Post on 03-Apr-2015
Associationdes Directeurs et
Responsables de ServicesGénéraux
Les transferts : un simple Les transferts : un simple déménagement ou une opération déménagement ou une opération
plus complexe ?plus complexe ? Avec la participation de :
• Fabrice Chiche, AMT TRANSFERT • Guy Perrin , I-TECH TRANSFERT • Jérôme Jaman, D - MAX • Pascale Mangot-Lagarde, ROYAL BANK OF SCOTLAND
et l’animation de Françoise Lecherbourg, C2si
Conférence – débat du 17 MARS Conférence – débat du 17 MARS 20112011
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AMT TRANSFERTAMT TRANSFERT
Fabrice ChicheFabrice Chiche
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Le périmètre de la prestation :
« déménagement sec » ou « opération clé en mains » ?
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Notre métier, le transfert d’entreprises
Créé en 1993, AMT Transfert est aujourd'hui le seul spécialiste du déménagement d'entreprises implanté sur quatre pôles majeurs d'activité, Paris Lille, Lyon et Sophia Antipolis.
AMT Transfert déménage plus de 115 000 postes de travail chaque année et intervient pour des clients prestigieux dans les secteurs professionnels les plus divers.
• Effectifs– Bureau commercial : 16– Coordinateurs techniques: 8– Chefs d’équipe & Déménageurs : 119
• Moyens techniques55 véhicules, du 12 au 50 m3> 4 montes-meubles> 4 fenwicks
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TERMINOLOGIE
DEMENAGER DEPLACER un matériel d’un endroit à un autre
TRANSFERER - REAMENAGERComportent une notion d’ORGANISATION en AMONT et en AVAL du déménagement
Dans le cadre qui nous concerne aujourd’hui, nous n’utiliserons le terme implantation que dans ce sens :
IMPLANTATION REPARTITION des bureaux et services sur la SURFACE DISPONIBLE dans les locaux
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L’aménagement des locaux doit générer une certaine CULTURE et une certaine IMAGE, propres à l’entreprise.
L’aménagement des locaux doit générer PRODUCTIVITE et CONFORT.
Les FINANCES orientent dans le choix des locaux.
Les locaux doivent servir d’OUTIL DE MANAGEMENT.
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LES ENJEUX DU DEMENAGEMENT
POURQUOI TRANSFERER ?Plusieurs causes peuvent être à l’origine d’un transfert :
• Sinistre• Vétusté• Surface• Délocalisation
• Fusion• Réorganisation• Couts d’utilisation
• Temps• Image
• Motivation• Sécurité
• Dépenses• Compétitivité
• Avenir
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Le périmètre de la prestation : « déménagement sec » ou « opération clé en mains » ?
EXTERNALISERTransférer à un prestataire la gestion globale du besoin :
Lui déléguer totalement la charge dans un cadre de conditions clairement définies AVEC OBLIGATION DE RESULTATS
SOUS-TRAITERDéfinir le cahier des charges
Conserver la responsabilité économique et sociale
Dans tous les cas le contrat établi doit préciser:Objectifs - Lieux et surfaces - Travaux confiés - Résultats attendus - Conditions de
contrôle - Moyens mis à disposition du prestataire - Fourchette budgétaire
Associationdes Directeurs et
Responsables de ServicesGénérauxRELATIONS CLIENT / PRESTATAIRE
SERVICE ACHATS
COMITE DE DIRECTION
CHEFS DE SERVICES
COMITE D'ENTREPRISE
TOUT LE PERSONNEL
SPECIALISTES
RESPONSABLETECHNIQUE
INVENTAIRESIMPLANTATIONS
ARCHIVAGE
CHEFD'EQUIP E
ARCHIVAGEETIQUETAGENETTOYAGE
DEMENAGEMENT
CHEFD'EXPLOITATION
CHEFD'EQUIP E
CHEFD'EQUIP E
DEMENAGEURSMONTEURSEMBALLEURSMANUTENTIONNAIRES
COORDINATEUR PRESTATIONSPRESTATAIRE
COORDINATEUR DU PROJETCLIENT
IL EST SOUVENT PREFERABLE DE CONFIER LA
COMMUNICATION INTERNE AU PRESTATAIRE
COMITE DE COORDINATION DU PROJET
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PRESTATIONS DE BASE :
Relevés inventaires; Gestion des stocks de mobiliers; Transferts informatiques; Tracé des plans de recollement de l’implantation après déménagement; Eliminer les objets obsolètes encombrants (coffres, machines, installations); Nettoyage des anciens locaux, des mobiliers déménagés avant réutilisation.
QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ?
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PRESTATIONS A VALEUR AJOUTEE :
Prise en charge, partielle ou globale, des études nécessitées par l’opération (linéraires, surfaces, collaborateurs…); Etudes et mise en œuvre du transfert dans le cadre « outil de management »; Archives.
PRESTATIONS D’ASSISTANCE :
Préparation et écritures des cahiers des charges ouverts; Suivi et relances des appels d’offres correspondants; Communication interne; Vente du matériel d’occasion (suite à un déménagement).
QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ?
