Post on 14-Sep-2018
UNE ORGANISATIONUN ÉVÉNEMENT
PG PROMOTION | 21, rue Camille Desmoulins 92789 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 - FRANCE
parishealthcareweek.com
Les essentiels à connaître
et à appliquer pour préparer
et optimiser sa participation
Les bonnes questions à (se) poser
➜
Le planning des actions
➜
Les “bons plans” à connaître
➜
GUIDEDU PARFAITexposant
2
1 QUELS SONT LES OBJECTIFS RECHERCHÉS ? La participation à une manifestation peut répondre à plusieurs objectifs. Vous devez dé�nir clairement ces objectifs et les quanti�er a�n de pouvoir
analyser les résultats.
2 questions principales à vous poser !
2VOUS PARTICIPEZ À UN SALON ?…
2 QUEL PLAN D’ACTION ? Pour chaque objectif poursuivi et quanti�é,
dé�nissez un plan d’action comprenant :
➜ Les actions pouvant être menées AVANT, PENDANT et APRÈS la manifestation
➜ Les indicateurs d’évaluation correspondant à ces actions
Des Rendez-Vous
d’A�aires pour rencontrer en face à face des porteurs
de projets (à réserver dans l’espace exposant).
➜ 400+ rendez-vous réalisés en 2016 avec
149 donneurs d’ordre !
OBJECTIFS1 PROSPECTION Identi�er et rencontrer des prospects
ou nouveaux clients
2 RELATION COMMERCIALE Entretenir et renforcer la relation
avec ses clients
3 VENTE Enregistrer des commandes
4 MARKETING Présenter un nouveau produit,
s’introduire sur un marché, faire une étude de marché en « live »…
5 PARTENARIAT Animer ses partenariats :
fournisseurs, réseau de vente, distributeurs …
6 IMAGE Augmenter sa notoriété, renforcer son
positionnement par rapport à la concurrence
7 INFORMATION Mieux connaître le marché, anticiper
les évolutions, assurer une veille concurrentielle
8 MANAGEMENT Manager et mobiliser une équipe
GUID
E DU PARFAIT
E X P O S A NTBON PLAN
3
Déclinez-le ensuite sur vos autres objectifs.
Après le salon, n’oubliez pas de :➜ Suivre les contacts rencontrés (transfert des �chiers contacts aux personnes concernées dans l’entreprise ;
relances, remerciements, requali�cations des �ches contacts « au calme », contrôle du suivi…)➜ Mutualiser les informations récoltées sur la manifestation (réunion bilan avec tous les services impliqués)➜ Comptabiliser les résultats obtenus selon vos divers objectifs initiaux
Des lecteurs de badges
pour scanner, quali�er et exploiter les données visiteurs
(à louer dans l’espace exposant).
Avant le salon
Exemple de plan d’actions pour un objectif fréquent : LA PROSPECTION
PLAN D’ACTIONS
➜ Dé�nir et quanti�er vos cibles prioritaires➜ Envoyer un mailing d’information et d’invitation➜ Annoncer votre présence dans un maximum de supports (votre site
internet, sites partenaires, annonces presse, réseaux sociaux, etc.)➜ Mettre éventuellement en place une campagne de phoning ciblée,
pour prise de rendez-vous➜ Préparer les �ches argumentaires➜ Sélectionner et former votre équipe (fonctionnement du stand, �che
contacts, objectifs nombre de contacts, nombre de contrats, etc.)➜ Envoyer des newsletters à vos cibles les invitant à prendre RDV avec
vous sur le stand➜ Déposer vos communiqués de presse sur notre site internet à
l’attention des médias
% d’ouverture de vos newsletters
Taux de transformation de vos e-invitations
Nombre de visiteurs sur les pages spéci�ques à la manifestation de votre site web
Nombre de visiteurs ayant utilisé les di�érents liens / bannières mis en place
Activité de vos réseaux sociaux liés à la manifestation
COMMENT MESURER L’EFFICACITÉ
Pendant le salonPLAN D’ACTIONS
➜ Animer votre stand (jeu concours avec bulletin-réponse, tombola, etc.)
