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PROJET PILOTE DE CONTRÔLE INTERNE Au Ministère de l’Agriculture des Ressources
Hydrauliques et de la Pêche (MARHP)
République Tunisienne
21 Février 2017
Présentée par: Imen BACHARI Epse HEDHILIimenbachari@gmail.com
« Le gestionnaire public entre les exigences de l’efficacité et les craintes des
fautes de gestion »Colloque annuel des hauts cadre de contrôle
administratif et financier21 , 22 février 2017
Imen BACHARI Ep HEDHILIDirectrice à Unité GBO MARHPimenbachari@gmail.com
Le référentiel COSO(1) définit le contrôle
interne comme « un processus mis en
œuvre par les dirigeants et le personnel
d'une organisation destiné à fournir une
assurance raisonnable quant à la
réalisation de ses objectifs.
Définition du système de contrôle interneIntroduction
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS.
[1] Committee of sponsoring organizations of the Treadway Commission
Objectifs du CI
le respect des lois,
règlementation,
la protection du patrimoine
la fiabilité et l’intégrité des informations financières et
opérationnelles
l’efficacité et l’efficience des
opérations
Objectifs du CIIntroduction
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS.
Composantes du contrôle interne
Le contrôle interne comporte cinq composantes (COSO):
l'environnement de contrôle
l'évaluation et la maîtrise des risques
les activités de contrôle
l'information et la communication
le pilotage.
Introduction
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Introduction:
Projet Pilote de contrôle interne au MARHP
Initiation et mise en place d’un système de contrôle interne du processus de paye
Ce projet peut s’étendre à unpérimètre plus large (autresministères, autres catégoriesde dépenses..)
Suite à L’évaluation du système de contrôle, d’audit et de la gestion des risques en Tunisie
Une recommandation forte de l’OCDE :
«la nécessité du développement d’un système de contrôleinterne et de gestion des risques au sein de l’administration etdes institutions publiques tunisiennes.»
OCDE et appui à la mise en place d’un S/CI
Plan
1. Méthodologie & Démarche
2. Résultats & Enseignements
3. Recommandations
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Démarche exhaustive:
Diagnostic
Amélioration continue
Mettre en place l’organisation
Réaliser un retour d’expérience
Projet rapide
Périmètre limité
Analyse et benchmark selon la méthode d’apprentissage mutuelle
7
1.1 Les objectifs du projet
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Pro
gra
mm
es
(Po
litiqu
es
Secto
rielle
s)
So
us p
rogra
mm
es
Mission Agriculture
P1 : Production agricole, qualité
et sécurité sanitaire des
produits agricoles et alimentaires
1.1: Production agricole
1.2: Santé animale et contrôle vétérinaire
1.3: Protection et contrôle des produits
agricoles
P2: Pêche et aquaculture
2.1: Pêche
2.2: Aquaculture
P3: Eaux
3.1: Ressources eneaux
3.2: Barrages
et grands travaux hydrauliques
3.3: Génie rural
et exploitation des eaux
P4: Forêts et aménagement
des terres agricoles
4.1: Forêts et parcours
4.2: Aménagement et protection des terres agricoles
P5: Enseignement
supérieur, recherche,
vulgarisation et formation agricoles
5.1: Enseignement supérieur agricole
5.2: Recherche agricole
5.3: Traitement de l’information scientifique
5.4: Formation professionnelle
agricole
5.5: Vulgarisation agricole
P6: Pilotage et
appui
6.1: Tutelle, appui et suivi
6.2: Etudes et systèmes
d’information
1.2 - Cartographie du Ministère
LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES
ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS
La direction des affaires
administratives
La S/D du
personnel
fonctionnaire
La S/D du
personnel
ouvrier
La S/D de la
formation et
des études
Le service
social
La direction des services
financiers
La S/D de
l'ordonnan-
cement
La S/D du
budget et de
la
comptabilité
La direction des
bâtiments et de
l'équipement
La S/D de la
tutelle
financière des
établissement
s publics
Le
secrétariat
permanent
de la
commission
département
ale des
marchés
publics
1.3 Périmètre du projet
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Système d’information
