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COACHINGDES ADMINISTRATEURS

Coaching des administrateurs

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Voir, Prévoir, Partager

Bienvenue

Nom Prénom du coachCoordonnées Coordonnées

Agenda1 – Jour 12 – Jour 23 – Jour 3

Horaire08h30 : Accueil café

09h00 – 12h10 : Coaching

12h10 – 13h00 : Lunch

13h00 – 16h30 : Coaching

16h30 : Clôture

Bienvenue

Qui suis-je ?

Commune ?CPAS ?

Province ?Autre ?

Quelles sont mes attentes ?

Fonction ?Service ?

180° ?

Plan de formation ?Démarche

stratégique ?PST ?

Motivation ?

Utilité du logiciel

3X3 Structurer • Démarche stratégique• PST• Plan de formation

Suivre

• Démarche stratégique

• PST• Plan de formation

• Démarche stratégique• PST• Plan de formation

STRUCTURER

• Canevas

• Vocabulaire

• Fil d’Ariane

• Visibilité

SUIVRE

• Suivi en temps réel

• Avancement, indicateurs, …

• Tableau de bord (pilote, budget, priorité, échéance, …)

• Diagramme

• Démarche stratégique & PST

Exportation et filtre

• Plan de formation

Exportation et suivi

Mais encore …

• 1 seule version, plusieurs utilisateurs

• Sécurité et confidentialité

• Souplesse

Investissement

Financièrement• Pas de cout de maintenance,

d’installation ou d’abonnement

Techniquement• Pas de matériel particulier, …• Une connexion internet suffit

Humainement• Un administrateur • Pas de connaissance

informatique poussée

Accompagnement • Helpdesk• Formation• information

L’administrateur

PERSONE DE CONFIANCE

qui GERE l’application

pour EPAULER l’ENTITE

dans la

CONSTRUCTION et le SUIVI

d’une DS, d’un PST ou/et d’un PF

L’administrateur

PREPARER

Alimentation initiale de la base de données

PARAMETRER

Paramétrage de l’utilisation

RELAYER et COMMUNIQUER

Lien entre le logiciel et la réflexion menée par

différents acteurs sur son utilisation et son contenu

Présentation générale

de la Formation

Contenu et programme

ORGANISATION

Mise à disposition du logiciel

Divisions PersonnesOrganigramme

DEMARCHE STATEGIQUE

Programme stratégique transversal

Génération Importation

Plan de formation final

Plan de formation temporaire

Demandes

ValidationsMoyens

Th AcOO J1

Formation

Ligne du temps

Partie « Organisation »

Ligne du temps détailléePartie « Organisation »

Avant-propos : La partie « Administration »

• Le menu comporte une partie « Administration » uniquement accessible à la/aux personne(s) reconnues comme administrateur

• Objectifs :– FACILITER et REGULER l’utilisation– Offrir de la SOUPLESSE pour se rapprocher des

réalités de chacun

• La partie administration permet :

- PARAMETRER- ALIMENTER- COMPLETER

- EXPORTER

• Elle comporte 8 rubriques :

Démarche stratégique

Plan de formation

Organisation

Utilisateurs Gestion des blocs

Gestion des menus

Import en CSV

Export en CSV

Partie « Administration »

Chaque rubrique sera examinée durant les 2 jours en fonction de a partie du programme quelle concerne > SYMBOLE

Elle comporte 3 rubriques :

• Divisions• Personnes• Organigramme

La partie « Organisation »

Divisions

• Terme générique qui englobe : services, départements, entités, directions, ….

• Importation selon un fichier modèle ou encodage manuel

• Parenté

Organigramme

• Génération automatique

• Ordre d’affichage : alphabétique par défaut

• Possibilité d’organiser l’ordre

Personnes

• Enregistrement des personnes pour :– Enregistrement des utilisateurs– Suivi de la DS ou du PST (pilote, …)– Création et suivi du PF (demandes de formation, …)

• Importation ou encodage manuel

• Présence dans la base de données ne veut pas dire accès automatique au logiciel.

• Personnes

Obligatoire

Identité (Nom, Prénom, …)Identifiant, Mot de passeCatégorie de personne

Profil

Fonction

Catégorie de personnelNiveau

Fonction (intitulé)Echelle de traitement

Type de contrat

Division

Facultatif

EvaluationsDiplômes

Historiques des formations

N.B. une importation simplifiée est possible basée uniquement sur le nom le prénom et la di vision qui emploie l’agent. Cela entraine toutefois une perte de visibilité sur la fonction de la personne.

• Personnes

Identifiant et mot de passe

- Génération automatique possible lors de l’importation

- Communication uniquement si choix de l’entité par l’administrateur.

