Hôpital performant et soins de qualité.

La rencontre des extrêmes est-elle possible ?

18 octobre 2012 Professeur Philippe KOLH

CIO, Directeur du Service des Informations Médico-Economiques CHU de LIEGE

Plan de l’exposé

1. Le contexte au C.H.U. de Liège

2. Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au C.H.U. de Liège

3. Les avantages d’un DMI

4. Conclusions

Plan de l’exposé

1. Le contexte au C.H.U. de Liège

2. Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au C.H.U. de Liège

3. Les avantages d’un DMI

4. Conclusions

Contexte au C.H.U. de Liège

• Le CHU de Liège est un hôpital :

– universitaire – d’une capacité de 925 lits – implanté sur 6 sites dont 3 d’hospitalisation

• Contexte informatique avant 2004: • informatique administrative centralisée • absence d’une informatique institutionnelle pour les applications

cliniques • prise de rendez-vous papier • informatique médicale et administrative éclatée, par service, et non

prévisionnelle • absence de gestion transversale de l’exploitation de l’information

Contexte au CHU de Liège

Mai 2003: sur proposition du (nouvel) Administrateur Délégué, approbation par le Conseil d’Administration d’un Plan Stratégique Organisationnel (plan COS) :

– Mise en route basée sur 22 projets institutionnels, issus de groupes

de travail pluridisciplinaires, dont le projet DMI. – 4 axes de travail: • Performance des activités cliniques • Soins aux patients • Aspects organisationnels (procédures, compétences et motivation) • Aspects financiers

Contexte au CHU de Liège

au centre des 4 axes, l’information :

Contexte au CHU de Liège

L’audit informatique (SeGI ULg) Objectifs: – Analyser les forces et les faiblesses – Plan d’action et d’organisation Mise en place de structures

• Plan Stratégique Informatique; • Evaluation des projets transversaux; • Gestion prévisionnelle des projets; • Réflexion institutionnelle en termes de besoins et non en termes

d’outils

Commission

GSI

Bureau GSI

Plan stratégique Informatique

(PSI)

Comités de pilotage

nouveaux projets, technologie

Une structure de coordination est mise en place pour les projets informatiques, la Gestion du Système d’Information (GSI). Le projet DMI s’appuie sur celle-ci.

Contexte au CHU de Liège

Le Bureau GSI:

• s’appuie sur 4 structures opérationnelles: • SPI: Service Projets et Informations • SAI: Service des Applications Informatiques • ATI: Architecture Technique et Informatique • SIME: Service des Informations Médico-Economiques

• coordonne ces structures • coordonne les projets informatiques institutionnels

Contexte au CHU de Liège

La Commission GSI: – avalise la politique et la stratégie en matière

informatique, exprimées au travers d’un plan stratégique informatique (PSI) (en cours d’élaboration)

– aide à fixer les plannings de développement – aide à fixer les priorités en fonction des besoins

et ressources institutionnelles

Contexte au CHU de Liège

Le SIMÉ : positionnement dans l’institution

Le SIMÉ dans l’Institution

Direction

Secteur Exploitation des données

• Statistiques à destination interne et externe

• Conventions INAMI • Exploitation des données à des

fins scientifiques • Conventions de recherches

• Exploitation d’un Data Warehouse • Aide aux cliniciens à l’analyse

statistique

Secteur Gestion des Dossiers Médicaux

• Gestion du dossier médical

(hors contenu) • Archives médicales

Secteur Codage et Nomenclature

• Signalétique patient • Résumés cliniques (RHM, RPM, SMUR)

Le SIMÉ : secteurs et missions

Plan de l’exposé

1. Le contexte au C.H.U. de Liège

2. Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au C.H.U. de Liège

3. Les avantages d’un DMI

4. Conclusions

L’implémentation du projet DMI est découpée en 6 lots: – LOT 1: un serveur de résultats (biologie clinique, Imagerie

médicale, Médecine nucléaire et Anatomie pathologique) – LOT 2: un dossier médical – LOT 3 : une gestion des ressources avec

Lot 3a: une gestion des rendez-vous patients et multisite Lot 3b: une gestion des lits en temps réel

– LOT 4: la prescription et l’administration des médicaments – LOT 5: la prescription de biologie clinique et des examens

médico-techniques – LOT 6: une gestion des soins avec

Lot 6 a: un dossier infirmier Lot 6 b: un dossier paramédical Lot 6 c: la gestion des repas

Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au CHU de Liège

Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au CHU de Liège

Objectifs du paperless par rapport au plan stratégique :

Axe patient : Tendre vers une exhaustivité du DMI Optimiser le taux d’utilisation

Axe finance : Personnel : minimiser les coûts

Apprentissage organisationnel : Intégrer l’équipe des archives à un projet institutionnel Faire évoluer le métier (informatisation) Augmenter la motivation au travail (formations)

Processus interne : Optimiser le circuit de l’information Juguler et diminuer l’espace d’archivage

Dossier médical Suppression du circuit papier - Paperless

Indexation des documents scannés

Domaine Bilan

Lot 1: Serveur de résultats Déploiement finalisé

Lot 2 : Dossier médical Déploiement finalisé

2nd tour lot 2 Déploiement finalisé Les améliorations demandées continuent à être prises en charge (maintenance évolutive).