Agriculture:
- DAAF - U GBO- Inspection générale
Centre Nationale
d’informatique :Système INSAF
Contrôle des Dépenses Publiques
1.4- Acteurs du projet
un comité de pilotage & un groupe de travail
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Découpage du processus de la paye en 5 sous-processus
Chaque sous-processus doit suivre 5 étapes
Des livrables à produire pour chaque sous-processus et à chaque étape
1.5- Méthodologie suivie pour le projet
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Processus de la paye
SP 1 : Gestion des
données individuelles
SP 2 :Gestion desdonnées debase
SP 3 :Traitement etédition de lapaye
SP4 :Engagement,liquidationordonnancement
SP5:Paiement
Découpage du processus de la paye
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
1.6 - Démarche entreprise
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Description des sous- processus
Analyse des sous-processus
Description des contrôles clés
Supervision des contrôles clés
Evaluation du processus et plan d’action
Etape 1
• Fiches / Environnement général
• Fiches de description des sous- processus
Etape 2• Référentiel des risques et des contrôles
Etape 3• Fiches de description des contrôles
Etape 4• Fiches de tests des contrôles clés
Etape 5• Plan d’action
1.6- Les livrables
Plan
1. Méthodologie & Démarche
2. Résultats & Enseignements
3. Recommandations
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
2.1- Résultats
Un projet déroulé de bout en bout:Sur 3 sous-processus (1, 3 et 4) les 5 étapes prévues ont été
réalisées, avec le formalisme prévu.
Des délais tenus Les délais prévus pour le projet et pour chacune des phases
ont bien été tenus. L’objectif initial était ambitieux (6 mois).
Un retour d’expérience réaliséLe fait d’avoir mené le projet dans sa totalité, sur un
processus significatif, commun à d’autres ministères, a
permis de réaliser un retour d’expérience sur une démarche
complète.
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Désignation d’une équipe permanente
chargée du suivi de la mise en œuvre des plans
d’action afin d’assurer la pérennité et la mise en
place du contrôle interne au niveau de tout le
ministère de l’Agriculture.
Extension de la démarche: Elargir la
démarche en visant d’autres types de dépenses
en s'inspirant de l’expérience réussie du projet
pilote
2.1- Résultats
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
2.2- Enseignements
Appropriation de la démarche et des outils:L’autonomie laissée au groupe de travail a permis de
constituer un groupe motivé et intéressé par le projet.
Méthodologie simple et pragmatiqueLa simplicité de la démarche a permis au groupe de travail de
comprendre rapidement chaque étape et le fonctionnement
des livrables
Rythme de travail soutenuLes travaux ont été organisés suivant un rythme soutenu et
régulier, pour éviter toute démobilisation en cours de projet.
Implication des acteursComité de pilotage et groupe de travail
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
FORCES
Réussite pour 3 des 5 sous-
processus
Bonne appropriation de la démarche
Fonctionnement efficace du groupe
de travail
Support du ministre et de l’ UGBO
FAIBLESSES
Peu de résultats sur 2 sous-
processus plus larges, hors ministère
de l’agriculture
OPPORTUNITES
Intérêt suscité par la démarche
Initiatives des participants
Liens avec la performance des
programmes (politiques publiques )
RISQUES
Difficulté à gérer des projets
transversaux
Absence de responsable et de cadre
officiel
Fonctionnement en mode projet pas
pérenne
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Plan
1. Méthodologie & Démarche
2. Résultats & Enseignements
3. Recommandations
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Le contrôle interne : Un outil pour la bonne gestion
CI ne constitue pas une fin en soi mais un moyen d’arriver à ses fins.
CI n’est pas simplement l’établissement d’un ensemble de manuels de
procédures et de méthodes : c’est l’exécution par chaque acteur, à tous
les niveaux de la hiérarchie, de ses activités selon des procédures et
méthodes conçues pour en permettre la maîtrise.
