres doit obligatoirement être choisie parmis FREE1, FREE2, .. FREE10

Contrairement à la version précédente, l’ajout de champs libres est maintenant possible sur n’importe quel écran. Les institutions peuvent donc enrichir l’ensemble des données du RPM avec leurs propres données.

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Pour raison de compatibilité avec le passé, un écran spécialement prévu pour accueillir les champs libres reste présent. Lors de la conversion des anciennes données, tous les champs libres trouvés seront affectés à cet écran. Non seulement vous pouvez affecter un champ libre à n’importe quel écran, mais pouvez encore par la suite le déplacer vers un autre écran. Si les écrans font partie du même type de données, il n’y a pas de perte du contenu du champ libre déplacé. Par exemple, si l’on déplace un champ libre d’un écran de la Sortie médicale vers un autre écran de la Sortie médicale, les données déjà introduites pour ce champ ne seront pas perdues. Pour ajouter un champ, vous devrez spécifier :

• L’écran qui va accueillir le champ libre.

• Une référence pour ce champ libre. Cette donnée est purement technique et n’aucune influence sur l’utilisation.

• Le type de champ : « Numérique » pour les chiffres, « Alphanumérique » pour les textes.

• La longueur du champ.

• Le libellé du champ dans la(les) langue(s) utilisée(s) dans l’institution.

• La description du champ dans la(les) langue(s) utilisée(s) dans l’institution.

• Une indication si le champ est actif, c'est-à-dire s’il doit être affiché ou non. Par défaut, ils ne sont pas actifs. Cela permet à la personne qui les définit de commencer par les créer tous et ensuite les activer. Cela permet aussi l’utilisation d’un champ durant un certain temps et, quand on en a plus besoin, de le désactiver. Il est toujours possible de le réactiver par la suite sans perdre le contenu.

Ecran de création d’un champ libre. Ici, le numéro de téléphone qui va apparaître sur l’écran d’identification du patient.

L’utilisateur a créé trois champs libres.

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L’écran d’identification patient avec les trois champs libres ajoutés.

9. Options du menu

9.1. Edition

9.1.1. Données

Voir chapitre « Ecran principal »

9.1.2. Données incomplètes

L’utilisateur y retrouve la liste des données incomplètes pour lesquelles il est responsable d’au moins un bloc d’informations.

Remarque : Ces données incomplètes sont répertoriées durant l’exportation. Il faut donc réaliser l‘exportation de la période désirée, quitte à l’annuler par la suite, pour générer cette liste.

Liste des données incomplètes. Les pourcentages indiqués sont les pourcentages de champs non remplis (1

er pourcentage mentionné) et d’inconnus (2d pourcentage mentionné).

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L’édition de ces champs libres est quelque peu différente de l’édition normale. Ne sont repris ici que les écrans dont la personne est responsable.

Une croix rouge indiqe les écrans où manquent des données.

9.1.3. Choix dossier

Cette option est surtout utile lorsque l'utilisateur a accès à plusieurs dossiers. Il peut à tout moment changer de dossier de travail via cette option. Seuls les dossiers auxquels l’utilisateur a accès apparaissent dans la liste, et ce, même si ceux-ci ne sont pas encore activés. Dans ce cas, ils sont repris dans la liste mais ne sont pas sélectionnables.

L’utilisateur a accès à deux dossiers. Cependant, il ne peut travailler que dans le dossier « Test 1 » car le dossier « Test 2 » n’est pas activé.

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9.2. Administration

9.2.1. Gestion des utilisateurs

Les « Gestionnaires de dossier » peuvent définir les droits d’accès. Cette gestion des utilisateurs est accessible dans le menu « Administration – Gestion utilisateurs ». Cette gestion se fait par groupe d’utilisateurs :

• On indique qui fait partie du groupe. Seuls les utilisateurs ayant accès au dossier sont repris. Il faut préalablement donner l’accès au dossier à l’utilisateur avant de pouvoir spécifier ses droits.

• On précise à quels écrans ont accès les membres du groupe. Par écran, on indique si le groupe a accès en mode consultation ou en mode modification.

• On précise également à quelles unités de vie ont accès les membres du groupe. Par unité de vie, on indique si le groupe a accès en mode consultation ou en mode modification.

Rien n’empêche le gestionnaire de créer un groupe par utilisateur afin d’avoir des droits très précis par utilisateur. Il n’y a pas possibilité d’assigner plusieurs utilisateurs ou plusieurs écrans ou plusieurs unités de vie en une seule opération. Impact des droits d’accès sur l’Arborescence Le crayon permettant l’édition d’une donnée n’apparaît que si l’utilisateur a au moins accès à l’un des écrans en mode consultation. Si l’utilisateur n’a accès à aucun écran, ne fusse qu’en consultation, le crayon n’est pas affiché. Impact des droits d’accès sur les Ecrans d’encodage Seuls les écrans auxquels l’utilisateur a accès sont repris dans les onglets. Si l’utilisateur n’a accès qu’en consultation à un écran, les données de l’écran ne sont pas modifiables et les boutons Annuler et Sauvegarder ne sont pas affichés. Remarque : Les Gestionnaires ont un accès total aux données en consultation et modification.

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Le groupe utilisateur « Groupe 1 » ne contient qu’un seul utilisateur « jpe ». Les membres de ce groupe ont accès en mode modification à l’unité de vie 1. Cependant, ils n’ont accès qu’à deux écrans. Ils ont accès à l’écran « BLOC 1 : IDENTIFICATION» en mode consultation et à l’écran « BLOC 2 : DONNEES SOCIODEMOGRAPHIQUES » en mode modification.

