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© 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse.
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KPMG AUDIT
C
Manuels de Procédures
Atelier de démarrage PIRAM
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1 Objectif d’un manuel de procédures
Description et définition des outils et méthodes de gestion devant permettre l’exécution d’une entité.
Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre d’évolution d’une entité.
Document de référence pour tous les opérateurs (institutions gouvernementales, ONG, bailleur de fonds, unité de gestion, etc.)
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2 Définitions : 1/4
Concept Définition
Accord de prêt
Document contractuel signé entre le représentant de l’Emprunteur (République de la RDC) et le FIDA et définissant le montant et les conditions d’utilisation du prêt accordé par le FIDA àl’emprunteur, les modalités d’exécution du programme, objet du prêt, et les devoirs et obligations de chacune des parties, et diverses dispositions relatives au prêt.
Année fiscaleL’année fiscale du PIRAM correspond à l’année calendaire (1er janvier au 31 décembre).Le 1er exercice fiscal démarre à la date de mise en vigueur du prêt.
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Définition : 2/4
Codification comptable
Imputation des transactions financières et comptables effectuées par le programme dans les comptes analytiques, budgétaires et comptables appropriés selon les modalités et règles définies dans le présent manuel. La codification comptable contient en outre les codes de composante, sous composante, activité, et zone du programme , catégorie de dépenses et source de financement.
Compte de prêt
Compte ouvert par le FIDA au nom de l’Emprunteur et dans lequel est versé le montant du principal du prêt. De la date d’entrée en vigueur jusqu’à la date de clôture du prêt, l’Emprunteur peut solliciter auprès du FIDA des retraits du compte de prêt pour les dépenses autorisées conformément aux dispositions de l’accord de prêt.
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Définition : 3/4
Compte de Projet
Compte courant libellé en USD ouvert par le Ministère de l’Agriculture auprès d’un établissement bancaire de la RDC dans le but d’y déposer les fonds représentant la contribution de l’Emprunteur au programme .
Compte Spécial
Compte libellé en dollars US ouvert par l’Emprunteur auprès d’un établissement bancaire commercial en RDC et servant au financement du programme . Les retraits de fonds effectués sur le Compte de Prêt sont versés sur le Compte Spécial, qui sert à alimenter le Compte d’Opérations à partir duquel sont effectuées les dépenses.
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Définition : 4/4
COSTAB Logiciel informatique utilisé par le FIDA pour l’estimation des coûts du programme et l’établissement des projections financières lors de l’évaluation du programme.
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Chapitre 1. Cadre organisationnel
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Structure du programme
Description et modalités d’exécution du programme
Supervision et suivi du programme
Cadre juridique, règles et procédures
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Annexes au Chapitre 1
1 Financement du programme
2 Fiche synthétique du programme
3 Partenaires au programme
4 Structure organisationnelle
5 Documents de référence et autres informations
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Chapitre 2. Administration
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Unité de Coordination du programme(UCP)
Règles et fonctionnement du bureau
Gestion du courrier
Systèmes d’information et de communication
Archivage des documents
Déplacements officiels
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Annexes au Chapitre 2
1 Organigramme du programme
2 Descriptions des postes
3 Planning annuel du personnel
4 Classification des documents
5 Système de classement
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6 Plan annuel de voyage
7 Demande d’ordre de mission
8 Estimation des coûts de mission
9 Demande de remboursement des frais de mission
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Chapitre 3. Gestion du Personnel
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Types de contrats
Sélection du personnel de programme
Rémunération et avantages du personnel du programme
Recrutement du personnel du programme
Administration du personnel du programme
Obligations du personnel et mesures disciplinaires
Fin de contrat
Personnel temporaire
Consultants individuels
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Annexes au Chapitre 3
1 Plan annuel des ressources humaines 2 Avis de vacance de poste3 Grille d’évaluation des candidatures4 Grille de sélection du personnel5 Catégories salariales et grille de rémunération 6 Modèle de contrat – personnel du programme7 Fiche de renseignements 8 Dossiers individuels 9 Demande de congés
1212
10 Fiche de suivi des congés 11Fiche d’évaluation des performances12 Fiche de fin de contrat 13 Requête pour assistance temporaire14 Modèle de contrat – personnel temporaire15 Fiche de paiement d’honoraires – consultants et personnel temporaire16 Modèle de contrat – consultant individuel 17 Fiche d’évaluation – consultant et personnel temporaire
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Chapitre 4. Gestion des biens
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1Définitions
2Suivi des immobilisations
3Maintenance et sécurité
4Véhicules du programme
5Cession d’immobilisations
6 Gestion des stocks
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Annexes au Chapitre 4
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4.1 Registre des immobilisations 4.2 Système de codification des immobilisations 4.3 Liste de biens par affectation 4.4 Fiche de prêt de matériel 4.5 Liste d’inventaire 4.6 Durée d’amortissement des biens 4.7 Autorisation de sortie de matériel 4.8 Carnet de bord des véhicules du projet 4.9 Fiche de suivi des véhicules du programme4.10 Fiche de cession 4.11 Fiche de suivi et état récapitulatif des stocks
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Chapitre 5. Passation de Marchés
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5.1 Généralités 5.2 Programmation des acquisitions 5.3 Demande d’achat 5.4 Spécifications techniques et termes de référence 5.5 Consultation des fournisseurs 5.6 Sélection des fournisseurs 5.7 Attribution des marchés et élaboration des contrats 5.8 Suivi des contrats 5.9 Livraison des biens, travaux et services
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Annexes au Chapitre 5
1616
5.1 Modalités de passation de marchés 5.2 Matrice de responsabilités pour les passations de marché 5.3 Plan d’acquisition des biens et services 5.4 Demande d’achat 5.5 Critères génériques d’évaluation des propositions techniques 5.6 Modèle de grille d’évaluation des propositions techniques 5.7 Modèle de contrat de fourniture de biens5.8 Modèle de contrat de travaux 5.9 Modèle de contrat de services 5.10 Bon de commande 5.11 Registre des contrats 5.12 Rapport d’inspection et de réception
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Chapitre 6. Gestion financière
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6.1 Généralités 6.2 Processus budgétaire 6.3 Engagement de dépenses 6.4 Décaissements 6.5 Mobilisation des fonds (FIDA et contrepartie)6.6 Rapports financiers
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Annexes au Chapitre 6
1818
6.1 Codification des opérations financières6.2 Planning d’élaboration du PTBA 6.3 Format de budget 6.4 Affectation des fonds du prêt par catégorie de dépenses 6.5 Etat de suivi budgétaire mensuel 6.6 Registre des chèques distribués6.7 Demande de retrait de caisse 6.8 Fiche d’inventaire physique de caisse 6.9 Suivi des décaissements 6.10 Check-list pour la préparation des DRF et DPD 6.11 Etat de reconstitution du compte spécial 6.12 Check-list pour le contrôle des DRF et DPD 6.13 Suivi des DRF et remboursements du FIDA
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Chapitre 7. Procédures comptables
1919
1 Règles et principes comptables
2 Système d’information et organisation de la fonction comptable
3 Procédures de comptabilisation des opérations
4 Schémas comptables pour les différentes catégories de dépenses
5 Clôture des comptes (mensuelle et annuelle)
6 États financiers et Audit des comptes
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Annexes au Chapitre 7
2020
1 Plan comptable général
2 Modèle de fiche d’imputation
3 Schémas d’écritures comptables
4 Check-list pour la clôture des comptes
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Je vous remercie !