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Composantes d’un consortium EENComposantes d’un consortium EEN
Rabat, Maroc, 4 juin 2009
Objectifs
• Délivrer un service complet faisant appel a des compétences variées
• Mettre en place un guichet unique• Instaurer un esprit d’équipe au
sein d’un consortium compose de plusieurs organisations
• Installation d’un processus efficace
Niveaux d’action
• 2 niveaux principaux:– Gouvernance (horizontal)– Opérationnel (vertical)
Niveau opérationnel: définition
• Tout ce qui doit être mis en place pour délivrer le service efficacement
• Ex:– Mise en place des outils– Knowledge management– Etc.
Gouvernance: Définition
• Gestion globale du consortium en terme:– Stratégique– Du respect des objectifs– De la gestion administrative
Niveaux d’action
Planning/Coordination
Stratégie/Qualité
Monitoring/Reporting
Communication SignpostingServices a délivrer
Gestion de l’information
Outils degestion
Opérationnel
Gouvernance
• PARTIE 1 – Niveau opérationnel
Opérationnel – Services a délivrer
• Rappel de la méthodologie
Services a délivrer
• Phase 1– Contact avec le client– Marketing– Présentation des services– Analyse des besoins
Services a délivrer
• Phase 2 – Utilisation du service approprié– Module A
• Dissémination d’information• Promotion active des programmes
communautaires• Recherche d’information spécifique sur la
législation• Trouver un partenaire commercial
Services a délivrer
• Phase 2 – Utilisation du service approprié – Module B
• Audit technologique• Recherche de profil• Diffusion de profil• Diffusion via AMT• Participation a un événement• Veille technologique• Interaction avec les groupes sectoriels
Services a délivrer
• Phase 2 – Utilisation du service approprié – Module C
• Information sur les appels a proposition du PCRD
• Recherche de partenaires
Services a délivrer
• Phase 3 – Suivi– Collecte des expressions d’intérêt– Mise en relation– Support a la négociation– Mise en place de la collaboration
Services a délivrer
• Evénements– Promotion des événements
intéressants pour le pays– Organisation d’événements au
niveau national– Logistique– Assistance & accompagnement des
entreprises
Communication
• Interne– Se donner des règles de
communication interne au consortium
– Organiser des réunions de coordination régulières
– S’informer des activités des autres partenaires et des liens avec les clients
– Outils !!!
Communication
• Externe– Définir les messages a diffuser vers les
clients du consortium– Rassembler les informations nécessaires
pour faire passer le message (voir gestion de l’information)
– Gérer la communication avec le reste du réseau (groupes sectoriels, working groups, etc.)
– Gérer la communication envers la Commission Européenne
Gestion de l’information
• InterneBut:
– Echanger les informations entre les partenaires du consortium
Comment:Mise en place d’outils et procédures
Gestion de l’information
• ExterneBut:
– Rendre disponibles les information provenant de la Commission européenne, des instances publiques, des groupements sectoriels, etc.
Comment:Mise en place d’un espace de stockage accessible a tous et de responsable de l’information
Outils de gestion
• Gestion des profils – Intranet EEN• Outil d’information - First class • Outils de communication – Site
Web• CRM
Gestion des profils – Intranet EEN
• Permet:– La gestion des profils techno &
commerciaux– L’accès aux documents utiles en
terme de communication, formulaires clients, etc
– L’accès a l’information relative aux groupes sectoriels, success stories, bonnes pratiques, etc.
