Séminaire de présentation

22 mai 2008

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S é m i n a i r e L’Agence de

Mutualisation des Universités et des

Etablissements

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S é m i n a i r e

Quelques chiffres

L’AMUE : un Groupement d’Intérêt Public (GIP)

2 tutelles : MEN & MINEFI

157 membres adhérents dont 48 établissements d’enseignement supérieur et Grandes Ecoles

132 collaborateurs

2 implantations géographiques : Paris et Montpellier

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S é m i n a i r e

Une organisation

MISSION INTERNET ET COMMUNICATION

DÉPARTEMENTÉDITION INTEGRATION

DÉPARTEMENTSERVICES

DIRECTION

AGENCE COMPTABLE

MISSION SYSTEME

D’INFORMATIONDÉPARTEMENT DE L’ADMINISTRATION

GENERALE

SERVICE DES RESSOURCES INFORMATIQUES

SERVICE LOGISTIQUE

• Activités d’édition - d’intégration • Activités d’expertises à l’élaboration d’outils dans les établissements• Expertises fonctionnelle / technique / métier• Études techniques

accompagnement métiers :• Veille métiers• Formation / sensibilisation / expertise / capitalisation d’expérience

accompagnement produits :• Implantation / assistance / formation

Urbanisme : • cadre de cohérence• préconisations / certifications

mission CRIIL

MISSION RELATIONSAVEC LES ETABLISSMENTS

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S é m i n a i r e

Une démarche : la mutualisation

Une réponse collective plus pertinente et moins couteuse pour :enrichir les outils informatiques par la mise en commun de réflexionsfavoriser les échanges entre acteursvaloriser les réalisations innovantes capitaliser les expériences

Des domaines de mutualisation :finance, comptabilitéscolarité, formation, vie de l’étudiantressources humainespilotage recherchepatrimoine

Un comité de mutualisation

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S é m i n a i r e

Mutualiser, c’est

Un choixlibre adhésion des établissements par décision de leur conseil d'administration

Un processusun financement .. crédits mutualisés : subvention, cotisationsl’acquisition de produits et de services en bénéficiant de l’effet « nombre » : licences, RAM

Des bénéficesforce collectiveprofiter de l’expérience de la communautéêtre accompagné dans ses projetsparticiper au lancement de nouvelles orientations

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S é m i n a i r e

Un contrat

Edition, mutualisation et intégration de logiciels

NABUCO – GFC (Remplacé par SIFAC) 105 établissements

SIFAC - gestion financière et comptable 8 établissements

APOGEE – gestion des formations et de la scolarité 86 établissements

HARPEGE – gestion des personnels 89 établissements

ASTRE – gestion de la paie 78 établissements

GERICO – gestion financière et comptable des IUFM 30 établissements

ENTREPOT – entrepôt de données pour le pilotage 23 établissements

GRAAL – gestion de la recherche 11+11 établissements

Services aux établissements

Animation de réseaux et de formation

Accompagnement à l’exploitation des logiciels de gestion

Expertises, méthodologie, métiers, organisations

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S é m i n a i r e

Une organisation par métier

Des équipes expertes par domaine de gestion(Département services)

Finances

Ressources humaines

Formation et vie de l’étudiant

Pilotage et formation des équipes dirigeantes

Patrimoine

Marchés Publics

Des comités de domaine

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S é m i n a i r e

Une organisation par produit

Scolarité, Finances, RH, PayeDes équipes Produits(Département Edition / Intégration)

Des équipes accompagnement par produit(Département services)

Des marchés de TMA(Tierce Maintenance Applicative)

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S é m i n a i r e

Un programme d’actions 2008

Axe 1 : Accompagner les établissements vers des libertés et des responsabilités renforcées

Axe 2 : Appuyer la mise en place des ENT et une démarche de construction du système d’information

Axe 3 : Renouveler et enrichir l’offre logicielle

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S é m i n a i r e

1 Le contrôle de gestion et le pilotage

2 La gestion financière

3 La gestion des ressources humaines

4 La gestion de l’immobilier

5 La formation, la vie de l’étudiant

6 Le pilotage de la recherche

Les domaines d’intervention

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S é m i n a i r e

Plus de 10 années de travail en commun avec les

établissements font d’Harpège :

L’outil de GRH de l’enseignement supérieur le plus largement utilisé avec 89 établissements équipés,

L’outil de pilotage des compétences et des personnels de l’enseignement supérieur,

L’outil qui intègre les exigences statutaires et réglementaires,

Un outil évolutif, intuitif et documenté,

Un outil qui a vocation à devenir le référentiel des personnels de l’établissement.