9.2.2. Gestion des dossiers

Création et Activation En ce qui concerne l’ajout d’un nouveau Dossier et son activation, je vous invite à prendre connaissance du chapitre « Création du dossier de votre institution » du guide de démarrage. Définition des permissions Il y a deux niveaux d’accès prévus pour les dossiers :

• Accès normal. L’accès normal permet à l’utilisateur de se connecter au dossier (repris dans la liste des dossiers disponibles).

Sans droits supplémentaires, il ne pourra rien faire dans ce dossier. Un gestionnaire de dossier doit encore lui paramétrer ses droits d’accès aux écrans et aux unités de vie. Voir chapitre « Gestion des utilisateurs ».

• Accès en tant qu’Administrateur dossier (Gestionnaire dossier). La personne a un accès complet en consultation et modification aux données sans qu’il ne soit nécessaire de lui attribuer des droits supplémentaires pour les écrans et les unités de vie.

En tant qu’administrateur, il a également accès aux tâches d’administration du dossier telles que donner l’accès au dossier, activer le dossier, la gestion des utilisateurs, les exportations, le chargement des blocs d’information ou des fiches de gestion, le déchargement, la conversion, etc.

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Ce mode d’accès est automatiquement attribué aux Gestionnaires de l’application ainsi qu’à l’utilisateur ayant créé le dossier.

En tant que Gestionnaire du dossier, vous pouvez spécifier les accès au dossier. Un symbole « = = > » apparaît à côté du dossier dans la colonne « Permissions » lorsque vous êtes administrateur du dossier. Un simple clic sur ce symbole vous permet de spécifier les droits d’accès au dossier. Il est à noter qu’il est normal que l’utilisateur lui-même n’apparaisse pas dans la liste. Il ne peut donc pas se retirer lui-même ses droits d’administrateur.

L’utilisateur est administrateur du dossier « Test ».

Le gestionnaire dossier visualise les droits d’accès au dossier « Test ». Il peut refuser ou autoriser l’accès au dossier, mais également désigner d’autres Administrateurs dossier. Pour l’instant, un seul utilisateur a été créé dans le système et il est autorisé à accéder au dossier.

9.2.3. Export

Exportation CSV Cette option permet de décharger les données du dossier en cours dans des fichiers .CSV (comma separated values). Ces fichiers peuvent ensuite être réutilisés par d’autres applications telles que SimStat. Contrairement à l’application DOS, il n’est plus nécessaire de spécifier les fichiers désirés, ni les filtres. Aucune information complémentaire n’est demandée à l’utilisateur. Une fenêtre s’ouvre au moment où l’exportation est démarrée informant l’utilisateur de l’avancement.

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Vous trouverez les fichiers générés dans le répertoires c:\atoum\csv\ du serveur. Exportation vers le SPF L’exportation n’est possible qu’après avoir créé la période d’exportation. La seule indication à donner est la période à exporter. La liste des périodes proposée reprend toutes les périodes qui ont été définies. Le système n’autorise l’exportation que lorsqu’il n’y a pas d’autre exportation en cours. Une exportation en cours est une exportation qui n’a été ni confirmée, ni annulée. Il n’est pas possible de choisir le répertoire de destination. Les exportations se font toujours dans le répertoire c:\atoum\export sur le serveur.

Remarque importante : Ces fichiers sont générés sur le serveur. A moins que votre machine ne soit le serveur, vous ne trouverez pas ces fichiers sur votre disque.

Fichiers générés :

• Fichier de données. La structure de ce fichier est identique à celle de l’ancienne application (par exemple 71669301.991).

• Fichier de statistiques. Le fichier « ficstat.out » a été renommé dans cette version. Le nouveau nom de ce fichier est maintenant le nom du fichier de données suivi du suffixe « .out » (par exemple 71669301.991.out). Ceci permet de conserver les fichiers statistiques de toutes les périodes exportées.

• Un fichier XML est également généré mais n’est d’aucune utilité pour vous. Il ne s’agit que d’un fichier intermédiaire nécessaire pour le système.

• Fichier ZIP. Outre les 3 fichiers cités ci-dessus, le système génère un fichier supplémentaire. Ce fichier « .zip » contient les fichiers de données et de statistiques compressés. Comme ces données se compressent très bien, la taille de ce fichier ZIP est toujours très modeste. Il n’est pas protégé, vous avez donc la possibilité de voir son contenu. Le nom de ce fichier ZIP est le nom du fichier de données suivi du suffixe « .zip » (par exemple 71669301.991.zip).

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Que faut-il envoyer au SPF ? Le fichier à envoyer est maintenant le fichier ZIP. Vu sa taille réduite, il tient toujours sur une disquette. Si, exceptionnellement, ce n’était pas le cas, vous devriez l’envoyer sur CD-ROM. Qualité d’encodage : Les pourcentages relatifs à la qualité de l’encodage ne sont plus affichés à l’écran en fin d’exportation. Pour en prendre connaissance, vous devrez éditer le fichier « .out » contenant ces statistiques (par exemple 71669301.991.out).

Exportation de la période 2004/2.

Les données sont en cours d’exportation.

L’exportation est terminée.

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Validation exportation Si l’exportation est considérée comme valable, vous pouvez la confirmer. Dans ce cas, si cette période est réexportée par la suite, le numéro de suite sera incrémenté automatiquement. Comme on ne peut avoir qu’une seule exportation en cours, il n’est pas nécessaire d’indiquer la période au système. La confirmation concerne toujours la dernière exportation réalisée. Annulation exportation Si l’exportation n’est pas considérée comme valable, vous devez l’annuler en vue d’effectuer les corrections nécessaires à vos données. Dans ce cas, la prochaine exportation de cette période gardera le même numéro de suite. Comme on ne peut avoir qu’une seule exportation en cours, il n’est pas nécessaire d’indiquer la période au système. L’annulation concerne toujours la dernière exportation réalisée. Vous pouvez à tout moment vérifier l’état d’une période d’exportation en éditant cette période d’exportation via l’arborescence.