Gestion des profils – Intranet EEN
• En pratique…– Une personne responsable pour
l’accès au site et interface helpdesk– Une personne responsable de la
qualité des profils / organisation
Outil d’information - First class
• Outil de communication au sein du réseau
• Permet l’accès et l’utilisation de boite de messagerie multiple, selon les sujets
CRM
• Outil de suivi • Caractéristiques:
– Connexion avec la base de données clients
– Suivi par client ou par expression d’intérêt
– Disposer de l’information en temps-réel
– Partage de l’information avec les partenaires
Outils de communication – Site Web
• Nécessaire pour communiquer au niveau régional/national
• Permet une visibilité des services• Permet l’accès aux services online
tel que l’AMT• Diffuse l’information aux clients
Signposting
• Objectif:– Guichet unique pour chaque client– Faire appel a la bonne compétence
au bon moment– Utiliser efficacement les ressources
du consortium
Signposting
• Modus operandi– Disposer d’un mécanisme de
transfert d’information entre compétences
– Repartir le travail en portefeuille de clients (1 seul interlocuteur)
– Dans l’idéal, centraliser l’information permettant son accès a tous
• PARTIE II – Niveau gouvernance
Niveau gouvernance
• Plusieurs zones d’action:– Stratégie (objectifs définis par le
dossier de candidature)– Coordination– Planning– Monitoring– Reporting
Exemple de modèle
Comite stratégique
Comite depilotage
Coordinateur
Comite technique
Module B
Comite technique
Module C
Comite technique
Module A
Activités horizontales
Planning
• Réunions régulières entre les acteurs du consortium
• Définition des objectifs a court et moyen termes
• Définition des délais et moyens a mettre en œuvre
• Vérification de la tenue des délais, corrections éventuelles
Monitoring
• Objectifs:– Savoir ou on est et ou on va– Redéfinir les taches a effectuer a
court et moyen terme en fonction de ce qui a déjà été accompli
– Re-quantifier les objectifs du contrat, en passant par un avenant
– Evaluer les performances du consortium et les éléments a améliorer
Monitoring
• Comment?– Se définir des paramètres-clé a
mesurer (voir paramètres reporting?)Ces paramètres doivent être réalistes et facilement mesurables
– Le coordinateur doit collecter l’ensemble des mesures régulièrement (+/- 6 mois) et analyser leur évolution
– Eventuellement mettre en place un mécanisme ad-hoc au sein du CRM
Reporting
• Tous les 18 mois• Comprend:
– Rapport d’activités– Liste des paramètres– Rapport financier
• PARTIE III – Modes de fonctionnement
Modes de fonctionnement
• Par secteur• Par service ou compétence
Mode de fonctionnement par secteur
• Chaque secteur est représenté par un département responsable, implique dans le projet
• Chaque département est capable de fournir le service complet aux clients
• Les services pointus ou horizontaux (IT, etc.) sont assures par des départements annexes
Mode de fonctionnement par competence
• Les services sont assures par des spécialistes, tous secteurs confondus, ex:– Service de recherche de partenaire– Service d’organisation d’événement– Service de recherche de brevet– Service de recherche commerciale
• La planification des activités par secteur se fait en commun, selon la stratégie définie par le consortium
Niveau opérationnel
Niveau Opérationnel
SensibilisationMarketing nouveaux clientsPrésentation des servicesEvaluation des besoins P
has
e 1
Evaluation 2e besoinsEx. Audit
AMTEventVeilleInfos PCRD
Ph
ase
2
Mod A Mod B Mod C
SuiviEOIsMise en relationNégociationsRéponses a un appel PCRD
Ph
ase
3
Signposting
Ser
vice
s a
dél
ivre
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Intranet EEN
First Class
Site Web
Intranetconsortium
CRM
DB Clients
Signposting
Niveau operationnel
Niveau Operationnel
Communication
Co
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Intranet EEN
First Class
Site Web
Intranetconsortium
CRM
DB Clients
Externe
Interne
Niveau operationnel
Niveau Operationnel
Gestion Information
Ges
tio
n d
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info
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ion
Intranet EEN
First Class
Site Web
Intranetconsortium
CRM
DB Clients
Externe
Interne
Ensemble du consortium
Niveau Operationnel
Intranet EEN
First Class
Site Web
Intranetconsortium
CRM
DB Clients
Services & Signposting•Phase 1 •Phase 2•Phase 3
Gestion de l’information
Communication
Outils
Niveau Gouvernance
Planning/Coordination
Stratégie/Qualité
Monitoring/Reporting
Fin…
Merci de votre attention
Bertrand DESSARTBertrand.dessart@intrasoft-intl.com
Exercice – Répartition des taches
Tâches ANPME R&D Maroc
OMPIC MICNT MENESFCRS
Maroc Export
MCE
Coordination Coord principal
Comite Tech Mod B
Comite tech Mod C
Comite tech Mod A
Planning Resp principalVerif coherence
Stratégie X
Qualité Coordinateur
Monitoring Mise en placeCollecte des donneesAnalyse
Reporting X
Exercice – Répartition des taches
Tâches ANPME R&D Maroc
OMPIC MICNT MENESFCRS
Maroc Export
MCE
Service
Phase 1 RimaneRRME
Reseau de consultants
RDT InterfacesPCNPoints focauxPCI
Phase 2 IMTIAZ (Mod B)
Mod B Totalite
Recherche de brevets (Mod B) & PI
Mod B Totalite
Mod C totalite& Mod B (en partie)
Mod APartenartiats commInfo sur offre marocaine exportableInfos marches a l’etrangerEvenements a l’etranger
Mod A (reglementation)
Phase 3 Suivi par le premier contact
Gestion de l’information
Responsable librairie
Communication
Coordinateur
Exercice – Répartition des taches
Tâches ANPME R&D Maroc
OMPIC MICNT MENESFCRS
Maroc Export
MCE
DB Clients
Soutien Soutien Chef de file Soutien Soutien
CRM Soutien Chef de file
Intranet Consortium
Soutien Chef de file
Intranet EEN
Chef de file
FirstClass Chef de file
Site Web Dvt et maintenance
Soutien Soutien Soutien Soutien