Date

Utilisation des subventions

Introduction aux lignes directrices et aux règlements d’ordre financier

Ordre du jour• Aperçu

– Responsabilité et obligation de rendre des comptes– Rôles et responsabilités

• Utilisation des subventions– Principes généraux– Catégories et exemples– Documents ou preuves à l’appui

• Non respect (non-conformité)

970 $

660 $

927 $

CRSNG

CRSH

IRSC

Investissements annuels en recherche (en million $)

2,56 milliards $

Responsabilitéfinancière

Chercheurs

Établissements

Agences

Parlement

Contribuables

Rôles et responsabilités des chercheurs

• Adopter une saine gestion économique• Connaître les règles• Informer les organismes de tout

changement à votre statut d’admissibilité

• Soumettre des rapports• Reconnaître l’appui des organismes

Rôles et responsabilités des établissements

• Appuyer les titulaires de subventions (infrastructure et appui administratif)

• Mettre en place les politiques, les systèmes et les contrôles

• Connaître les règles• Obtenir des réponses des organismes

subventionnaires• Aviser les organismes subventionnaires de tout

changement au statut d’admissibilité• Soumettre des rapports financiers• Conserver les documents ou preuves à l’appui

pendant une période de 7 ans.

Rôles et responsabilités des organismes subventionnaires

• Libérer les fonds en temps opportun• Fournir les documents aux fins de paiement• Donner un accès facile à des renseignements

clairs et concis• Répondre rapidement aux demandes de

renseignements• Consulter les établissements concernant les

changements importants• Effectuer le suivi financier des subventions et

des bourses• Respecter les directives du gouvernement

fédéral

Utilisation des subventions

CRSNG et le CRSH:

http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/TFAGindex-GAFTindex_fra.asp

IRSC:

http://www.cihr-irsc.gc.ca/e/805-html

Principes généraux – Coûts directsLes subventions doivent aider à couvrir les coûts directsdes programmes ou des projets de recherche pour lesquelsles fonds ont étéattribués.

• Rémunération• Déplacements et séjour• Congés sabbatiques ou

autres périodes de congé• Matériel et fournitures de

recherche• Ordinateurs et

communications électroniques

• Diffusion des résultats de recherche

• Services et dépenses diverses

Exemples de coûts directs

Principes généraux – Coûts indirectsLes établissements doivent assumer les coûtsindirects.

• Installations• Services de base• Rénovations,

construction• Matériel de bureau• Frais d’administration

(ou de gestion)• Prime d’assurance pour

l’appareillage et véhicule de recherche.

• Appareils de communication de base (téléphones, télécopieurs)

Exemples de coûts indirects

Autres principes généraux

Dépenses directement liées à la recherche

Lire lignes directrices spécifiques à chaque programme

Aucun gain personnel

Utilisation efficace et économique des fonds

Aucune politique de l’organisme subventionnaire Voir politique de l’établissement

Catégories de dépenses

Rémunération

• Salaire et traitements• Honoraires des experts-

conseils• Sommes versées aux sujets de

recherche• Honoraires versés aux

conférenciers invités (CRSNG et IRSC seulement)

• Allocation de dégagement pour la recherche (ADR) (CRSH seulement)

• Salaires ou honoraires des experts conseilsversés aux titulaires de subvention ou aux candidats admissibles au financement offert par les organismes subventionnaires

• Frais d’administration ou de gestion

• Indemnités de départ ou forfaitaires

Admissibles Non admissibles

Rémunération

• le nom de la personne;• la catégorie;• le niveau de salaire;• la durée de l’appui accordé;• les détails relatifs aux avantages

sociaux.

Les preuves à l’appui doivent comprendre:

Déplacements et séjour

• Votre subvention peut servir à payer des frais de déplacement raisonnables et remboursables destinés à des activités comme:

• les travaux sur le terrain;• les conférences liées à la recherche;• les voyages effectués aux fins de

collaboration.

Maximum de 125 jours n’est plus une condition à respecter

(CRSNG et CRSH)

Déplacements et séjour

• Frais de voyage aérien en classe économique

• Frais de séjour• Frais de transport au sol• Primes d’assurance-annulation

de voyage • Frais de garde d’enfants• Dépenses liées à la sécurité• Coûts de réinstallation (CRSNG et

IRSC seulement)

• Frais de visa d’entrée• Primes d’assurance-santé

voyage (CRSNG et IRSC seulement)

• Frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail

• Frais liés aux passeports et à l’immigration

• Coûts liés à la soutenance d’une thèse

Admissibles Non admissibles

Déplacements et séjour

• L’objectif du voyage• les dates et les destinations• le prospectus ou le programme

officiel de la conférence• les détails sur les demandes de

remboursement des dépenses quotidiennes

• les détails sur l’utilisation d’un véhicule

• les reçus originaux (bordereaux de cartes de crédit ne sont pas des reçus valides

Les preuves à l’appui doivent comprendre:

• les billet d’avion et les cartes d’embarquement originaux

• la contre signature du directeur du département ou du doyen

• une demande de remboursement distincte pour chaque voyage

• affiliation du voyageur avec le titulaire

Congés sabbatiques ou autres périodes de congé

• Frais directement liés à la recherche

• Frais de déplacement pour assister à une conférence de recherche

• Frais liés au transport d’équipement

• Un frais de déplacement aller-retour (CRSNG et IRSC)

lieu du congé sabbatique → établissement

• Frais de déplacement du personnel de recherche

• Frais de déplacement aux fins de supervision

• Frais de subsistance

Admissibles Non admissibles

Matériel et fournitures

• Frais liés au matériel de recherche et aux fournitures

• Frais de courtage et de douane• Garantie prolongée• Frais liés à la formation du

personnel• Frais d’entretien et de

fonctionnement

• Primes d’assurance (appareillage et véhicules)