Etat de la période d’exportation

9.2.4. Chargement - Déchargement

Ces outils ont gardé une compatibilité totale avec les fichiers à charger de l’ancienne application. Vous ne devrez donc rien adapter à vos programmes générant ces fichiers car ces fichiers ont gardé la même structure. Les supports informatiques ayant évolué, les disquettes sont maintenant devenues un support démodé. De ce fait, il n’est plus prévu de pouvoir charger des données réparties dans plusieurs fichiers (plusieurs disquettes). Le numéro de séquence renseigné dans la dénomination des fichiers n’est plus utilisé. Chargement Les options de chargement sont nettement améliorées car elles génèrent des fichiers indiquant très précisément les erreurs constatées, enregistrement par enregistrement. Les tests réalisés sont maintenant strictement identiques aux tests réalisés lors de l’encodage interactif. Il en va de même des messages d’erreurs.

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Ces changements devraient grandement faciliter la localisation d’erreurs dans les fichiers à charger. Grâce à cette amélioration, le fichier « MR_OUT » n’est plus nécessaire et n’est donc plus généré. Pour effectuer un chargement, l’utilisateur doit indiquer le type de fichier (Fiche de gestion, Blocs d’informations) ainsi que le fichier à charger. Les fichiers générés se trouvent dans le répertoire c:\atoum\logs. Fiches de gestion Pour les institutions qui utilisent leur propre application et qui désirent utiliser cette fonctionnalité, se référer au document de l’ancienne application DOS. Blocs d’information Pour les institutions qui utilisent leur propre application et qui désirent utiliser cette fonctionnalité, se référer au document de l’ancienne application DOS. Déchargement Cet outil n’étant pas (plus) utilisé, il a été allégé. Contrairement à l’ancienne application, cet outil décharge maintenant l’entièreté des données du dossier. Il n’existe plus de possibilité de filtrer les données à décharger. De plus, les données déchargées ne sont plus bloquées dans l’interface d’encodage. Seul le fichier destiné à recevoir les données déchargées doit être spécifié. Pour les institutions qui utilisent leur propre application et qui désirent utiliser cette fonctionnalité, se référer au document de l’ancienne application DOS.

9.3. R.P.M.

9.3.1. Conversion

Voir « Guide de démarrage ».

9.3.2. Sorties intermédiaires incomplètes

Remarque : si ce n’est déjà fait, veuillez lire le chapitre consacré aux « Fonctions Spéciales » car on y fait référence. Cette liste reprend toutes les sorties intermédiaires sans réadmission alors que le nombre de jours prévus pour la sortie est écoulé. On tient également compte d’un retard d’encodage de 7 jours. On accède à cette option via le menu « RPM ». Lorsque cette option est sollicitée, la liste des sorties intermédiaires concernées est affichée. Il suffit de demander l’affichage de la sortie intermédiaire que l’on veut vérifier. L’utilisateur peut alors soit

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introduire la date de réadmission si ce n’était qu’un oubli d’encodage, soit convertir la sortie intermédiaire en sortie médicale via la fonction prévue à cet effet. La liste se met immédiatement à jour en fonction des changements apportés.

Liste des sorties intermédiaires incomplètes. Via l’icône d’édition, l’utilisateur peut immédiatement corriger les données ou encore transformer la sortie intermédiaire en sortie médicale.

9.3.3. Mouvements de plus de 183 jours

Remarque : si ce n’est déjà fait, veuillez lire le chapitre consacré aux « Fonctions Spéciales » car on y fait référence. Sont repris dans cette liste tous les mouvements dont la durée dépasse 183 jours. On tient également compte d’un retard d’encodage de 7 jours. Cette option, accessible dans le menu « RPM », fournit la liste des mouvements concernés. Il suffit de demander l’affichage du mouvement voulu et, via la fonction prévue à cet effet, créer automatiquement un nouveau mouvement de type « Fin de période de 183 jours aux mêmes service et unité de vie ». Dès qu’une anomalie est corrigée, le mouvement est immédiatement effacé de la liste. Veuillez tout de même noter qu’il se peut que le nouveau mouvement ainsi créé soit lui-même en anomalie, auquel cas, il apparaît à son tour dans la liste.

Résultat de la liste des mouvements de plus de 183 jours. En demandant l’édition du mouvement, l’utilisateur pourra créer automatiquement un nouveau mouvement « Fin de période de 183 jours aux mêmes service et unité de vie ».

9.3.4. Manuel R.P.M.

Cette option permet la consultation du manuel R.P.M. Pour être sûr de consulter de la dernière version de ce manuel, il est néanmoins conseillé de le consulter sur le site officiel du RPM.

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9.4. Outils

9.4.1. Données utilisateur

L’utilisateur peut, via cette option, modifier ses données personnelles telles que son nom, son mot de passe, son adresse email ou encore son régime linguistique. Si l’utisateur est administrateur, il peut accéder aux données de tous les utilisateurs. Il peut ainsi assigner un nouveau mot de passe à un utilisateur en cas d’oubli.

9.4.2. Options utilisateur

Ces options sont accessibles via l’option « Extra – Options utilisateurs ». Comme le nom l’indique, ces options sont propres à l’utilisateur et au dossier. Elles permettent, entre autre, de réaliser un encodage plus rapide pour les personnes qui font de l’encodage de masse. Les changements apportésà ces options ne sont pas définitifs et peuvent être adaptés à tout moment. Comme l’écran d’introduction de ces options utilise aussi le moteur d’affichage, on visualise immédiatement l’effet des changements apportés aux options lors de la sauvegarde.