Paperless

Scannage du passé

Tous services couverts à l’exception de l’Ophtalmologie (en cours)

En cours

Lot 3a : Gestion des rendez-vous Déploiement finalisé (RDV médicaux et paramédicaux)

Lot 3b : Gestion des lits en temps réel Déploiement finalisé

Tour de Salle - Wireless Déploiement finalisé

Lot 4 : PIM et PAM (médicaments) En cours de préparation, pilote en cours depuis février 2012

Lot 5 : Prescription des analyses et des examens complémentaires

Hospitalisation : en cours de déploiement

Ambulatoire : en cours de déploiement

Lot 6 : Plan de soins

• Lot 6a: Dossier Infirmier

• Lot 6b: Dossier Paramédical

• Lot 6c: Gestion des repas

Phase pilote en cours

Déploiement finalisé (fonctionnalités lot 2)

Finalisation document référence fin 2012

Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au CHU de Liège

Clôturé

Lot 2 – partie 1 - DMI min.commun

03/2007

01/2005

6b: dossier

paramédical

09/2008

Clôturé

06/2009

2008

2009

2007

2006

2011

2010

Lot 3b - Gestion des lits en tps réel/Wireless

Clôturés

10/2007 12/2005

Clôturé

Lot 2 – 2nd tour à finalité paperless

07/2011

Lot 3a -RDV centralisés et décentralisés

Clôturé

10/2005

07/2009

Clôturé

Lot 1

07/2005

09/2004

2005

Lots 1, 2, 3 Clôturés

Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au CHU de Liège

2007

2008

2009

2010

2012

2013

2014

11/2006

Lot 5 – Prescriptions biologie clinique et examens complémentaires

05/2014

2011

Lots 4, 5, 6 En cours ou à venir

2015

Lot 6a – Dossier Infirmier Informatisé

06/2015 04/2010

Lot 4 – PIPAM

07/2015 02/2012

Lot 6c – G repas

Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au CHU de Liège

Service Connexions

réalisées Connexions

en cours Connexions

en cours d’analyse O.R.L. Vidéonystagmographes, Tympanométres,

Endoscopes Ex. Images d’endoscopies en salle d’opération

Pneumologie EFR (Epreuves fonctionnelles respiratoires)

Médecine physique & Neurologie

EMG, Potentiels évoqués

Cardiologie Coronarographies, Echographes, ECG : site ST

ECG : autres sites

Gynécologie Echographes (images et biométries)

Gastro-Entérologie Images d’endoscopie digestive

Neurologie Somnolter, Polysomnographes EEG

Urologie Urodynamique Echographes

Endocrinologie Echographes

Ophtalmologie Tout l’appareillage du service

Rhumatologie Questionnaires patients

Tous Photos

Dossier médical Intégration (connexion) des appareils

Étiquette tube code-barrée

ASSOCIATION

=

SÉCURITÉ

Bracelet patient

code-barré

Gestion du prélèvement

Dossier infirmier informatisé

Travail dans le couloir, la chambre, les salles de garde

Travail avec l’informatique combinée au chariot ou l’informatique seule

Matériel Wireless dans les unités de

soins

Plan de l’exposé

1. Le contexte au C.H.U. de Liège

2. Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au C.H.U. de Liège

3. Les avantages d’un DMI

4. Conclusions

Les avantages d’un DMI

1. L’intégration et la transmission de l’information dans le dossier patient sont facilitées :

• Intégration de l’information :

– Le dossier du patient est accessible rapidement (parc informatique important = nombreux points d’accès)

– Outils d’aide au protocole: modèles de protocoles paramétrables, reconnaissance vocale, outils de suivi de validation pour les secrétaires ….

• Transmission de l’information entre acteurs internes - contexte

multisite: – Dossier patient unique, transversal (utilisé par toutes les disciplines) – Accessible depuis l’extérieur par les médecins de l’institution si

nécessaire (portail Citrix)

• Transmission de l’information vers l’extérieur - médecins généralistes: – Envois des protocoles au médecin traitant via messagerie sécurisée – Possibilité d’intégration dans un système d’échange d’information

(ex: Projet Réseau Santé Wallon)

Les avantages d’un DMI

Dossier médical: structuration/rubricologie

ENVOI VERS LES DESTINATAIRES VIA CONNEXION MEXI

• Enregistrement RHM = données RCM, DI-RHM, Urgences, données de personnel, données administratives … requiert une grande cohérence entre toutes ces données

• Avantages pour le DI-RHM par exemple :

structure en épisodes de soins, créés sur base de la gestion des lits; Dossier Infirmier Informatisé et extractions automatiques, …