➜ Mettre en service une �che contact avec système de quali�cation➜ Participer aux Rendez-Vous d’A�aires➜ Di�user une invitation pour une opération spéciale après la
manifestation (journée portes ouvertes, visite de site, etc.)➜ Communiquer sur les réseaux sociaux et rejoindre notre
communauté (#PHW17)
Nombre de rendez-vous sur standNombre de rendez-vous d’a�aires
Nombre de contacts (prospects, clients)Nombre de leads et rendez-vous post-salon
Nombre d’inscrits aux journées portes ouvertesIndicateur de conversion (%) de visiteurs
potentiellement acheteur dans l’année suivantePro�l de vos contacts (fonction, géographique …)
COMMENT MESURER L’EFFICACITÉ
spéci�ques à la manifestation de votre site web
Un module d’envoi d’e-invitation
personnalisable GRATUIT
(disponible dans l’espace exposant).
GUID
E DU PARFAIT
E X P O S A NTBON PLAN
GUIDE DU PARFAIT
E X P O S A N
T
BON PLAN
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1 Dé�nissez vos priorités Parlez-en à votre contact chez l’organisateur,
de nombreuses solutions peuvent vous être apportées pour optimiser votre participation.
4 Etablissez votre plan stratégique Préparez vos équipes commerciales, communication et marketing… Et pensez à animer votre stand en fonction de vos objectifs !
5 Dé�nissez votre plan de communication a) Identi�ez vos cibles de prospects b) Envoyez des e-invitations - GRATUIT c) Optimisez votre visibilité en commandant
des outils de communication adaptés d) Insérez la bannière « Paris Healthcare
Week 2017 » sur votre site internet e) Préparez un dossier de presse /
communiqué de presse
7 Valorisez vos points forts
a) Mise en avant de nouveau produit ou service
b) Accueil et convivialité c) Animation du stand
8 Gardez le contact ! Reprenez rapidement contact
avec vos clients ou prospects après le salon …
Et pensez également à relancer les personnes que vous n’avez pas eu l’occasion de rencontrer !
6 Préparez toutes les questions potentielles des visiteurs Assurez-vous que votre équipe sur le stand puisse répondre à un maximum
de questions de la part des visiteurs, et préparez les réponses. a) Les tendances du secteur b) Les nouveaux produits ou services c) Les dernières techniques d) La législation en vigueur e) Des exemples et retours d’expériences
6LES FONDAMENTAUX
3 Pensez aux détails opérationnels Transport, hébergement, plani�cation des emplois du temps
de l’équipe… autant de détails à plani�er au plus tôt pour béné�cier de meilleurs tarifs.
2 Concevez votre stand Votre stand est la vitrine de votre
société sur le salon, ne négligez pas cette étape, sans pour autant tomber dans les excès.
Pensez à nos formules packagées, elles simpli�eront votre préparation !
Budget expressSTAND
€ Pack inscription
€ Stand (angle, surface, formule d’exposition)
€ Déclaration de vos partenaires
€ Rendez-Vous d’A�aires
€ Sponsoring / outils de communication
FRAIS ANNEXES
€ Décoration de stand (standiste, enseigne, plantes, élingues, etc.)
€ Audiovisuel, électricité, wi�
€ Mobilier
€ Assurances complémentaires éventuelles
€ Voyage, hôtel, restauration
€ Personnel (hôtesse, manutentionnaire, intervenants, etc.)
€ Communication (documentation, dossier de presse, goodies, kakemonos, etc.)
Dé�nissez votre plan de communication
Téléchargez le kit de communication du salon (bannières, logos,
signatures de mail) pour annoncer
votre présence sur le salon (disponible dans l’espace
exposant).
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Pensez aux détails opérationnelsPensez aux détails opérationnels3 Pensez aux détails opérationnels
GUIDE DU PARFAIT
EX
P O S A N T
BON PLAN
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RÉTRO PLANNING
Accédez à l’espace exposant pour :
w Vous inscrire au cataloguew Consulter le guide technique et remplir
les di�érents bons de commandew Concevoir votre standw S’inscrire aux Rendez-Vous d’A�airesw Personnaliser et envoyer des e-invitationsw Télécharger le kit communication du salonw Louer vos lecteurs de badges
DERNIÈRE LIGNE DROITE
OUVERTURE DE L’ESPACE EXPOSANT EN 2 TEMPS :
DÉBUT DÉCEMBRE ➜ Envoi des codes
d’accès et accès à l’inscription catalogue
DÉBUT FÉVRIER➜ Ouverture de tous
les autres modules
J-7 semaines➜ Fixez des objectifs globaux et individuels ; budget à ne pas
dépasser, nombre de contacts à récolter, nombre de contrats signés dans les 6 mois suivants le salon, revenu total généré dans les 6 mois suivants le salon.
J-6 semaines➜ Préparation de vos documents commerciaux ; brochures,
dépliant, catalogue, etc. Au lieu de les imprimer, pensez à les héberger dans le Cloud (économique, écologique, logistique réduite). De plus, vous pourrez plus facilement transmettre vos documents après le salon.