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Onglets

Cette option change radicalement la façon d’encoder. Il est conseillé d’essayer les deux modes pour voir celui qui vous convient le mieux. C’est de loin l’option la plus utile. Oui Mode par défaut. Chaque écran d’encodage représente un onglet. L’interface est plus claire (car moins chargée) mais demande plus de manipulations. L’utilisateur doit donc réaliser l’encodage onglet par onglet en les sauvant au fur et à mesure. Notez au passage que le système passe automatiquement à l’onglet suivant lors de la sauvegarde. En cas de contrôle inter champs situés sur des écrans différents, la correction peut s’avérer plus compliquée.

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En cas de problème, on ne perd que l’encodage de l’onglet en cours.

Non Le système d’onglets disparaît. Tous les blocs de champs sont placés les uns en dessous des autres rendant l’encodage plus rapide. L’encodage se fait d’une seule traite avec une seule sauvegarde. En cas de problèmes, on perd toutes les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. Il s’agit d’un avantage certain si l’on travaille avec une connexion lente ou un serveur lent car ce mode ne demande plus aucune communication entre le serveur et le client entre le moment où la page est affichée et le moment où l’utilisateur demande la sauvegarde de ses données. C’est aussi beaucoup plus pratique pour les personnes réalisant des encodages de masse.

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Feuille de styles

Une feuille de styles est un document annexe permettant de définir le « Look and Feel » d’une application web. On y trouve, entre autre, la définition des couleurs ou des polices de caractères. Chacun ayant ses propres goûts, il n’est pas facile de proposer une solution qui plaise à tout le monde. C’est pourquoi, il est possible de spécifier la feuille de style de son choix.

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Par ailleurs, comme ce choix n’est d’application que pour le dossier en cours, il est possible d’assigner une feuille de styles différente par dossier. C’est particulièrement pratique lorsqu’on travaille dans plusieurs dossiers simultanément afin d’identifier les dossiers très rapidement.

Pour l’instant il n’y a que deux feuilles de styles disponibles. Si le besoin (ou la demande) se fait sentir, il est possible d’en ajouter d’autres ultérieurement.

Listes de possibilités

Oui Mode par défaut. Les listes de possibilités sont actives.

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Non Les listes déroulantes sont remplacées par des zones de type « picker » permettant la saisie directe de la valeur. En cas de doute, l’utilisateur peut toujours utiliser le picker pour obtenir la liste complète des possibilités.

Boutons d’options

Oui Mode par défaut. Les boutons d’options sont actifs.

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Non Les boutons radio sont remplacés par des listes (qui peuvent à leur tour être remplaçées par des zones de type « picker »).

9.4.3. Backup dossier

Il ne s’agit pas d’un backup à proprement parler. Cette option va générer un script SQL permettant de recharger ultérieurement les données du dossier dans une autre

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base de données. Par exemple, lorsqu’on veut utiliser un autre gestionnaire de bases de données que MS-Acces alors que l’on avait déjà commencé l’encodage. Veuillez également noter que cette option ne concerne qu’un seul dossier. Si vous avez plusieurs dossiers, vous devrez exécuter cette option pour chacun d’entre eux.

9.4.4. SQL

Ces options ne doivent être utilisées que sur demande explicite. Elles serviront principalement en cas de problèmes pour localiser et/ou corriger le problème. L’une permet l’exécution d’un script SQL, l’autre l’exécution d’une commande SQL d’interrogation de la base de données. Outre le script ou la commande SQL, vous devrez choisir la base de données dans laquelle le script ou la commande doit être exécuté.

Il est fortement déconseillé d’utiliser ces options en dehors de ce contexte de support car elles peuvent être très dangereuses pour l’intégrité de vos données.

9.5. Aide

9.5.1. Licences

Récapitulatif des composants de l’application.

9.5.2. Configuration

Cette option est particulièrement intéressante en cas de communication avec les personnes du support car elle génère automatiquement une liste qui reprend les informations les plus importantes à communiquer.

9.5.3. Démarrage

Consultation du « Guide de démarrage ». Ce guide de démarrage est le complément du manuel utilisateur.

9.5.4. Manuel Utilisateur

Consultation du manuel utilisateur que vous êtes en train de lire.

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10. Copies de sauvegarde du Système (backup)

Vos données sont précieuses et nul n’est à l’abri d’un problème entraînant la perte de ses données. C’est pourquoi, il est primordial d’en prendre régulièrement des copies de sauvegarde.

Toutes les données sont centralisées et stockées dans des bases de données. Vous trouverez ces bases de données dans le répertoire c:\atoum\databases. Pour prendre une copie de sauvegarde de vos données, il vous suffit donc de prendre une copie des fichiers présents dans ce répertoire. Si par malheur vous deviez rencontrer un problème, il vous suffirait de réinstaller l’application et de remplacer les fichiers du répertoire c:\atoum\databases par vos fichiers de sauvegarde. Remarque : Ces opérations doivent être réalisées quand le serveur est arrêté.

11. Paramétrages possibles Le fichier « application.properties » (se trouvant normalement dans "C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.x\webapps\atoum"\WEB-INF\classes " ou "C:\Program Files\ Apache Group\Tomcat 4.x\webapps\atoum\WEB-INF\classes ) permet de personnaliser certaines choses telles que :

- mailer.server : l'adresse de votre serveur permettant d'envoyer des mails. - mailer.from : l'adresse email utilisée pour envoyer les mails. Particulièrement

utile si vous désirez que l'utilisateur puisse faire un "Reply". - max.inactive.interval : time out des sessions en secondes. Temps de validité

des sessions non utilisées. Après le laps de temps indiqué, le serveur détruira la session et l'utilisateur ne pourra plus reprendre son travail en cours. Il sera obligé de repasser pas l'écran d'identification.