Harmonisation de la Gestion des Personnels

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S é m i n a i r e

1- Démonstration

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S é m i n a i r e

Schéma fonctionnel

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S é m i n a i r e

Champ couvert : description de l’organisation de l’établissement, permettant l’observation de la répartition des postes et de l’affectation des personnes dans les structures définies.

Le niveau de découpage dépend de l’organisation de l’établissement et des choix en matière de pilotage.

Saisie des structures et de leurs liens, Saisie des implantations et des adresses,Saisie des locaux et leurs liens avec les structures,Saisie des liens entre les agents et les locaux.

Domaine structures

S é m i n a i r e

UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX

Établissement

Composante UFR A Composante

IUT

Structure labo b1

Structuredépart. a1

Structure labo b2

Structure labo a1

niveau 1

niveau 2

niveau 3

niveau 4

Service du personnel

Composante UFR B

Servicescentraux

Structures : exemple

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S é m i n a i r e

Structures : impact

STRUCTURES

(Hébergés) Structure de travail (et local)

Structure d’attribution (B. État)

Structure de localisation

Structure d’affectation (et local)

Individu

Poste

Emploi

Agent

Occupation /Affectation

Structure (RNE) de délégation d’emploi

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S é m i n a i r e

Champ couvert : les informations de base à connaître sur tout individu qui intervient dans l’établissement à quelque titre que ce soit

Informations d’état civil

Coordonnées

Téléphones professionnels, mail

Diplômes

Domaine individu

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S é m i n a i r e

Domaine individu

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S é m i n a i r e

Champ couvert : les informations de base nécessaires à la gestion des fonctionnaires et des contractuels

NUMEN pour les fonctionnaires,

Situation familiale,

Situation militaire,

Enfants à charges et droits,

Données bancaires,

Données INSEE

Autorisation de travail

Domaine agent

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S é m i n a i r e

Domaine agent

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S é m i n a i r e

Champ couvert : historique des situations statutaires des fonctionnaires ou assimilés, permettant notamment de déterminer les bases de leur rémunération, les droits à congés et à avancement ...

Enregistrement de la carrière (corps, grades et échelons successifs)Passé hors Education NationaleNBI, notation Gestion des changements d’échelon et de chevronEdition des arrêtés de recrutement et d’avancement (si gestion déconcentrée)

Domaine carrière

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S é m i n a i r e

Domaine carrière

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S é m i n a i r e

Champ couvert : historique des positions statutaires des fonctionnaires

Enregistrement des positions statutaires et des établissements d’affectation des fonctionnaires

Enregistrement des départs

Domaine position

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S é m i n a i r e

Domaine position

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S é m i n a i r e

Champ couvert : toutes les informations liées au contrat des non-titulaires, qui déterminent leurs conditions de présence dans l’établissement et leur rémunération.

Saisie des contrats et des avenants

Edition de certains contrats

Ces informations sont gérées suivant une typologie des contrats en vigueur.

Domaine contrat

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S é m i n a i r e

Domaine contrat

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S é m i n a i r e

Champ couvert : toutes les informations sur les moyens de l’établissement

Enregistrement des mesures de délégation

Gestion des postes sur budget Etat

Gestion des postes sur budget propre Budget propre de l’établissement Dotation établissement (ex chapitre 31-96)

Gestion des postes sur rompus

Domaine emplois/postes

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S é m i n a i r e

Harpège permet de gérer les délégations dans les formats :

‘Chapitre-Article’ pour les délégations d’emploi antérieures à la mise en œuvre de la LOLF

‘Programme-Titre’ pour les délégations d’emploi au format LOLF

Domaine emplois/postes

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S é m i n a i r e

Domaine emplois/postes

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S é m i n a i r e

Champ couvert : lien sur une période donnée entre les agents et les postes, et liens entre l’occupation d’un poste par un agent et les structures de l’établissement.

