E‐Bidding(Gestion d’appels d’offre, de demandes de prix et de pré‐qualifications)

Lilian CardonneChef de projet Système d’Information et Business Intelligence

ESRF – European Synchrotron Radiation Facility

ESRF

La source de rayonnement synchrotron la plusintense au monde.

100 milliards de fois plus puissant que les rayons X utilisés pour une radiographie.

Une excellence scientifique reconnue à travers le monde.

N◦1 des résultats scientifiques N◦2 du nombre d’utilisateurs. N◦1 sur la fiabilité et la qualité du rayonnement. 4 Prix Nobel parmi les utilisateurs. 25166 articles référencés pour la période 1994‐2014. ~30 articles publié dans « Nature and Science »  par an. Presque 2000 publications par an: ~5 par jour.

ESRF – European Synchrotron Radiation Facility

ESRF

13 états membres:France 27,5 %Allemagne 24 %Italie 13,2 %Royaume Uni 10,5 %Russie 6 %Benesync 5,8 %(Belgique, Pays Bas)Nordsync 5 %(Danemark, Finlande, Norvège, Suède)Espagne 4 %Suisse 4 %

8 pays associés:Israël 1,5 %Autriche 1,3 %Centralsync 1,05%(République Tchèque, Hongrie, Slovaquie)Pologne 1 %Portugal 1 %Afrique du Sud 0,3 %

En opération depuis: 1994.Budget annuel: 100 million d’Euros.Nombre d’employés: ~650 (de 40 nationalités différentes).Statut légal: société civile de droit privé.

21 nations partenaires

ESRF

Institut Laue‐Langevin

European Molecular Biology Laboratory Institut de Biologie 

Structurale

European Synchrotron 

Radiation Facility

Un projet ambitieux et innovant: “ESRF Upgrade Programme” ESRF

‐ Construction de19 stations expérimentales pour explorer le nano‐monde.

‐ Création d’un nouveau hall d’expérience ultra‐stable.

‐ Rénovation et amélioration d’instruments de technologie de pointe et de l’infrastructure de  l’accélérateur de particule.

20092015

Upgrade PHASE I – 180 M€Dans les temps et dans le budget

‐ Construction d’un nouvel anneau de stockage, dans  la structure existante, ayant des performances accrues par un facteur 100.

‐ Construction de nouvelles stations expérimentales à la pointe de la technologie.

‐ Programme d’instrumentation ambitieux (optique, détecteurs haute performance).

‐ Intensification de la stratégie « big data ».

20152022

EBS Project (Extremely Brilliant Source) – 150 M€Lancée en Juin 2015

E-Bidding: principaux drivers du projet E-B

idding

Être capable de gérer les appels d’offre liés à la forte augmentation des achats 

de forte valeur dans le cadre du projet EBS.

Adresser les demandes croissantes des pays membres de l’ESRF:

• Pouvoir identifier facilement quelles sont les opportunités de travailler 

avec l’ESRF pour les sociétés de leurs pays.

• Avoir une transparence sur le déroulement des appels d’offre (suivi des 

informations clés: processus, réponses des sociétés, …).

Apporter au service Procurement & Contracting un outils informatique intuitif, 

performant et collaboratif (réduction des tâches à faible valeur ajoutée).

Utiliser les outils informatiques déjà installés à l’ESRF. 

Le système d’information de gestion de l’ESRF

E-B

idding

Finance / Achats / Compta. / Magasin 

Oracle E‐Business Suite (R12)

APPayables

ARReceivables

INVStocks

FAAssets

GLAccounting & Budget

POProcurement

SLAAccounting Engine

BD FMIS(sur site)

RessourcesHumaines

BD(SaaS)

Entrepôt de donnéesBD Oracle (sur site)

Business IntelligenceAd Hoc Reporting(40 utilisateurs métier)

Suivi Budgétaire(~150 utilisateurs)

Executive Dashboards(~15 Managers)

Simulation

Wage BillSuivi des frais de personnel

Outils

Gestion de trésorerie

RH & Paye

Temps & Activités

eTemptation

OLAP(SaaS)

?