CI ne donne qu’une assurance raisonnable et non une garantie absolue
de l’atteinte des objectifs ( Exemple: les dispositifs de contrôle interne ne
visent pas à empêcher la survenance de la pluie (= un risque) mais à ce
que chaque acteur soit équipé d’un parapluie (= moyen de limiter
l’exposition de son activité à ce risque).
CI ne constitue pas une charge de travail supplémentaire : il consiste à
accomplir ses activités dans le cadre d’une organisation et de procédures
et méthodes conçues pour en assurer au mieux la maîtrise.
4- Recommandations
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Un bon système de contrôle interne contribue à protéger le
patrimoine de l’organisation de la perte de valeur occasionnée par
le gaspillage, les abus, la mauvaise gestion, les erreurs, la fraude et
les irrégularités
Les entités publiques sont tenues de mettre en place des
systèmes d’évaluation internes servant à rendre compte des
résultats de leurs actions, de l’utilisation des ressources qui leur ont
été confiées, et des résultats obtenus par rapport à l’atteinte de leurs
objectifs. Ces informations sont publiées dans des rapports tel que
les rapports annuels de performance
Le système de contrôle interne permet de s’assurer du respect
des lois et des réglementation en vigueur, en effet, dans les
organisations publiques, des lois et des réglementations régissent
les recettes et les dépenses publiques, et en déterminent les
modalités.
4- Recommandations
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Appuyer la modernisation des contrôles :
Le développement d’un contrôle interne reposant sur une
analyse des risques, à partir d’une revue des processus
budgétaires, des types de dépenses et des outils, pouvant
affecter l’atteinte des objectifs des politiques publiques
Le développement du contrôle hiérarchisé des dépenses:
contrôles plus ciblés qui conduit à recentrer les contrôles sur
les dépenses qui présentent les risques et les enjeux les plus
importants.
Mise en place d'un système d'audit interne moderne,
conforme aux standards internationaux
4- Recommandations
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS
Merci pour votre attention
Description de l’Environnement des Sous processus
I. Objectifs du processus
Assurer la rémunération (salaire , prime de rendement …….) du personnel du ministère de l'Agriculture
conformément à la réglementation en vigueur
Payer tous les agents
Uniquement les agents ayant droit
Les sommes dues
Dans les délais
Avec les bonnes imputations budgétaires et comptables
II. Enjeux et chiffres clefs
Textes règlementaires régissants le contrôle de la masse salariale : 10
Statuts particuliers : 45
Nombre de grades : 125
Nombre d'indemnités de salaire : 125
III. Effectifs et budget utilisés
Effectifs dédiés à la paie : 16
IV. Système utilisé
INSAF , manuel
V. Principaux incidents et difficultés
Le suivi des actes administratifs manuels
le retard au niveau de l'envoi des actes administratifs ayant un impact financier (DAAF/AVFA/IRESA)
le problème de la mise fin par le système INSAF de la pèriode des :
Contrats à 1/5 du temps
Contrats à demi temps
Actes de la détachement
Actes de nomination dans le cadre des unités de gestion par objectif.