Saisie des occupations/affectations Affectation avec occupation Affectation sans occupation

Saisie des affectations principales

Saisie de affectation recherche

Domaine occupation/affectation

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S é m i n a i r e

Domaine occupation/affectation

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S é m i n a i r e

Domaine occupation/affectation

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S é m i n a i r e

Champ couvert :

La plupart des congés : Congés sécurité sociale, Congés spécifiques (stagiaires, non titulaires), Autres congés ...

Remarque : tous les congés ne sont pas gérés

Les modalités de service

Production de certains arrêtés de congés et de modalités de service (gestion déconcentrée)

Domaine absences,congés, modalités de service

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S é m i n a i r e

Domaine absences,congés, modalités de service

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S é m i n a i r e

Domaine absences,congés, modalités de service

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S é m i n a i r e

Champ couvert : Production des listes électorales par collège, par composante élective ou par bureau de vote pour 13 types d’instance :

Nationales

Locales

Professionnelles

Ou propres à l’établissement

Domaine listes électorales

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S é m i n a i r e

Domaine listes électorales

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S é m i n a i r e

Domaine listes électorales

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S é m i n a i r e

Champ couvert : gestion des campagnes de promouvabilité. Permet de prendre en charge deux aspects :

Les aspect organisationnels : aide à la gestion de la procédure pour la partie propre à l’établissement (la procédure étape par étape ; la répartition des rôles ; le phasage de chacune des étapes dans un calendrier)

Lesaspects fonctionnels : aide à la constitution des listes de promouvables dans le respect des critères de promouvabilité, au calcul des anciennetés ; édition des listes, du dossier agent, etc...

Domaine promouvabilités

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S é m i n a i r e

Un domaine transversal pour décrire :Les activités des agents au travers de :

fiches d'activité (domaine Individu)

destination des activités (domaine Individu)

Les besoins de l’établissement au travers de :

fiches de poste (domaine Poste)

Les responsabilités structurelles (domaine Structures)

Les fonctions électives et nominatives (domaine Fonctions électives et nominatives)

Le paramétrage et la nomenclature des fonctions (domaine Nomenclature).

Domaine fonctions

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S é m i n a i r e

Domaine fonctions

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S é m i n a i r e

Domaine fonctions

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S é m i n a i r e

Domaine fonctions

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S é m i n a i r e

Harpège simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel :

En effet, un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application.

Transferts de dossiers

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S é m i n a i r e

Objectifs :

Valider et fiabiliser un univers de référence accompagné de quelques exemples de restitutions

S’appuyer sur un outil déjà largement répandu et utilisé dans les établissements

Faciliter l’exploitation des informations

Univers BO

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S é m i n a i r e

Univers BO

L’univers BO/Harpège permet à un utilisateur non informaticien de manipuler des objets de la base de données en vue de produire et exploiter des requêtes à des fins de gestion ou de pilotage

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S é m i n a i r e

2 interfaces paie :

Sur ressources propres (livrée)

Sur budget état (en chantier)

Poursuivent le même objectif :

Limiter les doubles saisies

Fiabiliser le système d'information

Interfaces

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S é m i n a i r e

 Interface harpège –

Objectif : extraire d'Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget propre pour les transférer dans l'application de paye de l'établissement

Interfaces

Harpège Astre

Gestion administrative

Gestion de la paye

Fichier d’échange

Compte-rendu

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S é m i n a i r e

Interfaces

Interface harpège –

Implique une phase préalable de rapprochement des données

Un paramétrage permet à chaque établissement de définir le niveau de synchronisation qu’il souhaite mettre en œuvre (état civil, carrière, contrat, congés et modalités de service)