DéveloppementBusiness

CRM

Gestion desvoyages

Gestion demandesd’achats

Élaboration budgétaire

BMIS

CMIS

Supervision de la trésorerie

E-Bidding: étude et choix de la solution, projet

E-B

idding

Deux familles d’utilisateurs

Internes

• Standard (demandeur, participant)

• Service Procurement & Contracting

Externes

• Purchasing Advisors

• Sociétés (fournisseurs)

Deux familles d’utilisateurs Internes

Standard (demandeur, participant)

Service Procurement & Contracting

Externes

Purchasing Advisors

Sociétés (fournisseurs) Mai2015

• Remise d’une spécification fonctionnelle complète. 

• Contractualisation et début du projet.

Décembre2014

• Prise de contact avec  ATOL C&D       (partenaire ESRF support Alfresco)

Février2015

• Réalisation d’un POC par ATOL C&D                         (sur la base d’une mini spécification)‐ Compréhension de la problématique fonctionnelle

‐ Connaissance de la solution Alfresco One

‐ Projets similaires (développements spécifiques)

‐ Composants d’interface utilisateurs (pilotage WF)

Le projet en bref

246 h/jFév.2015

Mai2015

E-Bidding: architecture de l’application

E-B

idding

BD Métadonnées 

+ Workflow

ESRF ‐ FMIS

UTILISATEURS ESRFInterfaces en ligne dédiées (formulaires WF + dashlet/formulaires/composants spécifiques) Alfresco Share ‐ Alfresco Activiti – Framework J2EE

Gestion Électronique de Documents (GED)

Interfaces en ligne dédiées (HTML 5, J2EE)

UTILISATEURS EXTERNES

ESRF ‐ DWH

E-B

idding

E-Bidding – Workflow Activiti

Design fonctionnel depuis l’éditeur graphique Alfresco Activiti

E-Bidding: socle applicatif

E-B

iddingE‐BIDDING

COMPOSANTS SPÉCIFIQUES PAPage de login

Page principale

Page de détails d’une consultation

Pages de gestion des Bidders

Vérification des adresses e-mail

Verrouillage de la saisie

COMPOSANTS SPÉCIFIQUES BIDDERSPage de login

Page de réponse à l’appel d’offre

Page de dépôt d’une offre

Verrouillage de la saisie

COMPOSANTS SPÉCIFIQUES ESRFDashlet de création d’une consultation

Composant pilotage

Dashlet de pilotage

Formulaire de détail d’une consultation

Recherche avancée

Génération des documents (PDF, modifiables)

Envoi d’e-mails configurables (modèles)

COMPOSANTS TRANSVERSESGestion des comptes (PA, Bidders)

Gestion d’alertes (calendrier)

Gestion de groupe d’appels d’offre

INTERFACES DE DONNÉESInterface avec LDAP ESRFInterfaces avec la BD FMIS ESRF

EXTRA

CTIO

NS D

E DO

NN

ÉESA

limentation de

l’entrepôt de données ES

RF

Le système d’information de gestion de l’ESRF

E-B

idding

Finance / Achats / Compta. / Magasin 

Oracle E‐Business Suite (R12)

APPayables

ARReceivables

INVStocks

FAAssets

GLAccounting & Budget

POProcurement

SLAAccounting Engine

BD FMIS(sur site)

RessourcesHumaines

BD(SaaS)

Entrepôt de donnéesBD Oracle (sur site)

Business IntelligenceAd Hoc Reporting(40 utilisateurs métier)

Suivi Budgétaire(~150 utilisateurs)

Executive Dashboards(~15 Managers)

Simulation

Wage BillSuivi des frais de personnel

Outils

Gestion de trésorerie

RH & Paye

Temps & Activités

eTemptation

OLAP(SaaS)

DéveloppementBusiness

CRM

Gestion desvoyages

Gestion demandesd’achats

Élaboration budgétaire

BMIS

CMIS

Supervision de la trésorerie

E‐BiddingGestion desappels d’offre

E‐Bidding(Gestion d’appels d’offre, de demandes de prix et de pré‐qualifications)

Merci de votre attention!