Emplois fonctionnels dans le cadre de L'enseignement supérieur agricole et de recherche scientifique
Emplois fonctionnels dans le cadre de la formation professionnelleFiches de mise à jour de salaire
Gestion Budgétaire par Objectifs
Fiche de description
Description de l'étape Responsable Délai Système
1Réception des actes administratifs, des demandes des salariés et des ayant
droit (CNRPS, Syndicats, Mutuelles; Ordre des Ingénieurs et Assurances)Bureau d'ordre financier Le long du mois Manuel
2Enregistrement de tous les actes et les demandes parvenues sur un état de
suiviResponsable Contrôle Interne Le long du mois Excel
3 Préparation des rappels engendrés par les actes administratifs Les agents de la paie Avant le 10 du mois Manuel
4Saisie et édition sur INSAF des rappels manuels, changements et
domiciliation de compte, et des retenuesResponsable bureau Avant le 10 du mois INSAF
5 Signature des documents éditésResponsable
ordonnancementAvant le 10 du mois Manuel
6Validation des rappels, changements et domiciliations de compte, et des
retenuesResponsable de la paie Avant le 10 du mois INSAF
7 Vérification des dossiers des installations Responsable de la paie Avant le 10 du mois INSAF
8 Enregistrement des installations sur un état de suivi Responsable Contrôle Interne Le long du mois Excel
9 Validation des installationsResponsable
ordonnancementAvant le 10 du mois INSAF
10Elaboration et édition des états de suppression des rappels s'il y a lieu
(Contractuels, recrutement des candidats internes, ….)Responsable bureau Avant le 10 du mois INSAF
11 Signature des états de suppressionResponsable
ordonnancementAvant le 10 du mois Manuel
12 Validation des suppressions des rappels Responsable de la paie Avant le 10 du mois INSAF
13 Consultation de l'état des mises à jours du mois Responsable de la paie Avant le 10 du mois Manuel
14Saisie et modification des éléments de salaire, des rappels et des retenues
des cas spéciaux pour le mois nResponsable bureau Avant le 10 du mois INSAF
15 Signature des états de salaires des cas spécifiquesResponsable
ordonnancementAvant le 10 du mois Manuel
16 Validation des états de salaires des cas spécifiquesResponsable
ordonnancementAvant le 10 du mois INSAF
*CCP1 CONTRÔLE CLE N°1 : Contrôle du dossier, de la fiche de travail et de
l'acte administratif STRUCTURE Ministère de l'agriculture des ressources hydrauliques et de la pêche /
Sites concernés Tous les sites
Sous-processus Paye
Objectif de contrôle Assurer la fiabilité des données
Date de validation
Validation par Supérieur hiérarchique + Fonctionnel (méthode)
OBJECTIFS DE CONTRÔLE
RISQUE Saisie non adéquate des données des actes
CATEGORIE Risque opérationnel
Questions d'évaluation : Comment est-on sûr que les données individuelles saisies sont correctes ?
DESCRIPTION DU CONTRÔLE
Description Le chef de l'administration vérifie qu'il y a toutes les pièces au dossier, en signant la
fiche de travail. Puis, il s'assure que les actes administratifs saisis dans INSAF sont
conformes à la fiche de travail.
Manuel / système Manuel
FREQUENCE A l’occasion de chaque opération (élaboration de la fiche de travail, acte administratif,,,)
DOCUMENTS SUPPORT Pièces justificatives, fiche de travail, actes édités
Preuve du contrôle Actes édités, signés et pointés à la fiche de travail ; fiche de travail pointée et signée
Préventif/détectif Préventif
PROCEDURE ( oui/non) Non
REALISE PAR Le chef de l'administration ou le responsable ayant une délégation de signature
EVALUATION DU CONTRÔLEContrôle correctement conçu Contrôle correctement conçu
FICHE DE CONTROLE
N° Test Min - F Min - OCRDA
Bizerte
CRDA
Ben
Arous
CRDA
Ariana
CRDA
Manoub
a
CRDA
Nabeul
CRDA
Beja
CRDA
JendoubaMise œuvre
1 2 4 2 2 1 2 2 3 3 2
2 4 4 4 3 4 4 3 4
3 4 3 3 3 3 3 3
4 4 2 3 3 3 3 3 3
5 4 3 4 4 4
6 4 4 2 4 4 4
7 3 3 3 2 1 3 3
8 4 4 2 1 1 1 1 1
9 4 3 3 3 3 3
10 3 4 4 2 3 3
Mode d'emploi :
Indiquer les dates de test prévues
Pour les tests réalisés, indiquer l'évaluation.