- treeview.nb_page_nodes : nombre d’informations à afficher par page dans l’arborescence. Si toutes les informations ne sont pas affichées, le système affichera des boutons "Précédents" et "Suivants" permettant la navigation.

- temp.directory : répertoire où générer les fichiers temporaires - https.required : permet de forcer l’utilisation du protocole HTTPS. - login.picture : image à afficher sur l’écran d’identification. - login.number_bad_passwords_accepted : nombre de tentatives d’identification

infructueuses autorisées Attention, ces paramétrages concernent tous les utilisateurs et nécessitent un redémarrage du serveur pour être pris en compte.

12. En cas de problèmes

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Les documents PDF ne s’affichent pas. Vous n’avez probablement pas de visualisateur de documents PDF installé. Si tel est le cas, vous pouvez installer Abobe Acrobat Reader qui est un produit gratuit. Il est déchargable depuis le site d’Adobe (http://www.adobe.com). Le menu n’est pas affiché Si vous ne voyez pas les menus, veuillez configurer votre browser afin qu’il autorise l’exécution de code Javascript. Une erreur s’est produite Lorsque vous signalez une erreur aux personnes du support, il est primordial de pouvoir leur donner le plus d’informations possible :

• Le contexte dans lequel l’erreur s’est produite.

• L’erreur rencontrée. Les erreurs sont sauvegardées dans le fichier « C:\atoum\logs\atoum.log ». Pensez donc à fournir ce fichier.

• Les fichiers du serveur Apache Tomcat se trouvant dans le répèrtoire « C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.0\logs » (ou éventuellement dans le répèrtoire « C:\Program Files\Apache Group\Tomcat 4.1\logs »).

• La configuration de votre système. Si vous n’êtes pas au courant des spécificités techniques de votre système, la page récapitulative de l’option « Aide – Configuration » vous fournira ces informations.

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13. Informations techniques

13.1. Les bases de données

13.1.1. Les « Types » de bases de données

La base de données « Paramètres » : Contient tous les paramétrages liés aux applications : définition des champs, des écrans, des listes des codes possibles, des valeurs autorisées, des contrôles à réaliser ... . Il n’existe qu’une seule base de données de ce type. Cette base de données est connue dans Atoum sous la référence "db_param".

La base de données « Système » : Contient la liste des utilisateurs, des dossiers, ainsi que les affectations des bases de données aux dossiers. Il n'existe qu'une seule base de données de ce type. Cette base de données est connue dans Atoum sous la référence "db_system".

La(es) base(s) de données « Encodage » : Contien(nen)t toutes les données des dossiers, c'est-à-dire l’ensemble des données introduites par les institutions. On peut avoir autant de bases de données de ce type que l'on veut. Seules les base de données de ce type peuvent être utilisées par le Gestionnaire de l'Application pour stocker les données des dossiers. Deux bases de données de ce type sont disponibles immédiatement dans Atoum sous les références "db_data" et "db_data_fixed". Toute base de données portant une autre référence que les références des types précités ("db_param" et "db_system" ) sera considérée comme étant de ce type.

13.1.2. Structures des bases de données d’encodage

Les bases de données d’encodage peuvent avoir deux structures différentes : dynamique ou fixe. On peut utiliser simultanément des bases de données ayant des structures différentes.

Cependant rien n’est prévu pour changer de structure une fois que le dossier est créé. C’est donc un choix définitif. Si vous hésitez, veuillez prendre contact avec votre coordinateur afin qu’il vous aide à faire le bon choix.

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Structure dynamique

La structure dynamique a été pensée afin d’éliminer toute intervention technique en cas de changement dans l’outils d’enregistrement. L’ajout d’un champ, la modification d’écran, ou tout autre changement dans l’organisation de l’outil d’enregistrement n’a aucun impact sur la structure de la base de données. La base de données a été conçue comme une sorte de « fourre-tout ». Cette polyvalence extraordinaire a malheureusement dû se faire au détriment des performances et de la consommation en espace disque. Chaque champ est stocké dans un enregistrement qui lui est propre et la taille qui lui est réservée est fixe. Dans cette structure, le nombre d’enregistrements est nettement plus élevé et la place réservée pour le stockage d’un champ nettement plus importante. Exemple : fiche d’indentification d’un patient IP01 : Numéro ID patient IP02 : Nom et prénom IP03 : Date de naissance IP04 : Sexe Structure de la table : CREATE TABLE d_ip (

ins_id VARCHAR(5) NOT NULL,

rec_id INT NOT NULL,

fld_id VARCHAR(10) NOT NULL,

fld_value VARCHAR(50) NOT NULL,

PRIMARY KEY ( ins_id,rec_id,fld_id ) );

Visualisation des enregistrements de la table :

Ins_id Rec_id Fld_id Fld_value

INS01 001 IP01 1234567

INS01 001 IP02 Dupond Charles

INS01 001 IP03 19501225

INS01 001 IP04 1

Avantage(s)

• Aucune intervention technique en cas de changement (confort et risque limité)

• Champs libres permis sur n’importe quel écran Inconvénient(s)

• Nombre plus important d’enregistrements

• Espace gaspillé pour le stockage de petits champs

• Impact négatif sur les performances

• Structure non exploitable pour l’analyse et/ou récupération de données par des outils externes

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Cette structure est à conseiller pour les petites institutions vu la quantité plus restreinte de données et la possibilité de dossiers plus complets grâce aux champs libres.

Une base de données ayant cette structure est disponible immédiatement sous la référence « atoum_data ».