J-5 semaines➜ Elaborez une liste de modèle d’e-mails, un pour chaque type
de visiteurs ; les simples, les indi�érents auxquels envoyer plus de documentation, les intéressés, les acquis et aussi ceux qui ne sont pas venus sur votre stand.
J-4 semaines➜ Concevez une boîte à outils « salon » contenant toutes les
fournitures nécessaires. Trouvez la boîte parfaite ; solide car vous pourriez l’expédier, de taille moyenne pour la stocker sur votre stand, facile à déplacer et transporter.
J-3 semaines➜ Dé�nissez votre stratégie contacts. Tous les visiteurs n’ont
pas la même importance et impact. Il est capital de rapidement identi�er les prospects chauds en les catégorisant. Votre suivi post-salon n’en sera que plus facile et rapide.
J-2 semaines➜ Plani�ez vos rendez-vous. Rappelez à vos clients de venir vous
voir sur votre stand et proposez-leur des rendez-vous. Vous devez con�rmer toutes vos réunions cette semaine pour que votre participation soit aussi e�cace que possible !
J-1 semaine➜ Tout a déjà dû être préparé et organisé. C’est le moment idéal
pour véri�er que tout est prêt ; stand, documents de voyages, connexion wi�, documents marketing, suivi expéditions, contact main-d’œuvre et personnel, calendrier des réunions, budget, plan de suivi post-salon, dernier brief de motivation de vos équipes.
LES BASIQUES
Démarquez-vous !
En organisant un atelier ou une agora
En commandant des outils de communication
Contactez votre responsable commercial
Demandez le guide des outils de communication à votre contact commercial
➜
➜
Dès votre inscription et jusqu’à �n janvier au plus tard
Dès votre inscription et le plus rapidement possible car les o�res sont limitées !
Communiquez sur votre présence sur le salon
Dès votre inscription, puis le plus régulièrement possible et de façon plus soutenue en avril et mai
➜
w Sur les réseaux sociaux
w Auprès de la presse grâce à vos communiqués de presse
➜
➜
➜
BON SALON !
6
pour répondre à vos questions
Stéphane PIC-PÂRIS Président Directeur Général stephane.pic-paris@pgpromotion.fr
Aube JEANBARTDirectrice Générale Adjointe aube.jeanbart@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 08 Mob : +33 (0)6 19 22 77 91
Romain SEMPTEYDirecteur Commercial
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
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ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
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ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
romain.semptey@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 15 Mob : +33 (0)6 26 60 23 33
Marc LACOUQUEResponsable Commercial
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
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ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
marc.lacouque@pgpromotion.fr Mob : +33 (0)6 26 65 39 20
Philippine MAYERResponsable Commerciale
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
philippine.mayer@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 23 Mob : +33 (0)6 28 63 38 69
Sophie PEREZResponsable Commerciale
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
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ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
sophie.perez@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 37 Mob : +33 (0)6 46 08 09 38
Jean-Baptiste BAUSCHResponsable Commercial
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
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ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
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ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
ORGANISÉS CONJOINTEMENT :
jean-baptiste.bausch@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 79 71 20 20
Petra BOYDRON-KÖNIGSResponsable Commerciale Développement International petra@boydron.net Tél : +33 (0)6 19 56 55 35
Sandrine MONEGERAssistante Service Clients sandrine.moneger@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 02
Caroline BONDYDirectrice Marketing & Communication caroline.bondy@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 13 Mob : +33 (0)6 18 88 05 42
Emmanuelle DARSONVALResponsable de Projets - Evénements emmanuelle.darsonval@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 18
Maïlyz MARCHALANDChargée de Communication mailyz.marchaland@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 10
Camille BERTHOChargée de Communication camille.bertho@pgpromotion.fr Tél : +33 (0)1 73 28 72 28
Loïc LABILLEDirecteur Technique loic.labille@2lconcept.fr Mob : +33 (0)6 60 62 43 70
Corentin VIEUXResponsable Technique corentin.vieux@2lconcept.fr Mob : +33 (0)6 24 96 96 47
DUGUIDE
PARFAITexposant
UNE ORGANISATIONDES ÉVÉNEMENTS
N° d'activité 11 92 19877 92
UNE ORGANISATIONDES ÉVÉNEMENTS
N° d'activité 11 92 19877 92
PG PROMOTION | 21, rue Camille Desmoulins 92789 Issy-les-Moulineaux Cedex 9 - FRANCE
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