Utiliser l'échelle de 1 à 4 suivante :
Evaluation
1 Contrôle pas en place
2 Exceptions importantes
3 Exceptions mineures
4 Contrôle mis en place
PLAN DE TESTS
N°
Risque ConséquenceNiveau de
maîtrise
1 Données manquantes ou pas à jour Paiement de salaires indus insuffisant
2 Données erronées Erreurs sur la paye satisfaisant
3 Doublons, paiement d’agents fictifs Paiement de salaires indus satisfaisant
4 Erreurs sur la Paie dû à INSAF Octroi ou suppression d’indemnités indues satisfaisant
5 Retards dans l’exécution des tâches Retards de paiement satisfaisant
6 Défaillance du Système d’Information Retards de paiement Non évalué
7 Perte des pièces justificatives Absence de traçabilité des dépenses Perfectible
8 Ne pas enregistrer toutes les informations Paiement de salaires indus satisfaisant
9 Défaut de crédits délégués Retards de paiement Perfectible
10 Indisponibilité du réseau interne Retards dans l’exécution des tâches Perfectible
11 Indisponibilité du système de paiement Retards de paiement Non évalué
Evaluation de la maîtrise des principaux risques
Gestion Budgétaire par Objectifs
3 des 5 sous-processus ont été évalués. Les 3 risques insuffisamment maîtrisés touchent les 3 sous-processus, ils ne
sont pas dus à des défaillances de contrôle, mais plutôt à des défauts de
logistiques qu’on peut surmonter moyennant l’adoption des plans d’action
proposés
Evaluation de la maîtrise des sous-processus.
Gestion Budgétaire par Objectifs
Plan d’action (1/4)
Objets Action Responsable Délai
GENERALISATION DES FICHES DE TRAVAIL
Arabiser et actualiser les modèles des fiches de travail
actuellesD/admitif
central30/4/2016
Diffuser par circulaire, les modèles de fiches de travail DG DAAF 05/4/2016
Faire des visites périodiques aux CRDA et services
concernés pour s'assurer de l'adoption de ce modèle
Directeur
administratif
central1 fois par
trimestre
Mettre à jour systématiquement les modèles des fiches à
chaque modification des procédures administratives ou
des procédures sur INSAF
D/admitif
central
1 mois
après
chaque
modification
GENERALISATION DE LA FICHE INDIVIDUELLE DE POSITION
Diffuser par Circulaire, le modèle officiel de la fiche de
position.DG DAAF 18/5/2016
Former tous les agents concernés par la tenue de la fiche
de position.Responsable
Paie centrale18/05/2016
Mettre à la disposition du service de la paie le personnel
nécessaire (500 Fiches par agent)DG DAAF
au cours de
l'année
2017
Demande auprès du CNI pour l'automatisation de la fiche
de position DG DAAF Début Avril
GENERALISATION DES MODELES DES LISTES MANUELLES POUR L'ORDONNANCEMENT DE LA PAIE
Arabiser tous les modèles : La liste des actes non
parvenus, la liste des rappels à supprimer et la liste des
rappels à servir par l'ordonnateur.
Resp/Ordonna
ncement31/03/2016
Diffuser par circulaire, les modèles des listes manuelles à
adopter pour l'ordonnancement de la paie. DG DAAF
18/05/2016
Faire des visites périodiques aux CRDA et services
concernés pour s'assurer de l'adoption de ce modèleResp/Ordonna
ncement
1 fois par
trimestre
Plan d’action (2/4)
Objets Action Responsable Délai
LA TENUE D'UNE FICHE MANUELLE DE MISE A JOUR POUR LES CAS SPECIAUX
Arabiser le modèle de la fiche manuelle de MAJ des salaires des cas
spéciaux.
Responsable
Ordonnancement
30/04/2016
Diffuser par circulaire, le modèle manuelle à adopter pour la MAJ des
salaires des cas spéciaux.
DG DAAF 18/05/2016
Faire des visites périodiques aux CRDA et services concernés pour
s'assurer de l'adoption de ce modèle
Responsable
Ordonnancement1 fois par
trimestre
VALORISER L'APPLICATION FERYEL POUR LE SUIVI DES CREDITS DES SALAIRES
Installer l'application FERYEL dans tous les CRDA et les Services, et
former tous les utilisateurs
Responsable
Comptabilitémai
Diffuser par circulaire; des instructions pour obliger les CRDA à
adopter les états de suivi des crédits de l'application FERYEL et à les
envoyer mensuellement par email.