Structure fixe

Utilisation d’une structure conventionnelle. Tous les champs liés à une entité sont repris dans le même enregistrement. La place réservée pour un champ est la place réellement nécessaire pour ce champ. Exemple : fiche d’identification d’un patient IP01 : Numéro ID patient IP02 : Nom et prénom IP03 : Date de naissance IP04 : Sexe Structure de la table : CREATE TABLE d_ip (

ins_id VARCHAR(5) NOT NULL,

rec_id INT NOT NULL,

ip01 VARCHAR(13) NOT NULL,




PRIMARY KEY ( ins_id,rec_id) );

Visualisation des enregistrements de la table : Ins_id Rec_id Ip01 Ip02 Ip03 Ip04 INS01 001 1234567 Dupond Charles 19501225 1 Avantage(s)

• Meilleures performances

• Réduction significative du nombre d’enregistrements.

• Réduction significative de la place à assigner aux champs (réservation de la place réellement nécessaire).

• Structure exploitable directement pour l’analyse et/ou récupération de données par des outils externes.

Inconvénient(s)

• Intervention nécessaire au niveau de la base de données en cas de changements de l’outil d’enregistrement. Ces interventions peuvent bien entendus être exécutées automatiquement mais il n’en reste pas moins vrai que cela représente toujours un risque.

• Champs libres permis uniquement sur l’écran prévu à cet effet

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Cette structure est adaptée aux moyennes et grosses institutions vu la quantité de données à gérer et le besoin moins prononcé de données « personnalisables ».

Une base de données ayant cette structure est disponible immédiatement sous la référence « atoum_data_fixed ».

13.1.3. Gestionnaire de base de données par défaut

Par défaut, l'application utilise des fichiers MS-Access. Ce choix provient du fait que ce type de fichiers est immédiatement utilisable dans Windows, et ce, même dans les versions les plus anciennes. Ce choix n’implique absolument pas qu’il faut le produit MS-Access complet sur le serveur, seuls les drivers ODBC sont nécessaires. Cette solution est de plus gratuite, et ne nécessite aucun achat supplémentaire de la part de l’Institution, ni de configuration particulière.

13.1.4. Système « ouvert »

L'application a été conçue pour être la plus « ouverte » possible quant aux choix technologiques. Par conséquent, le choix du gestionnaire de base de données est offert aux Institutions. MS-Access convient parfaitement aux petites institutions mais risque de montrer ses limites dans les Institutions de tailles plus conséquentes. Atoum n’utilise que des commandes SQL très basiques, sans la moindre particularité liée à l’un ou l’autre gestionnaire de base de données. C’est la raison pour laquelle il est possible d’utiliser différents gestionnaires de bases de données. Les gestionnaires de base de données actuellement reconnus sont AB-MySQL, Oracle, MS-SQLServer, SYBASE SQLAnywhere. Il est probable que d’autres fonctionnent correctement mais ils n’ont pas été testés et vous ne disposez pas dans ce cas des scripts de création des tables.

13.1.5. Limites

Il faut bien entendu que les noms des tables, les noms des champs, les types de champs utilisés par Atoum soient reconnus par le gestionnaire de bases de données envisagé. Les problèmes les plus fréquents seront liés aux « mots réservés » du gestionnaire de bases de données.

13.1.6. Driver JDBC

Un driver JDBC est un composant nécessaire à l’application pour se connecter aux bases de données. Des drivers JDBC existent pour la plupart des bases de données du marché et peuvent être obtenus auprès des éditeurs de bases de données ou de sociétés commerciales proposant des solutions alternatives.

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Le driver JDBC utilisé par défaut est une passerelle permettant d’utiliser les drivers ODBC déjà présents dans votre configuration Windows, particulièrement celui permettant d’accéder aux bases de données MS-Access. Ce driver est gratuit et livré avec l’application. Les drivers plus spécialisés ne sont pas livrés avec l'application. L’institution devra obtenir les drivers par ses propres moyens.

13.1.7. Support

Vous comprendrez aisément que nous ne pouvons fournir qu'un support très limité dans ces conditions, tant les configurations possibles sont nombreuses. Nous vous aiderons néanmoins, dans la mesure du possible, à établir la connexion entre votre base de données et Atoum. Par contre, nous ne donnerons pas d’explications sur la marche à suivre pour créer une base de données, gérer les droits d’accès, etc.. Cela ne rentre pas dans notre rôle, ni dans nos compétences. Ne vous lancez donc pas dans cette aventure si vous n’avez pas de connaissances pratiques dans le gestionnaire de bases de données choisi.

13.1.8. Recommandations

Les bases "db_param" et "db_system" étant très petites, l'utilisation de bases de données MS-Access n'est pas un réel problème. Par contre, les bases de données destinées à recevoir les données des dossiers sont quant à elles beaucoup plus importantes en taille. C'est principalement ce type de bases de données que l'on peut envisager de porter sur un autre système en vue d’améliorer les performances. Vous pouvez bien sûr utiliser des gestionnaires de bases de données différents pour les différentes bases de données.

13.1.9. Initialisation des bases de données

Il est possible, durant la phase d’installation d’Atoum, d'installer les scripts SQL servant à créer les différentes tables. Vous retrouverez, dans ce cas, tous les scripts dans le répertoire « c:\atoum\sql ». La structure des noms de ces scripts est la suivante : GestionnaireDeBasesDeDonnées_TypeDeBaseDeDonnées.sql [access|sqlserver|oracle|sybase|mysql]_[atoum_param|atoum_data| atoum_data_fixed|db_system].sql Ces scripts vous permettront de créer les bases de données des trois types : db_param (atoum_param), db_data(atoum_data), db_system) dans les différents systèmes(access, sqlserver, oracle, sybase, mysql). Par exemple : Pour créer les tables dans une base de données MS-SQLServer pour une base de données destinée à contenir les données d’encodages, le fichier à utiliser sera « sqlserver_ atoum_data.sql ».