• Frais de construction, de rénovation et de location

Admissibles Non admissibles

Matériel et fournitures

• factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats et le prix d’achat

Les preuves à l’appui doivent comprendre:

Ordinateurs et communications électroniques

• Frais liés aux ordinateurs (matériel informatique et logiciels nécessaires à la recherche)

• Frais mensuels d’utilisation du réseau Internet (à l’établissement ou au domicile)

• Frais liés aux téléphones cellulaires et aux assistants numériques personnels (pour la collecte de données seulement)

• Frais mensuel de location ou de raccordement de téléphones

• Frais de raccordement ou d’installation de lignes

• Frais liés au service de messagerie vocale

• Frais liés à des acquisition à la bibliothèque

• Frais liés aux téléphones cellulaires et aux assistants numériques (achat ou location)

Admissibles Non admissibles

Diffusion des résultats de la recherche

• Frais de développement et de maintenance d’un site web pour publier l’information

• Frais de diffusion des résultats de la rechercheReproduction, frais d’envois, etc…

• Frais de traduction• Frais liés à la tenue de conférences ou

d’ateliers

Admissibles

Services et dépenses diverses

• Frais liés au recrutement• Frais liés à l’élimination sûre des déchets• Frais liés à l’achat de livres ou de périodiques (s’ils ne sont

pas fournis par l’établissement)

• Coûts de formation spécialisée (perfectionnement)• Frais de représentation à des fins de réseautage

(Courtoisie officielle entre les titulaires et leurs invités afin de faciliter l’atteinte des objectifs de recherche ou d’y contribuer)

• Frais d’adhésion à des associations professionnelles ou scientifiques (si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche)

Admissibles

Services et dépenses diverses

• Frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement • Dépenses engagées en vue d’assurer la conformité aux

exigences en matière de réglementation (examens éthiques et évaluations environnementales)

• Frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement

• Frais de stationnement mensuels pour les véhicules• Dépenses liées aux vêtements de tous les jours• Primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage• Certaines Frais liés aux activités de réseautage

Relations régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel, prime et reconnaissance aux employés, cadeaux, boissons alcoolisées)

Non admissibles

Services et dépenses diverses

• date de l’événement• nombre de participants• objectif de l’événement• reçus originaux et détaillés

Les preuves à l’appui doivent comprendre:

Pour toutes les dépenses: Pour les dépenses de réseautage:

• reçus originaux détaillés• justification adéquate de

la dépense (ex: les avantages économiques d’une adhésion à une association professionnelle)

Allocations de frais ou frais partagés

Les preuves à l’appui doivent comprendre:

• documents indiquant le montant exact des dépenses imputées

• méthode de calcul ou d’attribution• autorisation du titulaire ou du délégué assigné à la

subvention

Responsabilité financière

• Entorse à la réglementation→ Remboursement

• Mauvaise gestion systématique→ Fermer ou geler les comptes→Comité d’intégrité scientifique et

professionnelle

• Utilisation frauduleuse→ Autorités judiciaires

Les établissements doivent avoir et maintenir des processus pour s’assurer que:• Les preuves à l’appui sont complets et

adéquats• toutes les dépenses ont l’approbation du

chercheur ou de son/sa représentant(e), incluant les frais internes

• de l’admissibilité des dépenses et la conformité avec les exigences des organismes subventionnaires et de l’établissement

Communiquer avec le CRSH et le CRSNG

• Administration des octrois

Rita Carrière, GestionnaireCourriel: rita.carriere@nserc-crsng.gc.ca

Colombie-Britannique et OntarioKim Laflamme, Agente Courriel: kim.laflamme@nserc-crsng.gc.ca

Autres provincesCarole Thérien, Agente Courriel: carole.therien@nserc-crsng.gc.ca

• Surveillance financière

Élise Milot, Chef d’équipeCourriel: elise.milot@nserc-crsng.gc.ca

Marie-France Bergevin, Agente principaleCourriel: marie-france.bergevin@nserccrsng.gc.ca

Anne-Geneviève Argibay, Agente principaleCourriel: genevieve.argibay@crsh.gc.ca

Robert Potvin, AgentCourriel: robert.potvin@crsh.gc.ca

Carole Crête-Robidoux, Gestionnaire

Courriel: carole.crete-robidoux@sshrc-crsh.gc.ca

Communiquer avec les IRSC

• Suivi financier et éligibilité des dépensesIsabelle Beauvais, Gestionnaire, politiques, formation et surveillance

Courriel: ibeauvais@irsc-cihr.gc.ca

Ian Raskin, Agent principal, Contrôle financier

Courriel: Ian.Raskin@irsc-cihr.gc.ca

Toute question concernant l’admissibilité des dépenses peut être transmise à l’adresse suivante:

expense-eligibility@cihr-irsc.gc.ca

Sites Web

• CRSH: www.sshrc-crsh.gc.ca

• CRSNG: www.nserc-crsng.gc.ca

• IRSC: www.cihr-irsc.gc.ca