Module 1 et 2 : Organiser un événement musical (concert, stage, bal, festival)

Formation bénévolesCMTRA 13 avril 2013

Programme de la journée• Horaires : de 9h30 à 13h 30 et de 14h30 à 18h30• Contenu prévu : • Construire sa programmation, • connaître les droits d’auteurs, • communiquer sur son événement, • être dans les règles, • bâtir des partenariats, • mobiliser ses bénévoles …

Programme de la journée• 10h : Présentation des intervenants• 10h15 : Tour de table des participants• 10h45 : Créer un événement : Les bonnes questions

à se poser• 11h15 : Pause• 11h35 : Etude de cas : définir les objectifs des Jeudis

des musiques du monde et de vos événements• 12h40 : Quelles sont les étapes de l’organisation ?• 13h30 : Déjeuner

Programme de la journée• 14h30 : Programmer un événement et gérer les

artistes• 15h15 : Organisation, administration et sécurité

d’un événement• 16h20 : Pause• 16h40 : Communiquer sur son événement• 17h45 : Bilan de la journée

Tour de table• Qui êtes-vous ?• Organisez-vous des événements ? • Si oui lesquels, quels sont-ils ? Quel est votre rôle

spécifique ?• Qu’attendez-vous de la journée ? • Par rapport au programme prévu ? • Par rapport à votre (vos) événement(s) ?

Créer un événement les bonnes questions à se poserQPPOQC•Quoi ? quel type d’événement ?•Pourquoi ? quels objectifs ? quels résultats attendus ?•Pour qui ? quels publics visés ? Quelle participation du public ?•Où ? quel lieu ?•Quand ? quelle période ? quel jour ?•Comment ? quels besoins ? quelle organisation ? quel budget ? par qui ? avec qui ?

Créer un événement les bonnes questions à se poser• Fixer des objectifs clairs et simples• Des objectifs partagés par l’équipe d’organisation.

• Plus les objectifs de votre événements seront bien énoncés mieux vous réussirez : À les présenter à des partenairesA mettre en place un événement qui réponde vraiment aux

objectifs fixésA faire évoluer l’événement s’il ne répond pas pleinement

aux objectifs

• A VOUS DE JOUER !

Les étapes de l’organisation• Préalable : il faut être une structure (association par exemple)1.Réunir et animer une équipe d’organisation2.Valider des objectifs partagés3.Programmer un événement : cet après-midi4.Prévoir le budget5.Demander toutes les autorisations administratives : cet après-

midi6.Communiquer : cet après-midi7.Prévoir la logistique et organiser le jour J : accueil des artistes,

répartition des tâches, organisation des équipes…

Réunir et animer une équipe d’organisation• Partager des valeurs et un projet• Organiser les réunions = outil animer une réunion• Mobiliser les équipes (salariés ou bénévoles)• Planifier les actions = outil rétroplanning• Répartir les tâches

Réunir et animer une équipe d’organisation• Confier des responsabilités (même petites :

restauration, billetterie, nettoyage, montage, démontage, transport des artistes, accueil hôtellerie, responsible des bénévoles, responsable des caisses et fonds de caisses, responsable sécurité, reponsable général…)• Former et accompagner les bénévoles : l’information

partagée facilite l’engagement et la participation de tous• Informer sur les consignes de sécurité.

Prévoir au maximum tous les détails : plus on anticipe plus on est en capacité de gérer les imprévus

Prévoir le budget• Un budget doit être équilibré recettes / dépenses• Poste de dépenses : salaires organisateurs et techniciens, boissons et

nourriture pour revente, spectacle, mission réception (hôtel, restauration artistes et organisateurs, transport), assurance, droits d’auteurs, communication, TVA si assujetti, location matériel,…

• Poste de recettes : subventions, sponsors, mécénats, recettes billetterie ou coût de formation, recettes ventes (buvette, restauration…), prêt de matériel de la ville ou d’associations partenaires.

• Valorisation des prêts ou don de matériel. • Penser également à la Trésorerie

Les partenaires• Les partenaires indispensables : prêt de matériel, de

salles• Les associations• Les médias• Les financeurs

Ils sont indispensables et peuvent permettre de couvrir une partie des frais

Programmer un événement et gérer les artistes• Critères de programmation• Accueil des artistes• Contrat des artistes• Licences entrepreneur du spectacle ou licences

occasionnelles.

Organisation, administration et sécurité d’un événement• Responsabilité de l’organisateur• Les différents codes appliqués• Dossier de sécurité :• Descriptif de l’événement• Indication des jauges public et des issues de secours• Indication des services d’ordre et secouristes• Descriptif des mesures de sécurité incendie• Autorisation préfecture• Autorisation ville• Licence boissons• Information des services de police• Autorisations de bon montage : scènes, chapiteaux, tentes,

podiums, son… par les prestataires.

Organisation, administration et sécurité d’un événement• Spécificité des événements plein air• Assurance• Service d’ordre et Secouristes• Billeterie

Communiquer sur son événement• Supports de communications• Relations presse• Site internet et réseaux sociaux• Invitations