Automatisation en cours d’élaboration

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S é m i n a i r e

Interface harpège – Paie ÉtatObjectif : traiter dans Harpège les informations

administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget État pour les mettre au format 'GEST' attendu par l'aplication de paie des Trésoreries générales

Principes de fonctionnement : génération automatique des mouvements induits par

les données de la situation administrativepossibilité d'intégration de données externes (listes de

primes par exemple)constitution et envoi du fichier GEST et intégration du

fichier retour

Interfaces

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S é m i n a i r e

Interfaces

25

intégration retour paie N

saisies mouvements paie

mois Nconsultation mouvements envoyés

intégration retour paie N-1

25 5

contrôles/constitution/envoi paie N

mois N

saisies gestion administrative

Sans interface

Avec interface

saisies gestion administrative

intégration retour paie N-1

génération fichier gest /

envoi paie N

intégration retour paie N

génération des évènements de paie

consultation mouvements envoyés

25 5 25

mois N

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S é m i n a i r e

Interfaces

Interface harpège – Paie ÉtatCalendrier :

Phase de conception générale et détaillée menée avec un groupe de travail rassemblant des établissements sur 2006/2007

Interruption des travaux de développement pendant 1 an pour cause de contentieux

Reprise des travaux de conception de l'interface et des développements par le prestataire en mars 2008

Livraison de l’interface à l’AMUE : fin été 2008 Tests internes : septembre-octobre 2008 Formation des sites pilotes : novembre 2008 Mise en production sites pilotes : double paie (Girafe ou

Winpaie ET Harpège) en janvier et février 2009 sur les paies de février et mars.

Généralisation à l'issue

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S é m i n a i r e

Pensions

Objectif : permettre la récupération des données RH devant alimenter le CIR (Compte Individuel Retraite) pour la campagne Droit à l'Information sur la Retraite 2008

2 étapescertification des identités des fonctionnairesalimentation du CIR avec les données de carrière

Livraison de l'interface avec l'application du service des pensions dans le cadre de la mise en œuvre du CIR :en juin pour l’étape de certificationen juillet pour l’étape d’alimentation

Interfaces

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S é m i n a i r e

Permettent d'utiliser les données d'Harpège :

Dans des applictions externes, y compris ENT

En s'extrayant du shéma de données Harpège

Connecteurs

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S é m i n a i r e

Migration vers la version 10gAS d'Oracle pour la mise en œuvre d'une version "webisée" d’harpège:

architecture technique de type n-tiers

insertion dans les E.N.T. (S.S.O. - Single Sign-On - permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des applications d’un SI en ne s’authentifiant qu’une seule fois)

livraison mai 2008

Evolutions technologiques

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S é m i n a i r e

2- Gestion de projet

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S é m i n a i r e

5 axes

Organisation

Formation

Pilotage

Technique

Reprise des données

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S é m i n a i r e

Pilotage

La stratégie

La mise en place des équipes

La communication

Le suivi du projet

L’assistance

La constitution du dossier CNIL

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S é m i n a i r e

Organisation

La définition des structures Harpège

La définition des implantations et des locaux

La définition des habilitations ou des accès

Le paramétrage de l’outil

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S é m i n a i r e

Reprise des données

Diagnostic de l’existantétude des modèles de données d’Harpège et comparaison avec :

le contenu du dossier papier les modèles de données de l’application locale

Choix de la stratégie de reprisemanuelleinformatique ou migration de données

Mise en place des ressources

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S é m i n a i r e

Formations

3 types de formation proposées par l’AMUE

Paramétrage

Technique

Fonctionnelles : gestion individuelle, gestion collective

formation de formateurs plan de reformation à prévoir en interne

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S é m i n a i r e

Technique

Préparation de l’installation d’ harpège cf. cahier des charges d’implantation

Administration installation des bases de production, de test, de formation, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité...

Exploitation des outils de migration informatique

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S é m i n a i r e

Accompagnement

L’établissement est responsable de la mise en œuvre du projet.