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Le prestataire doit délivrer une PRESTATION GLOBALE
Une qualité essentielle : CAPACITE A PRENDRE EN CHARGE TOUS LES BESOINS EXPRIMES.
Il doit être INDEPENDANT des fournisseurs de cloisons, mobiliers, et
spécialiste du bâtiment.
Le choix se fait en fonction de:
SES COMPETENCES, SON ADAPTABILITE AUX BESOINS, A LA CULTURE ET AUX IMPERATIFS, SES MOYENS TECHNIQUES, SA PROXIMITE
PRESTATAIRE = Expérimenté, souple, flexible, réactif
PRE-SELECTION DU PRESTATAIRE
Associationdes Directeurs et
Responsables de ServicesGénérauxETUDE DES OFFRES
- REFERENCES- PRIX
TEST SUR UN CHANTIER
- LE DOSSIER D’OFFRES- PLURALITE DE COMPETENCES
DESCRIPTIF DETAILLE DES PRESTATIONS.
- FLEXIBILITE - SOUPLESSE - DELAIS- CAPACITE A MOBILISER DES MOYENS EXCEPTIONNELS
ENGAGEMENT SUR LES DELAIS.
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LA LEGISLATION DU TRANSPORT
Documents à exiger des prestataires consultés
L’attestation de capacité qui garantit l’inscription au Registre des Transports du prestataire.
Les assurances adéquates : Marchandises transportées et Responsabilité Civile, qui garantissent les biens de votre entreprise.
Les attestations qui garantissent que vos prestataires sont à jour dans le règlement de leurs cotisations sociales, leur TVA, et leurs impôts divers.
L’habilitation au secret défense. La certification Iso 9001, version 2000.
EN MATIERE DE TRANSPORT, N’OUBLIEZ PAS QUE LE DONNEUR D’ORDRE EST RESPONSABLE EN CAS DE DEFAILLANCE DU PRESTATAIRE.
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Cas n°1 - EXEMPLE- Transfert de 600 postes en deux w.e. typologie :cabinet d’avocats
- Communication utilisateurs- Prise en compte des spécificités techniques ( ex: archives )
- Réalisation des études d’implantation
Cas n°2 - CONTRE EXEMPLE- Transfert de 10 postes en une soirée typologie: équipe administrative
- Nota: Appui sur un contrat cadre- Prévenance le vendredi à 16H00 pour le soir
- Pas de fiche de transfert- Pas d’autorisation de stationnement
- Pas de listing intervenants- Pas d’inventaire
- Pas de correspondant des services techniques- Etc…
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I-TECH TRANSFERTI-TECH TRANSFERT
Guy PerrinGuy Perrin
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
En quoi consiste le pilotage d’un transfert
Le pilotage d’un transfert, c’est avant tout une forte implication personnelle de deux intervenants. - Le client- L’entreprise de transfert Piloter un transfert, c’est rechercher et proposer des solutions pour satisfaire au mieux la réussite d’un projet : Piloter, c’est guider, diriger. Il est indispensable pour mener à bien le pilotage d’un transfert de mettre en place une cellule de coordination.
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
Coordination des différents intervenants : Risques et solutions
Avant de choisir une société de transfert il faut définir et clarifier le besoin et les contraintes dans un cahier des charges clair et précis.
Ce cahier des charges doit organiser le pilotage pour chaque étape du transfert :
• quelle est la répartition des rôles entre le DRSG client et le prestataire ?• selon quelle structure ?• qui assure le reporting ?.... Un transfert d’entreprise, c’est de la planification, de la préparation, de l’organisation.
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
Pour un transfert réussi :
• la constitution d’une cellule de coordination s’impose dès le démarrage du projet
• cette cellule sera posée des différents acteurs en charge de :
du fonctionnement de l’immeuble : des ascenseurs, des télécom….. des travaux de l’informatique de la communication…..
la liste n’est pas exhaustive.
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERTLa mise en place d’une cellule de coordination permet de s’interroger sur LES RÔLES DE CHACUN
3 vecteurs essentiels sont à retenir:
Pilotage: c’est mettre en place- L’organisation générale du transfert- La préparation techniqueQui pilote ?
Reporting: c’est rendre compte- Renseigner le client dans toutes les décisions prises concernant la conception du transfert- Signaler par écrit toutes réserves au suggestions permettant d’améliorer le déroulement du transfertQui établit le reporting ?
Animation: c’est mobiliser et communiquer-Répondre aux questions et besoins des collaborateurs-Organiser les réunions d’information, définir les périodicités, les plans d’actions….Qui anime ?