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13.1.10. Récupération des données

Pour récupérer des données d’une autre base de données, il vous suffit d'utiliser l'option pour le backup des données du dossier en question et d’exécuter le script ainsi obtenu dans votre nouvelle base de données. Vous avez donc la possibilité de changer de gestionnaire de bases de données à tout moment. Rien ne vous empêche donc de commencer avec MS-Access et de migrer par la suite vers un autre gestionnaire de bases de données.

13.1.11. Configuration des bases de données

Les définitions des bases de données sont stockées dans le fichier « C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.0\webapps\atoum\WEB-INF\struts-config.xml »

Ce fichier est très important et très sensible. Veuillez en prendre une copie de sauvegarde avant toute intervention. Veuillez également en prendre une copie de sauvegarde lorsque vous obtenez un système opérationnel car il sera écrasé lors de chaque mise à jour d’Atoum. Vous devrez donc réinsérer vos propres bases de données. Pour ajouter une base de données, il suffit d’ajouter un bloc de ce type. L’ordre des informations dans ce fichier est très important. Veillez donc à ne pas insérer votre nouveau bloc n’importe où. Insérez-le à la suite des blocs de ce type déjà présents. Il est nécessaire de redémarrer le serveur (Tomcat) pour que les changements soient pris en compte.

Par base de données, on trouve un bloc similaire à celui ci-dessous : <data-source key="MyData" type="be.smalsmvm.rmpg.util.DataSource">

<set-property property="driverClassName" value="sun.jdbc.odbc.JdbcOdbcDriver"/>

<set-property property="url" value="jdbc:odbc:Driver={Microsoft Access

Driver (*.mdb)};DBQ=c:/atoum/databases/atoum_data.mdb"/>

<set-property property="defaultAutoCommit" value="false"/>

<set-property property="defaultReadOnly" value="false"/>

<set-property property="maxActive" value="10"/>

<set-property property="maxIdle" value="10"/>

<set-property property="maxWait" value="0"/>

<set-property property="password" value="userpwd"/>

<set-property property="removeAbandoned" value="true"/>

<set-property property="removeAbandonedTimeout" value="3600000"/>

<set-property property="username" value="username"/>

<set-property property="key" value="MyData"/>

</data-source>

Les informations en rouges sont des informations qui dépendent de votre base de données. Veuillez ne pas apporter de modifications aux autres informations. Vous trouverez quelques exemples au début de ce fichier.

MyData :

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Il s’agit de la référence(nom) de la base de données dans Atoum. Cette référence est primordiale et est spécifiée deux fois par bloc. Voir les chapitre sur « Les Types de bases de données » pour plus d’explications sur ces références.

sun.jdbc.odbc.JdbcOdbcDriver :

Classe java du driver JDBC à utiliser. Cela dépend donc du gestionnaire de base de données à utiliser. Le fichier .jar contenant la classe JDBC doit, le cas échéant, être copié dans le sous répertoire « C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.0\webapps\atoum\WEB-INF\lib »

jdbc:odbc:Driver={Microsoft Access Driver

(*.mdb)};DBQ=c:/atoum/databases/atoum_data.mdb :

URL d'accès à la base de données. La syntaxe dépend du driver utilisé. On y retrouve généralement des notions comme le nom du serveur, le port, le nom de la base de données.

userpwd :

Le mot de passe pour accéder à la base de données

username :

L’identification pour accéder à la base de données

13.1.12. Vérification de votre configuration

L’option « Aide – Configuration » du menu reprend entre autre les principales informations relatives aux paramétrages des bases de données. Vous pourrez ainsi vérifier que les configurations vos bases de données sont bien prises en compte.

Exemple : la page sur la configuration du système affiche la base de données MyData. Lorsque vous créez un nouveau dossier, vous pouvez choisir la base de données qui va héberger les données du dossier. En plus de la base de données par défaut (db_data), vous verrez les éventuelles bases de données que vous avez ajoutées.

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p.77-

Exemple : la base de données « MyData » est bien reconnue par l'application et l’on peut y stocker des dossiers.

13.1.13. Exemples

AB-MySQL

MySQL est une base de données « Open-Source ». Veuillez consulter le site http://www.mysql.com pour plus d’informations sur le produit. Cette base de données est une alternative performante aux bases de données MS-Access. Création de la base de données :

user_guide_fr.doc

p.78-

Connexion à la base de données et création des tables nécessaires à partir des scripts SQL fournis :

Ajout du driver JDBC de MySQL aux librairies d’Atoum : Il suffit de copier le fichier "mysql-connector-java-x.x.x-stable-bin.jar" dans le répertoire « C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.0\webapps\atoum\WEB-INF\lib ».

Configuration de l’application Ajout du bloc ci-dessous dans le fichier \WEB-INF\struts-config.xml <data-source key="MyData" type="be.smalsmvm.rmpg.util.DataSource">

<set-property property="driverClassName" value="com.mysql.jdbc.Driver"/>

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<set-property property="url" value="jdbc:mysql://localhost/MyData"/>








<set-property property="username" value=""/>

<set-property property="password" value=""/>


</data-source>

MS-SQLServer

Si vous ne possédez pas de driver JDBC pour ce produit, vous pouvez utiliser le driver JTDS 100% « Open-Source ». Ce driver est téléchargeable gratuitement du site http://jtds.sourceforge.net. Une fois le fichier .zip téléchargé, veuillez extraire le fichier ‘jtds-x.x.x.jar’ (par exemple ‘jtds-1.0.2.jar’ ) et le copier dans le répertoire « C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.0\webapps\atoum\WEB-INF\lib » . Il ne reste plus qu’à ajouter le bloc adéquat au fichier « struts-config.xml » en fonction de vos paramètres (serveur, port, base de données …) : <data-source key="MyData" type="be.smalsmvm.rmpg.util.DataSource">

<set-property property="driverClassName" value="net.sourceforge.jtds.jdbc.Driver"/>

<set-property property="url" value="jdbc:jtds:sqlserver://localhost:1433/MyData"/>








<set-property property="username" value=""/>

<set-property property="password" value=""/>


</data-source>

13.1.14. Compactage et Réparation des bases de données MS-Access.

Les explications fournies dans ce chapitre ne sont valables que pour les bases de données MS-Access.