• Personnes

Catégorie de personne et profil

- OBLIGATOIRES pour chaque personne- La COMBINAISON des deux définit

l’ACCESSIBILITE d’un utilisateur au logiciel > ce qu’il peut faire, ce qu’il peut voir

• Personnes

Catégorie de personne et profil

- A mettre en PARALLELE surtout pour ce qui est des utilisateurs « valideurs » (service du personnel, chef de divisions et fonctionnaire dirigeant) - Par défaut : 7 catégories de personne et 8

profils

• Fonctions

- La fonction = combinaison OBLIGATOIRE de 4 éléments

CATEGORIE DE PERSONNE

ECHELLE DE TRAITEMENT

NIVEAU

FONCTIONintitule

Personnel administratif

Attache

La partie « organisation »

• Fonctions

Attribuer une fonction = AUTOMATIQUEMENT attribuer une division a une personne

La partie « administration »

Rubrique « organisation »

- 8 sous-rubriques

- Uniquement compléter des listes par défaut

• Rubrique « Utilisateurs »

- 4 sous-rubriques

- Permet de réguler l’utilisation

• Rubrique « Utilisateurs »

Comptes utilisateurs

Gestion des roles

profils Droits d’acces

!! SECURITEPROFIL = ensemble de rôles ou droits d’accès

• Gestion des Blocs et Gestion des Menus

- Blocs > sur la page d’accueil et en fonction des profils

- Menus > colonne de gauche et en fonction des droits d’accès (rôles)

• Import en CSV

- Enregistrer le fichier modèle et importer les données

- 4 possibilités

divisions

personnes et fonctions

fonctions, …

formations

(articles budgétaires > liaison eComptes)

• Export

- Les fichiers exportés sont identiques au modèle utilisé pour l’importation et peuvent servir de backup

- 5 possibilités d’export dont personnes et divisions

DEMOCITY

Conclusions

Partie « Organisation »

Conclusions

Mise à disposition du logiciel

Formation

ORGANISATION

DEMARCHE STATEGIQUE

Th AcOO J1

Démarche stratégique

Ligne du temps détailléePartie « Démarche stratégique »

Ligne du temps détailléeParie « PST »

Avant-propos : La Démarche stratégique

Démarche stratégique :

– Ensemble d’étapes conduisant une entité à définir ses objectifs, généralement à moyen et long terme, et la manière dont ceux-ci seront réalisés. (opérationnalisation)

– Il faut la faire vivre (mettre en œuvre, suivre, évaluer, …)

Avant-propos : Le PST

- Forme de démarche stratégique proposée aux communes wallonnes

- Le PST est une démarche de gouvernance locale. C’est un document stratégique qui aide les communes à mieux programmer leurs politiques communales en développant une culture de la planification et de l’évaluation

Avant-propos : Démarche stratégique (PST)

Volet INTERNE« Administration générale »

Objectif opérationnel

Volet EXTERNE« Développement des politiques »

Objectif stratégique Objectif stratégique

ACTION

ACTION ACTION

ACTIONACTION

ACTION ACTION

ACTION

DOMAINE D’ACTION DOMAINE D’ACTION

Avant-propos :

Quelques termes :

Obectif = résultat à atteindre

- Stratégique = le « devenir de l’entité »

> Que voulons nous être ?- Opérationnel = le « Faire évoluer »

> Que voulons nous faire ?

Avant-propos :

Quelques termes :

Action = le moyen de concrétisation de l’objectif opérationnel

> Comment faire concrètement

Avant-propos :

Quelques termes :

Moyen :

Au niveau du logiciel = sous-action, on détaille l’action, on décline une action en moyens

!!! A ne pas confondre avec l’autre utilisation du terme « moyen » qui est utilisée. (Exemple dans la question : A-t-on les moyens de réaliser une action ?)

Avant-propos :

Quelques termes :

Indicateurs :

« Outil » qui permet de mesurer, évaluer la progression d’une situation

On en retiendra deux :• Indicateur de résultat• Indicateur d’avancement

Partie « Démarche stratégique »

La structure proposée par l’application pour la démarche stratégique à un vocabulaire et un canevas identiques à ceux proposés pour le PST

THEMATIQUES (Domaine d’actions)Choix du volet INTERNE ou EXTERNE

Objectifs stratégiques

Objectifs opérationnels

Actions

Moyensde formation ou autre

Nécessaires pour plan de

formation

Thématique

- Choix d’un volet INTERNE ou EXTERNE

Objectif stratégique

- En lien avec une thématique- Possibilité de lien avec une

mission légale - Possibilité d’indiquer un pilote et

un état

- En lien avec un objectif stratégique

- Possibilité d’indiquer un pilote, un budget, une date d’échéance, une priorité et des indicateurs de résultat

Action

- En lien avec un objectif opérationnel

- Possibilité d’indiquer un pilote, les divisions impactées, la division pilote, une date d’échéance, un état de santé, une priorité et des indicateurs d’avancement

Moyen (sous-action)

- Deux types de moyen (de formation ou autre)

- Nécessaire pour la partie « Plan de formation »

Visibilité

A plusieurs endroits, possibilité de générer un diagramme

Diagramme : vue structurelle non détaillée

Partie « PST »

Deux éléments :

• Génération du PST : visibilité à l’écran de la démarche stratégique sous la forme PST

• Exportation du PST : création d’un fichier word du PST

• Possibilité de FILTRER pour organiser l’information

Partie « Rapports »

• Rapport : document organisant certaines informations de la base de données généré automatiquement par l’application

• Un rapport proposé actuellement : TABLEAU DE BORD

• Le tableau de bord peut être trier

!!! Si on alimente partiellement la base de données de la Démarche stratégique, on a un rapport partiel

rubrique «Démarche stratégique »

- 8 sous – rubriques

- 7 permettent de compléter des listes par défaut sauf la partie

- La sous-rubrique « articles budgétaires » permet de voir tous les articles importés depuis l’application eComptes

DEMOCITY

Conclusions

Jour 1

Conclusions

Formation

ORGANISATION

DEMARCHE STATEGIQUE

Th AcOO J1

MERCI DE VOTRE ATTENTION

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