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Contour et environnement du projet
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
Une fois désigné le pilote prendra contact avec les services concernés par le transfert en vue de RECENSER (généralement avec le comité de pilotage de l’entreprise) LES DIFFERENTES TÂCHES ET LES PLANIFIER - Visite des sites départ / arrivée pour recenser les contraintes logistiques (voir échéancier)- Dresser l’inventaire des mobiliers, équipements concernés- Identifier et coordonner l’ensemble des interventions- Informatique (sécurisation des données, déconnexion / transfert, nettoyage / reconnexion)- Equipement spécifiques (copieur)- Se charger de la coordination des différents intervenants extérieurs et intérieurs- Participer à la réunion de coordination des services concernés- Contrôle d’opérationnalité
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Echéancier des visites techniques par flux
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
- Le repérage et la mise en application de celui-ci- La vérification des plans d’implantation- Aider ou effectuer l’étiquetage de l’ensemble des matériels et divers à transférer- Affichage des plans d’implantation sur les sites d’arrivée et fléchage- Repérage des accès, itinéraires- Assurer le dispatching des cartons dans chaque service concerné par le transfert- Planifier les opérations- Etablir des check list, définir des process- Adapter les moyens d’exploitation en fonction des tranches horaires- A l’issue de chaque phase de transfert :- Effectuer conjointement avec le ou les responsables de chaque service, la réception des travaux définis dans le cahier des charges. La collecte des données n’a de sens que si elle vient à l’appui d’une décision, si elle sert à nourrir les besoins d’information en vue du pilotage.
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
Conclusion
Le pilote doit rassurer le client et aplanir la plupart des inquiétudes parfois ressenties à plus d’un titre comme déroutantes par les salariés. Il assure le rôle de courroie de transmission entre le client et les équipes de déménageurs.Son savoir faire vous apporte gain de temps et de sécurité. Il propose en cas de nécessité due à des impératifs techniques de la part du client, d’apporter des modifications au planning initial, et de les faire respecter.
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
Exemple : Bon
Jacques SEGALA, publicitaire bien connu préconisait lors du transfert de EURO RSG que l’enjeu d’un tel transfert n’était pas facile, quand on sait l’esprit casanier du Français pour lequel tout déménagement est une petite mort.
Mais grâce à une organisation remarquable et une cellule de coordination mise en place par la société de déménagement ayant programmé dans les moindres détails le déroulement des opérations de transfert, tout le monde s’est retrouvé à bon port dans de bonnes conditions et dans les temps impartis.
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LE PILOTAGE D’UN TRANSFERT
Exemple : Mauvais
Lors du transfert de 7 ARTE, la chaîne de télévision n’avait pas souhaité avoir recours à une cellule de coordination, le responsable des services généraux ayant souhaité lui-même assurer le pilotage du transfert.
Le transfert était programmé sur un week-end (vendredi – samedi - dimanche) avec des amplitudes horaires de nuit.
Le samedi soir à 23 heures, lors du déballage du contenu de 100 armoires traditionnelles soit 500ml de dossiers suspendus, le client s’est aperçu qu’il avait omis de prendre les dimensions d’un hamac par rapport au nouveau rangement et, il s’est avéré qu’il manquait 1cm.
Ce qui entraîna un travail et un coût supplémentaires pour transférer le contenu des anciens hamacs dans de nouveaux hamacs et en revoir l’étiquetage.
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D - MAXD - MAX
Jérôme JamanJérôme Jaman
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Neutralité du prestataire vis-à-vis des collaborateurs
Meilleure préparation et mise en condition du client pour l’intervention.
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Les différentes options possibles pour le transfert et leurs incidences budgétaires :
1/ Options dans la Période :1/ Options dans la Période :
Tarif semaine / week-end (+25%)Tarif journée / soir (+50%)Tarif dimanche / Jour férié (environ +90%)
2/ Options dans la prestations :2/ Options dans la prestations :
Emballage / déballage (de 10 à 25%)Déconnexion / reconnexion (prix supp. au poste)Cleanning Day (forfaitaire en supp.)
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ROYAL BANK OF SCOTLANDROYAL BANK OF SCOTLAND
Pascale Mangot-LagardePascale Mangot-Lagarde
Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics
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Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics
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Un transfert d’entreprise représente une véritable stratégie immobilière
Il doit être traité avec le plus grand professionnalisme car il comporte des dimensions organisationnelles, économiques et humaines et ce , quelque soit la taille de l’entreprise
De son succès dépend parfois l’avenir de l’entreprise, il s’agit d’une phase complexe qui peut avoir de lourdes conséquences en cas de mauvais pilotage de l’opération.
Pas de pilotage à vue!
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Des aspects multiples!
Géographie
• Moyen d’accès• Localisation• Nombre de
bâtiments
Social et politique
• Restructuration de l’entreprise
• Fusion/Acquisition• Croissance
Stratégiques
• Image de marque• Proximité du marché• Dimension
économique
Technique
• Sans changement• Renouvellement
de mobilier• Renouvellement
des équipements techniques
Autres :
• Liés aux métiers de l’entreprises
Volumétrique
• Linéaire de documents
• Nombre de poste de travail
• Nombre de PC• Stock de
marchandises
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Les contraintes/risquesMauvaise appréhension de la complexité :
– Défaut d’anticipation– Pilotage empirique– Changements jusqu’à la dernière minute– Inadéquation aux besoins– Communication inexistante– Non implication du personnel
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La solution?
• La communication, avant
• La communication, pendant
• La communication, après
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Rendez-vous le 17 mai prochain pour notre Rendez-vous le 17 mai prochain pour notre prochaine conférence-débat sur : prochaine conférence-débat sur :
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