Pour pouvoir réaliser ces opérations, il est impératif que le serveur Tomcat soit arrêté car ces opérations nécessitent un accès exclusif aux bases de données. De même, les bases de données ne peuvent pas être ouvertes par d’autres applications. Ces opérations comportant toujours un risque, fusse-t-il minime, il est fortement conseillé de prendre préalablement un backup de vos données. Voir chapitre consacré à ce sujet.

ODBC Data Source Administrator

Ces opérations sont à réaliser à l’aide des utilitaires pour bases de données MS-Access qui sont fournis dans l’administration ODBC de Windows. Un raccourci vers

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cette routine d’administration ODBC a été placé dans le menu « Atoum Web Forms Engine ».

Raccourci vers l’ODBC Data Source Administrator

Si ce raccourci devait ne pas fonctionner, vous pouvez également accéder à ces utilitaires ODBC via le « Control Panel » (Panneau de Configuration). Lors de l’installation d’Atoum, une entrée ODBC a été créée pour chacune des bases de données utilisées par l’application. Vous les retrouverez dans l’onglet « System DSN ». Elles commencent toutes par le préfixe « ATOUM ». Il peut bien entendu y avoir d’autres bases de données présentent dans cet onglet.

Fenêtre principale de l’interface d’administration ODBC. Dans notre exemple, la base de données atoum_data est sélectionnée dans l’onglet « System DSN ».

Pour accéder à ces fonctions, il faut préalablement choisir la base de données en cliquant dessus. Une fois la base de données sélectionnée, on presse le bouton « Configure ». Vous aurez alors accès aux utilitaires « Repair » et « Compact » pour cette base de données.

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Si les entrées générées automatiquement ne fonctionnent pas (ou que vous utilisez plus de bases de données Atoum que les bases de données d’origine), vous pouvez très facilement ajouter de nouvelles entrées ODBC pour vos bases de données. Pour ajouter une entrée supplémentaire, il suffit de presser le bouton « Add » dans l’écran principal et de choisir le driver MS-Access adéquat dans la liste (comme ci-dessous).

Une fois le driver sélectionné, pressez le bouton « Finish ».

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Vous obtiendrez alors un écran vierge où vous devrez entrer le nom de votre choix mais également sélectionner le fichier .mdb de la base de données via le bouton « Select ».

Repair

Cette option permet de réparer une base de données. Il vous sera demandé une confirmation quant au choix de la base de données à réparer.

Cette réparation n’est pas garantie et le résultat dépend grandement de l’état dans lequel se trouve votre base de données. Cette option ne doit en aucun cas être considérée comme une alternative à la prise de backups réguliers.

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Confirmation du choix de la base de données à réparer.

Lorsque la réparation est réussie, un message en informe l’utilisateur.

Compact

Les bases de données MS-Access ont une fâcheuse tendance à « gaspiller » de la place sur votre disque dur. Cela sera notamment le cas après la récupération de vos données de l’application DOS. Cette option permet de récupérer la place inutilement utilisée. Il vous sera également demandé une confirmation quant au choix de la base de données à compacter.

mais également quant au choix de la base de données résultat. Bien que l’utilitaire propose le choix d’une autre base de données comme destination, on peut

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néanmoins laisser la même base de données, ce qui est évidement plus pratique car cela ne nécessite aucune intervention supplémentaire (outre le backup préalable qui est fortement conseillé).

Lorsque vous spécifier une base de données existante comme destination, le système vous met en garde et vous demande une confirmation.

Lorsque le compactage se déroule correctement, un message l’indique à l’utilisateur.

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14. Glossaire Application Atoum est capable de gérer en même temps plusieurs applications. Le « Résumé Psychiatrique Minimum » est une application fonctionnant sous Atoum. Base de données Les bases de données sont des fichiers informatiques où sont stockés les dossiers. Une même base de données peut contenir un ou plusieurs dossiers, d’une ou plusieurs applications. L’attribution d’une base de données à un dossier est du ressort du Gestionnaire d’application. Dossier Il s’agit d’un dossier électronique dans lequel sont stockées les données d’une Institution. Un dossier est toujours associé à une application. Plusieurs dossiers peuvent être ouverts pour la même application. Cela peut s’avérer utile pour utiliser le même serveur pour plusieurs Institutions ou encore pour utiliser un dossier dans lequel on peut faire des tests sans compromettre les données réelles. A ne pas confondre avec un dossier médical. Gestionnaire d'application Un gestionnaire d'application est une personne responsable du bon fonctionnement de l'application sur le plan technique. Il/elle s'occupe principalement de l'attribution des bases de données aux différents dossiers créés. Deux utilisateurs de ce type sont créés automatiquement : ADMINF & ADMINN, ADMINF étant francophone, ADMINN étant néerlandophone. Les gestionnaires d’application ont un accès complet à l’application. Gestionnaire de dossier Un Gestionnaire de dossier n'est pas un technicien. Il s'occupe principalement des accès à son (ses) dossier(s). Il peut également nommer d'autres Gestionnaires pour l’assister dans ses tâches. Toute personne créant un dossier en est automatiquement « Gestionnaire ». Attention, les Gestionnaires de dossier ont accès à toutes les données du dossier. Poste client Toute machine se connectant au serveur pour utiliser l’application. Serveur Machine sur laquelle l’application est installée.

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