L’AMUE l’accompagne dans sa réalisation :

Un consultant dédié, chargé de vous aider et vous accompagner tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation).

Interlocuteur de l’équipe projet

Effectue régulièrement des points d’avancement avec le chef de projet.

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S é m i n a i r e

A l’issue de la phase d’implantation, l’établissement passe en exploitation

Désignation de correspondants fonctionnels et techniques chargés de : l’assistance en lien avec l’AMUE la maintenance (livraisons versions)

Assistance à distance avec dépôt de fiches par le web

(cf charte assistance sur l’Espace des produits)

Accompagnement

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S é m i n a i r e

Contacts et services

Sophie Andriam

Yann Dijoux harpege.services@amue.fr

Christine Vié-Delannoy

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S é m i n a i r e

DOC. TECHNIQUE

DOC. de VERSION

DOC. FONCTIONNELLE

Paramétrage

Formations fonctionnelles

Formations techniques

Installation

Exploitation

Gestion individuelle

Gestion collective

Installation et reprise

Notes accompagnement des patchs

Note CNIL

Conduite de projet/implantation

Manuel d’installation

Dossier de paramétrage

CCI

Guides utilisateur (HARPEGE/Primes)

Manuel d’exploitation

DOC. de FORMATION

DOC. PILOTAGE

Reprise de données

Visite conduite de projet

Manuel de reprise des données

Classeur chef de projet

Base de données

Nomenclature

Guide Utilisateur BO

AMUE-CSIER

Fonctions

CG /CD

(conceptions)

MLD /MPD

Fichier des nomenclatures

BO niveau 1 et 2

Documentation

Arborescence de la documentation Harpège

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S é m i n a i r e

www.amue.fr

pour retrouver les informations sur le produit

69

S é m i n a i r e

3- Chantier Transverse

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S é m i n a i r e

POEMS

Enjeuxquantitatifs :

maîtriser le pilotage de la masse salarialemaîtriser le pilotage des emplois

qualitatifs :renforcer la politique de recrutement, d’attractivité,

indemnitaire et d’intéressementrenforcer le dialogue de gestion interne et externe

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S é m i n a i r e

POEMS

Architecture Fonctionnelle de l’outil

Info CentreINDIA

Données de gestion

Application ExcelCentre de contrôle

Des modules

POEMS

Alimentation de l’outilRestitution R4

Modules duBOP/Programme

BOP/Programme

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S é m i n a i r e

POEMS

Fonctionnalités de l’outil :

Suivre et prévoir la masse salariale dans ses différentes composantesS’appuie sur les données réelles de la paye sans ordonnancement préalable (PSOP)2 modules au cœur de l’outil :Le module suivi annuel permet d’opérer une projection

annuelle de la masse salariale et d’en faire le suiviLe module budgétisation permet de budgéter la masse

salariale de l’année suivante en se fondant notamment sur un schéma d’emploi prévisionnel

2 modules complémentaires :La SimulationLes Tableaux de bord

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S é m i n a i r e

POEMS

Gestion de projet :4 sites pilotes : Montpellier 1, Poitiers, Strasbourg et

Paris 6

Périmètre :Adéquation des fonctionnalités de l’outil aux besoins

spécifiques des universitésCapacité d’évolution de l’outil pour répondre à des

besoins d’adaptations ou nouvelles contraintesModalité de mise en œuvre et de suivi de l’outil à

partir de sa mise en exploitationPossibilité d’alimentation de l’outil à partir des

données de paie extraites du produit ASTRE

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S é m i n a i r e

POEMS

Dates importantes :

Visites en cours des sites pilotes

Bilan de l’expérimentation prévu le 26 mai 2008

Séminaire de présentation à l’ensemble de la communauté début juillet 2008 à Paris

Sessions de formations prévues pour le mois de septembre 2008

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S é m i n a i r e

POEMS

http://www.performance-publique.gouv.fr/la-performance-de-laction-publique/approfondir/poems-documentation-et-formation-new.html

76

S é m i n a i r e

Merci de votre attention