Les avantages d’un DMI

• Enregistrement des informations pour le RCM par exemple : liste des termes porteurs de sévérité, …

Les avantages d’un DMI

Valorisation financière BMF et activité justifiée

Listes termes « clic droits »

Qualité du dossier patient et performance

Un dossier patient global, unique, facile d’accès, a très certainement aidé à améliorer la performance de l’hôpital : activité justifiée

Finalisation déploiement Dossier médical (mars 2007)

Un dossier patient global, unique, facile d’accès a très certainement aidé à améliorer la performance de l’hôpital : diminution des durées moyennes de séjour

Qualité du dossier patient et performance

Finalisation déploiement Dossier médical (mars 2007)

2. Gestion de l’information: Passage d’un système de traitement de texte à un

système de saisie d’information structuré : recherche transversale d’informations dans le

dossier du patient exploitation des données

Les avantages d’un DMI

Type de Demandes

1. Externes Rapports divers ou fichiers de données (INAMI, SPF Santé Publique) ‘Statistiques hospitalières’ du SPF Santé Publique 2. Internes Projet institutionnel « Tableau de bord » Les services médicaux

– Listes de patients (études, …) – Statistiques internes – Carnet de stage (assistants médecin)

2 types d’extractions : ponctuelles ou récurrentes

Les avantages d’un DMI Exploitation et analyses des données du DMI

Objectif

Fournir les informations demandées

- rapidement - tout en respectant la sécurité des données

Proposer une aide à l’analyse des informations

Les avantages d’un DMI Exploitation et analyses des données du DMI

Statistiques hospitalières Mère - Enfant

Statistiques hospitalières Mère - Enfant

Statistiques hospitalières Mère – Enfant

Disponibilité de l’information

Statistiques hospitalières Mère – Enfant

Disponibilité de l’information

3. Structuration - harmonisation des procédures

dans le service • Harmonisation multisite • Utilisation de protocoles-type (modèles de protocoles

opératoires à choix multiples, liste de traitements, formulaires communs de prescription)

• Systématisation de la saisie d’information • Utilisation conditionnée par une formation Salle de formation

Les avantages d’un DMI

4. Transparence dans la prise en charge du

patient • Vue d’ensemble sur l’« histoire » du patient: consultations,

hospitalisations, actes techniques, protocoles opératoires (par spécialité ou chronologique)

• Possibilité d’isoler certaines informations (antécédents, allergies, …) • Visibilité de la liste des demandes d’examen et des réalisations • Vue sur les rendez-vous planifiés (passés et futurs) • Dossier médical informatisé organisé de manière précise et commune

à chaque service Vérification quotidienne du classement des événements dans les dossiers de tous les patients hospitalisés.

Les avantages d’un DMI

5. Respect des règles de déontologie: traçabilité des accès

Actions: Système d’identification des utilisateurs via un login et mot de passe

personnel historisation des accès Elaboration d’une charte « Ethique et Sécurisation des données » dont

la signature conditionne l’octroi de l’accès au DMI Pour les accès depuis l’extérieur: signature de la Charte + attribution

d’un lecteur de carte d’identité électronique (authentification forte) Possibilité, à tout moment, de demander à la direction médicale la liste

des personnes ayant consulté son dossier médical Création d’une cellule de contrôle des accès afin d’éviter toute dérive

d’utilisation Sensibilisation/rappel lors des séances de formation

Les avantages d’un DMI

Plan de l’exposé

1. Le contexte au C.H.U. de Liège

2. Le projet « Dossier Médical Informatisé » (DMI) au C.H.U. de Liège

3. Les avantages d’un DMI

4. Conclusions

Axe apprentissage

organisationnel

Axe patient

Axe

processus interne

Axe finance

Dossier unique, accessible à tous en temps réel, de façon sécurisée dans

toute l’institution

Dossier médical, prescription : Réduction des délais et des recopiages, contribution à la coordination et la continuité des soins, démarche

collective structurée et coordonnée (démarche qualité), amélioration de l’organisation

Gain de temps (tél, déplacements…) et duplications d’actes évitées, diminution des

durées de séjour,…

Utilisation conditionnée par une formation adéquate

DMI

Les avantages d’un DMI

La mise en place du projet DMI a une action directe sur les 4 axes suivants :

Merci de votre attention

2. Illustrations

Illustration serveur de résultats: Résultats de biologie clinique

Illustration serveur de résultats: IRM

• Stations monobloc et stations 42’’ (remplacement négatoscope)

Postes informatiques installés dans les salles d’opération

Station 42’’

Poste monobloc

Consultation ORL

Dossier médical Structuration des données : Les

vidéonystagmographes

Dossier médical Structuration des données : Consultation

rhumatologie

Les avantages d’un DMI

Salles de formation

Dossier médical Intégration des échographies de gynécologie

Matériel Wireless dans les unités de

soins

Tour de salle, prescriptions, …

Dossier médical Intégration des ECG

Dossier médical Intégration des ECG