DG DAAF 31/05/2016
LA REMONTEE DE L'INFORMATION A TEMPS AUX SERVICES ADMINISTRATIFS
Emettre par circulaire, des instructions pour l'envoie au service
administratif central d'un état de présence mensuelle avant le 04 du
chaque mois.
DG DAAF 31/05/2016
Instaurer un réseau intranet pour le contrôle de présence lié aux
systèmes de pointage
DG DAAF 2ème
semestre
2016
Déléguer la gestion de la paie à l'IRESA qui représente le site à haut
risque au niveau de la remontée de l'information à partir de leurs
établissements rattachés et qui sont répartis sur tout le territoire
tunisien
DG DAAF + DG
Affaires Foncières
et Législatives
01/01/2017
Modifier du décret d'organisation de l'AVFA pour lui permettre de gérer
ses crédits de salaires.
DG AVFA 01/01/2017
Déléguer la gestion de la paie au CRDA TUNIS DG DAAF 01/01/2017
Former les agents chargés de suivi de la paie au niveau de CRDA
Tunis, IRESA et AVFA.
Responsable paie
central05/01/2016
Plan d’action (3/4)
Objets Action Responsable Délai
NUMERISATION ET ARCHIVAGE DES ACTES ET DES JUSTIFICATIFS DE LA PAIE
Equiper les services administratifs et financiers au niveau
central et régional d'un nombre suffisant de scanners pour
numériser toutes les pièces de la Paie
DG DAAF2ème
semestre
2016
Acquérir une application spécifique pour la gestion de
l'archive aux profits des services centraux et des CRDADG DAAF
1er
semestre
2017
Former les agents concernés par la numérisation des
documents.DG DAAF
1er
semestre
2017
GESTION DES ALERTES SUR INSAF
Formuler une demande auprès du CNI pour mettre en
place au niveau de l'application INSAF d'un système
d'alerte pour tous les actes non validés après 24 heures de
la date la plus récente (date d'effet, date d'élaboration)
DG DAAF 30/4/2016
Formuler une demande auprès du CNI pour suspendre
automatiquement et à terme tous agents occupant des
postes pour une période déterminée.
DG DAAF30/4/201
6
DEFAILLANCES DU RESEAU INTERNE
Maintenance des ports de connexions existants et
renforcement de la capacité du switcher au niveau de la
DAAF pour pouvoir augmenter le nombre de port au
niveau réseau informatique interne.
DAAF et
DGOMI1/1/2017
Instaurer un système de verrouillage empêchant tout
utilisateur d'accéder aux paramètres de connexion au
réseau
DGOMI 1/1/2017
Plan d’action (4/4)
Objets Action Responsable Délai
PRISE EN CHARGE DES ACTES MANUELS PAR INSAF
Formuler une demande auprès du CNI pour mettre e
place au niveau de l'application INSAF de nouvelles
procédures permettant la prise en charge de tous les
types d'actes pour harmoniser les formats (textes
réglementaires de référence) et des contenus (les
informations obligatoires à saisir) en plus de l'acquis
principal qu'est la traçabilité de tous les actes sur INSAF.DG DAAF 30/4/2016
Exemple :
* Arrêté pour continuer à bénéficier des indemnités de
fonction dans le cas de mutation ou de fin de la validité
des unités de gestion par objectifs
* Arrêté de régularisation de situation pour les agents qui
ne sont en position d'activité avec le ministère
unification des procédures de la prime de rendement
Diffuser une note circulaire rappelant les textes et les
procédures régissant l'octroi de la prime de rendement
Resp/Ordon
31/3/2016
Une réunion avec les agents de la prime des CRDA et
les services concernés pour présenter les bonnes
pratiques 18/5/2016
Faire des visites périodiques à tous les CRDA et les
services concernés pour s'assurer de l'adoption de ces
bonnes pratiques1 fois par
trimestre